چگونه فایل‌هایی را از وب، download كنیم

صفحات وب، تنها چیزی نیستند كه در وب وجود دارند. بلكه می‌توانید همه نوع فایلی را در آنجا پیدا كنید: فایل‌های متنی، فایل‌های گرافیكی، فایل برنامه، فایل چند رسانه‌ای و غیره. بعد از اینكه فایلی كه می‌خواهید(یك برنامه آزمایشی(برنامه Shareware برنامه‌ای است كه به مدت چند روز و بصورت آزمایشی در اختیار شما قرار می‌گیرد و بعد از این مدت، دیگر كار نمی‌كند ـ مترجم) یا تصویری برای گروه خبری) را پیدا كردید، مرحله بعدی، انتقال یك كپی از این فایل از سایت اینترنت به كامپیوتر خودتان است به این كار، download كردن گفته می‌شود. قبل از download كردن، مطمئن شوید كه در درایو سخت خود حافظه كافی دارید و می‌توانید برای این كار وقت صرف كنید. (اگر از مودم استفاده می‌كنید، فایل‌‌های بزرگ یعنی MB 5 به بالا می‌توانند ساعت‌ها طول بكشند تا download شوند). البته، اگر از كابل، DSL یا اتصال T1 شركت خود استفاده می‌كنید، زمان download كوتاهنر خواهد شد ولی هنوز آنقدر طولانی می‌باشد كه مدتی كامپیوتر شما را مشغول كند.

 پیدا كردن یك فایل  

 وقتی كه به فایلی كه می‌خواهید download كنید برخورد می‌كنید، آن سایت را مرور كنید تا بتوانید لینك download آن را پیدا كنید. به عنوان مثال در این بخش ما با مراجعه به وب سایت www.verypdf.com برنامه ای برای حذف رمز عبور فایلهایی با قالب PDF را دانلود می كنیم. 

 download را شروع كنید  

 روی لینك free download now كلیك كنید تا download شروع شود. اگر باید برای این فایل، پول پرداخت كنید دستورالعمل آن صفحه را دنبال كنید.

 فایل را روی دیسك سخت خود ذخیره كنید  

 پس از اتمام مراحل كار و تكمیل و تایید فرمهای مربوطه ، در كادر محاوره‌ای File Download ، گزینه Save this program to disk را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

 محل ذخیره سازی را تعیین كنید  

 وقتی كه download شروع می‌شود، كادر محاوره‌ای Save As ظاهر می‌شود. به پوشه‌ای كه می‌خواهید فایل را در آن ذخیره كنید بروید و روی Save كلیك كنید.

 منتظر download شوید  

 وقتی كه download شروع می‌شود یك كادر محاوره‌ای باز می‌شود كه در مورد اندازه فایل، زمان باقیمانده برای download و غیره اطلاعات می‌دهد. (زمان download معمولاً دست بالا گرفته می‌شود.). اگر فكر می‌كنید كه نمی‌توانید 6 ساعت منتظر شوید تا download كامل شود، روی Cancel كلیك كنید تا download متوقف شود و بعداً دوباره سعی كنید.

 download تكمیل شد  

 وقتی كه download به پایان رسید، روی Close كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود. گزینه‌های دیگری هم وجود دارند. Open (كه معمولاً نصب فایل را انجام می‌دهد) یا Open Folder (كه محتویات پوشه‌ای كه فایل در آن download شده است را نمایش می‌دهد).

* توجه *

 استفاده از فایل‌های فشرده (زیپ شده)

برخی از فایل‌های بزرگی كه از اینترنت download می‌كنید بصورت یك فایل zip فشرده شده‌اند. یعنی طوری فشرده شده‌اند كه فضای كمتری را اشغال می‌كنند. وقتی كه چنین فایلی را download می‌كنید، باید آن را باز كنید تا به اندازه واقعی درآید. برخی از فایل‌های فشرده خودشان را باز می‌كنند مانند RAR یا WinRAR ولی برخی دیگر برای باز شدن به برنامه خاصی مانند WinZip نیاز دارند.

ذخیره كردن تصاویر گرافیكی وب

شما می‌توانید هر چیزی را كه در یك صفحه وب می‌بینید روی درایو سخت خود ذخیره كنید ولی قبل از اینكه از این آیتم‌ها در سندهای وب خود استفاده كنید اطمینان حاصل كنید كه مجوزهای مناسب را دارید، برای ذخیره كردن یك تصویر گرافیكی یا تصویر متحرك روی یك صفحه وب، روی آن كلیك راست كنید و Save Picture As را انتخاب كنید. یك پوشه برای ذخیره سازی انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

باز كردن سند وب به كمك آفیس 

 می‌توانید از آفیس برای مشاهده و ویرایش سندهای وب استفاده كنید، چه خودتان آنها را ایجاد كرده باشید چه خودتان آنها را ایجاد نكرده باشید. برای مثال، ممكن است مسئول بروز رسانی گزارش فروش ماهانه باشید كه در سرور وب شركت ذخیره شده است. یا ممكن است یك سایت شخصی ایجاد كرده‌اید و می‌خواهید در یكی از صفحات آن، تغییری صورت دهید. در هر صورت، استفاده از برنامه‌های آفیس برای باز كردن سندهای وب و تغییر دادن آنها آسان است. آفیس به شما امكان می‌دهد تا صفحات وبی كه به صورت محلی روی یك شبكه، روی اینترنت شركت یا روی اینترنت ذخیره شده‌اند را باز كنید. برای مثال ممكن است بخواهید یك صفحه اینترنت را باز كنید تا برای ایجاد سایت خود، ایده بگیرید.

 یك صفحه وب را باز كنید  

 شما می‌توانید هر صفحه وب (یك فایل با پسوند .htm یا .html) را در یك برنامه آفیس باز كنید. دقیقاً همان كاری را انجام دهید كه برای باز كردن یك سند معمولی انجام می‌دهد. روی دكمه Open كلیك كنید، فایل مورد نظر را انتخاب كنید، و روی Open كلیك كنید. در این مثال، صفحه‌ای كه قبلاً ایجاد كرده‌ام را در word باز می‌كنم.

 مشاهده سند  

 صفحه وب در پنجره برنامه نمایش داده می‌شود. از آفیس می‌توانید برای ایجاد تغییرات در صفحه وب استفاده كنید. می‌توانید هایپرلینك اضافه كنید، تصاویر گرافیكی و فیلم درج كنید و غیره.

 دنبال كردن لینك  

 اگر صفحه وب، لینكی داشته باشد كه بخواهید دنبال كنید، Ctrl را بفشارید و روی لینك كلیك كنید.

 صفحه را مشاهده كنید  

 IE صفحه لینك شده را نمایش می‌دهد. اگر این لینك به یك تصویر گرافیكی یا فیلم اشاره كند، برنامه مربوط برای نمایش آن باز می‌شود. اگر صفحه‌ای كه در IE نمایش داده می‌شود حاوی لینك باشد، برای رفتن به آن سایت‌ها، فقط كافی است كه روی این لینك‌ها كلیك كنید.

 باز كردن یك صفحه اینترنتی    

 برای باز كردن یك صفحه از اینترنت در برنامه آفیس، روی دكمه Open در نوار ابزار Standard كلیك كنید. در كادر محاوره‌ای Open، آدرس صفحه را در كادر File name تایپ كنید و روی Open كلیك كنید (باید به اینترنت وصل باشید.) اگر صفحه در لیست Favorites ذخیره شده باشد، روی دكمه Favorites در نوار ابزار كلیك كنید و آن صفحه را از لیست انتخاب كنید.

