چگونه فرمول ایجاد كنیم

 روی كاغذ، فرمول را بصورت زیر می نویسید: 2 + 2 = 4

ولی در Excel ، فرمول كمی متفاوت است: = 2 + 2

جواب4 در سلول نمایش داده می شود. تمام فرمول ها در یك صفحه كاری با علامت مساوی (=) شروع می شوند. در Excel ، محدود به نوشتن = 2 + 2 نیستید و می توانید تایپ كنید = C2 + D14 تا مقادیر وارد شده در سلول هایی كه نام بردید با هم جمع شوند. اگر مقادیر آن سلول ها را تغییر دهید، فرمول مقدار جاری آنها را جمع می كند. همچنین می توانید از عملگرهای ریاضی مانند تفریق (-)، ضرب (×) و تقسیم (/) برای انجام عملیات دیگر استفاده كنید.

 یكی از سلول ها را انتخاب كنید  

 روی سلولی كه می خواهید نتیجه فرمول در آن نشان داده شود كلیك كنید و یك علامت مساوی (=) تایپ كنید.

 فرمول را ایجاد كنید  

 روی اولین سلولی كه می خواهید به فرمول اضافه كنید كلیك كنید. فوراً آدرس سلول به علامت تساوی اضافه می شود. یك عملگر (جمع(+)، تفریق(-)، ضرب(×) یا تقسیم(/) ) برای فرمول تایپ كنید.

 فرمول را به پایان برسانید  

روی سلول بعدی كه می خواهید به فرمول اضافه كنید كلیك كنید. وقتی كه روی سلول كلیك می كنید، آدرس آن در فرمول ظاهر می شود و یك كادر رنگی دور سلول را می گیرد. می توانید عملگرها و سلول های دیگری نیز اضافه كنید.

 Enter را بزنید  

 برای تكمیل كردن فرمول، Enter را بزنید. فرمول در سلول وارد می شود ولی فقط نتیجه در سلول فرمول ظاهر می شود. خود فرمول در نوار فرمول ظاهر می شود. برای مشاهده فرمول، روی سلولی كه حاوی نتیجه فرمول است كلیك كنید.

 فرمول را امتحان كنید  

 حال، مقدار سلول هایی كه در فرمول بكار بردید را تغییر دهید. نتیجه فرمول بصورت خودكار تغییر می كند زیرا فرمول، هر مقداری كه در آن سلول‌ها باشد را از هم كم می‌كند.

* توجه  *

جمع كل یك محدوده بزرگ

برای بدست آوردن جمع كل محدوده بزرگی از سلول ها در یك برگه كاری بدون وارد كردن تك تك آدرس سلول ها در فرمول، از تابع (یك محاسبه از پیش برنامه نویسی شده) SUM استفاده كنید. برای مثال، اگر می خواهید مقادیر سلول های A1 ، A2 ، A3 ،A4 وA5 را جمع كنید باید بنویسید A1+A2+A3+A4+A5 = . بجای آن،از تابع SUM به این صورت استفاده كنید: (A1:A5 )SUM = ، این فرمول بهExcel می گوید كه تمام سلول های بین A1 وA5 را جمع كند (دركار عملی16 «چگونه از توابع استفاده كنیم»، بیشتر در مورد توابع یاد خواهید گرفت).

اولویت عملیات

Excel ، یك فرمول را از چپ به راست محاسبه می‌كند بطوری كه عملیات ضرب و تقسیم را قبل از جمع و تفریق انجام می دهد. برای اینكه برخی عملیات ابتدا انجام شوند آنها را داخل پرانتز قرار دهید. برای مثال، اگر می خواهید4 و6 را جمع كنید و بعد نتیجه را بر 2 تقسیم كنید، فرمول =4+6/2 جواب اشتباه7 می دهد ولی فرمول =(4+6)/2 جواب درست 5 می دهد. زیرا ابتدا عملیات داخل پرانتز اجرا می شوند.

استفاده از اسم محدوده ها

از اسم محدوده ها نیز می توان در فرمول ها استفاده كرد. برای مثال، اگر در برگه كاری August ، اسم سلول C23 ، Aug – Total باشد و سلول C23 در برگه كاری July ، July –Total باشد و بخواهید درصد رشد نسبت به ماه گذشته را محاسبه كنید می توانید تایپ كنید =(Aug–Total/July–Total)–1 . اگر Aug–Total مساوی 1000 وJuly–Total مساوی 800 باشد، نتیجه (1000/800) – 1 یا %25 خواهد بود.

تنظیم پهنای ستون و طول سطرها

 در یك برگه كاری جدید، تمام سطرها و ستون ها به یك اندازه‌اند. با این حال، معمولاً لازم است كه پهنای ستون را هنگام ورود داده ها افزایش دهیم. اگر متن وارد كنید، این متن در سلول سمت راست ادامه پیدا می كند مگر اینكه در سلول سمت راست، از قبل داده وجود داشته باشد. در این صورت، مدخل طولانی، در مرز سلول، قطع می شود.(درحقیقت مخفی می شود). اگر عدد وارد كنید، در سلول سمت راست ادامه نمی یابد. بلكه به فرمت علمی((1023154E +10 یا ######## در می آید. به سرعت می توانید پهنای ستون یا طول سطر را در برگه های كاری تغییر دهید. برای این كار با ماوس، سطر یا ستون را بكشید و یا اندازه دقیق آن را مشخص كنید.

تغییر دادن پهنای یك ستون با كشیدن ماوس  

 برای تغییر دادن پهنای ستون، با ماوس به خط مرزی سمت راست عنوان ستون مورد نظر، اشاره كنید تا اشاره گر ماوس بصورت یك فلش دو طرفه در آید. دكمه ماوس را نگه دارید و خط مرزی را به طرفی كه می خواهید بكشید. یك Screen Tip ، پهنای سلول را نشان می دهد. وقتی كه پهنای ستون به اندازه مورد نظر رسید، دكمه ماوس را رها كنید.

 تغییر دادن پهنای بیش از یك ستون   

برای اینكه چند ستون را به یك اندازه در آورید، با كشیدن ماوس روی عنوان آنها، همه را انتخاب كنید و بعد پهنای یكی از ستون ها را تغییر دهید تا تمام ستون های انتخاب شده به همین پهنا در آیند.

 كادر محاوره ای Column Width را باز كنید  

برای تعیین كردن پهنای دقیق ستون، آن را انتخاب كنید و از منوی Format ، گزینه Column و بعد گزینه Width را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Column Width باز شود.

 اندازه دقیق را مشخص كنید  

اندازه پهنای ستون را (برحسب تعداد كاراكترها باتوجه به پهنای فونت) تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.

 تغییر دادن اندازه طول سطر با ماوس  

طول سطر را به همان صورت كه پهنای ستون را تغییر می دهید می توان تغییرداد. با ماوس به لبه پایینی عنوان سطر مورد نظر اشاره كنید تا اشاره گر ماوس به شكل یك فلش دو طرفه درآید. برای تغییرطول، خط مرزی را به یكی ازجهات بكشید. یك Screen Tip ، اندازه طول سلول را به شما نشان می دهد. وقتی كه طول سطر به اندازه مورد نظر درآمد، ماوس را رها كنید.

 كادر محاوره ای Row Height را باز كنید  

اندازه دقیق طول سطر را نیز می توان مشخص كرد.سطریا سطرهای مورد نظر را انتخاب كنید و از منوی Format ، گزینه Row و بعد گزینه Height را انتخاب كنید. مقدار جدید را وارد كنید (برحسب نقطه. درهر اینچ، 72 نقطه وجود دارد). و روی Ok كلیك كنید تا تغییرات اعمال شوند.

