چگونه كادرهای متنی جدید اضافه كنیم

 گاهی لازم است كه یك كادر متنی جدید به اسلاید اضافه كنید. برای مثال، ممكن است لازم باشد كه یك كادر برای شعار شركت خود اضافه كنید یا یك كادر متنی برای عنوان شكل گرافیكی اضافه كنید. وقتی كه یك كادر متنی جدید اضافه می‌كنید، می‌توانید اندازه آن را تعیین كنید یا اینكه به Power Point اجازه دهید كه یك اندازه پیش فرض تعیین كند. در این كار عملی، یاد می‌گیرید كه چگونه یكی از ابزارهای نوار ابزار Drawing را بكار برید. حتماً دید Normal را باز كنید. اگر نوار ابزار Drawing باز نباشد روی یكی از نوارهای ابزار دیگر كلیك راست كنید و گزینه Drawing را انتخاب كنید.

 ابزار Text Box را انتخاب كنید  

از نوار ابزار Drawing (كه در پنجره Power Point قرار دارد)، روی دكمه Text Box كلیك كنید.

در محل مورد نظر كلیك كنید  

اشاره‌گر ماوس را به محلی از اسلاید كه می‌خواهید كادر متنی جدید را درج كنید ببرید و كلیك كنید.

 شروع به تایپ كردن كنید  

 یك كادر متنی به اندازه یك كاراكتر در محلی كه كلیك كردید ظاهر می‌شود، شروع به تایپ كردن كنید.

 اندازه كادر متنی افزایش می‌یابد  

همچنانكه تایپ می‌كنید، اندازه كادر متنی افزایش می‌یابد. برای ایجاد خط دوم در كادر متنی، Enter را بزنید (توجه كنید كه با كشیدن دسته‌های انتخاب توسط ماوس، می‌توانید اندازه كادر متنی را تغییر دهید. برای این كار كادر را انتخاب كنید، اشاره‌گر ماوس را روی یكی از دسته‌ها قرار دهید، دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و اندازه كادر را با كشیدن دسته تغییر دهید.)

 كادر متنی را با ماوس بكشید  

یك راه دیگر برای درج یك كادر متنی بعد از كلیك كردن روی ابزار Text Box ، این است كه با ماوس یك مستعطیل به اندازه كادر متنی مورد نظر بكشید. روی گوشه سمت چپ و بالای قسمتی كه می‌خواهید كادرمتنی را درج كنید كلیك كنید، با ماوس به اندازه مورد نظر بكشید و دكمه ماوس را رها كنید تا كادر متنی به اندازه مورد نظر ایجاد شود.

 متن مورد نظر را تایپ كنید  

برای وارد كردن متن در كادر متنی كه ایجاد كردید، داخل آن كلیك كنید و شروع به تایپ كردن كنید.

*توجه  *

 استفاده از خط‌كش‌ها

گاهی خوب است كه شبكه Power point را ظاهر كنید تا در قرار دادن كادرهای متنی روی اسلاید به شما كمك كند. برای نمایش دادن شبكه، از منوی View ، گزینه Grid and Guidelines را انتخاب كنید . كادر محاوره‌ای Grid and Guidelines باز می‌شود. گزینه Display grid on Screen را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

حذف كادر متنی

برای حذف یك كادر متنی، ابتدا آن را انتخاب كنید. روی آن كلیك كنید ولی متن آن را انتخاب نكنید. برای اینكه متن آن انتخاب نشود، فقط روی لبه‌های كادر متنی كلیك كنید. بعد از انتخاب كادر متنی ، كلید Delete را بزنید.

استفاده از متن WordArt

از ابزار WordArt برای تبدیل كردن كلمات معمولی به اشیاء گرافیكی استفاده می‌شود. برای اینكه در مورد این قابلیت مطالبی یاد بگیرید به كار عملی 4 «چگونه یك تصویر WordArt درج كنیم» در بخش 8 « كار با ابزار گرافیكی آفیس» مراجعه كنید.

  چگونه عناصر اسلاید را درك كنیم

 Presentation ها می‌توانند شامل چند اسلاید یا اسلایدهای زیادی باشند و هر اسلاید، اطلاعات خاصی را منتقل می‌كند. بسته به طرح، (خواه Autocontent Wizard ، آن را اختصاص داده باشد، خواه خود شما آن را اضافه كرده باشید) هر اسلاید می‌تواند یك یا چند عنصر داشته باشد. این عناصر، كادر متنی، Clip art ، لیست‌های دایره‌دار، جدول، نمودار و غیره می‌باشند. طرح اسلایدی كه انتخاب می‌كنید نوع هر عنصری كه می‌توانید بكار برید را نشان خواهد داد. هر عنصر اسلاید، بعنوان یك شیء در اسلاید تلقی می‌شود كه بدین معنی است كه اگر لازم باشد می‌توانید آن را جابجا كنید یا تغییر اندازه دهید. قبل از اینكه شروع به ایجاد Presentation كنید، باید با انواع عناصری كه ممكن است با آنها مواجه شوید یا می‌خواهید در اسلایدهای خود بكار برید ، آشنا شوید . برای تغییر دادن طرح، از منوی Format ، گزینه Slide Layout را انتخاب كنید.

كادرهای متنی  

 كادرهای متنی به شما امكان می‌دهند تا متن مورد نظر خود را وارد كنید. تقریبأ تمام اسلایدهایی كه در Power Point ایجاد می‌كنید به متن نیاز خواهند داشت. در اینجا یك اسلاید را به همراه یك كادر متنی برای عنوان و یك كادر متنی برای عنوان فرعی مشاهده می‌كنید. برای وارد كردن متن، داخل كادر متنی كلیك كنید و شروع به تایپ كردن كنید.

  لیست دایره‌دار  

لیست‌های دایره دار، در Presentation ها بسیار معمول و رایج می‌باشند. این لیست‌ها به شما كمك می‌كنند تا داده‌ها را بصورت خلاصه، ارائه كنید و نظر مخاطبان را به نكاتی كه مورد نظر شماست جلب كنید، در اینجا مثالی از یك كادر متنی با لیست دایره‌دار مشاهده می‌كنید . برای وارد كردن متن، داخل كادر كلیك كنید و شروع به تایپ كردن كنید. برای اینكه یك آیتم جدید در لیست ایجاد كنید Enter را بزنید.

 Clip Art  

كار هنری واقعاً می‌تواند پیام اسلاید را بهتر منتقل كند. می‌توان یكی از كارهای Clip art موجود را انتخاب كرد. برای درج كردن Clip art، روی كادر دابل كلیك كنید و محل Clip art را مشخص كنید. در اینجا یك Clip art را مشاهده می‌كنید كه انتخاب شده است و در اسلاید قرار گرفته است. در كار عملی 9 «چگونه یك تصویر به اسلاید اضافه كنیم» بیشتر در مورد اضافه كردن Clip art یاد خواهید گرفت.

  جدول  

اگر با Word و Excel كار كرده باشید، می‌دانید كه جدول چگونه می‌تواند به سازماندهی و ارائه داده‌ها كمك كند. از جدول‌های Power Point نیز برای همین منظور استفاده می‌شود. برای درج متن در یك جدول Power point ، داخل اولین سلول كلیك كنید و شروع به تایپ كردن كنید. برای حركت كردن از سلولی به سلول دیگر ، از كلید Tab استفاده كنید. در اینجا جدولی را مشاهده می‌كنید كه پر شده است . اگر در برنامه دیگری مانند Word یا Excel ، یك جدول ایجاد كرده باشید ، می‌توانید اطلاعات را در اسلاید Power Point درج كنید. در كار عملی 11 «چگونه یك جدول در به اسلاید درج كنیم» یاد می‌گیرید كه چگونه یك جدول درج كنید.

