چكيده:

 اين مقاله به طور خلاصه، پايگاه‌هاي اطلاعاتي را تعريف مي‌كند همچنين در مورد انواع پايگاه‌هاي اطلاعاتي توضيحاتي مي‌دهد. سپس ويژگي‌هاي پايگاه‌هاي اطلاعاتي را برمي‌شمارد و نيز معيارهايي را جهت انتخاب پايگاه‌هاي اطلاعاتي بيان مي‌كند و در نهايت به الگويي در انتخاب پايگاه‌هاي اطلاعاتي اشاره مي‌نمايد كه اين الگو روند تصميم‌گيري در انتخاب پايگاه اطلاعاتي را آسان مي‌سازد.
كليد واژه‌ها: پايگاه‌هاي اطلاعاتي، ويژگي‌هاي پايگاه‌هاي اطلاعاتي، معيارهاي انتخاب پايگاه‌هاي اطلاعاتي

مقدمه :
پيشرفت دانش و فناوري‌هاي نوين و رشد صنعت اطلاع‌رساني در دهة اخير باعث به كارگيري ابزارها و روشهاي جديد شده است. استفاده از شبكه جهاني وب و دريافت اطلاعات از پايگاه‌هاي اطلاعاتي در سراسر جهان از طريق ماهواره‌ها، اشاعة اطلاعات دانش مدون بشر را سهل‌تر و سريعتر ساخته است. امروزه پژوهشگران با استفاده از فناوري‌هاي رايانه‌اي و پايگاه‌هاي اطلاعاتي قادر هستند اطلاعات مورد نياز خود را به دقت و سرعت جستجو و بازيابي كنند و از اين اطلاعات در تهية و تدوين مطالعاتشان در زمينه‌هاي مختلف علمي استفاده نمايند. با افزايش رشد منابع الكترونيكي و پايگاه‌هاي اطلاعاتي، مسؤليت كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني در انتخاب اين فناوري‌ها بسيار سخت و پيچيده شده است. بر خلاف آنچه كه ديگران ممكن است تصور كنند انتخاب پايگاه‌هاي اطلاعاتي هرگز كار ساده‌اي نبوده و هرچه كه از لحاظ زماني به جلوتر حركت كنيم اين فرآيند دشوارتر خواهد شد. بنابراين كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني بايد معيارهاي مناسبي را جهت انتخاب پايگاه‌هاي اطلاعاتي استفاده نمايند، در غير اين صورت با خطر از دست دادن بودجه مواجه خواهند شد. زيرا ممكن است در هنگام ارزيابي، كتابخانه به عنوان محلي ياد شود كه نياز كاربران را برآورده نمي‌سازد.
تعريف پايگاه اطلاعاتي: در اصطلاحنامة كتابداري (پوري سلطاني، 1365) در تعريف پايگاه اطلاعاتي آمده است: واحدي از سوابق و بايگاني‌هاي قابل خواندن با ماشين كه براي يك كاربرد واحد تعبيه نشده، بلكه به منزلة يك مجموعة متجانس براي مقاصد مختلف بكار مي‌رود.
از اصطلاح بانك اطلاعاتي به بانك داده‌ها و از پايگاه داده‌ها به اصطلاح «پايگاه اطلاعاتي» ارجاع داده شده است. روحاني رانكوهي در كتاب مقدمه‌اي بر پايگاه داده‌ها از «بانك اطلاعاتي» (1372) تعريفي بدين شرح ارائه مي‌دهد:
“بانك اطلاعاتي مجموعه‌اي است از داده‌هاي ذخيره شده در مورد انواع موجودي‌هاي يك محيط عملياتي و ارتباط‌هاي آنها به صورت مجتمع و مبتني بر يك ساختار، تعريف شده به صورت صوري با حداقل افزونگي، تحت كنترل متمركز و مورد استفاده يك يا چند كاربر به طور اشتراكي و همزمان” (روحاني رانكوهي، 1372). تعريف دوم، تعريف جامع و كاملي است كه همة ويژگي‌هاي يك پايگاه اطلاعاتي را مي‌نماياند.
