راسخون

آموزش اصول طراحی پایگاه داده های Access بخش اول

a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
پایگاه داده ها
دادِگان (پایگاه داده‌ها یا بانک اطلاعاتی) به مجموعه‌ای از اطلاعات با ساختار منظم و سامانمند گفته می‌شود. این پایگاه‌های اطلاعاتی معمولاً در قالبی که برای دستگاه‌ها و رایانه‌ها قابل خواندن و قابل دسترسی باشند ذخیره می‌شوند. البته چنین شیوه ذخیره‌سازی اطلاعات تنها روش موجود نیست و شیوه‌های دیگری مانند ذخیره‌سازی ساده در پرونده‌ها نیز استفاده می‌گردد. مسئله‌ای که ذخیره‌سازی داده‌ها در دادگان را موثر می‌سازد وجود یک ساختار مفهومی است برای ذخیره‌سازی و روابط بین داده‌ها است. 
پایگاه داده در اصل مجموعه‌ای سازمان یافته از اطلاعات است.این واژه از دانش رایانه سرچشمه می‌‌گیرد ،اما کاربر وسیع و عمومی نیز دارد، این وسعت به اندازه‌ای است که مرکز اروپایی پایگاه داده (که تعاریف خردمندانه‌ای برای پایگاه داده ایجاد می‌‌کند) شامل تعاریف غیر الکترونیکی برای پایگاه داده می‌‌باشد. در این نوشتار به کاربرد های تکنیکی برای این اصطلاح محدود می‌‌شود. 
یک تعریف ممکن این است که: پایگاه داده مجموعه‌ای از رکورد های ذخیره شده در رایانه با یک روش سیستماتیک (اصولی) مثل یک برنامه رایانه‌ای است که می‌‌تواند به سوالات کاربر پاسخ دهد. برای ذخیره و بازیابی بهتر، هر رکورد معمولا به صورت مجموعه‌ای از اجزای داده‌ای یا رویداد ها سازماندهی می‌‌گردد. بخش های بازیابی شده در هر پرسش به اطلاعاتی تبدیل می‌‌شود که برای اتخاذ یک تصمیم کاربرد دارد. برنامه رایانه‌ای که برای مدیریت و پرسش و پاسخ بین پایگاه‌های داده‌ای استفاده می‌‌شود را مدیر سیستم پایگاه داده‌ای یا به اختصار (DBMS) می‌‌نامیم. خصوصیات و طراحی سیستم های پایگاه داده‌ای در علم اطلاعات مطالعه می‌‌شود. 
مفهوم اصلی پایگاه داده این است که پایگاه داده مجموعه‌ای از رکورد ها یا تکه هایی از یک شناخت است.نوعا در یک پایگاه داده توصیف ساخت یافته‌ای برای موجودیت های نگه داری شده در پایگاه داده وجود دارد: این توصیف با یک الگو یا مدل شناخته می‌‌شود. مدل توصیفی، اشیا پایگاه‌های داده و ارتباط بین آنها را نشان می‌‌دهد. روش های متفاوتی برای سازماندهی این مدل ها وجود دارد که به آنها مدل های پایگاه داده گوییم. پرکاربرد‌ترین مدلی که امروزه بسیار استفاده می‌‌شود، مدل رابطه‌ای است که به طور عام به صورت زیر تعریف می‌‌شود: نمایش تمام اطلاعاتی که به فرم جداول مرتبط که هریک از سطر ها و ستونها تشکیل شده است(تعریف حقیقی آن در علم ریاضیات برسی می‌‌شود). در این مدل وابستگی ها به کمک مقادیر مشترک در بیش از یک جدول نشان داده می‌‌شود. مدل های دیگری مثل مدل سلسله مراتب و مدل شبکه‌ای به طور صریح تری ارتباط ها را نشان می‌‌دهند. 
در مباحث تخصصی تر اصتلاح دادگان یا پایگاه داده به صورت مجموعه‌ای از رکورد های مرتبط با هم تعریف می‌‌شود. بسیاری از حرفه‌ای ها مجموعه‌ای از داده هایی با خصوصیات یکسان به منظور ایجاد یک پایگاه داده‌ای یکتا استفاده می‌‌کنند. 
 
معمولا DBMS ها بر اساس مدل هایی که استفاده می‌‌کنند تقسیم بندی می‌‌شوند: ارتباطی،شی گرا، شبکه‌ای و امثال آن. مدل های داده‌ای به تعیین زبانهای دسترسی به پایگاه‌های داده علاقه مند هستند. بخش قابل توجهی از مهندسی DBMS مستقل از مدل های می‌‌باشد و به فاکتور هایی همچون اجرا، همزمانی،جامعیت و بازیافت از خطاهای سخت افزاری وابسطه است.در این سطح تفاوت های بسیاری بین محصولات وجود دارد. 
 