  نمودار  

یك روش دیگر برای ارائه داده‌ها، استفاده از نمودار است. چند طرح Power Point به شما امكان می‌دهند تا نمودارهایی مانند چارت سازمانی را در اسلایدهای خود درج كنید. همچنین می‌توانید نمودارهای خود را به هر اسلایدی اضافه كنید. در اینجا نموداری را مشاهده می‌كنید كه در اسلاید درج شده است. اگر در برنامه دیگر مانند Word یا Excel یك نمودار ایجاد كرده باشید، می‌توانید اطلاعات آن را در اسلاید خود درج كنید. در كار عملی 10 «چگونه یك نمودار به اسلاید اضافه كنیم» یاد می‌گیرید كه چگونه از یك نمودار استفاده كنید.

اشیاء  

 علاوه بر عناصری كه تاكنون مطرح شد، می‌توانید انواع دیگری از اشیاء مانند فایل‌های گرافیكی كه با برنامه‌های دیگر ایجاد شده‌اند، كلیپ‌های صوتی و تصویری یا هر شیء داده‌ای دیگر را اضافه كنید. در اینجا یك طرح را مشاهده می‌كنید كه به شما امكان می‌دهد تا یك كلیپ صوتی تصویری اضافه كنید. روی آن دابل كلیك كنید تا Microsoft Media Clip Gallery باز شود تا بتوانید یك كلیپ صوتی یا تصویری به اسلاید اضافه كنید.

* توجه *

طرح كلی چیست؟ (Layout)

هر اسلایدی كه به Presentation اضافه كنید به یك طرح نیاز دارد. یعنی طرحی كه به power Point می‌گوید هر چیزی كجا قرار می‌گیرد. اگر Presentation را با استفاده از Autocontenent Wizard ایجاد كنید، هر اسلاید یك طرح از پیش تنظیم شده دارد ولی اگر با استفاده از یك قالب طراحی ، Presentation ایجاد كنید یا خودتان اسلاید را بسازید ، باید با استفاده از كادر وظیفه Slide Layout ، برای هر اسلاید، یك طرح انتخاب كنید. برای اینكه بیشتر در مورد تغییر دادن طرح اسلاید یاد بگیرید به كار عملی 12 «چگونه طرح اسلاید را تغییر دهیم» مراجعه كنید.

كار با كادر اشیاء

وقتی كه یك شیء را انتخاب می‌كنید، دسته‌های انتخاب ، پیرامون آن را فرا می‌گیرد. از این دسته‌ها می‌توان برای تغییر اندازه و جابجا كردن كادر شیء استفاده كرد. برای اینكه یاد بگیرید كه چگونه با اشیاء گرافیكی در آفیس كار كنید به بخش 8 « كار با ابزارهای گرافیكی آفیس» مراجعه كنید.

  چگونه متن اسلاید را فرمت دهی و تراز كنیم

 با استفاده از فرمان‌های فرمت دهی Power Point می‌توانید ظاهر متن اسلایدها را به سرعت تغییر دهید. فقط با یك كلیك می‌توانید متن را bold ، italic یا under line كنید یا تراز متن را به سمت چپ ، راست یا وسط تغییر دهید. حتی می‌توانید یك جلوه سایه‌ای به متن بدهید تا سه بعدی به نظر برسد. اگر یاد گرفتید كه از فرمان‌های فرمت دهی در Word استفاده كنید، همان فرمان‌ها در Power point هم به كار می‌روند. ساده‌ترین راه برای فرمت دهی متن در power point ، استفاده از دكمه‌های نوار ابزار Formatting است.

 متن مورد نظر را انتخاب كنید  

 ابتدا اسلاید مورد نظر را باز كنید. متن مورد نظر را انتخاب كنید(در دید Normal بهتر می‌توان متن را مستقیماً فرمت دهی كرد.) . برای انتخاب سریع یك كلمه برای ویرایش یا فرمت كردن آن، روی آن دابل كلیك كنید. برای انتخاب یك جمله، در حالی كه روی آن جمله كلیك می‌كنید كلید Ctrl را نگه دارید . برای انتخاب كل متن در كادر متنی، Ctrl+A را بفشارید.

 از Bold ، Italic ، Underline استفاده كنید  

 برای اینكه متن را پررنگ كنید روی دكمه Bold در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. برای ایتالیك كردن متن، روی دكمه Italic كلیك كنید و برای خط كشیدن روی متن، روی دكمه Under line كلیك كنید.

 تغییرات فونت   

 متنی را كه می‌خواهید تغییر دهید انتخاب كنید، لیست Font در نوار ابزار Formatting را باز كنید و یكی از فونت‌ها را انتخاب كنید.

تغییر دادن اندازه فونت   

برای انتخاب یك اندازه فونت، روی فلش لیست Font Size كلیك كنید و یكی از اندازه‌ها را انتخاب كنید. اگر بخواهید اندازه متن را تغییر دهید، تا وقتی كه به اندازه مورد نظر برسید، روی دكمه‌های Increase Font Size و Decrease Font Size كلیك كنید. برای بزرگتر كردن اندازه متن انتخاب شده، روی دكمه Increase Font Size كلیك كنید. و برای اینكه متن را كوچكتر كنید، روی دكمه Decreas Font Size كلیك كنید.

 تغییر دادن تراز  

 برای تراز كردن متن به سمت چپ، روی دكمه Align Left در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. برای قرار دادن متن در وسط، روی دكمه Center كلیك كنید و برای تراز كردن متن به سمت راست، روی دكمه Align Right كلیك كنید.

نتیجه را مشاهده كنید  

Power Point ، متن را به صورتی كه تعیین كردید تراز می‌كند. در اینجا می‌توانید نمونه‌هایی از هر گزینه تراز كردن را مشاهده كنید.

* توجه  *

 فعال كردن / غیرفعال كردن

دكمه‌های Bold ، Italic ، Underline و Shadow در نوار ابزار Formatting فعال و غیرفعال می‌شوند. برای مثال، بعد از اینكه روی دكمه Bold كلیك كنید، فرمت bold فعال می‌شود. برای غیرفعال كردن آن ، دوباره روی این دكمه كلیك كنید.

پنهان كردن خط‌كش

خط‌كش بصورت پیش فرض در Power Point ظاهر می‌شود. برای پنهان كردن آن از منویView ، گزینه Ruler را انتخاب كنید.

جلوه‌های فرمت‌دهی دیگر

برای مشاهده جلوه‌های فرمت دهی بیشتر، از منوی Format گزینه Font را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Font باز شود. برای مثال می‌توانید جلوه Emboss را اضافه كنید یا از این كادر محاوره‌ای ، رنگ متن را تغییر دهید.

  چگونه متن اسلاید را اضافه و ویرایش كنیم

 بعد از اینكه یك Presentation را شروع كردید، می‌توانید كه متن آن را وارد كنید، اسلایدها یك یا چند كادر متنی خواهند داشت كه برخی از این كادرها ممكن است متن جانشین داشته باشند. متن جانشین ، متن پیش فرض است كه محتوی و ظاهر كلی اسلاید را شرح می‌دهد. در دید Normal می‌توانید متن را اضافه و ویرایش كنید. این كار عملی به شما نشان می‌دهد كه چگونه متن را در برگه Outline و مستقیماً روی اسلاید ویرایش كنید. برای اینكه بیشتر در مورد اضافه كردن كادرهای متنی جدید یاد بگیرید به كار عملی 8 «چگونه كادرهای متنی جدید اضافه كنیم» مراجعه كنید.