 این صفحه اینترنتی را مشاهده كنید  

 این صفحه اینترنتی در پنجره برنامه نمایش داده می‌شود. توجه كنید كه این صفحه بصورت یك فایل فقط خواندنی ظاهر می‌شود زیرا مجوز لازم برای ذخیره كردن مجدد این صفحه در اینترنت را ندارید. ولی می‌توانید از گزینه Save As Web Page از منوی File برای ذخیره كردن فایل بصورت محلی استفاده كنید تا بتوانید از آن بعنوان قالب برای ایجاد صفحات وب خود استفاده كنید.

* توجه  *

 ذخیره كردن صفحات وب بصورت محلی

وقتی كه در اینترنت به سر می‌برید می‌توانید صفحات وب را ذخیره كنید تا بعداً از آنها استفاده كنید. فقط كافی است كه صفحه مورد نظر را باز كنید و بعد از منوی File گزینه Save As را انتخاب كنید. پوشه‌ای از دیسك سخت خود كه می‌خواهید صفحه را در آن ذخیره كنید را انتخاب كنید و روی Save كلیك كنید. سند HTML در پوشه‌ای كه انتخاب كردید ذخیره می‌شود و تصاویر گرافیكی، تصاویر متحرك و فایل‌های مربوط به این صفحه در زیر پوشه‌ای با اسم فایل HTML ذخیره می‌شوند. از آنجایی كه صفحه وب بصورت محلی ذخیره می‌شود می‌توانید با آن كار كنید حتی اگر به اینترنت وصل نباشید.

منتشر كردن كار

بعد از اینكه یك صفحه وب را باز كردید و در آن تغییر دادید، ممكن است بخواهید این تغییرات را در اینترانت/ اینترنت ذخیره كنید. این روند منتشركردن نامیده می‌شود و در كار عملی 5 «چگونه فایل‌های آفیس را در وب ذخیره كنیم» شرح داده شده است.

چگونه فایل‌های آفیس را در وب ذخیره كنیم

شما براحتی می‌توانید هر فایل آفیس را به فرمت HTML ذخیره كنید و آن را در وب منتشر كنید. برای مثال اگر یك سند Word دارید كه می‌خواهید منتشر كنید باید این فایل را به فرمت HTML ذخیره كنید. این كار، فرمت فایل را به كدهایی تبدیل می‌ كند كه مرورگرهای وب بتوانند تفسیر كنند. ولی، قبل از اینكه بتوانید كار خود را منتشر كنید باید كلمات عبور لازم برای كپی كردن فایل‌ها به یك سایت بخصوص را داشته باشید. برای مثال، با كدهای درست می‌توانید یك فایل آفیس را در سرور ارائه كننده اینترنت خود و در پوشه خصوصی خود منتشر كنید. بعد می‌توانید آدرس این سایت را به یك نفر بدهید و او را دعوت كنید كه از سایت وب شما بازدید كند.

 كادر محاوره‌ای Save As را باز كنید  

 فایلی كه می‌خواهید بصورت یك سند HTML ذخیره كنید را باز كنید و بعد از منوی File، گزینه Save As Web Page را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Save As باز شود.

 نامگذاری  

 یك پوشه برای ذخیره فایل در آن انتخاب كنید و اگر لازم باشد یك اسم جدید برای فایل وارد كنید. برای تغییر دادن اسمی كه در هنگام مشاهده صفحه در نوار عنوان مرورگر وب ظاهر می‌شود، روی Title Change كلیك كنید، یك اسم وارد كنید و روی OK كلیك كنید.

 دستیابی به گزینه‌های بیشتر  

 برخی برنامه‌‌های آفیس، گزینه‌های بیشتری برای منتشر كردن صفحه وب در اختیار شما قرار می‌دهند. برای دستیابی به این گزینه‌ها، روی Publish كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Publish as Web Page ظاهر شود.

 انتخاب گزینه‌های دیگر  

 در Excel با انتخاب Add interactivity with می‌توانید داده‌ها را بصورت آن لاین تغییر دهید. همچنین می‌توانید كاری كنید كه هر وقت صفحه كاری تغییر كند، بصورت خودكار منتشر شود. گزینه‌های مورد نظر خود را با كلیك كردن انتخاب كنید.

 این گزینه‌ها را انتخاب كنید  

 در Power Point، كادر محاوره‌ای Publish as Web Page به شما امكان می‌دهد تا مشخص كنید كه كدام اسلایدها را منتشر كنید، برای این كار، شماره اسلایدها را در كادرهای Slide number و Through وارد كنید. آیا یادداشت‌های شما در صفحات وب ظاهر شوند یا خیر برای این كار، گزینه Display Speaker notes را انتخاب كنید و نوار حركت كه صفحات presentation را به هم مرتبط می‌كند چگونه ظاهر شود. گزینه‌های مورد نظر خود را انتخاب كنید.

 روی Save یا Publish كلیك كنید  

 برای بستن كادر محاوره‌ای Save As و منتشر كردن كار خود، روی Save كلیك كنید. اگر در مرحله 3 روی Publish كلیك كردید دوباره باید روی publish كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Save as web page بسته شود.

* توجه  *

 قسمتی از فرمت دهی از دست رفته است؟

بخاطر داشته باشید كه تمام فرمت‌دهی كه در برنامه آفیس اعمال كرده‌اید به كد HTML ترجمه نمی‌شوند. وقتی كه فایل را بصورت یك سند HTML ذخیره می‌كنید ممكن است برخی از فرمت‌ها از دست بروند. به این دلیل، بهتر است كه فرمت صفحه وب خود را ساده نگه دارید.

دستیابی به یك سایت انتشار

برای منتشر كردن داده‌ها در یك شبكه محلی، باید پوشه مربوط را از لیست My Network Places انتخاب كنید. برای منتشر كردن داده‌ها در یك اینترانت یا اینترنت، باید یك اتصال به پوشه راه دور برقرار كنید. در ویندوز Me، روی لینك Add Network Place در كادر وظیفه New File كلیك كنید(در ویندوز 98 ، روی لینك Add Web Folder كلیك كنید).

Create a Shortcut to an existing folder را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید. آدرس URL پوشه‌ای كه می‌خواهید در آن منتشر كنید را تایپ كنید، برای محل مورد نظر یك اسم مستعار تایپ كنید و روی Finish كلیك كنید. میان‌بر مورد نظر در My Network Places یا Web Folders قرار خواهد داشت.

چگونه یك نمایش اسلایدی را پخش كنیم

 بعد از ایجاد یك presentation در Power Point می‌توانید آن را چاپ كنید، به صورت یك سایت وب ذخیره كنید یا در اینترانت محلی یا اینترنت پخش كنید از آنجایی می‌توانید ویدئو و صوت زنده به آن اضافه كنید، نمایش اسلایدی یك ابزار ارزشمند برای منتشر كردن اطلاعات در یك سازمان گسترده است. این نمایش به فرمت HTML ذخیره می‌شود بنابراین مخاطبان شما برای مشاهده آن به یك مرورگر وب (IE 5.0 یا بالاتر) و دستیابی به پوشه مشتركی كه فایل‌های نمایشی در آن ذخیره می‌شوند (فایل‌ها ذخیره می‌شوند، هر چند بطور موقت، حتی اگر فایل‌ها را ذخیره نكنید) نیاز دارند، برای ایجاد یك presentation حرفه‌ای كه برای پخش مناسب باشد، به كامپیوتری مجهز به Power Point2002، یك دوربین وب(برای ویدئوی زنده) و یك میكروفون (برای صدای زنده) نیاز دارید.

