چگونه توضیحات اضافه كنیم

 اگر صفحات كاری خود را با افراد دیگر به اشتراك بگذارید، ممكن است بخواهید هر از چند گاهی توضیحاتی را به داده ها اضافه كنید تا یك شكل بخصوص را توضیح دهید یا درخواست كنید كه تغییر خاصی صورت گیرد. توضیحات در سلول دیده نمی شوند. بلكه مثلث های قرمز رنگ كوچك، سلول هایی كه حاوی توضیحات هستند را نشان می دهند. برای نمایش دادن توضیحات می توانید از اشاره گر ماوس استفاده كنید یا اینكه تمام توضیحات را یكجا نمایش دهید. وقتی كه به مستندات نیاز باشد می توانید توضیحات را به همراه داده های برگه كاری چاپ كنید.

یكی از سلول ها را انتخاب كنید  

 سلولی كه می خواهید توضیحات را به آن اضافه كنید انتخاب كنید.

 توضیحات را درج كنید  

از منویInsert ، گزینه Comment را انتخاب كنید. یك كادر زرد رنگ در كنار سلولی كه انتخاب كردید ظاهر می شود.

 متن توضیحات را تایپ كنید  

 توضیحات خود را در كادر زرد رنگ تایپ كنید.

 خارج از كادر كلیك كنید  

وقتی كه كار تایپ به پایان رسید، خارج از كادر توضیحات كلیك كنید. توضیحات محومی شود ولی یك مثلث قرمز رنگ در گوشه بالا و سمت راست سلولی كه در مرحله1 انتخاب كردید، وجود توضیحات را نشان می دهد.

 مشاهده كردن توضیحات   

برای مشاهده توضیحات، اشاره‌گر ماوس را روی سلولی كه مثلث قرمز‌رنگ دارد ببرید. به این صورت، توضیحات در یك كادر زردرنگ نمایش داده می‌شوند.

 مشاهده كردن تمام توضیحات  

برای مشاهده تمام توضیحاتی كه به برگه‌ كاری اضافه شده‌اند، از منوی View، گزینه Comments را انتخاب كنید.

* توجه  *

 حذف توضیحات

برای حذف یك توضیحات، روی سلول مورد نظر كلیك راست كنید واز منوی حاصله، گزینه Delete Comment را انتخاب كنید.

ویرایش توضیحات

برای ویرایش توضیحات اضافه كردن پاسخ به آن، روی سلول مورد نظر كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Edit Comment را انتخاب كنید. تغییرات مورد نظر را صورت دهید یا پاسخ خود را زیر توضیحات اصلی تایپ كنید. بعد خارج از كادر زرد رنگ توضیحات، كلیك كنید.

چاپ كردن توضیحات

معمولاً توضیحات چاپ نمی شوند. اگر بخواهید آنها را چاپ كنید، از منوی File ، گزینه Page Setup را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Page Setup باز شود. در برگه Sheet ، از لیست Comments ، گزینه مربوط به چاپ كردن را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

   فرمت‌دهی یك محدوده بصورت خودكار 

 اگر از فرمت دهی برگه های كاری خسته شده اید، خوشحال خواهید شد اگر بدانید كه Excel ، چند فرمت از پیش طراحی شده دارد كه می توانید روی داده های برگه كاری اعمال كنید. قابلیت Auto Format ، 16 فرمت در اختیار شما قرار می دهد كه می توانید از آنها استفاده كنید تا داده های برگه كاری، بهتر به نظر رسند. با هر یك از این فرمت ها كار كنید تا ببینید كه چگونه بر داده‌ها تاثیر می گذارند.

 محدوده مورد نظر را انتخاب كنید  

 محدوده ای كه حاوی داده های مورد نظر شماست را انتخاب كنید یا داخل محدوده ای كه سلول های خالی دور آن را فرا گرفته‌اند كلیك كنید. اگر روی یكی از سلول های داده‌ای كلیك كنید، Excel بصورت خودكار، داده ها و اسم ستون و سطر (ولی نه عنوان برگه كاری) را انتخاب خواهد كرد.

 كادر محاوره ای Auto Format را باز كنید  

از منوی Format ، گزینه Auto Format را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Auto Format باز شود.

 یك فرمت برای جدول انتخاب كنید  

 شیوه مورد نظر انتخاب كنید. از فلش‌های اسكرول برای حركت كردن در لیست استفاده كنید. وقتی كه فرمت مورد نظر را پیدا كردید، روی آن كلیك كنید.

 گزینه ها را مشاهده كنید  

 برای حذف كردن برخی عناصر از مجموعه فرمت ها، روی دكمه Options كلیك كنید. كادر محاوره ای Auto Format بزرگ می شود تا كادر های انتخابی برای تنظیم كردن فرمت در اختیار شما قرار دهد.

 برخی عناصر فرمت دهی را غیر فعال كنید  

گزینه هایی كه می خواهید فعال یا غیر فعال كنید را انتخاب كادرهای انتخاب مربوطه تنظیم كنید. كادر محاوره ای طوری تغییر می كند كه تاثیر فعال یا غیر فعال كردن این گزینه ها را نشان دهد. وقتی كه از فرمت دهی راضی شدید، روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود. 

 نتایج را مشاهده كنید  

 فرمت مورد نظر بصورت خودكار روی سلول یا محدوده انتخاب شده اعمال می شود. اگر لازم باشد، از دكمه Format Painter برای كپی كردن فرمت به محدوده های دیگر استفاده كنید. توجه داشته باشید كه این فرمت دهی خودكار، فرمت قبلی سلول ها را از بین می‌برد.

* توجه *

 انجام تغییرات در صورت نیاز

بعد از بكار بردن Auto Format ، می توانید با اعمال كردن فرمت های دیگر روی محدوده، تنظیمات دیگری را در صورت نیاز اعمال كنید. به این ترتیب، بكار بردن یك Auto Format ، نقطه آغاز سریعی برای ایجاد برگه های كاری حرفه ای است.

حذف كردن فرمت ها

برای حذف كردن تمام فرمت ها از یك محدوده، آن را انتخاب كنید و از منوی Edit ، گزینهClear و بعد گزینه Formatsرا انتخاب كنید. برای حذف فرمت های انتخاب شده، از كادر محاوره ای Auto Formats ، گزینه None را انتخاب كنید، روی دكمه Options كلیك كنید و بعد هر فرمتی كه نمی خواهید را غیر فعال كنید. از این تكنیك می توانید روی هر محدوده ای استفاده كنید، حتی محدوده هایی كه Auto Format ندارند.

چگونه فرمت سلول ها را كپی كنیم

 اگر چند خصوصیت فرمت دهی (مانند فونت، اندازه، رنگ و خط مرزی) روی یك سلول یا محدوده ای از سلول ها اعمال كرده اید و بعد بخواهید همین فرمت دهی را روی یك محدوده دیگر اعمال كنید، لازم نیست كه آن فرمت را یكی یكی روی محل جدید اعمال كنید. بلكه، می توانید از دكمه Format Painter برای كپی كردن همه آن فرمت ها از محدوده اصلی به محدوده جدید استفاده كنید.

