بخش دوم
اشاره:در شمارة قبل، برخی از وظایفی که یک مدیر لازم است رعایت را بیان کردیم و اینک توجه شما را به ادامه مطلب که برگرفته از سخنان حضرت على- علیه السلام- میباشد جلب میکنم:
سازماندهى
یکى از اساسى ترین وظایف مدیران در سازمان ها سازماندهى است. به کمک سازماندهى است که اهداف کلى و ماموریت اصلى سازمان در قالب هدف هاى جزئى تر، و وظایف و فعالیت هاى ریزتر و مشخص تر، تعریف مى گردد، و دستیابى به اهداف سازمان امکان پذیر مى شود. در سازماندهى، وظایف، اختیارات و مسئولیتهاى واحدها و افراد مختلف مشخص شده و نحوه هماهنگى و ارتباط بین آن ها معین و مشخص مى گردد.
سازماندهى باید به گونه اى باشد که معلوم کند وظایف هر فرد در سازمان چیست، و چه کسى مسئول نتایج مورد انتظار است. در این صورت موانع ناشى از ابهام و عدم اطمینان در مورد وظایف و مسئولیت ها بر طرف مى گردد، و از لوث شدن مسئولیتها جلوگیرى خواهد شد.
اساسا هیچ جامعه اى بدون سازماندهى و هماهنگى قادر به انجام دادن امور نیست.امیرمؤمنان- علیه السلام- در سازماندهى کلان مجموعه مدیریتى خویش، همواره به این اصل مهم توجه داشته و با تقسیم کار و ایجاد هماهنگى، به سازماندهى امور اهتمام ویژه داشتند. آن حضرت در توصیه به فرزند بزرگوار خود حضرت حسن- علیه السلام- مى فرماید:وَ اجْعَلْ لِکُلِّ إِنْسَانٍ مِنْ خَدَمِکَ عَمَلًا تَأْخُذُهُ بِهِ فَإِنَّهُ أَحْرَى أَلَّا یَتَوَاکَلُوا فِی خِدْمَتِک؛1 براى هر یک از کارکنان خود، کارى را تعیین کن، تا او را نسبت به همان مورد مواخذه کنى. این کار باعث مى شود که آنان کارها را به یکدیگر واگذار نکنند.
نظارت و کنترل
از عناصر حیاتى مدیریت در همه سیستم ها، اصل نظارت و کنترل است. اهمیت و ضرورت این اصل مهم در سازمان هاى مختلف، غیر قابل انکار است.نظارت و کنترل، ضامن حرکت سازمان در مسیر اهداف تعیین شده، و در نتیجه تضمینکننده بقاء و تکامل آن مى باشد؛ و اصولا هیچ سازمانى بدون داشتن نظامى مناسب و قدرتمند در بعد نظارت و کنترل نمىتواند بقا، دوام و پیشرفت خود را تضمین نماید.
بنابراین، سازمان هاى مختلف، اقدام به طراحى ساختارهاى نظارتى گوناگون مى کنند تا از انحراف سازمان و زیر مجموعههاى آن، و در نتیجه دور افتادن از اهداف تعیین شده پیشگیرى نمایند، و در ضمن از درستى حرکت همه عوامل سازمان در جهت انجام دادن وظایف مربوط، به منظور دستیابى به اهداف مورد نظر اطمینان حاصل کنند.
حضرت على علیه السلام در زمینه نظارت و مراقبت بر اعمال و رفتار کارگزاران و کارکنان تحت مدیریت خود بسیار دقیق و هشیارانه عمل مى کرد، و به این امر اهتمام ویژه داشت. همچنین به کارگزاران ارشد و عالى رتبه خویش دستور اکید مى داد که افراد تحت سرپرستى خود را به دقت زیر نظر داشته و مراقب اعمال و رفتار آنان باشند. ایشان در نامه معروف خود به مالک اشتر، در مورد نظارت بر عملکرد کارگزاران مى فرماید:
ثُمَّ تَفَقَّدْ أَعْمَالَهُمْ وَ ابْعَثِ الْعُیُونَ مِنْ أَهْلِ الصِّدْقِ وَ الْوَفَاءِ عَلَیْهِمْ فَإِنَّ تَعَاهُدَکَ فِی السِّرِّ لِأُمُورِهِمْ حَدْوَةٌ لَهُمْ عَلَى اسْتِعْمَالِ الْأَمَانَةِ وَ الرِّفْقِ بِالرَّعِیَّة؛2 با فرستادن مأموران مخفى که اهل راستى و وفادارى هستند، کارهاى آنان را زیر نظر بگیر، زیرا بازرسى مداوم و پنهانى تو سبب مى شود که آنان به امانتدارى و مدارا با مردم ترغیب شوند.
