انواع بایگانی

 :١ بایگانی جاری: به روشهای مورد عمل در مورد پرونده های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است كه به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد كننده سند است.

به عبارتی بایگانی جاری واحدی اداری است كه عهده دار ثبت و ضبط سوابق جاری نیمه جاری دستگاه ذیربط و ارائة اطلاعات آنها به افراد ذیصلاح می باشد.

 :٢بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است كه گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد كننده قرار می گیرد محل آن در دستگاه ایجاد كننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می نماید.

 :٣بایگانی راكد: محل نگهداری اسناد راكد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده ای ندارد.

در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد كننده و محقق نمی باشد و فقط در این محل پروند هها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرارا می گیرند. به "بایگانی راكد" انبار "پیش آرشیوی" نیز م یگویند.

معمولاً این حل در جاهایی كه زمین ارزانتراست ساخته م یشود مثل انبار پیش آرشیوی آرشیو فرانسه در پاریس در حومه پاریس در محلی به نام "فونتن بلو" می باشد و یا دریا "مكان فراموش شده" می گویند. این محل در واقع محل كار "ارزشیابان" می باشد.

وظایف بخش بایگانی:

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و كنترل آن ها و قفسه بندی است و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی كه به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری میشود دوام خواهد یافت .

این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:

 *كنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها

 *نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف

 *تشكیل پرونده برابر كدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه

 *بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات

 *ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی

 *ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی

 *شماره گذاری كلیه سوابق ارسالی به بایگانی

 *تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده

 *جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی و قفسه بندی

 *برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی

 *جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس كد گذاری

 *بایگانی نمودن كلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه

 *تعویض زونكن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونكن ها