چگونه از Database Wizard استفاده كنیم

 وقتی كه اكسس را باز می‌كنید، به شما امكان می‌دهد كه یك پایگاه داده خالی ایجاد كنید، از Database Wizard استفاده كنید یا یك پایگاه داده موجود را باز كنید. ساده‌ترین راه برای ایجاد یك پایگاه داده ، استفاده از Database Wizard است. اكسس چندین ویزارد مختلف برای ایجاد جدول فرم و گزارش دارد. نوع پایگاه داده‌ای كه می‌خواهید را انتخاب كنید و مراحل ویزارد برای تكمیل ساختار پایگاه داده را انتخاب كنید. برای شروع، روی لینك General Templates در كادر وظیفه New File كلیك كنید. (اگر این كادر وظیفه باز نباشد، از منوی File ، گزینه New را انتخاب كنید.)

 یك پایگاه داده انتخاب كنید  

 در كادر محاوره‌ای Templates، در برگه Databases دنبال نوع پایگاه داده‌ای كه می‌خواهید ایجاد كنید بگردید و روی اسم ویزارد مربوطه دابل كلیك كنید. برای مثال، برای ایجاد یك پایگاه داده مدیریت تماس‌ها، روی Contact Management دابل كلیك كنید. كادر محاوره‌ای File New Databases باز می‌شود.

 یك اسم برای پایگاه داده تعیین كنید  

 فایل پایگاه داده جدید را نامگذاری كنید. یا اسمی كه اكسس مشخص كرده است را بپذیرید و یا اسم مورد نظر خود را در كادر متنی File name وارد كنید. اسمی را تایپ كنید كه دفعه بعد كه بخواهید استفاده كنید قابل شناسایی باشد. بعد، روی Create كلیك كنید.

 ساختار پایگاه را تعیین كنید  

 اولین كادر محاوره‌ای ویزارد به شما می‌گوید كه یك پایگاه داده ایجاد خواهید كرد. روی Next كلیك كنید. كادر محاوره‌ای بعدی، گزینه‌هایی برای ساختار پایگاه داده دارد از جمله جدول‌هایی كه ایجاد خواهند شد و فیلدهایی كه خواهند داشت. از كادر سمت چپ، جدول را انتخاب كنید و از كادر سمت راست، فیلدهای مورد نظر را انتخاب كنید. بعد، روی Next كلیك كنید.

  یك نوع پس زمینه را انتخاب كنید  

 كادر محاوره‌ای بعدی چندین گزینه برای پس زمینه صفحه نمایش و فرم‌های پایگاه داده در اختیار شما قرار می‌دهد. روی هر كدام از اسم‌های لیست كلیك كنید تا پس زمینه نمونه را مشاهده كنید. یكی از پس زمینه‌ها را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

 یك شیوه برای گزارش‌ها انتخاب كنید  

 در كادر محاوره ای بعدی، شیوه گزارش‌های چاپی را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید.

 عنوان پایگاه را وارد كنید  

 عنوان پایگاه داده را تایپ كنید (این عنوان می‌تواند همان اسم فایل مرحله 2 باشد یا اینكه عنوان دیگری باشد). مشخص كنید كه آیا می‌خواهید روی تمام گزارش‌ها یك تصویر درج كنید یا خیر. (اگر تصمیم گرفتید كه از یك تصویر استفاده كنید، باید گزینه مربوطه را انتخاب كنید و روی دكمه picture كلیك كنید تا فایل مربوطه را پیدا كنید). بعد، روی Next كلیك كنید.

پایان

 در كادر محاوره‌ای آخر، می‌توانید فوراً یك پایگاه داده را باز كنید (توجه كنید كه “Start the databases” یعنی اینكه پایگاه را باز كنید). روی Finish كلیك كنید تا پایگاه داده جدید ایجاد شود.

چگونه اصول اساسی پایگاه داده را درك كنیم

 اجزاء اساسی پایگاه داده، جدول‌ها، ركوردها، فیلدها، فرم‌ها، گزارش‌ها و پرس و جوها می‌باشند. تمام این اجزاء، یك فایل پایگاه داده اكسس را تشكیل می‌دهند. قبل از اینكه شروع به ایجاد پایگاه داده‌های خود كنید، ابتدا باید این عناصر اساسی و اینكه چگونه به هم مرتبطند را درك كنید.

