- 1  مدير و گزارشگري                                                  

 گزارشگري از مهم‌ترين وظايف مديران است. مدير گزارش مي‌نويسد، گزارش مي‌خواند، يا كاركنان خود را در تهيه‌ي گزارش راه‌نمايي مي‌كند.
پس مدير بايد بتواند گزارش خوب را از گزارش بد بازشناسد. بايد بلد باشد گزارشي را خلاصه كند يا بر آن مقدمه بنويسد.
آشنايي مدير با فن گزارشگري، نقش مهمي در برانگيختن ديگران به افزايش كارآيي گردش اطلاعات در سازمان دارد.
  - 2  گزارش اداري                                              

 پيامي است آراسته، ناب و حاوي اطلاعات واقعي كه براي كمك به تصميم‌گيري (يا حل يك مسئله) از يك بخش سازمان به بخش ديگر فرستاده مي‌شود.

- 3 دسته‌بندي گزارش‌ها

• رسمي – غيررسمي
• خبري – تحليلي
• عمودي – افقي
• دروني – بيروني
• نوبه‌اي – موردي

- 4  گام‌هاي اصلي

• همواره مخاطب خود را درنظر داشته باشيد.
• هدف‌هاي گزارش را مشخص كنيد.
• درباره‌ي محتواي گزارش برنامه‌ريزي كنيد.
• اطلاعات و مطالب لازم را فراهم آوريد.
• گزارش را متناسب با شرايط موجود بياراييد.
• پيش‌گفتار گزارش را بنويسيد.
• همواره كيفيت كار را مديريت كنيد.

-5 مخاطب خود را درنظر آوريد.

• فضاي فكري و سطح معلومات مخاطبان را بشناسيد.
• ميزان آشنايي مخاطبان را با موضوع بسنجيد.
• جنبه‌هاي گوناگون گزارش خود را با فضاي ذهني، سطح دانش و ميزان آشنايي مخاطبان با موضوع، سازگار كنيد.

-6  هدف خود را تعيين كنيد

• چرا گزارش مي‌نويسيد؟
• گزارش شما چه مسئله‌اي را حل خواهد كرد؟
• ميل داريد بعد از خوانده شدن گزارش چه اتفاقي بيفتد؟

-7 برنامه بريزيد

• چه مي‌خواهيد بگوييد؟
• با كدام بيان؟
• طبق كدام استاندارد؟
• از كدام منابع و مراجع؟
• كمك لازم داريد؟ از چه كسي؟
• چه‌قدر وقت لازم داريد؟

- 8 گزارش آرايي

• چكيده‌ي گزارش را در نخستين صفحه بياوريد.
• براي گزارش‌هاي بيش از چند صفحه، فهرست بسازيد.
• بدنه‌ي گزارش را تا حد امكان كوچك نگاه داريد.
• جمع‌بندي، نتيجه‌گيري و توصيه‌ها را در پايان بياوريد.
• اطلاعات تفصيلي را در پيوست‌ها بگذاريد.
• از جلوه‌هاي ديداري و نموداري مناسب كمك بگيريد.

- 9  فصل‌بندي

• گزارش‌هاي دراز يا پيچيده را به چند بخش اصلي و فرعي بشكنيد.
• تعداد بخش‌ها: كم‌تر، بهتر.
• ساختار بخش‌ها را موازي و هم‌ساز نگاه داريد.

- 10 پيش‌گفتار

• در پيش‌گفتار، راه ورود مخاطب به گزارش را بگشاييد.
• پيش‌گفتار را كوتاه نگاه داريد.
• در پيش‌گفتار به نكات كليدي اشاره كنيد.
• پيش‌گفتار را آخر از همه بنويسيد.

- 11  نكات كليدي در پيش‌گفتار

• نتيجه‌ي گزارش، سفارش‌ها، هشدارها
• دلايل تهيه‌ي گزارش
• شيوه‌ي تهيه‌ي اطلاعات و پردازش آن‌ها
• اشاره به ساختار گزارش (در صورت نياز)
• هر موضوعي كه به‌طور اخص به مخاطب مربوط مي‌شود
• ياد پديدآوردندگان اصلي گزارش
• اشاره به مدارك مهمي كه گزارش بر آن استوار است

- 12 كيفيت در تمام لحظه‌ها

• ارزش گزارش شما درنظر مخاطب به‌ميزان ارزشي است كه شما براي آن قايليد.
• انتظار نداشته باشيد به گزارشي كه با سهل‌انگاري گردآمده توجه شود.