سايت كتابخانة “مك كونيل”[1] مطلبي تحت عنوان “پايگاه اطلاعاتي چيست؟” دارد كه در ذيل آورده مي‌شود:
“پايگاه اطلاعاتي مجموعه‌اي از اطلاعات ركوردهاي مرتبط مي‌باشد و اين اطلاعات طوري تنظيم شده‌اند كه توانايي دستيابي به هر يك از قسمتهاي اطلاعات مورد نظر امكان‌پذير است.”
تفاوت پايگاه اطلاعاتي با بانك اطلاعاتي: با توجه به تعاريف در عمل و معني تفاوت چنداني ميان بانك اطلاعاتي و پايگاه اطلاعاتي وجود ندارد. در متون مختلف كتابداري و اطلاع‌رساني اين دو اصطلاح به صورت مترادف و به جاي يكديگر به كار مي‌روند. شايد با توضيحي بتوان اين دو اصطلاح را از هم تفكيك كرد و چنين گفت كه، بانك اطلاعاتي عبارت است از مجموعة اطلاعات، در يك يا چند موضوع خاص كه هر يك از مجموعه‌ها مجزا در پرونده‌اي ذخيره، نگهداري و بازيابي مي‌شوند و بين اين مجموعة  اطلاعات، فايل‌ها ، هيچ ارتباطي وجود ندارد.
حال اگر با استفاده از برنامة نرم‌افزاري بين مجموعه فايل‌هاي مجزا از هم (بانكهاي اطلاعاتي) ارتباط برقرار شود به صورتي كه كاربران و استفاده‌كنندگان نهايي بتوانند به آساني از اطلاعات تمام اين مجموعه‌ها (فايل‌ها ) استفاده كنند، آن را پايگاه اطلاعاتي مي‌نامند.
انواع پايگاه‌هاي اطلاعاتي: جان كانوي (1989) پايگاه‌هاي اطلاعاتي را به دو دسته «پايگاه‌هاي مرجع» و «پايگاه‌هاي منبع» تقسيم مي‌كند كه هر كدام شامل پايگاه‌هاي اطلاعاتي با مشخصات و ويژگي‌هاي خاص خود هستند.
پايگاه اطلاعاتي مرجع: پايگاه‌هايي هستند با اطلاعات محدود كه استفاده كننده با دريافت اين اطلاعات به منابع ديگري براي دريافت اطلاعات كامل مراجعه مي‌كند. انواع پايگاه‌هاي اطلاعاتي مرجع عبارتند از: پايگاه اطلاعاتي كتابشناختي،‌ پايگاه اطلاعاتي ارجاعي.
پايگاه اطلاعاتي منبع: پايگاه‌هايي هستند كه اطلاعات كامل منبع معرفي شده را ارائه مي‌دهند و استفاده كننده با مراجعه به اين پايگاه‌ها به طور مستقيم به اطلاعات مورد نظر خود دست مي‌يابد. پايگاه اطلاعاتي منبع عبارتند از: پايگاه اطلاعاتي عددي/ آماري، پايگاه اطلاعاتي متني/ آماري، پايگاه اطلاعاتي خواص شيميايي، پايگاه اطلاعاتي تصويري، پايگاه اطلاعاتي تمام متن،‌ پايگاه اطلاعاتي چند رسانه‌اي.
ويژگي‌هاي پايگاه‌هاي اطلاعاتي:  در هنگام انتخاب پايگاه‌هاي اطلاعاتي بايد به ويژگي‌هاي پايگاه‌هاي اطلاعاتي توجه نمود و آنها را مورد بررسي قرار داد در ادامه، برخي از ويژگي‌هاي پايگاه‌هاي اطلاعاتي ذكر مي‌شود: گزينه‌هاي برون داد، محيط رابط جستجو، انتخاب گزينه‌هاي جستجو،‌ محتوا، مسايل محلي خاص كتابخانه.
الف) گزينه‌هاي برون داد: در اين زمينه موارد زير بايد مورد توجه قرار گيرد:
نمايش: چگونگي پيش فرض نمايش و همچنين توانايي تغيير پيش فرض بايد مورد توجه واقع شود، همچنين قابليت مرور كلي يا ركورد به ركورد نتايج بازيابي شده نيز داراي اهميت مي‌باشد.