 شروع  

 Power Point را اجرا كنید، Presentation ی كه می‌خواهید پخش كنید را باز كنید و از منوی Slide Show ، گزینه Online Broadcast و بعد گزینه Start Live Broadcast Now را انتخاب كنید. ممكن است پیغامی را مشاهده كنید كه هشدار می‌دهد یك برنامه سعی دارد تا به لیست Contacts در Outlook دستیابی پیدا كند. روی yes كلیك كنید، كادر محاوره‌ای Live Presentation FroadCast باز می‌شود.

انتخاب Presentation  

 Presentation ی كه می‌خواهید پخش كنید را انتخاب كنید. برای ضبط كردن Presentation، گزینه Record this Live Presentation را انتخاب كنید. بعد روی Broadcast كلیك كنید.

عنوان  

 برای این اسلاید یك عنوان (Title) و شرح (Description) و نیز آدرس Email خود را در كادرهای مربوطه تایپ كنید. بعد روی Settings كلیك كنید. این اطلاعات در یك email اختیاری ظاهر می‌شوند كه به هر گیرنده‌ای كه مشخص كنید فرستاده می‌شود. بعلاوه، Title در صفحه شروع نمایش ظاهر می‌شود. كادر محاوره‌ای Broadcast Settings باز می‌شود.

 تنظیمات را تغییر دهید  

 هر تنظیماتی كه می‌خواهید، تغییر دهید، بعد روی Ok كلیك كنید. برای مثال، ممكن است بخواهید فقط صوت به نمایش خود اضافه كنید و یا اینكه یادداشت سخنران را بصورت بخشی از Presentation وارد كنید. مسیر پوشه مشترك كه می‌خواهید پخش را در آن انجام دهید را در كادر Save broadcast files in تایپ كنید. فایل‌های پخش HTML در این پوشه ذخیره می‌شوند (حتی اگر بخواهید یك پخش زنده ضبط نشده داشته باشید). اگر بخواهید دعوتنامه الكترونیكی ایجاد كنید، یك لینك به فایل HTML صفحه اصلی در این پوشه به هر شركت كننده فرستاده می‌شود. بنابراین این پوشه باید به اشتراك گذاشته شود و توسط تمام شركت كنندگان قابل دستیابی باشد. (برگه Advanced برای Presentation هایی برای مخاطبان زیاد یعنی بیشتر از 10 بیننده به كار می‌رود.).

روی Start كلیك كنید  

   وقتی كه آماده شدید Presentation خود را پخش كنید روی Start كلیك كنید. اگر بخواهید تصویر یا صوت زنده اضافه كنید به شما امكان داده می‌شود تا تنظیمات خود را امتحان كنید. بعد از این امتحان كردن، دوباره روی Start كلیك كنید تا Presentation شروع شود. در این لحظه، بینندگان باید دعوتنامه شما را دریافت كرده باشند (در قسمت «توجه» به نكته‌ای در این زمینه مراجعه كنید)، روی لینك پخش شما كلیك كرده باشند و آماده مشاهده آن در مرورگرهای خود باشند.(تا وقتی كه برای بار دوم روی Start كلیك نكنید، كاربران فقط می‌توانند صفحه اصلی را مشاهده كنند و منتظر پخش باشند.).

 Presentation را مشاهده كنید  

Presentation در مرورگر وب كاربر نمایش داده می‌شود. تصاویر زنده نیز در سمت چپ نمایش داده می‌شوند. كسی كه دیر رسیده باشد می‌تواند روی View Previous Slides كلیك كند تا اسلایدهایی كه از دست داده است را در یك پنجره جداگانه مشاهده كند. كاربران با كلیك كردن روی E-Mail Feedback می‌توانند در طی پخش، نظرات خود را از طریق email برای شما ارسال كنند.

*توجه  *

 خارج از محدوده

اگر Presentation شما تصاویر زنده داشته باشد، تغذیه ویدئوی خود را روی كامپیوتر مشاهده نخواهید كرد. بنابراین بعد از امتحان كردن تصاویر و ویدئو، مراقب باشید كه از دید دوربین خارج نشوید.

فقط دعوت

برای دعوت كردن افراد به پخش زنده، در مرحله 5، قبل از اینكه روی Start كلیك كنید روی Invite Audience كلیك كنید. این دكمه outlook را باز می‌كند و می‌توانید یك پیغام یا دعوتنامه به دیگران بفرستید. این پیغام حاوی آدرس است كه كاربر برای دستیابی به فایل‌ها باید از آن استفاده كند بنابراین حتی اگر در آخرین لحظه باشد، باید از این دكمه برای دعوت كردن استفاده كنید.

اگر بیشتر از 10 نفر در آن واحد شركت نكنند، فقط به یك پوشه مشترك در شبكه، اینترنت یا اینترانت برای پخش كردن Presentation نیاز دارید. برای مخاطبان بیشتر به یك Windows Media Server نیاز خواهید داشت.

  چگونه یك قرار ملاقات را زمان‌بندی كنیم

از قابلیت Calendar برای بررسی قرار ملاقات‌ها، رویدادها و موارد مشابه دیگر استفاده می‌شود. وقتی كه پوشه Calendar را باز می‌كنید، outlook ، زمان‌بندی روزانه شما را به همراه یك Date Navigator و یك نسخه كوچك از Taskpad در ناحیه قرار ملاقات نمایش می‌دهد. (اگر اینطور نیست، می‌توانید با كلیك كردن روی دكمه 1 Day، به این دید سوئیچ كنید.). براحتی می‌توانید قرار ملاقات‌هایی را به تقویم خود اضافه كنید و زنگ‌های یادآوری را تنظیم كنید تا قرار ملاقات‌های مهم را به شما اطلاع دهد. برای باز كردن Calender ، روی آیكون Calendar در Outlook Bar كلیك كنید.

 انتخاب یك تاریخ  

 در Date Navigator ، ماه و تاریخ قرار ملاقات را انتخاب كنید. وقتی كه روی یك تاریخ كلیك می‌كنید، ناحیه قرار ملاقات، آن تاریخ را نشان می‌دهد. توجه كنید كه همیشه تاریخ جاری با یك نوار قرمز رنگ در Date Navigator متمایز می‌شود.

 انتخاب زمان  

 در ناحیه قرار ملاقات، روی زمانی كه می‌خواهید قرار ملاقات را زمان‌بندی كنید دابل كلیك كنید، تا پنجره appointment باز شود.

 فرم را پر كنید  

پنجره Appointment در واقع یك فرم است كه می‌توانید از آن برای وارد كردن اطلاعات قرار ملاقات استفاده كنید. كادرهای subject و Location را پر كنید. برای مثال، اسم شخصی كه با او قرار ملاقات دارید و محل قرار را تایپ كنید. داخل این كادرها كلیك كنید یا از كلید Tab برای حركت از یك فیلد به فیلد دیگر استفاده كنید.

 اطلاعات قرار ملاقات را وارد كنید  

 از لیست‌های Start time و End time برای تنظیم یا تغییر تاریخ و زمان قرار ملاقات استفاده كنید. بصورت پیش فرض، Outlook، قرار ملاقات‌‌ها را به اندازه 30 دقیقه افزایش می‌دهد ولی به آسانی می‌توانید افزایش زمان طولانی‌تری را تنظیم كنید.

 به یادآوری نیاز دارید؟  

 اگر می‌خواهید كه Outlook با یك كادر پیغام و یك بوق، یك قرار ملاقات را به شما یادآوری كند، گزینه Reminder را انتخاب كنید (برای اینكه صدای بوق شنیده شود ، outlook باید در حال اجرا باشد ولی می‌تواند minimized باشد.). مشخص كنید كه چند وقت قبل از قرار می‌خواهید به شما یادآوری شود.

