وقتی بخواهید به‌صورت گروهی روی یك پروژه تحقیقاتی كار كنید یا بخواهید یك كتاب را به‌صورت گروهی ویرایش كنید، این امكان وجود دارد كه هریك از افراد گروه بدون هماهنگی با بقیه و فقط با سلیقه و نظر خودش نسبت به ویرایش بخش‌هایی از متن مورد نظراقدام كند. این ویرایش‌های بدون هماهنگی ممكن است آنچنان كه باید مناسب نباشد و در مواردی نیز اشتباهاتی را پدید آورد.

دوست دارید پیش از ویرایش نهایی متون و اعمال تغییرات، یك‌بار دیگر آنها را مرور كرده یا نظرات و سلایق خود را روی متن مربوط مشخص كرده و تایید یا عدم تایید بخش‌های مشخص شده برای ویرایش را به افراد دیگری واگذار كنید؟

قابلیت Track Changes در نسخه‌های 2007، 2010 و 2011 نرم‌افزار Word این امكان را به شما می‌دهد تا هرگونه تغییری را كه در فایل‌های متنی شما رخ می‌دهد ثبت كرده و در صورت نیاز نسبت به تایید یا عدم تایید بروز این تغییرات تصمیم‌گیری كنید.

برای استفاده از این قابلیت ‌باید مراحل زیر را دنبال كنید:

1ـ ابتدا فایل متنی موردنظرتان را در نرم‌افزار فراخوانی كنید.

2ـ به تب Review بروید و روی دكمه Track Changes كلیك كنید.

3ـ از حالا به بعد هر تغییری كه در فایل متنی شما ایجاد شود با رنگ قرمز مشخص شده و می‌توانید بسادگی آنها را از دیگر بخش‌های متن تشخیص دهید.

4ـ پس از اعمال تغییرات موردنظر می‌توانید برای تایید یا عدم تایید هریك از آنها روی متون تغییر یافته كلیك راست نشانگر ماوس را فشار داده و یكی از گزینه‌های Accept Insertion یا Reject Insertion را انتخاب كنید.

توجه: چنانچه علاوه بر تغییرات در جملات و عبارات موجود در فایل‌های متنی خود، فرمت نوشتاری آنها اعم از نوع قلم، رنگ و اندازه را نیز تغییر دهید كادری به‌صورت توضیحات اضافه در كنار هر بخش تغییر یافته باز می‌شود و تغییرات اعمال شده را به شما نمایش می‌دهد كه این تغییرات نیز همچون مرحله قبل قابلیت تایید یا عدم تایید را دارد.