ترفندهاي آموزش آفيس

نام و مسير فايل‌ها در WORD

تولدهای دوستانتان را با Outlook به خاطر بسپارید

یکی از قابلیتهای جالب نرم افزار Microsoft Outlook که اکثر افراد از آن بی خبرند قابلیت یادآوری روز تولد دوستان و آشنایان شماست. کافی است که تاریخ تولد افراد مختلف را در برنامه ثبت کنید تا در روز مقرر ، Outlook شما را باخبر کند.

ابتدا دقت کنید که برای اجرای این ترفند نیاز به Microsoft Outlook پس از نصب بسته نرم افزاری آفیس دارید.

برای انجام این ترفند:

نرم افزار Microsoft Outlook را اجرا کنید.

از منوی File و قسمت New روی Contact کلیک کنید.

در پنجره باز شده میتوانید اطلاعات دوست خود را وارد کنید.

پس از وارد کردن اطلاعات به تب Details بروید. (ترفند لند.بلاگفا) در جلوی عبارت Birthday تاریخ تولد دوست خود را از روی تقویم پیدا کرده و انتخاب کنید.

اکنون Save and Close را زده و از این قسمت خارج شوید.

با این کار به طور پیش فرض ، Outlook شما را در 15 دقیقه قبل از تولد دوستتان با خبر میکند. این زمان طبعأ اصلأ به شما کمکی نمیکند.

برای تغییر دادن این مدت زمان پیش از تولد ، میبایست از طریق تقویم موجود در برنامه به تاریخ تولد دوستتان بروید. خواهید دید که تولد دوستتان مشخص است.

روی آن دوبار کلیک کنید ، در قسمت Help که باز میشود روی Open the series کلیک کنید.

اکنون پنجره ای باز میشود که در قسمت Reminder شما میتوانید مدت زمانی که Outlook شما را پیش از تولد دوستتان با خبر میکند را تنظیم کنید.

با Save and close میتوانید این بخش را نیز تنظیم کنید.

 ایمیل ها را اتوماتیک پاسخ دهید

ممکن است قصد داشته باشید تا چند روزی به سفر بروید. با این حساب ایمیل هایی که برای شما ارسال میشود طبعأ بی جواب میمانند. در این ترفند قصد داریم به معرفی یک قابلیت جالب نرم افزار Outlook Express بپردازیم که با استفاده از آن میتوانید ایمیل هایی که برای شما می آید را به طور اتوماتیک یک جواب بدهید. به عنوان مثال در صورتی که در سفر باشید میتوانید کاری کنید که پس از دریافت هر ایمیل ، پاسخی که در بر دارنده در سفر بودن شماست برای نگارنده ایمیل ارسال شود.

برای این کار:

ابتدا با استفاده از نرم افزار Notepad متن مورد نظر خود را تایپ کرده و آن را در جایی Save کنید.

حال نرم افزار Oulook را اجرا کنید.

سپس به منوی Tools رفته و از Message Rulles روی Mail کلیک کنید.

اکنون از قسمت Select the Conditions for your گزینه For all messages و از قسمتSelect the Action for your گزینه Reply with messages را علامت بزنید. (ترفند لند.بلاگفا)

در ادامه ، روی عبارت Message از بخش Rule Description کلیک کرده وپس از انتخاب ایمیل ذخیره شده، کلید Enter را بزنید.

فارسی کردن منوهای Office توسط خود شما

در این ترفند قصد داریم یک روش جالب را به شما معرفی کنیم که با بهره گیری از آن میتوانید خود شما نام منوهای مختلف Office را که شامل Word ، Excel و ... میباشد را تغییر داده و حتی نام های فارسی برای آن برگزنید.
 

بدین منظور:

یکی از برنامه های Office مانند Word را باز کنید.

سپس از منوی View وارد Toolbars شده و Customize را برگزینید. (ترفند لند.بلاگفا) خواهید دید که یک پنجره باز میشود.

در حالی که پنجره باز است روی یکی از منوها مثلا Tools راست کلیک کرده و در قسمت Name نام مورد نظر خود را به جای نام منو وارد کنید.

