مقدمه :
در این درس، خواهید آموخت که چگونه گزینه‌ها را مقایسه کنید و یا تغییر دهید.
ایجاد تغییر در متن :
وقتی این گزینه را فعال کنید هر تغییری را ایجاد کنید در متن با نوشته قرمز رنگ نشان داده خواهد شد. اگر قسمتی از متن را حذف کنید باز همچنان باقی می‌ماند. اگر متنی را اضافه کنید آن را با زیرخط کردن علامت گذاری می‌کند. این کار به شخصی دیگر که متن را نگاه می‌کند تغییرات را قبل از ذخیره نهایی شدن نشان می‌دهد.
ایجاد تغییر در متن
رنگ علامت گذاری‌ها را می‌توانید تغییر دهید که مشخص شود هر کدام نظر کدام شخص بر روی متن شما بوده است.
فعال کردن Track Change :
-
تب Review را باز کنید.
-
روی گزینه Track change کلیک کنید. حالا باید در صورت فعال بودن آن به رنگ طلایی درآمده باشد.
فعال کردن Track Change
-
هر تغییری اعمال کنید بصورت رنگی نشان داده خواهد شد.
فعال کردن Track Change
-
برای غیر فعال کردن آن دوباره روی آن کلیک کنید.
افزودن و یا حذف کردن پیشنهاد به متن :
بعضی اوقات، به جای تغییر دادن چیزی شاید بخواهید راجع به آن نظری بدهید می‌توانید در بالن نظر خود را راجع به متن اضافه کنید و این نظرات را هر کسی می‌تواند راجع به متن بخواند.
افزودن نظرات :
-
بعضی از جا‌ها را پر رنگ کنید و نشانگر متن را در جایی که می‌خواهید قرار دهید.
-
برگه Review در قسمت New Comment کلیک کنید.
افزودن نظرات
-
متن خود را تایپ کنید .
افزودن نظرات
حذف کردن یک نظر :
-
آن بالن ( Balloon) نظرات را انتخاب کنید.
حذف کردن یک نظر
-
در برگه Review روی گزینه Delete کلیک کنید.
حذف کردن یک نظر
حذف کردن تمام نظرات :
-
از تب Preview روی گزینه Delete کلیک کنید.
حذف کردن تمام نظرات
-
حالا روی گزینه Delete All Comments in Document کلیک کنید.
پذیرفتن و یا رد کردن تغییرات :
این تغییرات در حقیقت تغییرات پیشنهادی هستند. برای ثابت شدن آن‌ها باید حتما تایید شوند و به عبارتی دیگر، شخص اصلی باید آن تغییرات را قبول و یا رد کند.
پذیرفتن و یا رد کردن تغییرات پیشنهادی :
-
تغییری که می‌خواهد آن را قبول و یا رد کنید را انتخاب کنید.
پذیرفتن و یا رد کردن تغییرات پیشنهادی
-
از تب Review گزینه Accept یا Reject را انتخاب کنید.
پذیرفتن و یا رد کردن تغییرات پیشنهادی
-
اگر آن تغییر را بپذیرید، بصورت طبیعی در متن قرار می‌گیرد اگر نه به همان حالت باقی می‌ماند.
برای بعضی از تغییرات می‌توانید با Delete کردن آن‌ها را از متن پاک کنید. برای مثال، اگر یک کسی یک کلمه هم به متن اضافه کند، می‌توانید آن را حذف کنید.
قبول کردن تمام تغییرات :
-
روی تب Review رفته از آنجا تمام موارد را accept کنید.
قبول کردن تمام تغییرات
-
گزینه Accept All Changes in Document انتخاب کنید.
رد تمام تغییرات اعمال شده :
-
روی تب Review رفته تمام تغییرات اعمال شده را Reject کنید.
رد کردن تمام تغییرات
-
گزینه Reject All Changes in Document را انتخاب کنید.
پذیرفتن و یا رد کردن نظرات هیچ تغییری را ایجاد نمی‌کند فقط اینکه باید تمام آن‌ها را تک به تک قبول و یا رد کنید.
تغییر دادن اینکه چطور این نشانه گذاری‌ها نشان داده شود :
اگر تعداد زیادی پیشنهاد روی متن باشد ممکن است از خواندن همه آن‌ها خسته شوید و یا سردرگم شوید اما چندین روش وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای مخفی کردن و یا تغییر دادن نحوهٔ نشان دادن آن استفاده کنید.
مخفی کردن تغییرات ایجاد شده :
-
از تب Reiview روی گزینه Final : Show Markup کلیک کنید. این گزینه در کنار بخش Change قرار گرفته است و شاید نتوان آن را واضح دید !
مخفی کردن تغییرات ایجاد شده
در منوی باز شده ۴ گزینه وجود دارد:
-
Final: Show Markup : آخرین نسحه تغییرات را نشان می‌دهد.
-
Final : آخرین نسخه تغییرات مخفی شده رانشان می‌دهد.
-
Original: Show Markup : در میان این تغییرات آنهایی که اصلی هستند را نشان می‌دهد.