 ذخیره سازی كنید و پنجره را ببندید  

برای كمك به سازماندهی قرارها، می‌توانید از لیست Label، یك رنگ برای متمایز كردن قرار انتخاب كنید. در كادر متنی بزرگ، یادداشت‌های خود در مورد قرار را تایپ كنید.برای بستن فرم و برگشتن به Calendar، روی دكمهClose Save and در نوار ابزار پنجره Appointment كلیك كنید. توجه كنید كه هر روزی كه در آن یك قرار جلسه یا یك رویداد وجود دارد، در Date Navigator بصورت پررنگ در‌می‌آید.

* توجه  *

پنهان كردن زمان

اگر از outlook در یك شبكه استفاده می‌كنید، از لیست show time as روی فرمAppointment استفاده كنید تا مشخص كنید كه دیگران چگونه قرار ملاقات‌های شما را روی تقویم ببینند. اگر نمی‌خواهید كه دیگران، جزئیات قرار ملاقات شما را مشاهده كنند، گزینه Private را انتخاب كنید(دیگران می‌توانند ببینند كه قرار ملاقات دارید ولی نمی‌توانند ببینند كه این قرار ملاقات چیست.)

برقراری تماس

برای برقراری تماس با یك نفر در لیست contacts ، اسم آن شخص را به روی آیكون Calendar از outlook Bar بكشید تا یك پنجره Appointment باز شود. با كلیك كردن روی دكمه Contact در پنحره Appointment و انتخاب یك اسم، نیز می‌توانید یك شخص را به یك قرار ملاقات مرتبط كنید. بعداً برای بازكردن اطلاعات یك شخص، روی اسم آن در پنجره Appointment دابل كلیك كنید.

چگونه یك قرار ملاقات تكراری را تنظیم كنیم

 اگر در زمان‌بندی شما، قرار‌های تكراری و همیشگی وجود داشته باشد، امكان Recurring Appointment می‌تواند سودمند باشد. ممكن است یك قرار آرایشگاه ماهانه داشته باشید. بجای اینكه هر قرار را جداگانه زمان‌بندی كنید، می‌توانید آن را بصورت یك قرار تكراری تنظیم كنید. Outlook بصورت خودكار، این قرار را به تقویم هر ماه اضافه می‌كند. با قابلیت Recurring Appointment می‌توانید الگوی تكرار را مشخص كنید تا به Outlook بگویید كه این قرار، چند وقت یكبار صورت می‌گیرد (Daily ، Weekly ، Monthly یا Yearly)، در چه روزی از هفته است و گزینه‌های مرتبط دیگر، از این روند برای ایجاد جلسه‌ها و رویدادهای تكراری هم می‌توانید استفاده كنید.

زمان‌بندی یك قرار تكراری   

 برای زمان‌بندی یك قرار تكراری از طریق پنجره Appointment، روی دكمه Recurrence كلیك كنید.(برای ایجاد یك قرار تكراری از طریق Calendar، از منوی Actions گزینه New Recurring Appointment را انتخاب كنید.) كادر محاوره‌ای Appointment Recurrence باز می‌شود.

 الگوی تكرار را وارد كنید  

 در قسمت Recurrence Pattern در این كادر محاوره‌ای، گزینه‌هایی كه تواتر قرار و روز قرار را مشخص می‌كند انتخاب كنید: Daily (روزانه)، Weekly (هفتگی)، Monthly (ماهانه) یا Yearly (سالانه).

 تنظیم الگو  

بسته به انتخابی كه در مرحله 2 كردید، بقیه گزینه‌های تكرار، فرق می‌كنند. برای مثال، اگر Weekly را انتخاب كنید، می‌توانید هر هفته یا هر هفته یكبار را مشخص كنید.

 محدوده تكرار  

از گزینه‌های Range of recurrence برای محدود كردن قرار تكراری استفاده كنید. فرض كنید كه در پنج ماه آینده، پنج قرار دكتر دارید ولی بعد از آن دیگر قرار ندارید، از گزینه End after برای مشخص كردن این محدوده زمانی استفاده كنید. بعد روی ok كلیك كنید.

 قرار را ذخیره كنید  

پنجره Appointment ، الگوی تكرار را نشان می‌دهد. برای ذخیره كردن قرار و تمام تكرارهای آن، روی دكمه Save and Close كلیك كنید.

 قرار ملاقات را مشاهده كنید  

حال قرار ملاقات تكراری در تقویم با یك آیكون فلش دو جهته مشخص می‌شود تا نشان دهد كه این یك قرار تكراری است.

*  توجه  *

 یادآوری

برای اضافه كردن زنگ یادآوری، گزینه Reminder در پنجره Appointment را انتخاب كنید. اگر به زمانی نیاز دارید كه در لیست وجود ندارد(مانند 45 دقیقه)، آن را در كادر متنی تایپ كنید.

ویرایش كردن قرار ملاقات

برای ویرایش كردن یك قرار ملاقات، روی آن دابل كلیك كنید. Outlook از شما می‌پرسد كه آیا می‌خواهید فقط یك نمونه را ویرایش كنید یا یك سری را. گزینه مورد نظر را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید تا پنجره Appointment باز شود و بتوانید تغییرات مورد نظر را صورت دهید.

  چگونه در پنجره Outlook حركت كنیم

پنجره Outlook شبیه برنامه‌های ویندوزی دیگر است. البته چند تفاوت هم دارد مانند Outlook Bar در سمت چپ پنجره. از Outlook Bar برای دستیابی به اجزای Outlook استفاده می‌شود. اجزاء Outlook در پوشه‌هایی سازماندهی شده‌اند كه توسط آیكون‌هایی در OutlookBar نشان داده می‌شوند. وقتی كه روی یكی از اجزاء مانند Inbox كلیك می‌كنید، پوشه مربوطه در ناحیه كاری باز می‌شود. چند دقیقه‌ای وقت صرف كنید تا قبل از استفاده از Outlook با آن آشنا شوید.

 استفاده از Outlook Bar  

 برای باز كردن یكی از اجزاء Outlook، روی آیكون مربوطه در Outlook Bar كلیك كنید. برای مثال، برای باز كردن Contacts، روی آیكون Contacts كلیك كنید. اگر لازم باشد از دكمه اسكرول در انتهای این نوار برای مشاهده بقیه آیكون‌ها استفاده كنید.

استفاده از دكمه‌های گروهی  

 Outlook Bar دو دكمه گروهی برای سازماندهی پوشه‌ها و میان‌برها دارد Outlook Shortcuts (كه آیكون‌هایی برای اجزای Outlook دارد) و My Shortcuts (كه حاوی آیكون‌هایی برای پیش‌نویس پیغام، پیغام‌های ارسالی، آیتم‌های ارسال شده و میان‌برهایی برای پوشه‌های شخصی است). برای نمایش دادن آیكون‌های یك گروه، روی دكمه آن كلیك كنید.

 Folder List را باز كنید  

یك راه دیگر برای مشاهده اجزاء Outlook استفاده از Folder List است. از منوی View، گزینه Folder List را انتخاب كنید یا روی فلش لیست Folder List در ناحیه كاری كلیك كنید. Folder List تمام پوشه‌های Outlook از جمله پوشه‌هایی كه برای سازماندهی آیتم‌های Outlook ایجاد می‌كند را نمایش می‌دهد. (برای باز نگه‌داشتن Folder List، روی آیكون Pushpin كلیك كنید).

 تغییر دادن دیدها  

برخی از اجزای Outlook به شما امكان می‌دهند تا دید خود را تغییر دهید. برای مثال، با استفاده از Calender می‌توانید زمان‌بندی خود را بر حسب Day ، Work Week , Month مشاهده كنید. برای تغییر دادن یك دید، از منوی View استفاده كنید یا روی دكمه دید مورد نظر روی نوار ابزار كلیك كنید.

