کلیدهای موفقیت

  از تفاوت های بارز و مهم در دوران کودکی و نوجوانی این است که اندیشه های کودکان معطوف به زمان حال است و حال آن که نوجوان به سرعت نگاه خود را به گذشته و آینده متوجه کرده و افق دید خود را گسترش می دهد و بیشتر رویکرد آینده نگر در او دیده می شود. زمانی که جوانان عوامل موفقیت خود را فهرست می کنند مسئله بهره گیری از زمان را در اولویت قرار می دهند و مایلند امور زندگی خود را به گونه ای معقول و منطقی تنظیم کنند. بعضی از کارشناسان تعلیم و تربیت معتقدند که بسیاری از اشخاص از تنظیم امور خویش غفلت می کنند و فرصت را غنیمت نمی شمارند و ایام سازنده جوانی را به رخوت رکود می گذرانند. زندگی آنها مانند روزی است که صبحگاهی آرام و دل انگیز و شامگاهش توفانی و وحشت انگیز دارد، بنابراین توصیه می شود که هر وقت و در هر مکانی که کار خوبی از عهده کسی برمی آید، در آن کوتاهی نکند.
در شرح حال یکی از بزرگان نقل کرده اند که هرگز از غذای داغ استفاده نمی کرد و لحظاتی را که ناگزیر بود درنگ کند تا غذا قدری سرد شود، به نوشتن می پرداخت و چند دقیقه ای که به این وسیله به هدر می رفت را مورد استفاده قرار می داد، به تدریج یادداشت هایش زیاد و زیادتر شد آنها را در یک کتاب با نام «پنج دقیقه های قبل از غذا» چاپ کرد. در ارزش گذاری به عامل زمان گفته شده است: اگر می خواهید ارزش «یک دقیقه» را بدانید از مسافری که از قطار یا هواپیما جا مانده است بپرسید، اگر می خواهید ارزش «یک ثانیه و کمتر از آن» را جویا شوید از دونده مسابقات بپرسید که چگونه شکست یا موفقیت او رقم خورده است.
● شیوه های بهره گیری از زمان
۱) رویکرد جوانان به آینده را که غالباً با تکیه بر مفاهیمی همچون بخت و اقبال با هیچ رابطه منطقی قابل پیوند نیست، باید دگرگون کرده و آن را بر مبنای تفکر پشتکار و مدیریت زمان تجدید بنا کنیم.
۲) حفظ موازنه میان سرعت عمل و تحقق هدف، برای جوانان یک ضرورت است. جوانان در مواردی برای رسیدن به مقصود سریعاً اقدام می کنند و در خاتمه کار پشیمان می شوند و گاهی در انتظار فرصت مناسب وقت را به هدر می دهند. زندگی معقول ایجاب می کند که تعادل این دو مؤلفه ارزشمند زندگی به خوبی حفظ شود.
۳) به جوانان بیاموزیم که فرصت ها، هرگز در انتظار ما نمی مانند پس ما باید آنها را دریابیم و لذا نسل جوان زمانی موفق خواهد بود که لحظه ها را شکار کند.
۴) دانش آموزان در زمانی که با مشخص کردن فعالیت های روزانه خود به احتساب فرصت های مفید خود بپردازند و میزان ساعات مفیدی را که در هر شبانه روز در اختیار دارند، معلوم کنند، توانسته اند گام مهمی در برنامه ریزی زندگی خود بردارند.
۵) در مرحله بعد جوانان می توانند نیازهای علمی و آموزشی خود را مشخص کنند. به عنوان مثال درباره دروس و مطالعات خویش، میزان احتیاجات خود را دقیقاً برآورده کرده و برای خود معلوم کنند که دقیقاً چه حجمی از کار و فعالیت را باید انجام دهند.
۶) زمانی که این دو مرحله سپری شد باید جوانان با تقسیم نیازهای آموزشی بر زمان های مفید خویش، میانگین و معدل کاری خود را در یک ساعت به دست آورند تا بر خودشان معلوم شود که مثلاً به ازای یک ساعت وقت چه مقدار از درس خاصی را باید مطالعه کنند.
۷) وقتی دانش آموزان کارهای زیادی در پیش رو دارند، ابتدا باید کار دشوارتر را شروع کنند و با تمام همت به انجام آن بپردازند، زیرا کاری که در اول مشکل و ملالت آور است وقتی به پایان رسید بیشتر مایه مسرت می شود. علاوه بر آن که زمانی که جوانان بتوانند کار دشواری را که آغاز کرده اند به پایان برسانند، قوت قلب و اراده قوی تری برای کارهای دیگر که طبعاً به این دشواری نخواهد بود پیدا می کنند.
۸) یکی از موانع مدیریت زمان تأخیر است، یعنی کاری که آدمی به انجام آن اعتقاد دارد با گفتن این که فردا یا شاید آینده این کار را انجام خواهم داد، مکرراً آن را به تأخیر می اندازد و در نهایت نسبت به آن دلسرد می شود بهتر است هر کاری را که لازم است، انجام دهیم. حتی یک دقیقه هم به تأخیر نیندازیم.