-
Original : نسخه اصلی تغییرات مخفی شده را نشان می‌دهد.
-
حالا از منوی باز شده Final و یا Orginal را انتخاب کنید .
مخفی کردن تغییرات ایجاد شده
تنظیمات Display for Review برای Final مشابه با accepting all changes نیست. بلکه نیاز به پذیرفتن و یا رد کردن تغییراتی که اعمال شده دارد.
نشان دادن بالن‌های تجدیدنظر :
درحالت تعریف شده تجدید نظر معنی خود جمله به تنهایی معنایی درون نهفته دارد. می‌توانید از بالن‌های تجدید نظر انتخاب کنید، که چندین تجدید نظر را دربرخواهد گرفت. حالا می‌توانید به راحتی همه نظر‌ها را بخوانید و اطلاعات بیشتری را در یک بالن مشاهده کنید.
-
از تب Review روی گزینه Show Markup و سپس Balloons و بعد روی به ترتیب کلیک کنید .
نشان دادن بالن‌های تجدیدنظر
-
بعضی از آن‌ها در حاشیه سمت راست قرار می‌گیرند.
نشان دادن بالن‌های تجدیدنظر
برای برگرداندن علائم می‌توانید تمام All Revisions Inline و Show Only Comments and Formatting in Balloons را انتخاب کنید.
مقایسه کردن دو سند :
اگر سندی را بدون تغییر نگه دارید، امکان آن هست که بتوانید چنین تغییراتی را با استفاده از مشخصه Reviewing رد و یا قبول کنید. برای این می‌توانید دو سند را با هم مقایسه کنید همه آنچه که می‌خواهید فقط داشتن متن اصلی است با نامی متفاوت.
-
از تب Review گزینه Compare ر ا بزنید.
-
روی منو گزینه Compare را کلیک کنید.
مقایسه کردن دو سند
-
در پنجره نشان داده شده Original document را انتخاب نموده و از منو ، سند خود را از لیست انتخاب کنید. اگر فایل شما در آنجا نیست فایل را از کامپیو‌تر خود باز کنید.
مقایسه کردن دو سند
-
Revised document را انتخاب نموده و به همان روش Original document و بعد دکمه تایید را بزنید.
مقایسه کردن دو سند
در این مرحله، برنامه Word دو سند را با هم مقایسه کرده و تغییراتی را که ایجاد شده است را مشخص می‌کند و یک سند جدید را ایجاد می‌کند و درصورت تمایل می‌توانید آن را ذخیره کنید. تغییرات ایجاد شده با رنگی دیگر نشان داده شده که مثل همان موقعی است که از قابلیت Track Changes استفاده می‌کردید، نشانه گذاری شده. پس حالا می‌توانید در پایان گزینه Accept و یا Reject را برای اعمال تغییرات و یا رد کردن تغییرات انتخاب کنید.
مقایسه کردن دو سند
درسمت راست متن ، پانلی هست که نشان دهنده متنهای اصلی و تجدیدنظر شده است که می‌توانید از منبع آن‌ها هم استفاده کنید. (اگرچه نمی‌توانید آن‌ها را ویرایش کنید). اگر نمی‌توانید این بخش را ببینید از منو این قسمتها را دنبال کنید. Compare/ Show Source Documents/ Show Both.
استفاده از مشخصه تجدید نظر در این برنامه :
اگر نظر و یا تغییری در متن شما هست، باید قبل از اینکه متن را برای ارسال آماده کنید آن‌ها را حذف کنید. نظرات و تغییرات ایجاد شده می‌تواند اطلاعات محرمانه که برای شما و هم محل کار شما اهمیت دارد را غیرحرفه‌ای نشان دهد. وقتی که تمام این تغییرات و نظرات را از متن حذف کنید، بهتر است که روی سندی که از آن استفاده می‌کنید دوبار کلیک کنید و از Document Inspector استفاده کنید. این مشخصه می‌گوید که داده‌هایی در متن شما مخفی هست و شاید بخواهید آن‌ها را از متن حذف کنید و اینکه در همه جای متن این تغییرات و نظرات پنهان شده را دنبال می‌کند. درصورت وجود ، آن‌ها را به شما نشان می‌دهد.
Comment Inspector :
-
متن خود را ذخیره کنید.
-
روی تب File کلیک کنید و از آنجا به Backstage view بروید.
-
از سمت چپ صفحه قسمت Info را کلیک کنید.
Comment Inspector
-
روی گزینه Check for Issues کلیک کنید منو در کنار آن ظاهر می‌شود.
-
Inspect Document را انتخاب نمائید.
Comment Inspector
-
روی Inspect کلیک کنید.
Comment Inspector
-
نتایج inspection برای هر دسته بندی که احساس کند اطلاعاتی حساس وجود دارد را علامت گذاری می‌کند و همچنین دکمه Remove All برای هر دسته بندی هم وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را حذف کنید.
Comment Inspector
-
وقتی که تنظیمات تمام شد پنجره را ببندید.
-
از قسمت Backstage view روی گزینه Save کلیک کنید تا تغییرات ذخیره بماند.