 روی Format Painter كلیك كنید  

سلول یا محدوده‌ای كه می خواهید فرمت آن را كپی كنید را انتخاب كنید. بعد روی دكمه Format Painter در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

 اشاره گر ماوس تغییر می‌كند  

اشاره گر ماوس به شكل یك قلم مو در می آید.

 برای كپی كردن فرمت ها، اشاره گر ماوس را بكشید  

قلم مو را روی محدوده ای كه می خواهید فرمت را روی آن كپی كنید بكشید. دكمه ماوس را رها كنید تا فرمت‌ها روی آن محدوده از سلول ها كپی شوند.

 روی Format Paimter دابل كلیك كنید  

برای كپی كردن فرمت از یك سلول یا محدوده به چندین سلول یا محدوده، سلول یا محدوده‌ای كه می خواهید فرمت آن را كپی كنید را انتخاب كنید و بعد روی دكمه Format Painter دابل كلیك كنید.

 با اشاره گر ماوس روی محدوده‌ها بكشید  

قلم مو را روی اولین محدوده بكشید. بعد رویِ محدوده‌های بعد بكشید یا روی سلول ها كلیك كنید تا فرمت‌ها روی آنها هم كپی كنید.

 Format Painter را غیر فعال كنید  

بعد از اینكه فرمت ها را كپی كردید، دوباره روی Format Painter كلیك كنید تا آن را غیر فعال كنید.

 *توجه *

 كپی كردن پهنای ستون ها

برای كپی كردن پهنای ستون از یك ستون به ستون دیگر، روی عنوان ستونی كه می خواهید پهنای آن را كپی كنید كلیك كنید و روی Format Painter كلیك كنید. بعد با اشاره گر ماوس روی ستون هایی كه مورد نظر شماست بكشید.

استفاده از Auto Format

 آیا از اعمال كردن این همه فرمت خسته شده اید؟ اگر این طور است، از قابلیت Auto Formatبرای فرمت كردن خودكار برگه های كاری استفاده كنید (همانطور كه در كار عملی 23 «چگونه یك محدوده را بصورت خودكار فرمت دهی (Auto Format) كنیم» شرح داده شده است.)

   چگونه با خطوط مرزی و الگوها كار كنیم

 خطوط شبكه ای كه در برگه های كاری Excel مشاهده می كنید كمی گمراه كننده می باشند. معمولاً، این خطوط چاپ نمی شوند و اگر هم آنها را چاپ كنید كمرنگ به نظر می رسند. برای اینكه سلول ها خطوط مرزی داشته باشند از گزینه هایBorder استفاده كنید. می توانید خط مرزی را به یك سلول یا به محدوده ای از سلول ها اضافه كنید. می توانید خط مرزی را در فقط یك سمت سلول قرار دهید و یا پیرامون تمام جهات سلول. اگر خطوط مرزی سلول ها به دلخواه شما نباشند از یك الگوی پس زمینه مانند تركیب رنگ، جلوه ویژه یا رنگ آمیزی استفاده كنید، ولی به یاد داشته باشید كه پس زمینه ای كه زیاد شلوغ باشد، باعث می شود كه خواننده به سختی داده ها را ببیند.

 كادر محاوره ای Format Cells را باز كنید  

سلول یا محدوده ای كه می خواهید خط مرزی یا الگو را به آن اضافه كنید انتخاب كنید و از منوی Format ، گزینه Cellsرا انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Format Cells باز شود.

 انتخاب شیوه خط   

روی برگه Border كلیك كنید. از لیستStyle ، یك شیوه انتخاب كنید و از لیستColor برای انتخاب رنگ برای خط مرزی استفاده كنید.

 از Presets استفاده كنید  

وقتی كه شیوه خط مشخص شد، یكی از گزینه‌های Presets را كه در بالای برگه قرار دارند انتخاب كنید. برای بكاربردن یك خط مرزی حول لبه های خارجی سلول یامحدوده انتخاب شده، روی Outline كلیك كنید. برای بكار بردن خطوط شبكه، داخل سلول‌های داخلی محدوده، رویInside كلیك كنید.

 یك خط مرزی سفارشی ایجاد كنید  

برای سفارشی كردن خط مرزی، از دكمه های Border استفاده كنید و مشخص كنید كه كدام قسمت های سلول های انتخاب شده باید خط مرزی داشته باشند. برای اضافه كردن یك خط مرزی به آن قسمت، روی دكمه مورد نظر كلیك كنید. برای مشاهده نتیجه، به قسمت پیش‌نمایش دقت كنید، در صورت نیاز، بقیه خطوط مرزی را نیز اضافه كنید.

 از برگه Patterns استفاده كنید  

برای بكار بردن الگو روی سلول های انتخاب شده، روی برگه Patterns كلیك كنید. برای پر كردن سلول های انتخاب شده با رنگ، از صفحه Color یك رنگ انتخاب كنید. برای تركیب كردن دو رنگ در الگو، روی دكمه لیست كشویی Pattern كلیك كنید و رنگ دوم را انتخاب كنید. دوباره لیست را باز كنید تا یك الگو انتخاب كنید. برای مشاهده نتیجه انتخاب ها، به قسمتSample نگاه كنید.

انتخاب های فرمت دهی را اعمال كنید  

روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Format Cells بسته شود و تنظیمات جدید در برگه كاری اعمال شوند.

*توجه *

چاپ كردن خطوط شبكه

بصورت پیش فرض، خطوط شبكه Excel چاپ نمی‌شوند. برای اینكه آنها را چاپ كنید، از منوی File ، گزینه Page Setup را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای Page Setup ، روی برگهSheet كلیك كنید. در قسمت Print ، گزینه Gridlines را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید. حال برگه كاری را چاپ كنید تا خطوط شبكه را مشاهده كنید.

استفاده از دكمه های Formatting

برای اضافه كردن خط مرزی به یك سلول، آن را انتخاب كنید، روی فلش دكمه Borders در نوار ابزار Formatting كلیك كنید و یك شیوه برای خط مرزی انتخاب كنید. برای اضافه كردن رنگ به پس زمینه سلول، روی فلش دكمه Fill Color كلیك كنید و از صفحه رنگ، یك رنگ انتخاب كنید. اگر بخواهید رنگ فونت را تغییر دهید، روی فلش دكمه Fill Color كلیك كنید و یك رنگ انتخاب كنید.

