حسابداری

سند یا برگه حسابداری چیست ؟

معمولا در سیستمهای حسابداری برای کاهش اشتباه در ثبت معاملات در دفتر روزنامه و صدور اجازه برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک اولیه (اسناد و مدارک مثبته ) مانند فاکتور ، رسید پرداخت وجوه ، و قبوض آب و برق در دفتر روزنامه ثبت نمی شود بلکه اطلاعات مربوط به معامله ابتدا روی اسناد و مدارک اولیه یا سند حسابداری نوشته شده و پس از اینکه این برگه به امضا مقام مجاز رسید این برگه ملاک ثبت در دفتر روزنامه می شود .
فهرست حساب ها یا کدینگ حسابها چیست ؟
معمولا موسسات با توجه به اینکه حسابهای زیادی دارند به ویژه حالا که سیستمهای حسابداری مکانیزه شد علاوه بر استفاده از نام حساب به هر حساب هم یک شماره یا کد اختصاص می دهند که به آن کدینگ حساب گویند و به این بدلیل راحت تر و سهل تر شدن عملیات حسابداری می باشد.
به عنوان مثال زمانی که می خواهند بگویند حساب بانک بدهکار شده می گویند حساب شماره .... بدهکار شده است البته قابل توجه است که در ثبت دفاتر قانونی به هیچ وجه از شماره حساب استفاده نمی شود بلکه نام کامل حساب را می نویسند ولی در تهیه ترازهای آزمایشی و سایر موارد علاوه بر نام حساب از شماره حساب نیز استفاده می شود.
در شماره گذاری حسابها چه نکاتی باید رعایت شود ؟
1) نحوه شماره گذاری حسابها بر اساس حجم فعالیت و معاملات و عملیات مالی موسسه باید صورت پذیرد.
2) تعداد حسابها و شماره گذاری آنها باید به تناسب نیازهای موسسه انتخاب شود.
3) حسابها باید به ترتیبی شماره گذاری شوند که شماره هر حساب نوع و طبقه بندی آن حساب را مشخص کند.
4) در شماره گذاری حسابها باید ترتیبی اتخاذ شود که افزودن حسابهای جدید به فهرست حسابها بدون بر هم خوردن نظم شماره گذاری امکان پذیر باشد.
5) معمولا دارائیها را با شماره یک ، بدهی را با شماره 2 و حسابهای سرمایه را با شماره 3 و حسابهای درآمد را با شماره 4 و هزینه ها را با شماره 5 آغاز می کنند.
به فهرست حسابهای ذیل دقت کنید :
دارائیها :
10 موجودی صندوق
11 موجودی بانک
12 بدهکاران
13 ملزومات فنی
14 پیش پرداخت بیمه
15 آپارتمان
16 اثاثه
17 ابزار
18 وسائط نقلیه
سرمایه :
30 سرمایه آقای....
31 برداشت
32 خلاصه سود و زیان
33 تراز اختتامی
34 تراز افتتاحی
در آمد :
40 درآمد تعمیرات
41 درآمد فروش
بدهیها :
20 بستانکاران
21 اسناد پرداختنی
22 پیش دریافت درآمد
23 دستمزد پرداختنی
24 وام بانکی
هزینه ها :
50 هزینه تبلیغات
51 هزینه تعمیرات
52 هزینه اجاره
53 هزینه دستمزد
54 هزینه حمل
55 هزینه بیمه
فهرست یا کدینگ حسابها صورت کاملی از نام و شماره حسابهایی ست که یک موسسه برای ثبت معاملات و عملیات مالی خود مورد استفاده قرار می دهد.
دفتر معین :
دفتر معین یک دفتر کمکی می باشد که حسابهای جز یک حساب کل را در آن نگهداری و ثبت می کنیم .
وقتی ما یک حساب کل با نام بدهکاران را با کد 12 داریم همگی ما می دانیم وقتی موسسه ای فعالیت می کند بدهکاران آن یک نفر نمی باشد بلکه افراد متعددی وجود دارند که با شرکت معامله انجام می دهند و می توانند بدهکار یا بستانکار شرکت باشند .
بنابراین در حسابداری برای نگهداری حسابهای جز یک حساب کل از دفتری به نام دفتر معین استفاده می شود.
ثبتهای روزنامه مرکب چیست ؟
گاهی اوقات رویداد مالی باعث می شود که یک حساب بدهکار یا بستانکار شود ولی طرف حساب آن دو یا چند حساب باشد اگر بخواهیم ما رویداد مالی فوق را به شکل ساده نشان دهیم هر بخش از رویداد فوق را به صورت مستقل در حسابها نشان می دهیم . ولی اگر حسابدار ماهری باشید رویداد مالی فوق را با انجام یک ثبت روزنامه نشان خواهید داد که این عمل را ثبت مرکب گویند یا دو یا چند رویداد مالی مجزا را در یک روز در یک برگه یا سند حسابداری نشان می دهند و با یک ثبت روزنامه که حسابهای مرتبط را بدهکار یا بستانکار نموده اند رویداد فوق را نشان می دهند که به آن ثبت مرکب گویند. آنچه که مسلم است در ثبت مرکب جمع طرف بدهکار باید مساوی جمع طرف بستانکار باشد.