 متن طرح را انتخاب كنید  

برای ویرایش متن در برگه Outline، ابتدا روی شماره اسلایدی كه می‌خواهید ویرایش كنید كلیك كنید. بعد، متن جانشینی كه می‌خواهید جایگزین كنید را انتخاب كنید. برای انتخاب متن در Power Point ، به همان روش Word و Excel عمل كنید: در ابتدای متن كلیك كنید، دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و بكشید تا متن انتخاب شود. ممكن است لازم باشد كه اندازه كادر را تغییر دهید تا كل متن طرح را مشاهده كنید.

 متن را در دید Outline وارد كنید  

متن جدید را وارد كنید. متن انتخاب شده توسط متنی كه تایپ می‌كنید جایگزین می‌شود. از كلید Delete برای حذف كاراكترها به سمت راست استفاده كنید و برای حذف كاراكترها به سمت چپ، از كلید Backspace استفاده كنید.

 از نوار ابزار Outlining استفاده كنید  

نوار ابزار Outlining در ویرایش سطوح طرح به شما كمك می‌كند. برای باز كردن این نوار ابزار ، از منوی view ، گزینه Toolbars و بعد گزینه Outlining را انتخاب كنید.

 سطوح طرح را تغییر دهید  

نوار ابزار Outlining بصورت یك نوار ابزار عمودی در سمت چپ برگه Outline ظاهر می‌شود. از دكمه‌های این نوار ابزار برای تغییر دادن سطوح طرح مانند بالا بردن یا پایین بردن سطح، استفاده كنید.

 متن اسلاید را انتخاب كنید  

همچنین می‌توانید متن را مستقیماً روی اسلاید، ویرایش كنید. روی متن مورد نظر كلیك كنید تا دسته‌های انتخاب، دور كادر متنی را بگیرد.

 متن جدید اسلاید را تایپ كنید  

متن جانشینی كه می‌خواهید جایگزین كنید را انتخاب كنید و متن جدید را تایپ كنید. متن جانشین توسط متن جدید جایگزین می‌شود. از كلید Delete برای حذف كاراكترهای سمت راست نقطه‌ درج و از كلید Backspace برای حذف كاراكترهای سمت چپ استفاده كنید.

*توجه  *

 اضافه كردن متن زیاد

اگر می‌خواهید مقدار زیادی متن اضافه كنید، بهتر است كه مستقیماً روی اسلاید كار كنید تا بفهمید كه اسلاید چه زمانی آنقدر شلوغ می‌شود كه كارآیی خود را از دست می‌دهد. برای آزاد كردن فضای كاری صفحه، با كلیك روی × ، كادر Tabs را ببندید.

جابجا كردن اسلایدها با استفاده از نوار ابزار Outlining

برای جابجا كردن یك اسلاید در طرح و تغییر دادن ترتیب Presentation ، روی دكمه Move up یا Move Down در نوار ابزار Outline كلیك كنید. برای باز كردن سریع این نوار ابزار، روی نوار ابزار Drawing كلیك راست كنید و گزینه Outlining را انتخاب كنید.بعد متنی كه می‌خواهید جابجا كنید را انتخاب كنید و برای جابجا كردن متن به سمت بالا، روی دكمه Move up و برای جابجا كردن به سمت پائین، روی دكمه Move Down كلیك كنید.

استفاده از حالت‌های دید Power point 

 شما می‌توانید Presentation خود را در دیدهای مختلف در Power Point نمایش دهید كه در كار با اسلایدها به شما كمك كند. برای تغییر دادن دید، می‌توانید از دكمه‌های دید استفاده كنید و یا از منوی View ، یك دید را انتخاب كنید. در این كار عملی، در مورد حالت‌های دید موجود مطالبی یاد خواهید گرفت.

 استفاده از دكمه‌های دید  

برای تغییر دادن دید، روی دكمه مربوط در گوشه سمت چپ و پایین پنجره كلیك كنید. برای كار روی اسلایدها از دید Normal استفاده كنید. برای مرتب كردن اسلاید‌ها در Presentation ، از دید Slide Sorter استفاده كنید و برای اجرای نمایش اسلایدی خود، از دید Slide Show استفاده كنید.

 استفاده از منوی View   

با استفاده از منوی View نیز می‌توانید دیدها را تغییر دهید. فقط كافی است كه دید مورد نظر را از این منو انتخاب كنید.

 دید Normal را باز كنید  

در دید Normal ، یك اسلاید را در كادر سمت راست، برگه‌‌ها را در كادر سمت چپ و یادداشت‌های اسلاید را در كادر پایین مشاهده می‌كنید. در این دید، می‌توانید با عناصر مختلف اسلاید (مانند كادرهای متنی و گرافیك) كار كنید و آنها را جابجا كنید یا طرح را تغییر دهید و یادداشت‌هایی به اسلاید اضافه كنید. این دید، دید پیش فرض است.

 روی برگه Outline كلیك كنید  

برای مشاهده كردن Presentation در فرمت طرح (Outline)، كه به شما امكان می‌دهد تا سازمان محتویات Presentation را مشاهده كنید روی برگه Outline كلیك كنید.

 روی برگه Slides كلیك كنید  

روی برگه Slides كلیك كنید تا Presentation خود را به اندازه Thumbnail (كوچك) مشاهده كنید كه به شما امكان می‌دهد تا اسلایدها را به اندازه كوچك مشاهده كنید.

 كادر وظیفه را ببندید  

می‌توانید كادر وظیفه در سمت چپ صفحه راببندید تا فضای كاری آزادتر شود. برای بستن این كادر وظیفه، روی × كلیك كنید . برای برگرداندن این كادر وظیفه، روی دكمه Normal كلیك كنید یا از منوی View ، گزینه Normal را انتخاب كنید.

   *توجه  *

 دیدهای Slide Solder و Slide Show

در دید Slide Sorter می‌توانید Thumbnail (نسخه كوچك شده) هر اسلاید و ترتیب ظاهر شدن اسلایدها را مشاهده كنید. براحتی می‌توانید ترتیب اسلایدها را تغییر دهید و اسلایدهایی را اضافه یا حذف كنیر. كار عملی 14 «چگونه اسلایدها را درج یا حذف كنیم» به شما یاد می‌دهد كه چگونه بهتر با این دید كار كنید. از دید Slide Show برای اجرای نمایش اسلایدی استفاده می‌شود. برای اینكه بیشتر درباره این دید یاد بگیرید به كار عملی 18 «چگونه نمایش اسلایدی را اجرا كنیم » مراجعه كنید.

تغییر دادن اندازه كادرها

می‌توان اندازه برگه‌ها را در دید Normal تغییر داد. برای این كار، اشاره‌گر ماوس را روی لبه سمت راست كادر ببرید و بعد آن را بكشید تا اندازه كادر تغییر كند.

زوم كردن دید

برای تغییر دادن پرسپكتیو در یكی از دیدها، می‌توانید از كنترل‌های Zoom استفاده كنید. برای مثال برای بدست آوردن دید نزدیكتری روی یك شیء گرافیكی از دید Slide Solder ، یكی از گزینه‌های لیست Zoom در نوار ابزار Standard را انتخاب كنید.