حضرت علیه السلام علاوه بر سفارش در مورد ضرورت نظارت بر عملکرد افراد به ویژه کارگزاران حکومتى، و نیز دستور اکید به کارگزاران ارشد حکومتى در مورد نظارت بر عملکرد زیر دستانشان، خود نیز از نظارت بر اعمال و رفتار کارگزاران خویش غفلت نمى کرد و همواره سعى مى نمود از طریق نظارت بر عملکرد آن ها، از نقاط قوت و ضعف عملکرد آنان مطلع شود، تا بتواند نقاط قوت را تقویت کند و نقاط ضعف را از بین ببرد.
با بررسى اجمالى سخنان و سفارش هاى حضرت على علیه السلام به کارگزاران ارشد خود، و همچنین سیره عملى آن حضرت در نظارت و کنترل، این نتیجه به دست مى آید که نظارت از دیدگاه ایشان به دو شکل:نظارت آشکار، و نظارت پنهان تقسیم مى شود. ذکر این نکته نیز ضرورى است که شدت و دقت نظارت و کنترل آن حضرت بر عملکرد کارگزاران خود تا به اندازهای بود که شرکت یکى از کارگزاران ایشان در یک مهمانى اشرافى، از نظر آن حضرت مخفى نماند.
خود کنترلى
یکى از عناصر حیاتى مدیریت سالم و کار آمد، وجود نظامى کامل و دقیق براى نظارت و کنترل است. نظارت بر اجراى هر چه بهتر برنامه ها و وظایف کارکنان، ضرورتى است که بخش عمدهاى از وقت مدیران را به خود اختصاص داده است. از سوى دیگر کنترل عملکرد کارکنان از سوى مدیران، اصولا باعث بروز مقاومت از سوى کارکنان شده و دیوارى از بى اعتمادى را میان مدیران و کارکنان ایجاد مى کند. هر گاه بتوان در کارکنان مراقبتى از درون خودشان ایجاد نمود، مىتوان امیدوار بود که این پیامد به وجود نیاید و در عین حال عملکردها نیز مورد نظارت قرار بگیرند. این جاست که مسأله خود کنترلى شکل مىگیرد.
حضرت على علیه السلام مى فرماید:اجْعَلْ مِنْ نَفْسِکَ عَلَى نَفْسِکَ رَقِیبا؛3قرار بده از نفس خود بر نفس خود نگاهبانى.خود کنترلى به معناى نظارت و مواظبت فرد بر اعمال و رفتار خویش، و در نتیجه انجام دادن وظایف به نحو مطلوب و پرهیز از انحراف و تخلف شغلى و ادارى میباشد.
این روش در مقایسه با روش نظارت بیرونى (نظارت سازمان بر عملکرد کارکنان ) کم هزینه تر است، و کارکردى بهتر و کارآمدتر دارد. نظارت بیرونى در صورتى اثر بخش خواهد بود که همراه با خود کنترلى کارکنان باشد؛ زیرا در نظارت بیرونى، چه بسا مواردى از عملکرد و رفتار فرد از دید ناظران مخفى بماند و هیچ گاه مورد ارزیابى قرار نگیرد؛ در نتیجه نظارت اعمال شده، ناقص خواهد بود.
از سوى دیگر، معمولا در نظارتهاى بیرونى این دغدغه وجود دارد که آیا نظارت به عمل آمده از اعتبار و صحت کافى برخوردار است یا آن که شائبهها و غرض ورزىها و دوستىها و دشمنىها در آن نقش داشته است. از این رو، همواره باید بر ناظران نیز نظارت کنندگان دیگرى گماشت تا مراقب نظارت آنان باشند و به این ترتیب ناظران مرحله بالاتر نیز محتاج ناظران دیگرى هستند؛ اما در صورتى که ناظران خود داراى عامل بازدارنده درونى و باصطلاح خود کنترلى باشند، این دغدغه و نگرانى به میزان قابل توجهى کاهش مىیابد، و گزارشهاى آنان از ضریب اطمینان بالاتر و صحت بیشترى برخوردار خواهد شد.