جدول  

ریشه هر پایگاه داده‌ای، یك سری از یك یا چند جدول است. جدول‌های اكسس، بسیار شبیه صفحه گسترده‌های Excel می‌باشند. اطلاعات در سطرها و ستون‌ها سازماندهی می‌شوند. در هر فایل پایگاه داده می‌توانید جدول‌های زیادی داشته باشید. برای مثال، ممكن است یك جدول برای مشتریان و آدرس‌ها و جدول دیگری برای محصولاتی كه می‌فروشید داشته باشید.

 ركورد  

 هر سطر در پایگاه داده، ركورد نامیده می‌شود. ركوردها بصورت سطر در یك جدول پایگاه داده ظاهر می‌شوند، یعنی هر سطر، یك ركورد است.

فیلد  

 اطلاعات تفصیلی كه یك ركورد را تشكیل می‌دهند به دسته‌هایی به نام فیلد شكسته می‌شوند. وقتی كه یك پایگاه داده را طراحی می‌كنید، فكر كنید كه برای هر ركورد به چه فیلدهایی نیاز دارید . برای مثال، یك پایگاه داده برای آدرس به فیلدهایی برای نام ، نام خانوادگی، آدرس ، شهر، استان، كدپستی و شماره تلفن نیاز دارد.

فرم  

 وارد كردن داده‌ها در جدول می‌تواند كمی گیج كننده باشد زیرا باید بدانید كه هر ستون به كدام فیلد مربوط است. برای اینكه كارتان ساده‌تر شود از یك فرم استفاده كنید. فرم یك صفحه است كه برای پر كردن اطلاعات یك ركورد بكار می‌رود. فرم از تمام فیلدهایی تشكیل شده است كه برای ایجاد ركورد مورد نیاز است. با استفاده از فرم، ركوردها را یكی یكی وارد می‌كنید.

گزارش   

 بعد از اینكه یك پایگاه داده را ایجاد كردید، شاید بخواهید برخی جنبه‌های اطلاعات را سازماندهی كنید و گزارش‌های خاصی را ایجاد كنید. گزارش‌ها داده‌ها را خلاصه و سازماندهی می‌كنند. معمولاً، گزارش‌ها چاپ می‌شوند. برای مثال، ممكن است گزارشی ایجاد كنید كه 20 مشتری اول شما را لیست كند.

 پرس و جو  

 پرس و جوها، یك روش رسمی برای مرتب كردن و فیلتر كردن داده‌ها برای بدست آوردن نتیجه مورد نظر است. با استفاده از پرس و جو می‌توانید مشخص كنید كه چه فیلدهایی را می‌خواهید مشاهده كنید و ترتیب مشاهده آنها با معیار فیلتر كردن برای هر فیلد و غیره را مشخص كنید.

*توجه  *

 طرح ریزی

قبل از اینكه یك پایگاه داده را ایجاد كنید، كمی وقت صرف طرح ریزی آن كنید. چه نوع داده‌ای را می‌خواهید ذخیره كنید و این داده‌ها چگونه باید سازماندهی شوند؟ هر جدول باید یك موضوع داشته باشد مانند Custumer Transactions (معاملات مشتری). تعیین كنید كه چه كارهایی باید روی داده‌ها انجام شود تا به شما كمك كند تا بفهمید كه چه نوع فرم‌هایی ایجاد كنید. در مورد اطلاعاتی كه می‌خواهید از پایگاه استخراج كنید فكر كنید تا به شما كمك كند تا بفهمید كه چه نوع گزارش‌هایی ایجاد كنید. سعی كنید تا حد ممكن، داده‌ها را بشكنید. برای مثال، وقتی كه پایگاه داده‌ای برای آدرس‌ها ایجاد می‌كنید، برای هر قسمت، یك فیلد می‌خواهید. فیلدها را با هم تركیب نكنید(مثلاً شهر و استان)، بلكه اطلاعات را به فیلدهای جداگانه‌ای تقسیم كنید.

استفاده از Outlook

    Outlook یك برنامه مدیریت اطلاعات روزمره و كاری است كه برای سازماندهی فعالیت‌های روزانه در خانه و محل كار به كار می‌رود. با این برنامه می‌توانید قرار ملاقات‌های روزانه خود را كنترل كنید، پایگاهی از افراد مورد تماس ایجاد كنید، لیست وظایف لازم را برای انجام یك پروژه ایجاد كنید، emailهای خود را بخوانید و… با استفاده از این برنامه می‌توانید پیغام‌ها یا نامه‌هایی را به كاربران اینترنت یا همكارانتان در شبكه محلی (LAN) WAN یا اینترانت شركت بفرستید.