   چگونه تراز سلول ها را تنظیم كنیم

 بصورت پیش فرض،Excel بصورت خودكار، داده ها را براساس نوع داده، تراز می كند. داده های متنی همیشه به سمت چپ سلول تراز می شوند و داده های عددی به سمت راست تراز می شوند. هم متن و هم اعداد بصورت عمودی به طرف پایین سلول تراز می شوند ولی می توانید تراز یك سلول را هم بصورت عمودی و هم بصورت افقی تغییر دهید. با دستورهای تراز كردن Excel ، می توانید به متن زاویه دهید یا آن را بطوری بچرخانید كه بجای چپ یا راست، از بالا به پایین خوانده یا می توانید متن را در وسط چند سلول مجاور قرار دهید.

تراز كردن سریع سلول  

 برای تغییر در تراز افقی، از دكمه های تراز كردن در نوار ابزار Formatting استفاده كنید. سلول یا محدوده ای كه می خواهید تراز كنید را انتخاب كنید و روی دكمه مورد نظر كلیك كنید.

 یك عنوان را در وسط یك محدوده قرار دهید  

اگر بخواهید متنی را در یك سطر و بالای یك محدوده از سلول‌ها قرار دهید، محدوده ای از سلول های خالی كه می‌خواهید متن را در آن قرار دهید را انتخاب كنید.

 روی دكمه Merge and Center كلیك كنید  

روی دكمه Merge and Center در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. Excel ، عنوان را در بالا و وسط محدوده قرار می دهد و این عنوان را در وسط حفظ می كند حتی اگر سلول ها بعداً پهنای بیشتری پیدا كنند.

 اگر لازم باشد متن را از حالت ادغام درآورید  

اگر بخواهید تراز ادغام و وسط را حذف كنید، سلول ادغام شده را انتخاب كنید و روی دكمه Merge and Center در نوار ابزار Formatting كلیك كنید.

 جهت و گرایش را تغییر دهید  

اگر بخواهید تراز عمودی را تغییر دهید یا داده‌ها را بچرخانید از كادر محاوره ای Format Cells استفاده كنید. از منوی Format گزینه Cells را انتخاب كنید تا این كادر محاوره ای باز شود.

 انتخاب تراز یا گرایش   

در برگه Alighment ، از لیست Vertical برای تراز كردن داده بین خط های بالا و پایین سلول استفاده كنید و از لیست Horizontal برای تراز كردن داده بین خط های چپ و راست استفاده كنید. برای چرخاندن متن، در كادرOrientation سمت راست، كلیك كنید تا درجه چرخش را انتخاب كنیدیا در كادرDegrees ، درجه مورد نظر را تایپ كنید. برای چرخاندن متن بصورتی كه از بالا به پایین خوانده شود روی كادر Orientation سمت چپ، كلیك كنید. روی Ok كلیك كنید.

*توجه* 

 فونت و اندازه متن

داده‌هایExcel به همان صورتی فرمت می شوند كه متن در Word فرمت می‌شود. برای تغییر دادن فونت و اندازه متن می‌توانید از لیست های Font و Font Size در نوار ابزار Formatting استفاده كنید. همچنین با كلیك كردن دكمه های مربوطه در نوار ابزار می توانید متن را پر رنگ یا ایتالیك كنید و یا زیر آن خط بكشید. برای اعمال تمام این فرمت ها بصورت یكجا، از منوی Format ، گزینه Cells را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Format Cells باز شود. روی برگه Font كلیك كنید و تمام گزینه های مربوط به فونت را انتخاب كنید.

فرمت دهی با توگذاری

با استفاده از دكمه Increase Indent در نوار ابزار Formatting می توانید متن یك سلول را توگذاری كنید. این كار، بسته به تراز سلول، داده ها را از خط مرزی چپ یا راست (یا هردو) دور می كند.

رفتن به خط بعد

اگر متنی كه می خواهید در یك سلول وارد كنید بسیار طولانی باشد، از گزینه Wrap Text در برگهAlignment در كادر محاوره ای Format Cells كلیك كنید. وقتی این گزینه انتخاب شود، متن به خط بعدی می‌رود بدون اینكه پهنای سلول را افزایش دهد. بلكه طول سلول زیاد می شود.

چگونه فرمت اعداد را تغییر دهیم

 مقادیر عددی كه در برگه های كاری خود وارد می كنید معمولاً فقط عدد نمی باشند بلكه نشان‌دهنده مقدار دلار، تاریخ، درصد و مقادیر واقعی دیگر می باشند. بصورت پیش فرض، وقتی كه عددی را وارد می كنید، به فرمت General نمایش داده می شود كه معمولاً به همان صورتی است كه آن را تایپ می كنید. ولی بجای تایپ $12.95 ، می توانید تایپ كنید 12.95 و بعد یك فرمت عددی مانند فرمت Currency را روی آن اعمال كنید. برای مثال، 5.05 می‌تواند معانی گوناگون داشته باشد ولی اگر فرمت Currency آن را اعمال كنید به صورت $5.05 در‌می‌آید و اگر فرمت Percent age را روی آن اعمال كنید بصورت 505% در می آید. در این كار عملی، یاد می گیرید كه چگونه با استفاده از دكمه های نوار ابزار و كادر محاوره ای Format Cells ، فرمت اعداد را تغییر دهید.

 سلول یا محدوده مورد نظر را انتخاب كنید  

 سلول یا محدوده ای كه می خواهید فرمت داده های عددی آنها را تغییر دهید را انتخاب كنید.

 رویCurrency كلیك كنید  

 برای تغییر فرمت به فرمت پولی (كه $ را اضافه می كند، عدد را تا دو رقم اعشار گرد می كند و$ را طوری قرار می دهد كه تمام علامت‌های دلار در ستون تراز شوند) ، روی دكمه Currency Style در نوار ابزارFormatting كلیك كنید.

 روی Percent كلیك كنید  

برای تغییر فرمت به فرمت درصد (كه علامت % را اضافه می كند و عدد را ازحالت كسری یا عدد صحیح به مقدار درصد تبدیل می كند)، روی دكمه Percent Style در نوار ابزارFormatting كلیك كنید.(می دانید كه درصد یعنی صدم. بنابراین 0.12 بصورت 12% در می آید ولی 12 بصورت 1200% در می آید).

 رویComma كلیك كنید  

 برای بكار بردن فرمت كاما (كه در ایالات متحده به این معنی است كه عدد تا دو رقم اعشار گرد شود و بصورت سه رقم سه رقم با كاما جدا شود)، روی دكمه Comma Style در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. برای كنترل نقطه اعشاری همچنین می‌توانید روی دكمه های Increase Decimal و Decrease Decimalدر نوار ابزار Formatting كلیك كنید تا نقطه اعشاری جابجا شود.

 از كادر محاوره ای Format Cells استفاده كنید  

 برای بكار بردن فرمت هایی كه در نوار ابزار Formatting موجود نباشند، از منوی Format ، گزینه Cells را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Format Cells باز شود. روی برگه Number كلیك كنید و از لیست Category ، یكی از فرمت ها را انتخاب كنید. مقدار سلول انتخاب شده با آن فرمت در قسمت Sample نشان داده می شود.

