شروع نگارش یک نامه رسمی، اگر نام فرد را بدانیم از عبارت Dear Mr …و یا عبارت Dear Ms …استفاده می شود. اما اگر تنها جنسیت فرد را بدانیم برای آقایان از عبارات Dear sir(آقا) و Dear Sirs(آقایان) استفاده نموده و برای خانم ها از عبارت Dear Madamاستفاده خواهد شد. اگر حتی جنسیت فرد را ندانید می توانید از عبارت Dear Sir / Madamاستفاده نمایید. در فرم امریکایی نامه های اداری، بعد از کلمات از علامت (:) استفاده می شود و در فرم بریتانیایی از کاما (,) استفاده می شود.
به طور معمول می توان عبارات زیر را در خط اول یک نامه رسمی ذکر نمود.
Dear Mr Jackson,
آقای جکسون عزیز
 
Dear Ms White,
خانم وایت عزیز
 
Dear Sir / Sirs / Messrs,
آقای عزیز/ آقایان عزیز
 
Dear Madam,
خانم عزیز
 
Dear Sir or Madam,
خانم یا آقای عزیز
 
Dear All,
حضور محترم همه
 
Good Day
روز به خیر (حالت غیر رسمی تری دارد و در چند نامه اول استفاده نمی شود)
 
نکته: هرگز عنوان را (Mr , Ms) را پیش از نام کوچک شخص ننویسید.

Starting
 
آغاز نامه

برای شروع نگارش یک نامه با توجه به موقعیتی که شما در آن قرار دارید می توانید از جملات و مثال های زیر استفاده فرمایید.
 
We are writing to inform you that your credit card will be expire at the end of this month.
این نامه را برای شما می نویسیم تا به اطلاع برسانیم که کارت اعتباری شما در پایان این ماه منقضی خواهد شد.  
 
to request …
به منظور درخواست برای ....
 
to enquire about …
برای تحقیق در مورد ....
 
I am contacting you for the following reason.
بنده به دلایل زیر با شما تماس می گیرم.
 
I recently read/heard about your new Products and would like to know … .
اخیرا در مورد محصولات جدید شما (مطالبی) خواندم / شنیدم و تمایل دارم در مورد ... اطلاعاتی داشته باشم.
 
Having seen your advertisement in … , I would like to …
با مشاهده تبلیغات شما در .... تمایل دارم تا ....
 
I would be interested in (obtaining/receiving) …
علاقمند به دریافت ... هستم.
 
I received your address from …    and would like to   …
آدرس شما را از ... گرفتم و تمایل دارم ...
 
I am writing to tell you about …
قصد دارم به عرض شما برسانم که ...

Referring to previous contact
 
اشاره کردن به تماس های قبلی

Thank you for your letter of March 15 …
با تشکر از نماشه شما در 15 مارس
 
Thank you for contacting us.
با تشکر از اینکه با ما تماس گرفته اید.
 
In reply to your request …
در پاسخ به درخواست شما ...
 
Thank you for your letter regarding …
با تشکر از دعوت نامه شما ...
 
With reference to our telephone conversation yesterday …
با توجه به مکالمه تلفنی دیروز ما ...
 
Further to our meeting last week …
در ادامه جلسه هفته گذشته ما ...
 
It was a pleasure meeting you in London last month.
باعث سعادت بنده بود که شما را ماه گذشته در لندن ملاقت نمودم.
 
I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
از اینکه هفته گذشته در توکیو نهار در خدمت شما بودم لذت بردم.
 
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .
به منظور نکات اساسی مورد بحث در روز سه شنبه قصد دارم ...

Making Request
 
درخواست کردن

We would appreciate it if you would …
ممنون (قدردان) خواهیم بود اگر شما ...
 
I would be grateful if you could…
سپاس گذار می شوم اگر شما بتونید ...
 
Could you please send me . . .
می توانید لطفا برای من .... را بفرستید.
 
Could you possibly tell us/let us have…
امکانش هست به ما در مورد ... بگویید.
 
In addition, I would like to receive …
علاوه بر آن، تمایل به دریافت ...
 
It would be helpful if you could send us …
اگر بتوانید ... را برای ما ارسال فرمایید بسیار مفید خواهد بود.
 
I am interested in (obtaining/receiving…)
علاقمندم تا ...
 
I would appreciate your immediate attention to this matter.
از توجه سریع شما به این موضوع قدردانی می کنم
 
Please let me know what action you propose to take.
اجازه دهید بدانیم پیشنهاد شما چه فعالیتی است.

Offering
 
پیشنهاد دادن

We would be happy to …
خوشحال خواهیم شد اگر ...
 
Would you like us to …
آیا تمایل دارید که ما ....
 
We are quite willing to …
ما کاملا مایل به ... هستیم.
 
Our company would be pleased to …
شرکت ما از ... خوشحال خواهد بود.

Giving Good News
 
دادن خبر خوش – جواب مثبت به پیشنهادات