محمدصادقپور
کارشناس ارشد مسائل آموزشی ـ تربیتیی     روزنامه ایران
 

  ۱ - قدردانی و تجلیل‌های خالصانه و واقعی را از یاد نبرید.
۲ - اشتباهات دیگران را غیرمستقیم به آنان گوشزد كنید.
۳ - قبل از سرزنش دیگران‌، درباره خطاهای خود صحبت كنید.
۴ - به جای این كه مستقیماً دستور بدهید، آنها را در قالب سؤال مطرح كنید.
۵ - آبروی دیگران را حفظ كنید.
۶ - چنان چه كوچكترین پیشرفتی در عملكرد سایرین می‌بینید، از آنها تمجید كنید. در تصدیق كردن‌هایتان‌، خالص و در تمجیدهایتان بی‌مضایقه عمل كنید.
۷ - دیگران را به نیكی یاد كنید تا آنها نیز بتوانند در زندگی خودشان را بالا بكشند.
۸ - به كارمندان خود دلگرمی بدهید.
۹ - اگر دیگران به پیشنهادتان عمل كردند با رفتار مناسب خود آنها را شاد كنید.     مجله راه زندگی
 

  ● عدم «تنظیم دقیق وظایف روزانه »
تنظیم صحیح برنامه زمانی اجرای امور روزانه و عقب افتاده ، نیاز به دقت و زمان کافی دارد. صبح زود حاضر شدن در محل کار ، کار کردن به هنگام ناهار ، ترک دیر هنگام اداره ، انتقال پرونده ها به خانه و سرانجام کارکردن در پایان هفته ، از نشانه های اثبات شما به عنوان یک مدیر نمونه نیست ، بلکه نشان دهنده عدم آگاهی شما از چگونگی اداره امور است . مدیر نمونه فردی است که وظایف خود را ظرف مدت چند ساعت (زمان معمول کاری) به انجام رساند .
● عدم «برقراری ارتباط مناسب» ، اعمال مدیریت با سرکشی به امور
همه ما ، بارها کارمندان خود را برای گفتگو به دفتر خود احضار کرده ایم ، ما به عنوان یک مدیر ، از داشتن یک دفتر اختصاصی به خود می بالیم و آنجا را مکانی راحت می دانیم . در حالی که از درک این نکته عاجزیم که غالب کارمندان ، دفتر مدیر را مکانی پر خطر می پندارند و سعی می کنند به هر وسیله از ورود به آنجا دوری کنند .
MBWA ، روشی است که به واسطه آن شما « سایت درهای باز » را پیش می گیرید تا در محل کار کارمندان و در حوزه کاری آنها به گفتگو بپردازید .
● عدم «آگاه ساختن مافوق و یا کارمندان از روند امور»
شما باید مافوق خود را از روند کارها ، اعم از کامیابی ها و شکستها آگاه سازید . در واقع مدیرانی که سعی در پوشاندن حقایق دارند ، سخت در اشتباه هستند . شما ترجیح می دهید که مافوقتان ، شرح وقایع را از زبان شما بشنود یا از زبان رقبای زیرک شما ؟ به همین ترتیب هم آگاه ساختن کارمندان از اموری که به آنها مربوط می شود (خصوصاً در مواقعی که ملزم به انجام کاری باشند) ، از اهمیتی ویژه برخوردار است .
● قبول مسئولیتهای بیش از حد
بدون توجه به سنگینی بار مسئولیتها ، کششی درون شما وجود دارد که شما را ناگزیر به پذیرش خواسته های مافوقتان می کند تا مسئولیتهای بیشتری بپذیرید . به هرحال در طول مدت فعالیت هر مدیری ، زمانی فرا می رسد که ناچار خواهد بود جواب رد بدهد و «نه» بگوید .

  همه ما برای زندگی خود برنامه ای در نظر گرفته ایم و اهدافی را در ذهن پرورانده ایم و تلاش می كنیم تا به آنها دست پیدا كنیم. حال در این راه پر فراز و نشیب نیاز داریم تا با آشنایی با برخی تكنیك ها، بر سختی‌های راه فائق آمده و سربلند به راه خود ادامه دهیم.
● چند راه برای رسیدن به هدف های زندگی:
۱ - هدف را برای خود تعریف كنید.
۲ - آن را مبهم و مجهول باقی نگذارید. به روشن ترین شكل ممكن به آن بنگربد.
۳ - برای آن كه یك هدف تحقق یابد نیاز است تا اقدامات مورد نیاز برای رسیدن به آن انجام شود. پیش خود فكر كنید كه برای رسیدن به هدفتان چه كارهایی باید انجام دهید.
۴ - آن هدف را به بخش های كوچك تقسیم كنید و از همه زوایا مورد ارزیابی قرار دهید. برای هر بخش اقدام مورد نیاز را شناسایی کنید تا مستقیماً به انجام آن كار بپردازید.
۵ - برای هدف خود یك مقیاس در نظر بگیرید. به عنوان مثال اگر هدفتان ارتقای سطح تحصیلی است، فكر كنید كه تا چه درجه ای می خواهید پیش بروید؛ یا اگر به فكر كسب ثروت بیشتری هستید، محاسبه كنید كه در هدف خود چه سقف پولی را در نظر گرفته اید.
۶ - میزان پیشرفت خود را محاسبه كنید. همیشه مدت زمانی بنشینید و به كارهایی كه برای تحقق آرمانتان انجام داده اید و میزانی كه موفق شده اید، فكر كنید.
۷ - یك مدت زمان برای رسیدن به هدف تعیین كنید و فرصت نهایی را در نظر بگیرید. این كار باعث می شود كه برای پیشبرد كارها تلاش بیشتری كنید و هدف خود را جدی تر ببینید.
۸ - هدفی انتخاب كنید كه از پس آن بر می آیید. زندگی یك رؤیای شیرین نیست كه با تخیل به آن دست یابید، بلكه واقعیتی است كه خیلی چیزها در آن محدود شده است. از این رو، هدفی داشته باشید كه می دانید می توانید به آن برسید و از عهده شما خارج نیست.
۹ - برای رسیدن به هدف برنامه ریزی كنید. راه ها و استراتزی هایی طراحی كنید كه شما را برای رسیدن به هدفتان یاری می دهد.
۱۰ - هدف خود را مرحله ای كنید. زندگی متشكل از مراحل مختلف است و برای رسیدن به یك هدف می بایست مراحل مختلف را پله پله طی كرد.
اتفاق یك شبه، راه رسیدن به هدف نیست، بلكه قدم های استوار و مداوم رمز موفقیت است.