 گزینه های مربوطه به Format را تنظیم كنید  

فرمت های مختلف در كادر محاوره ای Format Cells ، گزینه متفاوتی را ارائه می كنند. یكی از گروه ها (Category) را انتخاب كنید و گزینه های مربوط به آن فرمت را تنظیم كنید. شرح گروه انتخاب شده در پایین كادر محاوره ای ظاهر می شود. برای بستن كادر محاوره ای و اعمال كردن فرمت جدید روی Ok كلیك كنید.

* توجه *

كپی كردن فرمت

اگر فرمت عددی را روی محدوده ای از داده ها بكار برید و بعد داده هایی را به سلول مجاور این محدوده وارد كنید، Excel بصورت خودكار، فرمت انتخاب شده را روی داده های جدید اعمال می كند.

Carrency واقعاً Carrency نیست

اگر چه یكی از دكمه های نوار ابزار، Carrency Style نامیده می شود فرمت Carrency را اعمال نمی كند، بلكه فرمتAccounting را اعمال می كند. برای اعمال كردن فرمت Carrency واقعی (كه در آن، علامت بی‌توجه به اینكه ستون چه پهنایی دارد، بلافاصله در سمت چپ عدد قرار می گیرد) از كادر محاوره‌ای Format Cells استفاده كنید.

حذف فرمت دهی

برای حذف تمام فرمت دهی ها (از جمله فرمت عددی)، بدون حذف داده ها از یك سلول، آن سلول یا محدوده را انتخاب كنید و بعد از منویEdit ، گزینه Clear و بعد گزینه Formats را انتخاب كنید.

   چگونه خطای فرمول ها را اصلاح كنیم

 تمام فرمول ها بدون نقص نمی باشند و وقتی كه خطا داشته باشند، Excel با ظاهر كردن یك مثلث سبز رنگ در گوشه سمت چپ و بالای سلول فرمول و یك پیغام خطا، به شما اطلاع می دهد. برای مثال، ممكن است مقدار یا عملگر، آدرس سلول یا تابع را غلط وارد كرده باشید. اولین كاری كه در هنگام مشاهده مقدار خطا باید انجام دهید این است كه فرمول و آدرس های بكار رفته را بررسی كنید ولی در برگه های كاری پیچیده، همیشه پیدا كردن فرمول یا آدرس نادرست، آسان نیست. از ابزارهای بررسی Excel برای پیدا كردن اشتباهات خود استفاده كنید. می توانید خط های ردیابی را نمایش دهید كه آدرس های مرجوعی (آدرس هایی كه در فرمول به آنها اشاره شده است) و وابسته ها (آدرس هایی كه در یك سلول دیگر به آنها ارجاع می شود مانند آدرس هایی كه در فرمول بكار می روند) را پیدا می كنند.

نوار ابزار Formula Auditing را باز كنید  

 وقتی كه خطاها رخ می دهند، یكی از قدرتمند ترین ابزارها برای اصلاح آنها، نوار ابزار Formula Auditing است. برای باز كردن آن، از منوی Tools ، گزینه Formula Auditing و بعد گزینه Show Formula Auditing Toolbar را انتخاب كنید.

خطاها را مرور كنید  

 برای بررسی هر سلولی كه با مثلث خطا مشخص شده است، روی دكمه Error Checking در نوار ابزار Formula Auditing كلیك كنید،Excel اولین سلول خطا را متمایز می كند و گزینه هایی برای اصلاح آنها در اختیار شما قرار می دهد.

خطا را اصلاح كنید  

 در اینجا، Excel متوجه شده است كه یك سلول از فرمولی استفاده می كند كه با فرمول‌های سلول‌های پیرامون، متفاوت است. این ممكن است یك خطا باشد یا نباشد. اگر بخواهید می توانید به Excel بگویید كه این خطا را نادیده بگیرد. برای این كار، روی دكمه Ignore Error كلیك كنید. ولی، این یك خطاست. بنابراین روی Copy Formula from Above كلیك كنید. با كلیك كردن روی Edit in Formula Bar خودتان می توانید فرمول را تغییر دهید.

 خطاهای بعدی را نیز اصلاح كنید  

 Excel ، سلول خطای بعدی را متمایز می كند. گزینه مورد نظر را از كادر محاوره ای Error Checking انتخاب كنید. آنقدر ادامه دهید تا تمام خطاها را مشاهده كنید. وقتی كه Excel خطاها را بررسی می كند، یك پیغام نشان می دهد. روی Ok كلیك كنید.

آدرس های مرجوعی را دنبال كنید  

تمام اشتباهات، منجر به خطا نمی شوند. اگر چیزی درست به نظر نرسد، (مانند میانگین فروش) می توانید با نمایش دادن آدرس های مرجوعی فرمول، مقادیر مورد استفاده در آن را ردیابی (دنبال) كنید. روی سلولی كه می خواهید ارزیابی كنید كلیك كنید و بعد روی دكمه Trace Precedents كلیك كنید. اگر لازم باشد، دوباره روی این دكمه كلیك كنید تا مقدار این سلول ها را دنبال كنید.

ردیابی را مشاهده كنید  

 فلش‌های ردیابی را نمایش می دهد كه به منبع های فرمول اشاره می كنند و به شما كمك می كنند تا خطا را دنبال كنید. در اینجا، من اشتباهاً جمع كل در ستون G را در محدوده هایی كه در تابع AVERAGE بكار بردم وارد كردم! بعد از اینكه خطا را پیدا كردید، اصلاحات لازم را انجام دهید و با كلیك كردن روی Remove All Arrows ، فلش های ردیابی را حذف كنید.

*توجه*

 استفاده از Trace Error

اگر یك مثلث سبزرنگ، وجود خطا در فرمولی كه تایپ كرده اید را نشان دهد، با بردن اشاره گر ماوس به سمت چپ سلول و متمایز كردن دكمه Trace Error ، كلیك كردن روی فلشی كه ظاهر می شود و انتخاب یكی از گزینه ها می توانید فوراً آن را بررسی كنید.

ردیابی وابسته ها

با كلیك كردن روی یك سلول و كلیك كردن روی دكمه Trace Dependents درنوار ابزار Formula Auditing می توانید بررسی كنید كه آیا مقدار آن سلول در یكی از فرمول ها استفاده شده است یا خیر و چگونه.

ارزیابی فرمول

برای ارزیابی یك فرمول، روی دكمه Evaluate Formula در نوار ابزار Formula Auditing كلیك كنید تا یك كادر محاوره ای باز شود كه شما را در تك تك قسمت های فرمول جلو می برد. برای محاسبه قسمت خط كشی شده فرمول، روی Evaluate كلیك كنید. هر اندازه كه لازم است روی Evaluate كلیك كنید.

