چگونگی ایجاد تصویر زمینه

 یكی از امكانات جدید در Word، اضافه كردن تصویر پس زمینه به سندهاست. تصویر پس‌زمینه، تصویر یا متنی است كه در پس‌زمینه سند ظاهر می‌شود. این تصاویر بویژه برای سندهای چاپی طراحی شده‌اند. تصویر پس‌زمینه (خواه آرم شركت باشد یا كلمه‌ای مانند CONFIDNTIAL (سری) یا DRAFT باشد) پشت متن سند ظاهر می‌شود.

Printed Watermark را انتخاب كنید  

 از منوی Format، گزینه Background و بعد گزینه Printed Watermark را انتخاب كنید. Word كادر محاوره‌ای Printed Watermark را باز می‌كند.

 یك تصویر پس‌زمینه اختصاص دهید  

برای اختصاص دادن یك تصویر پس‌زمینه، گزینه Picture Watermark را انتخاب كنید و روی دكمه Select Picture كلیك كنید. Word كادر محاوره‌ای Insert Picture را باز می‌كند. اگر بخواهید از یك متن پس‌زمینه استفاده كنید به مرحله 4 بروید.

 یك تصویر انتخاب كنید  

از لیست فایل‌های تصویر، تصویر مورد نظر را انتخاب كنید. روی یكی از اسم فایل‌ها كلیك كنید و تصویر كوچكی كه در سمت راست كادر محاوره‌ای باز می‌شود را مشاهده كنید. وقتی كه تصویر مورد نظر را پیدا كردید، روی Insert كلیك كنید تا به كادر محاوره‌ای Priented Watermark برگردید.

 متن پس‌زمینه   

  برای اختصاص دادن متن به جای تصویر، گزینه Text Watermark را انتخاب كنید. لیست Text را باز كنید و كلمه یا كلماتی كه می‌خواهید را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید متن مورد نظر خود را در كادر Text بنویسید.

 گزینه‌های دیگری را تنظیم كنید  

 در صورت لزوم می‌توانید یك فونت، اندازه، رنگ یا طرح را مشخص كنید. اگر می‌خواهید تصویر پس‌زمینه پررنگ دیده شود گزینه Semitransparent را غیر فعال كنید. (روی تصویر پررنگ، نمی‌توانید متنی را كه تایپ می‌كنید ببینید.) روی Apply كلیك كنید تا این تغییر را روی صفحه اعمال كنید. به محض اینكه روی Apply كلیك كنید، دكمه Cancel با دكمه Close جایگزین می‌شود. روی Close كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و نتایج را روی صفحه مشاهده كنید.

تصویر پس‌زمینه را مشاهده كنید  

 برای مشاهده تصویر پس‌‌‌‌زمینه، باید دید Print Layout را باز كنید. تصویر پس‌زمینه در تمام صفحات فایل سند ظاهر می‌شود. در این مثال، می‌توانید یك تصویر پس‌زمینه را در سند مشاهده كنید.

* توجه *

 استفاده از Autoshapeها

می‌توانید اشكالی كه با نوار ابزار Drawing رسم می‌كنید (از جمله تصاویر Word Art و Clip Art) را به صورت تصویر پس‌زمینه استفاده كنید. برای اینكه یادبگیرید كه چگونه این عناصر گرافیكی را ایجاد كنید به بخش 8 «كار با ابزارهای گرافیكی آفیس» مراجعه كنید. بعد از اینكه تصویر را ایجاد كردید، از كادر محاوره‌ای Insert Picture كه در مرحله 3 مطرح شد برای انتخاب آن استفاده كنید.

حذف تصویر پس‌زمینه

برای حذف تصویر پس‌زمینه از فایل، دوباره كادر محاوره‌ای Printed Watermark را باز كنید و گزینه No watermark را انتخاب كنید. روی Apply كلیك كنید، بعد روی Close كلیك كنید تا تصویر پس زمینه حذف شود.

 چگونگی كار با Drop Cap و بزرگی و كوچكی حروف

 در برخی سندهایی كه ایجاد می‌كنید، ممكن است بخواهید كه اولین حرف اولین كلمه در پاراگراف، با بقیه حروف فرق داشته باشد، مثلاً بزرگتر از حروف دیگر باشد و یا با فونت متفاوتی باشد. برای این كار از فرمان Drop Cap استفاده می‌شود. در برخی سندها، ممكن است بخواهید تمام حروف را به صورت حروف بزرگ تایپ كنید یا اینكه تمام حروف عنوان را حروف بزرگ یا حروف كوچك تایپ كنید. برای این كار از فرمان Change Case استفاده می‌شود. البته استفاده از این فرمان در تایپ فارسی كاربرد زیادی ندارد ولی در تایپ حروف و متون انگلیسی مورد استفاده قرار میگیرد.

متن را انتخاب كنید  

 حرفی كه می‌خواهید به صورت Drop Cap در آورید را انتخاب كنید.

 كادر محاوره‌ای Drop Cap را باز كنید  

از منوی Format، گزینه Drop Cap را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Drop Cap باز شود.

 یكی از Drop Capها را انتخاب كنید  

برای Drop Cap، یك موقعیت انتخاب كنید: Dropped یا In Margin. بعد فرمتی مانند فونت جدید یا تعییر در موقعیت را به آن اختصاص دهید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تنظیمات جدید اعمال شود.

 نتیجه كار را مشاهده كنید  

Word بلافاصله به دید Print Layout سوئیچ می‌كند تا بتوانید كاراكتر Drop Cap را در پاراگراف مشاهده كنید.

 تغییر دادن بزرگی و كوچكی حروف متن    

اگر بخواهید بزرگی و كوچكی حروف متن را تغییر دهید، آن متن را انتخاب كنید و از منوی Format، گزینه Change Case را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Change Case باز شود.

یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید  

 یكی از گزینه‌های موجود را انتخاب كنید. برای مثال، برای بزرگ كردن تمام حروف، گزینه UPPERCASE را انتخاب كنید و برای كوچك كردن تمام حروف، گزینه Lowercase را انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تغییرات اعمال شود.

 *توجه *

 طرز نوشته شدن گزینه‌ها در كادر محاوره‌ای Change Case، نشان می‌دهد كه متن چگونه خواهد شد. برای مثال، گزینه Sentence Case، حرفS در Sentence را بزرگ می‌كند و عبارت را با یك نقطه به پایان می‌رساند (چون در زبان انگلیسی، كلمه اول جمله، با حروف بزرگ شروع می‌شود، این گزینه، سودمند است. – مترجم) و گزینه Lowercase، تمام حروف را كوچك می‌كند.

 چگونه از شیوه‌ها (Style) استفاده كنیم 

 شیوه، مجموعه‌ای از فرمت‌دهی‌هاست كه به آن یك اسم اختصاص داده شده و ذخیره شده است. برای مثال، ممكن است گزارشی داشته باشید كه برای عنوان‌ها از فرمت خاصی استفاده می‌كند. به جای اینكه این فرمت را برای تك‌تك عنوان‌ها بكار برید، می‌توانید این فرمت را به یك شیوه اختصاص دهید. و هر وقت كه به آن نیاز دارید سریعاً از این شیوه استفاده كنید. Word چند شیوه از پیش تعریف شده دارد ولی به آسانی می‌توانید یك شیوه ایجاد كنید و بارها و بارها از آن استفاده كنید.