  ۱) به دیگران قول ۱۰۰% بدهید که کاری را تا تاریخ معینی به اتمام خواهید رساند. قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند.
۲) در مطالعه مجلات ، به منظور صرفه جویی در وقت ، مقالات مورد نیاز خود را جدا کنید و برای مطالعه بعدی بایگانی کنید.
۳) تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید در مدت کوتاهتری مطالب بیشتری را مطالعه کنید.
۴) هر فعالیتی در جهت تقویت انضباط فردی برای استفاده بهتر از وقت و مدیریت زمان باعث تقویت سایر اصول انضباطی نیز می شود.
۵) با حذف تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است ، می توانید کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانید.
۶) پیش از آن که یک کتاب را به طور کامل بخوانید ، با ورق زدن و مرور سریع مطالب، سرعت خود را در خواندن کتاب بالا ببرید.
۷) از خواندن مطالب غیرضروری خودداری کنید. اشتراک خود را با مجله ها و روزنامه هایی که به آنها نیاز ندارید قطع کنید.
۸) هنگامی که بسیار خسته اید، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است.
۹) هر روز مقداری از وقتتان را به این اختصاص دهید که در مورد هدف های اصلی و واقعی خود و راه های بهتری که از طریق آنها می توانید روز به روز به هدف های خود نزدیک تر شوید فکر و تأمل کنید.
۱۰) رشد شخصیت ، عامل اصلی صرفه جویی در وقت است. هر قدر انسان برتری شوید با صرف وقت کمتری می توانید به هدف های خود برسید.
۱۱) سعی کنید در تنظیم وقت ماهرانه عمل کنید.
۱۲) همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید.
۱۳) هر کاری که انجام می دهید در واقع دارید وقتتان را می فروشید. آن را ارزان نفروشید.
۱۴) راهکارهای مدیریت زمان ، قدرت قضاوت، پیش بینی ، اطمینان و انضباط فردی را افزایش می دهد.
۱۵) مدیریت زمان ( تنظیم وقت ) بیش از هر چیز نیاز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس دارد.    

  - به آسانی تحت تأثیر قرار نگیرید . مواظب باشید استاندارد هایتان به اندازه ای بالا باشند که دلواپس رقبا نباشید.
- با کارمندانتان مستقیم صحبت کنید . به نارسایی ها با طعنه و کنایه اشاره نکنید . انتقاد سازنده بکنید
- کارمندانتان را تشویق نکنید که درباره همدیگر با شما صحبت کنند .
- در آگهی خود افراد نامناسب را مشخص کنید تا از اتلاف وقت شما و آنها جلوگیری شود .
- افرادی را که در نهایت در لیست واجدین شرایط باقی مانده اند برای پست های مشابه در نظر بگیرد .
- مطمئن شوید که تمام اطلاعات و نوشته هایی را که در طول مصاحبه بدانها نیاز می افتد ، در اختیار دارید .
- اگر چند متقاضی مناسب وجود دارد با استفاده از کمک آزمونهای انتخابی ، افراد برتر را شناسایی کنید .
- برای هر یک از اهدافتان طرح و نقشه به روز داشته باشید جزئیات وظایف اصلی و تاریخ تکمیل هر کدام باشد
- با برگزاری جلسات برنامه یزی با دیگر مدیران تداوم برنامه ها را تضمین کنید . یک دستور کار تنظیم کنید و بر آن توافق حاصل نمائید .
- برای صرفه جویی در وقت جلسات حتماً از قبل دستور جلسه تنظیم کنید .
- در مورد یک شرح وظایف مکتوب با هر یک از اعضای گروه به توافق برسید و در محاصبه های ارزیابی عملکرد آن را به روز کنید .
-وقتی کارها غلط از آب در می آیند . بجای آنکه دیگران را سر زنش کنید ، بیشتر به کشف علتها و حل مشکل بپردازید .
- از اطلاعاتی که واقعاً مورد نیازتان نیست سؤال نکنید . اینکار نوعی اتلاف وقت است که می تواند در امور مفید تری صرف شود .
- جلسات منظم گزارش دهی بر پا کنید نه فقط برای اینکه گروه را به روز نگه دارید بلکه برای اینکه اطلاعات جمع آوری نمائید .
- کارهای دفتر داری را زیر کنترل داشته باشید و بایگانی را به روز نگهدارید .
- قبل از اینکه هر گونه مکاتبه یا گزارشی را امضاء کنید آن را به دقت بخوانید . اگر بعد متوجه اشتباهی شدید تنها شما مقصرید .
-در صورت اقتضا ءاقدامات مورد توافق را مکتوب کنید ، علی الخصوص در مورد کسانی که قابل اعتماد نیستند .
- ورود تازه واردان را طوری تنظیم کنید که روز اولشان بعد از زمانمعول آغاز کار باشد . شخصاً به آنان خوش آمد بگوئید .
- با وفاداری همیشگی خود به شرکت ، برای دیگران نمونه باشید هنگام بروز مشکلات از مدیریت ارشد یا شرکت انتقاد نکنید .    