چگونه Presentation را از اول ایجاد كنیم

 اگر از جمله افرادی هستید كه خلاقیت دارید ممكن است بخواهید خودتان Presentation ایجاد كنید. بجای استفاده از یك فرمت یا طرح رنگ از پیش تعیین شده ، می‌توانید یك Presentation خالی ایجاد كنید و جلوه‌های خاص خود را به آن اضافه كنید. بعد از اینكه یك Presentation خالی ایجاد كردید می‌توانید كادرهای متنی و گرافیكی به آن اضافه كنید و رنگ و پس زمینه‌های آن را تغییر دهید.

یك Presentation خالی باز كنید  

 در كادر وظیفه Presentation New ، روی گزینه Blank Presentation كلیك كنید. اگر این كادر وظیفه باز نمی باشد، از منوی File ، گزینه New را انتخاب كنید تا آن را باز كنید.

 طرح‌ها را مشاهده كنید  

Power point ، یك اسلاید خالی در ناحیه كاری باز می‌كند و كادر وظیفه Slide Layout باز می‌شود. در این كادر اسكرول كنید تا طرح‌های موجود را مشاهده كنید.

یكی از طرح‌ها را انتخاب كنید  

 روی طرح مورد نظر كلیك كنید. می‌توانید روی طرح Blank كلیك كنید تا یك اسلاید كاملأ خالی ایجاد كنید یا یكی از طرح‌هایی كه كادر‌های متنی و كارهای گرافیكی روی آنها قرار دارد و آماده پر شدن می‌باشند را انتخاب كنید.

 تطرح اعمال شده را مشاهده كنید  

طرح انتخاب شده روی اسلاید اعمال می‌شود. روی × در كادر وظیفه كلیك كنید تا فضای كاری صفحه را آزاد كنید.

 متن جانشین را تغییر دهید  

برای جایگزین كردن متن جانشین با متن مورد نظر خود، روی كادر متنی كه می‌خواهید متن را به آن اضافه كنید كلیك كنید و شروع به تایپ كنید.

*توجه  *

 به كمك نیاز دارید؟

برای اینكه یاد بگیرید كه چگونه كادر متنی به اسلاید خالی خود اضافه كنید به كار عملی 8 «چگونه كادرهای متنی جدید اضافه كنیم» مراجعه كنید و برای اینكه یاد بگیرید به اسلاید، اشكال گرافیكی اضافه كنید، به كار عملی 9 «چگونه یك تصویر به اسلاید اضافه كنیم» مراجعه كنید.

انتخاب یك طرح رنگ

برای تغییر دادن طرح رنگ Presentation خالی ، از منوی Format ، گزینه Slide Design را انتخاب كنید. كادر وظیفه Slide Design باز می‌شود. روی گزینه Color Schemes كلیك كنید تا لیستی از طرح‌های رنگ باز شود. برای بكار بردن یكی از این طرح‌ها، فقط كافی است كه روی آن كلیك كنید.

سفارشی كردن پس زمینه

برای تغییر دادن پس زمینه Presentation خالی ، از منوی Format ، گزینه Background را انتخاب كنید. از لیست كشویی Background ، گزینه Fill Effects را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Fill Effects باز می‌شود. حال می‌توانید یك جلوه شیب دار را بكار برید، یك الگو یا پس زمینه اضافه كنید یا یك تصویر را به پس زمینه تبدیل كنید.

اضافه كردن یك طرح اسلاید

اگر نمی‌خواهید كه خودتان یك طرح اسلاید، ایجاد كنید، می‌توانید این طرح را به Presentation خالی اضافه كنید. برای این كار ، كادر وظیفه Slide Design را باز كنید و یكی از طرح‌ها را از لیست انتخاب كنید. یك راه سریع برای باز كردن این كادر وظیفه این است كه روی دكمه Slide Design در نوار ابزار، Formatting كلیك كنید.

چگونه جدول‌های جدید اضافه كنیم

 در هر فایل اكسس می‌توانید چندین جدول مختلف ایجاد كنید و هر جدول می‌تواند در اطلاعات خود متفاوت باشد. برای مثال، ممكن است جدولی از داده‌های مشتریان (مانند اسم و آدرس) و جدول دیگری از اطلاعات صورت موجودی (مانند شماره كالا و قیمت) داشته باشید. اگر پایگاه داده خود را با استفاده از ویزارد یا یك قالب ایجاد كرده‌اید، حداقل یك جدول دارید. برای برخی پایگاه‌ها ، یك جدول كافی نیست. چندین راه برای ایجاد جدول‌های جدید وجود دارد. می‌توانید از Table Wizard استفاده كنید، خودتان جدول خود را از اول ایجاد كنید یا از یك جدول خالی پیش فرض استفاده كنید و فیلدهای خود را پر كنید. صرف نظر از اینكه چگونه یك جدول را ایجاد كرده‌اید، تمام جدول‌ها به روش مشابهی كار می‌كنند. یعنی فیلدها در ستون‌ها و ركوردها در سطرها قرار می‌گیرند.

 شیء Table را انتخاب كنید  

 برای كار كردن با جدول‌های پایگاه داده، روی شیء Tables در نوار Objects در پنجره Database كلیك كنید. سه گزینه برای كار با جدول وجود دارد: از گزینه Create table in Design View برای ایجاد یك جدول به صورت دلخواه استفاده كنید. از گزینه Create table by using Wizard برای باز كردن Table Wizard استفاده كنید كه شما را در مراحل ایجاد یك جدول یاری می‌كند. برای ایجاد یك جدول خالی پیش فرض، گزینه Create table by entering data را انتخاب كنید.

 یك جدول خالی باز كنید  

 برای باز كردن یك جدول خالی، روی گزینه Create table by entering data دابل كلیك كنید. تا همانطور كه در اینجا نشان داده شده است، یك جدول پیش فرض در دید Datasheet باز شود. برای تغییر دادن نام فیلدها، روی برچسب آن دابل كلیك كنید و اسم مورد نظر خود را تایپ كنید. برای پر كردن یك ركورد، روی اولین سلول خالی در اولین ستون كلیك كنید و شروع به وارد كردن داده‌ها كنید.

 استفاده از Table Wizard  

 یك راه دیگر برای ایجاد جدول، استفاده از Table Wizard است كه تمام كار طراحی را انجام می‌دهد. در پنجره Datasheet ، روی گزینه Create table by using Wizard دابل كلیك كنید تا Table Wizard كه در اینجا نشان داده شده است باز شود. می‌توانید دو لیست جدول جداگانه را مشاهده كنید: Business یا Personal، یكی از آنها را انتخاب كنید.

 اضافه كردن فیلد  

 می‌توانید جدول خود را با استفاده از فیلدهایی از جدول‌های نمونه مختلف ایجاد كنید: فقط كافی است كه فیلدهای مورد نظر را از بین نمونه‌ها انتخاب كنید. یك جدول از لیست Sample Tables انتخاب كنید. لیست Sample Fileds ، فیلدهای آن جدول را نشان می‌دهد. برای اضافه كردن یك فیلد آن را انتخاب كنید و روی دكمه > كلیك كنید وقتی كه تمام فیلدهای مورد نظر را اضافه كردید، روی Next كلیك كنید.

 نام‌گذاری  

 در كادر محاوره‌ای بعدی ویزارد، یك اسم برای جدول تایپ كنید و به ویزارد اجازه دهید كه كلید اصلی (یك فیلد كه برای تمام ركوردهای جدول، یكتا است. معمولاً این كلید، یك عدد است كه از یك شروع می‌شود) را تعیین كند . روی Next كلیك كنید.

