آشنایی با جریان اطلاعات در سیستم حسابداری

نرم افزار حسابداری

آشنایی با جریان اطلاعات در سیستم حسابداری :

حسابداران معاملات و عملیات مالی را در مدارک حسابداری ثبت می کنند. در سیستم حسابداری برای هر کدام از دارائیها ، بدهی ها و سرمایه یک مدرک جداگانه نگهداری می شود.
مدرکی را که برای ثبت افزایشها و کاهشهای هر کدام از دارائیها ، بدهی ها و سرمایه به کار می رود "حساب" می گویند.
حساب پایه اصلی هر سیستم حسابداری و وسیله ای است که اطلاعات مربوط به تغییرات هر یک از اقلام دارائی ها ، بدهی و سرمایه در آن جمع آوری می شود.
رویدادهای مالی پس از ورود به سیستم اطلاعاتی حسابداری و تجزیه و تحلیل و بیان به زبان حسابداری (بدهکار و بستانکار ) در سند حسابداری ثبت می شوند.
پس از سند حسابداری ، این اطلاعات در دفتر روزنامه ثبت و از آنجا به دفتر کل و معین منتقل می شوند.
به طور خلاصه جریان اطلاعات در یک سیستم حسابداری به صورت زیر است :
رویدادهای مالی سند حسابداری دفتر روزنامه دفتر کل تراز آزمایشی صورتهای مالی
سند حسابداری یا برگه حسابداری چیست ؟
نوشته ای است که در آن آثار مالی یک یا چند رویداد مالی نوشته می شود.
در تعریف دیگر سند حسابداری عبارت است از نوشته ای که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شوند و چنین مدرکی پس از امضا مرجع ذیصلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه و کل است.
دفتر روزنامه :
پس از اینکه رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شد باید در دفتر روزنامه نیز ثبت گردد. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد. دفتر روزنامه ای که کلیه معاملات و عملیات مالی در آن ثبت می شود را دفتر روزنامه عمومی می نامند و دفتر روزنامه ای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت می شود دفتر روزنامه اختصاصی خوانده می شود ، مثل دفتر روزنامه خرید ، دفتر رونامه فروش و ...
انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل :
اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقه بندی نشده اند که بتوان از روی آنها اطلاعاتی مانند مانده هر یک از حسابها را در هر مقطع تعیین نمود . لذا امکان تهیه صورتهای مالی از روی دفتر روزنامه امکان پذیر نیست. از این رو دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود . تمامی اطلاعات دفتر روزنامه باید به دفتر کل منتقل شوند. در دفتر کل برای هر حساب صفحه جداگانه تهیه می شود و تمامی اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خود نوشته می شود. حساب دفتر کل را در دوره های آموزشی با حساب T نشان داده می شود.
مانده حساب : برای مانده گیری هر حساب دفتر کل کافی است که مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب را تا آن مقطع محاسبه نمود.
تهیه تراز آزمایشی :
تراز آزمایشی فهرستی است از مانده حسابهای دفتر کل که معمولا در پایان هر ماه تهیه می شود ، تهیه تراز آزمایشی مربوط به حسابداران این امکان را می دهد که از تساوی جمع مانده های بدهکار با جمع مانده های بستانکار اطمینان حاصل نمایند.
تراز آزمایشی یک جدول دو ستونی است که مانده های حسابهای دفتر کل در آن نوشته می شود . حسابها به ترتیبی که در دفتر کل مرتب شده اند در تراز آزمایشی انعکاس می یابد. در صورتی که حسابها توازن داشته باشند جمع مانده های بدهکار و بستانکار مساوی خواهد بود. تراز آزمایشی دو هدف کلی را تامین می کند :
الف ) اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار دفتر کل .
ب ) فراهم کردن اطلاعات لازم برای تهیه گزارشهای مالی پایان دوره .
تراز آزمایشی 4 ستونی ، 6 ستونی و 8 ستونی نیز می توان تهیه نمود.
تراز آزمایشی 4 ستونه شامل : در دو ستون اول ، جمع گردش بدهکار و بستانکار هر حساب و در دو ستون آخر ماده های بدهکار یا بستانکار هر حساب دفتر کل نوشته می شود.