 متن را فرمت‌دهی كنید  

متن را بصورتی كه می‌خواهید فرمت‌دهی كنید. می‌توانید از هر فرمان فرمت‌دهی مانند فرمت‌دهی كاراكتر، پاراگراف و صفحه استفاده كنید. بعد این متن را انتخاب كنید یا در متن فرمت‌دهی شده كلیك كنید.

 از لیست Style استفاده كنید  

درون لیست Style در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. برای شیوه جدید، یك اسم تایپ كنید. مراقب باشید كه از اسم‌های موجود استفاده نكنید. Enter را بزنید. این شیوه به لیست اضافه می‌شود و آماده است. در این مثال، اسم این شیوه را Paragraph Title گذاشتیم.

 شیوه را به یك متن اختصاص ‌دهید  

برای اختصاص دادن این شیوه جدید به یك متن دیگر، ابتدا آن متن را انتخاب كنید.

 لیست Style را باز كنید  

روی فلش لیست Style كلیك كنید و شیوه‌ای كه می‌خواهید را از این لیست انتخاب كنید. شیوه انتخاب شده بلافاصله روی متن انتخاب شده اعمال می‌شود. می‌توانید این شیوه را روی متن‌های دیگر هم بكار برید.

 برای این شیوه، میان‌بر كلیدی ایجاد كنید  

یك راه آسان برای اعمال كردن شیوه روی یك متن، اختصاص دادن یك تركیب كلیدی به آن است. از منوی Format، گزینه Style را انتخاب كنید تا كادر وظیفه Style and Formatting باز شود. شیوه‌ای كه می‌خواهید برای آن میان‌بر ایجاد كنید را انتخاب كنید، روی فلش لیست Style كلیك كنید و گزینه Modify را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Modify Style باز می‌شود.

 كلید میان‌بر را اضافه كنید  

 روی دكمه Format كلیك كنید وShortcut Key را انتخاب كنید. در كادر متنی Press new Shortcut Key یك تركیب كلیدی وارد كنید. برای مثال، برای اختصاص دادن چهار كلید C trl، Shift، P و T به شیوه Paragraph Title كه در مراحل 1 تا 4 ایجاد كردید،Ctrl + Shift + P + T را بفشارید. اگر این تركیب كلیدی، قبلاً توسط یك قابلیت دیگر استفاده شده باشد، كادر محاوره‌ای به شما اطلاع می‌دهد و می‌توانید تركیب دیگری را امتحان كنید. وقتی كه تركیب لازم را وارد كردید، روی Assign كلیك كنید و كادرهای محاوره‌ای باز را ببندید. برای اعمال كردن این شیوه، متنی را انتخاب كنید و Ctrl + Shift + P + T را بفشارید.

 *توجه*

 استفاده از كادر وظیفه Style

یك راه دیگر برای اختصاص دادن شیوه، استفاده از كادر وظیفه Styles and Formatting است. برای باز كردن این كادر وظیفه، از منوی Fomat، گزینه Style را انتخاب كنید یا روی دكمه Styles and Formatting در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. از طریق این كادر وظیفه می‌توانید یك شیوه و فرمت جدید انتخاب كنید.

 چگونگی درج شماره صفحه و علامت صفحه جدید (پایان صفحه)

 بصورت پیش فرض، Word مراقب است كه در یك صفحه چقدر متن جا می‌گیرد و بصورت خودكار، به صفحه بعد می‌رود. با این حال، مواقعی پیش می‌آید كه خودتان می‌خواهید به صفحه بعد بروید. اگر سندی با بیش از دو صفحه ایجاد كنید باید شماره صفحه را اضافه كنید. W ord این شماره صفحه‌ها را درج می‌كند و آنها را بر طبق تغییراتی كه در سند صورت می‌دهید تنظیم می‌كند. وقتی كه آماده چاپ می‌شوید، شماره صفحات هم چاپ می‌شوند.

 یك علامت پایان صفحه بصورت دستی درج كنید  

برای درج یك علامت پایان صفحه دستی، در جایی از سند كه می‌خواهید صفحه را به پایان برسانید، كلیك كنید و Ctrl + Enter را بزنید.

 نتیجه را مشاهده كنید  

 Word در سند یك خط‌چین درج می‌كند كه نشاندهنده علامت پایان صفحه است (كه در اینجا در دید Normal نشان داده شده است)

 كادر محاوره‌ای Page Break را باز كنید  

 برای مشاهده انواع بیشتری از علامت پایان صفحه، پایان ستون و پایان قسمت، با انتخاب گزینه Break از منوی Insert، كادر محاوره‌ای Break را باز كنید.

 یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید  

برای ایجاد یك علامت صفحه جدید، گزینه Page Break را انتخاب كنید. اگر می‌خواهید ستون یا قسمت جدیدی ایجاد كنید، گزینه‌های مربوطه را انتخاب كنید. (برای ایجاد ستون جدید، گزینه Column break را انتخاب كنید و برای ایجاد قسمت جدید، گزینه‌های زیری را انتخاب كنید). روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تغییرات صورت گیرد.

 كادر محاوره‌ای Page Numbers را باز كنید  

 برای اضافه كردن شماره صفحه به سند، از منوی Insert، Page Numbers را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Page Numbers باز شود.

 موقعیت و تراز را انتخاب كنید  

 برای اینكه مشخص كنید كه آیا شماره صفحات در بالای صفحه بیایند یا در پایین صفحه، لیست Position را باز كنید و برای اینكه مشخص كنید كه اعداد چگونه در صفحه تراز شوند لیست Alignment را باز كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و شماره صفحات ظاهر شوند.

*توجه *

 مشاهده شماره صفحات

در دید Normal نمی‌توانید شماره صفحات را ببینید. برای دیدن شماره صفحه، عنوان و پانویس، ستون‌ها و گزینه‌های فرمت‌دهی ویژه دیگر، به دید Print Layout سوئیچ كنید.

شماره صفحه اول

اگر می‌خواهید صفحه اول سند را بدون شماره صفحه چاپ كنید،گزینهS how Number on First Pageدر كادر محاوره‌ای Page Numbers را از حالت انتخاب در آورید.

فرمت‌دهی شماره صفحات

برای تغییر فرمت شماره صفحه، روی دكمه Format در كادر محاوره‌ای Page Numbers كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Page Numbers Format باز شود. ازاین كادر محاوره‌ای برای مشخص كردن شیوه عدد و كنترل شماره بندی صفحه و شماره بندی فصل استفاده كنید.

 چگونگی درج توضیحات، زیرنویس و پانوشت

 توضیحات زیرنویس و زیرنویس پایانی به شما كمك می‌كنند تا مطالب بیشتری را به سندهای خود اضافه كنید. توضیحات می‌تواند به شما كمك كند تا استفاده كنندگان مختلفی كه روی یك سند كار می‌كنند را شناسایی كنید، اگر اداره شما از شما بخواهد كه گزارش‌ها را برای نظرسنجی از رؤسای بخش‌های مختلف، ارسال كنید می‌توانید از توضیحات برای اضافه كردن متن به سند استفاده كنید.

برخی سندهای Word برای شناساندن منبع متن یا برای ارجاع دادن به مطالب دیگر به زیرنویس یا زیرنویس پایانی نیاز دارند. با استفاده از كادر محاوره‌ای Footnote and Endnote می‌توانید چنین یادداشت‌هایی را به صفحات سند خود اضافه كنید. زیرنویس، در پایان هر صفحه و زیرنویس پایانی در انتهای سند می‌آید.

 شروع به ایجاد توضیحات كنید  

 در جایی از سند كه می‌خواهید توضیحات را درج كنید كلیك كنید و از منوی Insert، گزینه Comment را انتخاب كنید.

