چگونه یك جلسه را برنامه‌ریزی كنیم

اگر از Outlook روی شبكه‌ای استفاده می‌كنید كه از Microsoft Exchange Server استفاده می‌كند یا از طریق اینترانت یا اینترنت به تقویم افراد دیگر دسترسی دارید، می‌توانید از قابلیت Plan a meeting برای زمان‌بندی جلسات خود با دیگران استفاده كنید. این قابلیت همچنین به شما امكان می‌دهد تا منابع مورد نیاز برای جلسه مانند تجهیزات یا اتاق كنفرانس را مشخص كنید. از این امكان می‌توانید برای فرستادن پیغام email برای دعوت كردن شركت كنندگان و دنبال كردن پاسخ آنها استفاده كنید. برای شروع، با كلیك كردن روی آیكون Calendar در Outlook Bar ، پوشه Calendar را باز كنید.

  Plan a meeting را باز كنید  

 از پوشه Calendar، منوی Actions را باز كنید و Plan a meeting را انتخاب كنید تا پنجره Plan a Meeting باز شود.

 اسم شركت كنندگان را وارد كنید  

 روی Click here to add a name كلیك كنید و اسم یك شخص را وارد كنید. بعد از اینكه یك اسم تایپ كردید، Tab را بفشارید تا نفر بعدی را وارد كنید، outlook بصورت خودكار بدنبال آدرس email این شخص در لیست Contacts می‌گردد و آن را درج می‌كند. در هر خط، اسم یك نفر را تایپ كنید تا اینكه تمام شركت كنندگان را وارد كنید. (برای درج اسامی، بجای تایپ كردن می‌توانید روی Add Others نیز كلیك كنید.)

 تاریخ را تعیین كنید  

روی فلش لیست Meeting Start time كلیك كنید و تاریخ و زمان جلسه را انتخاب كنید. برای مشخص كردن زمان و تاریخ پایان جلسه، روی فلش لیست‌ Meeting end time كلیك كنید.

 استفاده از Autopick برای تنظیم زمان  

همچنین برای پیدا كردن دوره زمانی خالی بعدی برای یك نفر در لیست شركت‌كنندگان، می‌توانید روی Autopick كلیك كنید. (این گزینه فقط وقتی كار می‌كند كه برنامه زمانی شركت‌كنندگان در یك شبكه یا اینترنت به اشتراك گذاشته شده باشد.). Outlook تاریخ و زمان آزاد بعدی را پیدا می‌كند. وقتی كه شركت‌كنندگان و زمان جلسه را مشخص كردید، روی دكمه Make meeting كلیك كنید.

 اطلاعات جلسه را پر كنید  

پنجره meeting كه شبیه پنجره appointment است باز می‌شود. در صورت لزوم، اطلاعات مربوطه را تغییر دهید.

 فرستادن دعوتنامه  

وقتی كه اطلاعات جلسه را وارد كردید، روی Send كلیك كنید تا دعوتنامه‌های الكترونیكی به شركت‌كنندگان ارسال شود. برای بستن پنجره Plan a Metting روی دكمه Close كلیك كنید.

*توجه  *

 دنبال كردن پاسخ‌ها

برای اینكه ببنید شركت‌كنندگان چگونه به دعوت شما پاسخ داده‌اند، روی برگه Scheduling در پنجره meeting كلیك كنید.

منتشر كردن برنامه زمانی

اگر شبكه شركت شما، برنامه‌های زمانی را به اشتراك نمی‌گذارد یا شما زیاد خارج از دفتر خود به سر می‌برید، می‌توانید برنامه زمانی خود را در اینترنت به اشتراك بگذارید. از منوی Tools ، گزینه options ، گزینه Calendar Options و بعد گزینه Free/Busy Options را انتخاب كنید. گزینه Publish and search using Microsoft Office Internet Free/Busy Service را انتخاب كنید. (اگر گزینه Request free/busy information in metting invitations را انتخاب كنید، بصورت خودكار شركت كنندگان را دعوت خواهید كرد تا اطلاعات را با شما به اشتراك بگذارند و مجوزهای لازم را به شما بدهند.). برای دادن مجوز به افرادی كه می‌خواهید برنامه زمانی خود را با آنها به اشتراك بگذارید روی manage كلیك كنید.

ایجاد فرم جدید با استفاده از Form Wizard 

 برای اینكه ورود داده‌ها آسان شود، از یك فرم استفاده كنید. از دو نوع فرم می‌توانید استفاده كنید: فرم‌‌های ورود داده یا فرم‌های كادر محاوره‌ای . فرم‌های ورود داده كاملاً مشخص هستند. شبیه به یك فرم كاغذ معمولی هستند كه كادرهای خالی برای ورود داده دارند. فرم‌های كادر محاوره‌ای به شما امكان می‌دهند تا وسیله‌ای برای ورود داده‌ها توسط كاربر فراهم كنید و نیز بر اساس این ورودی، یك كاری صورت گیرد. این كار عملی روی فرم ورود داده تمركز می‌كند كه با استفاده از Form Wizard ایجاد می‌شود. برای شروع، پایگاه داده‌ مورد نظر را باز كنید.

 كادر محاوره‌ای New Form را باز كنید  

در پنجره Database ، روی Forms كلیك كنید. روی دكمه New كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای New Form باز شود. توجه كنید كه لیست سمت راست، چند گزینه برای فرم دارد. در این كار عملی، روی Form Wizard تمركز می‌كنیم.

  Form Wizard را اجرا كنید  

 در كادر محاوره‌ای New Form ، از لیست گزینه‌های سمت راست، Form Wizard را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید تا این ویزارد باز شود.

 انتخاب جدول  

 از لیست Tables /Queries (اولین كادر محاوره‌ای ویزارد)، جدولی كه حاوی فیلدهای مورد نظر شماست را انتخاب كنید. بعد یك فیلد را انتخاب كنید و روی دكمه > كلیك كنید تا آن فیلد را به فرم جدید اضافه كنید. (برای اضافه كردن تمام فیلدها، روی دكمه>> كلیك كنید). بعد روی Next كلیك كنید.

 انتخاب طرح ظاهری  

 كادر محاوره‌ای بعدی از شما می‌خواهد كه یك طرح ظاهری برای فرم انتخاب كنید. هر یك از گزینه‌ها را انتخاب كنید تا مثالی از هر طرح را مشاهده كنید. وقتی كه طرح مورد نظر را پیدا كردید، روی Next كلیك كنید.

 انتخاب شیوه  

یك شیوه برای فرم انتخاب كنید. وقتی كه یكی از شیوه‌ها را انتخاب می‌كنید، یك نمونه از آن در سمت چپ ظاهر می‌شود. شیوه مورد نظر را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

 فرم را نامگذاری كنید  

كادر نهایی Form Wizard باز می‌شود و عنوان فرم را از شما می‌خواهد. یك اسم با معنی در كادر متنی وارد كنید و روی Finish كلیك كنید.

