اندر آداب ایمیلنگاری (قسمت اول)
تاکنون چند بار شده که به جایی ایمیل ارسال کنید ولی هیچ جوابی نگرفته باشید. بسیاری از اوقات در دلتان گیرنده را متهم به سهلانگاری کرده و بسیار ناامید میشوید. هرچند در بعضی موارد ممکن است حق با شما باشد، اما در بسیاری از موارد خود ما به گونهای مقصر هستیم. نکته مهم در اینجاست که اگر میخواهید جواب مورد نظرتان را از شخصی که به او پست الکترونیک ارسال کردهاید بگیرید، باید به صورت حرفهای عمل کنید و طوری بنویسید که خواننده ترغیب به پاسخگویی شود. مقالهای که پیش رو دارید حاوی نکات ظریف و جالبی است که برای نویسندگان عجول امروزی میتواند بسیار مفید و کارآمد باشد.
برای اینکه یک ایمیلنویس حرفهای و موفق باشید، بهتر است نکات زیر را مدّنظر داشته باشید:
1. چرا EMAIL مینویسید؟
قبل از اینکه شروع به تایپ کردن کنید، پاسخ صریح و روشنی برای دو پرسش زیر بیابید:
1- چرا این نامه را مینویسم؟
2- دقیقاً انتظار دارم که چه پاسخی دریافت کنم؟
اگر نمیتوانید پاسخ این دو سؤال را بدهید، بهتر است که مدتی دست نگه دارید تا پاسخ آن را بیابید. مردم همه روزه صدها و بلکه هزارها ایمیل دریافت میکنند، بنابراین بسیار طبیعی است که به سراغ ایمیلهایی بروند که به خوبی ساخته و پرداخته شده و در عین حال برای وقت و کار گیرندهی آن ارزش قائل شده باشد.
ایمیلهایی که بیدقت نوشته شده باشند، قاعدتاً نمیتوانند پاسخی دقیق دریافت کنند.
سعی کنید که در نوشتن ایمیل، آن را از دید گیرنده بررسی کنید و مطمئن شوید که تمام جوانب آن را سنجیدهاید. اگر دریافت جواب ایمیل برایتان مهم است، باید برای نوشتن آن اهمیت قائل شوید و این اهمیت را با دقت در نگارش متنی که مینویسید به گیرنده نیز منتقل کنید.
2. خواستهتان را به روشنی بیان کنید.
شاید بتوان تمام ایمیلهای کاری و اداری را به 3 دستهی زیر تقسیم کرد:
1- اطلاعرسانی؛ مثلاً پس فردا یک گردهمیی خواهیم داشت.
2- تقاضای اطلاعات؛ مثلاً نتیجه پرونده آقای X را برایم پست کنید.
3- تقاضای انجام کار؛ مثلاً لطفاً با آقای X تماس بگیرید تا جلسه روز شنبه را به تعویق بیندازند.
گیرندهی نامه باید بتواند به روشنی درخواست شما را درک کند، به هیچ عنوان منظور اصلیتان را در لابهلای توضیحات دیگر مدفون نکنید.
تمام جزئیات و منظور اصلیتان را در همان یکی دو جمله اول خلاصه کنید و از اینکه به صراحت، موضوع و خواستهتان را مطرح کنید نگران نباشید. فقط به خاطر بسپارید که بسیار مختصر و مفید بنویسید و تجسم کنید که هیچکس بیشتر از یکی دو جمله اول نامه شما را نخواهد خواند، بنابراین باید به قدری خوب شروع کنید که خواننده را تا انتهای نامه ترغیب کند.