*توجه  *

 بهترین تنظیم

برای اینكه پهنای یك ستون برحسب بزرگترین مدخل تنظیم شود، با ماوس به لبه سمت راست عنوان ستون اشاره كنید و دابل كلیك كنید. همین كار را برای سطر هم می توان انجام داد. روی لبه پایین عنوان سطر دابل كلیك كنید.

بیش از یك ستون غیر مجاور

به همان روشی كه ستون های مجاور را تنظیم می كنید (مرحله2) می توانید پهنای ستون های غیر مجاور را نیز تنظیم كنید. برای انتخاب ستون های غیر مجاور، اولین ستون را انتخاب كنید، كلیدCtrl را نگه دارید و بعد ستون‌های دیگر را انتخاب كنید.

كپی كردن پهنای ستون ها

وقتی كه داده ای را Paste می كنید، ممكن است بخواهید پهنای ستون های اصلی را نیز علاوه بر داده كپی كنید. برای این كار، از منوی Edit ، گزینه Paste و بعد گزینه PasteSpecial را انتخاب كنید. و در كادر محاوره ای كه باز می شود، Column Width را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

  چگونه برای یك محدوده، اسم تعریف كنیم

 برای ارجاع كردن به یك سلول، راحت تر است كه بجای آدرس بی معنی، توسط اسم به آن ارجاع كرد. برای مثال، یك محدوده بنام Sales _Totals ، بسیار با مفهوم تر از F2 : F14 است. فهمیدن فرمول = INCOME _ EXPENSE ، آسان تر از = B24 _ C24 است. نامگذاری محدوده ها (یا یك سلول) با اسم های با معنی، می تواند دنبال كردن فرمول ها را آسان تر كند. اسم محدوده ها در كادرName در بالای برگه كاری ظاهر می شود. وقتی كه حداقل یك اسم محدوده در برگ كاری تعریف كنید، می توانید لیست Name را باز كنید تا لیستی از محدوده های نامدار را مشاهده كنید.

یك محدوده از سلول ها انتخاب كنید

برای نامگذاری محدوده، ابتدا آن را در برگه كاری انتخاب كنید. برای نامگذاری یك سلول، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود.

روی كادر متنی Name كلیك كنید  

داخل كادر متنی Name در گوشه سمت چپ نوار فرمول كلیك كنید.

 یك اسم وارد كنید  

برای این محدوده، یك اسم تایپ كنید. اسم ها باید با یك حرف یا یك خط تیره (ــ) شروع شوند. می توانید از هر كاراكتری استفاده كنید. در اسم محدوده ها، از فضای خالی استفاده نكنید. و بجای آن از خط تیره (ـــ) یا نقطه (.) استفاده كنید. نمی توانید از اسم تكرای در صفحه كاری استفاده كنید حتی اگر این اسم در برگه كاری دیگری باشد.

 Enter را بزنید  

وقتی كه اسم محدوده را تایپ كردید، Enter را بزنید. حال وقتی كه این محدوده انتخاب می شود، بجای آدرس سلول، اسم محدوده در كادرName ظاهر می شود.

 رفتن به محدوده مورد نظر  

برای رفتن به محدوده مورد نظر در صفحه كاری، روی فلش كنار كار Name كلیك كنید و اسم این محدوده را از لیست انتخاب كنید.

 از كادر محاوره‌ای Name Define استفاده كنید  

یك راه دیگر برای نامگذاری محدوده یا ویرایش اسم محدوده، استفاده از كادر محاوره‌ای Name Define است. از منوی Insert ، گزینه Name و بعد گزینه Define را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Name Define باز شود. در این كادر می توانید یك اسم جدید وارد كنید، آدرس سلول های محدوده را وارد كنید و روی دكمه Add كلیك كنید یا یكی از اسم های موجود را ویرایش كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود.

*توجه *

 حذف اسم یك محدوده

برای حذف اسم یك محدوده، برگه كاری كه حاوی سلول یا محدوده، مورد نظر است را باز كنید و از منوی Insert ، گزینه Name و بعد گزینه Define را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای Name Define اسم مورد نظر را از لیست انتخاب كنید، رویDelete كلیك كرده و بعد روی Ok كلیك كنید.

استفاده از اسم محدوده ها در فرمول ها

برای استفاده از اسم محدوده در یك فرمول، آن فرمول را بنویسید و روی محدوده مورد نظر كلیك كنید تا از آن در فرمول استفاده شود. اسم محدوده بجای آدرس سلول در فرمول ظاهر می شود.

اسم های خودكار برای محدوده ها

برای ایجاد اسم محدوده با استفاده از اسم سطر و ستون، محدوده مورد نظر را انتخاب كنید.(در برگه كاری نشان داده شده در اینجا، می توانید B4 :F8 را انتخاب كنید). بعد از منوی Insert ، گزینه Name و بعد گزینه Create را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای Name Create ، محل اسم ستون‌های مورد نظر را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

  چگونه داده ها یا سلول ها را حذف كنیم

حذف داده ها از سلول ها آسان است ولی گاهی می خواهید خود سلول ها را نیز حذف كنید. همچنین ممكن است بخواهید فرمت سلول را حذف كنید. Excel چندین گزینه برای حذف دارد كه می توانید روی برگه های كاری اعمال كنید. برای مثال، می توانید چند سلول را حذف كنید تا داده ها به سمت بالا یا چپ حركت كنند، بدون اینكه بر داده های پیرامون (مثلاً یك جدول مجاور) تاثیر بگذارد.

 سلول ها را انتخاب كنید  

 سلول هایی كه می خواهید داده های آنها را حذف كنید انتخاب كنید.

كلید Delete را بزنید  

 كلید Delete را بزنید تا داده های سلول حذف شود. ولی توجه كنید كه خود سلول ها حذف نشده اند. و فقط داده ها حذف شده‌اند.

 حذف كردن فقط فرمت سلول ها   

 اگر می خواهید فقط فرمت سلول ها (خط مرزی و رنگ سلول‌ها) را بدون تاثیر برخود داده ها حذف كنید آن سلول ها را انتخاب كنید و از منوی Edit ، گزینه Clear و بعدFormats را انتخاب كنید.

 سلول ها را برای حذف انتخاب كنید  

 اگر می خواهید سلول هایی را حذف كنید (و سلول های اطراف را حركت دهید تا فضای ایجاد شده توسط این سلول ها پر شوند)، آن سلول ها را انتخاب كنید. بعد روی آنها كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Delete را انتخاب كنید.

 سلول های جایگزینی را جابجا كنید  

در كادر محاوره ای Delete كه باز می شود، بسته به روشی كه می خواهید داده های جدول، فضای خالی را پر كنند، گزینه Shift Cells left یا up Shift Cellsرا انتخاب كنید. رویOk كلیك كنید. (اگر Shift Cells Left را انتخاب كنید، سلول‌های باقیمانده بعد از حذف، به سمت چپ حركت می‌كنند و اگر Shift Cells up را انتخاب كنید، سلول‌های باقیمانده به سمت بالا حركت می‌كنند- مترجم)

 سلول ها حذف می شوند  

این سلول ها از برگه كاری حذف می شوند و سلول های سمت راست به سمت چپ و سلول های پایین به سمت بالا حركت می كنند تا فضای خالی بوجود آمده را پر كنند. اگر سلول ها را به سمت چپ حركت دهید سلول های بالا یا پایین، دست نخورده باقی می‌مانند. و اگر سلول ها را به سمت بالا حركت دهید، سلول های سمت چپ یا راست آن بدون تغییر می مانند.

*توجه  *

  پاك كردن در مقایسه با حذف كردن

در Excel ، حذف داده ها از یك سلول، پاك كردن سلول نامیده می شود اگر چه از كلید Delete برای این كار استفاده می شود ولی حذف یعنی، حذف از برگه كاری و حركت دادن داده های اطراف.