موارد زیر به صورت خلاصه شرح داده می شود: 
  • •۱ تاریخچه پایگاه داده 
  • •۲ انواع دادگان ها 
  • •۳ مدل های پایگاه داده 
  • ۳.۱ مدل تخت 
  • ۳.۲ مدل شبکه ای(Network) 
  • ۳.۳ مدل رابطه ای 
  • ۳.۴ پایگاه داده‌های چند بعدی 
  • ۳.۵ پایگاه داده‌های شیء 
  • •۴ ویژگی‌های سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها 
  • •۵ فهرست سیستم‌های متداول مدیریت دادگان  
1- تاریخچه پایگاه داده 
اولین کاربردهای اصطلاح پایگاه داده به June 1963 باز می‌گردد، یعنی زمانی که شرکت System Development Corporation مسئولیت اجرایی یک طرح به نام "توسعه و مدیریت محاسباتی یک پایگاه داده‌ای مرکزی" را بر عهده گرفت. پایگاه داده به عنوان یک واژه واحد در اوایل دهه 70 در اروپا و در اواخر دهه 70 در خبر نامه‌های معتبر آمریکایی به کار رفت.(بانک داده‌ای یا Databank در اوایل سال 1966 در روزنامه واشنگتن کار رفت) 
تصویر:اولین سیستم مدیریت پایگاه داده در دهه 60 گسترش یافت. از پیشگامان این شاخه چارلز باخمن می‌‌باشد. مقالات باخمن این را نشان داد که فرضیات او کاربرد بسیار موثرتری برای دسترسی به وسایل ذخیره سازی را محیا می‌‌کند. در آن زمانها پردازش داده بر پایه کارت های منگنه و نوار های مغناطیسی بود که پردازش سری اطلاعات را مهیا می‌‌کند. دو نوع مدل داده‌ای در آن زمانها ایجاد شد:CODASYL موجب توسعه مدل شبکه‌ای شدکه ریشه در نظریات باخمن داشت و مدل سلسله مراتبی که توسط North American Rockwell ایجاد شد و بعدا با اقباس از آن شرکت IBM محصولIMS را تولید نمود. 
مدل رابطه‌ای توسط E. F. Codd در سال 1970 ارائه شد.او مدل های موجود را مورد انتقاد قرار می‌‌داد. برای مدتی نسبتا طولانی این مدل در مجامع علمی مورد تایید بود. اولین محصول موفق برای میکرو کامپیوتر ها dBASE بودکه برای سیستم عامل هایCP/M و PC-DOS/MS-DOS ساخته شد. در جریان سال 1980 پژوهش بر روی مدل توزیع شده (distributed database) و ماشین های دادگانی (database machines) متمرکز شد، اما تاثیر کمی بر بازار گذاشت. در سال 1990 توجهات به طرف مدل شی گرا(object-oriented databases) جلب شد. این مدل جهت کنترل داده‌های مرکب لازم بود و به سادگی بر روی پایگاه داده‌های خاص، مهندسی داده(شامل مهندسی نرم افزار منابع) و داده‌های چند رسانه‌ای کار می‌‌کرد. 
در سال 2000 نوآوری تازه‌ای رخ داد و دادگان اکس‌ام‌ال (XML) به وجود آمد. هدف این مدل از بین بردن تفاوت بین مستندات و داده ها است و کمک می‌‌کند که منابع اطلاعاتی چه ساخت یافته باشند یا نه در کنار هم قرار گیرند. 
 
2- انواع دادگان ها 
دادگان‌ها از نظر ساختار مفهومی و شیوه‌ای رفتار با داده‌ها بر دو نوع هستند : 
1.دادگان رابطه‌ای 
2.دادگان شی‌گرا 
3- مدل های پایگاه داده 
شگرد های مختلفی برای مدل های داده‌ای وجود دارد. بیشتر سیستم های پایگاه داده‌ای هر چند که طور معمول بیشتر از یک مدل را مورد حمایت قرار می‌‌دهند، حول یک مدل مشخص ایجاد شده اند. برای هر یک از الگوهای های منطقی (logical model) اجراهای فیزیکی مختلفی قابل پیاده شدن است و سطوح کنترل مختلفی در انطباق فیزیکی برای کاربران محیا می‌‌کند. یک انتخاب مناسب تاثیر موثری بر اجرا دارد. مثالی از موارد الگوی رابطه‌ای (relational model) است: همه رویدادهای مهم در مدل رابطه‌ای امکان ایجاد نمایه‌هایی که دسترسی سریع به سطرها در جدول را می‌‌دهد،فراهم می‌‌شود. 
یک مدل داده‌ای تنها شیوه ساختمان بندی داده ها نیست بلکه معمولا به صورت مجموعه‌ای از عملیات ها که می‌‌تواند روی داده ها اجرا شود تعریف می‌‌شوند. برای مثال در مدل رابطه‌ای عملیاتی همچون گزینش (selection)، طرح ریزی (projection) و اتصال (join) تعریف می‌‌گردد. 
 