توضیحات را وارد كنید  

یك كادر برای وارد كردن توضیحات و نوار ابزار Reviewing باز می‌شود متن توضیحات را مانند متن‌های دیگر در Word، تایپ كنید.

نتیجه كار را مشاهده كنید  

 برای مشاهده نویسنده توضیحات در سند، اشاره‌گر ماوس را روی آن ببرید. یك كادر Screen Tip ظاهر می‌شود و اسم شخصی كه این توضیحات را نوشته است را نشان می‌دهد.

یك زیرنویس یا زیرنویس پایانی اضافه كنید  

در محلی از سند كه می‌خواهید یك شماره ارجاع اضافه كنید كلیك كنید. از منوی Insert، گزینه Reference و بعد گزینه Footnot را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ایFootnote and Endnote ظاهر شود.

  یكی از گزینه‌ها را انتخاب كنید  

 در قسمت Location در این كادر محاوره‌ای، بسته به نوع یادداشتی كه می‌خواهید، یكی از گزینه‌های Footnotes یا Endnotes را انتخاب كنید. روی Insert كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و به صفحه سند برگردید.

 یك ارجاع اضافه كنید  

Word، یك شماره ارجاع بالانویس در دید Print Layout به متن اضافه می‌كند. یك ناحیه زیرنویس یا زیرنویس پایانی در پایین پنجره‌ای كه باید در آن، متن ارجاع را وارد كنید باز می‌شود. وقتی كه متن زیرنویس را نوشتید، روی دكمه Close در بالای ناحیه زیرنویس كلیك كنید.

*توجه*

 گزینه‌های مرور كننده

اگر محل كار شما نیاز به اشتراك‌گذاری مكرر سندها دارد، از پیدا كردن ابزارهای مختلف مرور در Word برای دنبال كردن تغییرات، ذخیره كردن نسخه‌ها و غیره خوشحال خواهید شد. تمام گزینه‌های موجود در فقط یك نوار ابزار یعنی نوار ابزار Reviewing وجود دارد. برای دستیابی به این نوار ابزار، از منوی View، گزینه Toolbars و بعد گزینه Reviewing را انتخاب كنید.

استفاده از كادر Reviewing

همچنین می‌توانید در كادر Reviewing، توضیحات را تایپ كنید. روی دكمه Reviewing Pane در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید. در این كادر كلیك كنید و توضیحات خود را تایپ كنید.

حذف توضیحات

برای حذف توضیحات، روی آن كلیك كنید تا آن را انتخاب كنید. بعد روی دكمه Reject Change / Delete Comment در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید.

 چگونگی تنظیم عنوان و پانویس 

عنوان، متنی است كه در بالای هر صفحه ظاهر می‌شود و پانویس، متنی است كه در پایین هر صفحه ظاهر می‌شود. از عنوان و پانویس می‌توان برای نمایش عنوان سند، اسم، اسم شركت و غیره استفاده كرد. همچنین می‌توان فیلدهایی را در عنوان و پانویس درج كرد. فیلد، یك محل برای اطلاعاتی است كه Word بصورت خودكار به هنگام می‌كند مانند تاریخ جاری یا شماره صفحه در یك سند چند صفحه‌ای.

Header and Footer را انتخاب كنید  

 برای اضافه كردن یك عنوان یا پانویس به سند، از منوی View، گزینه Header and Footer را انتخاب كنید.

متن عنوان را وارد كنید  

 Word، دید Print Layout را باز می‌كند، نقطه درج را در ناحیه عنوان قرار می‌دهد و نوار ابزار Header and Footer را باز می‌كند. متن عنوان یا پانویس را می‌توان به همان صورتی كه متن معمولی را تایپ و فرمت‌دهی می‌كنید، تایپ و فرمت‌دهی كرد. بصورت پیش فرض، Word، مكان نما را در قسمت عنوان قرار می‌دهد. متن عنوان را تایپ كنید (ممكن است مجبور شوید كه با استفاده از دكمه درصد Zoom در نوار ابزار Standard دید خود را زوم كنید.)

 متن پانویس را وارد كنید  

برای ایجاد پانویس، روی دكمه Switch Between Header and Footer در نوار ابزار Header and Footer كلیك كنید تا نقطه درج در ناحیه پانویس قرار گیرد. با كلیك كردن روی این دكمه می‌توانید بین عنوان و پانویس، سوئیچ كنید. متنی كه می‌خواهید در پایین هر صفحه ظاهر شود را در ناحیه پانویس تایپ كنید.

 درج كردن فیلد  

 شما می‌توانید مدخل‌های عنوان و پانویس را از دكمه AutoText در نوار ابزار Header and Footer انتخاب كنید و یا اینكه فیلدهایی را درج كنید. برای مثال، برای درج یك فیلد برای تاریخ فعلی، روی دكمه Insert Date كلیك كنید. برای درج زمان فعلی، روی دكمه Insert Time كلیك كنید. برای اضافه كردن این دو فیلد به یك خط عنوان، همانطور كه در اینجا نشان داده شده است كلید Tab را بزنید تا بین این دو فیلد، فضای خالی ایجاد كند.

 نوار ابزارHeader and Footer را ببندید  

برای برگشتن به بدنه سند، روی دكمه Close در نوار ابزار Header and Footer كلیك كنید.

 نتیجه كار را مشاهده كنید  

 عنوان‌ها و پانویس‌ها در دید Normal، قابل مشاهده نمی‌باشند ولی در دیدهای Print Layout و Print Preview قابل مشاهده می‌باشند.

توجه 

 چگونه سوئیچ كنم؟

بعد از اینكه یك عنوان یا پانویس ایجاد كردید، با دابل كلیك كردن روی متن خاكستری عنوان یا پانویس می‌توانید از دید Print Layout به ناحیه عنوان یا پانویس، سوئیچ كنید. با دابل كلیك كردن روی متن خاكستری بدنه می‌توانید به متن بدنه بازگردید.

صفحات فرد یا زوج؟

اگر برای صفحات فرد و زوج سند، عنوانها و پانویس‌های متفاوتی می‌خواهید (برای سندهایی رایج است كه صحافی خواهند شد) از منوی File، گزینه Page Setup را انتخاب كنید و روی برگه Layout كلیك كنید. Different Odd And Even را انتخاب كنید و روی Show Previous و Show next در نوار ابزار Header and Footer كلیك كنید.

   چگونه Tabها را تنظیم كنیم

 Tabها برای توگذاری و ایجاد ستون‌های متنی كه به صورت عمودی تراز شده‌اند به كار می‌روند. به صورت پیش فرض، Word در هر 5/0 اینچ در سند، توقف Tab دارد و متن Tab، به سمت چپ تراز شده است یعنی در گوشه سمت چپ ستون Tab منظم شده است. خودتان می‌توانید توقف Tab ایجاد كنید و طرز قرار گرفتن متن در این توقف را تغییر دهید. برای مثال، می‌توانید متن Tab را به سمت گوشه راست ستون Tab تنظیم كنید، متن در ستون را در وسط قرار دهید یا از Tab نقطه اعشاری استفاده كنید تا نقاط اعشار را در ستون Tab منظم كنید. حتی می‌توانید، Tab خط عمودی ایجاد كنید كه یك خط عمودی بین ستون‌های Tab قرار می‌دهد. برای تنظیم tabها می‌توانید ازخط‌كش استفاده كنید یا كادر محاوره‌ای Tabs را باز كنید.