فرمول های اشتباه

اگر فرمول های باقیمانده، به داده های سلول هایی ارجاع كنند كه حذف یا پاك شده باشند، خطا دریافت خواهید كرد.

وای!

اگر هنگام حذف سلول ها، اشتباه كردید، روی دكمه Undo در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

  درج و حذف ستون‌ها و سطرها 

ممكن است بعد از اینكه داده ها را در برگه كاری وارد كردید بفهمید كه لازم است سطرها یا ستون هایی را اضافه یا حذف كنید. براحتی می توانید سطرها یا ستون هایی را بین داده های موجود درج كنید. داده ها جابجا می شوند تا برای سطرها یا ستون های جدید، جا باز شود. به همین راحتی هم می توانید سطرها یا ستون ها را حذف كنید(خواه حاوی داده باشند، خواه نباشند). وقتی كه سطرها یا ستون ها را حذف می كنید، داده های موجود، جای آنها را پر می كنند. اگر فرمولی نوشته باشید كه در جدول محاسبه می شود، بعد از اضافه كردن یا حذف كردن ردیف ها و ستون ها، فرمول، خود را بصورت خودكار تنظیم می كند.

 سطر یا ستون را انتخاب كنید  

 برای درج كردن یك سطر، سطر زیرین آن را انتخاب كنید (برای انتخاب سطر، روی شماره آن كلیك كنید). سطرجدید. بالای سطری كه انتخاب كردید ظاهر خواهد شد. برای درج یك ستون، ستون سمت راست این ستون جدید را انتخاب كنید (برای انتخاب ستون، روی اسم آن كلیك كنید)، ستون جدید، سمت چپ ستونی كه انتخاب كردید درج خواهد شد.

Insert را انتخاب كنید  

 روی سطر یا ستون انتخاب شده، كلیك راست كنید و از منوی حاصله،گزینه Insert را انتخاب كنید.

یك سطر یا ستون جدید درج می شود  

 سطر جدید، بالای سطری كه انتخاب كردید درج می شود. ستون جدید در سمت چپ ستونی كه انتخاب كردید درج می شود. برای اینكه مشخص كنید آیا فرمت دهی روی سطر یا ستونی كه درج كردید اعمال شود یا خیر، روی فلش دكمه Paste Options كلیك كنید و یكی از گزینه ها را انتخاب كنید. (برای اینكه فرمت سلول بالایی به سلول جدید منتقل شود، گزینه Format Same As Above را انتخاب كنید. برای اینكه فرمت سلول پایین به سلول جدید منتقل شود، گزینه Format Same As Below را انتخاب كنید. اگر هم می‌خواهید سلول جدید، فرمتی نداشته باشد، گزینه Clear Formatting را انتخاب كنید- مترجم)

 سطر یا ستون را انتخاب كنید  

 برای حذف یك سطر یا ستون، عنوان آن را انتخاب كنید.

سطر یا ستون را حذف كنید  

 روی سطر یا ستون انتخاب شده، كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Delete را انتخاب كنید. به محض اینكه این گزینه را انتخاب كنید، آن سطر یا ستون بصورت خودكار می شود و داده های مجاور به سمت بالا یا چپ حركت می كنند تا فضای خالی را پر كنند.

 انتخاب كردن سطرها یا ستون های مجاور   

 برای درج یا حذف چند سطر یا ستون مجاور بصورت همزمان، با ماوس روی عنوان آنها بكشید تا آن سطرها یا ستون ها انتخاب شوند. روی آنها كلیك راست كنید و Insert یا Delete را انتخاب كنید. تعداد مساوی سطر یا ستون درج می شود یا سطرها یا ستون های انتخاب شده، حذف می شوند.

*توجه  *

فرمول ها خود را تنظیم می كنند

اگر فرمول هایی نوشته باشید كه روی محدوه ای از سلول ها محاسبه می شوند، بعد از اینكه ردیف ها یا ستون های جدیدی در آن محدوده درج كردید، فرمول ها خود را تنظیم می كنند.

درج یك سلول

اگر یك یا چند سلول را انتخاب كنید و بعد گزینه Insert را انتخاب كنید، كادر محاوره ایInsert باز می شود و مشخص می كند كه می خواهید سلول ها چگونه درج شوند، (با حركت دادن سلول‌های موجود به سمت پایین یا به سمت راست) بعد از انتخاب، روی Ok كلیك كنید.

چگونه داده ها را جابجا و كپی كنیم

اگر مجبور شوید داده ها را به محل دیگری از برگه كاری جابجا یا كپی كنید و محل جدید در نزدیكی محل اولیه باشد ساده ترین راه برای این كار، این است كه داده ها را با ماوس بكشید و رها كنید. خواه بخواهید یك سلول را جابجا یا كپی كنید، خواه بخواهید محدوده ای از سلول ها را جابجا یا كپی كنید، روش كشیدن و رها كردن، روش ساده و سریعی است.

 سلول ها را برای انتقال انتخاب كنید  

برای انتقال دادن سلول ها، ابتدا محدوده سلو ل‌هایی كه می خواهید انتقال دهید را انتخاب كنید. با ماوس به یكی از خط های مرزی محدوده انتخاب شده اشاره كنید تا اشاره گر ماوس بصورت یك فلش و یك علامت عدسی میكروسكوپ در آید.

 سلول ها را رها كنید  

 محدوده را به محل جدید بكشید. هنگامی كه ماوس را می كشید، خط دور محدوده در برگه كاری جابجا می شود و یك Screen Tip ، آدرس محل محدوده جاری را نشان می دهد. وقتی كه خط مرزی به جایی كه می خواهید رسید، با رها كردن دكمه ماوس، داده ها را رها كنید.

 محدوده جابجا می شود  

 محدوده به محل جدید جابجا می شود.

 سلول ها را برای كپی كردن انتخاب كنید  

 برای كپی كردن سلول ها، محدوده سلول هایی كه می خواهید كپی كنید را انتخاب كنید و با ماوس به یكی از خطوط مرزی محدوده انتخاب شده اشاره كنید تا اشاره گر ماوس بصورت یك فلش در آید. محدوده را به محل جدید بكشید.

سلول ها را بكشید  

 در حالی كه اشاره گر ماوس را می كشید، یك خط مرزی در برگه كاری حركت می كند و یك Screen Tip ، آدرس محل محدوده را نشان می دهد.

 كلید Ctrl را بفشارید و سلول ها را رها كنید  

 وقتی كه خط مرزی محدوده به جایی كه می خواهید رسید، كلید Ctrl را نگه دارید و با رها كردن دكمه ماوس، داده ها را رها كنید. وقتی كه Ctrl را می فشارید، اشاره گر ماوس بصورت یك علامت بعلاوه در می آید و نشان می دهد كه در حال كپی كردن است. یك كپی از داده‌ها در محل جدید رها می شود.

*توجه *

 كپی یا جابجا كردن به محل های دورتر

اگر می خواهید داده ها را به محل های دورتری(به یك برگ كاری یا صفحه دیگر یا به ناحیه دورتر) كپی یا جابجا كنید، از دكمه های Copy ، Cut ، Paste ، در نوار ابزار بصورتی كه در بخش1 ، كار عملی11 «چگونه داده ها را كپی، Cut و Paste كنیم» شرح داده شده است استفاده كنید.

كپی یا جابجا كردن بیش از یك مورد

با باز كردن كادر وظیفه Office Clipboard (از منوی Edit ، گزینه Office Clipboard را انتخاب كنید)، انتخاب تك تك موارد و كلیك كردن روی دكمه Copy یا Cut در نوار ابزار، می توانید بیش از یك مورد (آیتم) را كپی یا جابجا كنید. بعد از انتخاب آیتم ها، از دكمه های كادر وظیفه Office Clipboard برای Paste كردن آنها در محل های جدید بصورت تك تك یا بصورت گروهی استفاده كنید.