*توجه  *

 تركیب كردن و مطابقت دادن فیلدها

اگر بیش از یك جدول در پایگاه داده خود داشته باشید، می‌توانید فیلدهایی از جدول‌های مختلف را روی یك فرم قرار دهید. برای این كار، در مرحله 3 ، جدولی كه در لیست Tables/Queries ظاهر می‌شود را تغییر دهید و فیلدهای مورد نظر را اضافه كنید.

استفاده از AutoForm

اگر یك فرم كلی بر اساس فیلدهای جدول می‌خواهید، از Autoform استفاده كنید. در كادر محاوره‌ای New Form برای ایجاد یك ستون از فیلدها در یك فرم، Auto Form:Columnar را انتخاب كنید. برای ایجاد فرمی كه شبیه به یك جدول باشد، گزینه Auto Form:Tablular را انتخاب كنید. و برای ایجاد فرمی كه شبیه به یك برگه داده‌ای باشد، گزینه Auto Form:Datasheet را انتخاب كنید. برای ایجاد یك گزارش قابل تغییر با استفاده از داده‌های جدول Auto Form:Privo Table یا Auto Form:Privo Table را انتخاب كنید. در پایین كادر محاوره‌ای New Form روی فلش لیست كشویی كلیك كنید و جدول مربوط به فرم را انتخاب كنید و بعد روی Ok كلیك كنید. تا یك فرم ساده ایجاد شود.

 چگونه یك اطلاعات تماس جدید ایجاد كنیم

 از پوشه Contacts برای ایجاد یك پایگاه داده از اطلاعات تماس مانند اطلاعات همكاران، بستگان، عرضه كنندگان یا مشتریان استفاده كنید. می‌توانید همه نوع اطلاعاتی در مورد این تماس‌ها وارد كنید از جمله آدرس، شماره تلفن، آدرس پست الكترونیك و غیره. بعد از اینكه یك اطلاعات تماسی ایجاد كردید، می‌توانید یك email به او بزنید، با مودم شماره او را بگیرید یا نقشه مسیر به سمت آدرس مورد نظر را نمایش دهید. می‌توان آیتم‌های مختلفی مانند یك كار، قرار یا جلسه را به یك اطلاعات تماس نسبت داد و بعد سابقه چنین فعالیت‌هایی را نمایش داد. برای وارد كردن اطلاعات تماس، روی آیكون Contacts در Outlook كلیك كنید.

 فرم Contact را باز كنید  

از پوشه Contacts، روی دكمه New Contact در نوار ابزار كلیك كنید تا پنجره contact باز شود.

 اطلاعات تماس را وارد كنید  

روی كادر Full Name كلیك كنید و اسم شخص یا شركت را تایپ كنید. بعد بقیه اطلاعات مربوط به آن را وارد كنید. داخل هر كادر متنی كلیك كنید یا برای حركت از یك فیلد به فیلد دیگر، كلید Tab را بفشارید.

 از لیست File as استفاده كنید  

  از لیست File as كلیك كنید و مشخص كنید كه می‌خواهید این اطلاعات بر حسب نام ذخیره شود یا بر حسب نام خانوادگی. این فیلد به شما كمك می‌كند تا لیست Contacts را مرتب سازی كنید، بنابراین مرتب سازی بر حسب نام خانوادگی بهتر است. اگر ذخیره كردن بر حسب نام ، سودمند نیست، می‌توانید یك اسم مستعار یا شناسه دیگری را در این فیلد وارد كنید(مانند dentist یا plumber).

 از فیلدهای فلش استفاده كنید  

Outlook ، چندین فیلد برای وارد كردن چند شماره تلفن برای یك اطلاعات تماس ارائه می‌كند. با این حال، اگر چیزی را كه به آن نیاز دارید پیدا نكردید، روی فلش كنار یك فیلد كلیك كنید و گزینه‌ای مانند Business 2 را انتخاب كنید. می‌توانید چندین آیتم را در یك فیلد وارد كنید و با استفاده از لیست كشویی، بین آنها سوئیچ كنید. به این صورت می‌توانید آدرس یك شركت و منزل را نیز وارد كنید.

آدرس email  

 آدرس email تماس را وارد كنید. از فلش لیست كشویی برای وارد كردن آدرس‌های دیگر استفاده كنید. Web Page address (آدرس صفحه وب) تماس را كه می‌توان از آن برای باز كردن Internet Explorer استفاده كرد وارد كنید. از كادر Im address برای وارد كردن آدرسی استفاده كنید كه از آن برای فرستادن پیغام فوری از طریق سرویس MSN Messenger استفاده می‌شود.

 ذخیره سازی  

بعد از پر كردن تمام اطلاعات لازم برای این تماس، روی دكمه Save and Close كلیك كنید تا این اطلاعات تماس را به پایگاه داده اضافه كنید. برای وارد كردن یك اطلاعات تماس دیگر، روی دكمه Save and New كلیك كنید تا پنجره Contact دیگری باز شود.

*توجه  *

 جزئیات بیشتر

از برگه Details در پنجره Windows برای وارد كردن اطلاعاتی مانند نام همسر، روز تولد، سالگرد (ازدواج) و اطلاعات دیگر در مورد تماس استفاده كنید. برای مشاهده فعالیت‌های مرتبط با یك تماس مانند email های ارسالی و دریافتی، قرارها، جلسات و كارها، روی برگه Activities كلیك كنید.برای نمایش دادن یك نقشه برای آدرس تماس، روی اسم تماس، دابل كلیك كنید و روی دكمه Display Map of Address كلیك كنید.

برای تغییر دادن اطلاعات تماس، روی اسم آن در پوشه Contacts كلیك كنید تا پنجره Contact باز شود و بتوانید داده‌های مورد نظر را تغییر دهید.برای نوشتن یك email به یك تماس، روی اسم آن كلیك كنید و بعد روی دكمه Message to Contact كلیك كنید.

   چگونه آیتم‌ها را سازماندهی كنیم

 Outlook ، آیتم‌هایی كه ایجاد می‌كنید را در پوشه‌هایی مانند، Inbox ، Contacts و Task ذخیره می‌كند. برای سازماندهی آیتم‌ها، می‌توانید پوشه‌های دیگری نیز ایجاد كنید. برای مثال، می‌توانید تمام email های شخصی خود را در یك زیر پوشه از Inbox بنام Personal ذخیره كنید. در صورت لزوم، براحتی می‌توانید آیتم‌ها را به پوشه‌های جدید منتقل كنید. بعلاوه، می‌توانید برخی آیتم‌ها را كه دیگر نیاز ندارید حذف كنید. ساده‌ترین راه برای سازماندهی آیتم‌ها، استفاده از Folder List است. برای باز كردن این لیست، از منوی View ، گزینه Folder List را انتخاب كنید. از آنجایی كه می‌توانید از Folder List برای سوئیچ كردن بین اجزاء outlook استفاده كنید، می‌توا‌نید Outlook Bar را پنهان كنید تا فضای كاری بیشتری بدست آورید.