  دوستی درباره ی کنفرانس توسعه ی منابع انسانی در آسیا كه قبلاً بدان اشاره كردم سوالی پرسیده که بد نیست در اینجا به آن پاسخ دهم. ایشان پرسیده چرا این كنفرانس در مالزی که فقط پیشرفت هایی در زمینه ی فناوری اطلاعات (IT) داشته برگزار می شود و چرا در ژاپن نه؟
خدمت شما عرض می كنم كه مالزی بطور عجیبی تمام پیشرفت خود را مرهون منابع انسانی است.
یادم است ماهاتیر محمد كه به نوعی رهبر مالزی محسوب می شود درجایی قریب به مضمون گفته بود: نوآوری مهم ما ایجاد تحول و تغییر در انگیزه ی مردم بود. ما برای همه دوره های پرورش انگیزه تدارك دیدیم. مثلاً افراد را به اردوهای دو سه روزه می بردیم و در این مدت سعی می كردیم به آنها بفهمانیم انگیزه چیست؟ چرا باید كاری را كه تاكنون به شیوه ای خاص انجام می دادند باید به شیوه ی دیگری انجام دهند؟
تفسیر من از انگیزه در كلام ماهاتیر محمد همان طرزتلقی است. به نظر من در مالزی طرزتلقی و برداشت مردم از زندگی عوض شد. باور مردم تغییر كرد و موفقیت مالزی در این بود كه این كار را در تمام سطوح - از بالا به پایین- انجام داد. در مالزی آموختند كه از آدم ها چگونه باید استفاده كرد...
همچنین دوست دیگری نیز از نحوه ی اخذ ویزا برای مالزی پرسیده بود. تاجایی كه من می دانم اخذ ویزا برای مالزی بسیار سریع و بدون معطلی است. شاید بد نباشد كه بدانید فقط در سال ۲۰۰۲ بیش از سی میلیون جهانگرد از مالزی بازدید كردند و ماحصل آن بیش از سی میلیارد دلار ارز بوده است...

افشین دبیری     مدیریت منابع انسانی
 

  چه نوع رئیسی ، پیر یا جوان ، خودی یا غریبه ، می تواند تضمین کند که شرکت شما از بحران در امان خواهد ماند ؟ در این مقاله در باره این پرسش و پاسخ های احتمالی آن توضیحاتی ارائه شده است .
● هیچ گاه یک فرد غیر خودی را برای سمت مدیریت اجرایی انتخاب نکنید!
این توصیه ای است برای اعضای هیات مدیره که قصد دارند فردی را به سمت مدیرعامل منصوب کنند . در دو شرکت بارک لیزورنگ گروپ به ترتیب مارتین تیلور و اندرویتر که افرادی غیرخودی بودند برای سمت یاد شده انتخاب شدند و در حال حاضر هر دو شرکت از این کار خود پشیمان و ناراضی هستند . همچنین توصیه ای دیگر برای اعضای هیات مدیره که قصد دارند فردی را به عنوان مدیرعامل انتخاب کنند وجود دارد مبنی بر این که : هرگز یک فرد خودی را برای این سمت انتخاب نکنید ! در شرکت مارکسس انداسپنسر این فرایند روی داد یعنی پیترزالسبوری که فردی خودی و از کارکنان پیشین این شرکت بود به سمت مدیرعامل منصوب شد بدون تردید در باره عدم کارایی افراد خودی و بی لیاقتی افراد غیرحضوری و یا برعکس ، هیچ قاعده کلی و همواره صحیح وجود ندارد .
سرروبرت هورتون یکی از دست اندرکاران امور نفتی در انگلستان هنگامی که به سمت مدیرعامل رسید به طور کامل و در همه زمینه ها با شکست مواجه شد و شرکت را با مشکلات جدی مواجه کرد . اما دیوید سیمون کسی که پس از او به همین سمت برگزیده شد ، پیشینه ای مشابه پیشینه سرروبرت هورتون داشت ، در تمام اقدامات خود با موفقیت مواجه شد و موجبات رشد شرکت را فراهم آورد .
برخی شرکت ها و نهادها با انتصاب یکی از افراد خودی به سمت مدیرعامل به رونق و موفقیت دست یافته اند در حالی که برخی شرکت ها و نهادهای دیگر در سمت برعکس ، یعنی با انتصاب افراد غیرخودی به سمت رهبری و مدیریت ، با موفقیت شایانی روبه رو نشدند .
انتخاب یک مدیرعامل هر روز دشوارتر می شود ، زیرا مسوولیت هایی که یک مدیر بر عهده دارد به طور روزافزون سنگین تر می شود و برای آنها مهارت و دانش بیش تری لازم است . از سوی دیگر تمایلی وجود ندارد که به شرکت ها و کارخانجات اجازه داده شود از اشتباهات گذشته خود پند بگیرند . به محض این که یک مدیر اجرایی در انجام مسوولیت ها و وظایفش شکست می خورد و وضعیت آن شرکت با بحران روبه رو می گردد ، تحلیل گران و سرمایه گذاران به خون او تشنه می شوند و مایلند هر چه زودتر وی را از سمتش برکنار کنند .
در اینجا این پرسش مطرح می شود یک مدیر اجرایی ارشد که در دنیای کنونی مشغول فعالیت می شود ضرورتا باید چه مهارت ها و توانایی هایی داشته باشد ؟
هندرسون ، رئیس هیات مدیره شرکت رنگ گروپ ، قاعدتا باید پاسخ این پرسش را بداند ، وی رئیسی است که دو نفر را به سمت مدیر اجرایی منصوب کرد و هر دو نفر در کارهای خود موفقیت قابل ملاحظه ای به دست آوردند .
آقای رئیس در باره تک تک موارد انتصاب اشخاص اظهارنظر نمی کند ، اما وی می گوید: مهم ترین مشخصه که یک مدیر اجرایی – چه مرد – چه زن – باید داشته باشد جاده طلبی و داشتن تمایل شدید به موفقیت است . این طور نیست که ما همواره بتوانیم از طریق مصاحبه یا گفت و گو با فرد موردنظر به این که وی دارای این خصوصیات هست یا نه پی ببریم . با این حال داشتن این خصوصیت برای یک مدیر اجرایی بسیار ضروری و مهم است .
● توصیه ای به مدیران
رهبری یک شرکت یا موسسه به معنای تصمیمی حیاتی برای برگزیدن یک سبک زندگی خاص است . به عنوان مثال یک مدیر زمانی دارای یک سبک زندگی خاص است که سیره و روش یکسانی داشته باشد و این را در تفکر و عمل خود به نمایش بگذارد . برگزیدن شیوه ای خاص در زندگی به عنوان یکی از پیامدهای اصل رهبری نتیجه روابط متقابل و پیچیده ای میان عوامل زیر است :
- بازتاب انتقادی شیوه های متفاوت زندگی (به عنوان مثال سبک زندگی کارمندان یا کارکنان)
- تصور خود از یک شیوه خاص زندگی
- یک نظریه یا جهان بینی که این سبک زندگی را توجیه کند.

