چگونه با عنوان نمودار و محور كار كنیم 

وقتی كه یك نمودار را ایجاد می‌كنید لازم نیست كه وقت زیادی صرف كنید تا تصمیم بگیرد كه عنوان آن چه باشد زیرا هر وقت كه بخواهید می‌توانید عنوان آن را اضافه كنید، تغییر دهید، جابجا كنید و حذف كنید. برای مثال، ممكن است بخواهید عنوان نمودار را وسط داده‌ها قرار دهید یا اینكه اسم محورها را تغییر دهید. براحتی می‌توانید عناصر مختلف نمودار را تغییر دهید تا اینكه مورد دلخواه شما شود.

 جابجا كردن عنوان   

برای جابجا كردن عنوان، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود و بعد آن را به محل جدید بكشید.

 تغییر دادن متن عنوان   

برای تغییر دادن متن عنوان، روی عنوان كلیك كنید تا انتخاب شود. بعد روی متن كلیك كنید. اشاره‌گر ماوس به شكل مكان نما در می‌آید. روی كاراكترهایی كه می‌خواهید تغییر دهید یا حذف كنید با ماوس بكشید یا در نقطه‌ای از عنوانی كه می‌خواهید درج كنید و كاراكترهای جدید را تایپ كنید. برای ایجاد عنوان دو خطی، Enter را بزنید. وقتی كه ویرایش به پایان رسید، خارج از عنوان كلیك كنید.

 حذف كردن عنوان   

 برای حذف كردن عنوان، روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود و بعد Delete را بزنید. همچنین می‌توانید روی عنوان كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Clear را انتخاب كنید.

اضافه‌كردن عنوان  

   برای اضافه كردن عنوان نمودار یا محور، از منوی Chart، گزینه Chart Options را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Chart Options باز شود. در برگه Titles، عنوان یا عنوان‌هایی كه می‌خواهید را تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید تا به نمودار اضافه شوند.

 اضافه كردن متن بیشتر   

 برای اضافه كردن متن بیشتر به نمودار، نمودار را انتخاب كنید و متن خود را تایپ كنید. وقتی كه تایپ می‌كنید، این متن در نوار فرمول ظاهر می‌شود. Enter را بزنید تا یك كادر متنی حاوی متنی كه تایپ كردید در نمودار ظاهر شود. با كشیدن، این كادر متنی را به محلی كه می‌خواهید ببرید.

 اضافه كردن رنگ   

برای اضافه كردن رنگ پس‌زمینه یا رنگ فونت به عنوان یا یك كادر متنی، آن را انتخاب كنید و از دكمه‌های Fill Color و Font Color در نوار ابزار Formatting یك رنگ انتخاب كنید.

تغییر فونت یا اندازه فونت   

 برای تغییر دادن فونت یا اندازه فونت عنوان یا كادر متنی، آن را انتخاب كنید و بعد كاراكترهای مورد نظر را انتخاب كنید و در كادرهای Font و Font size در نوار ابزار Formatting، تغییرات لازم را صورت دهید.

چگونه داده‌های نمودار را تغییر دهیم 

 اگر یك ستون یا سطر از داده‌ها را از جدول منبع نمودار حذف كنید، نمودار بصورت خودكار، خود را تنظیم می‌كند. ولی، اگر داده‌هایی را به جدول منبع اضافه كنید (مثلاً اگر ارقام فروش یك ماه دیگر را اضافه كنید) باید این داده‌های جدید را بصورت دستی به نمودار اضافه كنید. اگر یك نمودار ایجاد كرده‌اید كه به خوبی فرمت دهی شده است و می‌خواهید از این نمودار برای نمایش دادن داده‌های جدید استفاده كنید (بجای ایجاد یك نمودار جدید) می‌توانید محدوده داده‌های منبع نمودار را به یكی از روش‌های ممكن تغییر دهید.

 محدوده منبع را انتخاب كنید  

 اروی نمودار كلیك كنید تا انتخاب شود. یك خط مرزی رنگی دور داده‌ها را فرا می‌گیرد.

 خط مرزی را با ماوس بكشید  

برای بزرگ یا كوچك كردن محدوده داده‌های منبع، دسته گوشه‌ای خط رنگی را با ماوس بكشید. برای مثال، در این شكل، محدوده داده‌ها را طوری گسترش می‌دهم كه شامل نتیجه فروش اولین فصل در شهر كارور شود.

 دكمه ماوس را رها كنید  

به محض اینكه دكمه ماوس را رها می‌كنید، محدوده داده‌های منبع دوباره رسم می‌شوند و نمودار، داده‌های جدید را نشان می‌دهد. توجه كنید كه خط مرزی رنگی، محدوده بزرگتری را نسبت به مرحله 1، احاطه كرده است.

 از گزینه Add Data استفاده كنید  

 یك روش دیگر برای اضافه كردن داده‌های جدید به نمودار، استفاده از گزینه Add Data است، از منوی Chart، گزینه Add Data را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Add Data باز شود.

 داده‌های جدید را انتخاب كنید  

در حالی كه كادر محاوره‌ای Add Data باز است، داده‌هایی از برگه كاری را كه می‌خواهید به نمودار اضافه كنید متمایز كنید (اگر لازم باشد، می‌توانید كادر محاوره‌ای را از سر راه بردارید فقط كافی است كه با ماوس، نوار عنوان آن را بكشید) بعد از اینكه داده‌های مورد نظر را انتخاب كردید، محدوده آن در كادر متنی Range درج می‌شود.

 داده‌ها را اضافه كنید  

 روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Add Data بسته شود و داده‌های جدید به نمودار اضافه شود.

* توجه  *

 تغییر در داده‌های منبع

می‌توانید داده‌های منبع در برگه كاری را تغییر دهید. به این صورت این تغییرات بلافاصله در نمودار منعكس می‌شوند.

تغییر دادن محدودن داده‌های منبع

اگر محدوده‌ای كه برای نمودار انتخاب كردید اشتباه باشد، می‌توانید با دوباره انتخاب كردن، آن را تغییر دهید. از منوی Chart، گزینه Sonrce Data را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Sonrce Data باز شود. محدوده داده‌های جدید را در كادر متنی Data Range تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.

چاپ كردن نمودارها

برای اینكه فقط نمودار را چاپ كنید و برگه كاری چاپ شود، ابتدا نمودار را انتخاب كنید و از منوی File، گزینه Print را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای Print، اطمینان حاصل كنید كه گزینه Selected Chart انتخاب شده باشد و روی Ok كلیك كنید.

استفاده از Excel

  دومین برنامه پرطرفدارمجموعه آفیس، Excel است. Excel ابزار بسیارخوبی برای كار با داده‌ها و ارقام است. با Excel می‌توانید برای جمع زدن فروش اداره خود، برگ كاری ایجاد كنید یا هزینه‌های شخصی را كنترل كنید. از Excel می‌توان برای تنظیم بودجه یا ایجاد فاكتور استفاده كرد. حتی از آن می‌توانید بعنوان یك برنامه پایگاه داده كوچك استفاده كنید. با این نرم افزار، می‌توانید هر نوع محاسبه ریاضی، از ساده‌ترین تا پیچیده‌ترین عملیات را انجام دهید و داده‌ها را سازماندهی كنید وقتی كه Excel را اجرا می‌كنید، صفحه نمایش چند عنصر آشنا مانند نوار منو، نوارهای ابزار، نوار وضعیت و اسكرول بارها را نشان می‌دهد. همچنین چند عنصر نا‌آشنا مانند نوار فرمول را مشاهده خواهید كرد كه به شما امكان می‌دهد تا داده‌ها را مشاهده و ویرایش كنید. ناحیه كاری به یك شبكه بنام صفحه كاری تقسیم می‌شود. در ابتدا سه برگه كاری در یك صفحه كاری قراردارد (كه اصطلاح Excel برای فایل است). داده‌ها در این شبكه سازماندهی می‌شوند.

