رازهای خانه تکانی در 2 روز!
شک نداشته باشید که خانه تکانی علمی، به مراتب ساده تر از خانه تکانی های سنتی است و وقت کمتری از شما می گیرد. به احتساب این برنامه ریزی علمی امسال می توانید 2 روزه خانه تکانی کنید! امتحانش مجانی است.
اگر فکر می کنید خانه تکانی و حتی فراتر از آن خانه داری یک کار سنتی و بدون اصول و قاعده است، سخت در اشتباهید! در ضمن با رعایت نکات ساده اما علمی می توانید مثل یک کارشناس خانه تکانی کنید و از بازدهی کارتان لذت ببرید. شک نداشته باشید که خانه تکانی علمی، به مراتب ساده تر از خانه تکانی های سنتی است و وقت کمتری از شما می گیرد. به احتساب این برنامه ریزی علمی امسال می توانید 2 روزه خانه تکانی کنید! امتحانش مجانی است.
1. زمان تان را مدیریت کنید
فرهنگ، پدیده پویایی است متشکل از خرده فرهنگ های متعدد و در حال تغییر، همگام با شرایط روز، بنابراین همان طور که شرایط زندگی ما تغییر می کند خانه داری هم به عنوان بخشی از خرده فرهنگ ها همگام با شرایط روز جامعه باید تغییر کند. در غیر این صورت باید همچنان هر سال روزها و هفته های پایانی سال را به جبران اشتباهاتی اختصاص دهیم که از قضا هر سال هم تکرار می شود.
یک نگاه مدیریتی و دقیق بر امور خانه و یک برنامه ریزی مرتب، منسجم و مستمر، تمام اعضای خانه را از داستان تکراری و پر دردسر خانه تکانی های چند روزه پایان سال خلاص می کند. در قدم اول به آشنایی با مفهوم مدیریت زمان نیاز داریم. برای آشنایی با این مفهوم باید با اصول صحیح برنامه ریزی و اجرای درست آن آشنا شویم.
2. قدم اول برای مدیریت زمان
قدم اول در مدیریت، برنامه برای زمان است، اما برنامه ریزی ای کاملا متفاوت با آنچه تاکنون به عنوان برنامه ریزی در ذهن تان داشتید. با شنیدن عنوان برنامه ریزی، همه فکر می کنیم کافی است بدانیم در ساعت ها یا روزهای آتی چه کاری قرار است انجام دهیم؛ حال آنکه مشکل اصلی در اجرایی نشدن برنامه ها هم همین جاست! برنامه ریزی برای رسیدن به نتیجه درست نیاز به یکسری مهارت ها دارد و کلیدی ترین بخش آن هم فکر کردن است؛ فکر کردن به کاری که قصد داریم برای آن برنامه ریزی کنیم. باید به تمام جزئیات فکر کنیم و البته احتمالات را در نظر بگیریم. از در اختیار داشتن قلم و کاغذ برای نوشتن ریز برنامه تا خرید وسایل مورد نیاز مثلا نردبان برای دسترسی به وسایلی که در ارتفاع قرار دارند.
3. 80 درصد فکر، 20 درصد اجرا!
در انجام هر کار، از امور خانه داری گرفته تا خانه تکانی، اگر قرار است کاری درست و با مدیریت زمان انجام شود، باید 80 درصد از زمان آن را به برنامه ریزی اختصاص دهید. فکر کردن به جزئیات و در نظر گرفتن احتمالات، همه شامل همین زمان 80درصدی می شود. دقت کنید که 80 درصد از کل روند مورد نیاز برای انجام یک کار؛ یعنی اگر قرار است کاری را در یک روز انجام دهید، باید 80 درصد از یک روز و اگر یک برنامه 10روزه در پیش دارید، 8 روز از آن را به برنامه ریزی و فکر کردن اختصاص بدهید.
4. چرا 2 روزه می توانیم؟!
عجله نکنید. تصور اینکه 8 روز از 10 روزتان را به فکر کردن اختصاص دهید و فقط در 2 روز همه کارها را انجام بدهید، اصلا ساده نیست. اما عملی است مشروط بر اینکه یک برنامه ریزی اصولی داشته باشید. باید در 8 روز گام به گام کارها را تعریف کنید و در مورد تک تک آنها فکر کنید؛ حتی به احتمالات!
5. برنامه ریزی برای پاک کردن شیشه ها
حق با شماست. در شیوه های معمول برنامه ریزی، نیازی به فکر کردن با این دقت نیست؛ چون مثلا برای تمیز کردن شیشه کافی است با یک سطل آب و دستمال، شروع کنید به تمیز کردن پنجره. اما در نگاه مدیریتی و گام به گام مورد نظر ما، همین شیشه پاک کردن ساده از این قرار است: ابتدا باید به چهار پایه فکر کنید. چهار پایه ای که با ارتفاع پنجره شما هماهنگ باشد، به ماده شیشه شویی که برای پاک کردن نیاز دارید، اینکه چه مقدار و چطور باشد. به دستمال خیس و حتی یک دستمال خشک برای پاک کردن نهایی و... گام بعدی هم در نظر گرفتن احتمال هاست. احتمال اینکه زمان باز کردن پرده ممکن است با مشکل کنده شدن گیره مواجه شوید یا حتی پاره شدن احتمالی پرده ای که بر اثر تابش مستقیم آفتاب نخ نما شده است. با در نظر گرفتن همه این موارد و احتمالات، در زمان اجرا همه چیز طبق برنامه پیش می رود؛ دقیق و حساب شده. مثلا کوتاه بودن چهار پایه برنامه شما را به تعویق نمی اندازد یا حتی کنده شدن گیره شما را دچار مشکل نمی کند، چون شما از پیش به تمام این موارد فکر کرده اید.