a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
۳.۱ مدل تخت 
مدل تخت یا جدولی (flat (or table) model ) تشکیل شده است از یک آرایه دو بعدی با عناصر داده‌ای که همه اجزای یک ستون به صورت داده‌های مشابه فرض می‌‌شود و همه عناصر یک سطر با هم در ارتباط هستند. برای نمونه در ستون هایی که برای نام کاربری و رمز عبور در جزئی از سیستم های پایگاه داده‌ای امنیتی مورد استفاده قرار می‌‌گیرد هر سطر شامل رمز عبوری است که مخصوص یک کاربر خاص است. ستون های جدول که با آن در ارتباط هستند به صورت داده کاراکتری، اطلاعات زمانی، عدد صحیح یا اعداد ممیز شناور تعریف می‌‌شوند. این مدل پایه برنامه‌های محاسباتی(spreadsheet) است. 
پایگاه داده ها با فایل های تخت به سادگی توسط فایل های متنی تعریف می‌‌شوند. هر رکورد یک خط است و فیلد ها به کمک جدا کننده هایی از هم مجزا می‌‌شوند. فرضا به مثال زیر دقت کنید: 
  • id name team 
  • 1 Amy Blues 
  • 2 Bob Reds 
  • 3 Chuck Blues 
  • 4 Dick Blues 
  • 5 Ethel Reds 
  • 6 Fred Blues 
  • 7 Gilly Blues 
  • 8 Hank Reds 
داده‌های هر ستون مشابه هم است ما به این ستونها فیلد ها (fields) گوییم. و هر خط را غیر از خط اول یک رکورد(record) می‌‌نامیم. خط اول را که برخی پایگاه‌های داده‌ای آنرا ندارند رکورد برچسب(field labels) گوییم. هر مقدار داده‌ای اندازه خاص خود را دارد که اگر به آن اندازه نرسد می‌‌توان از کاراکنر فاصله برای این منظور استفاده کرد اما این مسئله مخصوصا زمانی که بخواهیم اطلاعات را بر روی کارت های منگنه قرار دهیم مشکل ساز خواهد شد. امروزه معمولا از نویسه TAB برای جداسازی فیلد ها و کاراکتر خط بعد برای رکورد بعدی استفاده می‌‌کنیم. البته شیوه‌های دیگری هم وجود دارد مثلا به مثال زیر دقت کنید: 
  • "1","Amy","Blues" 
  • "2","Bob","Reds" 
  • "3","Chuck","Blues" 
  • "4","Dick","Blues" 
  • "5","Ethel","Reds" 
  • "6","Fred","Blues" 
  • "7","Gilly","Blues" 
  • "8","Hank","Reds" 
این مثال از جدا کننده کاما استفاده می‌‌کند.در این نوع مدل تنها قابلیت حذف،اضافه،دیدن و ویرایش وجود دارد که ممکن است کافی نباشد.Microsoft Excel این مدل را پیاده سازی می‌کند. 
 
۳.2 مدل شبکه ای(Network) 
در سال 1969 و در کنفرانس زبانهای سیستم های داده‌ای (CODASYL) توسطCharles Bachman ارائه شد. در سال 1971 مجددا مطرح شد و اساس کار پایگاه داده‌ای قرار گرفت و در اوایل دهه 80 با ثبت آن درسازمان بين المللي استانداردهاي جهاني یا ISO به اوج رسید. 
مدل شبکه‌ای (database model) بر پایه دو سازه مهم یعنی مجموعه ها و رکورد ها ساخته می‌‌شود و برخلاف روش سلسله مراتبی که از درخت استفاده می‌‌کند، گراف را به کار می‌‌گیرد. مزیت این روش بر سلسله مراتبی این است که مدل های ارتباطی طبیعی بیشتری را بین موجودیت ها فراهم می‌‌کند. الی رغم این مزیت ها به دو دلیل اساسی این مدل با شکست مواجه شد: اول اینکه شرکت IBM با تولید محصولات IMS و DL/I که بر پایه مدل سلسله مراتبی است این مدل را نادیده گرفت. دوم اینکه سرانجام مدل رابطه‌ای (relational model) جای آن را گرفت چون سطح بالاتر و واضح تر بود. تا اوایل دهه 80 به علت کارایی رابط های سطح پایین مدل سلسله مراتبی و شبکه‌ای پیشنهاد می‌‌شد که بسیاری از نیاز های آن زمان را برطرف می‌‌کرد. اما با سریعتر شدن سخت افزار به علت قابلیت انعطاف و سودمندی بیشتر سیستم های رابطه‌ای به پیروزی رسیدند. 
رکورد ها در این مدل شامل فیلد هایی است( ممکن است همچون زبان کوبول (COBOL) به صورت سلسله مراتب اولویتی باشد). مجموعه ها با ارتباط یک به چند بین رکورد ها تعریف می‌‌شود: یک مالک و چند عضو. عملیات های مدل شبکه‌ای از نوع هدایت کننده است: یک برنامه در موقعیت جاری خود باقی می‌‌ماند و از یک رکورد به رکورد دیگر می‌‌رود هر گاه که ارتباطی بین آنها وجود داشته باشد. معمولا از اشاره‌گرها(pointers) برای آدرس دهی مستقیم به یک رکورد در دیسک استفاده می‌‌شود. با این تکنیک کارایی بازیابی اضافه می‌‌شود هر چند در نمایش ظاهری این مدل ضروری نیست . 
 
۳.3 مدل رابطه ای 
مدل رابطه ای (relational model) در یک مقاله تحصیلی توسط E. F. Codd در سال 1970 ارائه گشت. این مدل یک مدل ریاضیاتی است که با مفاهیمی چون مستندات منطقی (predicate logic) و تئوری مجموعه ها (set theory) در ارتباط است. محصولاتی همچون اینگرس،اراکل، DB2 وسرور اس‌کیوال (SQL Server) بر این پایه ایجاد شده است. ساختار داده ها در این محصولات به صورت جدول است با این تفاوت که می‌‌تواند چند سطر داشته باشد. به عبارت دیگر دارای جداول چند گانه است که به طور صریح ارتباطات بین آنها بیان نمی‌شود و در عوض کلید هایی به منظور تطبیق سطر ها در جداول مختلف استفاده می‌‌شود. به عنوان مثال جدول کارمندان ممکن است ستونی به نام "موقعیت" داشته باشد که کلید جدول موقعیت را با هم تطبیق می‌‌دهد. 
 