 یك پوشه جدید ایجاد كنید  

روی فلش دكمه New كلیك كنید و Folder را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای New Folder باز شود.

نامگذاری  

 در كادر Name برای پوشه جدید، یك اسم تایپ كنید.

 نوع آیتم را انتخاب كنید  

از لیست كشویی Folder Contains برای انتخاب نوع آیتم‌هایی كه می‌خواهیددر پوشه ذخیره كنید استفاده كنید.

 انتخاب پوشه پدر  

در لیست Select where to place the folder اسكرول كنید و پوشه‌ای كه می‌خواهید پوشه جدید را در آن قرار دهید انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود، پوشه ایجاد شود و به Folder List برگردید.

 منتقل كردن آیتم‌ها به پوشه  

آیتم‌هایی كه می خواهید به پوشه جدید منتقل كنید را انتخاب كنید و آنها را به Folder List بكشید و روی پوشه جدید رها كنید.

 حذف آیتم‌ها  

برای حذف آیتم‌ها از یك پوشه، آنها را انتخاب كنید و روی دكمه Delete كلیك كنید تا آیتم‌ها به پوشه Deleted Items منتقل شوند. برای خالی كردن این پوشه، روی آن كلیك راست كنید و گزینه Empty "Deleted Items" Folder را انتخاب كنید.

*توجه  *

مطالب بیشتری در مورد پوشه‌ها

برای حذف پوشه‌ای كه دیگر به آن نیاز ندارید(و آیتم‌های آن ) ، روی آن كلیك راست كنید و گزینه Delete "folder name" را انتخاب كنید.

داخل زیرپوشه هم می‌توان زیرپوشه‌های دیگری ایجاد كرد. برای مثال، ممكن است در پوشه Inbox ، یك زیر پوشه بنام Vendor Mail داشته باشید و در آن پوشه هم، پوشه‌هایی بنام Suppliers و printers داشته باشید.می‌توانید Outlook را طوری تنظیم كنید كه هر وقت از برنامه خارج می‌شوید، بصورت خودكار، آیتم‌های پوشه Deleted Items را حذف كند. برای این كار، از منوی Tools ، گزینه Options را انتخاب كنید. برگه Other را باز كنید، گزینه Empty the Deleted Items folder upon exiting را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

وقتی كه در یك پوشه، به سر می‌برید، روی دكمه Organize كلیك كنید تا روش‌های منحصربه فردی برای سازماندهی آیتم‌ها توسط اضافه كردن رنگ ، انتقال خودكار آنها در پوشه‌های بخصوص بر اساس محتویات آن و غیره پیدا كنید.

چگونه داده‌های اطلاعات تماس را وارد كنیم

 اگر یك پایگاه داده از اطلاعات تماس در برنامه دیگری مانند یك برنامه آفیس مثل Excel یا Acces یا یك برنامه غیرمایكروسافتی مانند Lotus Organizer داشته باشید می‌توانید این پایگاه داده را به Outlook وارد كنید. هر نوع داده‌ای (لیست اطلاعات تماس، email ها، كارها، قرارها، جلسات و رویدادها) را می‌توانید وارد و صادر كنید. برای مثال، ممكن است بخواهید لیست تماس‌های مربوط به فروش را به Excel صادر كنید تا آن را با داده‌های دیگر فروش تركیب كنید. Import and Export Wizard شما را در این روند یاری می‌كند.

 Import and Export Wizard را باز كنید  

از منوی File، گزینه Import and Export را انتخاب كنید تا اولین صفحه از Import and Export Wizard باز شود.

 یكی از كارها را انتخاب كنید  

 در اولین كادر محاوره‌ای ویزارد، یكی از كارهای لیست شده را انتخاب كنید. بسته به برنامه‌ای كه می‌خواهید داده‌ها را از آن وارد كنید، ممكن است مجبور شوید كه Import from another program or file یا Import Internet mail and Addresses را انتخاب كنید، برای صادر كردن داده‌ها، روی Export to a file كلیك كنید. بعد روی Next كلیك كنید.

 نوع فایل را انتخاب كنید  

اگر می‌خواهید داده‌ها را از یك برنامه قدیمی email وارد كنید، در كادر محاوره‌ای بعدی، نوع فایل آدرسی كه می‌خواهید وارد كنید را انتخاب كنید. گزینه‌های مربوط به داده‌هایی كه نمی‌خواهید وارد كنید (مانند email ها) را غیرفعال كنید. بعد روی Next كلیك كنید.در صورتی كه می خواهید اطلاعات  تماس خود را در قالب فایلهای دیگر ذخیره كنید ، پس از انتخاب گزینه Export to a File در بخش قبل با پنجره ای مواجه می شوید كه از شما نوع و قالب فایلی كه اطلاعات نهایی در آن ذخیره خواهند شد را باید تعیین كنید. به عنوان مثال نوع فایلهای اكسل یا اكسس .

 پوشه مبدا را انتخاب كنید  

بسته به نوع كاری كه انجام می‌دهید، بقیه مراحل ممكن است با آنچه كه در اینجا شرح داده شده است فرق كند. در این بخش باید محلی كه اطلاعات تماس باید از آن خوانده شوند را تعیین كنید. این اطلاعات از این محل خوانده شده و در فایل انتخاب شده ذخیره می شود.

 انتخاب نام فایل  

وقتی كه می‌خواهید داده‌ها را از برنامه‌های دیگر وارد كنید، از شما خواسته می‌شود كه تأیید كنید چه چیزی را می‌خواهید وارد كنید، انتخاب كنید و روی Finish كلیك كنید.سپس گزینه Next را انتخاب كنید. در كارد بعدی نام فایل را وارد كنید.

 تایید مراحل انجام شده   

در مرحله آخر پنجره ای با عنوان Export to a File نمایان شده و نوع عملی كه شما تعیین كرده اید را به شما یادآوری كرده و تاكید می كند.  سپس گزینه Finish  را انتخاب كنید.

*توجه  *

 كپی و Paste كردن آیتم‌های Outlook

با استفاده از outlook، نه تنها می‌توانید وارد و صادر كنید، بلكه با استفاده از فرمان‌های copy و paste می‌توانید آیتم‌ها را بین برنامه‌های آفیس، كپی و Paste كنید. برای اینكه بیشتر در مورد به اشتراك گذاری داده‌ها بین برنامه یاد بگیرید به بخش 1، كار عملی 12 «چگونه داده‌ها را Cut ، كپی و paste كنیم» مراجعه كنید.

 چگونه از نمادها در متن استفاده كنیم

آیا به كاراكتر یا نماد خاصی نیاز دارید كه در صفحه كلید وجود ندارد؟ اگر اینگونه است در مجموعه كاراكترها و نمادهای Word بدنبال چیزی كه می خواهید بگردید. كسر (4/3)، علامت تجاری (TM ) و عناصر گرافیكی دیگر، نماد هستند.em dash ( ب ) و سه نقطه (…)، كاراكتر خاص هستند. برای مثال می توانید در متن مربوط به محصولات، از نماد كپی رایت © یا علامت تجاری (TM ) استفاده كنید. بسته به فونت هایی كه نصب كرده اید ممكن است نمادهای اضافی مانند نمادهای ریاضی یا یونانی، معماری و غیره را هم داشته باشید.