 ایجاد جدول  

 اگر پایگاه داده شما از قبل، حداقل یك جدول داشته باشد، كادر محاوره‌ای بعدی در مورد رابطه بین جدول‌ها می‌پرسد. فعلاً این كادر محاوره‌ای را نادیده بگیرید و روی Next كلیك كنید تا آخرین كادر محاوره‌ای باز شود. مشخص كنید كه آیا می‌خواهید طراحی جدول را تغییر دهید، مستقیماً داده را وارد كنید یا اینكه ویزارد یك فرم برای ورود داده‌ها ایجاد كند. وقتی كه گزینه مورد نظر را انتخاب كردید، روی Finish كلیك كنید.

*توجه *

 تغییر دادن اسم فیلد

می‌توانید فیلدهایی كه شبیه فیلدهای مورد نیاز شما می‌باشد را انتخاب كنید و بعد با استفاده از دكمه Rename Field در كادر محاوره‌ای Table Wizard در مرحله 4، اسم آن را تغییر دهید.

وارد كردن داده‌ها در جدول

بعد از اینكه یك جدول را ایجاد كردید می‌توانید شروع به وارد كردن داده‌ها در آن كنید. جدول را باز كنید، در اولین سلول خالی اولین ستون خالی كلیك كنید و داده مربوط به آن فیلد را تایپ كنید. حتماً از نوع داده مناسب استفاده كنید. اگر این یك فیلد متنی است، از متن استفاده كنید و اگر یك فیلد عددی است از عدد استفاده كنید. برای حركت به فیلد بعدی، كلید Tab را بفشارید و بقیه فیلدهای ركورد را پر كنید. وقتی كه به آخرین فیلد رسیدید، Enter را بزنید تا یك ركورد جدید ایجاد شود.

طراحی یك جدول از اول

برای ایجاد یك جدول از ابتدا، از Design View استفاده كنید. در كار عملی بعد« چگونه یك جدول را در Design View تغییر دهیم» بیشتر در مورد استفاده از Design View یاد خواهید گرفت.

چگونگی تغییر گزارش در Design View 

 برای سفارشی كردن گزارش، آن را در دید Design باز كنید. گزارش از حداكثر 6 قسمت تشكیل می‌شود. Report Header شامل اطلاعاتی است كه فقط در ابتدای گزارش ظاهر می‌شود. Page Header شامل اطلاعاتی است كه در بالای هر صفحه ظاهر می‌شود، قسمت Group Header شامل اطلاعاتی است كه در بالای هر گروه(در صورت وجود گروه) ظاهر می‌شود، قسمت Detail، داده‌های اصلی گزارش را در خود دارد. قسمت Page Footer شامل اطلاعاتی است كه در انتهای آخرین صفحه ظاهر می‌شود.

گزارش را در دید Design باز كنید

 برای شروع، پنجره Database را باز كنید، روی Reports در نوار Objects كلیك كنید، گزارش مورد نظر را انتخاب كنید و روی دكمه Design كلیك كنید.

 اضافه كردن برچسب   

برای اضافه كردن یك برچسب مانند اسم یك شركت به گزارش، روی ابزار Label در Toolbox كلیك كنید. اشاره گر ماوس را به قسمتی ببرید كه می‌خواهید متن مورد نظر را درج كنید. (مثلاً به قسمت Report Header ) ببرید، كلیك كنید و دكمه ماوس را نگه دارید و یك كادر برچسب را بكشید. متن خود را در آن تایپ كنید و Enter را بزنید.

 تغییر دادن فونت  

برای تغییر دادن اندازه فونت، با كلیك كردن روی متن مورد نظر، آن را انتخاب كنید، بعد از لیست‌های Font و Font size در نوار ابزار Formatting ، گزینه‌های مورد نظر را انتخاب كنید. از خصوصیات دیگر مانند ایتالیك یا پررنگ هم می‌توانید استفاده كنید. اگر لازم باشد با كشیدن یكی از دسته‌های انتخاب، اندازه كادر متنی را تغییر دهید.

 اضافه كردن تصویر گرافیكی  

برای اضافه كردن تصویر گرافیكی به گزارش، ابزار Image را از Toolbox انتخاب كنید. اشاره‌گر ماوس را به قسمتی از گزارش ببرید كه می‌خواهید تصویر گرافیكی را اضافه كنید، دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و یك كادر برای تصویر بكشید. به محض اینكه دكمه ماوس را رها كنید، كادر محاوره‌ای Insert Picture باز می‌شود.

 فایل گرافیكی مورد نظر را انتخاب كنید  

با استفاده از كادر محاوره‌ای Insert Picture ، فایل گرافیكی مورد نظر را پیدا كنید. روی اسم فایل گرافیكی دابل كلیك كنید تا آن تصویر در گزارش درج شود. (ممكن است مجبور شوید كه با كشیدن دسته‌های انتخاب، اندازه كادر تصویر را تنظیم كنید).

 حذف اشیاء  

برای حذف یك شیء از یك گزارش (از جمله برچسب، فیلد یا تصویر گرافیكی)، آن را انتخاب كنید و كلید Delete را بزنید.

*توجه*

 Toolbox مخفی است؟

برای انجام چند مرحله از این كار عملی به Toolbox نیاز خواهید داشت. اگر Toolbox مخفی باشد روی دكمه toolbox در نوار ابزار Form Design كلیك كنید تا آن را باز كنید.

باز كردن Properties

با كلیك راست كردن روی یك شیء و انتخاب گزینه Properties از منوی حاصله، می‌توانید برگه خصوصیات باز كنید.

پیش تصویر

برای اینكه قبل از ذخیره كردن گزارش تغییر یافته، تغییرات را مشاهده كنید، از منوی View ، گزینه Layout Preview را انتخاب كنید.

وارد كردن بیش از یك خط

برای استفاده از دو یا چند خط در یك كادر برچسب، Shift + Enter را بزنید تا خط جدیدی آغاز شود.

چگونه یك گزارش ایجاد كنیم

 می‌توانید جدول، فرم یا پرس و جو را چاپ كنید. ولی ابزار Report می‌تواند داده‌ها را حرفه‌ای‌تر و مرتب‌تر نشان دهد. با استفاده از Report wizard ، كار ایجاد یك گزارش، ساده و آسان می‌شود.

 Report wizard را باز كنید  

پایگاه داده‌ای كه می‌ خواهید استفاده كنید را باز كنید و روی Report در نوار Objects در پنجره Database كلیك كنید. روی Create report by using wizard دابل كلیك كنید تا كادر محاروه‌ای Report wizard باز شود.

 انتخاب جدول یا پرس و جو  

از لیست Tables/Queries، جدول یا پرس و جوی مورد نظر را انتخاب كنید. یك فیلد انتخاب كنید و روی دكمه > كلیك كنید تا آن را به لیست فیلدهای انتخاب شده اضافه كنید. فیلدهای دیگر را از جدول‌های مختلف انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید. در این مثال، یك لیست از شماره تلفن مشتریان ایجاد می‌كنم بنابراین فیلدهای مورد نظر در جدول Customers قرار دارند.

 یك دسته برای گروه بندی انتخاب كنید  

گزارشی كه اطلاعات را بر اساس دسته‌های مرتبط گروه‌بندی می‌كند بسیار سودمند‌تر از گزارشی است كه فقط اطلاعات را به ترتیب حروف الفبا لیست می‌كند. در كادر سمت چپ، یك فیلد را بعنوان دسته گروه بندی انتخاب كنید و روی دكمه > كلیك كنید. بعد روی Next كلیك كنید . من می‌خواهم كه لیست خود را بر حسب Zip Code سازماندهی كنم، بنابراین این فیلد را انتخاب می‌كنم.