چگونه ازAutoSum استفاده كنیم

  تابع، یك فرمول از پیش نوشته شده در برنامه است. آرگومان های (متغییرهای) مورد نیاز به تابع داده می شود و تابع، نتیجه را محاسبه می كند. برای تابعSUM ، تنها چیزی كه باید مشخص كنید محدوده ای است كه می خواهید جمع كنید نوار ابزارStandard ، امكان دستیابی سریع به SUM و نیز توابع پر استفاده دیگر مانند AVERAGE (محاسبه معدل)، MIN (كوچكترین عدد)، MAX (بزرگترین عدد) وCount (محاسبه تعداد آیتم ها) را فراهم می كند. در كار عملی16 «چگونه از توابع استفاده كنیم» یاد می‌گیرید كه چگونه از توابع دیگر استفاده كنید.

 یك محل برای نتیجه، انتخاب كنید  

سلولی كه می خواهید نتیجه تابع در آن ظاهر شود را انتخاب كنید (معمولاً در پایان یك سطر یا ستون از اعداد).

 روی AutoSum كلیك كنید  

در نوار ابزار Standard ، روی دكمه AutoSum كلیك كنید.

 فرمول SUM درج می شود  

دكمه AutoSum، تابع SUM را درج می كند و یك خط چشمك زن، پیرامون سلول هایی كه با هم جمع می شوند قرار می دهد. یك Screen Tip زرد رنگ، آرگومان های مورد استفاده در تابع SUM را لیست می كند.

 درج داده ها را تكمیل كنید  

اگر نوار چشمك زن، پیرامون تمام سلول هایی قرار گرفته است كه می خواهید جمع كنید،Enter را بزنید تا فرمول را كامل كنید. ولی اگر سلول های احاطه شده، درست نمی باشند، برای انتخاب سلول های مورد نظر، با ماوس، بكشید (نوار چشمك زن، دور سلول هایی كه با اشاره گر ماوس روی آنها می كشید را فرا می گیرد). بعدEnter را بزنید تا نتیجه در سلول نشان داده شود.

 با استفاده از AutoSum ، معدل حساب كنید  

از طریق دكمه AutoSum برای درج سریع توابع استفاده كنید. می توانید از یك منو از توابع موجود برای استفاده از تابعی كه میانگین را محاسبه می كند، سلولی كه می خواهید نتیجه در آن نشان داده شود را انتخاب كنید و بعد روی فلش دكمه AutoSum كلیك كنید و از لیست گزینه ها، Average را انتخاب كنید.

 ورود اطلاعات را كامل كنید  

یك نوار چشمك زن، دور محدوده ای كه Excel فكر می كند می خواهید در این تابع استفاده كنید را فرا می گیرد. اگر لازم باشد با كشیدن ماوس، محدوده دیگری را انتخاب كنید وبعدEnter را بزنید. نتیجه در سلول مورد نظر نشان داده می شود و فرمولی كه برای محاسبه این نتیجه بكار رفت در نوار فرمول ظاهر می شود.

*توجه  *

 جمع كردن كل سلول های یك جدول

برای جمع كردن كل ستون های یك جدول، تمام سلول های ردیف زیرین آخرین ردیف در جدول را انتخاب كنید و روی دكمه AutoSum كلیك كنید. هر ستونی در سلول خالی زیر آن ستون، جمع بسته می شود. برای جمع كردن تمام ردیف های یك جدول، تمام سلول های ستون كنار جدول را انتخاب كنید و روی دكمه AutoSum كلیك كنید. هر سطر در انتهای آن سطر، جمع بسته می شود.

جمع كردن بیش از یك محدوده

برای جمع كردن مقادیر بیش از یك محدوده، روی دكمه AutoSum كلیك كنید، محدوده اول را انتخاب كنید، كلید كاما (,) را بفشارید و بعد محدوده بعدی را انتخاب كنید. بین تمام محدوده های بعدی هم باید كاما تایپ كنید.

چگونه با برگه های كاری كار كنیم

 بصورت پیش فرض،Word هر فایل صفحه كاری جدید را با سه برگه كاری باز می كند. در صورت لزوم می توانید برگه های كاری را حذف كنید. همچنین می توانید اسم آنها را تغییر دهید تا محتوای آنها را بهتر نشان دهد. برای مثال، ممكن است یك صفحه كاری از گزارش فروش فصلی داشته باشید كه فروش هر فصل در برگه های جداگانه قرارگرفته باشد. می‌توانید این برگه‌ها را با اسم های متمایز مانند Quarter 1 ، Quarter 2 و نامگذاری كنید. حتی می توانید برگه ها را داخل صفحه كاری یا از یك صفحه كاری به صفحه كاری دیگر جابجا و كپی كنید. در این كار عملی، روش های مختلف كاركردن با برگه های كاری را یاد خواهید گرفت.

از یك برگه به برگه دیگر حركت كنید  

 برای حركت از یك برگه به برگه دیگر، روی برگه مورد نظر كلیك كنید. برگه انتخاب شده یا برگه فعال، برگه‌ای است كه نوار زیری روشن دارد.

 اسم یك برگه كاری را تغییر دهید  

اسم هر كدام از برگه های كاری در صفحه كاری را می توان تغییرداد. روی برچسب برگه مورد نظر دابل كلیك كنید تا اسم برگه جاری متمایز شود. اسم جدید را تایپ كنید و Enter را بزنید.

 حذف برگه كاری   

حذف برگه كاری، بسیار ساده است: روی برچسب برگه كاری مورد نظر كلیك راست كنید و از منوی حاصله، Delete را انتخاب كنید. وقتی كه Excel از شما می خواهد كه تایید كنید، روی Delete كلیك كنید.

 یك برگه كاری دیگر اضافه كنید  

همچنین می توانید یك برگه كاری جدید به صفحه كاری اضافه كنید. روی یكی از برچسب های برگه كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Insert را انتخاب كنید. در برگهGeneral از كادر محاوره ای Insert ، روی آیكون Worksheet ، كلیك راست كنید. برگه كاری جدید در سمت چپ برچسب برگه ای كه روی آن كلیك راست كرده بودید درج می شود.

 جابجا كردن برگه كاری  

برای جابجا كردن یك برگه كاری داخل یك صفحه كاری، برچسب آن را با ماوس بكشید. درحالی كه آن را می كشید، اشاره گرماوس به شكل برگه كاغذ در می آید و یك مثلث كوچك سیاه رنگ به محلی كه برگه به آنجا جابجا خواهد شد اشاره می كند. وقتی كه این مثلث به محلی كه میخواهید برگه را منتقل كنید رسید، برچسب برگه را رها كنید.