چاپ: توانايي چاپ همة مدرك يا بخشي از مدرك مورد نظر نيز مسأله مهمي است.
ذخيره: توانايي ذخيره‌سازي فايل‌ها  به اشكال مختلف مثل «اچ تي ام ال»[2] و اسكي[3] توانايي ذخيره‌‌‌سازي نتايج در برنامة نرم‌افزاري كتابشناختي بايد مورد توجه واقع شود.
پست الكترونيكي: در اين مورد، قابليت ارسال فهرستهاي مقاله‌ها يا استنادها و قابليتهاي ارسال فايل‌ها ي تصويري اسكي مورد نظر است.
كاربر پسند بودن: قابليتهايي مانند مرتب كردن برون دادها از طريق تاريخ انتشار، نويسنده و ….، توانايي انتخاب بعضي از فيلدها  غير از آنهايي كه در پيش فرض هستند، تغيير طول فيلدها و در اختيار بودن سابقه جستجوي انجام شده از جمله موارد مورد انتظار هستند.
تحويل مدرك: از مسايل مهم در اختيار داشتن مدارك به صورت مستقيم مي‌باشد.
ب) محيط رابط جستجو: در اين ويژگي بايد به موارد زير توجه كرد:
ـ ثبات: ثابت بودن پايگاه اطلاعاتي و داشتن تغييرات اندك در محيط رابط بايد مورد توجه واقع شود.
ـ كاربر پسندي محيط رابط: در اين مورد بايد به مشخص كردن گزينه‌هاي  جستجو بر روي صفحه توجه نمود.
ج) انتخاب گزينه‌هاي جستجو: در اين زمينه،‌ اضافه كردن اطلاعات محلي به صفحه جستجو،  ‌انتخاب پيش فرض جستجو و نصب محيطهاي رابط مختلف براي كاربران متفاوت داراي اهميت مي‌باشد.
ـ دسترسي يكپارچه و هماهنگ با استاندارد Z39.50 :[4]در اين مورد،‌ ميزان اهميت وجود يك محصول جديد مشابه با محصولات موجود و وجود علايم كوتاه‌سازي و عملكردهاي همجواري شبيه به هم بايد مورد توجه واقع شود.
صفحات كمكي:‌ در صفحات كمكي،‌ حساس بودن محتواي راهنما و وجود نمايه راهنماي قابل جستجو مورد نظر باشد.
ـ عملگرهاي بولي و همجواري: در اين مورد،‌ وجود گزينه‌هايي جهت انتخاب و يا امكان تايپ آنها،‌ توانايي انجام جستجوهاي عبارتي به صورت خودكار و قابليت كاربرد عملگرهاي همجواري براي خاص تر كردن ارتباط بين واژه‌هاي جستجو داراي اهميت است.
ـ جستجوي فيلدهاي خاص: براي انجام چنين جستجويي وجود منو ضروري است.
ـ اصطلاحنامه فهرست موضوعي: وجود فهرست موضوعي با واژه‌هاي عام، خاص و مرتبط، انتخاب و اجراي مستقيم جستجوها از طريق اصطلاحنامه،‌ توانايي بسط واژه‌ها و توانايي واژه‌نامه در ارائه واژه‌هاي مشابه از مواردي است كه بايد در نظر گرفته شود.
ـ محدود كردن: در اين مورد، وجود گزينه‌هاي مختلف محدود كردن جستجو  و امكان محدود كردن جستجو در مراحل اوليه جستجو مورد توجه است.
ـ ذخيره‌سازي و تركيب جستجوها: امكان مشاهدة سابقة جستجوها و امكان تركيب يا تعديل جستجوهاي قبلي با جستجوهاي جديد،‌ از موارد مهم در اين زمينه محسوب مي‌شود.
ـ جستجوي سيستم كمكي: امكان جستجوي مرتبط يا درجه‌بندي شده، امكان جستجو به زبان طبيعي و امكان اشاعة اطلاعات گزينشي از مواردي است كه بايد در جستجوي سيستم كمكي مورد توجه قرار گيرد.