ارزشیابى
ارزشیابى شایستگى کارکنان و سنجش عملکرد آنان، یکى از وظایف مدیران به ویژه مدیران منابع انسانى است. به طور کلى در هر سازمان عدهاى تعهد بالایى نسبت به سازمان داشته و براى دستیابى به اهداف مؤ سسه از هیچ کوششى فروگذار نمىکنند. در مقابل اینها، تعدادى نیز تعهد چندانى در این زمینه ندارند و تلاش قابل قبولى براى دستیابى به اهداف سازمان از خود نشان نمىدهند.
از وظایف مهم یک نظام ادارى مؤثر و کارآمد، تفکیک بین این دو گروه از کارکنان سازمان است؛ زیرا یکى از عوامل اساسى که انگیزههاى ارزشمندانه را در افراد تحکیم کرده و رشد مىدهد، ارزش گذارى کار آنان و رفتار مناسب و معقول با آنها نسبت به عملکرد آنان مىباشد.
حضرت على- علیه السلام- در عهدنامه خود به مالک اشتر، وى را به ارزشیابى کارکنان و فرق گذاشتن میان آنان بر مبناى عملکردشان ترغیب مىکند، و عواقب ناخوشایند تفکیک قائل نشدن میان کارکنان خوب و بد را متذکر شده و مىفرماید: وَ لَا یَکُونَنَّ الْمُحْسِنُ وَ الْمُسِی ءُ عِنْدَکَ بِمَنْزِلَةٍ سَوَاءٍ فَإِنَّ فِی ذَلِکَ تَزْهِیداً لِأَهْلِ الْإِحْسَانِ فِی الْإِحْسَانِ وَ تَدْرِیباً لِأَهْلِ الْإِسَاءَةِ عَلَى الْإِسَاءَةِ وَ أَلْزِمْ کُلًّا مِنْهُمْ مَا أَلْزَمَ نَفْسَه ؛4هرگز نباید افراد نیکوکار در نیکىهایشان بىرغبت شوند، و بدکاران در عمل بدشان تشویق گردند؛ و هر کدام از اینها را مطابق کارش پاداش بده.
اگر در سازمان، نظام درست و کارآمدى براى ارزشیابى افراد وجود نداشته باشد و یا عملکردها و فعالیتها به صورت صحیح و دقیق ارزشیابى نشوند، کارکنان سازمان انگیزهاى براى تلاش و کوشش برای دستیابى به اهداف سازمان نخواهند داشت؛ در نتیجه سازمان از دستیابى به اهداف و انجام دادن مأموریتهاى خود باز خواهد ماند.
البته وجود هر نوع نظام ارزشیابى نمىتواند براى سازمان مناسب باشد؛ بلکه مطلوب و مناسب نبودن سیستم ارزشیابى نیز مشکلاتى براى سازمان به وجود خواهد آورد؛ به طورى که اگر مشکلات آن، بیشتر از فقدان ارزشیابى نباشد، کمتر از آن نخواهد بود؛ بنابراین، نظام ارزشیابى براى اثربخش بودن، باید داراى ویژگىهایى باشد.
در نگاه حضرت على،- علیه السلام- برخى از ویژگىهاى نظام مطلوب براى ارزشیابى کارکنان را مىتوان این موارد دانست: ارزشیابى دقیق و عادلانه باشد؛ تلاش و کوشش هر فرد، به همان مقدار که هست محاسبه شود، نه کمتر و نه بیشتر؛ سعى و اهتمام افراد به یکدیگر نسبت داده نشود؛ ارزشیابى، فراگیر و شامل همه اعضاى سازمان باشد؛ در ارزشیابى، هم نقاط قوت آنان مورد نظر باشد و هم نقاط ضعف؛ و سرانجام اینکه شخصیت افراد بر ارزشیابى آنان تأثیر نگذارد، بلکه عملکرد واقعى هر شخص ملاک اصلى ارزشیابى باشد.
وَ لَا یَدْعُوَنَّکَ شَرَفُ امْرِئٍ إِلَى أَنْ تُعْظِمَ مِنْ بَلَائِهِ مَا کَانَ صَغِیراً وَ لَا ضَعَةُ امْرِئٍ إِلَى أَنْ تَسْتَصْغِرَ مِنْ بَلَائِهِ مَا کَانَ عَظِیما؛5 همانا شرافت و آبروى کسى باعث نشود کار کوچک و کمارزش او را بزرگ و پرارزش بشمارى و حقارت و کوچکى کسى موجب نگردد خدمت پرارج او را کوچک به حساب آورى.