 فیلد مرتب سازی را انتخاب كنید  

برحسب حداكثر 4 فیلد می‌توانید مرتب سازی كنید. از اولین لیست، فیلد مرتب سازی اصلی را انتخاب كنید و بقیه فیلدها را در صورت لزوم به همین صورت انتخاب كنید. بعد روی Next كلیك كنید.

 انتخاب طرح ظاهری  

یكی از گزینه های طرح ظاهری را انتخاب كنید تا نمونه آن را مشاهده كنید. وقتی كه طرح مورد نظر را انتخاب كردید، روی Next كلیك كنید.

 انتخاب شیوه  

همانطور كه در مورد گزینه‌های طرح در مرحله 5 مشاهده می‌كنید می‌توانید روی یكی از گزینه‌های شیوه كلیك كنید تا نمونه آن را مشاهده كنید. برای گزارش، یك شیوه انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

 عنوان  

در كادر محاوره‌ای نهایی، عنوان گزارش را تایپ كنید و روی Finish كلیك كنید. گزارش جدید ایجاد می‌شود و در پنجره جداگانه خود نمایش داده می‌شود. برای چاپ گزارش، روی دكمه Print در نوار ابزار كلیك كنید.

چگونه یك پرس و جوی ساده انجام دهیم

 پرس و جوها چیزی بین فیلتر و جدول هستند. با استفاده از پرس و جو می‌توانید تركیبی از فیلدهایی از جدول‌های مختلف را مشاهده كنید و این لیست را طوری فیلتر كنید كه فقط ركوردهایی را نشان دهد كه می‌خواهید مشاهده كنید. پرس و جوها می توانند برای ویرایش و مشاهده داده‌ها و نیز فراهم كردن اطلاعات برای فرم‌ها و گزارش‌ها بكار روند. ساده‌ترین راه برای ایجاد یك پرس و جو، استفاده از Simple Query Wizard است كه به شما امكان می‌دهد تا مشخص كنید كه چه فیلدهایی باید نمایش داده شوند. می‌توانید فیلدهایی را كه نیاز ندارید كنار بگذارید و در عین حال، همه ركوردها را مشاهده كنید.

كادر محاوره‌ای New Query را باز كنید  

 در پنجره Database در نوار Objects، روی Queries كلیك كنید و روی Order query by using wizard دابل كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Simple Query wizard باز شود.

انتخاب فیلدها  

 از لیست كشویی Tables /Queries، جدول مورد نظر را انتخاب كنید. فیلدی كه می‌خواهید در نتیجه پرس و جو ظاهر شود را انتخاب كنید و روی دكمه > كلیك كنید تا آ‎ن را به پرس و جو اضافه كنید. فیلدهای مورد نظر را از جدول‌های مختلف انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید. در این مثال، می‌خواهم یك پرس و جوی ساده ایجاد كنم كه تمام مشتریانی را كه در شهر ایندیانا هستند (اسم و شماره تلفن آنها) را از جدول Customers لیست كند. اگر می‌خواستم جزئیات مربوط به اطلاعات كالاها را بدست آورم، می‌بایستی فیلدهایی را از جدول Invoices هم می‌گرفتم.

نامگذاری پرس و جو  

 برای این پرس و جو، یك اسم تایپ كنید و روی Finish كلیك كنید تا پرس و جو ایجاد شود این پرس و جو به شكل جدول ظاهر می‌شود. (برای فیلتر كردن ركوردهایی كه در پرس و جو ظاهر می‌شوند قبل از كلیك كردن روی Finish ، روی Modify the query design كلیك كنید.).

 پرس و جو را فیلتر كنید  

 اگر تصمیم بگیرید كه پرس وجو را فیلتر كنید(تا مثلاً فقط مشتریان شهر ایندیانا را نشان دهد)، معیار مورد نظر را در برگه داده‌ای كه ظاهر می‌شود وارد كنید. برای فیلتر كردن براساس فیلدی كه در پرس و جو نباشد، آن فیلد را از لیست كشویی یك ستون خالی انتخاب كنید (در كادر Field كلیك كنید تا دكمه لیست كشویی ظاهر شود)، معیار مورد نظر را وارد كنید و علامت تیك را بردارید.

پرس و جو را اجرا كنید  

 برای نمایش دادن نتیجه پرس و جو، روی دكمه Run Query در نوار ابزار كلیك كنید.

 نتیجه پرس و جو  

اكسس ركوردها را نمایش می‌دهد و فقط فیلدهایی را نشان می‌دهد كه تعیین كردید. برای بستن پرس وجو، روی × در پنجره مربوطه كلیك كنید.

*توجه  *

 جستجو بدنبال فیلدخالی

علاوه بر پیدا كردن ركوردهایی كه دارای فیلدهای حاوی اطلاعات باشد، همچنین می‌توانید از یك پرس و جو برای پیدا كردن ركوردهایی با فیلدهای خالی استفاده كنید. برای جستجو فیلدهای عددی خالی از is Aull برای معیار استفاده كنید و برای فیلدهای متنی خالی ، از دو علامت كوتیشن (ًً) استفاده كنید.

جستجو با استفاده از كاراكترهای عمومی

یك روش دیگر برای جستجو، استفاده از كاراكترهای عمومی است. كاراكترهای عمومی، نمادهایی هستند كه نماینده كاراكترهای دیگر هستند(* برای چند كاراكتر و ؟ برای یك كاراكتر). برای مثال، اگر از CAN* استفاده كنید نتیجه ، اسم‌هایی مانند CANNON و CANTON خواهد بود.

چگونگی تغییر یك فرم در Design View 

 Form Wizard برای ایجاد سریع یك فرم، بسیار خوب عمل می‌كند(به كار عملی 6 « چگونه با استفاده از Form Wizard ، یك فرم جدید ایجاد كنیم» مراجعه كنید). ولی بعد از اینكه فرم ایجاد شد ممكن است بخواهید كه طرح یا فیلدهای آن را تغییر دهید. با استفاده از دید Design براحتی می‌توانید فرم را به دلخواه خود درآورید. بعد از اینكه یك فرم را در دید Design باز كردید، می‌توانید عناصر آن را جابجا كنید، عنوان‌های جدید اضافه كنید یا اندازه یك فیلد را تغییردهید. دید Design مانند یك برد كیت الكترونیكی است كه به شما امكان می‌دهد تا آنقدر آیتم‌ها را جابجا كنید كه دقیقاً در محل مورد نظر قرار گیرند.

فرم را باز كنید  

 پایگاه داده مورد نظر را باز كنید. در پنجره Database ، روی Form كلیك كنید. فرم مورد نظر را از لیست سمت راست انتخاب كنید و روی دكمه Design كلیك كنید.

 فرم در حالت طراحی  

فرم به همراه كادر Field List در دید Design باز می‌شود. (برای ظاهر یا مخفی كردن Field List، روی دكمه Field List كلیك كنید.) در دید Design، می‌توانید عناصر مختلفی را روی فرم قرار دهید و آنها را جابجا كنید. فرم به Form Header (كه اطلاعات عنوان را نگه می‌دارد)، Detail (كه فیلدهای فرم را در خود دارد) و Form Footer (كه اطلاعاتی را نگكه می‌دارد كه در پایین هر ركورد قرار می‌گیرند) تقسیم می‌شود.