در كارهای عملی این بخش، یاد می‌گیرید كه چگونه داده ها را وارد و فرمت دهی كنید، سطر و ستون اضافه حذف كنید و فرمول وارد كنید. بعلاوه، چند قابلیت پیشرفته‌ترExcel مانند مرتب سازی و فیلتر كردن داده‌ها و ایجاد نمودار را یاد خواهید گرفت.

  چگونه داده‌ها را در سلول وارد و ویرایش كنیم

وقتی كه Excel را اجرا می‌كنید یك صفحه كاری خالی باز می‌شود. بصورت پیش فرض، هر صفحه كاری، سه برگه كاری دارد كه شبیه صفحه گسترده حسابداری است كه به شبكه‌ای از ستون‌ها و سطرها كه با هم سلول‌ها را تشكیل می‌دهند تقسیم شده است. داده‌های برگه در این سلول‌ها وارد می‌شوند. داده‌های معتبرسه دسته‌اند: Label ها (متن)، مقادیر(اعداد، تاریخ و زمان) یا فرمول (محاسبات). داده‌های متنی همیشه در سمت چپ سلول قرار می‌گیرند و داده‌های عددی در سمت راست تراز می شوند مگر اینكه این تراز را تغییر دهید. بسته به نوع داده‌هایی كه وارد می‌كنید، Excel می‌تواند محاسبات مختلفی را انجام دهد. برای اینكه بفهمید چگونه داده‌ها سازماندهی می‌شوند برگه‌های كاری این كار‌های عملی را بررسی و مطالعه كنید.

 یكی از سلول‌ها را انتخاب كنید  

 روی سلولی كه می‌خواهید در آن، داده وارد كنید كلیك كنید. این سلول، سلول فعال می‌شود و یك خط مرزی متمایز دور آن را می‌گیرد. عنوان ستون/ سطر مربوطه نیز متمایز می‌شوند. آدرس سلول (شماره ستون و سطرآن) در كادر Name در سمت چپ نوار فرمول ظاهر می‌شود.

 وارد كردن داده‌ها در سلول انتخاب شده   

 متن خود (عدد و یا حروف) را در سلول انتخاب شده تایپ كنید. همچنانكه تایپ می‌كنید، داده‌ها در سلول فعال و نوار فرمول ظاهر می‌شوند. وقتی كه كارتان به پایان رسید، برای حركت به سمت پایین، Enter را بزنید، برای حركت به سلول سمت راست، Tab را بزنید و برای رفتن به جهت‌های مختلف، یكی از كلیدهای جهتی را بزنید.

 یك لیست چند ستونی وارد كنید  

 برای وارد كردن یك لیست چند ستونی، از گوشه سمت چپ و بالای لیست شروع كنید. همچنانكه مدخل‌ها را تایپ می كنید، Tab را بزنید تا به سلول سمت راست بروید و داده‌های هر سلول در سطر را وارد كنید. بعد از اینكه آخرین مدخل در سطر را وارد كردید، بجای Tab ،Enter را بزنید. سلول فعال به آغاز سطر بعدی می رود. این حركت، Auto Return نامیده می شود.

 كپی كردن سلول بالایی   

برای كپی كردن سلول بالای سلول فعال، ‘ Ctrl + را بفشارید (Ctrl و آپاستروف را بصورت همزمان بفشارید) و بعد Enter را بزنید.

 یك مدخل را بصورت خودكار پر كنید

اگر می‌خواهید یك مدخل از یكی از سطرهای ستون جاری را تكرار كنید (كه نه تنها در وقت صرفه جویی می‌كند، بلكه از اشتباهات جلوگیری می كند) چند حرف اول مدخل را تایپ كنید. داده های كه با این حروف مطابقت كند در سلول ظاهر می شود. این قابلیت،Auto Complete نامیده می شود. اگر این مدخل درست است،Enter را بزنید. و اگر این مدخل را نمی خواهید، به تایپ كردن ادامه دهید.

 یكی از مدخل‌های قبلی را انتخاب كنید  

اگر می‌خواهید مدخلی كه از قبل در یكی از ستون‌ها وجود دارد را تكرار كنید، می‌توانید بجای تایپ مجدد آن، آن را از یك لیست انتخاب كنید. روی سلول فعال كلیك راست كنید و Pick From List را انتخاب كنید. لیستی از مدخل‌های آن ستون ظاهر می‌شود. روی مدخلی كه می‌خواهید كلیك كنید.

*توجه*

 ویرایش داده‌ها

داده‌ها را می‌توانید در سلول یا در نوار فرمول ویرایش كنید. برای ویرایش محتویات سلول بصورت مستقیم، روی آن دابل كلیك كنید. برای ویرایش داده‌های سلول در نوار فرمول، روی سلول كلیك كنید و بعد در نوار فرمول كلیك كنید و تغییرات خود را صورت دهید. می‌توانید از كلیدهای Backspace و Delete برای حذف داده‌ها استفاده كنید، روی داده‌های موجود تایپ كنید یا داده‌های جدید وارد كنید.

داده در سلول جا نمی‌گیرد؟

اگر داده‌ای را تایپ كنید كه در سلول جا نمی‌گیرد، با این فرض كه سلول بعدی خالی باشد، در آن نمایش داده می شود. اگر سلول بعدی حاوی داده باشد، داده‌ای كه بسیار بزرگ باشد قطع می‌شود. برای حل این مشكل، پهنای ستون را زیاد كنید. برای كمك به كار عملی8 «چگونه پهنای ستون و طول سطر را تنظیم كنیم» مراجعه كنید.

وارد كردن تاریخ

رای جدا كردن قسمت‌های یك تاریخ، از Slash یا علامت منها استفاده كنید مانند 01/21/3 یا 01 -7-10

 چگونه در برگه‌های كاری حركت كنیم

 هر برگه كاری از 256 ستون و 536و65 سطر تشكیل شده است. با اینهمه فضا در فقط یك برگه كاری، براحتی در جنگل وسیع سلول‌ها گم می‌شوید. لازم است كه بدانید چگونه آدرس سلول‌ها را بخوانید. هر سلول در شبكه برگه كاری، بسته به ستون و سطری كه در آن قرار دارد یك آدرس یا ارجاع دارد. Excel ، ستون‌ها را با حروف، نامگذاری می‌كند و سطرها را با شماره نامگذاری می‌كند. اسم سلول‌ها همیشه ابتدا از اسم ستون و بعد اسم سطر تشكیل می‌شوند. برای مثال، سلول گوشه بالا و سمت چپ برگه كاری A1 است.

 استفاده از ماوس

 یك روش برای حركت در برگه كاری، استفاده از ماوس است. برای رفتن به یك سلول، فقط كافی است كه روی آن كلیك كنید تا فعال شود. اگر این سلول در دید نباشد، از اسكرول بارها برای پیدا كردن آن استفاده كنید.

 استفاده از صفحه كلید   

 اگر برای حركت كردن، صفحه كلید را ترجیح می‌دهید، برای حركت در برگه كاری از كلیدهای جهتی استفاده كنید. با هر فشردن كلیدهای جهتی، سلول فعال تغییر می كند.

روی خط مرزی یك سلول دابل كلیك كنید  

برای حركت كردن در یك دامنه از داده‌ها (گروهی از سلول های مجاور)، روی خط مرزی سلول فعال دابل كلیك كنید. برای مثال، برای رفتن به انتهای لیستی از داده‌ها، روی یكی از سلول‌های لیست كلیك كنید و اشاره‌گر ماوس را روی لبه پایینی سلول قرار دهید. وقتی كه اشاره‌گر ماوس به یك فلش تبدیل شد، دابل كلیك كنید تا Excel ، شما را به سلول پایینی دامنه ‌ببرد.