 چگونه ازAutoFill استفاده كنیم 

 قابلیت AutoFill با پر كردن خودكار مدخل های تكراری یا یك سری داده (مانند Apri ،May ، June) می تواند ورود داده ها را به میزان چشمگیری سرعت بخشد. با AutoFill به سرعت می توانید لیستی از اسم روزها یا ماه ها، یك سری اعداد یا یك لیست از متن های مشابه ایجاد كنید. اسم روزها و ماه ها و مخفف های سه حرفی آنها در Excel وجود دارند. می‌توانید لیست های سفارشی(مثلاً از اسم افراد یا محصولات) ایجاد كنید و AutoFill آنها را پر كند.

 یك لیست از ماه‌ها ایجاد كنید  

برای پر كردن خودكار لیستی از اسم ماه ها، اسم یك ماه را در یك سلول تایپ كنید و بعد آن سلول را انتخاب كنید. می توانید مخفف یا اسم كامل ماه را وارد كنید.

 دسته پر كردن را بكشید  

اشاره گر ماوس را روی دسته پر كردن (مربع سیاه در گوشه سمت راست .و پایین سلول) حركت دهید تا به شكل علامت عدسی میكروسكوپ در آید. در حالی كه در ردیف ها یا ستون ها می كشید دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید. (می توانید سلول ها را در هر جهتی پر كنید). یك Screentip به شما نشان می دهد كه چه چیزی در هر سلولی كه می كشید پر می شود تا بفهمید كه چه زمانی به حد كافی، ماوس را كشیده اید.

  AutoFill Options را انتخاب كنید  

دكمه ماوس را در انتهای سطر یا ستونی كه می خواهید پر كنید رها كنید. سری مورد نظر به ترتیب لازم در سلول ها درج می شود. دكمه Auto Fill Options ظاهر می شود. روی فلش آن كلیك كنید تا لیستی از گزینه ها باز شود. از این لیست برای انتخاب چگونگی پُر شدن سلول ها استفاده كنید. برای مثال، می توانید به Excel دستور دهید كه بدون كپی كردن فرمت، یك سری ایجاد كنید. برای این كار، گزینه Fill Without Formatting را انتخاب كنید.

 یك سری متنی ایجاد كنید  

برای ایجاد یك سری متنی مانند Division 1 ، Division 2 وـــ ، داخل یك سلول كلیك كنید و اولین مورد در این سری را تایپ كنید. سلول را انتخاب كنید و دسته پر كردن را در جهتی كه می خواهید بكشید.

 دسته را رها كنید  

دسته را رها كنید تا سری متنی در سلول‌های انتخاب شده پر شود. اگر لازم باشد، روی فلش دكمه AutoFill Options كلیك كنید و یكی از گزینه ها مانند Copy Cells را انتخاب كنید تا داده ها را بدون ایجاد سری، كپی كند.

 یك سری عددی ایجاد كنید  

برای ایجاد یك سری عددی، دو عدد اول را در سلول های مجاور تایپ كنید، این دو سلول را انتخاب كنید و دسته را برای پر كردن سری، بكشید. AutoFill بصورت خودكار، بقیه سری را بر اساس دو عدد اول پر می كند. برای مثال، اگر در سلول اول تایپ كنید5 و در سلول دوم تایپ كنید. 15، یك سری ایجاد خواهید كرد كه در هر سلول، 5 عدد به عدد قبلی اضافه می شود.

*توجه *

 كپی كردن داده ها

برای پر كردن یك لیست با یك مدخل كپی شده، آن مدخل را تایپ كنید، آن را انتخاب كنید و دسته را برای كپی كردن آن مدخل بكشید. اگر Excel یك سری ایجاد كند، روی دكمه AutoFill Options كلیك كنید و Copy Cells را انتخاب كنید.

كپی كردن یك فرمول با استفاده از AutoFill

از AutoFill می توان برای كپی كردن یك فرمول در یك جدول استفاده كرد. آدرس سلول ها در فرمول طوری تنظیم می شوند كه فرمول، بدرستی سلول ها را محاسبه كند(برای اینكه یاد بگیرید چگونه از آدرس سلول ها استفاده كنید به كار عملی17 «چگونه از آدرس مطلق و آدرس نسبی سلول ها استفاده كنیم» مراجعه كنید).

ایجاد یك لیست سفارشی

برای ایجاد یك لیست سفارشی، كل لیست را در یك برگه كاری تایپ كنید. این لیست را انتخاب كنید و از منوی Tools ، گزینه Options را انتخاب كنید. در برگه Custom Lists ، گزینه Import را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید. لیست در پنجره Custom Lists ذخیره می شود. حال با تایپ كردن یكی از مدخل های لیست و كشیدن دسته پر كردن، می‌توانید این لیست را در یك صفحه كاری پر كنید.

 چگونه سلول ها را انتخاب كنیم 

 اگر سلول ها، بلوك های ساختمانی برگه كاری باشند، محدوده ها، ملاط برای نگه داشتن آنها در كنار یكدیگر می باشند، دامنه یا محدوده، یك گروه مستعطیلی از سلول های مجاور است. بعد از اینكه محدوده ای از سلول ها را انتخاب كردید، می توانید انواع مختلفی از كارها را بصورت یكجا روی همه آنها انجام دهید. برای مثال، بجای فرمت دهی تك تك سلول ها، همه آنها را یكباره فرمت دهی می كنید. از دامنه می توانید برای چاپ گروه خاصی از سلول های برگ كاری استفاده كنید. همچنین می توانید از محدوده‌ها در فرمول استفاده كنید كه واقعاً در وقت شما صرفه جویی می كند.(در كار عملی9 «چگونه برای یك محدوده، اسم تعریف كنیم»، در مورد نامگذاری محدوده‌ها مطالبی یاد می‌گیرید.)

روی اولین سلول كلیك كنید

 برای انتخاب یك محدوده، با كلیك كردن روی اولین سلول در محدوده شروع كنید. معمولاً، این سلول، سلول گوشه چپ و بالای محدوده است.

برای انتخاب كردن، با ماوس بكشید  

دكمه ماوس را نگهدارید و روی سلول‌هایی كه می خواهید در محدوده قرار گیرند بكشید.(به سمت پایین و سمت چپ و تا سلولی كه در گوشه سمت راست و پایین دامنه قرار دارد بكشید.)

 دكمه ماوس را رها كنید  

وقتی كه دكمه ماوس را رها می كنید، دامنه یا محدوده انتخاب می شود. (سلول فعال یعنی سلولی كه در مرحله 1 كلیك كردید، متمایز نمی شود ولی بقیه سلو ل های محدوده متمایز می‌شوند). محدوده ها توسط نقاط گوشه ای یعنی گوشه سمت چپ و بالا و گوشه سمت راست و پایین، مورد ارجاع قرار می‌گیرند. برای مثال، محدوده شكل زیر، بصورت C8:H10 می باشد.

 انتخاب محدوده با استفاده از صفحه كلید   

برای انتخاب محدوده با استفاده از صفحه كلید، از كلید های جهتی برای رفتن به اولین سلول در محدوده استفاده كنید.

 از كلید Shift استفاده كنید  

برای انتخاب محدوده، كلید Shift را نگه دارید و بعد از كلیدهای جهتی استفاده كنید. محدوده شكل زیر،A10:F16 است.

 انتخاب كردن كل برگه كاری  

برای انتخاب كل برگه كاری، روی دكمه Select All در بالای برگه كاری و سمت چپ اسم ستون ها كلیك كنید.