 حذف یك فیلد  

برای حذف یك فیلد و برچسب مربوطه، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود و كلید Delete را بزنید. بسته به طراحی پس زمینه، همیشه ساده نیست كه بگوییم فیلد كدام است و برچسب آن كدام است . در اكثر موارد، فیلد بزرگتر از برچسب است. وقتی كه روی یك فیلد كلیك می‌كنید، برچسب مربوطه هم انتخاب می‌شود و دسته‌های انتخاب، پیرامون آنها را فرا می‌گیرند.

 اضافه كردن یك فیلد  

برای اضافه كردن یك فیلد، آن را از كادر Field List به قسمتی از Detail بكشید كه می‌خواهید آن را درج كنید. دكمه ماوس را رها كنید تا فیلد و برچسب آن به فرم اضافه شود. این كار را برای افزودن فیلدهای دیگر تكرار كنید.

 جابجا كردن یك فیلد  

برای جابجا كردن یك فیلد، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود و دسته‌های انتخاب، دور آن را فراگیرند. اشاره‌گر ماوس را روی آن ببرید تا به شكل آیكون دست درآید. دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و فیلد را به محل جدید بكشید و دكمه ماوس را رها كنید. برای تغییر دادن اندازه یك فیلد، یكی از دسته‌های انتخاب آن را بكشید.

 استفاده از Toolbox  

برای تغییر دادن طراحی فرم می‌توانید از انواع مختلف ابزارهای ویرایش استفاده كنید. تمام این ابزارها در Toolbox قرار دارند.(اگر Toolbox را نمی بینید، روی دكمه Toolbox در نوار ابزار Form Design كلیك كنید). از دكمه‌های Toolbox برای اضافه كردن متن‌های اضافی به فرم (مانند عنوان فرعی یا دستورالعمل‌ها)، اضافه كردن تصویر به فرم و غیره استفاده می‌شود.

*توجه *

 Field List مخفی است؟

اگر كادر Field List در صفحه مخفی است، روی دكمه Field List در نوار ابزار Form Design كلیك كنید.

ذخیره كردن تغییرات

بعد از جابجا كردن عناصر فیلد و اضافه یا حذف كردن فیلدها و برچسب‌ها، روی × در فرم كلیك كنید یا Ctrl+F4 را بفشارید. در كادر پیغامی كه ظاهر می‌شود، روی Yes كلیك كنید تا تغییرات ذخیره شوند.

مشاهده عنوان‌ها و پانویس‌ها

برای كار با قسمت عنوان یا پانویس فرم، قسمت Form Header /Form Viewer باید در صفحه نشان داده شده باشد. اگر این طور نیست، از منوی View ، گزینه Form Header/Footer را انتخاب كنید. به همان روشی كه متن را به یك فرم اضافه می‌كنید، می‌توانید متن را به قسمت عنوان یا پانویس اضافه كنید.

 ایجاد فرم جدید با استفاده از Form Wizard 

 برای اینكه ورود داده‌ها آسان شود، از یك فرم استفاده كنید. از دو نوع فرم می‌توانید استفاده كنید: فرم‌‌های ورود داده یا فرم‌های كادر محاوره‌ای . فرم‌های ورود داده كاملاً مشخص هستند. شبیه به یك فرم كاغذ معمولی هستند كه كادرهای خالی برای ورود داده دارند. فرم‌های كادر محاوره‌ای به شما امكان می‌دهند تا وسیله‌ای برای ورود داده‌ها توسط كاربر فراهم كنید و نیز بر اساس این ورودی، یك كاری صورت گیرد. این كار عملی روی فرم ورود داده تمركز می‌كند كه با استفاده از Form Wizard ایجاد می‌شود. برای شروع، پایگاه داده‌ مورد نظر را باز كنید.

كادر محاوره‌ای New Form را باز كنید  

 در پنجره Database ، روی Forms كلیك كنید. روی دكمه New كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای New Form باز شود. توجه كنید كه لیست سمت راست، چند گزینه برای فرم دارد. در این كار عملی، روی Form Wizard تمركز می‌كنیم.

  Form Wizard را اجرا كنید  

در كادر محاوره‌ای New Form ، از لیست گزینه‌های سمت راست، Form Wizard را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید تا این ویزارد باز شود.

 انتخاب جدول  

از لیست Tables /Queries (اولین كادر محاوره‌ای ویزارد)، جدولی كه حاوی فیلدهای مورد نظر شماست را انتخاب كنید. بعد یك فیلد را انتخاب كنید و روی دكمه > كلیك كنید تا آن فیلد را به فرم جدید اضافه كنید. (برای اضافه كردن تمام فیلدها، روی دكمه>> كلیك كنید). بعد روی Next كلیك كنید.

انتخاب طرح ظاهری  

 كادر محاوره‌ای بعدی از شما می‌خواهد كه یك طرح ظاهری برای فرم انتخاب كنید. هر یك از گزینه‌ها را انتخاب كنید تا مثالی از هر طرح را مشاهده كنید. وقتی كه طرح مورد نظر را پیدا كردید، روی Next كلیك كنید.

 انتخاب شیوه  

یك شیوه برای فرم انتخاب كنید. وقتی كه یكی از شیوه‌ها را انتخاب می‌كنید، یك نمونه از آن در سمت چپ ظاهر می‌شود. شیوه مورد نظر را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

 فرم را نامگذاری كنید  

كادر نهایی Form Wizard باز می‌شود و عنوان فرم را از شما می‌خواهد. یك اسم با معنی در كادر متنی وارد كنید و روی Finish كلیك كنید.

* توجه  *

 تركیب كردن و مطابقت دادن فیلدها

اگر بیش از یك جدول در پایگاه داده خود داشته باشید، می‌توانید فیلدهایی از جدول‌های مختلف را روی یك فرم قرار دهید. برای این كار، در مرحله 3 ، جدولی كه در لیست Tables/Queries ظاهر می‌شود را تغییر دهید و فیلدهای مورد نظر را اضافه كنید.

استفاده از AutoForm

اگر یك فرم كلی بر اساس فیلدهای جدول می‌خواهید، از Autoform استفاده كنید. در كادر محاوره‌ای New Form برای ایجاد یك ستون از فیلدها در یك فرم، Auto Form:Columnar را انتخاب كنید. برای ایجاد فرمی كه شبیه به یك جدول باشد، گزینه Auto Form:Tablular را انتخاب كنید. و برای ایجاد فرمی كه شبیه به یك برگه داده‌ای باشد، گزینه Auto Form:Datasheet را انتخاب كنید. برای ایجاد یك گزارش قابل تغییر با استفاده از داده‌های جدول Auto Form:Privo Table یا Auto Form:Privo Table را انتخاب كنید. در پایین كادر محاوره‌ای New Form روی فلش لیست كشویی كلیك كنید و جدول مربوط به فرم را انتخاب كنید و بعد روی Ok كلیك كنید. تا یك فرم ساده ایجاد شود.

چگونگی تغییر یك جدول در Design View 

 پایگاه داده‌های اكسس از نظر طراحی، قابل انعطاف می‌باشند. مثلاً، ممكن است مشاهده كنید كه یك فیلد تقریباً همیشه خالی است و نشان می‌دهد كه غیرضروری است و باید حذف شود. یا اینكه می‌خواهید اطلاعات مربوط، به یك فیلد را وارد كنید كه فراموش كردید آن را ایجاد كنید. در هر دو صورت، می‌توانید جدول مربوطه را باز كنید و تغییرات لازم را انجام دهید. اكسس تغییر دادن عناصر مختلف جدول را آسان كرده است. شما می‌توانید طراحی و ظاهر هر جدول، فرم، گزارشی یا پرس و جو را در Design View تغییر دهید.