د)محتوا:
ـ دسترسي به فايل‌ها ي گذشته به صورت تمام متن: در اين زمينه توانايي پوشش نوشته‌هاي تمام متن، نداشتن هزينه‌هاي اشتراك اضافي منابع تمام متن و وجود پيوندهايي جهت برقراري ارتباط مستقيم با مجلات الكترونيكي تمام متن، داراي اهميت مي‌باشد.
ـ فرمت «پي دي اف»[5] : فرمت «پي دي اف» از قابليتهاي فرمت برون داد است.
گرافيك و تصويرها:‌ داشتن امكانات گرافيكي داراي اهميت بسيار زيادي است.
رايج بودن و روزآمدي:‌ فاصله روزآمد سازي مدارك بايد به گونه‌اي باشد كه هميشه كاربران از مدارك جاري و روزآمد استفاده نمايند.
ه) مسايل خاص كتابخانه:
ـ برقراري ارتباط با مجموعه‌هاي داخلي: در اين مورد، پايگاه بايد توانايي برقراري پيوند با فهرستهاي رايانه‌اي را داشته باشد و همچنين اطلاعات موجود به آساني در پايگاه قرار گيرند.
ـ محدوديتهاي امانت بين كتابخانه: در اين زمينه گرفتن نسخه‌هاي چاپي مقالات تمام متن الكترونيكي مسأله مهمي محسوب مي‌شود.
ـ‌ داشتن اعتبار در مورد دسترسي از راه دور:‌ مسئول اعتبار پايگاه،‌ فروشنده يا كتابخانة محلي است و روشي كه براي استفاده از اعتبار پايگاه وجود دارد، داراي اهميت مي‌باشد.
ـ برنامه‌هاي آماده و كاربردي: كاربران بايد بتوانند از قسمتهاي اضافي موجود در نرم‌افزار براي دسترسي به پايگاه‌ها استفاده نمايند، همچنين نيازهاي متفاوت كاربران از راه دور و كاربران محلي در مورد نرم‌افزارها بايد برآورده شود.
ـ ميزان راهنمايي و پشتيباني:‌ بايد پشتيباني به صورت تلفني يا پيوسته در تمام طول ساعات كار كتابخانه وجود داشته باشد. ارائه پاسخ پرسشها در كوتاه‌ترين زمان و نيز ارائه خدمات جستجو و پشتيباني از مواردي است كه بايد مورد توجه واقع شود.
معيارهاي انتخاب پايگاه‌هاي اطلاعاتي: بهاي فروش پايگاه‌هاي اطلاعاتي توسط كارگزار يا دارنده حق مؤلف تعيين مي‌شود و عوامل زيادي موجب پيچيدگي قيمت‌گذاري پايگاه‌هاي اطلاعاتي مي‌شوند. از جمله اين عوامل عبارتند از:

1ـ روش تحويل اطلاعات: تعاريف از روش تحويل اطلاعات متفاوت است. ممكن است پايگاه اطلاعاتي فقط داراي شبكه داخلي باشد يا ممكن است به اينترنت متصل باشد. مهمترين مسأله در هنگام انتخاب،‌ فهم متقابل خريدار و فروشنده از اين تعاريف است.
تعاريف معمول در مورد روش تحويل اطلاعات:
ـ روش رايانه غير شبكه‌اي: در اين روش رايانه به شبكة اطلاعاتي متصل نيست، بلكه پايگاه اطلاعاتي روي ديسك نوري و يا ديسكت سخت وجود دارد و در يك زمان فقط يك نفر مي‌تواند به آن دسترسي داشته باشد.
ـ روش شبكه داخلي:‌ سيستمي است كه در برگيرندة يك رايانه سرويس دهنده محلي است كه ويژگي آن چند كاربره و چند كاره بودن مي‌باشد و در يك شبكه محلي يا شبكه قابل دسترس از راه دور، از جمله اينترنت مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در شبكة داخلي، كتابخانه مسئول نگهداري و اتصال شبكه‌اي است.