لازم به ذکر است علامت & نشانه خط زیر حروف برای ایجاد کلید میانبر است.

بازيابي موضوعات كپي شده قبلي در محیط ویندوز با استفاده از آفیس

همان طور که میدانید هنگامی که متنی را Copy میکنیم و سپس آنرا در جایی Paste میکنیم ، موضوعاتی که قبلا توسط ما Copy شده طبعأ از دست میروند و قابل بازیابی نیستند. در این ترفند قصد داریم با استفاده از نرم افزارهای بسته نرم افزاری آفیس این متنهای Copy شده قبلی را بازیابی کنیم و متن هایی که شما Copy میکنید را به صورت لیست مشاهده کنیم.
 

برای این کار:

هر یک از نرم افزارهای آفیس را به دلخواه اجرا کنید ، مثلا Microsoft Word را.

پس از باز شدن برنامه ، از منوی بالا و قسمت Edit بر روی Office Clipboard کلیک کنید.

خواهید دید که قسمتی با نام Clipboard به محیط برنامه اضافه میشود.

اکنون کافی است متنی را کپی کنید تا آن را در این بخش ببینید. (ترفند لند.بلاگفا)

برای این که این قابلیت در محیط ویندوز عمل کند هم کافی است برنامه Word را هنگام کار با ویندوز نبندید تا Clipboard که موجودیت خود را در Taskbar نیز نشان میدهد دست به کار شود و عبارات کپی شده شما را در خود ذخیره کند.

روش طراحی آسان سایت با MS-Word

مطمئنأ تمامی کاربران هنگامی که به بحث طراحی وب سایت بر میخورند به یاد برنامه های تخصصی طراحی صفحات اینترنتی می افتند اما ، در این ترفند قصد داریم اصولی را به شما معرفی کنیم که با استفاده از آنها میتوانید به سادگی در Microsoft Word معروف هم سایت طراحی کنید ، با همان ویژگی ها و زیبایی ها. برای این کار حتی میتوانید از Word 97 هم استفاده کنید اما عالی ترین حالت Word 2002 است.
 

خوب حالا دست به كار شويد.

يك صفحه ي جديد باز كنيد و از منوي Fileگزينه ي Save as HTML يا Save sa web pages را برگزينيد و به صورت يك فايل با پسوند htm در مسير دلخواه ذخيره كنيد .

بهتر است نام آن را indexhtm انتخاب كنيد چرا كه در آينده اي نزديك اين فايل ، صفحه ي اصلي سايت شما خواهد شد اگر دوست داشته باشيد مي توانيد براي صفحه خود يك رنگ زمينه ( Background ) برگزينيد . توجه كنيد انتخاب رنگ زمينه بايد دقت كافي صورت گيرد ، تا از خوانايي مطالب صفحه كاسته نشود معمولاً رنگهاي كمرنگ و ملايم و مناسب ترند .

براي اين كار از منوي Format گزينه ي Background را انتخاب كنيد و رنگ مورد علاقه ي خود را برگزينيد از قسمت Fill Effects هم مي توانيد افكتهاي مختلفي به آن بدهيد در اين قسمت مي توانيد با انتخاب پوشه Picture نيز يك تصوير را براي پيش زمينه ي سايت خود قرار دهيد .

تايپ كنيد ؛ مثل يك صفحه ي معمولي Word مي توانيد از فونتهاي مختل ، بولت ( Bullet ) جدول ، تصوير نمودار و … استفاده كنيد . براي افزودن تصوير مي توانيد از آيكن موجود در نوار ابزار ( toolbar ) يا از گزينه ي Picture موجود در Insert استفاده كنيد .

Word تصاوير جالب و جذابي دارد كه Clip Art ناميده مي شود . براي استفاده از آنها مي توانيد از منوي باز شده، Clip Art را برگزينيد .

اگر قصد داريد از تصاوير دلخواه خودتان استفاده كنيد ، گزينه ي دوم راكه From file است . انتخاب كنيد . پس از مشخص كردن مسير و نام فايل . تصوير مربوطه در صفحه ظاهر مي شود .