۳.4 پایگاه داده‌های چند بعدی 
پایگاه داده‌های رابطه‌ای توانست به سرعت بازار را تسخیر كند، هرچند كارهایی نیز وجود داشت كه این پایگاه داده‌ها نمی‌توانست به خوبی انجام دهد. به ویژه به كارگیری كليدها در چند ركورد مرتبط به هم و در چند پایگاه داده مشترك، كندی سیستم را موجب می‌شد. برای نمونه برای یافتن نشانی كاربری با نام دیوید، سیستم رابطه‌ای باید نام وی را در جدول كاربر جستجو كند و كليد اصلی (primary key ) را بیابد و سپس در جدول نشانی‌ها، دنبال آن كليد بگردد. اگر چه این وضعیت از نظر كاربر، فقط يك عملیات محسوب، اما به جستجو درجداول نیازمند است كه این كار پیچیده و زمان بر خواهد بود. راه كار این مشكل این است كه پایگاه داده‌ها اطلاعات صریح درباره ارتباط بین داده‌ها را ذخیره نماید. می‌توان به جای یافتن نشانی دیوید با جستجو ی كليد در جدول نشانی، اشاره‌گر به داده‌ها را ذخیره نمود. در واقع، اگر ركورد اصلی، مالك داده باشد، در همان مكان فیزيكی ذخیره خواهد شد و از سوی دیگر سرعت دسترسی افزایش خواهد یافت. 
چنین سیستمی را پایگاه داده‌های چند بعدی می‌نامند. این سیستم در هنگامی كه از مجموعه داده‌های بزرگ استفاده می‌شود، بسیار سودمند خواهد بود. از آنجاييكه این سیستم برای مجموعه داده‌های بزرگ به كار می‌رود، هیچگاه در بازار به طور مستقیم عمومیت نخواهد یافت. 
a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
۳.5 پایگاه داده‌های شیء 
اگر چه سیستم‌های چند بعدی نتوانستند بازار را تسخیر نمایند، اما به توسعه سیستم‌های شیء منجر شدند. این سیستم‌ها كه مبتنی بر ساختار و مفاهیم سیستم‌های چند بعدی هستند، به كاربر امكان می‌دهند تا اشیاء را به طور مستقیم در پایگاه داده‌ها ذخیره نماید. بدین ترتیب ساختار برنامه نویسی شیء گرا (object oriented ) را می‌توان به طور مستقیم و بدون تبدیل نمودن به سایر فرمت‌ها، در پایگاه داده‌ها مورد استفاده قرار داد. این وضعیت به دلیل مفاهیم مالكيت (ownership) در سیستم چند بعدی، رخ می‌دهد. در برنامه شیء گرا (OO)، يك شیء خاص "مالك " سایر اشیاء در حافظه است، مثلا دیوید مالك نشانی خود می‌باشد. در صورتی كه مفهوم مالكيت در پایگاه داده‌های رابطه‌ای وجود ندارد. 
 
4- ویژگی‌های سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها 
پس از این مقدمه به توصیف سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها می‌پردازیم. سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها، مجموعه‌ای پیچیده از برنامه‌های نرم‌افزاری است كه ذخیره سازی و بازیابی داده‌های (فیلدها، ركوردها و فایل‌ها) سازمان را در پایگاه داده‌ها، كنترل می‌كند. این سیستم، كنترل امنیت و صحت پایگاه داده‌ها را نیز بر عهده دارد. سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها، درخواست‌های داده را از برنامه می‌پذیرد و به سیستم عامل دستور می‌دهد تا داده‌ها ی مناسب را انتقال دهد. هنگامی كه چنین سیستمی مورد استفاده قرار می‌گیرد، اگر نیازمندیهای اطلاعاتی سازمانی تغییر یابد، سیستم‌های اطلاعاتی نیز آسانتر تغییر خواهند یافت. سیستم مذكور از صحت پایگاه داده‌ها پشتیبانی می‌كند. بدین ترتیب كه اجازه نمی‌دهد بیش از يك كاربر در هر لحظه، يك ركورد را به روز رسانی كند. این سیستم ركوردهای تكراری را در خارج پایگاه داده‌ها نگاه می‌دارد. برای مثال، هیچ دو مشترك با يك شماره مشتری، نمی‌توانند در پایگاه داده‌ها وارد شوند. این سیستم روشی برای ورود و به روز رسانی تعاملی پایگاه داده‌ها فراهم می‌آورد. يك سیستم اطلاعات كسب و كار از موضوعاتی نظیر (مشتریان، كارمندان، فروشندگان و غیره) و فعالیت‌هایی چون (سفارشات، پرداخت‌ها، خریدها و غیره) تشكيل شده است. طراحی پایگاه داده‌ها، فرایند تصمیم گیری درباره نحوه سازماندهی این داده‌ها در انواع ركوردها و برقراری ارتباط بین ركوردهاست.سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها می‌تواند ساختار داده‌ها و ارتباط آنها را در سازمان به طور اثر بخش نشان دهد. سه نوع مدل متداول سازمانی عبارتند از: سلسله مراتبی، شبكه‌ای و رابطه‌ای. يك سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها ممكن است يك، دو یا هر سه روش را فراهم آورد. سرورهای پایگاه داده‌ها، كامپیوترهایی هستند كه پایگاه داده‌های واقعی را نگاه می‌دارند و فقط سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها و نرم‌افزار مربوطه را اجرا می‌كنند. معمولا این سرورها رایانه‌های چند پردازنده‌ای با آرایه‌های ديسك RAID برای ذخیره سازی می‌باشند. 
 