 كادر محاوره ای Symbol را باز كنید  

در جایی از متن كه می خواهید نماد را درج كنید كلیك كنید و از منوی Insert ، گزینه Symbol را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Symbol باز شود.

 یكی از نمادها را انتخاب كنید  

 در برگه Symbol ، روی یكی از نمادها كلیك كنید. برای تغییر دادن نمادهای نشان داده شده، روی فلش لیست Font كلیك كنید و یك فونت دیگر انتخاب كنید.

 نماد مورد نظر را درج كنید  

بعد از انتخاب نماد مورد نظر، روی دكمه Insert كلیك كنید تا این نماد در متن درج شود. كادر محاوره ای Symbol باز باقی می‌ماند.

 یكی از كاراكترهای خاص را انتخاب كنید  

اگر بخواهید یكی از كاراكترهای خاص را در متن درج كنید (مانند em dash یا علامت كوتیشن خاص) روی برگه Special Character در كادر محاوره ای Symbol كلیك كنید.

 این كاراكتر خاص را درج كنید  

كاراكتر خاص مورد نظر را انتخاب كنید و روی دكمه Insert كلیك كنید. كاراكتر به متن اضافه می شود.

 كادر محاوره ای را ببندید  

كادر محاوره ای Symbol باز باقی می ماند چون ممكن است بخواهید نماد دیگری درج كنید. روی دكمه Close كلیك كنید تا از كادر محاوره ای خارج شوید.

*توجه  *

 سفارشی كردن نمادها

از لیست كشویی Font در كادر محاوره ای Symbol برای تغییر فونتی كه برای نمادها استفاده می شود استفاده كنید. برای مثال، اگر می خواهد آیكون های كاراكتری مانند ساعت و تلفن را درج كنید از فونت Windows استفاده كنید. حتما“ نمادهای مربوط به فونت‌هایی كه روی كامپیوتر خود نصب كرده اید را بررسی كنید.

نمادهای آماده

قابلیت Auto Correct درWord منتظر نمادهای رایجی كه نیاز دارید تایپ كنید می ماند (مانند نمادهای كپی رایت یا علامت تجاری) و بصورت خودكار آنها را درج می كند. برای مثال، اگر تایپ كنید (C)، قابلیت Auto Correct بصورت خودكار این كاراكترها را با نماد © جایگزین می كند.برای كسب اطلاعات بیشتر در مورد استفاده از قابلیت Auto Correct ، به كار عملی26 «چگونه با Auto Correct كار كنیم»مراجعه كنید.

چگونه نمایش اسلایدی را اجرا كنیم

بعد از اینكه Presentation خود را ایجاد و آماده كردید، می‌توانید آن را اجرا كنید. خوب است كه در حین ایجاد و آماده كردن Presentation ، چند بار آن را اجرا كنید تا بفهمید كه اسلایدها چگونه به نظر خواهند رسید، هر اسلاید به چه مدت نمایش داده شود و جلوه‌های تغییر و متحرك سازی چگونه بكار خواهند رفت. می‌توانید نمایش را طوری راه‌اندازی كنید كه بصورت دستی اجرا شود، بطوری كه برای تغییر دادن اسلایدها، كلیك كنید یا یك كلید را بفشارید و یا اینكه بصورت خودكار اجرا شود و بطوری كه Power Point ، هر اسلایدی را به مدتی كه مشخص می‌كنید نمایش دهد. حتی می‌توانید كاری كنید كه این نمایش بصورت پیوسته دور بزند.

 Set Up Show را انتخاب كنید  

 Presentation مورد نظر را باز كنید و از منوی Slide Show، گزینه Set Up show را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Set Up Show باز شود.

 گزینه‌های Show Type را انتخاب كنید  

 از گزینه‌های Show Type، گزینه‌ای كه مورد نظر شماست را انتخاب كنید. اگر قصد دارید كه خودتان سخنران این Presentation باشید، گزینه Presented by aspeaker را انتخاب كنید. اگر یك كاربر دیگر مانند یك كارآموز، این Presentation را مرور خواهد كرد، گزینه Browsed by an indivisual را انتخاب كنید و اگر Presentation در یك كیوسك اجرا خواهد شد، گزینه Browsed at a kiosk را انتخاب كنید.

 Show Options را انتخاب كنید  

 از گزینه‌های Show Options استفاده كنید تا نشان دهید كه Presentation چگونه باید ظاهر شود. می‌توانید نمایش را بصورت پیوسته ادامه دهید، برای این كار گزینه Loop Continuously until ‘ESC’ را انتخاب كنید. به این صورت تا وقتی كه دكمه ESC را نزنید، این نمایش اسلایدی، اجرا خواهد شد. آن را بدون حركت نشان دهید. برای این كار، گزینه Show without animation را انتخاب كنید. یا اینكه بدون صحبت نشان دهید. برای این كار، گزینه Show without narration را انتخاب كنید.

 گزینه‌های مربوط به تغییر كردن اسلایدها را انتخاب كنید  

 از گزینه‌های Advance Slides ، انتخاب كنید كه Presentation یا بصورت دستی پیش رود و یا با استفاده از زمان بندی تعیین شده. برای پیشروی به صورت دستی، گزینه Manually را انتخاب كنید. و برای استفاده از زمان‌بندی تعیین شده، گزینه Using timings, if present را انتخاب كنید- مترجم) روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Set Up Show بسته شود.

 نمایش را اجرا كنید  

 برای اجرا كردن نمایش، اولین اسلاید را نمایش دهید (یا روی اولین اسلاید در دید Slide Sorter كلیك كنید) و بعد روی دكمه دید Slide Show كلیك كنید.

نمایش را متوقف كنید  

Presentation اجرا می‌شود و هر اسلاید بصورت تمام صفحه و بدون نوارهای ابزار یا نوارهای منو ظاهر می‌شود. برای متوقف كردن نمایش، كلید ESC را بزنید.

* توجه  *

 كنترل‌های نمایش اسلایدی

در طی نمایش اسلایدی، می‌توانید از كنترل‌های دستی برای جلو بردن اسلایدها، برگشتن به اسلاید قبلی یا متوقف كردن نمایش استفاده كنید. برای رفتن به اسلاید بعدی، كلیك كنید یا كلید جهتی سمت راست را بزنید. برای برگشتن به اسلاید قبلی، Backspace را بزنید و برای متوقف كردن یا از سر گرفتن نمایش، كلید S را بزنید.

زمان‌بندی

می‌توانید نمایش خود را طوری تنظیم كنید كه هر اسلاید بر اساس زمانی كه تعیین كردید جلو رود. یك روش برای تنظیم زمان‌بندی، استفاده از امكان Rehearse Timings می‌باشد. از منوی Slide Show ، گزینه Rehearse Timing را انتخاب كنید، بعد برای هر اسلاید می‌توانید یك زمان تعیین كنید. در پایان، Power Point زمان كلی Presentation را به شما اعلام می‌كند.