ـ‌ روش اتصال اينترنتي از راه دور:‌ در اين روش دسترسي به پايگاه اطلاعاتي از راه دور از طريق شبكة اينترنتي ميسر مي‌شود و مسئوليت تمامي پشتيباني‌ها بر عهده فروشنده مي‌باشد و مؤ‌سسة محلي تنها مسئول اتصال آن به فروشنده است.
2- قيمت‌گذاري: قيمت‌گذاري ميان فروشندگان مختلف يك پايگاه اطلاعاتي متفاوت است. برخي از فروشندگان قيمت‌ اشتراك را براي مجموعه‌اي از پايگاه‌ها كه با هم ارائه مي‌شود پيشنهاد مي‌كنند. موارد زير در قيمت‌گذاري حائز اهميت است:
ـ مشترك شدن با پايگاه اطلاعاتي مورد نظر هم به شكل چاپي و هم به شكل الكترونيكي.
ـ داشتن هزينه‌هاي اضافي براي برون دادهاي مورد نياز از قبيل چاپ يا انتقال داده‌ها.
ـ معيارهاي اعطاء مجوز يا توافق‌هاي تعاوني.
ـ پاسخ‌دهي مناسب براي خدمات پس از فروش مانند نگهداري (تعمير) و رفع مشكلات مربوط به پايگاه.
اين موارد ذكر شده از جمله عواملي هستند كه مي‌توانند در قيمت‌گذاري پايگاه‌هاي اطلاعاتي نقش مؤثري داشته باشند.
3- كارايي: كارايي موضوع ديگري است كه هنگام انتخاب پايگاه اطلاعاتي بايد مورد توجه واقع شود. پايگاه‌هاي اطلاعاتي معمولاً سطوح گوناگوني از عملكردها را،‌ از ويژگي‌هاي پايه تا ويژگي‌هاي پيشرفته،‌ در بر مي‌گيرند. اين ويژگي‌ها براي كارگزاران مختلف  متفاوت است. كتابخانه‌ها قبل از خريد پايگاه‌هاي اطلاعاتي بايد ويژگي‌هاي مورد نياز و ضروري جهت پياده‌سازي در پايگاه‌هاي اطلاعاتي را تعيين كنند.
4- شرايط كتابخانه: شرايط كتابخانه‌ها در تحويل منابع اطلاعاتي داراي اهميت بسياري است، برخي از اين شرايط عبارتند از:
ـ شبكه‌هاي مورد استفاده قابل اطمينان باشند.  ـ شبكه‌هاي مورد نظر از سرعت كافي برخوردار باشند.
ـ كارگزاران شبكه‌ها بايد براي به حداقل رساندن مدت زمان قطع شدن شبكه‌ها، تلاش كنند.
ـ كارگزاران بايد خدمات پس از فروشي از قبيل نصب،‌ نگهداري، تعمير و ….پايگاه‌هاي اطلاعاتي را براي مشتريان خود فراهم نمايند.
5- مسايل سخت‌افزاري: در مورد مسايل سخت‌افزاري توجه به موارد زير ضروري است:
ـ كتابخانه‌ها بايد جهت استفاده از فناوري هاي موجود برنامه‌ريزي كنند.
ـ يك سيستم شبكة محلي كه پايگاه اطلاعاتي آن بر يك رايانه سرويس‌دهنده جداگانه نگهداري مي‌شود،‌ باعث ايجاد 30 تا40 درصد صرفه‌جويي در هزينه مي‌شود.
ـ‌ رايانه‌هاي غير شبكه‌‌‌‌اي در شروع كار، هزينه‌هاي ابتدايي پايين‌تري نسبت به هزينه‌هاي شبكه محلي دارند.
ـ سيستم مورد نظر بايد از نظر توانايي پشتيباني پايگاه‌هاي اطلاعاتي سنجيده شود. در اين سنجش موارد زير مورد آزمايش قرار مي‌گيرند: 1- تعيين تعداد درست پردازشگرها 2- نيازهاي ديسك سخت 3- ملزومات حافظة RAM 4- برنامه‌ريزي براي ارتقاء سيستم.