رفتن به اولین خانه یا آخرین خانه  

برای رفتن به اولین سلول در برگه كاری (سلولA1 )، Ctrl + Home را بفشارید وبرای رفتن به گوشه پایین و سمت راست ناحیه كاری برگه كاری (ناحیه‌ای كه در آن كاری می‌كنید)، نه سلول Iv3553.6 )، Ctrl + End را بفشارید.

حركت در سطرها و ستون‌ها   

برای رفتن به آغاز سطر(ستون A)، Home را بفشارید. برای رفتن به سمت راست‌ترین سلول در سطر(در ناحیه داده ای برگه كاری)، End را بفشارید و بعد Enter را بزنید.

 استفاده از فرمان Go To   

یك روش دیگر برای حركت به یك سلول در برگه كاری، استفاده از فرمان Go To است: از منوی Edit ،گزینه Go To را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Go To باز شود. آدرس سلولی كه می‌خواهید به آن بروید را در كادر متنی Reference تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.

*توجه *

 روش‌های دیگر برای حركت در سلول ها

وقتی كه روی خط مرزی چپ، راست، بالا یا پایین سلول دابل كلیك می‌كنید، سلول فعال به انتهای یك بلاك پیوسته از داده ها می رود. برای مثال، اگر لیستی از داده ها داشته باشید، دابل كلیك كردن روی لبه یك سلول در لیست، شما را به انتهای لیست می برد و در اولین سلول خالی متوقف می شود. اگر دوباره دابل كلیك كنید، سلول فعال به انتهای بلاك سلول های خالی می رود و در بلاك داده ای بعدی متوقف می شود. با فشردن F5 یا Ctrl + G می توانید كادر محاوره ای Go To را باز كنید. كادر محاوره ای Go To ، اسم آدرسی كه از آن آمده اید را در خود دارد بنابراین برای رفتن مجدد به همان آدرس، F5 را بزنید و بعدEnter را بزنید. یك راه دیگر برای فعال كردن یك سلول، این است كه آدرس یا اسم دامنه سلول را در كادر Name وارد كنید و Enter را بزنید.

چگونه از دیدهای Word استفاده كنیم

Word، چندین راه برای مشاهده سند در اختیار شما قرار می‌دهد. می‌توانید از ابزار Zoom برای مشاهده جزئیات سند استفاده كنید یا به داخل زوم كنید تا دید كوچكی از سند داشته باشید. همچنین با استفاده از چهار گزینه اصلی در مورد دیدها، روشی كه یك صفحه از سند را مشاهده می‌كنید تغییر دهید: از دید Normal برای مشاهده فقط ناحیه متنی صفحه استفاده كنید. هیچ عنصر گرافیكی یا ویژه‌ای ظاهر نمی‌شود. برای مشاهده اشكال گرافیكی، حاشیه صفحه و عناصری مانند Header و Footer از دید Print Layout استفاده كنید. از دید Outline برای ایجاد و حفظ سطوح طرح در سند استفاده كنید. دید Web Layout ، اسم خود را از صفحات وب گرفته است و به شما امكان می‌دهد تا از پهنای كامل سند صفحه وب استفاده كنید.

از ابزارهای Zoom استفاده كنید  

سریع‌ترین راه برای مشاهده سند، استفاده از كنترل Zoom روی نوار ابزار Standard است. روی فلش لیست كلیك كنید تا لیستی از درصدهای زوم ظاهر شود. برای زوم كردن، یك درصد (مانند % 7 5 یا % 150) انتخاب كنید.

دید را ارزیابی كنید  

 Word، دید شما از سند را بسته به انتخابی كه در مرحله 1 انجام دادید (در اینجا % 150)، زوم می‌كند.

كادر محاوره‌ای Zoom را باز كنید  

 برای مشخص كردن درصد دقیق زوم، از منوی View، گزینه Zoom را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Zoom باز می‌شود.

 درصد زوم را مشخص كنید  

در كادر محاوره‌ای Zoom، می‌توانید درصد دقیق زوم را در كادر Percent وارد كنید (مثلاً %50). قسمت Preview به شما نشان می‌دهد كه متن زوم شده چگونه خواهد شد. روی Ok كلیك كنید تا دید جدید اعمال شود.

 استفاده از دكمه‌های دید  

برای سوئیچ كردن بین دیدهای Normal، Web Layout ، Print Layout، Outline از دكمه‌های دید در گوشه سمت چپ و پائین پنجره Word استفاده كنید. با استفاده از گزینه‌های منوی View هم می‌توانید دیدهای صفحه را تغییر دهید.

دید را تغییر دهید  

 اگر در مرحله 5، روی دكمه دید Print Layout كلیك كرده باشید، Word، سند را بصورتی كه چاپ می‌شود نشان می‌دهد. اكثر كاربران برای كار با صفحات سند و مشاهده آنها از دیدهای Normal و Print Layout استفاده می‌كنند. برای تغییر مجدد دید، روی دكمه دیدی كه می‌خواهید كلیك كنید.

*توجه*

 استفاده از دید Outline

دید Outline توگذاری شده است تا به شما كمك كند تا ساختار طرح خود را تغییر دهید. در این دید با كشیدن و رها كردن می‌توانید عنوان‌ها (و هر متنی یا زیرعنوانی كه در خود دارند) را جابجا كنید. با كلیك كردن روی دكمه‌های مربوطه می‌توانید سطوح عنوان‌ها را پنهان و ظاهر كنید. همچنین در این دید می‌توانید شیوه عنوان یا سطح طرح كلی را در مورد عنوان‌ها اعمال كنید.

دستیابی به فضای كاری بیشتر

برای بدست آوردن فضای كاری بیشتر در یك سند Word، می‌توانید عناصری مانند Task Pane را ببندید. از منوی View، گزینه Task Pane یا Ruler را از حالت انتخاب در‌ آورید. می‌توانید از فلش‌های اسكرول بار افقی و عمودی برای حركت كردن در سندهای بزرگ‌تر استفاده كنید. برای حركت كردن صفحه به صفحه و در سند، از دكمه‌های Previous Page و Next Page استفاده كنید.

 چگونه متن را انتخاب كنیم

 بعد از تایپ كردن متن، می‌توانید كارهای زیادی با آن انجام دهید مانند فرمت بندی یا انتقال و كپی كردن آن. البته، قبل از اینكه بتوانید این كارها را انجام دهید، ابتدا باید یاد بگیرید كه چگونه متن را انتخاب كنید. انتخاب كردن متن به این معنی است كه آن قسمت از متن را كه می‌خواهید تغییر دهید یا فرمان‌هایی را روی آن اجرا كنید را Highlight كنید. متن انتخاب شده (یك كاراكتر، كلمه، پاراگراف یا كل یك سند) همیشه با یك نوار سیاه رنگ مشخص می‌شود.

 انتخاب متن با استفاده از ماوس   

 برای انتخاب یك كاراكتر، كلمه یا عبارت، در ابتدای آن كلیك كنید، دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و تا انتهای متن انتخابی بكشید. وقتی دكمه ماوس را رها می‌كنید، متن انتخاب می‌شود.

انتخاب متن با استفاده از صفحه كلید   

 برای انتخاب متن با استفاده از صفحه كلید، دكمه‌های جهتی را برای انتقال مكان نما به ابتدای كلمه یا عبارتی كه می‌خواهید انتخاب كنید، فشار دهید. كلید S h ift را نگه دارید و كلیدهای جهتی مورد نظر را فشار دهید تا متن مورد نظر انتخاب شود. برای مثال، برای انتخاب یك كلمه، مكان نما را به ابتدای كلمه انتقال دهید، كلید Shift را نگه دارید و كلید جهتی سمت راست را آنقدر فشار دهید تا متن انتخاب شود.