چگونه جلوه‌های متحرك اضافه كنیم

می‌توانید جلوه‌های متحرك Power Point را روی اشیاء اسلاید اعمال كنید. برای مثال می‌توانید یك لیست را روی اسلاید ظاهر كنید و در هر لحظه، یك آیتم از لیست را اضافه كنید. می‌توانید كنترل كنید كه دقیقاً هر آیتم چه زمانی ظاهر شود تا مخاطبان پیشاپیش موضوعات را نخوانند. همچنین می‌توانید كاری كنید كه هر آیتم از لیست، از گوشه صفحه وارد شود یا به كندی محو شود. جلوه‌های زیادی ممكن است بنابراین حتماً هر كدام را امتحان كنید تا بفهمید كه چه كاری انجام می‌دهد. این جلوه‌های متحرك را می‌توان روی هر شیء از اسلاید بكار برد.

 Aninmation Schemes را فعال كنید  

 در دید Slider Sorter، شیء از اسلاید كه می‌خواهید متحرك كنید را انتخاب كنید، بعد از منوی Slide Show، گزینه Animation Schemes را انتخاب كنید.

 مشاهده جلوه‌ها  

كادر وظیفه Slide Design باز می‌شود و گزینه‌های Animation Schemes نمایش داده می‌شوند.

 یكی از جلوه‌ها را انتخاب كنید  

برای انتخاب یكی از جلوه‌ها، روی اسم آن كلیك كنید تا این جلوه بصورت خودكار در اسلاید انتخاب شده نمایش داده شود.

 Custom Animations را انتخاب كنید  

همچنین می توانید تصاویر متحرك مورد نظر خود را در Power Point ایجاد كنید. در دید Normal ، شیء مورد نظر در اسلاید را انتخاب كنید و از منوی Slide Show ، گزینه Custom Animation را انتخاب كنید.

یكی از جلوه‌ها را استفاده كنید  

 كادر وظیفه Custom Animation باز می‌شود. در حالی كه عنصر مورد نظر در اسلاید انتخاب شده است، روی دكمه Add Effect كلیك كنید، یك گروه (مانند Entrance ) را انتخاب كنید و روی یك نوع جلوه (مانند Checkerboard ) كلیك كنید.

 جلوه را تغییر دهید  

این كادر وظیفه، گزینه‌های مختلفی برای كنترل جلوه دارد. برای مثال، برای تغییر جهت جلوه در صفحه، روی فلش لیست Direction كلیك كنید و یكی از جهت‌ها را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید سرعت و حالت شروع جلوه را تنظیم كنید.

 سفارشی كردن بیشتر  

بعد از اینكه یك جلوه را اختصاص دادید، در لیست كادر وظیفه Custom Animation لیست می‌شود. روی این جلوه كلیك كنید تا یك لیست كشویی از گزینه‌های سفارشی كردن بیشتر ظاهر شود كه چند گزینه‌ از بین آنها (مانند گزینه Timing)، كادرهای محاوره‌ای دیگری را باز می‌كنند.

چگونگی روش عوض شدن اسلایدها 

برای اینكه نمایش اسلایدی شما حرفه‌ای‌تر شود، روش عوض شدن اسلایدها را تعریف كنید. این كار تعریف می‌كند كه اسلاید چگونه به اسلاید بعدی منتقل شود. Power Point چندین جلوه برای این كار دارد از جمله از هم پاشیدگی، جلوه‌های قطعه قطعه كردن، محو شدن و نصف كردن، می‌‌توانید برای هر اسلاید، یك روش متفاوت تعریف كنید یا اینكه از یك روش برای تمام اسلایدها استفاده كنید.

 به دید Slider Sorter سوئیچ كنید  

روی دكمه دید Slider Sorter كلیك كنید تا به دید Slider Sorter سوئیچ شود و اسلاید مورد نظر را انتخاب كنید. اگر بخواهید، یك روش را برای تمام اسلایدها استفاده كنید، اولین اسلاید در Presentation را انتخاب كنید.

 روی Transition كلیك كنید  

در نوار ابزار Slider Sorter ، روی دكمه Transition كلیك كنید تا كادر وظیفه Slide Transition باز شود.

 یكی از جلوه‌ها را انتخاب كنید  

 در لیست Apply to Selected Slides اسكرول كنید و یكی از جلوه‌ها را انتخاب كنید. وقتی كه انتخاب مورد نظر را انجام دادید، AutoPreview ، جلوه مورد نظر را روی اسلاید انتخاب شده اجرا می‌كند. اگر این جلوه را نمی‌پسندید می‌توانید یك جلوه دیگر را از لیست انتخاب كنید.

 انتخاب سرعت  

در قسمت Modify transition در كادر وظیفه، روی فلش لیست Speed كلیك كنید و سرعت انتقال را مشخص كنید: Slow (كند)، Medium (متوسط) یا Fast (سریع).

 جلوه صوتی   

در قسمت Modify transition ، می‌توانید یك جلوه صوتی اضافه كنید. روی فلش لیست Sound كلیك كنید و یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید.

 چگونگی تغییر كردن اسلایدها  

از گزینه‌های Advance Slide برای كنترل چگونگی تغییر كردن اسلایدها استفاده كنید. یا با كلیك ماوس (گزینه on mouse click) یا استفاده از تغییر كردن خودكار. اگر گزینه Automatically after را انتخاب كنید باید زمان تغییر كردن را بر حسب ثانیه مشخص كنید. زمان مورد نظر را وارد كنید یا از فلش‌های بالا پایین برای مشخص كردن زمان استفاده كنید. برای مثال می‌توانید زمان را 5 ثانیه در نظر بگیرید تا Power point بعد از 5 ثانیه بصورت خودكار به اسلاید بعدی برود.

* توجه*

مشاهده آیكون‌های تغییر

وقتی كه تغییر اسلایدها را تعریف می‌كنید، یك آیكون زیر اسلاید (اسلایدها) در دید Slider Sorter ظاهر خواهد شد. روی این آیكون كلیك كنید تا آن تغییر را مشاهده كنید.

Apply to All

برای اینكه جلوه تغییر، روی تمام اسلایدها اعمال شود، روی Apply to All Slides در كادر وظیفه Slide Transition كلیك كنید.

نكاتی برای جلوبردن اسلایدها

وقتی كه زمان تغییر كردن خودكار اسلایدها را مشخص كنید، نمایش اسلایدی خود را مشاهده كنید تا مطمئن شوید كه برای خواندن اسلاید، وقت كافی وجود دارد. در كار عملی 18« چگونه نمایش اسلایدی را اجرا كنیم» یاد می‌گیرید كه چگونه نمایش اسلایدی را اجرا كنید.