در ادامه مباحث قبلی ابتدا به تعریف بهای تمام شده کالای آماده فروش می پردازیم :

اگر مبلغ موجودی کالای ابتدای دوره را در موسسات بازرگانی با قیمت تمام شده کالای خریداری شده طی دوره (حساب خرید ) جمع کنیم بهای تمام شده کالای آماده فروش بدست خواهد آمد.
یعنی تعیین می کنیم جمعا چه مقدار کالا برای فروش آماده داریم و می توانیم به فروش رسانیم که شامل موارد زیر می باشد :

موجودی کالای ابتدای دوره ***
+ بهای تمام شده کالای خریداری شده ***
بهای تمام شده کالای آماده فروش ***
___________
بهای تمام شده کالای آماده فروش ***

به عنوان مثال یک موسسه بازرگانی چای دارید موجودی کالای شما در ابتدای دوره 10 کارتن چای به مبلغ 10000000 ریال می باشد اگر در طی دوره تا شهریور ماه 5 بسته کارتن چای دیگر به صورت نسیه به مبلغ 500000 ریال خریداری کرده باشید .
بنابر فرمولی که بالا معرفی شد ، بهای تمام شده کالای آماده فروش برای شما برابر با 1500000 خواهد بود.

بهای تمام شده کالای فروش رفته چیست ؟

بهای تمام شده کالای فروش رفته از حساب فروش تعیین می شود ولی با حساب فروش اختلاف دارد یعنی در حساب فروش ما مبلغ فروش را ثبت می کنیم و در مفهوم بهای تمام شده کالای فروش رفته منظور ما بهای خرید کالایی است که فروش رفته است.
طریقه محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته :

موجودی کالای آماده فروش ***
-بهای تمام شده موجودی کالای پایان دوره ***
____________
بهای تمام شده کالای فروش رفته ***

توجه داشته باشید که در موسسات بازرگانی روش محاسبه سود درآمد منهای هزینه نمی باشد بلکه اگر بهای تمام شده کالای فروش رفته را از فروش کم کنید سود ناخالص محاسبه خواهد شد ، یعنی :

سود ناخالص =بهای تمام شده کالای فروش رفته – فروش

نکته ای که در اینجا مطرح می شود این مطلب است که حساب فروش و حساب خرید معمولا ناخالص هستند ما از حساب برگشت از خرید و تخفیفات نقدی خرید و برگشت از فروش و تخفیفات نقدی فروش برای بدست آوردن خرید خالص یا فروش خالص استفاده می کنیم : یعنی :
فروش خالص = برگشت از فروش – تخفیفات نقدی فروش – فروش
خرید خالص = برگشت از خرید – تخفیفات نقدی خرید – خرید
حساب هزینه حمل کالای خریداری شده چیست ؟ و با آن چگونه برخورد می شود ؟

مخارجی را که خریدار بابت حمل و تخلیه کالای خریداری شده متحمل می شود معمولا به حساب هزینه حمل کالای خریداری شده منظور می کنند .
حساب هزینه حمل کالای خریداری شده نیز مثل هر حساب هزینه دیگری ماهیت بدهکار دارد . اما نکته قابل توجه در ارتباط با حساب هزینه حمل کالای خریداری شده جایگاه آن در صورت حساب سود و زیان و نحوه محاسبه کالای آماده فروش می باشد.