جدول را باز كنید  

در حالی كه پنجره Database باز است، روی Tables در نوار ابزار Objects كلیك كنید و جدولی كه می‌خواهید تغییر دهید را از لیست سمت راست انتخاب كنید. روی دكمه Design كلیك كنید تا جدولی را در دید Design باز كنید.

 اضافه كردن یك فیلد جدید به جدول   

داخل اولین خط خالی ستون Filed Name كلیك كنید و اسم فیلد جدید را تایپ كنید.

 نوع فیلد را انتخاب كنید  

Tab را بزنید تا به ستون Data Type بروید، لیست كشویی را باز كنید تا انواع داده‌ها را مشاهده كنید و یكی از آنها را انتخاب كنید. نوع داده، مشخص می‌كند كه چه نوع داده‌ای باید در آن فیلد وارد شود. برای مثال اگر در این فیلد، باید متن وارد شود، Text را انتخاب كنید و اگر باید عدد در آن وارد شود، Number را انتخاب كنید.(توجه كنید كه برگه Filed Properties در پایین پنجره، بر حسب نوع داده‌ای كه انتخاب می‌كنید ظاهر می‌شود.).

 حذف فیلد  

برای حذف یك فیلد، روی ستون خاكستری رنگ سمت چپ سطر كلیك كنید تا كل آن سطر پررنگ شود. روی دكمه Delete Rows در نوار ابزار Database كلیك كنید تا آن سطر حذف شود. وقتی كه از شما پرسیده می‌شود كه آیا می‌خواهید این فیلد را برای همیشه حذف كنید، روی Yes كلیك كنید.

 ویرایش اسم فیلد  

برای تغییر دادن اسم یك فیلد، روی اسم آن كلیك كنید و تغییرات مورد نظر را صورت دهید. می‌توانید متن موجود را ویرایش كنید و یا اینكه یك اسم كاملاً جدید وارد كنید.

 جدول را ببندید  

 روی × در جدول كلیك كنید تا به پنجره Database برگردید. در كادر محاوره‌ای كه ظاهر می‌شود و می‌پرسید كه آیا می‌خواهید تغییرات را ذخیره كنید، روی Yes كلیك كنید.

*توجه  *

 تغییر دادن ترتیب فیلدها

برای جابجا كردن یك فیلد به محل دیگری از جدول، سطر آن فیلد را در دید Design انتخاب كنید و آن را به محل جدید در جدول بكشید.

استفاده از Field Properties

از برگه Field Properties در پائین دید Design برای تغییر دادن مواردی مانند اندازه پیش فرض فیلد، اینكه آیا فیلد می‌تواند در هنگام ورود داده‌ها خالی بماند، تعداد رقم اعشار(در مورد فیلدهای عددی) و غیره استفاده می‌شود. برای تغییر دادن یك خصوصیت، روی خط مربوطه كلیك كنید و آن را تغییر دهید.

حذف سریع

برای حذف سطرها، همچنین می‌توانید آنها را متمایز كنید، روی آنها كلیك راست كنید و از منوی حاصله گزینه Delete rows را انتخاب كنید.

چگونه داده‌ها را در پایگاه داده وارد كنیم

داده‌ها اكسس در جدول‌ها ذخیره می‌شوند. بعد از اینكه پایگاه داده جدید خود را با استفاده از ویزارد یا یك قالب ایجاد كردید، حداقل یك جدول دارید كه می‌توانید شروع به وارد كردن داده‌ها در آن كنید.(اگر می‌خواهید یك جدول ایجاد كنید به كار عملی 4 مراجعه كنید). اگر چه می‌توانید داده‌ها را مستقیماً در یك جدول وارد كنید، ساده‌تر است كه از یك فرم استفاده كنید. فرم شبیه كادر محاوره‌ای است كه حاوی كادرهای متنی با برچسب می‌باشد كه مشخص می‌كنند كه داده‌های هر فیلد باید كجا وارد شوند. اگر مسطح بودن یك برگه داده(مانند برگه كاری Excel ) را با بی نهایت سطر و ستون ترجیح می‌دهید، می‌توانید از دید Datasheet برای وارد كردن داده‌ها در جدول استفاده كنید. این كار عملی به شما نشان می‌دهد كه چگونه از هر دو روش استفاده كنید.

 فرم را باز كنید  

 در پنجره Database ، روی شیء Forms در نوار Objects كلیك كنید و روی فرمی كه می‌خواهید استفاده كنید دابل كلیك كنید. همچنین می‌توانید فرم را انتخاب كنید و روی دكمه Open كلیك كنید.

 داده‌ها را وارد كنید  

 بصورت پیش فرض، دید Form باز می‌شود كه در آن، داده‌ها در یك فرم شبیه كادر محاوره‌ای وارد می‌شوند. (بعداً در این كار عملی، به دید Datasheet سوئیچ خواهید كرد كه در آن، داده‌ها در سطرها و ستون‌ها وارد می‌شوند.) شروع به پر كردن یك ركورد كنید. داخل یك فیلد كلیك كنید و شروع به وارد كردن متن كنید. و از كلید Tab برای رفتن از یك فیلد به فیلد دیگر استفاده كنید.

 یك ركورد جدید  

 بعد از اینكه یك ركورد را پر كردید، روی دكمه New Record در پایین فرم كلیك كنید تا یك ركورد دیگر باز شود. دكمه New Record شبیه به یك فلش به سمت راست و یك ستاره است.

 به دید Datasheet سوئیچ كنید  

 برای وارد كردن داده‌ها با استفاده از دید Datasheet ، روی فلش لیست View در نوار ابزار Datasheet كلیك كنید و Datasheet View را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید از منوی View ، گزینه Datasheet را انتخاب كنید.

 داده‌ها را وارد كنید  

 حال فرم شما به صورت یك جدول ظاهر می‌شود. اسم فیلدها در عنوان ستون‌ها ظاهر می‌شود و هر سطر یك ركورد است. در اولین سلول خالی اولین ستون كلیك كنید و داده مربوط به آن فیلد را تایپ كنید. برای حركت از یك فیلد به فیلد دیگر، كلید Tab را بزنید.

 فرم را ببندید  

 برای بستن فرم در دید Form یا دید Datasheet ، روی × در پنجره مربوطه كلیك كنید. (× در پنجره را با × در پنجره برنامه اكسس، اشتباه نگیرید وگرنه از اكسس خارج خواهید شد.)

* توجه  *

 هنوز فرمی وجود ندارد

اگر فرمی برای وارد كردن داده‌ها ندارید، از گزینه Create form by using Wizard در كادر سمت راست پنجره Datasheet (كه در مرحله 1 نشان داده شده است) استفاده كنید. روی این گزینه دابل كلیك كنید و صفحات ویزارد را برای ایجاد یك فرم دنبال كنید. وقتی كه فرم ایجاد شد، مرحله 1 در این كار عملی را برای باز كردن فرم جدید دنبال كنید.

حركت در فرم‌ها

برای حركت در فرم‌ها و مشاهده ركوردها، از دكمه‌های جهتی Record در پایین فرم استفاده كنید. برای ایجاد یك ركورد جدید، روی دكمه New Record (فلش به سمت راست و یك ستاره) كلیك كنید.

تكرار كردن مدخل‌ها

مدخل یك فیلد در دید Datasheet را می‌توان تكرار كرد. برای كپی كردن محتویات سلول بالایی به سلول جاری، و + Ctrl را بفشارید. این میانبر فقط در دید Datasheet كار می‌كند.