نگران سايز تصاوير Clip Artها نباشيد . (ترفند لند.بلاگفا) با يك كليك روي آنها مي توانيد به كمك ماوس از گوشههاي تصاوير آنها را تغيير سايز دهيد فراموش نكنيد در حين انجام مراحل مختلف كار ، هر از گاهي صفحه ي خود را Save كنيد .

يكي از اجزاي مهم يك صفحه ي وب پيوند با لينك ( Hyper link ) است لينك قسمت ي از صفحه است كه اگر روي آن كليك كنيد . شما را به يك سايت ديگر صفحه ي ديگري از همان سايت ، يا قسمت ديگري از همان صفحه مي برد . وقتي ماوس را روي يك لينك قرار مي دهيد . حالت ماوس از حالت فلش ، به صورت يك دست تغيير مي يابد . لينك مي تواند يك يا چند كلمه ، يك تصوير و يا حتي قسمتي از يك تصوير باشد با استفاده از لينكها ، بين صفحات مختلف سايت حركت مي كنيد . اگر سايت شما بيش از يك صفحه داشته باشد ، نياز داريد در قسمتي از صفحه ي اول يك سري لينك براي رفتن به صفحات ديگر قرار دهيد .

صفحه ي دوم سايت را به همان روش صفحه نخست ايجاد كنيد و آن را با نام مناسبي در همان مسير قبلاي ذخيره كنيد .

مجدداً به صفحه ي index . htm برگرديد . كلمات يا تصويري كه مي خواهيد به صفحه ي دوم لينك شود مارك يا Select كنيد ماوس را روي آن قرار دهيد .

كليك سمت راست كنيد و از منوي باز شده گزينه ي Hyperlink را انتخاب كنيد (مي توانيد از آيكن link – Hyper در نوار ابزار و يا از گزينه ي Hyperlink در منوي Insert نيز براي اين كار استفاده كنيد . ) حال مسير و نام صفحه ي دوم را انتخاب كنيد و OK را بزنيد .

با اين كار اگر روي صفحه ي لينك شده از صفحه index كليك كنيد به صفحه دوم خواهيد رفت اگر اهل گشت و گذار در اينترنت باشيد .

حتماً ديده ايد كه وقتي به صفحات داخلي يك سايت مراجعه مي كنيد ، معمولاً راه بازگشت براي شما پيش بيني مي شود تا در سايت گم نشويد بهتر است شما هم در همه صفحات داخلي سايت خود ، يك لينك « صفحه ي اصلي » يا ( home ) داشته باشيد در اين مثال هم در صفحه ي دوم يك لينك قرار دارد و آن را به Index . htm لينك كنيد . (ترفند لند.بلاگفا) مراحل فوق را براي صفحات ديگر سايت خود نيز انجام دهيد . تمام شد به همين راحتي شما به كمك Word يك سايت ساده ساختيد .

حال بايد سايت خود را بر روي يك ميزبان وب ( WebHost ) قرار دهيد .

افزودنی ها و قابلیت های متنوع برای نرم افزار Mirosoft Excel

در این ترفند قصد داریم به معرفی برنامه  Mirosoft Excel بپردازیم که به نوعی برنامه های کمکی محصولات آفیس هستند. کارایی هایی که در نرم افزارهای بسته آفیس کمبودشان وجود دارد ولی به شکل پیش فرض در آن گنجانده نشده اند. این برنامه که قصد داریم به آن بپدازیم میتواند کار شما را بسیار راحت تر از آنچه هست بکنند. در صورتی که  Mirosoft Excel را روی سیستم خود نصب کرده اید این ترفند را از دست ندهید.
 

قالب صفحات گسترده:

هنگامی که شما یک صفحه گسترده را در Excel ایجاد میکنید ، هر فردی میتواند به آن دسترسی پیدا کند و ویرایشش کند. برای جلوگیری از این اتفاق شما میتوانید از ابزار DTG Advanced Formatting استفاده کنید. با استفاده از این افزودنی دکمه ای به Excel اضافه میشود که امکان این کار را به شما میدهد.

به کار بردن اطلاعات:

برای مدیریت اطلاعات در Excel شما میتوانید از یک ابزار جذاب استفاده کنید! (ترفند لند.بلاگفا) برنامه کمکی DigDB قابلیتهایی اعم از فیلترینگ پارامترها ، خارج نمودن اطلاعات ، تنظیمات صفحه آرایی و ابزازرهای تبادل اطلاعات را برای شما فراهم میکند.