*توجه  *

 انتخاب سلول‌ها

به خاطر داشته باشید كه برای انتخاب یك سلول، روی آن كلیك كنید. یك خط مرزی سیاه دور سلول را فرا می گیرد. وقتی كه سلولی را انتخاب می كنید، آدرس آن در كادرName در نوار فرمول ظاهر می شود.

وقتی كه می خواهید محدوده بزرگی را انتخاب كنید، روی اولین سلول كلیك كنید، كلید Shift را نگه دارید و بعد تا آخرین سلول اسكرول كنید و بعد كلیك كنید. برای انتخاب چند محدوده غیر مجاور، اولین محدوده را انتخاب كنید، كلید Ctrl را نگه دارید و بعد محدوده بعدی را انتخاب كنید. برای اینكه سلولی را از حالت انتخاب در آورید، خارج محدوده كلیك كنید یا یكی از كلیدهای جهتی را بفشارید.

انتخاب یك سطر یا ستون

برای انتخاب كل سطر، روی عنوان آن كلیك كنید. برای مثال، برای انتخاب سطر23، روی عدد 23 در سمت چپ برگه كاری كلیك كنید. برای انتخاب یك ستون، روی عنوان آن كلیك كنید. برای انتخاب چند سطر یا ستون مجاور، با ماوس روی عنوان آنها بكشید.

ایجاد Presentation جدید مبتنی بر قالب طراحی 

 علاوه بر استفاده از Autocontent Wizard برای ایجاد یك Presentation جدید، می‌توانید با استفاده از قالب هم یك نمایش اسلایدی ایجاد كنید. می‌توانید از همان قالب‌های ارائه شده توسط Autocontent Wizard استفاده كنید(این قالب‌ها ، یك طرح پایه برای رنگ و نیز طرح پایه متن اسلاید را ارائه می‌كنند) یا از قالب‌های طراحی Presentation در Power Point استفاده كنید. قالب‌های طراحی، یك طرح رنگ ارائه می‌كنند كه می‌توانید از آن برای هر اسلایدی كه ایجاد می‌كنید استفاده كنید. قالب، ظاهر یكپارچه و هماهنگی را به Presentation می‌دهد. ولی محتوای اسلاید را شما تعیین می‌كنید . بر خلاف Autocontent Wizard (كه شما را در ایجاد یك نمایش اسلایدی پیش می‌برد)، وقتی كه یك قالب طراحی انتخاب می‌كنید، Power Point بلافاصله یك اسلاید جدید مبتنی بر انتخاب شما باز می‌كند.

 گزینه قالب را انتخاب كنید  

از كادر وظیفه New Presentation ، روی لینك From Design Template كلیك كنید. اگر این كادر وظیفه باز نباشد، از منوی File ، گزینه New را انتخاب كنید تا Power Point این كادر وظیفه را باز كند.

 نگاهی به قالب طراحی بیاندازید  

كادر وظیفه Slide Design باز می‌شود. از اسكرول بار برای پیمایش لیست قالب‌های طراحی اسلاید استفاده كنید.

 یكی از قالب‌ها را انتخاب كنید  

برای انتخاب كردن یك قالب، روی قالب مورد نظر كلیك كنید.

 طرح اعمال شده را مشاهده كنید  

Power Point ، طراحی قالبی كه انتخاب كردید را باز می‌كند. حال می‌توانید متن یا شكل‌های گرافیكی روی اسلاید قرار دهید.

كادر وظیفه را ببندید  

 روی × در كادر وظیفه كلیك كنید تا بسته شود و ناحیه كاری بزرگتر شود.

*توجه  *

 سفارشی كردن قالب‌ها

با ایجاد تغییرات مورد نظر(رنگ، فونت و غیره) روی یك قالب موجود و ذخیره كردن فایل مربوطه بعنوان یك قالب دیگر با استفاده از گزینه Save As از منوی File ، می‌توانید قالب‌های سفارشی مورد نظر خود را ایجاد كنید. در كادر محاوره‌ای Save as ، قالب را نامگذاری كنید و از لیست كشویی Save as type، گزینه Design Template را انتخاب كنید. Power point قالب‌ها را با پسوند .POT ذخیره می‌كند.

نمی‌توانید قالب مورد نظر خود را پیدا كنید؟

اگر هیچكدام از قالب‌ها (از جمله قالب‌های مورد استفاده توسط Autocontent Wizard) را نمی‌پسندید، با یك اسلاید خالی شروع كنید و Presentation خود را از اول ایجاد كنید. كار عملی 3 «چگونه یك Presentation را از اول ایجاد كنیم» شرح می‌دهد كه چگونه با یك Presentation خالی شروع كنیم.

قالب‌های بیشتر در وب

در وب می‌توانید قالب‌های Power Point بیشتری پیدا كنید. در كادر وظیفه Presentation New روی گزینه Templates on Microsoft.com كلیك كنید. به acconnt اینترنت خود Login كنید تا مرورگر وب شما به قسمتی از سایت مایكروسافت برود كه بتوانید قالب‌های بیشتری پیدا كنید.

پر كردن جانشین‌ها (Placeholder)

وقتی كه یك قالب را به یك Presentation در Power point اختصاص می‌دهد، این قالب معمولأ شامل یك طرح از پیش فرمت شده (از جمله كادرهای متنی برای متن) است. می‌توانید داخل یك كادر متنی جانشین كلیك كنید و متن خود را تایپ كنید.

چگونه یك تصویر به اسلاید اضافه كنیم

 نمایش‌های اسلایدی باید تصویری باشند و بخشی از جذابیت آنها از گرافیك است(خواه یك Clip art باشد، خواه تصویری باشد كه با یك برنامه گرافیكی ایجاد كرده‌اید و خواه یك عكس باشد كه از اینترنت گرفته‌اید.) تصویرها واقعاً می‌توانند اسلایدها را زیبا كنند، به این دلیل Presentationهایی كه با Autocontent Wizard و قالب‌های Slide Design ایجاد می‌شوند قسمت‌هایی دارند كه برای عناصر گرافیكی در نظر گرفته شده‌اند. Power Point مجموعه بزرگی از Clip art دارد كه می‌توانید در نمایش‌های اسلایدی خود از آنها استفاده كنید یا می‌توانید از كارهای هنری در فایل‌های دیگر استفاده كنید.بعد از اینكه یك تصویر گرافیكی را در اسلاید درج كردید، می‌توانید اندازه آن را تغییر دهید، آن را جابجا كنید، بچرخانید و غیره(به كار عملی 5 «چگونه یك شیء را جابجا كنیم، تغییر اندازه دهیم و بچرخانیم» در بخش 8 «گار با ابزارهای گرافیكی آفیس» مراجعه كنید.

 یكی از محل‌های تصاویر گرافیكی را انتخاب كنید  

اگر اسلاید شما محلی برای تصویر گرافیكی دارد، روی آن محل كلیك كنید تا Clip Gallery باز شود (و به مرحله 3 بروید.) اگر این محل چندین گزینه برای محتوی دارد (مانند این مثال)، روی دكمه Insert Clip Art كلیك كنید.

 یك شیء گرافیكی جدید اضافه كنید  

 اگر اسلاید، محل از پیش تعیین شده‌ای برای گرافیك ندارد، یا اینكه بخواهید تصویر دیگری را به اسلاید اضافه كنید، باید یك كادر جدید برای گرافیك اضافه كنید. روی دكمه Insert Clip Art در نوار ابزار Drawing كلیك كنید.

 جستجو بدنبال یك تصویر  

در كادر محاوره‌ای Select Picture كه باز می‌شود ، یك كلمه كلیدی یا عبارت برای نوع تصویر مورد نظر تایپ كنید و روی Search كلیك كنید. ممكن است از شما خواسته شود كه به اتصال اینترنت خود login كنید و از طریق سایت وب مایكروسافت به Clip art دستیابی پیدا كنید.

