قطعي برق، هنگكردن سيستمعامل، خاموششدن يا راهاندازي مجدد رايانه بر اثر شيطنت كودكان و... از جمله عواملي است كه ميتواند نتيجه ساعتها كار و زحمت شما در ايجاد يا ويرايش يك فايل متني را هدر دهد. اگر مشغول كار روي يك فايل متني باشيد و يكي از اين اتفاقات رخ دهد و نتيجه كار خود را ذخيره نكرده باشيد، بايد كل مراحل را از ابتدا به انجام برسانيد و در اين شرايط است كه بسياري از كاربران به فكر چاره ميافتند!
باتوجه به بروز اين مشكل براي كاربران و رايج بودن آن، مجموعه نرمافزاري آفيس قابليتي را در خود جاي داده است كه به كمك آن در بازههاي زماني از پيش تعيينشده فايل شما بهصورت خودكار روي هاردديسك ذخيره ميشود و در صورت بروز اين شرايط ميتوانيد فايل ذخيرهشده را بازيابي كنيد. اين فايل باتوجه به بازه زماني كه مشخص شده قادر است اطلاعات يك دقيقه پيش را نيز براي شما بازيابي كند، اما مدت زمان اين بازيابي بايد از جانب شما تعيين شود كه بهطور پيشفرض نيز اين مدت زمان روي پنج دقيقه تنظيم شده است.
اگر از كاربران حرفهاي باشيد و در مدت زمان پنج دقيقه بتوانيد تغييرات زيادي را روي فايلهاي خود ايجاد كنيد، مطمئنا تمايل داريد كه اين بازه زماني را كمتر كنيد تا اطلاعات بازيابي شده از آن در شرايط ذكر شده به آخرين ويرايش شما نزديك باشد! همچنين در صورتيكه كاربر مبتدي هستيد و در مدت زمان كوتاه نميتوانيد تغييرات زيادي را روي فايلهاي خود ايجاد كنيد و تمايل داريد منابع سيستم صرف ذخيرهسازي خودكار در بازههاي زماني پنجدقيقه نشود، ميتوانيد اين مدت را افزايش دهيد كه در هر دو حالت،
روش انجام كار عبارتست از:
1ـ نرمافزار Word 2013 را اجرا و از بالاـ سمت چپ روي گزينه FILE كليك كنيد.
2ـ از بنر بهنمايش درآمده در سمت چپ گزينه Options را انتخاب كنيد.
3ـ از گزينههاي بهنمايش درآمده در ستون سمت چپ گزينه Save را برگزينيد.
4ـ بخش Save documents را پيدا كرده و بازه زماني مشخص شده در مقابل عبارت Save AutoRecover information every را به عدد دلخواه خود تغيير دهيد (توجه داشته باشيد كه واحد اندازهگيري در اين بخش دقيقه است و هرچه عدد انتخابي كوچكتر باشد عمليات ذخيرهسازي بيشتري صورت ميگيرد)
5ـ در نهايت با كليك روي گزينه OK تغييرات را ذخيره كرده و با خيال راحت به استفاده از نرمافزار موردنظر خود بپردازيد.
توجه: بهكارگيري اين روش در ديگر نرمافزارهاي مجموعه آفيس 2010و 2007 نيز با كمي تغيير قابل استفاده است.