5- فهرست سیستم‌های متداول مدیریت دادگان 
معروف‌ترین این نرم‌افزارهای مدیریت دادگان‌ها می‌توان به چند نمونه زیر اشاره کرد: 
  • 1.Oracle 
  • 2.Microsoft SQL Server 
  • 3.MySQL 
  • 4.PostregSQL 
  • 5.DB2 
  • 6.Microsoft Access
تعريف كلي از اكسسAccess
اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي است. بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند. 
اجزا بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:
  • DataBase: 
  • 1. Table
  • 2. Query
  • 3. Form
  • 4. Report
  • 5. Macros
  • 6. Modules
• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول براي نگهداري داده‌هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده‌ها را شما در جدول وارد مي‌كنيد.جداول سپس اين داده‌ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند. 
 
• Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيردهر پرس و جو مي‌تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي‌توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها مي‌توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.
 
• Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده‌ها است.
 
• Report :گزارش ها مي‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده‌ها مي‌باشدگزارشها را مي‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده‌ها را نشان داد.
 
• Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه‌هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري مي‌كند، در واقع ماكروها يكسري قابليت‌هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي‌سازند.
 
• Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه‌نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي. 
 

 

a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
تكنيك‌هاي كار در اكسس
الف ‌- تعريف دادهData : 
هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي‌گويند.
ب‌- تعريف Fild :
به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون مي‌باشد و بخشي از يك موجوديت را تشگيل ميدهد فيلد گفته مي‌شود.
ت‌- تعريف Rcord :
به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان مي‌دهد ، ركورد گويند.
ث‌- تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي:
پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدول‌هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.
 
 
به دو صورت زير مي‌توان يك پايگاه داده رابطه‌اي ايجاد نمود:
Database :
1. Blank database
2. Database Wizard
Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankكليه اشيائ اكسس شاملTable ,……… قابل طراحي توسط كاربر مي‌باشد. براي ايجاد پايگاه داده ابتدا بايد نام ومسير Data Base را تعيين نمود. 
گزينه‌هاي زير در اجزا Table, Query,Form مشترك ميباشد
1. Open(نماي ورود داده)
2. Design(نماي طراحي)
3. New(ايجاد شئ جديد)
Macros ,modules داراي گزينه‌هاي زير مي‌باشند:
1. Run(اجرا)
2. Design
3. New
Report شامل:
1. Preview(پيش نمايش)
2. Design
طراحي جدولTable 
با انتخاب گزينه New گزينه‌هاي زير قابل استفاده براي طرحي جدول مي‌باشد.
Table 
New:
1. DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table 
DataSheet View :
داده‌ها را به شكل يك صفحه گسترده يا با فرمت جدولي نمايش مي‌دهد.ستونها نماينگر فيلدهاي موجود در جدول هستند. كه از Field 1 تا Field 10 در آن موجود مي‌باشد 
Open-DataSheet View :
در اين نما مي‌توان مراحل زير را انجام داد:
  • 1. وارد كردن داده
  • 2. ويرايش داده‌ها
  • 3. مشاهده داده‌ها
  • 4. چاپ كردن داده‌ها
  • 5. كنترل املاي متن
  • 6. تغيير ساختار جدول
  • 7. مرتب كردن ركوردها
  • 8. فيلتر يا صافي روي جدول
  • 9. تغيير صفحه داده‌ها
Design View :
با استفاده از اين نما مي‌توانيد ساختار جداول ، فيلدها و خصوصيات را تنظيم نمودو يا مشاهده نمود.
در اين نماي طراحي با گزينه‌هاي زير مواجه مي‌شويم :
در قسمت اول پنجره طراحي داريم:
  • 1. Field Name
  • 2. Data Type
  • 3. Description 
  • Field Properties :
  • 1. General
  • 2. Look Up
قواعد نامگذاري فيلدها
  • 1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
  • 2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
  • 3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد. 
Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص مي‌كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص مي‌كند.
نوع داده شامل گزينه‌هاي زير مي‌باشد:
Text:نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از 1 تا 255 كاركتر را مي‌پذيرد.
Memo : نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.
Number : نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.
Date/Time : نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي‌رود.
Currency : نوع داده كه براي مقادير پولي به‌كار مي‌رود.
 
AutoNumber : نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.
Yes/No : نوع داده به صورت گزينشي 
Ole Object :كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole را پشتيباني مي‌كند ، نگهداري مي‌كند.
HyperLink :كليه سندها و صفحات Web را نگهداري مي‌كند.
LookUp Wizard : امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود :
1. از Table or Query 
2. ايجاد مقادير توسط كاربر
در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد. 
• Description :
ايجاد توضيحات در مورد فيلدها در صورت لزوم 
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي‌دهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد
Table Wizard
امكان استفاده از جداول از پيش طراحي شده براي جدول مورد طراحي.
در قسمت Table wizard گزينه‌هاي زير موجود است:
1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business 
B. Personal
قابل انتخاب مي‌باشد.
2. Sample Fields :نمونه فيلد را تعيين مي‌كند.
3. Fields In My Table : تعيين فيلد براي جدول مورد طراحي توسط دكمه‌هاي راهنما. 
4. NEXT
5. در اين مرحله انتخاب نام براي جدول و تعيين فيلد كليد اصلي ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي‌كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد. 
6. NEXT
7. در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود: 
أ‌. اجرا در نماي ورود داده Data Enter 
ب‌. اجرا در نماي طراحي Modify 
ت‌. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان 8. Finish
Import Table :وارد كردن يك 
آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي
• Field Size : 
نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند. 
Text 
Field size: 50 
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است. 
a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 

 

 

• Input Mask :

اين خصوصيت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:
1. 0 : احتياج به عدد است
2. 9 : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
3. #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
4. L :احتياج به حرف است
5. ? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
6. A :احتياج به حرف يا عدد است
7. : a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
8. & :احتياج به حرف يا فاصله خالي است
9. C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
10. < : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند
11. > : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند
12. ! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
13. \ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد. 
 