آشنایی با درآمد و هزینه
معمولا موسسات برای کسب سود عملیات انجام می دهند. هر گاه از درآمدهای خود هزینه های انجام شده را کسر نماییم سود را محاسبه نموده ایم . باید بدانیم که سود سرمایه را افزایش و برعکس زیان سرمایه را کاهش خواهد داد.
درآمد چیست ؟
درامد حاصل فروش کالا یا خدمات به مشتریان می باشد که باعث افزایش سرمایه می گردد باید بدانیم ماهیت حساب درآمد همیشه بستانکار است و با ثبت بستانکار افزایش می یابد.
هزینه چیست ؟
هزینه بهای کالا و خدماتی است که در عملیات یک موسسه برای کسب درآمد به مصرف می رسد . دقت کنید ما در انجام عملیات خود محتمل هزینه هایی از قبیل حقوق و دستمزد و آب و برق مصرفی ، اجاره محل ، تلفن و سایر هزینه ها می شویم که در واقع این هزینه ها سرمایه را کاهش می دهند.
باید بدانیم که حساب هزینه ماهیت بدهکار داشته و باثبت بدهکار افزایش و با ثبت بستانکار کاهش می یابد.
برداشت چیست ؟
پول یا سایر اموالی که صاحب یا صاحبان یک موسسه از دارائیهای موسسه متعلق به خود می پردازند برداشت گویند.
برداشت را در حساب برداشت نشان می دهند. حساب برداشت ماهیت بدهکار دارد و با ثبت بدهکار افزایش یافته و با ثبت بستانکار کاهش می یابد.
آشنایی با صورتحسابها :
اطلاعات مالی در قالب سه صورتحساب زیر تلخیص و گزارش می شوند :
سود و زیان
صورتحساب سرمایه
ترازنامه
صورتحساب سود و زیان چیست ؟
صورت سود و زیان یک صورت مالی است که در آن درآمدها و هزینه های یک موسسه طی یک دوره زمانی معین ، خلاصه و با یکدیگر مقابله می شود و به رقم سود یا زیان خالص دوره می انجامد .
در اینجا حسابی را که معمولا در جهت تسهیل کار برای تعیین سود یا زیان استفاده می شود معرفی می کنیم و آن حساب خلاصه سود و زیان است که مانده حسابهای درآمد و هزینه را به آن انتقال می دهند و پس از مانده گیری سود یا زیان مشخص می شود.
صورتحساب سرمایه چیست ؟
صورتحساب سرمایه تغییرات در سرمایه اول دوره را نشان می دهد که در نهایت به سرمایه پایان دوره ختم می شود .
صورتحساب سرمایه شامل موارد زیر می باشد :
سرمایه اول دوره ***
اضافه می شود:
سرمایه گذاری مجدد **
اضافه یا کسر می شود :
سود یا زیان طی دوره **
کسر می شود :
برداشت طی دوره **
-----------------------------------------------------------------------------
سرمایه پایان دوره ****
ترازنامه چیست ؟
ترازنامه صورت وضعیت مالی یک موسسه در یک تاریخ معین و مشخص است که در آن دارائیها ، بدهیها و سرمایه یک موسسه منعکس می شود.
ترازنامه دارای بخش های زیر است :
سرفصل
داراییها : در این بخش باید دارائیها به ترتیب قابلیت تبدیل آنها به وجه نقد مرتب شوند .
بدهیها : حسابهای بدهی باید به ترتیب سررید پرداخت مرتب شوند.
سرمایه : مبلغ سرمایه پایان دوره باید نشان داده شود .
تراز : در نهایت زیر جمع طرف راست و چپ ترازنامه را با دو خط تراز کنیم .
بستن حساب :
بستن حساب یعنی مانده حساب را صفر کنیم و یا مانده آن را انتقال دهیم . حسابها با توجه به نوع بستن آنها به دو دسته تقسیم می شوند :
حسابهای دائمی : حسابهای ترازنامه ای که در پایان دوره مانده انها صفر نشده بلکه به دوره مالی بعد انتقال می یابد .
حسابهای دائمی با استفاده از حساب تراز اختتامی بسته می شوند یعنی حساب تراز اختتامی را بابت بستن حسابهای دائمی و مانده بدهکار ، بدهکار نموده و حسابهای مانده بدهکار را بستانکار می کنیم . و برای بستن حسابهای دائمی مانده بستانکار ، حساب تراتز اختتامی را بستانکار نموده و حساب بدهی ها و سرمایه که مانده بستانکار دارند را بدهکار می نماییم.
حسابهای موقت : حسابهایی هستند که در پایان دوره بسته شده و مانده آنها صفر می گردد.
حسابهای درآمد و هزینه جز حسابهای موقت بوده که مانده آنها به خلاصه حساب سود و زیان بسته شده و به ان انتقال می یابد و پس از آن از حساب خلاصه سود و زیان به حساب سرمایه نقل می یابد.
چنانچه مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد یعنی ما سود داشتیم و به حساب سرمایه منتقل می شود و حساب سرمایه افزایش می یابد و اگر مانده خلاصه سود و زیان بدهکار باشد یعنی ما زیان داشتیم ، حساب سرمایه کاهش می یابد و با بدهکار کردن حساب سرمایه بسته می شود .