 استفاده از میان برهای ماوس   

 برای انتخاب یك كلمه، روی آن دابل كلیك كنید. برای انتخاب یك پاراگراف، روی آن، سه بار پشت سر هم كلیك كنید.

 در حاشیه سمت راست كلیك كنید  

برای انتخاب یك خط از متن می‌توانید در حاشیه سمت راست كلیك كنید. اشاره گر ماوس را در سمت راست خطی كه می‌خواهید انتخاب كنید قرار دهید تا به شكل یك فلش در جهت شمال غرب در آید. یك بار كلیك كنید تا این خط انتخاب شود.

 انتخاب كردن یك پاراگراف   

از حاشیه سمت راست برای انتخاب یك پاراگراف نیز می‌توانید استفاده كنید: فقط كافی است كه كنار پاراگرافی كه می‌خواهید انتخاب كنید دابل كلیك كنید.

 انتخاب كردن كل سند   

از حاشیه سمت راست برای انتخاب سند هم می‌توان استفاده كرد: سه بار پشت سر هم در حاشیه سمت راست كلیك كنید تا كل سند انتخاب شود.

*توجه*

خارج كردن متن از حالت انتخاب

برای خارج كردن متن از حالت انتخاب، روی یك نقطه، خارج از متن كلیك كنید یا یكی از كلیدهای جهتی را فشار دهید.

ویرایش كردن متن انتخاب شده

براحتی می توانید متن انتخاب شده را با متن جدید جایگزینی كنید. فقط كافی است كه تایپ كنید. متن انتخاب شده حذف می شود و با متن جدیدی كه تایپ می كنید جایگزین می‌شود. برای حذف متن انتخاب شده بدون تایپ كردن متن جدید، كلید Delete را بزنید.

میان‌برهای صفحه كلیدی

برای انتخاب كلمه به كلمه با استفاده از صفحه كلید، كلید جهتی راست C trl + Shift + یا كلید جهتی چپ Ctrl + Shift + رابفشارید. برای انتخاب پاراگراف به پاراگراف متن، كلیدهای كلید جهتی بالا Ctrl + Shift +یا كلید جهتی پایین Ctrl + Shift + را بفشارید. برای انتخاب كل متن از نقطه درج به بعد، كلیدهای Ctrl + Shift + End رابفشارید. و برای انتخاب كل متن به طرف بالای نقطه درج، Ctrl + Shift +Home را بفشارید. برای انتخاب كل متن، Ctrl + A را بفشارید.

 چگونه متن را وارد و ویرایش كنیم 

Word با یك پنجره سند خالی و آماده برای تایپ كردن (مثلاً یك رمان پر فروش، یك نامه شخصی یا یك یادداشت بین اداری) باز می شود. مكان نما نشان می‌دهد كه كاراكتر بعدی كه تایپ می‌كنید كجا ظاهر خواهد شد. به راحتی متن خود را وارد كنید. اگر اشتباه كردید از كلید Backspace یا Delete برای حذف كاراكترهای ناخواسته استفاده كنید.

یك پاراگراف جدید شروع كنید  

 هر باری كه Enter را می‌زنید یك پاگراف جدید ایجاد می‌شود. برای پایان دادن به خطوط كوتاه متن، ایجاد خط خالی و پایان دادن به پاراگراف، Enter را بزنید. از Enter برای شروع كردن خط جدید در یك پاراگراف استفاده نكنید: زیرا خود Word، به خط بعدی می‌رود.

 با كلید Tab، توگذاری (Indent) كنید  

كلید Tab را بزنید تا اولین خط پاراگراف را توگذاری كنید. هر باری كه Tab را می‌زنید، نیم اینچ، به توگذاری اضافه می‌كنید. (برای توگذاری تمام خطوط پاراگراف، روی پاراگراف كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Paragraph را انتخاب كنید. در برگه Indents And Spacing از كادر محاوره ای Paragraph ، تنظیمات توگذاری را به حالت اول برگردانید و روی Ok كلیك كنید تا تغییرات اعمال شود.)

تایپ كردن كاراكترهای تكراری  

 برای تایپ كردن یك كاراكتر بصورت تكراری، كلید مربوطه را پائین نگه داشته باشید. همانطور كه در اینجا نشان داده شده است، Word بصورت خودكار، این كاراكترها را به انواع مختلف خط تبدیل می‌كند. برای مثال، اگر سه یا چند ستاره ( *) تایپ كنید و Enter را بزنید، Word به جای آنها، یك خط چین می‌گذارد. علامت مساوی (=)، یك خط دوتایی، علامت مد (~)، یك خط موجدار، علامت پوند (#)، یك خط ضخیم و زیر خط (-)، یك خط كلفت ایجاد می‌كند.

 تایپ كردن حروف بزرگ  

برای تایپ كردن حروف بزرگ بدون نگه داشتن كلید Shift، یك بار قبل از تایپ كلید Caps Lock را بزنید. وقتی كه می‌خواهید حروف كوچك تایپ كنید، یك بار دیگر این كلید را بزنید. كلید Caps Lock، فقط بر كلیدهای حرفی اثر می‌گذارد، نه بر كلیدهای عددی و سجاوندی. بنابراین، برای تایپ یك كاركتر در نیمه بالایی كلید عددی یا سجاوندی مانند @ یا % ، باید Shift را بفشارید.در نوشتار فارسی فعال بودن كلید Caps Lock تاثیری در تایپ حروف ندارد.

 كاراكترهای غیر چاپی   

 هر بار كه Enter، Spacebar یا Tab را می زنید، Word، آن قسمت از سند را با یك كاراكتر غیر چاپی علامت گذاری می كند. اگر بخواهید این كاراكترها را مشاهده كنید باید روی دكمه Show / Hide در نوار ابزار Standard، كلیك كنید. از این دكمه می‌توانید برای چك كردن این مطلب كه آیا تصادفاً یك فضای اضافی بین دو كلمه تایپ كرده اید یا برای اینكه بفهمید چند خط خالی بین پاراگراف‌ها وارد كرده‌اید استفاده كنید. برای غیر فعال كردن Show / Hide، دوباره بر روی این دكمه كلیك كنید.

 تصحیح اشتباهات   

برای حذف كاراكترهای سمت راست مكان نما، از كلید B ack Space استفاده كنید. همچنین می‌توانید قبل از هر كلمه ای كلیك كنید و سپس برای حذف آن كلمه كلید Delete را بزنید تا كاراكترهای انتخاب شده سمت چپ مكان نما  حذف شود.

*توجه*

 حالت‌های Overtype و Insert

بصورت پیش فرض، Word با حالت Insert اجرا می‌شود: یعنی هر وقت كه در سند كلیك كنید و شروع به تایپ كنید، متن موجود به سمت راست حركت می‌كند تا برای متن جدیدی كه تایپ می‌كنید جا باز شود. اگر می‌خواهید روی متن موجود نوشته شود، از حالت Overtype استفاده كنید. برای فعال یا غیر فعال كردن حالت Overtype، كلید Insert را بزنید. برای این كار، همچنین می‌توانید روی حروف OVR در نوار وضعیت كلیك كنید (وقتی كه حالت Overtype فعال است، حروف OVR سیاه رنگ می‌شوند.)

به صفحه جدیدی نیاز دارید؟

بصورت پیش فرض، هر وقت كه صفحه جاری با متن پر می‌شود، Word یك صفحه جدید ایجاد می‌كند. گاهی ممكن است بخواهید بدون پر شدن صفحه جاری، یك صفحه جدید باز كنید. (برای مثال، وقتی كه یك صفحه عنوان می‌خواهید). برای درج كردن یك علامت صفحه جدید بصورت دستی، Ctrl + Enter را بزنید. برای حذف این علامت صفحه جدید، روی خط علامت صفحه جدید، كلیك كنید و Delete را بزنید.