• Caption :
عنوان و برچسبي براي فيلد طراحي شده مي‌باشد.در اين قسمت قابليت فارسي نويسي داريم. 
 
• Default Value :
ازقابليت اين خصوصيت براي فيلد طراحي شده تعيين يك مقدار به صورت پيش فرض مي‌باشد. 
 
• Validatin Rule : 
خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد
 
انواع عملگرها
عملگرهاي مقايسه‌اي : 
 
1. >
2. <
3. =
4. >=
5. <=
6. < > 
 
عملگرهاي منطقي: 
1. And
2. Or
3. Xor
4. Not
5. Between ….And….
a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
• Validation Text :
درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي‌نمايد.(كاربر مي‌تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد) 
 
• Required :
در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد. 
 
• Allow Zero Length:
Edit روي محيط Design
  • • مراحل درج سطر Insert Rows
  • • استفاده از منو Insert انتخاب Rows
  • • استفاده از ابزار Insert Rows
  • • مراحل حذف سطر Delete Rows 
  • • استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete 
  • • استفاده از ابزار Delete Rows
  • • انتخاب سطر و انتخاب De
آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View
1- منو Format :
Font :تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….
 
Row Height : امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود. 
Column Width : امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.
Rename Column: امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.
Hide Columns : امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.
UnHide Columns : امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.
Freeze Columns :فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد. 
 
2- طريقه وارد كردن داده‌ها روي ركورد:
2-1- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
2-2- استفاده از Ctrl+’ كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
2-3- استفاده ازCtrl+: براي ورود تاريخ جاري سيستم
2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; براي ورود زمان جاري سيستم
2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste 
 
3- طريقه حذف ركوردها:
3-1- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit 
3-2- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record 
3-3- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار 
4- اضافه كردن ركورد به جدول:
4-1- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
4-2- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
4-3- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
4-4- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record
ادامه تنظيم خصوصيات محيط ورود داده
 
5- نحوه انتخاب فيلد و ركورد: 
 
a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
6- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد: 
 
 
7- Find : 
امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن 
 
 
  •  
  • 7-1- Search :
  • 7-1-1- All
  • 7-1-2- Up
  • 7-1-3- Down 
  • 7-2- Match :
  • 7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
  • 7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
  • 7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
  • 7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد. 
 
Find براساس قالبندي زير:
  • 1. :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.
  • 2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.
  • 3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند 
 
8- Replase :جايگزين كردن
درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.
Find What :درج داده مورد جستجو
Replace With :درج داده جايگزيني
Replace : جايگزيني يكي يكي
Replace All :جايگزيني همه موارد 
9- Filter (صافي):
توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا 
 
انواع فيلترها
1. Filter by form (فيلتر شرطي) 
اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:
• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)
• Or (امكان شركت گذاري)
  • 2. Filter by selection (فيلتر بر اساس انتخاب)
  • 3. Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)
  • 4. Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو
  • 5. Filter For:تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داد. 
 
نكته:
به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.
  • • Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.
  • • Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد
 
كاربرد Total در Select Query
از منوView اين گزينه را انتخاب مي‌نماييم.يا از ابزار آن
اين گزينه شامل موارد زير مي‌باشد:
  • 1. Sum محاسبه جمع مقادير
  • 2. Avg محاسبه ميانگين مقادير
  • 3. Min تعيين كمترين مقدار
  • 4. Max تعيين بيشترين مقدار
  • 5. Count محاسبه تعداد مقادير
  • 6. StDev محاسبه انحراف معيار
  • 7. Var محاسبه واريانس
  • 8. First تعيين اولين مقدار
  • 9. Last تعيين آخرين مقدار
  • 10. Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي 
 
آشنايي با Action Query
شامل: 
 
 
Make-Table Query : 
 
 
Update Query : 
Update to: 2.5(گزينه جايگزيني)
Criteria: 2 (گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود) 
Append Query : 
همانند make- Table Query مي‌باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي‌خواهيم داده‌ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي‌كنيم. 
Delete Query : 
Delete: Where
Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي‌نماييد)
تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود 
آشنايي باطراحي فرمForm
Form ------> New:
  • 1. Design View
  • 2. Form Wizard
  • 3. AutoForm:Columner
  • 4. AutoForm:Tabuler
  • 5. AutoForm :Datasheet
  • 6. Chart Wizard
  • 7. Pivot Tabale Wizard 
  • 1. ايجاد فرم از طريق طراحي
  • 2. ايجاد فرم از گزينه‌ هاي از پيش تعريف شده 
  • 3. ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني زير هم
  • 4. ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني در مجاورت هم
  • 5. ايجاد سريع فرم با نماي صفحه داده
  • 6. ايجاد چارت از ويزارد
  • 7. ايجاد نمودار از جدول به طريق ويزارد 
تذكر : 
ايجاد فرم از شماره 2 تا 7 با انتخاب نام جدول يا پرس و جو مورد نظر حاصل مي‌شود
 
a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
فرم چيست؟
فرم كار جمع آوري اطلاعات را آسان مي‌كند. فرم را مي‌توان طوري طراحي كرد كه هنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصي قرار داده شود.يعني يك فرم مي‌تواند براي چند جدول اطلاعات فراهم كند بدون آن كه پر كننده فرم لازم باشد اين نكته را بداندو براي آن تدارك خاصي ببيند.
 