گزینش و انتخاب
از وظایف اصلى و مهم مدیر، گزینش و انتخاب منابع انسانى کارآمد براى سازمان است. انتخاب درست و مناسب افراد براى مشاغل مختلف در سازمان ضرورتى انکارناپذیر است؛ چرا که نیروهاى انسانى بازوان فکرى و اجرایى سازمان، و رکن مهم دستیابى به اهداف هستند، و موفقیت در انجام دادن وظایف و مأموریتهاى مورد نظر با استفاده از خدمات افراد شایسته و توانمند امکانپذیر است، بنابراین، در صورتى که گزینش و انتخاب کارکنان به صورت مناسب انجام نشود و افراد بدون شایستگى و توانمندى برگزیده شوند؛ نه تنها سازمان را در دستیابى به اهداف و انجام دادن وظایف سازمانى یارى نمىدهند؛ بلکه خود مانعى بزرگ بر سر راه موفقیت سازمان خواهد بود. و باعث به هدر رفتن فرصتها و هزینههاى ارزشمند سازمان مىشوند.
اهمیت گزینش و نقش ویژه نیروهاى انسانى در سازمان، تا آن جاست که حضرت على- علیه السلام- شایستهسالارى را رکن اساسى و محور اصلى گزینش مطرح کرده، و معیار انتخاب افراد را تخصص و تعهد آنان مىداند، و از گزینش افراد بر اساس وابستگىها نهی شده است. کارگزار بودن در حکومت اسلامى، امانتى است که باید به اهلش سپرده شود، به کسانى که شایستگى و توانمندى آن کار را داشته باشند.
آن حضرت به مالک اشتر مىفرماید:فَوَلِّ عَلَى أُمُورِکَ خَیْرَهُم ؛6 پس کارها را به بهترین آنان واگذار کن. بهترین، و شایستهترین فرد برای احراز مشاغل مختلف از نگاه حضرت على، - علیه السلام- کسى است که از یک سو تخصص لازم در آن شغل را داشته باشد، و از سویى دیگر، از ویژگىهاى مثبتى مثل دیندارى، پاکى و صلاحیت خانوادگى، حیا و امانتدارى بهره مند باشد.
آن حضرت در اینباره مىفرماید: وَ تَوَخَّ مِنْهُمْ أَهْلَ التَّجْرِبَةِ وَ الْحَیَاءِ مِنْ أَهْلِ الْبُیُوتَاتِ الصَّالِحَةِ وَ الْقَدَمِ فِی الْإِسْلَام؛7 از میان آن ها افرادى را که اهل تجربه، و حیا و پاکدامنى، و از خانوادههاى شایسته بوده، و در اسلام پیشگام ترند، انتخاب کن.
بر اساس توصیههاى مؤکد حضرت على- علیه السلام- مدیران و مسئوولان نظام اسلامى حق ندارند مشاغل دولتى را بر اساس وابستگىهاى خانوادگى یا سیاسى تقسیم کنند. آنها مجاز نیستند امور اجرایى مردم را به کسانى واگذارند که اصالت خانوادگى ندارند، و از فضایل و کرامتهاى اخلاقى به دور هستند. همچنین حق ندارند از کسانى که از توانایى، تخصص، تقوا و تعهد لازم برخوردار نیستند، در کارها و مشاغل مختلف سازمانها و نهادهاى نظام اسلامى بهره گیرند؛ زیرا مدیریت و مسئولیت امانت بسیار مهمى است که باید به افراد شایسته و متخصص سپرده شود. کسانى که بدون داشتن شایستگىهاى لازم، خود را در مقام اداره امور قرار مىدهند، و یا آنها که افراد فاقد شایستگى و اهلیت را براى اداره کارها انتخاب مىکنند، خیانت بزرگى مرتکب شده و اسباب نابودى خود و سازمان را فراهم مىآورند.8
پینوشتها:
1. نهج البلاغه، نامه 31.
2. همان، نامه 53.
3. غررالحکم و دررالکلم، ح2429. (ترجمه از: شرح آقا جمال الدین خوانسارى بر غرر الحکم، ج 2، ص219).
4. نهج البلاغه، نامه 53.
5. همان.
6. همان.
7. همان.
8. اقتباسی از کتاب مدیریت علوى، نوشته آقایان ابوطالب خدمتى، علی آقاپیروزی و عباس شفیعى.
منبع: نشریه خلق شماره 2