 انتقال و كپی داده‌ها 

برای جابجا یا كپی كردن متن از یك محل به محل دیگر از فرمان های Cut، Copy و Paste در Word استفاده می‌شود. Word، انتخاب كردن كاراكتر، كلمه، جمله، پاراگراف و غیره و انتقال دادن یا كپی كردن آنها به یك محل جدید را آسان كرده است. حتی می‌توانید متن را بین فایل‌ها جابجا و كپی كنید. برای جابجایی و كپی كردن متن، می‌توانید از روش های مختلف استفاده كنید. می‌توانید از گزینه های منو، فرمان های میان‌بر منو، دكمه های نوار ابزار، میان برهای صفحه كلید و تكنیك‌های كشیدن و رها كردن استفاده كنید. هر كسی، روش خود را پیدا می‌كند. برای جابجا كردن متن، آن را از محل خود Cut كنید و در جای دیگری Paste كنید. برای كپی كردن متن، یك كپی از آن بگیرید و در جای دیگری Paste كنید.

 متن را انتخاب كنید  

متنی كه می خواهید Cut یا كپی كنید را انتخاب كنید.

 استفاده از دكمه‌های Cut و Copy  

 یك روش آسان برای Cut و كپی كردن، استفاده از دكمه‌های نوار ابزار است. برای جابجا كردن متن، روی دكمه Cut در نوار ابزار Standard كلیك كنید. این متن از سند حذف می‌شود ولی در یك محل ذخیره سازی ویژه در ویندوز بنام كلیپ بورد می‌ماند. برای كپی كردن متن، روی دكمه Copy در نوار ابزار Standard كلیك كنید. وقتی كه متن را كپی می‌كنید، به نظر می‌رسد كه چیزی اتفاق نیافتاده است زیرا متن در محل خود باقی می‌ماند ولی یك كپی از آن به كلیپ بورد فرستاده می‌شود.

محل مكان نما را تغییر دهید  

 در محلی از سند كه می‌خواهید متن Cut یا كپی شده را Paste كنید، كلیك كنید. اگر لازم باشد، می‌توانید یك سند دیگر را باز كنید یا به سند دیگری كه باز است بروید و متن را در آنجا P aste كنید.

 استفاده از دكمه Paste  

برای Paste كردن متن، روی دكمه Paste در نوار ابزار Standard كلیك كنید. این متن در نقطه درج در سند، Paste می‌شود.

 (Smart Tag)برچسب هوشمند

 به محض اینكه متن، Paste می‌شود، یك آیكون Smart Tag ظاهر می‌شود. روی این آیكون كلیك كنید تا لیستی از گزینه‌های مربوط به متن Paste شده ظاهر شود. می‌توانید روی یكی از این گزینه‌ها كلیك كنید یا Smart Tag را نادیده بگیرید و به كار خود در سند ادامه دهید.

 استفاده از روش كشیدن و رها كردن   

یك روش آسان دیگر برای جابجا یا كپی كردن متن، كشیدن و رها كردن آن است. برای جابجا كردن متن، روی متن انتخاب شده كلیك كنید، دكمه ماوس را نگه دارید و ماوس را به جایی كه می‌خواهید متن را Paste كنید بكشید. دكمه ماوس را رها كنید تا متن رها، Paste یا Cut شود. برای كپی كردن بجای cut كردن، در هنگام كشیدن كلید Ctrl را نگه دارید.

*توجه*

 میان‌برهای صفحه كلیدی

اگر استفاده از صفحه كلید را ترجیح می‌دهد از این میان‌برها استفاده كنید: C trl + X برای Cut، Ctrl +C برای Copy و Ctrl + V برای Paste. این میان‌برهای صفحه كلیدی در تمام برنامه‌های ویندوزی، كار می‌كند.

استفاده از كلیپ بورد آفیس

آفیس XP یك كلیپ بورد جدید و بهبود یافته دارد كه به شما امكان می‌دهد تا حداكثر 24 آیتم را كپی كنید و به هر ترتیبی كه می‌خواهید آنها را Paste كنید. اگر بیش از یك داده را Cut یا كپی كنید، كادر وظیفه Clipboard باز می‌شود. برای Paste كردن یك آیتم از این كادر، ابتدا در محلی كه می‌خواهید Paste كنید كلیك كنید و بعد آیتمی كه می‌خواهید Paste كنید را از لیست آیتم‌های كادر وظیفه انتخاب كنید. برای Paste كردن تمام آیتم‌ها، روی دكمه Paste All در كادر وظیفه Clipboard كلیك كنید.برای اینكه كاری كنید كه كادر وظیفه C lipboard باز نشود، روی دكمه Options در قسمت پائین این كادر كلیك كنید و گزینه Show Office Clipboard Automatically را غیر فعال كنید. برای باز كردن مجدد كادر وظیفه Clipboard، كادر وظیفه را باز كنید، روی دكمه Other Task Panes كلیك كنید و Clipboard را انتخاب كنید. برای اینكه درباره استفاده از كادر وظیفه، مطالب بیشتری یاد بگیرید به بخش اول «استفاده از امكانات معمول آفیس» كار عملی 3 « چگونه با كادر وظیفه كار كنیم‌» مراجعه كنید.

چگونه از قالب‌ها استفاده كنیم

 وقتی كه وقت برای فرمت‌دهی و طراحی سند ندارید می‌توانید از قالب‌های Word استفاده كنید. قالب، یك سند از پیش آماده شده است. فقط كافی است كه متن خود را وارد كنید. Word، چندین قالب دارد كه می‌توانید از آنها استفاده كنید. اگر قالبی كه با نیازهای شما مطابقت داشته باشد پیدا نكنید، می‌توانید قالبی را انتخاب كنید كه مشابه‌تر است، عناصر طراحی و فرمت‌بندی خود را اضافه كنید و این سند را بصورت یك قالب جدید ذخیره كنید و دفعه بعدی كه به قالب نیاز دارید، از آن استفاده كنید.

 كادر وظیفه New Document را باز كنید  

از منوی File، گزینه New را انتخاب كنید تا كادر وظیفه New Document باز شود (نمی‌توانید از دكمه New در نوار ابزار استاندارد بعنوان میان‌بر استفاده كنید. اگر روی دكمه New كلیك كنید، Word فرض می‌كند كه می‌خواهید یك سند جدید بر اساس قالب Normal ایجاد كنید و به شما اجازه نمی‌دهد كه یك قالب متفاوت انتخاب كنید.)

روی لینك قالب‌ها كلیك كنید  

روی لینك General Templates در كادر وظیفه New Document كلیك كنید. Word، كادر وظیفه New Document را می‌بندد و كادر محاوره‌ای Templates را باز می‌كند.

 یك گروه انتخاب كنید  

كادر محاوره‌ای Templates، چند برگه گروه مانند Letters and Faxes دارد. بسته به نوع سندی كه ایجاد می‌كنید، روی برگه‌ها كلیك كنید و مشاهده كنید چه آیتم‌هایی در آنجا وجود دارد. (بسته

به اینكه Word چگونه نصب شده است و اینكه آیا كسی قالب‌های جدید ایجاد كرده است، ممكن است برگه‌ها و قالب‌هایی كه مشاهده می‌كنید با آنچه كه در اینجا مشاهده می‌كنید فرق كنند.)