 
طرز كار Form Wizard : 
نام جدول يا پرس و جوي مورد نظر را انتخاب كنيد.
انتخاب نام فيلدهاي مورد نظر از Available Field و اضافه كردن آنها با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما به قسمت Selected Field .
Next 
نحوه قرار گيري فيلدها را تعيين مي‌كنيم.
  • 1. Columner
  • 2. Tabuler
  • 3. Datasheet
  • 4. Justified
-Next
- تعيين پس زمينه براي فرم .
-Next
- نحوه اجرا فرم و سپس Finish . 
طرز كار AutoForm : 
AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد ،كافيست از قسمت New گزينه فرم يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا پرس‌و جو گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي‌گردد. 
 
گزارش چيست؟
تفاوت فرم و گزارش: 
  • 1. فرم همواره نمايشي است اما گزارش چون به شكل چاپ شده عرضه مي‌شود ثابت و متداوم است.
  • 2. فرم را بايد در صفحه نمايش ديد و اين كار براي بسياري از كساني كه به اطلاعات نياز دارند ناممكن است.
  • 3. فرم را نمي‌توان مبنا قرار داد و بر اساس يك فيلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبناي يك فيلد مي‌توان گزارش تهيه نمود.
 
-گزارش را به صورت تصويري نيز مي‌توان ارائه داد. 
 
آشنايي با طراحي Report : 
Report ---------> New:
  • 1. Design View
  • 2. Report Wizard
  • 3. AutoForm:Columnar
  • 4. AutoForm:Tabular
  • 5. Chart Wizard
  • 6. Label Wizard
نحوه ايجاد گزارش در پروژه های Access همانند فرم مي‌باشد، در حالت AutoForm ها مي‌توان گزارش به صورت ستوني زير هم و يا ستوني در مجاورت هم داشته باشيم 
طرز كار Report Wizard 
  • 1. ابتدا تعيين جدول يا پرس‌و جو 
  • 2. Next
  • 3. انتخاب فيلدهاي شركت كننده در گزارش
  • 4. انتخاب فيلد سر گروه در صورت نياز(Grouping Levels) 
  • 5. Next
  • 6. امكان مرتب كردن تا 4 فيلد به دو صورت صعودي يا نزولي
  • 7. Next
  • 8. امكان آرايش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌كشي و همچنين نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق يا عمودي
  • 9. Next
  • 10. در اين مرحله چند شيوه رايج ايجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه مي‌كند هر گزينه نام يكي از اين شيوه‌هاست. با انتخاب يكي از اين گزينه‌ها نتيجه در سمت چپ قابل مشاهده مي‌‌باشد ، در اين مرحله با انتخاب نحوه تشگيل گزارش و Finish گزارش تهيه مي‌شود. 
 
 
منبع  :
برگرفته از Help نرم افزار Access
 
a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 

آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي

Field Size :


نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.

Text

Field size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.

• Format :

نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل مي‌كند فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:

Text:


Number,Autonumber,Currency :

Date/TimeYes/No

• Input Mask :

اين خصوصيت در پروژه های اکسس نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:
1. 0 : احتياج به عدد است
2. 9 : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
3. #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
4. L :احتياج به حرف است
5. ? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
6. A :احتياج به حرف يا عدد است
7. : a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
8. & :احتياج به حرف يا فاصله خالي است
9. C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
10. < : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند
11. > : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند
12. ! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
13. \ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.

• Caption :

عنوان و برچسبي براي فيلد طراحي شده مي‌باشد.در اين قسمت قابليت فارسي نويسي داريم.

• Default Value :

ازقابليت اين خصوصيت براي فيلد طراحي شده تعيين يك مقدار به صورت پيش فرض مي‌باشد.

• Validatin Rule :

خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد.



• Validation Text :

درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي‌نمايد.(كاربر مي‌تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد)

• Required :

در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد.

• Allow Zero Length:

مشخص مي‌كند كه آيا متني به طول صفر در فيلد قابل قبول است يا خير.

Edit روي محيط Design

  • • مراحل درج سطر Insert Rows
  • • استفاده از منو Insert انتخاب Rows
  • • استفاده از ابزار Insert Rows
  • • مراحل حذف سطر Delete Rows
  • • استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
  • • استفاده از ابزار Delete Rows
  • • انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد

آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View

1- منو Format :

Font :تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height : امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.

Column Width : امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.

Rename Column: امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.

Hide Columns : امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.

UnHide Columns : امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

Freeze Columns :فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

2- طريقه وارد كردن داده‌ها روي ركورد:

2-1- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
2-2- استفاده از Ctrl+’ كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
2-3- استفاده ازCtrl+: براي ورود تاريخ جاري سيستم
2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; براي ورود زمان جاري سيستم
2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

3- طريقه حذف ركوردها:

3-1- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
3-2- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
3-3- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار

4- اضافه كردن ركورد به جدول:

4-1- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
4-2- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
4-3- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
4-4- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record



5- نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

6- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

7- Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن

7-1- Search :
7-1-1- All
7-1-2- Up
7-1-3- Down

7-2- Match :

7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندي زير:

1. :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.
2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.
3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند

8- Replase :جايگزين كردن

درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.
Find What :درج داده مورد جستجو
Replace With :درج داده جايگزيني
Replace : جايگزيني يكي يكي
Replace All :جايگزيني همه موارد

9- Filter (صافي):

توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.

