برنامه ریزی از عوامل اصلی پیروزی هر آدم موفقی است. استفاده از حافظه برای به یاد سپردن امور کوتاه مدت ممکن است جوابگو باشد اما قطعاً همیشه خطر فراموشی و از دست رفتن یکی از برنامه ها وجود دارد.
اغلب مردم یادداشت کردن را بهترین جایگزین می دانند و ما هم آن را اکیداً توصیه می کنیم؛ فقط خوب است علاقه مندان به فناوری این کار خود را نیز فناورانه انجام دهند. برایتلفن های هوشمند و تبلت ها٬ حالا هر سیستم عاملی که داشته باشند٬ تعداد زیادی اپلیکیشن وجود دارد که مدیریت کارها و وظایف شما را بر عهده می گیرند. همچنین می توانید فهرستی از کارهای روزانه خود را به آنها بدهید تا در وقت مقرر یادآوری کنند.
این برنامه ها از روش های متفاوتی برای پاسخگویی به نیازهای مختلف استفاده می کنند و در این مطلب قصد داریم به توضیح آنها بپردازیم. اگر برنامه ریزی خوب و تنظیم برنامه ها برای شما هم مهم است در ادامه مطلب با صبا آسا همراه باشید.
برای سازمان دادن به کارها باید مهم و اهم کرد و کارهای لازم را اولویت داد. اما یک مشکل بزرگ تنوع زیاد کارها است:
- اموری که فوراً باید انجام شوند
- اموری که بعداً باید انجام شوند
- اموری که در برنامه قرار دارند
- اموری که باید به صورت گروهی انجام شوند
- و اموری که همه روزه باید انجام شوند
همچنین گاهی نیاز می شود که برخی از کارهای گروهی را با هماهنگی هم گروهی های خود انجام دهید تا آنها هم از روند کار شما مطلع باشند. اما اگر به دنبال اپلیکیشن های موجود در این زمینه گشته باشید حتماً به دو دسته «Task manager» و «To do list» برخورده اید. هر کدام آنها برای برطرف کردن یک سری از نیازها ساخته شده اند که دانستن این موضوع قطعاً به انتخاب اپ مناسب کمک خواهد کرد. تفاوت های اصولی این دو دسته از اپ های مدیریت امور از این قرارند:
تسک منیجر - همکاری و تشریک امور
اپ های «مدیریت وظیفه» با هدف کارهای گروهیِ دارای ساختار تولید شده اند. این اپلیکیشن ها می توانند قرار ملاقات، یادآوری، مذاکرات، اولویت ها، توضیح وظایف، سندها، وضعیت کار و دیگر امور را بر عهده بگیرند. تسک منیجرها کارها را در سطوح مختلف مدیریت می کنند و امکان مدیریت گردش کاری را نیز فراهم می نمایند.
همچنین تسک منجیر به شما امکان سازماندهی کامل وظایفتان را در محیط اختصاصی می دهد و آنها را با تیم شما به اشتراک می گذارد.
تو دو لیست - فهرستی از امور مرتب شده
اپلیکیشن های تو دو لیست امکان فهرست کردن امور در محیط یک رابط کاربری منعطف را فراهم می کنند. برخلاف تسک منجیرها، اپ های تو دو لیست فقط آنچه باید انجام دهید را یادآوری می کنند و نه چگونه انجام دادن آن را. در برخی از تو دو لیست ها می توانید محتوایی برای هر وظیفه (مانند اسناد و اهداف و تاریخ ها) تعیین کنید، اما استفاده از آن برای انجام کارهای مشترک چندان ساده نیست و حتی کمی گیج کننده است.
با این اوصاف اگر برای مدیریت امور و وظایف محل کار باید در تعامل با همکارهای خود باشید، اگر شما و همکارانتان به طور همگام و هماهنگ فعالیت می کنید، یا حتی اگر در امور شخصی خود نیاز به برنامه ریزی دقیق با جزئیات کامل دارید٬ یک اپ تسک منجر می تواند کمک حال شما باشد. از اپ های تو دو لیست هم برای فعالیت های کم اهمیت تری مثل یادآوری رفتن به محل ملاقات یا یادآوری موارد خرید استفاده کنید.
اگر فکر می کنید تا حالا نتوانسته اید مدیریت درستی بر کارها و برنامه های خود داشته باشید و امیدی هم به تغییر شرایط نداشته اید؛ خوب است این مقاله را بهانه کنید و با جستجو برای یک اپ مناسب، به امور زندگی خود سر و سامان بیشتری بدهید.