بهترين پهنا برای يك ستون:

در حالی كه اعداد كم در پهنای ستون جای می‌گيرند، هنگامی كه كمی به اعداد اضافه شد يا علاماتی مانند (###) و يا فرمول‌های جمع و ضرب لزوم جايگيری در ستون را پيدا كردند. ديگر دلواپسی‌ها و آزمايشات شروع می‌شوند.با كمك رمز بندی برای ستون‌ها می‌توانيد از آزمايشات صرفنظر كنيد. با دوبار كليك كردن بر روی يك خط صفحه‌ای با نام مرزبندی ستونی باز خواهد شد كه به شما اجازه تنظيم اتوماتيك پنهای يك ستون را خواهد داد. برای مثال اگر می‌خواهيد كه ستون C را تناسب دهيد. بايد در مرزبندی ستونی خط بين C و D دست به تغيير و تنظيم بزنيد.

رسيدن سريع به مرزها:

می‌خواهيد هنگامی كه با جداول بزرگ كار می‌كنيد، به سرعت دستيابی به گوشه‌های يك صفحه كاری پيدا كنيد. نوارهای حركتی افقی و عمودی صفحه به شما مكان مورد نظر را در جدول نشان می‌دهند. اگر نمی‌خواهيد كه هر بار توسط كليك كردن موش با نوارهای حركتی كار كنيد، دكمه را نگه داشته و قسمت علامتگذاری شده در نوارهای حركتی افقی يا عمودی را به حركت در آورده و بكشيد بدين وسيله به سرعت به هدف خود خواهيد رسيد.

ارتباطات سلولی:

شما می‌توانيد ارتباطات سلولی نسبی را پس از انجام كار در يك فرمول به ارتباطات سلولی كامل تبديل كنيد و برعكس. برای اينكار به سلول مورد نظر برويد و در سطری كه در حال تغييراتی در آن هستيد يك گزينه سلول و يا تمامی فرمول را علامتگذاری كنيد. با دكمه اكسل نوع ارتباطات سلول را عوض خواهد شد. مثلا a1 بنا به ترتيب تبديل به A$1، $A$1 و $A1 خواهد شد.

بستن همه:

اگر به برنامه اكسل پايان نبخشيده‌ايد، اما می‌خواهيد كه تمامی پوشه‌های كاری باز، بسته شوند. دكمه را فشار داده و گزينه File را از منو برگزينيد به جای گزينه Close كه معمولا در منو وجود دارد اكنون گزينه Close all به چشم می‌خورد. در مورد فايل‌هايی كه هنوز آنها را ذخيره‌ نكرده‌ايد، از شما دوباره سوال خواهد شد.

تكميل تقويم :

اگر می‌خواهيد كه از عنصر هادی تقويم در اكسل بدون اكسس استفاده می توانيد نسخه 9.0 آنرا از آدرس زير داونلود كنيد:

http://download.microsoft.com/download/access97/sample/1/win98/en-us/actxsamp.exe

حجم اين فايل 1.8 مگابايت می‌باشد.

اين برنامه در تمامی نسخه‌های اكسل از 97 تا 2003 كار می‌كند. فايل‌ها را در دايركتوری مورد نظر از حالت فشرده خارج كرده و اگر از اكسل 97 استفاده می‌كنيد، فايل MScal.OCX را در دايركتوری C:WindowsSystem32 كپی كنيد.

برای اكسل 2003 و 2000 و يا ايكس‌پی بايد آنرا به دايركتوری آفيس مثلا در C:programsMicrosoftofficeoffice برده و سپس فايل را توسط Start->Run با دستور Regsvr32mscal.OCX ثبت كنيد.

سپس می‌توانيد عمليات فعال‌سازی تقويم را شروع كنيد. پس از اينكه عنصر تقويم را اضافه كرديد می‌توانيد در پنجره خصوصيات مربوط به Visual-Basic-Editors كه با دكمه نيز فعال می‌شود، برای خصوصيات Month length و Day length گزينه System يا (System(middle را بر گزينيد در اين صورت در تقويم اسامی روزها و ماه‌ها به زبان ديگری نيز نشان داده خواهد شد.