كارهای عملی این بخش، قابلیت‌های پایه‌ای Outlook را مطرح می‌كند از جمله اینكه چگونه قرار ملاقات و كارهای خود را مدیریت كنید، email ارسال و دریافت كنید و اطلاعات افرادی كه با آنها تماس دارید را سازماندهی كنید.

اگر از Outlook در یك شبكه استفاده می‌كنید كه از Microsoft Exchange Server استفاده می‌كند، ممكن است دیگران نتوانند Calendar شما را مشاهده كنید. در این باره از مدیر سیستم خود بپرسید. اگر Cleandar شما قابل دستیابی نباشد، می‌توانید آن را روی اینترنت شركت و در یك پوشه عمومی منتشر كنید، آن را در اینترنت و در سرویس FreeBusy مایكروسافت منتشر كنید یا پوشه‌های خصوصی كه حاوی اطلاعات Calendar شما هستند را به اشتراك بگذارید. در هر صورت، می‌توانید برخی قرارها را بصورت Private مشخص كنید تا دیگران نتوانند جزئیات آن را مشاهده كنند. هیچكس نمی‌تواند چیزی را در Calendar شما زمان‌بندی كند. مگر اینكه خودتان Outlook را طوری راه‌اندازی كنید كه به دیگران چنین اجازه‌ای داده شود. استفاده از Outlook در شبكه برای دستیابی به Clendar دیگران، در این كارهای عملی مطرح نشده است. ولی باید بدانید كه Outlook می‌تواند در این زمینه نیز بكار گرفته شود.

چگونه email های ناخواسته را فیلتر كنیم

 متأسفانه، email های ناخواسته همیشه وجود دارند، ولی این بدان معنی نیست كه باید به این email ها اجازه دهید كه فعالیت‌های روزانه شما را تحت تأثیر قرار دهند. Outlook مكانیزم ساده‌ای برای فیلتر كردن پیغام‌های وارده دارد: بسته به هویت فرستنده، می‌توانید پیغام‌ها را مستقیماً به پوشه Deleted Items ، پوشه Junk Items (كه قبل از حذف كردن می‌توانید آنها را مرور كنید) یا هر پوشه دیگری كه می‌خواهید، منتقل كنید.

 كادر Orgainze در Inbox كلیك كنید  

در Inbox، روی دكمه Organize كلیك كنید. كادر Ways to organize در بالای صفحه Inbox باز می‌شود.

 گزینه‌های Junk E- Mail   

 روی برگه Junk E-Mail كلیك كنید تا گزینه‌های مربوط به مدیریت mail های ناخواسته نمایش داده شود.

 تنظیم گزینه‌های پیغام ناخواسته  

از اولین لیست كشویی، انتخاب كنید كه می‌خواهید پیغام‌های ناخواسته چگونه اداره شوند. می‌توانید آنها را با رنگ متفاوتی متمایز كنید یا اینكه آنها را به پوشه دیگری منتقل كنید. بعد از انتخاب Color یا move از لیست اول، با گزینه‌ای از لیست دوم، انتخاب خود را بهتر كنید. روی دكمه Turnon كلیك كنید تا این فیلتر را انجام دهید. این مرحله را برای تنظیم گزینه‌های مربوط به اداره كردن پیغام‌های مربوط به بزرگسالان (پیغامهایی كه برای كودكان مناسب نیست مانند مسائل جنسی، سیاسی، خشونت و غیره ـ مترجم) تكرار كنید.

 گزینه‌های دیگر  

برای مشاهده گزینه‌های اضافی، روی Click here كلیك كنید. برگه Junk E-Mail گزینه‌های اضافی را نشان می‌دهد.

 ویرایش لیست فرستندگان ناخواسته  

برای ویرایش لیست آدرس فرستندگان ناخواسته، روی Edit Junk Senders كلیك كنید تا كادر محاوره‌ایEdit Junk Senders باز شود.