  چه نوع رئیسی ، پیر یا جوان ، خودی یا غریبه ، می تواند تضمین کند که شرکت شما از بحران در امان خواهد ماند ؟ در این مقاله در باره این پرسش و پاسخ های احتمالی آن توضیحاتی ارائه شده است .
● هیچ گاه یک فرد غیر خودی را برای سمت مدیریت اجرایی انتخاب نکنید!
این توصیه ای است برای اعضای هیات مدیره که قصد دارند فردی را به سمت مدیرعامل منصوب کنند . در دو شرکت بارک لیزورنگ گروپ به ترتیب مارتین تیلور و اندرویتر که افرادی غیرخودی بودند برای سمت یاد شده انتخاب شدند و در حال حاضر هر دو شرکت از این کار خود پشیمان و ناراضی هستند . همچنین توصیه ای دیگر برای اعضای هیات مدیره که قصد دارند فردی را به عنوان مدیرعامل انتخاب کنند وجود دارد مبنی بر این که : هرگز یک فرد خودی را برای این سمت انتخاب نکنید ! در شرکت مارکسس انداسپنسر این فرایند روی داد یعنی پیترزالسبوری که فردی خودی و از کارکنان پیشین این شرکت بود به سمت مدیرعامل منصوب شد بدون تردید در باره عدم کارایی افراد خودی و بی لیاقتی افراد غیرحضوری و یا برعکس ، هیچ قاعده کلی و همواره صحیح وجود ندارد .
سرروبرت هورتون یکی از دست اندرکاران امور نفتی در انگلستان هنگامی که به سمت مدیرعامل رسید به طور کامل و در همه زمینه ها با شکست مواجه شد و شرکت را با مشکلات جدی مواجه کرد . اما دیوید سیمون کسی که پس از او به همین سمت برگزیده شد ، پیشینه ای مشابه پیشینه سرروبرت هورتون داشت ، در تمام اقدامات خود با موفقیت مواجه شد و موجبات رشد شرکت را فراهم آورد .
برخی شرکت ها و نهادها با انتصاب یکی از افراد خودی به سمت مدیرعامل به رونق و موفقیت دست یافته اند در حالی که برخی شرکت ها و نهادهای دیگر در سمت برعکس ، یعنی با انتصاب افراد غیرخودی به سمت رهبری و مدیریت ، با موفقیت شایانی روبه رو نشدند .
انتخاب یک مدیرعامل هر روز دشوارتر می شود ، زیرا مسوولیت هایی که یک مدیر بر عهده دارد به طور روزافزون سنگین تر می شود و برای آنها مهارت و دانش بیش تری لازم است . از سوی دیگر تمایلی وجود ندارد که به شرکت ها و کارخانجات اجازه داده شود از اشتباهات گذشته خود پند بگیرند . به محض این که یک مدیر اجرایی در انجام مسوولیت ها و وظایفش شکست می خورد و وضعیت آن شرکت با بحران روبه رو می گردد ، تحلیل گران و سرمایه گذاران به خون او تشنه می شوند و مایلند هر چه زودتر وی را از سمتش برکنار کنند .
در اینجا این پرسش مطرح می شود یک مدیر اجرایی ارشد که در دنیای کنونی مشغول فعالیت می شود ضرورتا باید چه مهارت ها و توانایی هایی داشته باشد ؟
هندرسون ، رئیس هیات مدیره شرکت رنگ گروپ ، قاعدتا باید پاسخ این پرسش را بداند ، وی رئیسی است که دو نفر را به سمت مدیر اجرایی منصوب کرد و هر دو نفر در کارهای خود موفقیت قابل ملاحظه ای به دست آوردند .
آقای رئیس در باره تک تک موارد انتصاب اشخاص اظهارنظر نمی کند ، اما وی می گوید: مهم ترین مشخصه که یک مدیر اجرایی – چه مرد – چه زن – باید داشته باشد جاده طلبی و داشتن تمایل شدید به موفقیت است . این طور نیست که ما همواره بتوانیم از طریق مصاحبه یا گفت و گو با فرد موردنظر به این که وی دارای این خصوصیات هست یا نه پی ببریم . با این حال داشتن این خصوصیت برای یک مدیر اجرایی بسیار ضروری و مهم است .
● توصیه ای به مدیران
رهبری یک شرکت یا موسسه به معنای تصمیمی حیاتی برای برگزیدن یک سبک زندگی خاص است . به عنوان مثال یک مدیر زمانی دارای یک سبک زندگی خاص است که سیره و روش یکسانی داشته باشد و این را در تفکر و عمل خود به نمایش بگذارد . برگزیدن شیوه ای خاص در زندگی به عنوان یکی از پیامدهای اصل رهبری نتیجه روابط متقابل و پیچیده ای میان عوامل زیر است :
- بازتاب انتقادی شیوه های متفاوت زندگی (به عنوان مثال سبک زندگی کارمندان یا کارکنان)
- تصور خود از یک شیوه خاص زندگی
- یک نظریه یا جهان بینی که این سبک زندگی را توجیه کند.

