انواع نامه های تجاری – اداری و ویژگی های آن ها

2-  نامه هایی از/به مسافرین تجاری

منظور از این سبک، نامه نگاری افرادی نظیر بازاریاب و یا ویزیتور به منظور شناساندن کالا و برای عرضه اجناس جدید و تشدید فعالیت های تجاری و دادوستد بوده و یا به طورکلی مکاتبات او با مسئولان شرکت خود در مورد فعالیت های انجام گرفته و یا پیشنهادات ضروری می باشد.

3-  استعلام

تعریف استعلام عبارت از استفسار (درخواست کردن) به وسیله نامه یا سایر وسایل ارتباطی در مورد کیفیت و مشخصات جنس، قیمت، نحوه تحویل و حمل و غیره است و معمولا لازم است حاوی نکات زیر باشد:

الف) لیست قیمت با کاتالوگ سوال و اخذ گردد.

ب) در استعلام های خارجی، در مورد قیمت کالا و تخفیف های مربوطه و شرایط پرداخت اطلاعات دقیق گرفته شود.

ج) چگونگی وضع تحویل کالا و بیمه، دقیقا استفسار شده و روشن گردد.

د) به طور کلی نکاتی که به پیشنهاددهنده در ارایه پیشنهاد دقیق و کامل کمک خواهد کرد، در استعلام باید ذکر گردد.

ه) در صورتی که برای اولین بار از شرکت مورد نظر استعلام می شود، چگونگی اخذ و گرفتن نام باید اعلام گردد.

و) نکاتی در مورد نحوه فعالیت تجاری کنونی شرکت استعلام کننده، نظیر نوع کالاهای مورد معامله، مقادیر مورد نیاز، شرایط عادی معامله و غیره بازگو گردد.

4- جواب به استعلام ها

جواب به استعلام ها همواره با پیشنهادات فروشنده همراه بوده و به مرحله دیگری برای انجام معامله نزدیک می شود. در صورتی که فروشنده با خریدار آشنا باشد، لزومی به کاربرد عبارات خیلی رسمی و تعارف آمیز وجود ندارد. و به اطلاعات ضروری و لازم به طور ساده و صریح جواب داده می شود.

5-  نامه های فروش و اعلان آگهی ها

در این مورد، مکاتبات بیش تر با شرکت هایی است که قبلا با آن ها معامله نشده است. در این گونه مکاتبات تحریک علاقه خریداران رکن اصلی این نامه ها محسوب می شود. این نوع نامه نگاری و مکاتبات، تحت عنوان نامه های فروش و یا نامه های بخشنامه ای است.

سبک نامه نگاری در این مکاتبات امروزه جنبه ساده و خصوصی پیدا کرده است. نویسنده این نامه ها سعی دارد پیشنهاد را از نقطه نظر خریدار تسلیم نماید نه از نظر فروشنده.

نویسنده عاقل و مجرب در این سبک نامه نگاری نباید از عبارات کهنه و عادی که موجب خستگی و یک نواختی بوده و جلب توجه خواننده را نمی کند، استفاده نماید. بیش تر تجار بر این عقیده اند که شروع نامه بایستی جذاب و جالب باشد یعنی محتوای آن نظیر مطالب روزنامه به صورت عادی جلوه کرده و کوتاه و مختصر و موثر باشد.