 یك اسم به این لیست اضافه كنید  

 روی Add كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Sender باز شود، آدرس مورد نظر را تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید. این مرحله را برای آدرس‌های دیگر هم تكرار كنید و بعد دوباره روی Ok كلیك كنید تا هر دو كادر محاوره‌ای بسته شود. برای بستن كادر Ways to organize، روی دكمه Orgainze در نوار ابزار اصلی كلیك كنید.

 *توجه  *

 download كردن یك لیست

با كلیك كردن روی Out look web Site در مرحله 5 می‌توانید لیست Junk Senders جدید را در سایت وب مایكروسافت دریافت كنید.

اضافه كردن به لیست

یك راه دیگر برای اضافه كردن یك اسم به لیست Junk Senders این است كه روی یكی از پیغام‌های وارده كلیك راست كنید، Junk E-Mail را انتخاب كنید و بعد یا Add to Junk Senders List و یا Add to Adult Content Senders List را انتخاب كنید.

روش‌های دیگر برای سازماندهی

كادر Ways to Organize شامل راه‌های دیگری است كه بتوانید emil های زیاد خود را مدیریت كنید، مثلاً رنگ كردن عنوان پیغام‌ها و منتقل كردن خودكار پیغام‌ها به پوشه‌های بخصوص، حتماً به این كادر برگردید تا این ابزار قدرتمند را بررسی كنید.

چگونه صندوق نامه‌ها را پاك‌سازی كنیم

 با این همه پیغامی كه افراد دریافت می‌كنند، Inbox بسیار سریع، پر می‌شود. معمولاً، روند مدیریت email ها می‌تواند سخت باشد ولی Outlook این روند را آسان كرده است. برای حذف شلوغی و برگرداندن فضای دیسك، از قابلیت Mailbox Cleanup استفاده كنید. با این قابلیت، می‌توانید اندازه كنونی Inbox را مشاهده كنید، فایل‌های قدیمی یا بزرگ را پیدا كنید، پیغام‌های قدیمی را در یك فایل جداگانه بایگانی كنید تا بعداً بتوانید آن را باز كنید یا پیغام‌های قدیمی را حذف كنید.

 Mailbox Cleanup را باز كنید  

از منوی Tools، گزینه Mailbox Cleanup را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Mailbox Cleanup باز شود.

 تعیین اندازه Inbox  

 روی دكمه Click here در بالای كادر محاوره‌ای كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Folder Size باز شود و اندازه پوشه Inbox و زیر پوشه‌های آن را نشان دهد. وقتی كه این اطلاعات را خواندید، روی Close كلیك كنید.

 پیدا كردن پیغام‌های مورد نظر  

برای پیدا كردن پیغام‌های قدیمی، گزینه Find items older than 90 days را انتخاب كنید.برای پیدا كردن پیغام‌های بزرگ، گزینه Find items Larger than XX kilobytes را انتخاب كنید. (در صورت لزوم می‌توانید فاصله زمانی یا اندازه فایل جدید را تایپ كنید.) بعد روی Find كلیك كنید.

 حذف پیغام‌ها  

 Outlook، پیغامی كه با معیاری كه در مرحله 3 مشخص كردید مطابقت كند را پیدا می‌كند و كادر محاوره‌ای Advanced Find را باز می‌كند تا گزینه‌های بیشتری برای جستجو و لیستی از پیغام‌های مورد نظر را ارائه دهد. پیغام‌هایی كه دیگر نیاز ندارید را انتخاب كنید و كلید Delete را بفشارید. (از برگه more Choies یا Advanced برای بهتر كردن جستجو استفاده كنید.). آیتم‌های مورد نظر به پوشه Deleted Items منتقل می‌شوند. روی × كلیك كنید.

 بایگانی پیغام‌ها   

 برای بایگانی كردن پیغام‌ها و آیتم‌های دیگر Outlook، روی AutoArchive كلیك كنید. آیتم‌های قدیمی بسته به تنظیمات بایگانی، در یك فایل قرار می‌گیرند یا اینكه حذف می‌شوند.

 پوشه Deleted Items را خالی كنید  

برای حذف دائمی آیتم‌هایی كه حذف كرده‌اید، روی Empty كلیك كنید. (اگر نمی‌دانید كه اندازه پوشه Deleted Items چقدر است، روی دكمه Click here كلیك كنید تا اطلاعاتی در مورد این پوشه مشاهده كنید.).