 از دید Outlook To day استفاده كنید  

روی آیكون Outlook To day در outlookBar كلیك كنید تا پیغام‌های وارده و صادره، قرار ملاقات‌ها، جلسه‌ها و وظایف را مشاهده كنید. آیتم‌هایی كه نشان داده می‌شوند لینك‌هایی، آیتم‌های دیگر می‌باشند. برای مثال روی یك قرار ملاقات كلیك كنید تا جزئیات آن را مشاهده كنید.

 پیدا كردن تماس‌های Outlook   

از كادر Find a Contact در نوار ابزار برای پیدا كردن یك اسم در پایگاه داده contacts استفاده كنید . در این كادر متنی كلیك كنید و نام یا نام خانوادگی شخص را پیدا كنید. Enter را بزنید تا Outlook، فرم Contact را با مشخصات آن شخص نمایش دهد.

*توجه  *

 سفارشی كردن Outlook Today

بصورت پیش فرض، Outlook ، Inbox را نمایش می‌دهد. با این حال، ممكن است بخواهید Outlook را طوری تنظیم كنید كه با outlook Today باز شود تا همیشه بتوانید رویدادها و وظایف امروز را مشاهده كنید. برای این كار ، روی دكمه Customize Outlook Today در صفحه outlook Today كلیك كنید، گزینه When Starting , go directly to out look Today را انتخاب كنید و بعد روی دكمه Save Changes كلیك كنید.

اضافه كردن آیكون‌های میان‌بر

برای اضافه كردن آیكون به Outlook Bar ، روی این نوار كلیك راست كنید و روی گزینه Outlook Bar Shortcut كلیك كنید. پوشه‌ای كه می‌خواهید اضافه كنید را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید. (در این مورد به كار عملی 9 «چگونه آیتم‌ها را سازماندهی كنیم» مراجعه كنید.)

تنظیم كردن با استفاده از كشیدن اشاره‌گر ماوس

برای تنظیم اندازه یك قسمت، لبه آن را بكشید. برای مثال، با كشیدن لبه outlook Bar به سمت داخل، آن را كم عرض‌تر (و ناحیه كاری را بزرگتر) كنید.

چگونه یك رویداد را زمان‌بندی كنیم

 منظور از رویداد، هر فعالیتی است كه یك روز طول بكشد مانند سالگرد، كنفرانس، نمایشگاه تجاری یا تولد. رویداد بجای ناحیه قرار بصورت یك نوار در بالای تاریخ زمان‌بندی شده ظاهر می‌شود. بر خلاف قرارها و جلسات، رویدادها وقتی توسط دیگران مشاهده می‌شوند بصورت «آزاد» تلقی می‌شوند. ولی اگر یك رویداد (مانند كنفرانس) شما را مشغول خواهد كرد و در آن روز نباید برای كارهای دیگر زمان‌بندی كنید، آن رویداد را در پنجره Event بصورت زمان «غیرآزاد» مشخص كنید.

 پنجره Event را باز كنید  

 برای زمان‌بندی یك رویداد، از منوی Actions ، گزینه New All Day Event را انتخاب كنید تا پنجره Event باز شود.

 عنوان رویداد را وارد كنید  

 پنجره Event شبیه پنجره Appointment است. ابتدا عنوان رویداد را در كادر متنی Subject و محل آن را در كادر متنی Location وارد كنید.

 زمان شروع و پایان را وارد كنید  

 از لیست‌های كشویی Start time و End time برای مشخص كردن یك باره زمانی (تعداد روزها) برای رویداد استفاده كنید.

 گزینه‌های دیگر  

 اگر می‌خواهید، یك Reminder (یادآوری) مشخص كنید و زمان مورد نظر شما در لیست وجود ندارد، آن را تایپ كنید! اگر بخواهید، از لیست Show time as برای مشخص كردن این زمان بصورت «مشغول» در زمان‌بندی خود استفاده كنید تا دیگران آن زمان را برای شما زمان‌بندی نكنند. یك Label برای رویداد انتخاب كنید و یادداشت‌های خود را تایپ كنید.

 Save and Close  

وقتی كه جزئیات رویداد را وارد كردید، روی دكمه Save and Close كلیك كنید تا پنجره Event بسته شود.

 رویداد را مشاهده كنید  

 رویداد بصورت یك نوار در ابتدای روز در كادر زمان‌بندی ظاهر می‌شود (برای مشاهده آن بصورت واضح‌تر، از دید Day استفاده كنید.).

* توجه  *

 برای تغییر دادن یك رویداد، روی آن در تقویم خود دابل كلیك كنید. این كار باعث می‌شود كه پنجره Event باز شود تا بتوانید تغییرات لازم را صورت دهید.

نمایش دادن ماه‌های بیشتر

برای نمایش دادن ماه‌های بیشتر در Date Navigator لبه آن را به سمت پایین بكشید ( تا Taskpad كوچكتر شود). بعد می‌توانید تعداد دلخواهی از روزها (مثلاً دو هفته) را با كشیدن روزهایی كه می‌خواهید در Date Navigator مشاهده كنید در ناحیه Appointment مشاهده كنید.

تبدیل كردن یك قرار ملاقات به یك رویداد

اگر شروع به ایجاد یك قرار ملاقات كنید ولی منظورتان ایجاد رویداد بوده باشد، می‌توانید با انتخاب گزینه All day event در پنجره Appointment آن قرار را به رویداد تبدیل كنید.

استفاده از Word

 Word یكی از رایج‌ترین و پرفروش‌ترین برنامه‌های ویرایشگر متنی است كه تا كنون نوشته شده است. با این نرم‌افزار می‌توانید انواع مختلف سند را ایجاد كنید از جمله نامه‌، یادداشت، گزارش، كتیبه و نوشته خبری. وقتی كه پای كاركردن با متن به میان می‌آید، Word هیچ همتایی ندارد. از بین تمام برنامه‌های آفیس، شاید Word بیشتر از بقیه مورد استفاده شما قرار گیرد:

آنقدر رایج است كه برای هر كاری كه به متن ربط دارد از آن استفاده خواهید كرد.

در این بخش از كتاب یاد خواهید گرفت كه چگونه در Word راه بیافتید از جمله چگونه با متن و قابلیت‌های فرمت‌بندی برنامه كار كنید تا سندهای شما، حرفه‌ای‌تر و زیبا‌تر به نظر برسند. بعد از اینكه یك سند Word را ایجاد و فرمت دهی كردید، آماده‌اید كه آن را چاپ كنید یا به دیگران بدهید. قبل از اینكه این كار را انجام دهید باید آن را امتحان كنید و مطمئن شوید كه همه چیز روبه‌راه است. Word چند ابزار امتحان دارد كه می‌توانید برای اطمینان از اینكه سندهای شما دقیق و خوانا هستند استفاده كنید.

وقتی كه سرانجام، سند، مورد دلخواه شما در آمد، از فرمان Print برای چاپ كردن فایل استفاده كنید. چاپ كردن، یك قابلیت مشترك بین تمام برنامه‌های آفیس است بنابراین در بخش اول «استفاده از امكانات معمول آفیس» دستورالعمل‌های خاصی برای چاپ خواهید یافت. از آنجائی كه برخی از سندهای Word، نیازهای چاپ متفاوتی دارند، كارهای عملی این بخش به شما نشان می‌دهند كه چگونه اندازه را تغییر دهید و پاكت چاپ كنید.