  انتخاب یك Clip art   

 با استفاده از اسكرول بار، در مجموعه تصاویر اسكرول كنید. وقتی كه تصویر مورد نظر را پیدا كردید، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود و بعد روی Ok كلیك كنید. تصویر مورد نظر در اسلاید درج می‌شود.

استفاده از یك فایل تصویر  

اگر در كامپیوتر خود یك فایل تصویر دارید می‌توانید آن را در اسلاید درج كنید . از منوی Insert ، گزینه Picture و بعد گزینه From File را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Insert Picture باز شود.

 محل تصویر را پیدا كنید  

 فایل تصویر مورد نظر را پیدا كنید. وقتی كه آن را پیدا كردید روی آن دابل كلیك كنید تا در اسلاید درج شود.

 * توجه  *

 تصویر گرافیكی ، تصویر یا عكس؟

اصطلاحات تصویر گرافیكی ، تصویر و عكس برای هر نوع كار هنری كه بتوان در اسلاید درج كرد بكار می‌روند.

تغییر دادن اندازه Clip Art

بسته به Clip art كه انتخاب می‌كنید، ممكن است مجبور شوید كه اندازه آن را تغییر دهید تا در اسلاید درج شود. برای این كار، روی آن كلیك كنید و یكی از دسته‌های انتخاب را با ماوس بكشید.

كار با اشیا، اسلاید

با Clip art و هر شیء دیگر در اسلایدهای Power Point به روش‌‌های مختلف می‌توان كاركرد. بخش 8 «كار با ابزارهای گرافیكی آفیس» به شما یاد می‌دهد كه چگونه اشیایی مانند اشكال پایه و Word Art درج كنید، جلوه‌های سایه‌ای اضافه كنید، فرمت تصویر را تغییر دهید و اشیاء را روی یكدیگر بصورت لایه‌ای درآورید و گروه بندی كنید.

ارائه جذابتر در ‏Powerpoint

مارك تواین می‌گوید: «بیش از 3 هفته طول می‌كشد تا برای یك سخنرانی بداهه خـوب آماده شوید.» اگر ‏یك شخصیت برجسته ادبـی مانند مارك تـواین برای یك سخنرانـی بداهه چنیـن زمانی راصـرف می‌كند، ‏ارائه مطالب كـاری بـرای ما عملی بسیار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن برای آن روز بزرگ، ‏می‌توانید ویژگی‌های برنامه ‏PowerPoint‏ را با مهارت خود در ارائه مطالب تركیب سازید. در این مقاله به ‏چگونگی انجام این كار می‌پردازیم.‏

1. ‏ ‏زمان را كاهش دهید

به منظور اینكه مطالب ارائه شده‌تان عادی و در عین حال با سازماندهی مناسب به نظر برسد، باید آن را ‏چندین بار مرور كنید. برای انجام این كار به گونه‌ای كارآمد، برنامه ‏PowerPoint، دارای یك ویژگی با نام ‏Rehearse Timings‏ است. از این ویژگی می‌توانید برای بررسی طول مدت زمان ارائه مطالب استفاده كرده ‏و در ضمن اطمینان یابید كه مدت زمان زیادی را بر روی هر اسلاید صرف نكرده‌اید.

بدین منظور در هر یك از نماهای ‏Normal‏ یا ‏Slide Sorter، به ترتیب گزینه‌های ‏Show‏ و ‏Rehearse Timings‏ ‏را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید بـا كلیك روی دكمـه ‏Rehearse Timings‏ در نـوار ابزار ‏Slide Sorter‏ (كه ‏هر زمان در نمای ‏Slide‏ ‏Sorter، مطالب را مشاهده كنید، نمایش داده می‌شود)، آن را راه‌اندازی كنید. به ‏محض انجام این كار، مطالب ارائه شده به صـورت ‏Slide Show، آغـاز می‌شـوند و بـا نمـایـش نـوار ابـزار ‏Rehearse Timings، تكمیل می‌شود. در این حالت، شما باید به توضیح در مورد اول اسلایدتان بپردازید؛ ‏درست مانند آنكه این كار را در حضور عـده‌ای از افراد انجام می‌دهید. با كلیك ماوس به اسلاید بعدی بروید و ‏سپس به توضیح اطلاعات موجود در اسلاید دوم بپردازید. این فرآیند را تا زمانی كه كل مطالب ارائه شوند، ‏تكرار كنید.

سپس یك كادر پیام ظاهر شده و طول كلی ارائه مطالب را مشخص خواهد كرد و از شما خواهد پرسید كه ‏آیا مایلید اسلایدها را زمان‌بندی كنید یا خیر. دكمه ‏Yes‏ را انتخاب كنید تا مطالب را در نمای ‏Slide Sorter‏ ‏مشاهده كرده و ببینید در چه مدت زمانی هر اسلاید را نمایش داده‌اید. (اگر قصد دارید مجدداً این فر‌آیند را ‏تكرار كرده و یا زمان‌بندی جدیدی را اعمال كنید، گزینه ‏No‏ را برگزینید).

در نهایت، به خاطر داشته باشید كه ویژگی ‏Rehearse Timings‏ فقط یك ابزار است. اگر قصد دارید این ‏مطالب را خودتان برای افرادی دیگر نمایش دهید ( به جای آنكه در كیوسك‌ هایی نمایش داده شوند)، ‏می‌توانید خودتان به صورت دستی سرعت هر اسلاید را مشخص كنید. به منظور انجام ایـن كـار، ‏گزیـنه‌هـای ‏Set Up Show‏ > ‏Slide Show‏ را انتخاب كنید.

در بخش ‏Advance Slides، گزینه ‏Manually‏ را انتخاب كنید. با كلیك روی دكمه ‏OK، كادر محاوره‌ای ‏Set Up ‎Show‏ را ببندید.‏

2. قدرت لیست ها (استفاده از بالت‌)

با قرار دادن اطلاعات بیش از حد، در هنگام ارائه مطالب خود از طریق ‏PowerPoint‏ ممكـن است ارائه ‏مطالبتان را خـراب كنید. به منظور جلوگیـری از گیـج و یا كسل شدن مخاطبـان در مواجهه با حجم زیاد ‏اطلاعات، جملات كاملی را با چندین كلمه ایجاد كرده و سپس با استفاده از بالت‌ها و بصورت لیست آنها را نمایش دهید.

خوشبختانه، استفاده از بالت‌ها در ‏PowerPoint‏ آسان است. برنامه ‏PowerPoint‏ به طور پیش فرض از ‏چیدمان ‏Title And Text‏ بـرای تمامـی اسلایدهـای ارائه مطلب بهره می‌گیرد. اگر روی منوی ‏Insert‏ و ‏سپس ‏New Slide‏ كلیك كنید، ‏PowerPoint‏ اسلاید جدیدی را با ‏استفاده از این چیدمان ایجـاد می‌كند. روی كادر پایینـی اسلاید (متن) كلیـك كنید و متـن مـوردنظر برای ‏اولین بـالت را وارد كنید. دكمه ‏Enter‏ را فشار دهید تا بالت دیگری ایجاد شود و همین روند را ادامه دهید.

همچنین می‌توانید بالت‌هایی را به متن فعلی اضافه كنید. به منظور انجام این كار، پاراگراف‌ها را انتخاب ‏كرده و روی دكمه ‏Bullets‏ در نوار ابزار ‏Format‏ كلیك كنید. از آنجائیكه دكمه ‏Bullets‏ دو حالته است، ‏می‌توانید با انتخاب پاراگراف‌های مناسب و سپس كلیك روی دكمه ‏Bullets، بالت‌ها را حذف كنید. به منظور ‏تغییر نحوه ظاهر شدن بالت‌ها، بالت‌های موجود در اسلاید را انتخاب كرده و به ترتیب گزینه‌های ‏Format‏ و ‏Bullets And Numbering‏ را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ روی زبانه ‏Bulleted‏ ‏كلیك كرده و یك سبك بالت را انتخاب و سپس روی ‏OK‏ كلیك كنید.