 كپی كردن برگه كاری  

برای كپی كردن برگه كاری در یك صفحه كاری، در حالی كه برچسب برگه را با ماوس می كشید كلید Ctrl را نگه دارید. وقتی كه اشاره گر ماوس را می كشید، اشاره گر ماوس به شكل برگه كاغذ و علامت بعلاوه در می آید و یك مثلث كوچك سیاه رنگ به محلی كه برگه كپی شده درج خواهد شد اشاره می كند.

*توجه  *

 استفاده از منوی میان بر

روی برچسب پایینی كلیك راست كنید تا یك منوی میان بر از فرمان ها ظاهر شود كه به شما امكان می دهد تا برگه های كاری را درج، حذف، كپی و جابجا كنید یا تغییر نام دهید. از این منو برای تغییر رنگ برچسب هم می توان استفاده كرد: برای این كار، از منو، گزینه Tab Color را انتخاب كنید و رنگ برچسب را انتخاب كنید. این برچسب تا وقتی كه آن را انتخاب نكنید (وقتی كه سفید رنگ شود) به آن رنگ می ماند. از رنگ برچسب ها برای سازماندهی برگه های كاری در یك صفحه كاری چند برگه ای استفاده كنید.

جابجا یا كپی كردن به صفحه كاری دیگر

اگر بخواهید یك برگه كاری را به یك صفحه كاری دیگر جابجا یا كپی كنید، روی برچسب برگه كلیك راست و از منوی حاصله، گزینهMove یاCopy را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای كه باز می شود، صفحه كاری مقصد را انتخاب كنید و بعد مشخص كنید كه برگه در كجا قرار گیرد.

اگر بخواهید بجای انتقال، برگه را كپی كنید گزینه Copy Create a را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

  چگونه از توابع استفاده كنیم

 همانطور كه در كارهای عملی قبل یاد گرفتید، تابع یك فرمول از پیش نوشته شده و نهادین است كه در وقت شما صرفه جویی می كند. Excel بیش از 300 تابع دارد بنابراین مطمئناً می توانید تابع ریاضی مورد نظر خود را پیدا كنید. برای استفاده از یك تابع، یك = ، اسم تابع و آرگومان های تابع را داخل پرانتز تایپ كنید. مانند = SUM (C4 : C22) . بین آرگومان ها یك كاما یا ویرگول بگذارید. وقتی كه اسم تابع را تایپ می كنید، آرگومان های آن در یك Screen Tip ظاهر می شود تا به شما كمك كند تا آنها را به ترتیب درست وارد كنید. اگر به كمك بیشتری نیاز دارید، كادر محاوره ای Insert Functions در اختیار شماست.

 روی دكمه Insert Functions كلیك كنید  

 روی سلولی كه می خواهید نتیجه تابع در آن ظاهر شود كلیك كنید. بعد روی دكمه Insert Functions در نوار فرمول كلیك كنید تا كادر محاوره ای Insert Functions باز شود.

یكی از توابع را انتخاب كنید  

این كادر محاوره ای دو راه برای پیدا كردن یك تابع در اختیار شما قرار می دهد: شرح تابع مورد نظر را تایپ كنید و روی Go كلیك كنید. توابع مربوطه در قسمت Select a Functions لیست می شوند. یا اینكه، از لیست كشویی، یك دسته یا گروه را انتخاب كنید. لیست توابع مربوط به این دسته در كادر پایین ظاهر می شوند. در این لیست اسكرول كنید و روی یك تابع كلیك كنید. شرح تابع انتخاب شده در پایین كادر محاوره ای ظاهر می شود. وقتی كه تابع مورد نظر را پیدا كردید، روی Ok كلیك كنید.

 آرگومان اول را وارد كنید  

كادر محاوره ای Functions Arguments مطابق با تابعی كه در مرحله 2 انتخاب كردید باز می شود. مراحل این كار عملی، مربوط به تابع IF می باشند. این تابع به سه آرگومان نیاز دارد: عبارتی كه باید ارزیابی شود، قسمتی كه در صورت درست بودن عبارت باید انجام شود و قسمتی كه در صورت نادرست بودن عبارت باید انجام شود. برای وارد كردن آرگومان ها، روی سلول های مورد نظر كلیك كنید (اگر لازم باشد كادر محاوره ای را به قسمتی بكشید كه بتوانید سلول ها را به راحتی انتخاب كنید).

 مقداری كه در صورت درست بودن عبارت باید وارد شود را مشخص كنید  

 در كادر آرگومان دوم كلیك كنید و مقداری كه می خواهید در صورت درست بودن عبارت ظاهر شود را تایپ كنید. من می خواهم كه اگر میزان فروش بیشتر از یا مساوی میزان هدف باشد كلمه Over نوشته شود. توجه داشته باشید كه متن باید در علامت كوتیشن قرار گیرد: ًOverً .

 مقداری كه در صورت نادرست بودن عبارت باید وارد شود را مشخص كنید  

 در كادر آرگومان سوم كلیك كنید و مقداری كه می خواهید در صورت نادرست بودن عبارت، ظاهر شود را تایپ كنید. من می خواهم كه اگر میزان فروش كمتر از میزان هدف باشد كلمه Under نوشته شود. توجه داشته باشید كه وقتی روی كادر متنی یك آرگومان كلیك می كنید، شرح آن آرگومان در پایین كادر محاوره ای ظاهر می شود.

 فرمول را به پایان برسانید  

 روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای Function Arguments بسته شود و فرمول تكمیل شود. نتیجه فرمول در برگه كاری ظاهر می شود و خود فرمول (تابع) در نوار فرمول نوشته می‌شود.

*توجه  *

تست منطقی

تست منطقی مورد استفاده، توسط توسط تابع IF، مقایسه ای بین دو مقدار است. می توانید دو سلول را با هم مقایسه كنید یا یك سلول را با یك مقدار یا نتیجه فرمول مقاسیه كنید. برای مقایسه ها می توانید از عملگرها مثلاً > (بزرگتر از)، < (كوچكتر از)، = (مساوی با)، < > (نامساوی)، > = (بزرگتر یا مساوی) و < = (كوچكتر یا مساوی) استفاده كنید.

عدم استفاده از كادر های محاور های

اگر با یك تابع آشنا هستید، لازم نیست كه از كادرهای محاوره‌ای نشان داده شده در اینجا استفاده كنید. و می توانید از تابع به همان راحتی فرمول، استفاده كنید. یك Screen Tip ، پایین سلول نتیجه ظاهر می شود تا آرگومان هایی كه ممكن است فراموش كرده باشید را به شما یادآوری كند.