توقف Tab روی خط‌كش   

 برای ایجاد یك توقف Tab روی خط كش، ابتدا نوع تراز Tab را انتخاب كنید. بصورت پیش فرض، Left Tab انتخاب شده است. برای انتخاب مورد دیگر، باید در انتخاب‌ها دور بزنید. هر كلیك روی دكمه تراز، نماد تراز Tab را تغییر می‌دهد (اشاره‌گر ماوس را روی دكمه قرار دهید تا اسم تراز فعلی ظاهر شود).

 در محل مورد نظر كلیك كنید.  

 روی نقطه‌ای از خط‌كش كه می‌خواهید Tab را درج كنید كلیك كنید. نماد Tab انتخاب شده در محلی كه كلیك كردید به خط‌كش اضافه می‌شود.

Tab جدید را بكار برید  

 برای استفاده از توقف Tab جدید، مكان نما را در آغاز خط قرار دهید و دكمه Tab را بفشارید یا مكان نما را بعد از متنی كه می‌خواهید تغییر مكان دهید قرار دهید . Tab را بفشارید. این Tab تا وقتی كه آن را با تنظیمات دیگر تغییر ندهید، موثر باقی می‌ماند.

 كادر محاوره‌ای Tabs را باز كنید  

یك راه دیگر برای تنظیم Tab، استفاده از كادر محاوره‌ای Tabs است. از منوی Format، گزینه Tabs را انتخاب كنید تا این كادر محاوره‌ای باز شود.

 توقف Tab را وارد كنید  

در كادر متنی Tab Stop Position، یك مقدار برای توقف Tab وارد كنید. برای مثال، اگر می‌خواهید در مكان 5/1 سانتیمتر در جلوی حاشیه سمت راست، یك توقف Tab ایجاد كنید، تایپ كنید 1.5. از گزینه‌های Alignment، برای تراز كردن توقف Tab استفاده كنید. روی Set كلیك كنید. 

 كادر محاوره‌ای را ببندید  

مرحله 5 را برای چند توقف Tab دیگر تكرار كنید. وقتی كه كارتان به پایان رسید، روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای را ببندید. توقف‌های Tab جدید، آماده‌اند.

*توجه*

 حذف Tabها

برای حذف یك Tab، آن را از خط‌كش بكشید و دكمه ماوس را رها كنید تا حذف شود. برای حذف Tabها از كادر محاوره‌ای Tabs، Tab مورد نظر را از لیست انتخاب كنید و روی Clear كلیك كنید.Tabهای پیشرو (Leader)

از كادر محاوره‌ای Tabs برای ایجاد Tabهای پیشرو استفاده كنید. Tabهای پیشرو، Tabهایی هستند كه توسط نقطه یا خط فاصله (-) از هم جدا شده‌اند و برای كمك به خواننده برای دنبال كردن اطلاعات Tab شده از یك ستون دیگر به ستون بكار می‌روند.

تغییر دادن Tab پیش فرض

اگر می‌خواهید فاصله پیش فرض برای تنظیمات  Tab ، 0.5 اینچ شود، اندازه Tab پیش فرض جدید را در كادر محاوره‌ای Tabs تنظیم كنید. در كادر متنی Default Tab Stops، كلیك كنید و یك مقدار وارد كنید یا از فلش‌های بالا پایین برای تغییر تنظیمات موجود استفاده كنید. روی Ok كلیك كنید تا توقف Tab پیش فرض را اعمال كنید.

چگونه خط مرزی و سایه به متن اضافه كنیم 

برای اضافه كردن خط مرزی و سایه زیبا به جدول، عنوان و پاراگراف، نیاز نیست كه همه چیز را در مورد گرافیك بدانید. حتی می‌توانید یك خط مرزی تزئینی دور كل صفحه بكشید. این كار عملی به شما نشان می‌دهد كه چگونه با گزینه‌های موجود در كادر محاوره‌ای Borders and Shading كار كنید اكثر این فرمان‌ها را می‌توانید با نوار ابزار Tables and Borders نیز اجرا كنید (روی دكمه Tables and Borders در نوار ابزار Standard كلیك كنید تا این نوار ابزار را باز كنید).

 Borders and Shading را انتخاب كنید  

 در پاراگراف یا سلول جدولی كه می‌خواهید خط مرزی و سایه را در آن ایجاد كنید كلیك كنید یا اگر می‌خواهید خط مرزی و سایه را برای گروهی از پاراگراف‌ها یا سلول‌های مجاور ایجاد كنید، آنها را انتخاب كنید. از منوی Format، گزینه Borders and Shading را انتخاب كنید، تا كادر محاوره‌ای Borders and Shading باز شود.

 یكی از خط‌های مرزی را بكار برید  

 برگه Borders را انتخاب كنید. اگر در قسمت Setting، گزینه‌ای را مشاهده كنید كه با نوع خط مرزی كه می‌خواهید مطابقت دارد، روی آن كلیك كنید.

 انتخاب شیوه خط  

برای تنظیم شیوه خط مرزی، در لیست Style اسكرول كنید و روی شیوه مورد نظر كلیك كنید. همچنین می‌توانید از لیست كشویی Color و Width برای تغییر رنگ و ضخامت خطوط استفاده كنید.

 سایه اضافه كنید  

 برای اضافه كردن سایه، روی برگه Shading كلیك كنید. بعد در صفحه رنگ Fill، روی رنگی كه می‌خواهید كلیك كنید. برای اضافه كردن یك الگو، روی فلش لیست S tyle كلیك كنید و یكی از الگوها را انتخاب كنید. وقتی كه تمام انتخاب‌های لازم را در كادر محاوره‌ای Borders and Shading انجام دادید، روی Ok كلیك كنید.

 نتیجه كار را مشاهده كنید  

جدول یا پاراگرافی كه در مرحله 1 انتخاب كردید، تنظیمات خط مرزی و سایه جدید را نشان می‌دهد.

 یك خط مرزی برای صفحه ایجاد كنید  

 برای ایجاد یك خط مرزی دور صفحه، كادر محاوره‌ای Borders and Shading را باز كنید و روی برگه Page Border كلیك كنید. نوع خط مرزی كه می‌خواهید را مشخص كنید و روی Ok كلیك كنید. به این صورت، Word، دور تمام صفحه‌ها در سند، یك خط مرزی می‌كشد.

*توجه*

 استفاده از دكمه Outside Border

یك راه دیگر برای اضافه كردن خط مرزی به یك پاراگراف، این است كه روی دكمه Outside Border در نوار ابزارFormatting كلیك كنید. در پاراگراف كلیك كنید، بعد روی فلش دكمه Outside Border كلیك كنید و یك شیوه برای خط مرزی انتخاب كنید.

خطوط مرزی سفارشی

اگر می‌خواهید یك خط مرزی را از اول طراحی كنید، گزینه Custom را از برگه Borders در كادر محاوره‌ای Borders and Shading انتخاب كنید، شیوه رنگ و ضخامت یكی از خطوط را انتخاب كنید و بعد روی خط موجود در كادر نمونه در قسمت Preview كلیك كنید. این روند را برای ایجاد سه خط باقیمانده تكرار كنید.

ایجاد سریع خطوط مرزی

برای اضافه كردن سریع یك خط مرزی افقی، روی خطی كه می‌خواهید خط مرزی بكشید كلیك كنید و تایپ كنید --- (سه علامت منها، بدون فضای خالی) و Enter را بزنید. برای ایجاد یك خط مرزی دوتایی، تایپ كنید === (سه علامت مساوی) و Enter را بزنید.