دوره مالی یا دوره حسابداری چیست ؟
دوره حسابداری سالانه برای یک واحد تجاری را دوره مالی می نامند. معمولا حداکثر مدت یک دوره مالی یک سال است. که شامل یک دوره کامل فصول و فعالیت تجاری می باشد.

با توجه به تعریف دوره مالی ، به تعریف و توضیح مفاهیمی مانند پیش ذریافت و پیش پرداخت می پردازیم :
پیش پرداخت چیست ؟
کلمه پیش پرداخت به این معناست که ما پولی را قبل از دریافت کالا و خدمات به کسی پرداخت کنیم. مثلا قبل از اینکه کالایی از کسی دریافت کنیم پول خرید کالا را به فروشنده بپردازیم یعنی اگر قیمت کالایی 500000 ریال است ما قبل از دریافت کالا پول بپردازیم خواهیم گفت 50000 ریال پیش پرداخت کرده ایم.

پیش دریافت چیست ؟
در مقابل پیش پرداخت ، پیش دریافت وجود دارد یعنی قبل از اینکه ما کالا یا خدماتی را به کسی ارائه دهیم اول پول کالا یا خدمات را از خریدار دریافت کنیم . در این موقع می گوییم پیش دریافت داشته ایم. مثلا اگر 20000 ریال قبل از تحویل دادن کالا دریافت کنیم می گوییم 20000 ریال پیش دریافت داشته ایم.

حسابهای پیش پرداخت در حسابداری به عنوان یکی از دارائیهای ما شناسایی می گردد و برخلاف آن حساب پیش دریافت درآمد می باشد که به عنوان بدهی شناسایی می شود.
در نتیجه حسابهای پیش پرداخت با ثبت بدهکار افزایش و با ثبت بستانکار کاهش می یابند و حسابهای پیش دریافت درآمد با ثبت بستانکار افزایش و با ثبت بدهکار کاهش می یابند.

معروفترین حسابهای پیش پرداخت کدامند ؟
1- پیش پرداخت بیمه و 2- پیش پرداخت اجاره می باشد.
اصلاح حساب پیش پرداخت چگونه است ؟
فرض کنیم شما خانه ای به مبلغ 1200000 ریال سالیانه اجاره کرده اید . در واقع هر ماه باید مبلغ 100000 ریال بپردازید . حال اگر در ابتدای سال اجاره یک ساله خود را بپردازید ، ثبت زید در دفاتر انجام می شود :

پیش پرداخت اجاره 1200000
نقد / بانک 1200000
برای اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره به دلیل اینکه از مسکن 2 ماه استفاده کردید باید هزینه اجاره را پرداخت کنید و از حساب پیش پرداخت کاسته شود. برای انجام این عملیات ثبت زیر در دفاتر انجام می شود :

هزینه اجاره ( به اندازه 2 ماه ) 200000
پیش پرداخت اجاره 200000

به این ترتیب در پایان سال حساب پیش پرداخت اجاره صفر خواهد شد .

اصلاح حساب پیش دریافت درآمد چگونه است ؟
فرض کنید شما یک موسسه آموزش کامپیوتر دارید و با سازمانی قرارداد بسته اید تا پایان سال 10 نفر از کارکنان آن سازمان را آموزش دهید نرخ آموزش هر نفر 30000 ریال است و شما کل مبلغ آموزش تمام 10 نفر را در ابتدای انعقاد قرارداد دریافت می کنید . بنابراین ثبت زیر در دفاتر انجام می شود :

نقد و بانک 300000
پیش دریافت درآمد 300000
با این ثبت شما حسابی به نام پیش دریافت درآمد ایجاد کرده اید که نوعی تعهد می باشد. و در واقع نوعی بدهی برای شما محسوب می شود.
با توجه با اینکه تا پایان سال 5 نفر از کارکنان سازمان را آموزش می دهید یعنی در واقع نیمی از قرارداد و تعهد خود را تسویه می نمایند. بنابریان در پایان سال برای اصلاح پیش دریافت ثبت زیر در دفاتر صورت خواهد پذیرفت :
پیش دریافت درآمد 150000
درآمد 150000