محاسبات بدون فرمول :

اگر پس از انجام كارتان متوجه شديد كه بايد تمامی اعداد يك ستون و يا يك محدوده را 3 درصد افزايش دهيد و يا از همه اعداد ارزش ثابتی را كم كنيد، دو راه خواهيد داشت:

بيشتر كاربران اكسل از يك ستون كمكی با فرمول حدودی AA*1,03= استفاده می‌كنند كه بعد از آوردن ستون به اندازه مورد نياز آن را به طرف پايين خواهند كشيد. برای جايگزينی ارزش‌های كاملا عددی در فرمول بايد ستون گفته شده پس از آوردنش كپی شده و توسط گزينه‌های Edit->Paste Special->Values بنا به ارزش عددی مورد نظر كمتر شود. پس از انجام كار اجازه داريد كه ستون خروجی را پاك كنيد و اما راهی ساده‌تر:

در يك سلول خالی ارزش 1,03 را وارد كنيد، با دكمه‌های - آن را كپی كنيد، ستون مورد نظر را علامتگذاری كرده و سپس گزينه‌های Edit->Paste Special->Multiply را برگزينيد.

سلول كمكی با ارزش 1,03 را می‌توانيد پس از انجام كار پاك كنيد.

كنترل علامتگذاری‌ها :

هنگامی كه محدوده بزرگی از يك جدول را علامتگذاری كرده‌ايد، مشكل خواهد بود كه همه آن را كنترل كنيد. در اينجا تركيب دكمه‌ها به شما كمك می‌كنند:

كليك كردن پشت سرهم --<#>i> به شما در جهت حركت عقربه‌های ساعت هر چهارگوشه مكان علامتگذاری شده را نشان خواهد داد.

مقايسه صفحات جدول :

اگر دو صفحه حدودا يكسان و مشابه به هم در اختيار داريد و می‌خواهيد كنترل كنيد كه كدام يك از سلول‌ها در يك پوشه‌ كاری با هم تفاوت دارند،اينگونه عمل كنيد: در پوشه انتخابی ابتدا يك سوم صفحه جدول را انتخاب كنيد و يا تشكيل دهيد و در سلول A1 فرمول زير را نوشته و با دكمه آنرا تاييد كنيد:

If(Identical(!A1,!A1);'''';****)i=

سپس سلول را علامتگذاری كرده و در گوشه پايينی سمت راست بخش علامتگذاری شده كليك كنيد و در حالی كه دكمه موش را در حالت كليك نگه داشته‌ايد گوشه سلول را تا تمام سلول‌هايی كه می‌خواهيد كنترل شوند، بكشيد. روند را از راه كشيدن ستون پر شده به سمت راست و بر روی تمامی ستون‌ها كه می‌خواهيد كنترل كنيد، تكرار كنيد. تمامی سلول‌هايی كه گزينه ,,,*** برای آنها در نظر گرفته می‌شود، در هر دو صفحه جدول با هم تفاوت دارند.

دو Hotkey برای يك كار :

اكسل دارای يك Hotkey تشريح نشده است هنگامی كه دكمه‌های -<<>>i> را فشار دهيد نرم‌افزار ارزش با فرمول يا قالب سلول بالايی را به سلولی كه درون آن هستيد منتقل می‌كند. البته اگر سلول بالايی را انتخاب كرده و سپس با موش به طرف پايين بكشيد هم باز همن نتيجه را بدست خواهيد آورد. جايگزين اين عمل تركيب دكمه‌های - و - نيز می‌باشد. اما تركيب دكمه اولي سريعتر است.

حذف ماكروهايی كه بصورت خودكار اجرا می‌شوند :

در (Excel/Word(2000-2003 می‌توانيد در هنگام باز كردن سندی از آفيس، روند يك Auto Open Macro ساخته شده با آن را بدون از كار انداختن تمامی macros‌ها از بين ببريد. برای اينكار طبقه امنيتی را در Word ‌و اكسل با كمك گزينه‌های Tools->Macro->Security به حد متوسط برسانيد. اكنون اگر در هنگام فراخوانی يك سند دكمه را فشار دهيد، ديگر روند Auto Open Macro انجام نخواهد گرفت.