 یكی از قالب‌ها را انتخاب كنید  

وقتی قالبی كه می‌خواهید استفاده كنید را پیدا كردید، با یك بار كلیك كردن روی آیكون، آن را انتخاب كنید. قسمت Preview به شما امكان می‌دهد تا ببینید كه طراحی شما چگونه به نظر می‌رسد. اگر فهمیدید كه قالب مورد نظر شماست، روی اسم آن دابل كلیك كنید یا آن را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

آن را پر كنید  

Word بر اساس قالبی كه انتخاب كردید یك سند جدید ایجاد می‌كند. بسیاری از قالب‌ها مانند قالبی كه در اینجا نشان داده شده است، شامل یك متن نماینده با دستورالعمل‌هایی برای Clich Here And Type می‌باشند كه به شما كمك می‌كنند تا متن خود را تایپ كنید. همچنین ممكن است چند كادر هاشور زده مشاهده كنید. Word از اینها فقط برای اهداف فرمت‌بندی استفاده می‌كند و اصلاً چاپ نمی‌شوند. روی متن نماینده كلیك كنید و متن خود را تایپ كنید.

ذخیره كنید، چاپ كنید و ببندید  

متنی كه تایپ كردید جایگزین متن Clich Here می‌شود. تمام دستورالعمل‌های Clich Here را با متنی در سند كه می‌خواهید جایگزین كنید. وقتی كه سند را تكمیل كردید، از روش‌های رایج برای ذخیره كردن، چاپ كردن و بستن آن استفاده كنید

*توجه*

 ایجاد یك قالب سفارشی

می‌توانید قالب Word را بعنوان قالب شخصی خود بدون تغییر دادن قالب اصلی ذخیره كنید. در كادر محاوره‌ای Templates، قبل از باز كردن قالب، روی قسمت Template در گوشه پایین و سمت راست كلیك كنید تا یك كپی از قالب نهادین باز شود كه می‌توانید آن را بعنوان قالب خود با یك اسم متفاوت ذخیره كنید. در این قالب می‌توانید متن و فرمت‌بندی را سفارشی كنید. بعد از اینكه این قالب را ذخیره كردید، دفعه بعدی كه كادر محاوره‌ای Templates را باز می‌كنید، آیكون آن در برگه General ظاهر می‌شود.برای حذف یك قالب سفارشی، كادر محاوره‌ای Templates را باز كنید، روی آیكون قالبی كه می‌خواهید حذف كنید كلیك راست كنید و گزینه Delete را انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود.

 چگونه فرمت دهی متن را كپی كنیم

 اگر چند فرمت كاراكتری (مانندفونت، اندازه فونت و فونت (bold،italic و underline)) را روی یك بلاك از متن در سند اعمال كرده اید و بعد بخواهید همین فرمت دهی را روی یك بلاك دیگر از متن اعمال كنید، لازم نیست كه این فرمت ها را تك تك روی محل جدید اعمال كنید. بلكه، می توانید از دكمه Format Painter برای كپی كردن آن فرمت ها از بلاك اصلی به بلاك جدید استفاده كنید.

متن را انتخاب كنید  

 متنی كه فرمت دهی مورد نظر شما در آن اعمال شده است (كاراكتر، كلمه، پاراگراف، عنوان و….) را انتخاب كنید.

  Format Painter را انتخاب كنید  

روی دكمه Format Painter در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

 اشاره‌گر ماوس تغییر می‌كند  

اشاره گر ماوس به صورت یك قلم مو در می آید.

برای كپی كردن فرمت دهی، بكشید (drag) كنید

 اشاره گر قلم مو را روی متنی كه می خواهید فرمت كپی شده روی آن اعمال شود بكشید.

فرمت دهی اعمال می شود  

 دكمه ماوس را رها كنید. فرمت دهی مورد نظر روی بلاك متن اعمال می شود. (خارج از این متن كلیك كنید تا متن از حالت انتخاب خارج شود).

* توجه*

اعمال كردن فرمت دهی روی چندین بلاك

برای اعمال كردن یك فرمت دهی روی چندین بلاك متن، روی دكمه Format Painter دابل كلیك كنید. Format Painter ، بصورت فعال باقی می ماند تا بتوانید همین فرمت دهی را چندین بار اعمال كنید. برای مثال، می توانید یك فرمت را روی تمام عنوان ها در سندی كه در اینجا نشان داده شده است اعمال كنید. وقتی كه كارتان به پایان رسید، دوباره روی دكمه Format Painter كلیك كنید تا آن را غیر فعال كنید.

یك روش دیگر

یك راه دیگر برای كپی كردن فرمت دهی، استفاده از فرمان Repeat است. با استفاده از كادر محاوره ای Font ، فرمت دهی را روی متن انتخاب شده اعمال كنید (با استفاده از این كادر محاوره ای، می توانید چندین خصوصیت فرمت دهی را بصورت یكجا اعمال كنید) وروی Ok كلیك كنید. برای اعمال كردن همین فرمت دهی به یك بلاك متن دیگر، لازم نیست كه دوباره كادر محاوره ای Font را باز كنید. فقط كافی است متنی كه می خواهید فرمت دهی را روی آن كپی كنید انتخاب كنید و از منوی Edit ، گزینه Repeat Font Formatting را انتخاب كنید تا آن فرمت دهی روی متن جدید اعمال شود (این روش فقط وقتی كار می كند كه كار قبلی شما، اختصاص دادن فرمت دهی باشد.)

استفاده از Auto Format

دوست ندارید كه خودتان فرمت دهی را انجام دهید؟ اگر اینگونه است از قابلیت Auto Format در Word برای فرمت دهی سندها بصورت خودكار استفاده كنید. برای این كار، از منوی Format ، گزینه Auto Format را انتخاب كنید و در كادر محاوره ای Auto Format ، نوع سندی كه می‌خواهید ایجاد كنید را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

 چگونه متن را فرمت دهی كنیم

روی نوار ابزارFormatting ، همه نوع ابزار فرمت‌دهی وجود دارد. ساده ترین فرمت دهی،bold ،italic و underlineاست. اینها پر استفاده ترین فرمان های فرمت دهی هستند. همچنین كنترل‌هایی برای تغییر فونت ها و اندازه های مختلف در متن وجود دارد. تغییر فونت و اندازه، راه ساده ای برای تغییر دادن ظاهر كلمات و سند است. می توانید فونت یا اندازه یك كلمه، یك پاراگراف یا كل سند را تغییر دهید. بعلاوه، همه این كنترل های فرمت دهی را می توانید در كادر محاوره ایFont بیابید كه یك كادر محاوره ای جامع برای اعمال كردن گزینه های فرمت دهی است.

استفاده از دكمه های bold ،italic و underline   

 متنی كه می خواهید فرمت دهی كنید را انتخاب كنید یا قبل از اینكه متن را تایپ كنید فرمان های فرمت دهی را انتخاب كنید. برای پر رنگ كردن متن، روی دكمه bold در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. برای ایتالیك كردن متن، روی Italic كلیك كنید و برای خط كشیدن زیر متن، روی دكمه Underline كلیك كنید.

 انتخاب فونت   

در نوار ابزار Formatting ، روی فلش لیست كشویی Font كلیك كنید تا لیستی از فونت های نصب شده روی كامپیوتر ظاهر شود. در این لیست اسكرول كنید تا فونتی كه می خواهید را پیدا كنید. روی آن كلیك كنید تا این فونت را روی متن انتخاب شده، اعمال كنید. (Word فونت هایی كه اخیراً استفاده كرده اید را بالای یك خط در بالای لیست قرار می دهد. زیر این خط، لیست الفبایی تمام فونت ها قرار دارد.)

 انتخاب اندازه فونت   

بعد از اینكه یكی از فونت ها را انتخاب كردید، با تغییر اندازه فونت می توانید آن را بزرگتر یا كوچكتر كنید. در نوار ابزار Formatting ، روی فلش كادر Font Size كلیك كنید تا لیستی از اندازه های فونت فعلی ظاهر شود. اگر لازم باشد اسكرول كنید تا اندازه ای كه می خواهید را پیدا كنید. روی آن كلیك كنید تا روی متن انتخاب شده اعمال شود.