 چگونه ستون ایجاد كنیم 

 اگر می‌خواهیم یك روزنامه خبری یا بروشور ایجاد كنید سعی كنید كه متن را مانند یك روزنامه یا مجله بصورت ستونی درآورید. ستون‌های Word، ستون‌های روزنامه‌ای هستند، یعنی متن تا انتهای یك ستون ادامه می‌یابد و بعد در بالای ستون بعد ادامه پیدا می‌كند، ستون‌های روزنامه با ستون‌هایی كه با Tab و جدول ایجاد می‌كنید فرق می‌كند. یعنی متن در ستون‌های روزنامه بدون نیاز به تنظیم كردن Tab، از ستون به ستون دیگر نوشته می‌شود.

 متن را انتخاب كنید  

اگر می‌خواهید بخشی از سند شما به صورت متن ستونی در آید، ابتدا باید متنی كه برای تبدیل شدن به ستون، فرمت‌دهی خواهید كرد را انتخاب كنید. بعد از منوی Format گزینه Columns را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Columns باز شود.

 انتخاب نوع ستون   

در قسمت Presets، روی یك شیوه ستون (مثلاً Two یا Three) كلیك كنید. از گزینه‌های Width and Spacing برای مشخص كردن اندازه دقیق ستون‌ها و فضای بین آنها استفاده كنید (یا تنظیمات پیش فرض را بپذیرید) قسمت Preview به شما نشان می‌دهد كه ستون‌ها چگونه خواهند بود.

Apply To  

 برای اعمال كردن فرمت ستون به یك قسمت مشخص، روی فلش لیست Apply To كلیك كنید و محدوده‌ای كه باید ستون‌ها در آن اعمال شوند را انتخاب كنید. برای مثال، اگر می‌خواهید كل سند از ستون‌ها استفاده كنند، Whole Document را انتخاب كنید. اگر در مرحله 1 ، متنی كه ستون‌ها باید روی آن اعمال شوند را انتخاب كرده‌اید، در اینجا لازم نیست كه یكی از گزینه‌های Apply To را انتخاب كنید.

 كادر محاوره‌ای ببندید  

 روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و فرمت ستون روی متن اعمال شود.

 سریع‌تر ستون ایجاد كنید  

یك راه برای ایجاد ستون، استفاده از دكمه Columns در نوار ابزار Standard است. متنی كه می‌خواهید ستونی كنید را انتخاب كنید و بعد روی دكمه Columns كلیك كنید و برای انتخاب كردن تعداد ستون‌هایی كه می‌خواهید، ماوس را بكشید.

فرمت ستون را مشاهده كنید  

 وقتی كه دكمه ماوس را رها می‌كنید، ستون‌ها تعیین می‌شوند. Word، ستون‌ها را در دید Print Layout (بهترین دید برای مشاهده ستون‌ها در Word) نشان می‌دهد. در این شكل، دید طوری زوم شده است كه كل صفحه در صفحه نمایش دیده می‌شود. توجه كنید كه فقط متن انتخاب شده در مرحله 1 در ستون قرار گرفته است.

*توجه*

نمی‌توانید چیزی ببینید؟

بهترین دید برای ستون، دید Print Layout است. ستون‌ها را فقط در دید Print Layout یا در پنجره Print Preview می‌توان دید. برای تغییر دید روی دكمه دید Print Layout در گوشه سمت چپ و پایین صفحه كلیك كنید.

مشخص كردن پایان ستون

برای مشخص كردن پایان ستون و فرستادن بقیه متن به ستون بعد، روی محلی كه می‌خواهید ستونی را به پایان برسانید كلیك كنید و C trl + Shift + Enter را بزنید. برای حذف علامت پایان ستون، آن را انتخاب كنید و Delete را بزنید.برای برگرداندن متن ستونی به حالت معمولی (كه در واقع فقط یك ستون است)، آن متن را انتخاب كنید، روی دكمه Columns در نوار ابزار Standard كلیك كنید و ستون تكی را انتخاب كنید.

درج یك خط تقسیم كننده

یكی از گزینه‌های كادر محاوره‌ای Columns به شما امكان می‌دهد تا یك خط تقسیم كننده بین ستون‌ها ایجاد كنید كه ستون‌ها را تعریف كند و ظاهر زیبایی ایجاد كند. برای اضافه كردن چنین خطی بین ستون‌ها، گزینه Line Between را انتخاب كنید.

 چگونه یك جدول درج كنیم 

اگر می‌خواهید یك نمودار یا لیست پیچیده ایجاد كنید،‌ بهترین گزینه، استفاده از یك جدول Word است. جدول، شبكه‌ای از ردیف‌ها و ستون‌هاست. هر خانه در جدول، سلول نامیده می‌شود. از جدول‌ها می‌توان برای ایجاد هر چیز، از نمودارهای ساده تا فاكتور و لیست كارمندان استفاده كرد. جدول برای اطلاعاتی سودمند است كه باید بصورت ردیف و ستون سازماندهی شود. جدول‌ها انعطاف پذیر هستند یعنی می‌توانید مشخص كنید كه دقیقاً چند ردیف یا ستون داشته باشند، اندازه و فرمت هر سلول را كنترل كنید و هر چیزی از متن تا شكل گرافیكی را در آن قرار دهید.

 سریعاً یك جدول ایجاد كنید  

برای ایجاد سریع یك جدول، در محلی از سند كه می‌خواهید جدول را قرار دهید كلیك كنید. بعد روی دكمه Insert Table در نوار ابزار Standard كلیك كنید. یك شبكه ظاهر می‌شود. از این شبكه استفاده كنید تا به Word بگویید كه چند ستون و ردیف می‌خواهید: با ماوس روی مربع‌هایی كه نماینده سلول‌های جدول هستند بكشید (برای مثال، با كشیدن ماوس، سه ستون و چهار ردیف انتخاب كنید).

 جدول فوری  

وقتی كه دكمه ماوس را رها كنید، یك جدول با تعداد ردیف و ستون‌هایی كه انتخاب كردید در صفحه ایجاد می‌شود. این جدول در پهنای صفحه گسترده می‌شود. برای كوچك‌تر كردن آن از نظر عرضی، اشاره‌گر ماوس را به یك لبه عمودی ببرید و آن را تا موقعیت جدید بكشید (لبه سمت راست را بكشید تا كل جدول را كم عرض‌تر كنید).

 متن جدول را وارد كنید  

در یك سلول كلیك كنید و شروع به تایپ كردن كنید. متن هر سلول مانند یك پاراگراف عمل می‌كند. اگر Enter را بزنید، یك پاراگراف جدید در همان سلول شروع می‌شود. متن هر سلول به همان روشی فرمت‌دهی می‌شود كه متن یك پاراگراف معمولی را فرمت‌دهی می‌كنید.

 خودتان یك جدول ایجاد كنید  

برای ایجاد یك جدول نامتقارن و بصورت سلول به سلول، روی دكمه Tables and Borders در نوار ابزار Standard كلیك كنید. نوار ابزار Tables and Borders ظاهر می‌شود، دید Print Layout باز می‌شود و اشاره‌گر ماوس به شكل مداد در می‌آید.

 گزینه‌های مربوط به جدول   

اگر دكمه Draw Table انتخاب نشده است روی آن كلیك كنید و از دكمه‌های Line Style، Line Weight و Border Color در نوار ابزار Tables and Borders برای مشخص كردن نوع و رنگ خطی كه برای خط خارجی جدول می‌خواهید استفاده كنید. برای رسم كردن یك مستطیل بعنوان خط خارجی جدول، ماوس را بكشید.