چگونه یك پاكت چاپ كنیم

كار عملی 9 «چگونه یك فایل را چاپ كنیم» در بخش 1 «استفاده از امكانات معمول آفیس‌» اصول اساسی چاپ كردن فایل های آفیس را مطرح كرد. با این حال، برخی پروژه‌های Word كه با آنها كار خواهید كرد نیاز به چاپ های خاصی دارند مانند چاپ پاكت. وقتی كه در Word ، نامه می‌نویسید می توانید برای آن پاكت هم ایجاد كنید. از كادر محاوره‌ای Envelopes and Labels برای وارد كردن آدرس استفاده كنید و یكی از انواع اندازه پاكت ها را انتخاب كنید تا بتوانید پاكت های خود را با شیوه چاپ كنید.

 كادر محاوره ای را باز كنید  

 اگر نامه ای نوشته اید كه می خواهید آدرس آن را روی پاكت چاپ كنید، سند مربوطه را باز كنید. اگر این سند، حاوی آدرس نباشد، نگران نباشید. می توانید امكان پاكت را از هر سندی باز كنید و یك پاكت فوری ایجاد كنید. از منوی Tools ، گزینه Letters and Mailings و بعد گزینه Envelopes and Labels را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Envelopes and Labels باز شود.

 برگه Envelopes را انتخاب كنید  

 روی برگه Envelopes كلیك كنید. اگر لازم باشد، آدرس گیرنده و آدرس فرستنده را در كادرهای متنی مربوط تایپ كنید. اگر این امكان را به همراه فایل نامه به كار ببرید،Word آدرس‌هایی كه در سند نامه تایپ كردید را بكار می‌برد.

 Envelopes Options را باز كنید  

برای انتخاب اندازه پاكتی متفاوت با اندازه پیش فرض، روی دكمه Options كلیك كنید تا كادر محاوره ای Envelopes Options باز شود.

 اندازه پاكت را انتخاب كنید  

اندازه پاكت را از لیست Envelopes Size انتخاب كنید

 Envelopes Options را ببندید  

همچنین می توانید فونت آدرس‌ها را تغییر دهید و فضای بین آدرس ها و لبه های پاكت را كنترل كنید. بعد از اینكه گزینه های لازم را تنظیم كردید روی Okكلیك كنید تا به كادر محاوره ای Envelopes and Labels برگردید.

 چاپ كنید  

برای چاپ پاكت، روی دكمه Print كلیك كنید. مطمئن شوید كه پاكت را بدرستی در چاپگر قرار داده باشید. بسته به تنظیمات چاپگر، قسمت Feed دركادر محاوره ای به شما می‌گوید كه چگونه پاكت را در چاپگر وارد كنید.

* توجه*

 حذف آدرس فرستنده

اگر از قبل پاكت هایی كه آدرس فرستنده یا آرم شركت دارند را چاپ كرده اید Omit در كادر محاوره ای Envelopes and Labels را فعال كنید.

اضافه كردن پاكت به سند

برای اضافه كردن شیوه و محتویات پاكت به سند و ذخیره كردن آنها برای استفاده های بعدی، روی دكمه Add to Document در كادر محاوره ای Envelopes and Labels كلیك كنید.

  چگونه اندازه كاغذ را تغییر دهیم

 به صورت پیش فرض، Word فرض می كند كه سند شما یك صفحه استاندارد 11* 5/8 اینچ (تقریباً 28*5/21 سانتیمتر) است. اگر لازم باشد سندی ایجاد كنید كه اندازه صفحه متفاوتی داشته باشد، كادر محاوره ای Page Setup را باز كنید و تنظیمات را تغییر دهید. در برگه Paper size، می توانید اندازه و جهت صفحه را تغییر دهید یا اندازه های یك صفحه سفارشی را مشخص كنید.

 Page Setup را باز كنید  

اگر بخواهید اندازه صفحه ای كه Word ، سند را روی آن فرمت‌دهی می‌كند تغییر دهید، از منوی File، گزینه Page Setup را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Page Setup باز شود.

 برگه Paper را انتخاب كنید  

روی برگه Paper كلیك كنید تا گزینه های مربوط به اندازه و جهت صفحه را مشاهده كنید.

 تغییر دادن اندازه صفحه   

از لیست Paper size برای انتخاب یك اندازه صفحه دیگر استفاده كنید. توجه كنید Word آماده كاركردن با اندازه صفحه قانونی و انواع پاكت هاست. برای ایجاد اندازه دلخواه، از این لیست، گزینه Custom را انتخاب كنید و پارامتر های این صفحه را وارد كنید.

 منبع كاغذ را تغییر دهید  

 بسته به نوع چاپگر، ممكن است مجبور شوید كه قبل از چاپ، منبع كاغذ را تغییر دهید. برای این كار، سینی مناسب را از لیست‌های First Page و Other Pages در قسمت Paper Source انتخاب كنید.

 تغییر دادن جهت صفحه   

در مورد برخی سندها، ممكن است مجبور شوید كه جهت متن چاپی را تغییر دهید. برای یافتن تنظیماتOrientation ، برگه Margins را انتخاب كنید. Word بصورت پیش فرض، سند را در یك صفحه 5/8 اینچی و بصورت عمودی چاپ می كند. این جهت، Portrait نامیده می شود. همچنین می توانید گزینه Landscape را انتخاب كنید تا سند در عرض صفحه یعنی به صورت افقی (11 اینچ) چاپ شود.

 كادر محاوره ای را ببندید  

 بعد از اینكه اندازه و منبع كاغذ را مشخص كردید روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای Page Setup بسته شود و ایجاد سند شروع شود. وقتی كه آماده چاپ كردن شدید، روی دكمه Print در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

*توجه*

 هشدار !

اگر بعد از اینكه سند را طراحی و ایجاد كردید، اندازه كاغذ را تغییر دهید ممكن است مجبور شوید كه كمی تنظیمات انجام دهید. حتماً سند را در Preriew Print مشاهده كنید (روی دكمه Preview Print در نوار ابزار Standard كلیك كنید) تا مطمئن شوید كه همه چیز در صفحه می گنجد و نیاز به تنظیم ندارد.

تغییر دادن پیش فرض

اگر بارها و بارها از یك اندازه كاغذ متفاوت استفاده می كنید می توانید آن را از برگه Paper size انتخاب كنید و روی دكمه Default كلیك كنید تا آن را تبدیل به اندازه پیش فرض كنید.

 ردیابی و مرور تغییرات سند 

 اگر سند خود را با دیگران به اشتراك می گذارید، مثلاً وقتی كه در یك گروه كار می كنید می توانید از امكانات نشانه گذاری Word برای ردیابی تغییراتی كه دیگران در سند صورت داده اند استفاده كنید. برای مثال، می توانید ببینید كه دیگران چه ویرایش هایی در سند صورت داده اند، مثلا“ چه تغییراتی در فرمت متن صورت داده اند یا چه متن هایی را حذف یا درج كرده اند. حتی می توانید نشانه گذاری‌ها را چاپ كنید تا بتوانید یك كپی از تغییراتی كه در سند صورت گرفته است داشته باشید. عناصر نشانه گذاری در كادرهایی كه در حاشیه‌ها قرار دارند ظاهر می شوند. وقتی كه تغییرات را مرور می كنید می توانید پیشنهادات نشانه گذاری را قبول یا رد كند.

 ردیابی را فعال كنید  

سندی كه می خواهید تغییرات آن را ردیابی كنید باز كنید و از منوی Tools ، گزینه Track changes را انتخاب كنید.

 تغییرات خود را نشانه گذاری كنید  

Word ، نوار ابزار Reviewing را ظاهر می كند و حروف TRK را در نوار وضعیت پر رنگ می كند تا نشان دهد كه قابلیت Track Changes فعال است. سند را ویرایش كنید، زیر مواردی كه افزوده شده اند با رنگ دیگر خط كشیده شده است و حذف ها و تغییر در فرمت، با دایراه های نشانه گذاری مشخص می شوند.