كادر محاوره ای Open را باز كنید  

 سریع ترین راه برای تجربه كردن فونت‌ها، اندازه ها و خصوصیات دیگر بصورت یكباره، استفاده از كادر محاوره ای Fontاست. متنی كه می خواهید فرمت دهی كنید را انتخاب كنید و از منوی Format، گزینه Font را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Font باز شود.

 انتخاب های فرمت دهی را مشاهده كنید  

از برگه Font برای تغییر فونت و اندازه فونت، تغییر شیوه فونت و بررسی نتایج در قسمت Preview استفاده كنید. یكی از فونت های لیست Font را انتخاب كنید تا در ناحیه Preview ببینید كه چگونه به نظر می رسد.

 فرمت دهی را اعمال كنید  

روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای Font بسته شود و تنظیمات جدید اعمال شود.

*توجه*

 میان برهای صفحه كلیدی

برای فرمت دهی متن از طریق صفحه كلید، متن مورد نظر را انتخاب كنید و از این میان برها استفاده كنید:

Ctrl + B برای bold ، Ctrl + I برای ایتالیك، Ctrl + U برای underlineیا Ctrl+ Shift + D برای خط كشی دو گانه.

تغییر رنگ

برای رنگ كردن متن، روی فلش لیست Font Color در كادر محاوره ای Font كلیك كنید و روی رنگی كه می خواهید كلیك كنید. همچنین می توانید از دكمه Font Color در نوار ابزار Formatting استفاده كنید: روی فلش دكمه كلیك كنید و از صفحه رنگی كه ظاهرز می‌شود یك رنگ انتخاب كنید.

تغییر فونت و اندازه فونت پیش فرض

بصورت پیش فرض، Word از فونت Times New Roman و اندازه 10 استفاده می كند كه خواندن آن نسبتاً سخت است. برای تغییر فونت یا اندازه پیش فرض، آن را دركادر محاوره ای Fontتغییر دهید و روی دكمه Default كلیك كنید. روی yes كلیك كنید تا تایید شود. به این صورت، این فونت و اندازه، تبدیل به فونت و اندازه پیش‌فرض می‌شود.

  چگونه با Auto Text كار كنیم 

 AutoText ابزار قدرتمندی است كه وقتی متن را تایپ می‌كنید در وقت شما صرفه‌جویی می‌كند. اگر مجبورید بارها و بارها اسم یك شركت، عبارت یا آدرس را تایپ كنید آن را بصورت یك مدخل AutoText در آورید. یك مخفف كوتاه به این مدخل، اختصاص دهید تا هر بار كه آن مخفف را تایپ كنید، AutoText، كل متن را وارد كند. مدخل‌های AutoText می‌توانند هر طولی داشته باشند (از یك جمله كوتاه تا كل یك برنامه) و ذخیره سازی و استفاده از آنها آسان است.

برای فعال یا غیر فعال كردن مدخل‌های Auto Text، از منوی Tools، گزینه AutoCorrect Options را انتخاب كنید. در بالای برگه AutoText، كادر انتخاب Show AutoComplete Suggestions را فعال یا غیر فعال كنید.

 متن را انتخاب كنید  

 متنی كه می‌خواهید در AutoText قرار دهید  را انتخاب كنید و هر فرمت‌بندی كه می‌خواهد روی آن متن اعمال كنید.

 یكی از گزینه‌های AutoText را انتخاب كنید  

از منوی Insert، گزینه AutoText و بعد گزینه New… را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Create AutoText باز می‌شود.

 یك اسم وارد كنید  

در فیلد Please Name Your AutoText Entry، یك عنوان برای این مدخل تایپ كنید (مانند AutoText یا از پیشنهاد پیش‌فرض استفاده كنید) و روی Ok كلیك كنید. اگر چه اسم AutoText می‌تواند بیش از یك كلمه باشد، بهتر است از یك عنوان یا مخفف كوتاه و به یادماندنی استفاده كنید.

درج كردن AutoText  

 دفعه بعدی كه می خواهید از این مدخل استفاده كنید، در محلی از سند كه می خواهید این مدخل درج شود كلیك كنید و چند حرف اول عنوان مدخل AutoText را تایپ كنید. وقتی كه تایپ می كنید، یك راهنمای Auto Complete حاوی عنوان مدخل، در كنار كاراكترهایی كه تایپ كرده‌اید ظاهر می‌شود. اگرEnter را بزنید، مدخل AutoText در محل جاری درج می‌شود.

 برگه AutoText را باز كنید  

همچنین با انتخاب گزینه AutoText وبعد AutoText از منوی Insert می‌توانید انتخاب كنید كه از كدام مدخل AutoText می‌خواهید استفاده كنید. كادر محاوره ای Auto Correct در حالی باز می شود كه برگه AutoText انتخاب شده است.

یكی از مدخل‌ها را انتخاب كنید  

 در لیست گروه های AutoText ، گروهی كه مدخل شما در آن ذخیره شده است را انتخاب كنید و روی عنوان آن مدخل كلیك كنید. روی دكمه Insert ، كلیك كنید تا آن مدخل در سند درج شود.

*توجه*

 حذف كردن مدخل‌ها

برای حذف كردن یك مدخل AutoText، ازمنوی Insert ، گزینه‌ AutoText و بعد گزینه AutoText را انتخاب كنید تا برگه AutoText در كادر محاوره‌ای AutoCorrect باز شود. روی مدخلی كه می‌خواهید از لیست حذف كنید كلیك كنید، روی دكمه Delete كلیك كنید. بعد روی دكمه Ok كلیك كنید.

استفاده از نوار ابزار AutoText

یك راه دیگر برای ایجاد ودرج مدخل های AutoText، استفاده از نوار ابزار AutoText است. از منوی View ، گزینه Toolbars و بعد AutoText را انتخاب كنید تا این نوار ابزار ظاهر شود. واز دكمه New برای اضافه كردن مدخل های جدید استفاده كنید. برای درج كردن یك مدخل، روی دكمه AutoText كلیك كنید، مدخل مورد نظر را از لیست انتخاب كنید و روی Insert كلیك كنید.

ایجاد نمودار با استفاده از Chart Wizard 

 نمودار، اعداد خسته كننده را به یك مجموعه متقاعد كننده كه فوراً قابل دستیابی است تبدیل می‌كند. این كار عملی شرح می دهد كه چگونه از داده های برگه كاری، یك نمودار ایجاد كنید. Chart Wizard نمودار را ایجاد می كند. بعد از اینكه نمودار ایجاد شد، می توانید اندازه، ترتیب و رنگ آن را تغییر دهید و طوری آن را تنظیم كنید كه به هیچ نموداری در دنیای كامپیوتر شبیه نباشد. داده های نمودار بصورت سری سازماندهی می شوند. یك سری، یك گروه از سلول های مرتبط (مثلاً یك سطر داده‌ها یا یك ستون داده‌ها) می‌باشد. به هر سری در نمودار یك رنگ اختصاص داده می‌شود. در برگه كاری كه در اینجا نشان داده شده است می‌توانید داده‌ها را برحسب ماه گروه بندی كنید بطوری كه برای هر ماه، یك رنگ منحصر به فرد اختصاص داده شود. همچنین می‌توانید داده‌ها را برحسب فروشگاه گروه بندی كنید.

داده‌های مورد نظر را انتخاب كنید  

 ابتدا محدوده داده‌های مورد نظر را انتخاب كنید. عنوان‌ها و اسم‌ها را انتخاب كنید ولی جمع‌ها یا جمع های فرعی را انتخاب نكنید. در اینجا می‌بینید كه محدوده C8 : F11 انتخاب شده است. در نوار ابزار Standard ، روی دكمه Chart Wizard كلیك كنید. اولین سری كادرهای محاوره‌ای Chart Wizard باز می شود.