چگونه اسلایدها را سازماندهی مجدد كنیم

 خواه ناخواه، لازم می‌شود كه ترتیب اسلایدها را تغییر دهید. مخصوصاً وقتی كه اسلایدهای جدیدی را اضافه و برخی را حذف كرده باشید. ساده‌ترین راه برای مرتب كردن اسلایدها، در دید Slide Sorter است كه در آن می‌توانید تمام اسلایدها را یكجا مشاهده كنید. در این دید، براحتی می‌توانید اسلایدی را از یك محل به محل دیگر بكشید.

 به دید Slider Sorter سوئیچ كنید  

 روی دكمه Slider Sorter در گوشه چپ و پائین پنجره PowerPoint كلیك كنید تا به دید Slider Sorter سوئیچ كنید.

 اسلاید مورد نظر را انتخاب كنید  

 روی اسلایدی كه می‌خواهید به محل جدیدی ببرید كلیك كنید.

آن را با ماوس بكشید  

 دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و اسلاید را به محل جدید ببرید. همچنانكه اسلاید را می‌كشید، یك خط ظاهر می‌شود تا به شما نشان دهد كه اسلاید را به كجا می‌برید.

 دكمه ماوس را رها كنید  

 وقتی كه اسلاید به محل مورد نظر رسید، دكمه ماوس را رها كنید Power Point ، اسلاید‌های دیگر را جابجا می‌كند و اسلاید جابجا شده را در محل جدید قرار می‌دهد.

اسكرول كنید و بكشید  

 دید Slider Sorter در هر لحظه فقط چند اسلاید را نشان می‌دهد. اگر می‌خواهید اسلاید انتخاب شده را بعد از اسلایدهایی قرار دهید كه دیده نمی‌شوند، در جهتی كه می‌خواهید با ماوس بكشید تا صفحه نمایش به آن طرف اسكرول شود.

* توجه* 

سوئیچ كردن سریع

برای مشاهده كردن یك اسلاید در دید Normal ، روی آن در دید Slider Sorter دابل كلیك كنید.

نوار ابزار Slider Sorter

وقتی كه به دید Slider Sorter سوئیچ می‌كنید، نوار ابزار Slider Sorter بالای پنجره Presentation ظاهر می‌شود. این نوار ابزار دكمه‌هایی برای مشخص كردن روش عوض شدن اسلایدها، زمان‌بندی و تنظیم جلوه‌های ویژه دیگر دارد.

انتخاب كردن بیش از یك اسلاید

برای انتخاب كردن بیش از یك اسلاید، در حالی كه روی اسلاید‌های پیوسته كلیك می‌كنید، Shift را نگه دارید. برای انتخاب اسلایدهایی كه كنار یكدیگر نیستند، در حالی كه روی آنها كلیك می‌كنید، كلید Ctrl را بفشارید.

كپی كردن یك اسلاید

برای اینكه یك اسلاید را كپی كنید، كلید Ctrl را نگه دارید، اسلاید مورد نظر را با ماوس بكشید و در محل جدید رها كنید تا یك كپی از اسلاید اصلی داشته باشید.

  چگونه اسلایدها را درج یا حذف كنیم

 آیا لازم است كه یك اسلاید دیگر به Presentation اضافه كنید؟ ممكن است بخواهید اسلایدی را حذف كنید كه دیگر به آن نیاز ندارید. Presentation حذف و اضافه كردن اسلایدها را ساده كرده است. در دید Normal یا Slider Sorter می‌توانید اسلایدها را اضافه یا حذف كنید.

 درج اسلاید جدید  

اسلایدی كه قبل از اسلاید جدید خواهد آمد را نمایش دهید یا انتخاب كنید و روی دكمه New Slide در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

 از كادر وظیفه Slide Layout استفاده كنید  

Power Point ، اسلاید جدید را بعد از اسلاید انتخاب شده درج می‌كند و كادر وظیفه Slide Layout را باز می‌كند. با استفاده از اسكرول بار، طرح‌های مختلف را مشاهده كنید.

یكی از طرح‌ها را بكار برید  

 وقتی كه طرح مورد نظر را برای اسلاید جدید پیدا كردید، آن را انتخاب كنید تا روی اسلاید جدید بكار رود. حال می‌توانید این اسلاید را با متن یا گرافیك پر كنید.

 حذف اسلاید  

برای حذف یك اسلاید، در دید Slide Sorter ، روی آن كلیك كنید یا آن را در دید Normal باز كنید و از منوی Edit ، گزینه Delete Slide را انتخاب كنید.

 درج اسلایدهایی از Presentation های دیگر   

از امكان Slide Solder برای درج اسلایدهایی از Presentation - های دیگر استفاده كنید. از منوی Insert ، گزینه Slide From Files را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Slide Finder باز شود.

 از كادر محاوره‌ای Slide Finder استفاده كنید  

آن Presentation كه می‌خواهید اسلایدهای آن را كپی كنید را پیدا كنید (اگر لازم باشد، از دكمه Browse برای پیدا كردن فایل استفاده كنید) روی دكمه Display كلیك كنید، تا اسلایدهای آن Presentation را مشاهده كنید. بعد اسلایدهایی كه می‌خواهید درج كنید را انتخاب كنید و روی دكمه Insert كلیك كنید. اسلایدهایی كه انتخاب كردید در Presentation جاری، درج می‌شوند. (وقتی كه كارتان تمام شد روی Close كلیك كنید تا از كادر محاوره‌ای Slide Finder خارج شوید.)

 *توجه  *

 میان‌بر صفحه كلیدی

برای درج یك اسلاید جدید با استفاده از صفحه كلید، Ctrl+M را فشار دهید تا كادر وظیفه Slide Layout باز شود و بتوانید یك طرح انتخاب كنید.

حذف اسلایدها در دید Slide Sorter

برای حذف یك اسلاید در دید Slide Sorter ، روی آن كلیك كنید و كلید Delete در صفحه كلید را بزنید.

وای!

اگر تصادفاً یكی از اسلایدها را حذف كردید، روی دكمه Undo در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

 چگونه طرح اسلاید را تغییر دهیم

 قابلیت Autolayouts در Power Point به شما امكان می‌دهد تا برای اسلاید، یك ساختار جدید ایجاد كنید. وقتی كه یك اسلاید جدید اضافه می‌كنید، كادر وظیفه Slide Lauout با انواع مختلفی از طرح‌ها ظاهر می‌شود. با استفاده از همین كادر می‌توانید طرح یك اسلاید موجود را نیز تغییر دهید. استفاده از یك طرح آماده، بسیار ساده‌تر از اضافه كردن كادر متنی و گرافیك است. Power Point برای تقریباً هر نوع اسلایدی كه بخواهید طرحی دارد . طرح‌هایی وجود دارد كه تركیبی از متن عنوان، متن لیستی، نمودار و تصاویر گرافیكی را در خود دارند. با استفاده از قابلیت Autolayouts ، این عناصر اسلاید، از قبل در محل قرار می‌گیرند و آماده‌اند. تنها كاری كه باید انجام دهید این است كه متن خود را اضافه كنید یا یك عنصر گرافیكی انتخاب كنید.