همچنین می‌توانید از یك تصویر به عنوان بالت بهره ببرید. به منظـور انجام این كار، روی دكمه ‏Picture‏ در ‏صفحه ‏Bulleted‏ در كادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ كلیك كنید. در كادر محاوره‌ای ‏Picture Bullet‏ ‏پیمایش كنید تا تصویر گرافیكی یا فایل مورد نظر را یافته و روی آن دابل كلیك كنید. روش دیگر برای تغییـر ‏بالت‌ها، بزرگ‌تر یا كوچك‌تر ساختن آنها به نسبت متن است. به صورت پیش فرض، اندازه بالت‌ها، 75% ‏اندازه متن است. به منظور افزایش (یا كاهش) اندازه آنها، بالت‌ها را انتخاب كرده و سپس كادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ راباز كنید. در كادر متنی ‏Size‏ مقدار در صدی (از 25% تا 400%) را وارد كرده و ‏سپس روی ‏OK‏ كلیك كنید.

در صورت لزوم از اعداد استفاده كنید 

در حالی كه بالت‌ها متداول‌ترین نشانه‌گذار در برنامه ‏PowerPoint‏ هستند، بهتر است زمانی كه قصد دارید ‏ترتیبی را نشان دهید(فرضاً دستور تهیه غذا یا طرز ایجاد دستگاهی را شرح دهید)، از اعداد استفاده كنید.

برای انجام این كار، ابتدا پاراگراف‌ها را انتخاب كرده و سپس روی دكمه ‏Numbering‏ كلیك كنید. برای حذف ‏این اعداد، بار دیگر روی دكمه ‏Numbering‏ كلیك كنید. همچنین می‌توانید با كلیك روی دكمه ‏Bullets، از ‏حالت اعداد به بالت سوئیچ كنید.‏

3. یك تصویر برابر با هزار كلمه است

برخی مطالعات نشان داده‌اند كه افراد اطلاعات تصویری را 5 برابر بهتر از زمانی كه همان اطلاعات به صورت ‏متنی در اختیار آنها قرار داده شده باشد، یاد می‌گیرند. بنابراین چرا از تصاویر در ارائه مطلب خود استفاده ‏نكنید؟ به عنوان مثال، اگر قصد دارید در مورد آلودگی هوای محلی صحبت كنید، تصاویر ماهی‌های مرده، ‏بیشتر تاثیر‌گذار خواهد بود تا مجموعه‌ای از آمار. 

به منظور وارد كردن یك تصویر دیجیتالی، ابتدا از منوی ‏View، گزینه ‏Normal‏ را انتخاب كنید تا اسلاید در ‏نمای ‏Normal‏ نمایش داده شود. سپس به ترتیب گزینه‌های ‏Picture ‎،Insert‏ و ‏From File‏ را انتخاب كنید تا ‏كادر محاوره‌ای ‏Insert Picture‏ ظاهر شود. سپس تصویر مورد نظر را یافته و روی فایل دابل كلیك(2 بار کلیک متوالی) كنید تا آن ‏را در اسلاید خود وارد كنید.

PowerPoint‏ به صورت خودكار، تصویر را در اسلاید قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید از دستگیره‌های مربوطه ‏برای تغییر اندازه تصویر بهره گیرید و یا روی تصویر دابل كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ نمایش ‏داده شود. سپس روی زبانه ‏Size‏ كلیك كنید و اندازه‌های مربوطه را در كادرهای متنی ‏Height‏ و ‏Width‏ وارد ‏كنید. روی ‏OK‏ كلیـك كنید تـا كـادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ بسته شود.

به منظور تـاثیر‌گذاری بیشتر، می‌تـوانید در تصاویـر تغییراتی ایجاد كنید تا به صـورت سایه‌دار روی اسلاید ‏شما نمایش داده شوند. برای انجام این كار، روی عكس دابل كلیك كنید تا كادر محـاوره‌ای ‏Format Picture‏ ‏نمایش داده شود. روی زبانه ‏Picture‏ كلیك كنید،‌ سپس روی لیست بازشوی ‏Color‏ در بخش ‏Image ‎Control‏ كلیك كرده و گزینه ‏Wash-out‏ را انتخاب كنید. به منظور مشاهده نحوه نمایش تصویر، روی دكمه ‏Preview‏ كلیك كنید. اگر آن افكت را پسندیدید، روی عكس كلیك راست كرده و از منوی میانبر، گزینه ‏Order ‎and Send To Back‏ را انتخاب كنید.‏

‏منبع : ماهنامه وب

چگونه از Autocontent Wizard استفاده كنیم

 ساده‌ترین روش برای ایجاد یك Presentation جدید، استفاده از Autocontent wizard است این ویزارد شما را در مراحل مختلف طراحی و ایجاد اسلاید راهنمایی می‌كند. می‌توانید یك نوع Presentation انتخاب كنید تا Power Point یك طرح برای آن ایجاد كند. بعد به عهده شماست كه متن و گرافیك به آن اضافه كنید Autocontent Wizard ، چند قالب در اختیار شما قرار می‌دهد. قالب‌های Presentation ، یك طرح رنگ ، فرمت دهی و یك طرح كلی برای متن اسلاید ارائه می‌كنند.

 Autocontent Wizard را اجرا كنید  

در كادر وظیفه New Presentation ، روی لینك From Autocontent Wizard كلیك كنید. اگر این كادر وظیفه باز نمی‌باشد، از منوی File ، گزینه New را انتخاب كنید تا این كادر وظیفه باز شود.

 روی Next كلیك كنید  

 وقتی كه اولین كادر محاوره‌ای Autocontent Wizard باز شد، روی Next كلیك كنید.

 نوع Presentation را انتخاب كنید  

در كادر محاوره‌ای جدید، روی دكمه‌ای كه نوع Presentation مورد نظر شما را مشخص می‌كند كلیك كنید. برای مثال اگر روی دكمه Sales/Marketting كلیك كنید، لیست سمت راست، انواعی از Presentation های مربوط به این موضوع را لیست می‌كند. یك نوع را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید (برای مشاهده تمام انواع Presentation ها، روی دكمه All كلیك كنید.)

 یك روش انتخاب كنید  

 روش مورد نظر را انتخاب كنید. برای مثال، اگر این Presentation را روی كامپیوتر ارائه می‌كنید، گزینه Presentation On-screen را انتخاب كنید. اگر از اسلایدهای اورهد استفاده می‌كنید، گزینه مربوط به اورهد(رنگی یا سیاه و سفید) را انتخاب كنید، (گزینه Blrack and white overheads برای اورهد سیاه و سفید و گزینه Color overheads برای اورهدهای رنگی) روی Next كلیك كنید.

 عنوان را وارد كنید  

برای Presentation ، یك عنوان وارد كنید و آیتم‌‌های پانویسی كه می‌خواهید در پایین هر اسلاید ظاهر شود را انتخاب كنید. روی Next كلیك كنید. (مثلاً برای اینكه شماره اسلاید در پایین هر اسلاید ظاهر شود گزینه Slide number را انتخاب كنید و اگر بخواهید تاریخ آخرین تغییر را نمایش دهید گزینه Date last updated را انتخاب كنید. مترجم)

 روی Finish كلیك كنید  

آخرین كادر محاوره‌ای Autocontent Wizard ظاهر می‌شود. روی Finish كلیك كنید.