 خطوط جدول را رسم كنید  

اگر می‌خواهید، برای خط‌های داخلی جدول، نوع یا رنگ دیگری انتخاب كنید. بعد برای مشخص كردن ردیف‌ها و ستون‌ها، خط‌های داخلی را رسم كنید. وقتی كه ماوس را می‌كشید، یك خط چین نشان می‌دهد كه خط در كجا درج خواهد شد. وقتی كه خط، كل پهنا یا ارتفاع جدول را فرا گرفت، دكمه ماوس را رها كنید. با این روش می‌توانید هر جدولی با هر پیچیدگی را ایجاد كنید.

* توجه*

 حركت در یك جدول

برای حركت به سمت راست و سلول به سلول، Tab را بزنید. برای حركت به سمت چپ و سلول به سلول، Shift + Tab را بفشارید. (برای درج كاراكتر Tab در یك سلول، Ctrl + Tab را بزنید.)

اضافه كردن و حذف كردن یك ردیف

برای درج یك ردیف جدید در یك جدول، در ردیف زیرین ردیفی كه می‌خواهید درج كنید كلیك كنید و روی فلش Insert Table در نوار ابزار Tables and Borders كلیك كنید و گزینه Insert Rows Above را انتخاب كنید و یا از منوی Table، گزینه Insert Rows Above را انتخاب كنید. برای حذف یك ردیف، در آن ردیف كلیك كنید و از منوی Table، گزینه Select و بعد گزینه Row را انتخاب كنید، بعد از منوی Table، گزینه Delete و بعد گزینه Rows را انتخاب كنید.

فرمت‌دهی خطوط شبكه (خطوط داخلی جدول)

می‌توانید خطوط شبكه جدول را ظاهر كنید و آنها را با گزینه‌های Borders فرمت‌دهی كنید یا آنها را مخفی كنید (كه باعث می‌شود كه جدول بصورت یك لیست مرتب نشان داده شود).برای پنهان كردن خطوط شبكه جدول، در جدول كلیك كنید و از منوی Table، گزینه Hide Gridlines را انتخاب كنید. برای نمایش مجدد آنها، از منوی Table، گزینه Gridlines Show را انتخاب كنید.

 كار با لیست‌های دایره‌دار و شماره‌دار 

از امكان لیست Bullets و Numbering در Word برای مرتب كردن لیست‌های سند استفاده می‌شود. یك لیست دایره‌دار می‌تواند پیداكردن یك لیست از اطلاعات مرتبط را در صفحه آسان كند و یك لیست شماره‌دار آیتم‌هایی كه باید به ترتیب خاصی ظاهر شوند را سازماندهی می‌كند. می‌توانید فرمت‌دهی یك لیست دایره‌دار یا شماره‌دار را قبل از تایپ كردن این لیست، تنظیم كنید و یا متن موجود را به صورت یك لیست سازماندهی شده در آورید.

متن را انتخاب كنید  

 برای تبدیل متن به یك لیست، ابتدا آن را انتخاب كنید.

 از دكمه‌های فرمت‌دهی استفاده كنید  

برای اضافه كردن دایره و شكل، از دكمه Bullets در نوار ابزار Formatting استفاده كنید. برای اینكه متن را بصورت یك لیست شماره دار در آورید، روی دكمه Numbering كلیك كنید.

 فرمت‌دهی را مشاهده كنید  

اگر روی دكمه Bullets كلیك كرده‌اید، متن انتخاب شده با نقطه‌هایی در كنار هر خط، توگذاری می‌شود و اگر روی Numbering كلیك كرده باشید، این لیست به صورتی كه در اینجا نشان داده شده است به ترتیب شماره‌گذاری می‌شود.

 اضافه كرن آیتم‌های بیشتر به لیست   

برای اضافه كردن آیتم‌های بیشتر به لیست، در انتهای خط قبل از محلی كه می‌خواهید آیتم جدید را اضافه كنید كلیك كنید و Enter را بزنید. Word یك دایره جدید یا شماره جدید اضافه می‌كند. فقط كافی است كه متن جدید را وارد كنید. بعد از اینكه آخرین آیتم را تایپ كردید، دوبار E nter را بزنید تا شماره‌گذاری و دایره‌گذاری را غیر فعال كنید یا روی دكمه  Numbering یا Bullets در نوار ابزار كلیك كنید تا این امكان را غیر فعال كنید.

 تغییر دادن شیوه   

اگر ترجیح می‌دهید كه از شیوه شماره‌گذاری یا نقطه‌گذاری دیگری استفاده كنید، كادر محاوره‌ای Bullets and Numbering را باز كنید. متن لیستی كه می‌خواهید فرمت دهی كنید را انتخاب كنید و از منوی Format، گزینه Bullets and Numbering را انتخاب كنید تا این كادر محاوره‌ای باز شود.

 این شیوه را اعمال كنید  

برای تغییر شیوه نقطه‌گذاری روی برگه Bullets كلیك كنید و شیوه دیگری را انتخاب كنید. برای تغییر شیوه اعداد، روی برگه Numbered كلیك كنید و شیوه دیگری را انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و شیوه جدید اعمال شود.

*توجه*

 ایجاد لیست از اول

همچنین می‌توانید همانطور كه تایپ می‌كنید یك لیست نقطه‌دار یا شماره‌دار ایجاد كنید. برای ایجاد یك لیست شماره‌دار، تایپ كنید 1 و بعد یك فاصله تایپ كنید، متن اولین آیتم را تایپ كنید و Enter را بزنید. برای ایجاد یك لیست نقطه‌دار، یك ستاره (*) و یك فضای خالی تایپ كنید، متن اولین آیتم را تایپ كنید و بعد Enter را بزنید بعد از وارد كردن تمام آیتم‌ها، Enter را دوبار بزنید تا این قابلیت غیرفعال شود.

سفارشی كردن دایره‌ها یا اعداد

از دكمه Customize در كادر محاوره‌ای Bullets and Numbering برای انتخاب یك فونت دیگر برای دایره‌ها یا اعداد و یا سفارشی كردن طرز قرار گرفتن اعداد یا دایره‌ها در سند استفاده می‌شود. برای مثال می‌توانید مشخص كنید كه اعداد یا متن شماره ‌گذاری شده چگونه توگذاری شوند.

 چگونگی تنظیم و توگذاری متن 

برای تراز كردن متن بصورت افقی در صفحه سند از فرمان‌های تراز كردن در Word استفاده می‌شود. بصورت پیش فرض، Word به صورت خودكار، متن را با حاشیه سمت چپ تراز می‌كند. می‌توانید متن را با حاشیه سمت راست تراز كنید، متن را بین حاشیه چپ و راست تراز كنید یا متن را طوری تنظیم كنید كه با حاشیه چپ و راست تراز شود. توگذاری هم موقعیت متن به صورت افقی را كنترل می‌كند. توگذاری در حقیقت حاشیه‌ای است كه بر تك تك پاراگراف‌ها یا خط‌ها اعمال می‌شود. توگذاری كمك می‌كند كه تشخیص پاراگراف‌ها از هم آسان‌تر شود. سریع‌ترین راه برای توگذاری یك خط، استفاده از كلید Tab است. ولی، روش‌های دیگر، متن را دقیق‌تر توگذاری می‌كنند. می‌توانید برای توگذاری به چپ و راست، اندازه دقیقی را مشخص كنید، فقط اولین خط متن را توگذاری كنید یا یك توگذاری معلق ایجاد كنید كه اولین خط را دست نخورده باقی بگذارد ولی بقیه خطوط پاراگراف را توگذاری كند.

