تنخواه و تنخواه گردانی در حسابداری

تنخواه و تنخواه گرداني از اصطلاحات پايه‌اي حسابداري محسوب مي‌شوند كه هر حسابدار يا فردي كه براي انجام امور مالي شركت يا سازماني استخدام مي‌شود، بايد از مفهوم آنها اطلاع داشته باشد. در حال حاضر با گسترش فعاليت‌هاي سازماني و افزايش تعداد شركت‌ها، نياز به آشنايي با اين گونه مفاهيم و اطلاعات حسابداري بيش از پيش احساس مي‌شود؛ به همين علت در اين مطلب قصد داريم به معرفي كامل مفهوم تنخواه و تمام جزئيات مرتبط با آن بپردازيم.

تنخواه چيست؟

تنخواه مبلغي مشخص است كه معمولا به صورت ماهانه براي انجام امور جزئي شركت در نظر گرفته مي‌شود. البته براي محاسبه ساده‌تر و درك مفهوم اين عبارت نرم‌افزارهاي كارآمدي مانند نرم افزار حسابداري هوشمند نوين وجود دارند، اما براي كمك به درك بهتر اين مفهوم در ادامه به تعريف تنخواه گردان به زبان ساده خواهيم پرداخت.

هزينه‌هاي شركت‌ها و سازمان‌هاي بزرگ معمولا مشخص است و از طريق چك پرداخت خواهند شد؛ اما در كنار اين هزينه‌هاي مشخص، يك سري مخارج غيرقابل پيش‌بيني و جزئي نيز در همه شركت‌ها وجود دارند كه ممكن است شامل هزينه خوراكي، اياب ذهاب، هزينه‌هاي پستي، پيك و موارد اين چنيني باشند. روشن است كه اين هزينه‌ها را نمي‌توان از طريق چك پرداخت كرد و دسترسي همه كارمندان نيز به حساب شركت وجود ندارد. به اين ترتيب هر ماه مبلغي مشخص به عنوان تنخواه در يك حساب جداگانه واريز شده و مسئوليت آن با يك شخص خواهد بود تا براي هزينه‌هاي روزمره شركت مورد استفاده قرار بگيرد.

مزاياي تنخواه گردان حسابداري چيست؟

براي پرداختن به موضوع مزاياي استفاده از سيستم تنخواه گرداني هوشمند نوين، ابتدا بايد بدانيم كه تنخواه گردان كيست؟ تنخواه دار يا تنخواه گردان شخصي مورد اعتماد است كه مسئول استفاده و تسويه مبلغ تنخواه خواهد بود. اين فرد كه معمولا كارپرداز يا مسئول خريد شركت است، موظف است اين مبلغ را تنها در جهت مصارف شركت استفاده كرده و در نهايت با اسناد و مدارك پرداخت‌ها، نسبت به اين هزينه‌هاي صرف شده پاسخگو باشد. براي آگاهي بيشتر از نحوه استفاده از اين اسناد و مدارك مي‌توانيد به مقاله گزارشات مالي در حسابداري در اين سايت مراجعه كنيد.

مزاياي تنخواه‌ گرداني نيز موارد بسياري را شامل مي‌شود كه موارد زير از جمله مهم‌ترين اين مزايا هستند:

• سرعت بخشيدن به پرداخت بدهكاري‌هاي كوچك شركت
• كم كردن حجم بخشي از عمليات حسابداري
• امكان كنترل وجوه نقد شركت
• كاهش تعداد عمليات بانكي روزانه

انواع تنخواه گردان

سيستم تنخواه گرداني به دو نوع تقسيم مي‌شود كه شامل تنخواه گردان ثابت و متغير خواهد بود. در ادامه به تعريف هر يك ازاين موارد مي‌پردازيم.

تنخواه گردان ثابت: در تنخواه گرداني ثابت، تنخواه دار هزينه‌هاي ماهانه را پيش‌بيني مي‌كند و پس از تأييد حسابداري و مديريت شركت، اين مبلغ پيش‌بيني شده در حساب تنخواه گردان قرار مي‌گيرد. در پايان هر ماه نيز تنخواه گردان موظف است گزارش پرداختي‌ها را به حسابداري داده و نسبت به تسويه اقدام كند.

تنخواه گردان متغير: در اين روش بر خلاف روش قبل، مبالغ ماهانه توسط مديريت شركت تعيين شده و در حساب تنخواه‌دار قرار مي‌گيرند و يا اين كه اين مبلغ از طريق چك به او واگذار مي گردد. مابقي مراحل در اين روش نيز مانند مورد قبل است، يعني تنخواه گردان بايد در پايان هر ماه گزارشات پرداختي‌ها را در اختيار واحد حسابداري گذاشته و نسبت به تسويه اقدام كند.

دفتر تنخواه گردان حسابداري چيست؟

دفتر تنخواه گردان دفتري است كه در اختيار تنخواه دار قرار مي‌گيرد تا تمام هزينه‌هاي پرداختي را در آن با توجه به تاريخ انجام عمليات ثبت كند. اين دفتر شامل مشخصات تنخواه‌دار، مبلغ اوليه تنخواه گردان، ليست هزينه‌ها و شرح آنها، ثبت اسناد كليه دريافت و پرداخت‌ها و در نهايت بدهكاري و بستانكاري تنخواه دار است كه تمام اين موارد بايد با دقت در اين دفتر درج گردند.

رسيدگي به اسناد تنخواه گردان در حسابداري چگونه است؟

رسيدگي به اسناد و مدارك مربوط به هزينه‌هاي تنخواه گرداني از طريق دو روش قابل اجرا خواهند بود. در روش اول يا در روش سنتي، تنخواه دار موظف است تمام اين اطلاعات را به صورت دستي ثبت كند. براي اجراي اين روش ممكن است مشكلات بسياري رخ دهد؛ مثلا ممكن است فرد در مرحله ثبت دچار خطا يا اشتباه گردد و يا اينكه بخشي از اسناد مربوط به پرداخت‌ها گم شود. بنابراين با توجه به مشكلات موجود ممكن است شركت يا تنخواه گردان متحمل ضرر و زيان شوند.

روش دوم كه يك روش سيستمي و ساده است، با استفاده از نرم ‌افزار حسابداري مناسب، قابل اجرا خواهد بود. در اين روش تنها با دانلود رايگان نرم افزار تنخواه گردان، بسياري از اين مشكلات حل شده و دقت و سرعت انجام امور نيز بالاتر خواهد رفت. از ديگر مزاياي استفاده از سيستم‌هاي نرم‌افزاري اين است كه امكان اطلاع مدير از نحوه صرف هزينه‌ها در هر لحظه وجود دارد. همچنين انجام امور حسابداري مانند گزارش گيري و دريافت اسناد تسهيل خواهد شد.
تنخواه و تنخواه گرداني از ضروري‌ترين موارد سيستم حسابداري هستند كه هر شركتي براي پرداخت-هاي جزئي روزانه خود بايد به آن توجه ويژه‌اي داشته باشد. اين موارد به ظاهر ساده مي‌‌توانند تا حدود زيادي بر كاهش ميزان سوءاستفاده و ضرر و زيان شركت‌ها مؤثر باشند. در حال حاضر انجام تمام اين مراحل با نرم‌افزارهاي هوشمند و رايگان تنخواه گرداني قابل اجرا است كه مي‌تواند بر سرعت و دقت روند انجام كار افزوده و مشكلاتي از قبيل گم شدن اسناد و مدارك پرداختي‌ها را برطرف نمايد.

منبع:

https://www.hnovin.com/petty-cash/