چگونه داده ها را فیلتر كنیم

 یك كار دیگر كه وقتی ازExcel بعنوان یك پایگاه داده استفاده می كنید می توانید انجام دهید، فیلتر كردن داده هاست. فیلتر كردن، فقط ركوردهایی را نشان می دهد كه می خواهید ببینید و بقیه را پنهان می كند. ركورد ها حذف نمی شوند بلكه بصورت موقتی پنهان می شوند. فیلتر كردن مبتنی بر یك معیار است: داده هایی كه در تمام ركوردهایی كه می خواهید مشاهده كنید مشترك باشند. برای مثال، در یك پایگاه داده اقلام كالاها، می توانید داده ها را برحسب قیمت فیلتر كنید تا بتوانید اقلامی كه در محدوده قیمت خاصی قرار دارند را مشاهده كنید. قبل از فیلتر كردن، لازم نیست كه داده ها را مرتب كنید ومی توانید سلول های خالی در لیست داشته باشید. ولی سطر بالایی باید حاوی اسم ستون ها باشد و لیست نباید حاوی سطرهای كاملاً خالی باشد.

 روی یك سلول كلیك كنید  

 برای شروع فیلتر كردن، روی یكی از سلول های لیست یا جدول كلیك كنید.

 گزینهFilter را انتخاب كنید  

از منوی Data ، گزینه Filter و بعد گزینه Filter Auto را انتخاب كنید.

 لیست مورد نظر را باز كنید  

 فلش فیلتر در سلول اسم هر ستون ظاهر می شوند. در ستون مورد نظر، روی فلش فیلتر كلیك كنید تا لیستی از مقادیر آن ستون ظاهر شود. از این لیست، معیاری كه می خواهید را انتخاب كنید.

 ركوردهایی كه مطابقت می كنند نمایش داده می شوند  

تمام ركوردهایی كه بر طبق معیاری كه در مرحله3 مشخص كردید نباشند پنهان می شوند. فلش فیلتر در محلی كه معیار مورد نظر را مشخص كرده اید آبی می شود و شماره سطرها آبی می شوند تا به شما یادآوری كنند كه برخی سطرها پنهان می باشند.

 مشخص كردن بیش از یك معیار   

 برای مشخص كردن بیش از یك معیار برای بیشتر فیلتر كردن نتیجه اولین عملیات فیلتر، روی فلش فیلتر دیگر كلیك كنید و معیار دیگری را انتخاب كنید. در اینجا لیستی را مشاهده می كنید كه طوری فیلتر شده است كه اعضای ساكن ایالت Illinois و شهرMarion را نشان دهد.

 حذف كردن فیلتر   

 برای حذف فیلتر و نشان دادن تمام ركورد های لیست، یا روی فلش فیلتر مورد نظر كلیك كنید و گزینه (All ) را انتخاب كنید و یا از منویData ، گزینه Data و بعدگزینه Filter Auto را انتخاب كنید.

* توجه*

فیلد یا ستون؟

Excel (ونیز Access ، Word و Outlook ) از واژه های ستون و فیلد و نیز سطر و ركورد بجای یكدیگر استفاده می كند. فیلر، یك اصطلاح پایگاه داده است كه به یك ستون در جدول اشاره می كند. ركورد به یك سطر در پایگاه داده ها اشاره می كند.

 Top 10

برای فیلتر كردن قسمت بالا (یا پایین) یك و تعداد انتخاب شده (یا درصد انتخاب شده) از آیتم های عددی در یك لیست، معیار Top 10 را انتخاب كنید. بعد Top یا Bottom را انتخاب كنید، یكی از اعداد را انتخاب كنید. Items یا Percent را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

 وارد كردن معیار مقایسه

ببرای مشخص كردن معیار های پیچیده ای مانند «قیمت بیشتر از 4 دلار»، روی فلش فیلتر ستونی كه می خواهید معیار را روی آن اعمال كنید كلیك كنید و (Custom) را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای Filter Auto Custom ، از لیست چپ، عملگرهای مقایسه را انتخاب كنید، معیار را از سمت راست انتخاب كنید یا تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.

چگونه داده ها را مرتب كنیم

 از Excel می‌توان بصورت یك پایگاه داده برای سازماندهی داده‌ها استفاده كرد. برای مثال، یك پایگاه داده از لیست كالاها ممكن است حاوی فیلدهایی (یا ستون هایی) برای اسم محصول، شماره محصول و قیمت باشد. هر ركورد (سطر)، یك سطر در پایگاه داده است كه برای هر فیلد، داده هایی در آن ذخیره شده است. مثلاً می توانید لیست داده ها را مرتب كنید تا اسم محصولات را به ترتیب حروف الفبا مشاهده كنید یا قیمت محصولات را از بیشترین تا كمترین قیمت مشاهده كنید. وقتی كه یك لیست را مرتب می كنید، كل لیست مرتب می شود. هر ركورد (سطر) در لیست، جامعیت خود را حفظ می كند. جدول های دیگر در همان برگه كاری، تحت تاثیر مرتب سازی قرار نمی‌گیرند زیرا Excel ، فقط جدولی را مرتب‌سازی می‌كند كه سلول فعال در آن قرار دارد. برای اینكه Excel، داده ها را بدرستی مرتب كند، باید این جدول را بدرستی انتخاب كنید. ابتدا اسم سطر یا ستون (مانندProduct Id ، Product Name ، Price و…) را تایپ كنید. در ردیف زیرین آن، داده‌های مربوط به محصول را تایپ كنید. هیچ سطری را جا نگذارید.

 یكی از فیلد ها را انتخاب كنید  

برای مرتب سازی برحسب یك كلید یا فیلد (ستون)، روی یكی از سلول های داده ای در آن ستون (نه اسم ستون) كلیك كنید. در این مثال، می خواهم داده ها را برحسب ستون Product Name مرتب كنم بنابراین روی سلولB5 كلیك می كنم (نه روی سلولB4)

 ترتیب مرتب سازی را انتخاب كنید  

برای مرتب كردن داده ها به ترتیب حروف الفبا (ازA تا Z ) یا از كوچكترین عدد به بزرگترین عدد روی دكمه Sort Ascending در نوار ابزارStandard كلیك كنید و برای مرتب كردن در جهت عكس حروف الفبا (ازZ تاA ) یا ازبزرگترین عدد به كوچكترین عدد، روی دكمه Sort Descending كلیك كنید.

 مرتب‌سازی برحسب چند فیلد  

برای مرتب كردن داده ها برحسب چند فیلد (مثلاً ابتدا برحسب نام خانوادگی و بعد برحسب نام) روی یكی از داده های جدول كلیك كنید و از منوی Data ، گزینهSort را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Sort باز شود (این روند، مرتب سازی چند كلیدی نامیده می شود).

 اولین فیلد را مشخص كنید  

از لیست Sort by، فیلدی كه برای مرتب سازی اصلی استفاده خواهید كرد را انتخاب كنید. بعد یكی از گزینه های Ascending یا Descending را انتخاب كنید. در این مثال، جدول آدرس ها را به ترتیب حروف الفبا و برحسب ستون Last Name مرتب خواهم كرد.