 استفاده از دكمه‌های تراز  

متن یا پاراگرافی كه می‌خواهید تراز كنید را انتخاب كنید و روی یكی از دكمه‌های تراز در نوار ابزار Formatting كلیك كنید. برای تراز كردن با حاشیه چپ، روی Align Left، برای قرار دادن متن در وسط، روی Center و برای تراز كردن متن نسبت به حاشیه سمت راست، روی Align Right كلیك كنید. روی Justify كلیك كنید تا متن را بین حاشیه چپ و راست تنظیم كند.

برای وسط قرار دادن متن با استفاده از صفحه كلید، C trl + E را بفشارید. برای تراز چپ، C trl + L، برای تراز راست، C trl + R و برای تراز كردن بر حسب حاشیه چپ و راست، C trl + J را بفشارید.

 استفاده از دكمه‌های توگذاری   

 برای توگذاری سریع، از دكمه‌های Indent روی نوار ابزار Formatting استفاده كنید. برای افزایش میزان توگذاری، روی پاراگراف یا جمله‌ای كه می‌خواهید توگذاری كنید كلیك كنید و روی دكمه Increase Indent كلیك كنید. برای كاهش میزان توگذاری، روی Decrease Indent كلیك كنید.

 تغییرات اعمال شده در متن را مشاهده كنید  

بسته به دكمه تراز یا توگذاری كه كلیك كرده‌اید، Word متن شما را بر اساس آن تنظیم می‌كند. در اینجا می‌توانید چندین مثال از تنظیم موقعیت و توگذاری را مشاهده كنید.

استفاده از كادر محاوره‌ای Paragraph   

 یك راه دیگر برای تراز كردن و توگذاری، استفاده از كادر محاوره‌ای Paragraph است زیرا انجام فرمان‌های فرمت دهی پاراگراف در آنجا قرار دارد. برای باز كردن این كادر محاوره‌ای، از منوی Format، گزینه Paragraph را انتخاب كنید.

 تراز را مشخص كنید  

در برگه Indents and Spacing، روی فلش لیست Alignment كلیك كنید تا لیستی از گزینه‌های تراز كردن ظاهر شود. روی گزینه‌ای كه می‌خواهید كلیك كنید.

 اندازه توگذاری را مشخص كنید  

از كادرهای Left یا right برای مشخص كردن اندازه توگذاری استفاده كنید. مستقیماً می‌توانید در این كادرها تایپ كنید و یا از فلش‌های بالا پایین برای افزایش یا كاهش مقدار استفاده كنید. برای تنظیم توگذاری First Line یا Hanging، گزینه مورد نظر را از لیست كشویی Special انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تنظیمات روی سند شما اعمال شوند.

*توجه*

 تراز عمودی

برای تراز كردن سند به صورت عمودی، از كادر محاوره‌ای Page Setup استفاده كنید. از منوی File، گزینه Page Setup را انتخاب كنید و روی برگه Layout كلیك كنید. از لیست كشویی Vertical Alignment برای انتخاب موقعیت جدید استفاده كنید: Top (پیش فرض)، Center یا Justified روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تنظیمات در سند اعمال شوند.

توگذاری روی خط كش

توگذاری‌ها (از جمله توگذاری First Line یا Hanging) را می‌توانید روی خط‌كش هم انجام دهید. برای توگذاری، نشانگر توگذاری مورد نظر روی نوار خط‌كش را بكشید. نشانگرهای خط كش، مثلث‌هایی هستند كه در سمت چپ خط‌كش قرار دارند. اگر اشاده گر ماوس را روی یك نشانگر توگذاری قرار دهید، یك Screen Tip (راهنما) ظاهر می‌شود و آن نشانگر را به شما معرفی می‌كند.

 چگونه فضای بین خط‌ها را تنظیم كنیم 

Line Spacing (فضای بین خط‌ها)، میزان فضای بین خطوط یك پاراگراف است. بصورت پیش فرض،‌ Word هر سند را با یك فاصله بین خطوط شروع می‌كند كه فقط آنقدر فضا ایجاد می‌شود كه حروف روی هم نیافتد. ممكن است بخواهید برای سندهای چرك‌نویس، از دو خط فضای خالی استفاده كنید تا به حد كافی جا برای ویرایش دستی وجود داشته باشد، یا از فضای یك و نیم خطی استفاده كنید كه با جدا كردن خطوط با نیم خط اضافی، خواندن متن را آسان‌تر می‌كند. میزان فضای خالی بین پاراگراف‌ها را نیز می‌توانید كنترل كنید. سندهایی كه نیم خط فضای اضافی بین پاراگراف‌ها دارند خواناتر می‌باشند و لازم نیست كه Enter را دوبار بزنید تا پاراگراف به پایان برسد و یك خط اضافی دیگر بین پاراگراف‌ها درج كنید.

پاراگراف را انتخاب كنید  

برای تغییر دادن فضای خالی برای فقط یك پاراگراف، روی این پاراگراف كلیك كنید، برای تغییر فضای خالی بین چندین پاراگراف، ابتدا آنها را انتخاب كنید. برای تغییر فضای خالی برای كل سند،Ctrl + A را بزنید تا كل سند انتخاب شود.

 استفاده از دكمه Line Spacing   

 روی دكمه كشوئی Line Spacing روی نوار ابزار Formatting كلیك كنید و برای میزان فضای بین دو خط، یك عدد را انتخاب كنید.

 كادر محاوره‌ای Paragraph را باز كنید  

یك راه دیگر برای تنظیم فضای بین دو خط، استفاده از كادر محاوره‌ای P aragraph است. با كلیك كردن روی More در لیست كشویی Line Spacing یا با انتخاب گزینه Paragraph از منوی Format، می‌توانید این كادر محاوره‌ای را باز كنید.

 فضای بین دو خط را انتخاب كنید  

 در بالای كادر محاوره‌ای Paragraph، برگه Indemts and spacing را انتخاب كنید. بعد روی لیست كشویی Line Spacing كلیك كنید و یكی از موارد Single، (یك خط) 1.5 Lines (5/1 خط) یا Double (دو خط) را انتخاب كنید.

 فضای بین پاراگراف‌ها را تغییر دهید   

برای تغییر دادن فضای بین پاراگراف‌ها در متن انتخاب شده،‌ در كادرهای Before و After در قسمت Spacing، مقدار مورد نظر را وارد كنید. از فلش‌های بالا پائین برای تنظیم فاصله بین پاراگراف‌ها بر حسب نقطه استفاده كنید و یا مقدار مورد نظر را وارد كنید. كادر Before، فضای بالای پاراگراف را تنظیم می‌كند و كادر After فضای پائین پاراگراف را مشخص می‌كند. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود.

 این تنظیمات را اعمال كنید  

هر تغییری كه در كادر محاوره‌ای Paragraph صورت دادید روی متن انتخاب شده اعمال می‌شود.

*توجه*

 ابتدا پیش تصویر را مشاهده كنید

وقتی كه تنظیمات كادر محاوره‌ای Paragraph را تغییر می‌دهید، اثرات آن را در قسمت Preview بررسی كنید تا مشاهده كنید كه این تغییرات چه اثری بر متن خواهد گذاشت.

اشتباه كردید؟

اگر اثرات فضای بین دو خط مورد نظر شما نمی‌باشد، فقط كافی است كه روی دكمه Undo كلیك كنید و بر طبق خواسته خود آن را تغییر دهید.