  چهار روش برای افزایش ارتباطات بهره‌ور وجود دارد:
۱-سهیم کردن افراد در اطلاعات: سهیم کردن افراد در اطلاعات موضوع قدرت بخشیدن به افراد در سازمان را به واقعیت نزدیک کرده، به حل مسئله و افزایش سرعت آن و به رضایت درونی افراد کمک می‌کند.
۲- ارتباطات روشن: برای اینکه ارتباطات بهره‌ور گردد باید روشن و واضح باشد، بنابراین استفاده از پیام‌های ساده و مستقیم و بازخور و پیوند مضامین مورد انتقال با اهداف سازمان موجب می‌گردد که پیوستگی و استمرار مضامین انتقالی و معنی آن بهتر مشخص گردد.
۳-گوش دادن موثر یکی از مهارت‌های موثر در ارتباطات بهره‌ور است، مدیران سازمان‌های نوآور از طریق گوش دادن موثر می‌توانند افراد با ایده‌های جدید در سازمان را بیابند، از فرصت‌های خارج سازمان آگاه شوند و با اطلاعات به دست آمده از کانال‌های مختلف ، بحث ارتباطات اهداف سازمان را مورد جرح تعدیل قرار دهند.
۴-برقراری ارتباطات از طریق انجام کار : موقعی ارتباطات بهره ور می شود که منبع فرستنده و پیام ، اعتبار خود را از عمل به آنچه می گوید بدست آورده باشد .بنابراین اگر مدیری در جلسات مختلف به اهمیت ارائه ایده های نو بپردازد ولی در عمل به افراد اجازه ریسک و نوآوری را ندهد ، چنین ارتباطاتی به علت از دست دادن اعتبار فرستنده ، ماهیت نفوذی خود را از دست می‌دهد.

  ۱) « زمان » در حال گذر است
زمان در حال گذر است ، یعنی به هیچ وجه نمی توان آنرا ذخیره نمود . به عبارت دیگر ، زمان را فقط
می توان « استفاده» کرد ، و تنها تصمیمی که در مورد آن می توانیم بگیریم ‏ ، این است که « چگونه » از وقت خود استفاده کنیم ؟ ما می توانیم وقت خود را برای کارهای کم ارزش یا امور ارزشمند صرف کنیم . ‌درهر صورت ، زمانی که می گذرد ،‌برای همیشه از دست رفته است
۲) صرف « زمان » ، غیر قابل اجتناب است
قانون دوم این است که ، صرف زمان ، غیر قابل اجتناب است . هر کاری نیاز به صرف زمان دارد. فرقی نمی کند که این کار، نگاه کردن از پنجره به سمت بیرون باشد یا چند دقیقه خوابیدن بیشتر در رختخواب .
در هر صورت، هر کدام از این کارها ، مقدار مشخصی از زمان را به خود اختصاص می دهد . طبق قانون ۹۰/۱۰ ، اگر شما ۱۰ % ‌از وقت خود را صرف برنامه ریزی برا ی کارهای خود بکنید ، موجب ۹۰ % صرفه جویی در میزان تلاش لازم برای رسیدن به اهدافتان خواهد شد .
۳) « زمان » بی همتاست
قانون سوم این است که ، زمان بی همتاست و هیچ چیز نمی تواند جای آنرا بگیرد . این موضوع ، بخصوص در مورد ارتباطات و روابط شما با دیگران صادق است . صرف وقت ،‌تنها پول رایج و ارزشمند در روابط شما با افراد خانواده ‌، دوستان ، مشتریان و همکارانتان است و هیچ چیز نمی تواند جایگزین آن شود . افراد موثر و کارآمد ، همیشه در تلاشند که موقعیتهای زمانی خاصی را ایجاد کنند تا بتوانند وقت خود را با افرادی که در زندگیشان با اهمیتند ،‌صرف نمایند . از نظر فرزندان شما ، «‌ عشق » دقیقا ً با صرف زمان با آنها معنا می شود . این موضوع در مورد همسرتان نیز صادق است.
ما ، دیگران را دقیقاً به همان اندازه ای دوست داریم که وقت خود را صرف آنها می کنیم .
هر چه بیشتر وقت خود را با فرد دیگری ( بخصوص با اعضای خانواده تان ) بگذرانید ، درک متقابل شما از یکدیگر بیشتر شده و روابطتان گسترش و عمق بیشتری خواهند یافت . اگر آن قدر گرفتار باشید که نتوانید برای فرزندتان وقت بگذارید، کم کم ارتباط او با شما قطع خواهد شد و به دنیای شخصی خودش پناه خواهد برد .
۴) « زمان » کلید تکامل است
قانون چهارم این است که ، برای کامل شدن در هر کار و رسیدن به نقطهٔ پایانی اهدافتان ، ناگزیر از صرف وقت هستید . به عبارت دیگر ، یکی از مهمترین کارهایی که در مورد اهدافتان باید انجام دهید ،‌ این است که ، با دقت ، میزان وقتی که برای رسیدن به آن هدف لازم است را محاسبه کرده و به آن اختصاص دهید . اگر چنین زمانی را به آن اختصاص ندهید، نتیجه این خواهدبود که کار را نیمه کاره و قبل از رسیدن به هدف رها خواهید کرد . پس باید این زمان را با دقت محاسبه کنید .
● تمرین عملی :‌
از امروز تصمیم بگیرید که زمان خود را بجای کارهای کم ارزش ، صرف امور با ارزش کنید و این تصمیم را به اجرا در آورید .
برنامه ای بریزید که بتوانید وقت بیشتری را با افرادی که در زندگیتان مهم محسوب می شوند ، صرف کنید.     دکتر سید محمد رضا حکیمیان
 

  ● مدیران موفق باید چهار ویژگی مهم داشته باشند :
▪ ویژگی ادراکی ؛ که مربوط به توانایی ذهنی مدیر در هماهنگ کردن تعاملی فعالیت ها و منافع سازمان است .
▪ ویژگی های انسانی ؛ که مربوط به توانایی مدیر در کار کردن با افراد ، شناخت آنها و ایجاد انگیزه در تمامی نیروهای انسانی شاغل در سازمان است .
▪ ویژگی های فنی ؛ که به استفاده و آشنایی شخص مدیر از ابزارها ، شیوه نامه های کار و فنون لازم در زمینه تخصصی مربوط با وی مرتبط می شود .
▪ شایستگی سیاسی ؛ که مربوط است به توانایی فرد در بالا بردن قدرت خود ، ایجاد پایگاه قدرت و ایجاد ارتباط درست با نهادها و سازمان های دیگر (منظور از ویژگی سیاسی ، سیاست به معنای مصطلح و رایج آن نیست ) .  