 نوع نمودار را انتخاب كنید  

 از سمت چپ كادر محاوره‌ای، نوع نمودار مورد نظر را انتخاب كنید و از سمت راست، نوع فرعی نمودار را انتخاب كنید. بعد، روی Next كلیك كنید.

 محدوده داده‌ها را بررسی كنید  

محدوده داده هایی كه Excel نمایش می دهد را بررسی كنید تا اطمینان حاصل كنید كه درست باشد. روی دو گزینه Series in (Rows یا Columns ) كلیك كنید تا ببینید كه كدام طرح بهتر است بعد روی Next كلیك كنید.

قابلیت‌های نمودار را تنظیم كنید  

روی هر برگ كلیك كنید و گزینه‌هایی كه می‌خواهید را انتخاب كنید. برای مثال در برگه Titles، یك عنوان برای نمودار وارد كنید. در برگه Legend، محل راهنمای نمودار را تغییر دهید یا آن را حذف كنید. در برگه Data Labels، بر چسب‌هایی را برای شناسایی داده‌ها اضافه كنید و در برگه Data Labels، یك جدول داده‌ای به انتهای نمودار اضافه كنید.

 محل نمودار را انتخاب كنید  

محل نمودار را انتخاب كنید. گزینه As new sheet، یك برگه نمودار جداگانه (شبیه به یك برگه كاری ولی با این تفاوت كه فقط حاوی یك نمودار است) بنام CHART 1 (یا هر اسم دیگری كه به آن می‌دهیم) ایجاد می‌كند. گزینه As object in، یك نمودار در برگه كاری ایجاد می‌كند كه از لیست As object in انتخاب می‌كنید. روی Finish كلیك كنید.

 نمودار را مشاهده كنید  

بسته به گزینه‌ای كه در مرحله 5 انتخاب كردید، نمودار در یك برگه كاری یا بصورت یك برگه جداگانه در صفحه كاری (همانطور كه در اینجا نشان داده شده است) ظاهر می‌شود. توجه داشته باشید كه نوار ابزار Chart ظاهر می‌شود تا بتوانید در صورت نیاز روی نمودار تغییرات صورت دهید.

*توجه*

 ایجاد سریع

برای ایجاد سریع نمودار با استفاده از تمام تنظیمات پیش‌فرض، روی Finish در اولین كادر محاوره‌ای Chrt Wizard كلیك كنید.

پیش تصویر نمودار

برای اینكه ببینید نمودار شما چگونه خواهد بود، روی دكمه Press and hold to view sample در اولین كادر محاوره‌ای Chrt Wizard كلیك كنید. اگر نموداری كه ایجاد كردید 4 مورد پسند شما نمی‌باشد، می‌توانید یك نوع نمودار دیگر انتخاب كنید.

محدوده‌های غیر پیوسته

لازم نیست كه داده‌هایی كه برای نمودار انتخاب می‌كنید پیوسته (مجاور یكدیگر) باشند. برای انتخاب محدوده‌های غیر پیوسته، روی اولین محدوده كلیك كنید، كلید Ctrl را بفشارید و بعد محدوده‌های بعدی را انتخاب كنید

چگونه تغییرات را دنبال كنیم 

 اگر قصد دارید كه صفحه كاری خودرا با گروهی به اشتراك بگذارید و به هر فردی اجازه دهید كه روی آن تغییرات صورت دهد (یا بصورت یكجا و یا یكی یكی)، به روش خوبی نیاز دارید كه نه تنها تغییرات را دنبال كنید، بلكه به سرعت هر تغییر را مرور كنید، بپذیرید یا رد كنید. كار سختی به نظر میرسد ولی Excel این كار را ساده كرده است.تغییرات هر فرد به رنگ متفاوتی در می آید و به آسانی می‌توان فهمید كه چه كسی چه تغییراتی را صورت داده است.

  Track Changesرا فعال كنید  

 از منوی Tools، گزینه Track Changes و بعد گزینه Highlight Changes را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Highlight Changes باز شود.

 انتخاب گزینه‌ها  

 گزینه Track Changes While editing را انتخاب كنید. اگر نمی‌خواهید كه در حین كار، تغییرات رنگی را ببینید گزینه Highlight Changes on Screen راغیر فعال كنید. (اگر می‌خواهید تغییرات در صفحه نشان داده نشوند و در یك برگه جداگانه لیست شوند، گزینه List changes on a new sheet را انتخاب كنید- مترجم) روی Ok كلیك كنید تا تغییرات در صفحه كاری اعمال شود. وقتی كه از شما خواسته می‌شود كه صفحه كاری را ذخیره كنید روی Okكلیك كنید.

تغییرات را انجام دهید  

 تغییرات مورد نظر را روی برگه كاری صورت دهید. سلول‌های تغییر یافته با یك مثلث رنگی مشخص می‌شود. تغییرات هر شخصی كه در برگه كاری تغییرصورت گیرد، به رنگ متفاوتی مشخص می‌شود. (هر برنامه Excel یك كاربر دارد كه در برگه General كادر محاوره‌ای Options لیست می شوند اگر دو نفر با استفاده از یك كامپیوتر و بدون تغییر دادن اسم كاربری، تغییراتی را صورت دهند، این تغییرات به رنگ یكسانی نمایش داده خواهند شد.)

 بررسی و مرور تغییرات   

 بعد از اینكه تمام تغییرات صورت گرفت، با انتخاب گزینه Track Changes و بعد گزینه Accept or Reject changes از منوی Tools می‌توانید آنها را یكی یكی مرور و بررسی كنید. قبل از شروع بررسی، اگر از شما خواسته شود، روی Okكلیك كنید تا صفحه كاری ذخیره شود.

 تغییرات مورد نظر را انتخاب كنید  

 زمان تغییراتی كه می‌خواهید مرور كنید را از لیست When انتخاب كنید. شخصی كه می‌خواهید تغییرات او را مرور كنید را از لیست Who انتخاب كنید و قسمتی از صفحه كاری كه می‌خواهید تغییرات ان را مرور كنید را از لیست Where انتخاب كنید. روی ok كلیك كنید تا شروع به مرور تغییرات كنید.

رد كردن یا پذیرفتن تغییرات   

 Excel هر تغییر را یكی یكی متمایز می‌كند. برای پذیرفتن تغییر، روی Accept كلیك كنید و برای رد كردن و نپذیرفتن تغییر، روی Reject كلیك كنید. برای پذیرفتن یا رد كردن تمام تغییرات، به ترتیب روی دكمه‌های Accept All یا Reject All كلیك كنید.

*توجه *

 غیر فعال كردن

اگر بعد از مرور تغیرات، تغیرات دیگری انجام دهید، تغییرات جدید متمایز خواهند شد مگر اینكه با انتخاب گزینه Highlight و بعد گزینه Track Changes، قابلیت Track Changes را غیر فعال كنید. برای این كار، گزینه Highlight Changes While editing را غیر فعال كنید روی ok كلیك كنید. وقتی كه كادر تایید ظاهر شد، روی Yes كلیك كنید.

آنچه كه ردیابی نمی‌شود

برخی تغیرات توسط Excel ردیابی نمی‌شوند از جمله تغییرات فرمت دهی، برگه‌های كاری درج شده/ حذف شده، توضیحات جدید/ ویرایش شده، سطرها یا ستون های پنهان/ غیر پنهان و سلول‌هایی كه بدلیل تغییر مقدار در سلول دیگر تغییر می كنند.

برگه سابقه تغییرات

می توانید یك برگه كاری جداگانه ایجاد كنید كه تغییرات صفحه كاری را ثبت كند. برای این كار، از منویTools ، گزینه Highlight و بعد گزینه Track Changes را انتخاب كنید. گزینه List changes on a new sheet را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.