چگونه حاشیه ها را تنظیم كنیم

 حاشیه پیش فرض در Word ، یك اینچ در بالا و پایین صفحه و 5/1 اینچ در سمت چپ و راست صفحه است. این حاشیه ها برای اكثر سندها خوب هستند ولی مانند تمام قابلیت های دیگر در Word ، می توان آنها را تغییر داد. برای مثال، حاشیه های بزرگتر، ظاهری جادارتر به صفحه می دهند. ممكن است بفهمید كه یك یا چند خط در صفحه زیادی آمده است ولی اگر حاشیه ها را كمی تنظیم كنید، آن چند خط در صفحه جا می گیرد.

 كادر محاوره ای Page Setup را باز كنید  

 از منوی File، گزینه Page Setup را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Page Setup باز شود.

 برگ Margins را باز كنید  

اگر برگه Margins باز نشده است، روی آن كلیك كنید تا آن را باز كنید.

 تغییر دادن حاشیه‌ها   

حاشیه های جدید را در كادرهای متنیTop ، (بالا) Bottom، (پائین)Left (چپ) و Right (راست) تایپ كنید. این مقادیر بر حسب اینچ می‌باشند. همچنین می توانید از فلش‌های پایین برای اندازه‌گیری جدید استفاده كنید، روی فلش بالایی كلیك كنید تا حاشیه افزایش یابد و برای كاهش آن، روی فلش پایین كلیك كنید.

 تنظیمات جدید را اعمال كنید  

قسمت Preview نشان می دهد كه حاشیه‌های جدید چگونه به نظر می‌‌رسند. روی Ok كلیك كنید تا حاشیه های جدید در سند شما اعمال شوند.

تنظیمات حاشیه جدید را مشاهده كنید  

 روی نوار ابزار Standard، روی دكمه Print Preview كلیك كنید تا سند را به حالت Print Preview در آورید. در این پنچره،

می توانید دید كاملی از سند خود داشته باشید كه به این صورت، چك كردن تنظیمات حاشیه بدلیل ظاهر تصویری خوب، آسان تر است.

تغییر دادن حاشیه‌ها بصورت دستی   

 بجای تنظیم اندازه گیری بر حسب اینچ، می توانید به صورت دستی یا در دید Print Preview و یا در دید Layout Print ، حاشیه‌ها را تغییر دهید. حاشیه ها بصورت نوارهای خاكستری در دو انتهای افقی و عمودی قرار دارند. روی دكمه Close در نوار ابزار Print Preview كلیك كنید تا از حالت Print Preview خارج شوید.

توجه  

تغییر حاشیه های پیش فرض

اگر شركت شما، حاشیه هایی را در تمام سندها بخواهد كه با حاشیه های پیش فرض Word متفاوت باشد، می‌توانید حاشیه های پیش فرض را طوری تنظیم كنید كه با حاشیه های مورد استفاده در شركت شما مطابقت كنند ( تا هر بار كه یك سند جدید ایجاد می كنید مجبور نباشید كه حاشیه ها را تغییر دهید). برای تنظیم كردن حاشیه های پیش فرض جدید، مراحل 1 تا 3 در این كار عملی را انجام دهید ولی در مرحله 4 ، قبل از اینكه روی Ok كلیك كنید، روی دكمه Default كلیك كنید. وقتی Word می پرسد كه آیا می خواهید تنظیمات جدید برای صفحه را تغییر دهید، Yes را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید. هر وقت كه بخواهید می توانید حاشیه های پیش فرض را تغییر دهید.

چگونه نوع نمودار را تغییر دهیم 

وقتی كه یك نمودار ایجاد می‌كنید، گزینه‌های زیادی برای نوع نمودار در اختیار دارید. نوع‌های استاندارد ز ستون یا میله‌، خط و نقطه یا یك دایره استفاده می‌كنند. بهتر است كه از نوع‌های استاندارد استفاده كنید. اگر از نوعی استفاده كنید كه مخاطبان به ان عادت نداشته باشند، ممكن است در درك آن مشكل داشته باشند و داده‌ها تاثیر خود را از دست بدهند. بعد از اینكه یك نمودار را ایجاد كردید به راحتی می‌توانید نوع آن را تغییر دهید بدون اینكه مجبور شوید آن را از اول ایجاد كنید، بنابراین می توانید انواع مختلفی را امتحان كنید تا بفهمید كه از كدام بیشتر خوشتان می‌آید.

نمودار مورد نظر را انتخاب كنید  

روی نمودار مورد نظر كلیك كنید تا آن را انتخاب كنید. اگر این نمودار روی یك برگه جداگانه باشد، وقتی كه روی بر چسب آن كلیك می‌كنید بصورت خودكار انتخاب می‌شود.

 روی دكمه Chart Type كلیك كنید  

 در نوار ابزار Chart، روی دكمه Chart Type كلیك كنید تا لیستی از انواع نمودارها باز شود. روی آیكون نوع نمودار مورد نظر كلیك كنید.

 نوع جدید اعمال می‌شود  

نوع نمودار بر حسب نوعی كه انتخاب كردید تغییر می‌كند. در اینجا همان نمودار ستونی مرحله 1 را مشاهده می‌كنید كه بصورت نمودار خطی در آمده است.

 از گزینه Chart Type استفاده كنید  

برای تغییر نوع نمودار می‌توان از منوها هم استفاده كرد: نمودار مورد نظر را انتخاب كنید و از منوی Chart، گزینه Chart Type، نوع نمودار را از لیست Chart Type و نوع فرعی را از لیست Chart Subtype انتخاب كنید. برای مشاهده نمودار، روی دكمه Click and hold to view sample كلیك كنید و نگه‌دارید (در اینجا همان نمودار قبلی به صورت نمودار میله‌ای سه بعدی در آمده است.) وقتی كه نوع مورد نظر خود را پیدا كردید روی Ok كلیك كنید.

 علامت سری داده‌ها را تغییر دهید  

برای تغییر دادن نوع نمودار یك سری در یك نمودار چند سری، روی یكی از علامت‌های داده‌ای (علامت داده‌ای، یك ستون، یك سطر، یك خط، یك قسمت از نمودار دایره‌ای و … می‌باشد) در سری كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Chart Type را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Chart Type باز می‌شود.

 یك نوع علامت دیگر انتخاب كنید  

برای سری انتخاب شده، یك نوع نمودار جدید انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تغییرات اعمال شود. در اینجا مشاهده می‌كنید كه یك سری در نمودار میله‌ای (فروش ماه ژوئن) به صورت نمودار دایره‌ای در آمده است.

* توجه  *

 تغییر دادن رنگ

برای تغییر دادن یكی از عناصر نمودار (سری داده‌ها، خط‌های شبكه، محورها، ناحیه رسم، پس‌زمینه و …)، ابتدا روی آن عنصر كلیك كنید تا انتخاب شود. روی فلش دكمه Fill Color در نوار ابزار Formatting كلیك كنید و یك رنگ دیگر انتخاب كنید.

تغییر دادن اندازه فونت

وقتی كه اندازه نمودار را تغییر می‌دهید، ممكن است كاراكترهای عنوان و محور برای این اندازه جدید، بسیار بزرگ یا كوچك باشند. برای تغییر دادن اندازه فونت یكی از عناصر نمودار (مانند عنوان نمودار) روی آن كلیك كنید. برای تغییر دادن كل نمودار، روی نمودار كلیك كنید و از كادر Font size در نوار ابزار Formatting، یك اندازه جدید انتخاب كنید.