6. گام دوم برنامه ریزی
قدم بعدی، نوشتن نکته به نکته کارهایی است که به آنها فکر کرده اید و باید آنها را اجرا کنید. نوشتن مرحله مهمی است که ما بیشتر از آن غافل می شویم. بدون نوشتن همیشه فکر می کنیم کاری نداریم! باید لوستر را تمیز کنیم، پرده را بشوییم، پنجره را پاک کنیم، جارو و تی بکشیم. یعنی روی هم رفته باید 4 یا 5 مورد فعالیت انجام بدهیم که به سادگی از پس آنها بر می آییم! اما اشتباه همین جاست، چون وقتی وارد فضای کار می شوید، تازه می بینید کارهایی که باید انجام بدهید، خیلی بیشتر از اینهاست، اما چون ننوشته و جزء به جزء نکرده بودید، به مرحله اجرا که می رسید با مشکل روبه رو می شوید! شیوه درست این است که هر کاری را قبل از انجام در مرحله فکر کردن (همان 80 درصد اولیه) یک بار تمام و کمال در ذهن تان انجام دهید و جزء به جزء را در مرحله بعدی یادداشت کنید.
با رعایت نکات ساده اما علمی می توانید مثل یک کارشناس خانه تکانی کنید و از بازدهی کارتان لذت ببرید. شک نداشته باشید که خانه تکانی علمی، به مراتب ساده تر از خانه تکانی های سنتی است و وقت کمتری از شما می گیرد.
7. دقت در نوشتن
دقت در نوشتن جزئیات به اندازه خود مرحله نوشتن مهم است. دقت یعنی اینکه باید بدانید مثلا برای انجام کاری مثل شست و شوی فرش یا کابینت، به کمک چند نفر نیاز دارید. آیا نیروی کمکی می تواند فرزندتان باشد یا به نیروی همسرتان نیاز دارید؟! به طور کلی یک بخش از این جزئیات شامل این می شود که بدانید در انجام یک کار به خصوص، به چه ابزاری و چه نیروهایی نیاز دارید. بخش دیگر هم اینکه فردی که قرار است به شما کمک کند، باید چه توانمندی هایی داشته باشد.
8. نتیجه یک انتخاب حساب نشده!
یکی از مواردی که در خانه تکانی از توجه دور می ماند، این نکته است که چه کسی و کجا باید به ما کمک کند. از آنجا که ما معمولا به این موضوع فکر نمی کنیم اغلب از کسی کمک می گیریم که یا توانش را ندارد یا وقتش را. دست آخر خودمان می مانیم و خودمان! نتیجه این انتخاب غلط هم کمردرد و زانو درد است و البته زمینه سازی برای بسیاری از مشاجره ها آن هم در آستانه سال نو. این مشکلات یک دلیل ساده دارد آن هم اینکه شما از کسی کمک خواسته ایدکه نه زمانش را دارد و نه آمادگی، پس طبیعی است که انتظارتان را بی پاسخ بگذارد!
9. وقتی زمان بندی شما بیمار است!
بعد از اینکه تمام مراحل کار جزء به جزء یادداشت شد، نوبت به زمان بندی می رسد. زمان بندی هم یعنی تخمین اینکه انجام هر کار حدودا چقدر زمان می برد. اشتباه مهمی که در این مرحله رخ می دهد، این است که کارها را کلی می بینید و چون جزئیات کار را تعریف نکرده اید، فراموش می کنید برای آنها زمان بگذارید، درنتیجه، در زمان اجرا مدام به زمان اضافه می شود تا جایی که پیش بینی 2 روزه شما حتی تا ساعت های بعد از تحویل سال هم کش می آید. این دقیقا همان نشانه ای است که متخصصان مدیریت زمان از آن به عنوان یک نقص یا بیماری در زمان بندی یاد می کنند. البته کلی نگاه کردن به برنامه ریزی یک عارضه دیگر هم دارد و آن چیزی نیست جز سر هم بندی کردن!