ملزومات چه هستند ؟

ملزومات اجناسی مصرفی هستند که برای استفاده در عملیات یک موسسه خریداری می شوند بدون آنکه قصد فروش آنها را داشته باشند .
ملزومات در نهایت مصرف شده و تبدیل به هزینه می شوند ولی در ابتدا و در زمان خرید به عنوان دارادی شناسایی می شوند .
معروفترین ملزومات عبارتند از :
ملزومات اداری شامل : لوازم التحریر ، کاغذ ، تمبر ، سایر لوازم اداری
ملزومات بهداشتی شامل : صابون ، جارو ، مواد ضدعفونی کننده ، سایر موارد
ملزومات فنی شامل : کاغذ سمباده ، روغن ، الکل ، سایر موارد

زمانی که شما در طی سال برای موسسه مقداری ملزومات خریداری می کنید ، ملزومات خریداری شده شما یک دارایی است و اگر بخواهیم ترازنامه را تهیه کنیم ملزومات در طبقه دارائیها نشان خواهیم داد. نکته ای که در اینجا وجود دارد این است که ملزومات در طی دوره استفاده می شوند و در پایان دوره معمولا باقی نمی مانند بنابراین در پایان دوره نمی توانند به عنوان دارائی شناسایی شوند.
در حسابداری برای اینکه هزینه ملزومات مصرف شده را در طی عملیات شناسایی کنند سعی می کنند در پایان دوره حسابداری حساب ملزومات را اصلاح کنند که ثبت حسابداری زیر انجام می شود :

هزینه ملزومات ......
ملزومات .......

نرم افزار حسابداري برنامه اي کاربردي است که تمامي فرآيندها، حسابها و ثبت هاي حسابداري را ذخيره و نگهداري و گزارشهاي لازم را در سريعترين زمان ممکن ارائه مي دهد. اگر تا به حال حداقل يکبار حساب و کتاب شخصي يا کسب و کار خود را انجام داده باشيد پي برده ايد که انجام امورات حسابداري چقدر وقت گير، حساس و نيازمند آشنايي کامل با عمليات حسابداري است. اکنون با گسترش روز افزون کامپيوتر، شاهد کاربرد اين تکنولوژي در علوم مختلف و زندگي روزمره بوده و نرم افزارهاي حسابداري امکان انجام حسابداري را بدون داشتن دانش فني خاصي براي دارندگان کسب و کار و اشخاص مهيا مي نمايند.
نرم افزارهاي حسابداري بسياري در زمينه هاي تخصصي فعاليت شرکت ها و موسسات و اصناف تدارک ديده شده است که مي توان به نرم افزارهاي زير اشاره نمود:
- نرم افزار حسابداري فروشگاهي
- نرم افزار حسابداري شرکتي
- نرم افزار حسابداري بازرگاني
- نرم افزار حسابداري صنعتي و توليدي
- نرم افزار حسابداري حقوق و دستمزد
- نرم افزار حسابداري انبارداري و انبارگرداني

با پيشرفت علم و گسترش تکنولوژي موبايل شاهد انواع نرم افزارهاي موبايل با قابليت کاربرد در انواع سيستم عاملهاي اندرويد، سيمبيان، جاوا و... هستند. لذا امروزه شاهد رشد سريع توليد نرم افزارهاي حسابداري ويژه موبايل هستيم.

با استفاده از نرم افزارهاي حسابداري مي توانيد:
- دريافت ها و پرداخت ها را ثبت نماييد.
- فاکتور فروش صادر و از ميزان فروش خود مطلع شويد.
- فاکتور خريد صدور نموده و از موجودي انبار خود اطمينان يابيد.
- مشتريان خود را تعريف و حساب آنها را کنترل نماييد.
- حسابهاي بانکي و صندوق خود را در کمترين زمان بررسي کنيد.
- از موعد پرداخت و يا دريافت چک هاي خود مطلع شويد.
- گزارشهاي ترازنامه، سود و زيان را صادر نماييد.
- ثبت هاي حسابداري دفاتر روزنامه، کل، معين و تفضيلي را مشاهده و پرينت بگيريد.
- ميزان و نوع ماليات را به صورت خودکار محاسبه نموده و در گزارشات و فاکتورها اعمال نماييد.
- هزينه ها و درآمدهاي خود را با چند کليک در هر بازه زماني مورد نظر مشاهده نماييد.
در اين دانشنامه اطلاعات مفيدي درباره انواع نرم افزار حسابداری ارائه و آموزشهاي لازم استفاده از نرم افزارهاي حسابداري منتشر شده است.