رسيدن سريع به پوشه مورد نظر :

در آفيس 97 تا ايكس‌پی گزينه‌های Open و Save as دارای زير گزينه‌ای به نام Tools می‌باشند. در اين بخش گزينه‌ای هم معنی با Add to Favorites به چشم می‌خورد. با انتخاب اين گزينه، پوشه انتخاب شده را به ليست Favoriteها اضافه می‌كنيد.

در قسمت چپ پنجره ايكون Favorites را می‌توانيد مشاهده كنيد. پس از يكبار كليك كردن بر روی اين آيكون ، ليستی از Favoriteهای شما برای انتخاب حاضر خواهند شد. در آفيس 2003 اين عملكرد وجود ندارد. به جای آن در گزينه Extras زير گزينه Add to My places به چشم خواهد خورد. (ترفندلند.بلاگفا) با انتخاب اين زير گزينه پوشه مورد نظر را به نوار موجود در سمت چپ پنجره اضافه خواهيد كرد. برای اينكه تا حدودی به نحوه عملكرد معمولی و عادت كرده خود باز گرديد، می‌توانيد در اينجا پوشه favorite خود يعنی (userprofile%favorits%) را اضافه كنيد.

 کشف بازی مخفی موجود در نرم افزار Excel 2000

قصد داریم یک ترفند بسیار جالب را برای شما معرفی کنیم. در این ترفند شما میتوانید یک بازی ماشین سواری را در داخل نرم افزار Microsoft Excel 2000 بیرون بکشید. لازم به ذکر است نرم افزار Excel در بسته نرم افزاری آفیس قرار دارد و بیشتر برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودارکشی استفاده میشود.
 

بدین منظور:

1- اكسل 2000 را اجرا كنيد.

2- از منوي File گزينه Save as web page را انتخاب كنيد.

3- گزينه هاي Selection:Sheet و Add interactivity را تيك بزنید.

4- Save را زده و از اكسل خارج شويد.

5- فايل ذخيره شده را با Internet Explorer 6/5/4 باز كنيد.

6- به سطر 2000 برويد و كل سطر را با زدن عنوان 2000 امين سطر انتخاب كنيد.

7- با استفاده از كليد Tab به ستون WC در سطر 2000 برويد (حالت Select نبايد ازبين برود).

8- حالا كليدهاي Shift+Alt+Ctrl را همزمان با هم بگيريد و با موس روي لوگوي Office كليك كنيد.

حالا بازی اجرا میشود. (ترفند لند.بلاگفا) دقت کنید کلیدهای جهت دارد برای کنترل بازی ، Space برای شلیک ، کلید O برای ریختن روغن به پشت سر و دکمه H برای روشن کردن چراغهای جلو میباشد.

 فارسی کردن اعداد در Microsoft Word

اگر تا به حال برای تایپ متون خود به نرم افزار Microsoft Word مراجعه کرده باشید دیده اید که هنگام تایپ متون فارسی در Word اعداد به صورت انگلیسی نمایش میابند که این موضوع میتواند یک دستی کار شما را از بین ببرد. با استفاده از این ترفند میتوانید کاری کنید که هنگام تایپ متون فارسی اعداد فارسی باشند و در زمان تایپ متون انگلیسی اعداد به صورت انگلیسی نمایش یابند.

بدین منظور:

در منوی Tools روی Options کلیک کنید و سپس وارد بخش Complex Scripts شوید. در مقابل Numeral از انتخاب های ممکن Context را انتخاب کنید به این ترتیب اعداد در هنگام تایپ انگلیسی به صورت انگلیسی و در هنگام تایپ فارسی به شکل فارسی نوشته خواهند شد. (ترفند لند.بلاگفا) و اگر گزینه Hindi را از این بخش انتخاب کنید اعداد چه در تایپ انگلیسی و چه در تایپ فارسی به صورت فارسی تایپ می شوند.

چطور فهرست توی ورد بندازیم؟