انواع فيلترها

 

Filter by form (فيلتر شرطي)

اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:

• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)
• Or (امكان شركت گذاري)

2. Filter by selection (فيلتر بر اساس انتخاب)
3. Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)
4. Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو
5. Filter For:تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داد.

نكته:

به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.
• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.
• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد

a00bcom کاربر تازه وارد
|
تعداد پست ها : 31
|
تاریخ عضویت : فروردین 1395 
شروع کار با اکسس 
در درس قبل با قابلیتها و كاربردهای اكسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شی گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
 
مفهوم شی گرائی: 
وقتی كه در مورد یك برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می كنیم یعنی در هنگام كار با آن همواره با شی های مختلف سروكار دارید و حتما لازم نیست كه زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی كنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یك دكمه ایجاد كنیم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اكسس كافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دكمه (وسیله ای جهت ساخت دكمه های مختلف) این دكمه را به راحتی ایجاد می كنیم . 
 
آغاز كار با اكسس: 
شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اكسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد. 
با وارد شدن به محیط اكسس با پنجره ای مانند شكل 21 ظاهر می شود كه به شما امكان می دهد تا آنچه را كه می خواهید انجام دهید انتخاب كنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است: 
1. Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یك پایگاه داده جدید ایجاد كنید. 
2. access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اكسس كه كار شما را بسیار آسانتر می كند یك پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد) 
3. open an exiting file:با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را كه قبل ایجاد كرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز كنید. 
4. از كادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را كه به تازگی برروی آن كار كرده اید باز كنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید. اگر هر خواستید با زدن دكمه Cancel به محیط اكسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اكسس Cancel را بزیند) 
ضمن قابل ذكر است كه برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره كنید و اینگونه نیست كه بعد از پایان كار آنرا ذخیره كنید. 
 
آشنایی با محیط كار: 
محیط كار اكسس بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و كار با آن بسیار آسان است. حال به صورت كوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط كار می پردازیم: 
1. میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال كار در این قسمت ثبت می شود و همچنین كنترل پنجره اكسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است كه شما بر محیط ویندوز و كنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست) 
2. میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد. كنترل و ویرایش پایگاه داده می كنید. در زیر توضیح كوتاهی در مورد هر منو آمده است. 
  • الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازكردن و بستن پایگاه داده. دریافت داده از سایر پایگاه داده ها. ذخیره داده ها. تغییر خصوصیات پایگاه داده. چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد كردن داده ها 
  • پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده. تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد. 
  • ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده 
  • ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های كمكی مختلف. تحلیل پایگاه داده. امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده 
  • چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه كاری پایگاه داده 
  • ح) Help (كمك): دسترسی به كمك مستقیم 
3. میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد.
4. محوطه كاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده كار می كنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می كنید. 
5. دستیار: این دستیار برای آن است كه شما سوالات احتمالی ممكن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممكن جواب شما را پیدا كند(البته به صورت انگلیسی) 
6. میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به كاری كه انجام می دهید. نمایش داده می شود. و همچنین خطاها را مشاهده خواهید كرد. 
توجه به این نكته ضروری است كه در بعضی مواقع كه امكان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند. 
در اینجا باید این نكته هم ذكر شود كه شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب كنید و هم از كلیدهای میانبر استفاده كنید. روش كار كلیدهای میانبر با استفاده از كلیدهای Ctrl و Alt و حرفی كه در هر فرمان زیر آن خط كشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا كنید. این قابلیت هنگامی مفید است كه شما در محیط اكسس بسیار ماهر شده اید كه دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید.
 
آشنايي با کاربرد Access 
اكسس كه يكي از برنامه هاي موجود در بسته نرم افزاري آفيس( Microsoft Office ) است براي ساماندهي و كنترل و مديريت پايگاه داده ايجاد شده است. 
اين برنامه داراي قابليتهاي بسيار است , مانند ايجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه. 
به عنوان مثال وقتي شما مي خواهيد اطلاعات موجود در يك چك را در كامپيوتر خود ذخيره كنيد شما با استفاده از برنامه اكسس مي توانيد صفحه ای درست همانند صفحه چك ايجاد كنيد و اطلاعات را به صورت كاملا گرافيكي در آن وارد كنيد. 
شما پس از ايجاد پايگاه داده هايتان حتي مي توانيد از آنها گزارش گرفته و يا در بين اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامي اين امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ايجاد خواهيدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودي مي توان به استفاده آن در قسمت حسابداري يك شركت و يا نگهداري اطلاعات اشخاص عضو در سايتتان و حتي نگهداري اطلاعات كارمندان (حتي عكس آنها) و موارد بسيار متنوع ديگر اشاره کرد.
شما پس از ايجاد اين پايگاه داده حتي مي توانيد آن را در شبكه در اختيار ديگران قرار داده يا بر روي آن كليد رمز گذاشته يا حتي در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسي هر كاربر را تعيين كنيد. 
 
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS 
برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است. 
 
شناسایی اصول کار با Menu Bar 
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
 
 
 
 
 
شناسایی اصول کار با Toolbars 
یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 )
با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست. 
 
 
در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3 
سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4