  امروزه یکی از عوامل عدم موفقیت یا رکود کاری سازمان‌های تجاری ناشی از اتخاذ تصمیم‌های نادرست مدیرانی است که از پیرامون فعالیت خود اطلاعات کافی ندارند.
اشتباه بزرگ این دسته از مدیران از اتکای بیش از حد آن‌ها به سیستم های اطلاعاتی طراحی شده در سازمان تحت نظرشان نشأت می گیرد. در این موارد مدیران اغلب برای اخذ تصمیم های مدیریتی، اطلاعات لازم را صرفاً از طریق اطلاعات تولید شده توسط سیستم های متکی به کارمندان دریافت می کنند.
اما تجارب مدیران کارآمد بیانگراین واقعیت است که دراین گونه سیستم ها چه بسا اطلاعات به دلایل و انگیزه‌های گوناگون تغییرماهیت یافته و به صورت تحریف شده در اختیار مدیران قرارگیرد. ازهمین رو کارشناسان علم مدیریت به رؤسا و سرپرستان سازمان‌ها توصیه می نمایند افزون بر دریافت اطلاعات از طریق سیستم‌های اطلاعاتی، حضور فیزیکی و نظارت شخصی بر محیط کار و افراد زیردست را به عنوان یک ضرورت انکارناپذیر در ارتقاء کیفی و کمی کار اعمال کنند.
براساس شناخت این ضرورت امروزه برای راهبرد صحیح یک سازمان، تکنیکی علمی توسط متخصصان علم مدیریت تحت عنوان "مدیریت بر مبنای نظارت و حضور فیزیکی مداوم و پیوسته در محیط کار" پایه‌گذاری شده است .
یک صاحب نظر علم مدیریت در این زمینه پیشنهاد می کند: "اگر منتظر باشید کارمندان جهت بیان معضلات و مشکلات کارهایشان به سراغتان بیایند فقط به مسائل ومشکلات کوچک آگاهی خواهید یافت، به طرف آن‌ها بروید و مشکلات را در تماس حضوری با آنان کشف کنید، زیرا در بسیاری از موارد مشکلات و مسائل بزرگ و عمده اغلب در جایی بروز می کند که انتظارش را ندارید!"
از این رو یکی از مهمترین ابزارهایی که یک مدیر مسئول می تواند برای انجام مؤثر فعالیت‌های سازمانی به کارگیرد، تکنیک "مدیریت بر مبنای حضور و نظارت مداوم و مستمر در محیط کار ـ MBWA " است .
در بعضی موارد به این تکنیک "مدیریت قابل رؤیت و یا مدیریت بر مبنای گردش در محیط کار" نیز اطلاق می گردد.

