Gmail با فضای ذخیره سازی محل مناسبی برای ذخیره و نگهداری ایمیل های قدیمی
Gmail با فضای ذخیره سازی یک گیگابایتی خود می تواند محل مناسبی برای ذخیره و نگهداری ایمیل های قدیمی باشد. زمانی که Google اعلام کرد که فضای یک گیگابایتی رایگان را در اختیار کاربران خود قرار می دهد، باعث ایجاد یک حرکت جدید و جهش در دنیای پست الکترونیکی شد. ایده اصلی این کار این بود که شما آن قدر فضا در اختیار داشته باشید که بدون نیاز به حذف کردن چیزی، همهEmail های خود را به صورت ذخیره شده در اختیار داشته باشید و سپس با استفاده از تسهیلات قوی جستجو بتوانید پیغام های شخصی و خاصی را ردیابی کنید.
● ذخیره سازی فایل از راه دور
شما نباید از Gmail فقط برای ارسال و دریافت Email استفاده کنید. اگر شما مرتب در حال گردش و حرکت هستید و در مکان های مختلف نیاز به ذخیره سازی فایل هایتان دارید از Gmail خود می توانید بدین منظور استفاده نمایید. مثلاً شما مجبورید هم در خانه و هم در شرکت تان با یک سری فایل کار کنید. بدین ترتیب شما می توانید به صورت موقت فایل هایتان را در فضای Gmail ذخیره کرده و بعد که به خانه برگشتید مثلاً فایلی را که در شرکت ساعت ها روی آن کار کرده اید و هنوز تمام نشده را برروی PC خود آورده و در خانه برروی آن کار کنید. 10 گیگابایت فضا برای ضمیمه کردن فایل ها موید یک پتانسیل خوب برای ذخیره سازی فایل هاست. اما تنها فضای زیاد ذخیره سازی Gmail نیست که آن را منحصربه فرد ساخته بلکه شیوه ای که با آن Emailها مدیریت می شوند هم شیوه ای یکتا و منحصر به فرد است.
شما قبل از شروع کار با Gmail نیازمند داشتن یک account هستید. البته لازم به ذکر است که در حال حاضر این سرویس در حال تست بتا می باشد اما زمانی که این برنامه به طور کامل راه اندازی شود شما می توانید وارد وب سایت مربوط به این سرویس شده و برای داشتن یک account جدید ثبت نام کنید. اما در حال حاضر شما برای داشتن یک account حتماً باید توسط فرد دیگری دعوت شوید. هر دارنده حساب اجازه دارد تا 6 فرد دیگر را دعوت به باز کردن یک account جدید نماید. هر کدام از آن ها هم می توانند شش نفر دیگر را دعوت کنند و بدین ترتیب امکان این که شما یک account برای Gmail داشته باشید خیلی زیاد است.
و اگر هنوز هم جزء کاربران Gmail نیستید، می توانید از کسی که دارای این account است، درخواست کنید که شما را دعوت به ثبت نام کند.
▪ قبول دعوت
تا زمانی که نسخه نهایی و عملی Gmail آماده شود شما مجبورید که برای استفاده از این سرویس کسی را که در حال کار با این سرویس است قانع سازید تا شما را دعوت به داشتن و ثبت نام در Gmail نماید. دعوت نامه مذکور درون جعبه (inbox) ایمیلی که هم اکنون در اختیار دارید قرار می گیرد و در آن کلیه جزییاتی که شما باید انجام بدهید ذکر شده است. به اولین لینکی که درون email وجود دارد کلیک کنید تا کار شروع شود.
▪ یک آدرس ایمیل انتخاب کنید
آدرس ایمیل مورد نظر خود را انتخاب و وارد کنید و بعد روی دکمه check Availability کلیک کنید. وقتی آدرس مخصوص خود را که می تواند در اختیار شما قرار بگیرد انتخاب کردید، باید یک کلمه رمز هم انتخاب و قسمت مخصوص امنیت (security) را هم پیش از فشردن کلید Terms ofuse پرکنید.
▪ اولین بار که وارد شدید
حالا شما می توانید وارد صفحه اصلی Gmail شوید و نام کاربری (username) و رمز عبور (password) انتخابی خود را وارد کنید. به محض ورود در inbox خود یک پیغام خوشآمدگویی را ملاحظه خواهید کرد. حالا اگر این email را انتخاب و روی Archive کلیک کنید این email از صندوق نامه های ورودی شما خارج خواهد شد. البته این mail حذف و تنها بایگانی می گردد.
▪ از پنجره گفتگو استفاده کنید
به محض این که پاسخ دادن به emailهای رسیده را آغاز کردید، پنجره گفتگو ظاهر می شود.
▪ Emailها را متمایز کنید
زمانی که صندوق نامه های ورودی شما پرتر و شلوغ تر می شود بهتر است emailهای خاص خود را به گونه ای متمایز کنید که بعدها بتوانید با یک نگاه کوچک آن ها را بیابید. در صفحه inbox خود در کنار ایمیل های مورد نظرتان می توانید یک علامت ستاره بگذارید. همچنین یک لینک به نام starred خواهید داشت که با کلیک کردن روی آن می توانید همه emailهای متمایز شده خود را یکجا با هم ببینید.
▪ اضافه کردن لیبل
با اضافه سازی برچسب برای emailها، آن ها در مکان خاصی قرار می گیرند که دسترسی به آن ها راحت تر است. برای این کار یک email خاص را باز کنید. به منوی More Actions رفته و New lable را انتخاب کنید و یک عنوان وارد نمایید. با این کار یک کادر ویژه خواهیم داشت که در سمت چپ نوار هدایتی دیده می شود و شما می توانید به راحتی به آن دسترسی داشته باشید.
▪ پیدا کردن ای میل ها
حجم زیاد فضای ذخیره سازی Gmail باعث می شود مدت های مدیدی شما نیاز به پاک کردن چیزی نداشته باشید و این کار یافتن یک email خاص در یک inbox شلوغ را سخت می کند. شما می توانید با کلیک بر روی Search mail button از این امکان Gmail استفاده و داخل inbox خود را جستجو کنید.
▪ جستجوهای پیشرفته تر
می توان جستجو را با کلیک کردن بر روی show search options که به شما این امکان را می دهد که معیارهای بیشتری را برای جستجو اضافه کنید، دقیق تر نمایید. به این منظور می توانید از لینک Create A filter به منظور مرتب کردن انواع مختلف نامه ها استفاده نموده و یا با استفاده از برچسب ها به راحتی به emailها دسترسی داشته باشید.
● توجه داشته باشید
▪ اگر شما می خواهید از جایی به جای دیگر بروید و به چندین فایل برروی یک کامپیوتر دیگر نیاز دارید می توانید فایل هایتان را فشرده نموده و با استفاده از attachment فایل زیپ شده را به نشانی خودتان mail کنید.
▪ اگر شما به مدت نه ماه با نام کاربری خود login نکنید گوگل، حساب شما را حذف خواهد کرد پس اگر هر روز همGmail خود را چک نمی کنید حداقل آن قدر دیر login نکنید که accountتان بسته شود.