 فیلد دوم را مشخص كنید  

برای كلید دوم در مرتب سازی، لیست Then by را باز كنید و ستونی كه می خواهید برای مرتب سازی ثانویه یا فرعی استفاده كنید را انتخاب كنید. (در این مثال، مرتب سازی ثانویه برحسب ستون First Name است.) بعد ترتیب مرتب سازی را انتخاب كنید. برای مرتب سازی با كلید سوم (برای مثال، برای مرتب كردن نام ونام خانوادگی برحسب ستون State ) از لیست Then by دوم استفاده كنید. روی Ok كلیك كنید تا مرتب سازی صورت گیرد.

 نتیجه مرتب سازی چند كلیدی  

در اینجا نتیجه مرتب سازی سه كلیدی نشان داده شده است، ابتدا برحسب Last Name ، بعد برحسب First Name و بعد برحسب State . اگر دو نفر، نام خانوادگی یكسانی داشته باشند، برحسب نام مرتب می شوند و اگر نام ونام خانوادگی آنها یكسان باشد، برحسب ایالت مرتب می شوند.

* توجه *

 برگرداندن مرتب سازی به حالت اول

برای برگرداندن لیست داده ها به حالت قبلی و مرتب نشده، روی دكمه Undo در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

عنوان ها را گم كرده اید؟

اگر عنوان ستون ها آنقدر شبیه داده های لیست باشد كهExcel ، نتواند بفهمد كه آنها عنوان هستند، ممكن است آنها نیز مرتب شوند. برای حل این مشكل، روی دكمه Undo كلیك كنید. بعد از منویData ، گزینه Sort را انتخاب كنید و در كادر محاوره ای Sort ، قبل از انجام مرتب سازی، گزینه Header row را انتخاب كنید.

مرتب سازی برحسب زمان و ترتیب دلخواه

برای مرتب سازی برحسب ماه ها یا روزهای هفته، روی دكمه Options در كادر محاوره ای Sort كلیك كنید و نوع مرتب سازی مورد نظر را انتخاب كنید. برای استفاده از یك لیست دلخواه بعنوان ترتیب مرتب سازی، آن لیست را تایپ و انتخاب كنید. بعد از منویTools ، گزینه Options را انتخاب كنید، روی برگه Custom Lists كلیك كنید و بعد روی Import كلیك كنید. بعد از دكمه Options در كادر محاوره ای Sort برای انتخاب آن لیست استفاده كنید.

چگونه داده‌ها را پیدا و جایگزین كنیم

 می توانید یك كاراكتر در یك برگه كاری را جستجو و جایگزین كنید. می توان رشته های متنی مانند اسم شركت یا یك كارمند را پیدا یا جایگزین كرد و نیز می توان اعداد (تك رقم یا رشته ای از اعداد) را پیدا یا جایگزین كرد. می توانید جستجو را به فقط سلول هایی محدود كنید كه حاوی فرمول یا توضیحات می باشند یا اینكه تمام سلول ها را جستجو كنید. اگر از Word استفاده كرده باشید، می فهمید كه گزینه‌های Find و Replace در این دو برنامه تقریباً یكسان هستند بنابراین مطلب زیادی در این مورد وجود ندارد كه یاد بگیرید.

 استفاده از گزینه Find   

برای جستجو بدنبال یك كلمه یا عدد در یك برگه كاری، از منوی Edit ، گزینه Find را انتخاب كنید.

 داده مورد نظر را وارد كنید  

در كادر محاوره ای Replace Find and ، در كادر متنی Find What كلیك كنید و كاراكتر هایی(اعداد متن و نماد) را كه می‌خواهید جستجو كنید تایپ كنید.

 یكی از گزینه ها را تنظیم كنید  

روی Options كلیك كنید و یكی از گزینه هایی كه جستجوی شما را محدود می كنند انتخاب كنید: برای پیدا كردن داده هایی كه فرمت خاصی دارند رویFormat كلیك كنید، برای جستجو در كل صفحه كاری، از لیست Within استفاده كنید، برای كنترل چگونگی جستجو، از لیست Search استفاده كنید و برای جستجو در فقط فرمول ها، توضیحات یا مقادیر پیدا شده، از لیست Look in استفاده كنید. از گزینه های كادر انتخاب Match برای محدود كردن روش جستجو استفاده كنید. (اگر گزینه Match case را انتخاب كنید، مواردی پیدا می‌شوند كه بزرگی و كوچكی حروف آنها دقیقاً با بزرگی و كوچكی حروف كلمه مورد جستجو یكی باشد. مثلاً اگر كلمه مورد جستجو Text باشد. كلمه‌های text و TEXT پیدا نمی‌شوند.- مترجم).

 جستجو را شروع كنید  

برای شروع جستجو، روی دكمه Find Next كلیك كنید. Excel، اولین سلولی كه حاوی داده مورد نظر باشد را پیدا می كند و آن را در برگ كاری، متمایز می كند. برای پیدا كردن نمونه های بعدی رشته جستجو، مكرراً روی Find Next كلیك كنید.

 استفاده از گزینه Replace   

برای جستجو و جایگزین كردن نمونه های پیدا شده با مجموعه‌ای از كاراكترها یا فرمت دهی، روی برگه Replace كلیك كنید. داده جایگزین را در كادر متنی Replace With وارد كنید. برای مشخص كردن فرمت مورد نظر، روی دكمهFormat كلیك كنید.

 داده را جایگزین كنید  

رویFind Next كلیك كنید تا Excel اولین نمونه را متمایز كند. روی دكمه Replace كلیك كنید تا داده مورد نظر جایگزین شود. برای جایگزین كردن تمام نمونه‌ها در تمام برگه های كاری صفحه كاری روی دكمه Replace All كلیك كنید.

*توجه *

 فیلتر كردن داده ها

یك راه دیگر برای پیدا كردن داده ها، فیلتر كردن است. فیلتر كردن، روندی است كه داده هایی كه نمی خواهید ببینید را پنهان می كند. برای اطلاعات بیشتر به كار عملی12 «چگونه داده ها را فیلتر كنیم» مراجعه كنید.

محدود كردن جستجو

برای محدود كردن جستجو به متن هایی كه حروف بزرگ و كوچك خاصی دارند، گزینه Match Case را انتخاب كنید. برای اینكه جستجو، موارد را پیدا كند نه قسمتی از یك كلمه را (برای مثال، اگر بخواهید بدنبال100 بگردید، فقط100 پیدا شود نه1000 یا20000 )، گزینه Match entire cells contents را انتخاب كنید.

تسریع در جستجو

در یك جدول بزرگ، اگر By Rows یا By Columns را از لیست Search انتخاب كنید مخصوصاً اگر با انتخاب یك سلول در ردیف یا ستونی كه می خواهید جستجو كنید شروع كنید، عمل جستجو سریع تر صورت می گیرد ولی در جدول كوچك، این گزینه‌ها هیچ تاثیری روی سرعت جستجو ندارند.