در نحوه محاسبه کالای آماده فروش حساب هزینه حمل را به صورت جداگانه به حساب خرید خالص اضافه می کند به این معنا که اگر بخواهیم کالای آماده فروش را محاسبه کنیم باید به صورت زیر عمل نماییم :

بهای تمام شده کالای آماده فروش = (بهای تمام شده کالای خریداری شده) + موجودی کالای اول دوره + ( خرید خالص + هزینه حمل کالای خریداری شده )

نمایی از صورتحساب سود و زیان در یک موسسه بازرگانی :

فروش خالص :
فروش ناخالص ***
کسر می شود :
برگشت از فروش ***
تخفیفات نقدی فروش ***
فروش خالص (***)
_______________
کسر می شود :
بهای تمام شده کالای فروش رفته :
موجودی کالای اول دوره ***
+ خرید ***
کسر می شود :
برگشت از خرید ***
تخفیفات نقدی خرید ***

خرید خالص ***
هزینه حمل ***
***
بهای تمام شده کالای آماده فروش ***
کسر می شود : موجودی کالای پایان دوره (***)

بهای تمام شده کالای فروش رفته ***

سود ناخالص ***
کسر می شود : هزینه های عملیاتی :
هزینه آب
هزینه ملزومات
هزینه اجاره
هزینه استهلاک
(***)

سود خالص ***

حسابداری مربوط به واحد های بازرگانی (خرید و فروش کالا )
تعریف موسسه بازرگانی :
موسسه ای است که به قصد تحصیل سود به خرید و فروش و یا در واقع معامله نوعی خاص یا انواعی از مواد خام ، فرآورده های کشاورزی و یا کالاهای ساخته شده اشتغال دارد . این گونه موسسات معمولا در شکل و محتوای اجناسی که خریداری می کنند و می فروشند تغییری نمی دهند.
در حسابداری بازرگانی ما با شش حساب جدید که مربوط به فعالیت اصلی موسسه بازرگانی می باشند برخواهین خورد که با عنوانهای زیر بیان می شود :

• حساب خرید : یک حساب با ماهیت بدهکار است که با ثبت بدهکار افزایش و با ثبت بستانکار کاهش خواهد یافت.
• حساب فروش : حسابی است که ماهیت بستانکار دارد و با ثبت بستانکار افزایش پیدا خواهد کرد و با ثبت بدهکار کاهش داده می شود.
• حساب برگشت از خرید و تخفیفات : این حساب عکس حساب خرید می باشد یعنی ماهیت بستانکار دارد و با ثبت بستانکار افزایش و با ثبت بدهکار کاهش خواهد یافت .
• تخفیفات نقدی خرید : این حساب نیز مانند برگشت از خرید ماهیت بستانکار دارد .
• حساب برگشت از فروش و تخفیفات : عکس حساب فروش می باشد و با ثبت بدهکار افزایش و با ثبت بستانکار کاهش می یابد.
• تخفیفات نقدی فروش : این حساب نیز ماهیت بدهکار دارد.

روشهای نگهداری حساب موجودی کالا :
در موسسات بازرگانی اصولا بخش زیادی از دارائیها را موجودی کالا تشکیل می دهند بنابراین منطقی است که کنترل موجودیها و حساب و کتاب آنها از اهمیت خاصی برخوردار باشد و صاحبان سرمایه در موسسات بازرگانی سعی کنند اطلاعات زیادی در ارتباط با موجودی کالای خود داشته باشند در نتیجه علم حسابداری سعی نموده نیاز آنها را به نحو ممکن برآورده سازد و به همین دلیل حسابداری دو روش را برای نگهداری حساب موجودی کالا ددر موسسات بازرگانی پیشنهاد کرده است :

روش ثبت دائمی موجودی کالا
روش ثبت ادواری موجودی کالا

روش ثبت دائمی موجودی کالا چیست ؟
در این روش همواره خرید و فروش کالا در حسابی به نام موجودی کالا ثبت می شود و دیگر از حسابهایی به نام خرید و فروش استفاده نمی شود بلکه کالای خریداری شده به حساب موجودی کالا بدهکار و قیمت تمام شده کالای فروش رفته از حساب موجودی کالا خارج و بستانکار می شود .معمولا این روش در موسساتی که هر لحظه می خواهند حساب موجودی کالای خود را بصورت دقیق داشته باشند مورد استفاده قرار می گیرد.