  محاسبه این‌که زمان برای شما چقدر ارزش دارد و چه مقدار از آن‌ به‌طور موثر مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، یک کار بسیار ضروری است. تا زمانی‌که ندانید برای فردا چه‌کاری می‌خواهید بکنید، برای امروز نیز نمی‌توانید تصمیم‌گیری کنید. در استفاده بهینه از زمان، برنامه‌ای موفق می‌شود که در آن اهداف آینده مشخص شده باشد.
● قدرت ذهنی و جسمی خود را بشناسید
کیفیت عملکرد شما در طول روز یا در روزهای مختلف متفاوت است و بستگی به این دارد که خسته هستید یا سرحال. برای این‌که بتوانید فشار کاری را در طول روز تقسیم و اولویت‌‌های آن را مشخص کنید، لازم است چرخه قوای ذهنی و جسمی خود را به‌خوبی بشناسید. به مدت چند روز مواقعی را که خیلی خسته یا سرحال بوده‌اید یادداشت کنید و مشخص کنید در آن زمان مشغول چه‌کاری بوده‌اید. بعد از این‌که برایتان مشخص شد چه ساعت‌هائی در روز از قدرت ذهنی و جسمی بیشتری برخوردار هستید، برنامه‌ریزی کنید تا کارهای سخت‌تر و مهم‌تر را در آن ساعت انجام دهید. سعی کنید انجام کارهائی را که نیاز به دقت زیادی دارند، به بعد موکول نکنید. مراقب باشید چرخه کاری کارمندان یا خانواده‌تان را با خودتان هماهنگ در نظر نگیرید. آنها نیز برای خود چرخه متفاوتی دارند. ممکن است زمانی که شما حوصله دارید به درس و مشق فرزندتان رسیدگی کنید او در آن زمان بی‌حوصله باشد یا همکار شما صبح‌ها، تاب تحمل جلسات طولانی و خسته‌کننده را نداشته باشد. بنابراین برای انجام کارهای دسته‌جمعی آمادگی همهٔ افراد را در نظر بگیرید.
در طول روز به‌دلیل خستگی، میزان تمرکز و کارآئی فرد کم می‌شود و از این‌رو لازم است اوقاتی از روز، به رفع خستگی و کسب آرامش اختصاص یابد. برای مواقعی که پیش‌بینی می‌کنید توان شما تحلیل می‌رود، فرصت استراحت در نظر بگیرید برای رفع خستگی، پشت خود را به صندلی بچسبانید، چشمان‌تان را ببندید و نفس‌های عمیق بکشید.
فراموش نکنید که یک فرد عادی فقط می‌تواند ”یک ساعت“ بدون استراحت کردن، با دقت و تمرکز کافی کار کند. ده دقیقه استراحت، کار یک‌ساعت بعدی شما را تضمین می‌کند. در حالی‌که اگر به‌خود استراحت ندهید، بعد از مدت کوتاهی آن‌چنان خسته می‌شوید که نیاز به نیم‌ساعت استراحت خواهید داشت.
● عملکرد زمانی خود را بالا ببرید
برای این‌که عملکرد خود را در کوتاه‌مدت بالا ببرید می‌توانید فهرستی از کارهائی را که باید انجام دهید، تهیه کرده و در روز چندین بار آن را مطالعه کنید. اگر کار جدیدی اضافه شده است آن را در فهرست بنویسید و کارهائی را که انجام داده‌اید، خط بزنید.
اگر می‌خواهید کارکرد خود را در درازمدت بالا ببرید، سعی کنید اصلاحاتی که در برنامه ایجاد می‌کنید عمیق‌تر باشند. الگوهائی را که از آنها ناراضی هستید؛ خلاصه عادت‌های بد خود را شناسائی کنید. زمانی‌که موفق به شناسائی موارد مشکل‌آفرین شُدید، برای رفع آنها به خودتان وقت کافی بدهید و با حوصله به آنها بپردازید.
یکی از الگوهای غلطی که می‌تواند در روند کار اخلال ایجاد کند، استفاده نامناسب از ساعات کار و استراحت است. متأسفانه تعدادی از مدیران و کارمندان تصور می‌کنند با کم کردن ساعات استراحت کارآئی خود را بالا می‌برند؛ در حالی‌که این طرز فکر صددرصد اشتباه است. به‌طور مثال این افراد اغلب از نیم‌ساعت وقت ناهار خود استفاده نمی‌کنند. به سرعت و با عجله غذای خود را در ظرف چند دقیقه صرف می‌کنند و پشت میز کارشان برمی‌گردند. این‌کار نه تنها صرفه‌جوئی در وقت نیست، بلکه اتلاف انرژی محسوب می‌شود، برای ارتقاء کارآئی، تنها پشت میز نشستن ملاک نیست، بلکه میزان دقت و تمرکز شما بر آنچه انجام می‌دهید مهم است.
● واقع‌بین باشید
پذیرفتن کاری بیش از توان شما، نه تنها لیاقت‌تان را اثبات نمی‌کند بلکه باعث می‌شود به مرور، فردی مضطرب، دستپاچه و نگران جلوه کنید فردی که متأسفانه تمام کارآئی خود را از دست داده است. بنابراین درباره توان خود و مقدار کالری که می‌توانید در یک مدت معین انجام دهید واقع‌بین باشید. پذیرفتن کار زیاد نه به نفع شماست و نه به نفع همکاران و اطرافیان شما. به همین ترتیب در مورد دیگران نیز واقع‌بین باشید و بیش از حد توان از آنها انتظار نداشته باشید (این مورد را چه در روابط خانوادگی و چه در محل کار رعایت نمائید.)
در محیط کاری، هرگز از همکارها یا کارمندان نخواهید در مدت زمان کوتاهی، انبوهی از کارهای بزرگ را انجام دهند اجازه دهید همه چیز آهسته و با سرعت عادی خود پیش برود. یادتان باشد که عجله در کار فقط باعث می‌شود تا میزان اشتباه و نقص در کار بیشتر شود.
در محیط خانوادگی نیز واقع‌بین باشید به‌طور مثال اگر شبی به مهمانی دعوت شده‌اید، اجازه ندهید فرزندتان تا دو ساعت مانده رفتن، بازی کند. قطعاً انجام تکالیف مدرسه نیاز به وقت بیشتری دارد. از او توقع نداشته باشید در مدت زمان کوتاهی تمام مشق‌هایش را بنویسد و لباس پوشیده، آماده باشد. کمی زودتر او را به سراغ کارهایش بفرستید تا قبل از مهمانی چهره‌اش گریان و مضطرب نباشد.
● جهت بهره‌وری بیشتر از زمان به موارد زیر توجه کنید
۱) شب، قبل از خواب، برنامه فردا را فهرست کنید و روی کاغذ بنویسید. در پایان روز، جلوی کارهای انجام شده تیک بزنید و کارهای باقیمانده را به فهرست روز بعد موکول کنید.
۲) در طول این هفته، زمان کافی برای غذاخوردن در نظر بگیرید و سعی کنید مابقی روزتان را پُر بار بگذرایند.
۳) به مدت چند روز، مواقعی را که خیلی خسته یا خیلی سرحال بوده‌اید یادداشت کنید در آن زمان مشغول چه کاری بوده‌اید. بعد از این‌که برایتان مشخص شد چه ساعت‌هائی در روز از قدرت ذهنی و جسمی بیشتری برخوردار هستید، برنامه‌ریزی کنید تا کارهای سخت‌تر و مهم‌تر را در آن ساعت‌ها انجام بدهید.
۴) اگر کاری انجام می‌دهید که احتیاج به تمرکز دارد، در طول این هفته، برنامه‌ای تنظیم کنید که یک ساعت کار کرده و ده دقیقه استراحت نمائید. سپس بازده خود را با قبل، مقایسه کنید.
۵) آخر هفته، روزهای طول هفته را بررسی کنید و ببینید کدام روز برایتان مفیدتر بوده است.
به این فکر کنید که آن روز خاص، دقیقاً چه کرده‌اید و چگونه می‌توانید هفته آینده روزهای پربار بیشتری داشته باشید.


استاد محمد سیدا     مجله موفقیت