نمایش اسلاید  

 اسلایدی كه می‌خواهید تغییر دهید را باز كنید. بهتر است كه دید Normal را باز كنید تا براحتی بتوانید خود اسلاید را مشاهده كنید.

 كادر وظیفه Slide Layout را باز كنید  

روی یك قسمت خالی از اسلاید كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Slide Layout را انتخاب كنید تا كادر وظیفه Slide Layout باز شود.

 طرح‌های موجود را مشاهده كنید  

در این كادر وظیفه، با اسكرول كردن، تمام طرح‌های موجود را مشاهده كنید.

 یكی از طرح‌ها را انتخاب كنید  

وقتی كه طرح مورد نظر را پیدا كردید، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود.

 طرح جدید را مشاهده كنید  

Power Point ، طرح جدید را اعمال می‌‌كند. بسته به محتویات اسلاید، ممكن است لازم باشد كه اندازه برخی اشیاء اسلاید را تغییر دهید یا آنها را جابجا كنید تا در طرح جابگیرند. در این مثال، از یك طرح استفاده شده است كه محل تصویر و لیست را تغییر داده است.

كادر وظیفه را ببندید  

 برای آزاد كردن فضای كاری، روی × در كادر وظیفه كلیك كنید.

   *توجه  *

 تغییر دادن طراحی اسلاید

برای باز كردن كادر وظیفه Slide Design ، همچنین می‌توانید روی یكی از اسلایدها در Presentation كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Slide Design را انتخاب كنید. می‌توانید یك طرح جدید انتخاب كنید

تا Power Point آن را روی تمام اسلایدهای Presentation اعمال كند.

تغییر دادن تنظیمات پیش فرض

هر وقت كه یك اسلاید جدید در Presentation درج می‌‌كنید كادر وظیفه Slide Layout باز می‌شود. برای اینكه این كادر بصورت پیش فرض باز نشود، گزینه Show When inserting new Slides در پایین این كادر را غیرفعال كنید.

  چگونه پس زمینه اسلاید را تغییر دهیم

می‌توان پس زمینه اسلایدها در Presentation را تغییر داد. تغییر پس زمینه، ظاهر جدیدی به اسلاید می‌دهد. چندین گزینه خواهید داشت؛ پس زمینه‌ها می‌توانند شامل رنگ، بافت یا الگو باشند. حتماً گزینه‌های موجود را بررسی كنید تا ظاهر مورد نظر را پیدا كنید. كادر محاوره‌ای Background به شما امكان می‌دهد تا رنگ پس زمینه را تغییر دهید یا یك جلوه پر كردن مانند شیب ، الگو یا بافت اضافه كنید.

منوی میان‌بر را باز كنید  

 اسلایدی كه می‌خواهید تغییر دهید را باز كنید (دید Normal را باز كنید تا بتوانید اسلاید را بخوبی ببینید)، روی یك ناحیه خالی از اسلاید كلیك راست كنید (روی یكی از عناصر اسلاید كلیك راست نكنید) و از منوی حاصله، گزینه Background را انتخاب كنید.

 كادر محاوره‌ای Background را باز كنید  

 در كادر محاوره‌ای Background كه باز می‌شود، روی فلش لیست كلیك كنید تا لیستی از رنگ‌های دیگر ظاهر شود. اگر رنگ مورد نظر نمایش داده شد، روی آن كلیك كنید و در غیر این صورت، روی گزینه More Color كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Colors باز شود.

یكی از رنگ‌ها را انتخاب كنید  

در برگه Standard از كادر محاوره‌ای Colors ، با كلیك كردن روی رنگ مورد نظر و بعد كلیك كردن روی Ok ، آن را انتخاب كنید.

رنگ جدید را بكار برید  

 برای اعمال كردن رنگ جدید روی پس زمینه اسلاید جاری، روی Apply در كادر محاوره‌ای Background كلیك كنید. برای اعمال كردن این رنگ روی تمام اسلایدهای Presentation ، روی Apply to All كلیك كنید.

  Fill Effects را انتخاب كنید  

 اگر بجای یك رنگ، یك پس زمینه را ترجیح می‌دهید، بجای كلیك كردن روی More Colors (مرحله 2) ، روی گزینه Fill Effects در كادر محاوره‌ای Background كلیك كنید كادر محاوره‌ای Fill Effects باز می‌شود و می‌توانید یكی از پس زمینه‌های Gradient ، Texture ، Pattern یا Picture را انتخاب كنید. برگه Texture كه در اینجا نشان داده شده است، حاوی چند پس زمینه بافتی جالب است كه می‌توانید بكار برید. جلوه‌ای كه می‌خواهید بكار برید را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

بافت  

 روی دكمه Apply در كادر محاوره‌ای Background كلیك كنید تا پس زمینه مورد نظر روی اسلاید جاری اعمال شود. برای اعمال كردن این جلوه روی تمام اسلایدها، روی Apply to All كلیك كنید. در اینجا مشاهده می‌كنید كه یك بافت پس زمینه جدید روی اسلاید اعمال شده است.

*توجه *

 تغییر دادن طرح رنگ

برای تغییر سریع رنگ در Presentation ، می‌توانید طرح رنگ را تغییر دهید. روی اسلاید مورد نظر كلیك راست كنید و گزینه Slide Design را انتخاب كنید تا كادر وظیفه Slide Design باز شود. روی لینك Color Schemes كلیك كنید و یك طرح رنگ دیگر انتخاب كنید.

استفاده از یك تصویر بعنوان پس زمینه

اگر تصویری دارید كه پس زمینه خوبی خواهد شد، از برگه Picture در كادر محاوره‌ای Fill Effects برای انتخاب و درج این تصویر استفاده كنید. ولی مراقب باشید از تصویری استفاده نكنید كه آنقدر جذاب باشد كه پیام اسلاید شما نادیده گرفته شود!

 چگونه یك نمودار به اسلاید اضافه كنیم

 علاوه بر كادر متنی و تصویر، می‌توانید نمودار هم به اسلاید اضافه كنید. با استفاده از فرمان‌های Copy و Paste می‌توانید نموداری كه با برنامه دیگری مانند Excel ایجاد كرده‌اید را به اسلاید اضافه كنید. همچنین می‌توانید از طریق Power Point یك نمودار ایجاد كنید. نمودارها واقعاً داده‌ها را بخوبی نشان می‌دهند و همانطور كه در این كار عملی خواهید دید براحتی می‌توانید بدون خارج شدن از power Point ، یك نمودار ایجاد كنید. ابتدا اسلایدی كه می‌خواهید نمودار را در آن درج كنید باز كنید.

 گزینه Insert Chart را انتخاب كنید  

 برای درج یك نمودار، از منوی Insert ، گزینه Chart را انتخاب كنید و یا روی دكمه Insert Chart در نوار ابزار Standard كلیك كنید، اگر طرح اسلاید شما كادری برای نمودار دارد، روی آن دابل كلیك كنید. اگر این كادر چند گزینه داشته باشد، روی دكمه Insert Chart كلیك كنید.