 دید مورد نشانه گذاری را تغییر دهید  

 برای تغییر دادن آیتم های نشانه گذاری كه در سند ظاهر خواهند شد، لیست Show در نوار ابزار Reviewing را باز كنید و مواردی كه می خواهید در روند ویرایش نشانه گذاری كنید را انتخاب كنید.

 گزینه های ردیابی را تنظیم كنید  

برای تغییر گزینه های ردیابی مانند رنگ مورد استفاده و مشخصات كادر روی گزینه Options در لیست Show كلیك كنید. تا كادر محاوره ای Track Changes باز شود.

 گزینه های ردیابی را تغییر دهید  

گزینه های ردیابی مورد نظر برای سند را تنظیم كنید. برای مثال، می توانید طرز نشان دادن در ج ها را تغییر دهید یا مشخص كنید كه آیا كادر به كار رود یا خیر. تغییرات مورد نظر را صورت دهید و رویOk كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود.

 تغییرات را مرور كنید  

برای بررسی و مرور تغییراتی كه در سند صورت گرفته است، اطمینان حاصل كنید كه آیتم های نشانه گذاری نشان داده شده‌اند. (اگر اینطور نیست از منوی View ، گزینه Markup را انتخاب كنید). از دكمه های نوار ابزار Reviewing برای مرور تغییرات استفاده كنید. برای مشاهده تغییر بعدی، روی Next كلیك كنید. برای پذیرفتن تغییر و تبدیل آن به بخشی از سند، روی Accept change كلیك كنید و برای نپذیرفتن تغییر، روی change Reject كلیك كنید.

*توجه *

 پذیرفتن تمام تغییرات

روی فلش دكمه Accept change در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید تا لیستی از گزینه های دیگر از جمله گزینه پذیرفتن تمام تغییرات در سند بصورت یكجا را مشاهده كنید. با كلیك كردن روی فلش دكمه change Reject نیز می توانید لیست مشابهی را مشاهده كنید.

بستن نوار ابزار Reviewing

برای بستن نوار ابزار Reviewing ، روی آن كلیك راست كنید و اسم این نوار ابزار را از لیست، غیر فعال كنید.

غیر فعال كردن Track Changes

برای غیر فعال كردن Track Changes ، از منوی Tools ، گزینه Track Changes را انتخاب كنید یا روی دكمه Track در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید.

 چگونه با Autocorrect كار كنیم

 قابلیت Autocorrect درWord با اصلاح خودكار كلمات اشتباه در هنگام تایپ، در وقت شما صرفه جویی می كند. Autocorrect با لیستی از اشتباهات املایی معمول همراه است ولی این لیست جامع نیست. وشما می توانید اشتباهات املایی خود را به آن اضافه كنید.

 امتحان كنید  

 برای اینكه ببینید Autocorrect چگونه كار می كند تایپ كنید teh و Spacebarرا بزنید یا یك علامت سجاوندی مانند نقطه یا كاما تایپ كنید. از آنجایی كهteh یكی از اشتباهات املایی معمول است، قبل از اینكه بفهمید آن را اشتباه تایپ كرده اید، Autocorrect ، آن را اصلاح می كند.

 Autocorrect را به حالت اول برگردانید  

 اگر كلمه ای را تایپ كنید كه نخواهید اصلاح شود (برای مثال Mr.Edmund Teh) قبل از اینكه كاراكترهای دیگری را تایپ كنید، Ctrl+Z را بزنید تا اصلاح صورت نگیرد. اصلاح Autocorrection به حالت اول بر نمی گردد ومی توانید به تایپ كردن ادامه دهید. اشتباه املایی نیز اصلاح نمی شود.

 حذف كردن یكی از كلمات Autocorrect   

 اگر نمی خواهید كلمه ای اصلاح شود می توانید آن را از لیست Autocorrect حذف كنید. برای مثال، ممكن است اسم شركت شما تغییر كرده باشد و دیگر نخواهید اسم قدیمی، اصلاح شود. برای حذف یك كلمه از لیست Autocorrect ، از منوی Tools، گزینه Autocorrect Options را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Autocorrect باز شود.

 كلمه را حذف كنید  

روی برگه Autocorrect كلیك كنید. در كادر Replace ، چند حرف اول كلمه ای كه می خواهید از Autocorrect حذف كنید را تایپ كنید. در لیست كلمات و جایگزین ها تا جایی كه بتوانید كلمه مورد نظر خود را انتخاب كنید اسكرول می شود. كلمه مورد نظر را انتخاب كنید و بعد روی Delete كلیك كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود.

 یك اشتباه املایی اضافه كنید  

برای اضافه كردن كلمه ای كه مكرراً اشتباه می كنید به لیست Autocorrect ، سند را باز كنید و املای درست آن را تایپ كنید. (یا اینكه، یك عبارت طولانی كه می‌خواهید برای آن یك میان بر ایجاد كنید تایپ كنید ). كلمه یا عبارت مورد نظر را انتخاب كنید و از منوی Tools ، گزینه Autocorrect Options را انتخاب كنید.

 روی Add كلیك كنید  

روی برگ Autocorrect كلیك كنید. كلمه یا عبارت شما در كادر With ظاهر می شود. در كادر Replace ، كلمه اشتباه یا علامت اختصاری كه می خواهید جایگزین كنید را تایپ كنید. (متن Replace ، متنی است كه شما انتظار دارید در سند، اشتباه تایپ كنید). اگر می‌خواهید فقط یك مورد را اضافه كنید روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود. ولی اگرمی‌خواهید كلمات بیشتری را به لیست Autocorrect اضافه كنید برای هر كلمه، روی Add كلیك كنید و وقتی كه كارتان به پایان رسید، روی Ok كلیك كنید.

*توجه *

 غیر فعال كردن این قابلیت

با فعال یا غیر فعال كردن گزینه Replace text as you type در برگه Autocorrect در كادر محاوره ای Autocorrect ، قابلیت Autocorrect فعال یا غیرفعال می‌شود. همانطور كه در برگه Autocorrect مشاهده می كنید، Word به صورت خودكار، موارد دیگر را اصلاح می‌كند. با انتخاب یا عدم انتخاب كادرهای انتخاب مناسب، گزینه های خودكار دیگر مانند بزرگ كردن اسم روزهای هفته و اولین كلمه در جمله را فعال یا غیر فعال كنید.

اصلاح خودكار عبارات طولانی

برای اضافه كردن یك كلمه یا عبارت طولانی به لیست Autocorrect ، آن عبارت را در كادر With تایپ كنید. مخفف یا علامت اختصاری كه می خواهید به جای آن عبارت جایگزین كنید را در كادر Replace وارد كنید. دفعه بعدی كه می خواهید آن عبارت را درج كنید، مخفف یا علامت اختصاری آن را تایپ كنید تا Autocorrect بقیه كارها را به دست گیرد.

چگونه املا و گرامر را چك كنیم 

Spelling and Grammar Checker به شما امكان می‌دهد تا در هنگام تایپ سند یا به صورت یكجا، املا و گرامر سند را چك

كنید. از آنجایی كه اكثر ما وقتی كه كار تایپ را به پایان می‌رسانیم فراموش می‌كنیم كهChecker Spelling را اجرا

كنیم، Checker Automatic Spelling می‌تواند خطاها را مشخص كند و نادیده گرفتن آنها را مشكل كند و در عین حال خطاها

را ذخیره كند. اگر Checker Automatic Spelling فعال نباشد، از منوی Tools گزینه Options را انتخاب كنید. بعد

برگه Spelling and Grammar را انتخاب كنید. گزینه Check spelling as you type را انتخاب كنید تا آن را فعال كنید(اگر می خواهیدChecker Automatic Spelling را فعال كنید گزینه Check spelling as you type را انتخاب كنید ). برای غیر فعال كردن امكانات چك كردن خودكار این گزینه ها را غیر فعال كنید.