  Presentation را مشاهده كنید  

 Power Point ، این Presentation را در دید Normal باز می‌كند كه شامل طرح كلی Presentation است و اولین اسلاید را نشان می‌دهد. كادر Outline، اسلایدها را به همراه قالب و نوع محتوای هر اسلاید نشان می‌دهد. در تمام قسمت‌های Presentation ، باید متن جانشین محتوی را با متن مورد نظر خود جایگزین كنید.

چگونه از Pack and Go استفاده كنیم

برای اینكه نمایش اسلایدی خود را به جاهای دیگر ببرید، می‌توانید Presentation را روی دیسك یا سی‌دی (اگر یك درایو خواندن / نوشتن سی‌دی دارید) بسته‌بندی كنید تا در كامپیوتر دیگر از آن استفاده كنید. برای مثال، ممكن است مجبور شوید كه Presentation را به یك مشتری در شهر یا كشور دیگر برسانید. از Pack and go Wizard برای ذخیره كردن كل Presentation روی دیسك و نیز یك Power point (در صورتی كه مشتری، Power point نداشته باشد) استفاده كنید.

منوی File را باز كنید  

 ابتدا Presentation مورد نظر را باز كنید و یك دیسك خالی در درایو دیسك یا درایو سی‌دی قرار دهید بعد از منوی File، گزینه Pack and Go را انتخاب كنید.

 ویزارد را اجرا كنید  

 اولین كادر محاوره‌ای این ویزارد باز می‌شود. روی Next كلیك كنید.

 Presentation مورد نظر را انتخاب كنید  

 اگر Presentation مورد نظر را باز كرده‌اید، گزینه Presentation Active را فعال باقی بگذارید و روی Next كلیك كنید. اگر می‌خواهید Presentation دیگری را بسته‌بندی كنید، گزینه: s))Presentation Other را انتخاب كنید و از دكمه Browse برای پیدا كردن فایل مربوطه استفاده كنید.

 یكی از درایوها را انتخاب كنید  

 در كادر محاوره‌ای بعدی، درایوی كه می‌خواهید Presentation را در آن ذخیره كنید را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

 گزینه‌های دیگر را انتخاب كنید  

كادر محاوره‌ای بعدی گزینه‌هایی برای ذخیره كردن فایل‌های مرتبطی كه بهمراه Presentation بكار بردید و نیز فونت‌هایی كه بصورت انحصاری در Presentation بكار بردید در اختیار شما قرار می‌دهد. كامپیوتری كه بعداً نمایش را روی آن اجرا خواهید كرد ممكن است تمام فونت‌هایی كه با دقت انتخاب كرده‌اید را نداشته باشد. بنابراین گزینه Embed TrueType Fonts را انتخاب كنید تا اطمینان حاصل كنید كه هر كجا كه Presentation اجرا می‌شود همان فونت‌ها بكار می‌روند گزینه‌های مورد نظر را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

 Viwer را بسته‌بندی كنید  

 اگر Power Point روی كامپیوتری كه می‌خواهید نمایش اسلایدی را روی آن اجرا كنید نصب نشده باشد، گزینه Viewer for Microsoft windows را انتخاب كنید ولی اگر می‌دانید كه آن كامپیوتر، Power point دارد، گزینه Don’t include the Viewer را انتخاب كنید. روی Next كلیك كنید.

پایان  

 در آخرین كادر محاوره‌ای ویزارد، روی Finish كلیك كنید تا Power point شروع به كپی كردن فایل‌ها در دیسك كند. اگر این Presentation بزرگ است، ممكن است به دیسك‌های دیگری نیاز داشته باشید. وقتی كه بسته‌بندی به پایان رسید، یك كادر پیغام ظاهر می‌شود. روی Ok كلیك كنید.

  چگونه ركوردها را مرتب كنیم

بعد از اینكه داده‌ها را در یك پایگاه داده وارد كردید، می‌توانید با آنها كار كنید. یكی از مهمترین روش‌هایی كه پایگاه داده، با داده‌ها كار می‌كند مرتب سازی داده‌هاست: یعنی قرار دادن داده‌ها به ترتیب منطقی كه مشخص می‌كنید. برای مثال، ممكن است بخواهید پایگاه داده آدرس‌های خود را بر حسب شهر، كدپستی یا نام خانوادگی مرتب كنید. برای این كار از فرمان Sort استفاده می‌شود. مرتب سازی می‌تواند به ترتیب صعودی (از A تا Z یا 1 تا 10 ) و یا به ترتیب نزولی (از Z تا A یا از 10 تا 1 ) صورت گیرد. برای شروع، پایگاه داده مورد نظر را باز كنید.

 جدول را باز كنید  

در پنجره Database ، روی Tables در نوار Objects كلیك كنید و جدول مورد نظر را باز كنید(روی اسم جدول دابل كلیك كنید یا آن را انتخاب كنید و روی دكمه open كلیك كنید).

 فیلد مرتب سازی را انتخاب كنید  

روی عنوان ستون فیلدی كه می‌خواهید مرتب كنید كلیك كنید یا نقطه درج را در ستونی كه می‌خواهید مرتب كنید قرار دهید.

 از دكمه‌های مرتب سازی استفاده كنید  

برای مرتب كردن جدول به ترتیب صعودی (A-Z ) روی دكمه Ascending كلیك كنید و برای مرتب كردن جدول به ترتیب نزولی (Z-A) ، روی دكمه Sort Descending كلیك كنید.

 داده های مرتب شده را مشاهده كنید  

جدول بلافاصله مرتب می‌شود. بقیه فیلدها را در صورت لزوم، مرتب كنید. وقتی كه بعد از مرتب سازی، از جدول خارج می‌شوید، یك كادر از شما می‌پرسد كه آیا می‌خواهید تغییرات را ذخیره كنید. اگر بله، روی Yes كلیك كنید و اگر نمی‌خواهید كه این مرتب سازی دائمی باشد روی No كلیك كنید.

 مرتب سازی با استفاده از فیلدهای فرم  

با استفاده از یك فرم هم می‌توانید ركوردها را مرتب كنید. در پنجره Database ، Forms را انتخاب كنید و یكی از فرم‌ها را انتخاب كنید. روی فیلدی كه می‌خواهید برحسب آن مرتب كنید كلیك كنید.

 ترتیب مرتب سازی را مشخص كنید  

درست مانند مرحله 3 با كلیك كردن روی دكمه‌های Sort Ascending یا Sort Descending در نوار ابزار می‌توانید مرتب سازی كنید. و همچنانكه با استفاده از دكمه‌های جهتی در پائین فرم، حركت می‌كنید، ركوردها به ترتیب جدید ظاهر می‌شوند.

*توجه  *

 Field ركوردهای خاص

اگر بر حسب فیلدی مرتب سازی كنید كه در برخی از ركوردها، هیچ اطلاعاتی نداشته باشد، آن ركوردها بصورت خودكار(در مرتب سازی صعودی) ابتدا و یا (در مرتب سازی نزولی) در انتها مرتب می‌شوند.

نكته برای مرتب سازی

تغییر دادن ترتیب مرتب سازی یك جدول باعث نمی‌شود كه ترتیب مرتب سازی مربوطه در یك فرم، تغییر كند. اگر فرمی را با استفاده از جدولی كه ترتیب مرتب سازی دارد ایجاد كنید، این فرم بصورت خودكار، ترتیب مرتب سازی آن جدول را به خود می‌گیرد.

مرتب سازی در دید Datasheet

در دید Datasheet هم می‌توانید یك فرم را مرتب سازی كنید. از منوی View ، گزینه Datasheet View را انتخاب كنید. دید Datasheet فرم، نه تنها مانند جدول مرحله 2 به نظر می‌رسد، بلكه به همان صورت نیز مرتب سازی می‌شود. بعد از انتخاب ستون مورد نظر برای مرتب سازی، روی دكمه Sort Ascending یا Sort Descending كلیك كنید.