 نمودار عمومی  

 فوراً یك نمودار عمومی به همراه یك برگه داده در اسلاید ظاهر می‌شود. به نوار منوی Power Point ، منوی Chart هم اضافه می‌شود. این منو گزینه‌هایی دارد كه به شما كمك می‌كند تا نمودار خود را ایجاد یا ویرایش كنید.

 داده‌های نمودار را وارد كنید  

 از برگه داده برای وارد كردن داده‌های نمودار استفاده كنید. فقط كافی است كه بجای داده‌های نمونه، داده‌های خود را وارد كنید. برای مثال اگر می‌خواهید كه مانند نمونه زیر، یك نمودار میله‌ای ایجاد كنید، داده‌های نمودار عمومی را با برچسب‌های ستون و سطر خود جایگزین كنید. همچنین می‌توانید قبل از وارد كردن داده‌های خود، تمام داده‌های نمونه را حذف كنید. برای این كار، داده‌ها را انتخاب كنید و كلید Delete را بزنید.

 نوع نمودار را تغییر دهید  

 بصورت پیش فرض، ابزار ایجاد نمودار، یك نمودار میله‌ای ایجاد می‌كند ولی می‌توانید نوع آن را تغییر دهید. برای این كار، از منوی Chart، گزینه Chart Type را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Chart Type باز شود.

 نوع نمودار را انتخاب كنید  

 از لیست Chart type، یك نوع جدید انتخاب كنید و از نوع‌های فرعی سمت راست، یكی را انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و نوع جدید در اسلاید نشان داده شود.

 نمودار را درج كنید  

 برای درج نموداری كه با داده‌های شما پر شده باشد در اسلاید، روی × در برگه داده كلیك كنید تا نمودار در اسلاید قرار گیرد. می‌توانید اندازه آن را تغییر دهید یا آن را جابجا كنید تا در اسلاید جابگیرد. برای ویرایش كردن این نمودار، روی آن دابل كلیك كنید.

* توجه  *

 كار با برگه داده

برای ایجاد نمودار، در صورت لزوم می‌توانید برگه داده را جابجا كنید یا تغییر اندازه دهید. برای جابجا كردن آن با ماوس، نوار عنوان آن را بكشید و برای تغییر دادن اندازه آن، اشاره‌گر ماوس را روی یكی از لبه‌های آن قرار دهید تا به شكل یك فلش دوطرفه درآید. بعد با اشاره‌گر ماوس بكشید. از اسكرول‌بارهای برای حركت در برگه داده استفاده كنید.

درج نمودار از یك برنامه دیگر

برای درج یك نمودار از Excel ، فایل Excel مربوطه را باز كنید و نمودار را انتخاب كنید. روی دكمه Copy كلیك كنید یا از منوی Edit ، گزینه Copy را انتخاب كنید. به اسلاید مورد نظر در Power Point برگردید و روی دكمه Paste كلیك كنید یا از منوی Edit ، گزینه Paste را انتخاب كنید. ممكن است مجبور شوید كه نمودار را جابجا كنید یا اندازه آن را تغییر دهید تا در اسلاید جا بگیرد.

 چگونه یك جدول در اسلاید درج كنیم

 یكی از راههای سازماندهی و ارائه اطلاعات در اسلاید، استفاده از جدول است. جدول‌های Power Point مانند جدول‌های Word یا Excel كار می‌كنند. سطرها و ستون‌ها با هم تلاقی پیدا می‌كنند تا سلول‌هایی ایجاد شوند كه بتوانید داده‌ها را در آنها وارد كنید. بسته به نوع Presentation كه می‌خواهید ایجاد كنید، برخی طرح‌ها بصورت خودكار حاوی جدول هستند. گاهی نیز ممكن است بخواهید خودتان یك جدول را در اسلاید درج كنید. در این كار عملی، یاد می‌گیرید كه چگونه از این دو روش برای اضافه كردن جدول به Presentation استفاده كنید.

 1ز یكی از اشیاء طرح جدول استفاده كنید  

اگر طرح اسلاید شما یك محل برای شیءجدول دارد، روی آن دابل كلیك كنید و به مرحله 3 بروید. و اگر این محل، چند گزینه برای محتوی دارد، روی دكمه Insert Table كلیك كنید.

 یك جدول جدید درج كنید  

 برای درج یك جدول جدید، از منوی Insert ، گزینه Table را انتخاب كنید یا روی دكمه Insert Table در نوار ابزار Standard كلیك كنید. كادر محاوره‌ای Insert Table باز می‌شود.

 سطرها و ستون‌ها را تعریف كنید  

 تعداد سطرها و ستون‌ها را وارد كنید. در هر كادر متنی كلیك كنید و یك عدد وارد كنید یا از فلش‌های بالا و پایین برای انتخاب عدد استفاده كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود.

 جدولی كه ایجاد می‌‌شود را مشاهده كنید  

یك جدول با تعداد سطرها و ستون‌هایی كه در مرحله 3 مشخص كردید به همراه نوار ابزار Table and Borders روی اسلاید ظاهر می‌شود. در اینجا جدولی با چهار ستون و دو سطر می‌بینید.

 متن جدول را وارد كنید  

 بصورت پیش فرض، مكان نما در اولین سلول خالی قرار می‌گیرد و آماده است تا شما داده‌ها را وارد كنید. شروع به تایپ كردن در اولین سلول كنید. از كلید Tab برای رفتن به سلول مجاور بعدی در سمت راست استفاده كنید یا از كلیدهای جهتی برای حركت در سلول‌های جدول استفاده كنید.

 جدول را به پایان برسانید  

وقتی كه تمام سلول‌های جدول را پر كردید، خارج از آن كلیك كنید تا ببینید كه در اسلاید، چگونه به نظر می‌رسد.

 *توجه  *

 اضافه كردن سطر یا ستون به جدول

برای اضافه كردن یك سطر، داخل سلولی كه می‌خواهید سطر جدید را در بالای آن درج كنید كلیك راست كنید و از منوی Insert گزینه Rows را انتخاب كنید. برای اضافه كردن یك ستون، با كلیك كردن بالای ستون سمت چپ ستون جدید، كل آن ستون را انتخاب كنید. روی ستون كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Insert و بعد گزینه Columns را انتخاب كنید.

جابجا كردن یا تغییر دادن اندازه جدول

برای تغییر دادن اندازه جدول، ابتدا آن را انتخاب كنید تا دسته‌های انتخاب، پیرامون آن را فراگیرند. بعد با ماوس ، این دسته‌ها را بكشید. برای جابجا كردن جدول، آن را انتخاب كنید و اشاره‌گر ماوس را روی لبه جدول قرار دهید تا به شكل اشاره‌گر چهارطرفه درآید. بعد جدول را با ماوس به محل جدید در اسلاید بكشید.