 به دنبال خط موجدار قرمز بگردید  

همچنانكه كه تایپ می كنید، Word زیر هر كلمه ای كه در فرهنگ لغت خود پیدا نكند یك خط قرمز موجدار می كشد تا به شما اطلاع دهد كه ممكن است این كلمه املای نادرستی داشته باشد (در این مثال ، Word ، report را به صورت غلط نشان داده است).

منوی میان بر را باز كنید  

 روی كلمه اشتباه كلیك راست كنید تا یك منوی میان بر از املاهای درست (در بالا) و چند فرمان اضافی ظاهر شود. روی یكی از املاهای درست كلیك كنید تا آن را از منو انتخاب كنید. اگر املای شما درست است (برای مثال، نام خانوادگی یك نفر) روی Add كلیك كنید تا به فرهنگ لغات Word اضافه شود و Checker Spelling، آن را اشتباه نگیرد.

نادیده گرفتن اشتباه   

 اگر نمی خواهید یك كلمه را به فرهنگ لغات اضافه كنید بلكه می خواهید آن را به همان صورت در سند باقی بگذارید، روی Ignore All كلیك كنید. برای اضافه كردن املای درست به لیست Auto correct تا املاهای نادرست در آینده بصورت خودكار درست شوند، روی Autocorrect كلیك كنید.  برای باز كردن كادر محاوره‌ای Spelling ، روی Spelling كلیك كنید.

 به دنبال خط سبز موجدار بگردید  

 تاگر خط موجدار زیر متن، سبز رنگ باشد، به این معنی است كه Word یك خطای دستوری را تشخیص داده است. روی آن كلمه كلیك راست كنید و یكی از گزینه های درست بالای منو را انتخاب كنید یا برای نادیده گرفتن این خطا، روی Ignore Once كلیك كنید.

 چك كرن كل سند  

 برای اجرای Spelling and Grammar Checker برای كل سند، روی دكمهSpelling and Grammar در نوار ابزار Standard كلیك كنید یا از منوی Tools گزینه Spelling and Grammar را انتخاب كنید.

خطاها را اصلاح كنید  

Word هر كلمه در سند را با فرهنگ لغات و لیست قواعد دستوری خود مطابقت می دهد و هر وقت كه با كلمه ای مواجه شود كه در فرهنگ لغات نباشد یا با جمله ای مواجه شود كه با قواعد دستوری همخوانی نداشته باشد كادر محاوره ای Spelling and Grammar را باز می كند. می توانید مشكل را نادیده بگیرید، آن را تغییر دهید یا یكی از گزینه های دیگر در كادر محاوره ای را انتخاب كنید.

*توجه*

 چك كردن یك قسمت

برای چك كردن املا و گرامر فقط قسمتی از سند، قبل از شروع كار ، آن قسمت را انتخاب كنید. وقتی كه Word آن قسمت را بررسی كرد، از شما می پرسد كه آیا می خواهید بقیه سند را چك كنید. روی No كلیك كنید تا بررسی به پایان برسد.

چك كردن شیوه نگارش

برای تغییر آنچه كه Word برای بررسی دستوری جستجو می كند، از منوی Tools ، گزینه Options را انتخاب كنید و برگه Spelling and Grammarرا انتخاب كنید. از لیست Writing Style ، شیوه ای كه سند شما را بهتر توصیف می كند را انتخاب كنید. یا كلیك كردن روی دكمهSettings می توانید مشخص كنید كه Word كدام آیتم ها را چك كند. گزینه هایی مانند پر كلمه بودن یا جملات مجهول را فعال یا غیر فعال كنید. روی Ok كلیك كنید.

 چگونه متن را پیدا و جایگزین می‌كنیم 

اگر لازم است در سند به دنبال كلمه یا عبارت خاصی بگردید، به خود زحمت ندهید كه در متن اسكرول كنید و متن را بخوانید. بلكه از دستور Find استفاده كنید. این قابلیت، در كل سند به دنبال كلمه یا عبارتی كه می خواهید می گردد. اگر بخواهید تمام نمونه های یك كلمه را پیدا كنید و تغییر دهید از دستور Replace استفاده كنید. برای مثال، اگر اسم یك مشتری را در سراسر یك گزارشی، اشتباه تایپ كردید، با استفاده از امكانFind and Replace به سرعت می‌توانید این اشتباه را اصلاح كنید.

 پیدا كردن كلمه یا عبارت   

یرای جستجوی سریع یك كلمه یا عبارت در سند، از منوی Edit، گزینه Find را انتخاب كنید. تا كادر محاوره ای Find and Replace باز شود و برگه Find انتخاب شود.

 متن مورد نظر را وارد كنید  

در كادر متنی Find What ، متنی كه می خواهید پیدا كنید (برای مثال impeachment ) را تایپ كنید. اگر می خواهید معیارهای جستجو مانند جستجو با احتساب بزرگی و كوچكی حروف یا پیدا كردن فقط كل كلمه را مشخص كنید، روی كلمهMore كلیك كنید تا گزینه‌های بیشتری ظاهر شود. گزینه هایی كه می خواهید را از كادر محاوره‌ای انتخاب كنید.

جستجو را انجام دهید  

 روی دكمه Find Next كلیك كنید تا اولین نمونه از كلمه یا عبارت پیدا شود. Word ، كلمه مورد نظر را در سند، متمایز می كند و كادر محاوره ای Find and Replace روی صفحه باقی می ماند، برای پیدا كردن نمونه بعدی، روی Find Next كلیك كنید یا روی Cancel كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود.

 پیدا كردن و جایگزین كردن متن  

برای پیدا كردن یك متن و جایگزین كردن آن با متن جدید، دستورReplace را انتخاب كنید تا كادر محاوره ای Find and Replace در حالی باز شود كه برگه Replaceباز است.

متن را وارد كنید  

 كلمه ای را كه می خواهید جستجو كنید(مانند Shall) را در كادر متنیFind What و متن جایگزین (مانند Will) را در كادر متنیWith Replace تایپ كنید. اگر می خواهید معیارهایی برای جستجو مشخص كنید روی دكمهMore كلیك كنید و یكی از گزینه‌های موجود را انتخاب كنید.

 جستجو وجایگزینی   

روی دكمه Find Next كلیك كنید. Word كلمه پیدا شده را متمایز می‌كند. روی دكمه Replace كلیك كنید تا متن متمایز شده با متن جدید جایگزین شود. برای جایگزین كردن تمام نمونه‌های كلمه در سند، روی Replace All كلیك كنید یا برای نادیده گرفتن نمونه اول و رفتن به نمونه بعدی روی Find Nextكلیك كنید.

*توجه *

جستجو به پایان رسید

وقتی كه Word ، جستجو را به پایان می‌رساند كادر پیغامی ظاهر می‌كند كه به شما می‌گوید جستجو به پایان رسیده است. روی Ok كلیك كنید. اگر جستجو، هیچ نمونه ای از كلمه مورد نظر را پیدا نكند، یك كادر پیغام به شما اطلاع می‌دهد. روی Ok كلیك كنید و جستجوی دیگری را شروع كنید.

جستجو و حذف

از فرمان های Find و Replace برای حذف متن از سند نیز می‌توان استفاده كرد. كادر متنی Find and Replace را باز كنید و كلمه ای كه می خواهید جستجو كنید را در كادر متنی Find What تایپ كنید ولی كادرWith Replace را خالی بگذارید. به این صورت، Word كلمه مورد نظر را جستجو می كند و بدون جایگزین كردن آن با متن جدید، آن را حذف می كند.