در این موسسات معمولا قیمت موجودی کالا بسیار گران و یا حجم کالا زیاد و دفعات گردش خرید و فروش آنها کم می باشد مانند طلافروشیها و همانند بنگاههای معاملات اتومبیل در این جا نکته ظریف و جالبی وجود دارد و آن این است که اتومبیل برای یک شرکت تولیدی یا خدماتی به عنوان دارائیهای ثابت شناخته می شود چون کار اصلی و فعالیت اصلی موسسه خدمات یا تولید است . ولی اتومبیل برای بنگاه معاملات اتومبیل موجودی کالا می باشد و باید توجه داشته باشید برای کلیه موسسات به همین صورت می باشد یعنی هر نوع دارائی که یک موسسه خرید و فروش آن موضوع تجارت و بازرگانی آن موسسه باشد موجودی کالا محسوب می گردد و در صورتی که ممکن است همین دارائی در طبقه دیگری از دارائیهای موسسه دیگری باشد.
روش ثبت ادواری موجودی کالا چگونه است ؟
در روش ثبت ادواری موجودی کالا موسسات حساب موجودی کالای خود را در اول دوره دارند و در طی دوره مالی خرید کالا به حساب خرید و فروش آن را به حساب فروش به قیمت فروش بازار منظور می نمایند.
در پایان دوره مالی کالاهای موجود مورد شمارش قرار گرته تا موجودی کالا در پایان دوره پس از پایان عملیات مشخص شود پس از ارزیابی به عنوان موجودی کالای پایان دوره شناخته شده به حساب موجودی کالای ابتدای دوره مالی بعد انتقال یابد.

از روش ثبت ادواری معمولا در موسساتی که اجناس با قیمت پایین و معمولا گردش زیادی در موجودی کالا دارند استفاده می شود چرا که ثبت بدهکار و بستانکار بسیار در حساب موجودی کالا امکان ایجاد اشتباه را افزایش می دهد به هر صورت برای نمونه به سوپرمارکتها و فروشگاههای لوازم خانگی و غیره میتوان اشاره نمود که از روش ثبت ادواری برای نگهداری حساب موجودی کالای خود استفاده می نمایند.
و اما ارتباط حساب خرید و حساب فروش با حساب موجودی کالا چگونه است ؟
برای شناخت ارتباط بین حساب خرید و حساب فروش با موجودی کالا ابتدا باید تعریف و مفاهیم دیگری را که بسیار با اهمیت می باشند و کاربرد بسیاری در حسابداری دارند فرا گیرید . مفاهیمی از قبیل بهای تمام شده کالای آماده فروش ، بهای تمام شده کالای فروش رفته و .... که در جلسه بعدی به توضیح این مفاهیم می پردازیم .
حسابداری از قدیم الایام جزو یکی اعمال مهم در سطح جامعه و کسب و کار بوده است و با توجه به اینکه در زمانهای قدیم حسابداری در سطح ساده تری انجام میگرفته،یکی از معمول ترین روشهای انجام امور حسابداری استفاده از سندهای دستی و بایگانی آنها بوده است.
این روش با توجه به اینکه کارایی خود را داشت در عین حال پیچیدگی و معایب خاص خود را هم بهمراه داشت. به مرور و با گذشت زمان به خصوص پس از بزرگتر شدن سطح تجارت جوامع و کسب و کار و با حجیم شدن اسناد حسابداری نیاز مردم به تغییر روش ذخیره سازی اسناد حسابداری حس می شود.به مرور همگام با پیشرفت تکنولوژی و فراگیر شدن کامپیوتر در سطح جامعه،امور حسابداری نیز از روش دستی به این وسیله انتقال یافت.استفاده از کامپیوتر در امور حسابداری تاثیر بسزایی در آسان کردن حسابداری داشت،زیرا کامپیوتر امور حسابداری و محاسبات پیچیده را نسبت به انسان بسیار سریعتر و با ضریب خطای کمتر انجام می دهد. علاوه بر این توانایی پردازش و ذخیره سازی حجم زیادی از اطلاعات را در کسری از ثانیه دارد.همچنین گزارشات از امور حسابداری نیز برای مدیران بسیار حائز اهمیت است.از این رو کوشیده شده تا رابط های کاربری حسابداری عملکرد بسیار دقیق و بهنگام داشته باشند تا در صورت نیاز در حداقل زمان جوابگوی تمام نیازهای افراد باشند .
امروز حسابداری مدیون پیشرفت تکنولوژی است زیرا که این امر باعث شده تا امور حسابداری به راحتی قابل انجام باشد و هر گونه ضعف یا نقص در انجام امور حسابداری را جبران کند . همچنین به انجام امور حسابداری سرعت ببخشد و باعث صرفه جویی چشم گیری نیز در زمان شود .
با توجه به مباحث گفته شده واضح و مبرهن است که امروزه بخش عظیمی از امور حسابداری توسط کامپیوتر انجام می شود و هر گونه ضعف در مدیریت ذخیره سازی این اسناد موجب خسارت جبران ناپذیری خواهد شد . از این رو تمامی شرکت های تجاری در سراسر دنیا همواره سعی در استفاده از بهینه ترین رابط کاربری حسابداری توسط کامپیوتر را دارند.