10. فهرست خرید را فراموش نکنید
کاری که بهتر است همزمان با فهرست کردن جزئیات به آن بپردازید، تهیه فهرستی برای خرید لوازم مورد نیاز در انجام کارهای خانه است. از انواع شوینده ها گرفته تا دستمال و روزنامه و نردبان و بررسی اینکه کدام از این موارد در خانه موجود است و برای تهیه کدام آنها و چه مقدار، باید برنامه ریزی کنید. گاهی کافی نبودن یک شوینده برای پنجره، تمام روند برنامه ریزی شما را دچار بحران می کند. مثلا فکر کنید در حال پاک کردن شیشه هستید که ناگهان شوینده شما تمام می شود! باید همه چیز را نیمه کاره رها کنید و راهی خرید شوید. همین اتفاق ساده، (تازه به فرض اینکه اولین سوپر مارکت مایع تمیز کننده مورد نظر شما را داشته باشد) کلی زمان پیش بینی نشده را به روند کاری شما تحمیل می کند. در حالی که تهیه یک فهرست خرید، به سادگی شما را در برابر تمام این اتفاق های پیش بینی نشده ایمن می کند.
11. اولویت بندی
بعد از برنامه ریزی و نوشتن گام به گام وظایف، باید مشخص کنید کدام کار را کی و کجا انجام دهید، یعنی باید به اولویت ها فکر کنید. آنچه مهم است توالی کارها و چرایی آنهاست و درست بعد از این مرحله است که شما می دانید چه کاری را کی، چرا و با چه جزئیاتی باید انجام دهید، هر کاری شامل چه مراحلی است و ابزار مورد نیازش چیست.
12. سناریوی بحران هم داشته باشید
در نظر گرفتن احتمال ها و چاره اندیشی برای آنها بسیار مهم است. مثلا در نظر گرفتن یک نیروی کمکی برای زمانی که قرار است از نردبان بالا بروید و خالی کردن محیط اطراف از اشیای تیز، برنده و شکننده برای جلوگیری از اتفاق های غیر منتظره. باید برای پیش بینی هر کدام از این حوادث وقت بگذارید و چاره اندیشی کنید؛ یعنی سناریوی بحران داشته باشید.
13. برنامه تان را میلی متری نچینید
حتما فکر می کنید میلی متری چیدن برنامه ها یک ابتکار فوق العاده است؛ در حالی که این یعنی زمینه چینی برای جاماندن از یک برنامه ریزی اصولی! پشت سر هم چیدن برنامه ها باعث می شود یک اتفاق ساده، مثل یک تماس تلفنی 10 دقیقه ای که حتی به آن فکر هم نکرده بودید، شما را از زمان بندی عقب بیندازد و این عقب ماندن در کل برنامه روزانه شما جاری شود و همه چیز را به هم بریزد.
14. این 4 زمان را فراموش نکنید
زمان استراحت: در نظر گرفتن زمانی برای استراحت از ضروریات یک برنامه ریزی اصولی است. بدون در نظر گرفتن این زمان هر چند هم کوتاه، خستگی در بدن انباشته می شود و توان بدنی کاهش پیدا می کند، در نتیجه سرعت کار کم می شود. شما برای جبران این زمان از دست رفته ناچارید بیشتر از توان جسمی تان مایه بگذارید که این هم عواقب و آسیب های خاص خودش را دارد، بنابراین لازم است بین هر دو ساعت کار برای استراحت تــان دست کم 10 دقیقه زمان در نظر بگیرید و چای یا میوه ای بخورید و دوباره دست به کار شوید.
زمانی برای حمام کردن: در نظر گرفتن زمانی برای دوش گرفتن در پایان یک روز پر کار خیلی مهم است. بعد از پایان یک روز کاری، باید هر طور شده زمانی را به دوش گرفتن اختصاص بدهید. این دوش ساده 10دقیقه ای باعث می شود شب را آسوده بخوابید، صبح با آرامش خیال و راحت تر بیدار شوید و روزی پربارتر داشته باشید.
زمانی برای بازگرداندن اشیا و لوازم به جاهای خود: در پایان هر کار، کلی ابزار و وسیله از جای اولیه خود خارج و در خانه پراکنده می شود؛ بنابراین اگر زمانی را به جمع و جور کردن این وسایل اختصاص ندهیم، هنگام نیاز دوباره به هر کدام از این وسایل، درگیر پیدا کردن آنها می شویم.
زمان هیچ: بخشی از روز را برای هیچ بگذارید. بله، دقیقا برای هیچ! یعنی در میان فهرست کارها نیم ساعتی را خالی بگذارید. دقت کنید این نیم ساعت جدا از زمان های استراحت شماست و به هیچ چیز تعلق ندارد؛ حتی به چای خوردن! این یعنی زمان شناور و به عبارت دیگر، ایجاد آمادگی برای انجام کارهای غیر منتظره، بدون اینکه چیدمان برنامه ما به هم بریزد.
15. حالا همه چیز آماده است
در مرحله اجرا در حقیقت وارد بخش اجرایی برنامه ریزی یا همان 20 درصد زمان باقی مانده می شوید. حالا اگر همه چیز را درست پیش بینی کرده و به همه جزئیات فکر و آنها را فهرست کرده باشید، دیگر نباید نگران اجرا باشید، چون به تک تک کارها فکر کرده اید و برای آنها راهکار اندیشیده اید. اینچنین می شود که خانه تکانی شما بیشتر از 2 روز وقت نمی گیرد!