*توجه  *

 تغییر دادن تنظیمات بایگانی

برای تغییردادن تنظیمات پیش فرض بایگانی، از منوی Tools ، گزینه Options و بعد گزینه Other را انتخاب كنید. روی AutoArchive كلیك كنید، Run AutoArchive every n days را انتخاب كنید، گزینه‌های مورد نظر را تغییر دهید و روی Ok كلیك كنید. برای تغییر دادن تنظیمات برای یك پوشه، روی اسم آن در Folder List كلیك راست كنید، گزینه Properties را انتخاب كنید و روی برگه AutoArchive كلیك كنید.

مشاهده كردن آیتم‌های بایگانی شده

بعد از استفاده از AutoArchive ، پوشه بایگانی، باز می‌ماند تا آن را بررسی كنید. برای بستن این پوشه، روی آن كلیك راست كنید و Close Archive Folders را انتخاب كنید. برای باز كردن یك فایل بایگانی، از منوی File ، گزینه Open و بعد گزینه Outlook Data File را انتخاب كنید، فایل مورد نظر را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید. بعد می‌توانید آیتم‌های بایگانی شده را مشاهده، كپی، منتقل یا حذف كنید.

چگونه یك فایل را به پیغام پیوست كنیم

فایل‌هایی از هر نوع را می‌توانید به پیغام پیوست كنید. برای مثال می‌توانید ارقام آخرین فروش را از برگه كاری Excel به رئیس خود بفرستید یا یك گزارش از Word را به همكار خود در اینترنت بفرستید ، همچنین می‌توانید آیتم‌های دیگری از Outlook مانند اطلاعات تماس یا یادداشت را پیوست كنید. وقتی كه فایلی را به یك پیغام پیوست می‌كنید، اسم آن در عنوان پیغام ظاهر می‌شود. گیرنده می‌تواند فایل را باز كند یا آن را مشاهده كند و یا اینكه فایل را ذخیره كند تا بعداً آن را باز كند. بخاطر داشته باشید كه گیرنده باید برنامه لازم برای مشاهده فایل را داشته باشد. برای مثال اگر یك Presentation از Power Point را به همكارتان می‌فرستید، او برای مشاهده این فایل، باید Power Point (یا Viewer آن) را داشته باشد.

 روی Insert File كلیك كنید  

بعد از اینكه پیغامی كه می‌خواهید فایل را به آن پیوست كنید را نوشتید، روی دكمه Insert File در نوار ابزار كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای Insert File باز شود.

 فایل مورد نظر را پیدا كنید  

 از لیست Look in برای پیدا كردن پوشه یا درایوی كه فایل مورد نظر در آن قرار دارد استفاده كنید.

 انتخاب فایل  

از لیست فایل‌ها در پوشه انتخاب شده، فایل یا فایل‌هایی كه می‌خواهید پیوست كنید را انتخاب كنید و روی Insert كلیك كنید.

 فایل پیوست می‌شود  

اسم فایل در عنوان پیغام ظاهر می‌شود. حال می‌توانید پیغام و فایل پیوست شده را بفرستید.

 پیوست كردن آیتم‌های Outlook  

برای پیوست كردن یك آیتم Outlook به پیغام، از منوی Insert، گزینه Item را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Insert Item باز شود.

 آیتم مورد نظر را پیدا كنید  

پوشه‌ای كه آیتم مورد نظر در آن قرار دارد را باز كنید و این آیتم را انتخاب كنید. اگر می‌دانید كه گیرنده از Outlook استفاده می‌كند، گزینه Attachment را انتخاب كنید. در غیر این صورت، Text Only را انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید و پیغام و پیوست آن را بفرستید.

*توجه  *

 ارسال تصاویر

می‌توانید یك تصویر را بصورت تعبیه شده در پیغام بفرستید و یا اینكه آن را بصورت یك پیوست بفرستید كه برای مشاهده آن باید آن را باز كرد. برای فرستادن یك تصویر، داخل یك پیغام ، از منوی Insert ، گزینه Picture را انتخاب كنید، روی Browse كلیك كنید، تصویری كه می‌خواهید بفرستید را انتخاب كنید، روی Open كلیك كنید و بعد روی Ok كلیك كنید. تصویر در متن پیغام ظاهر می‌شود. برای پیوست كردن یك تصویر، مراحل 1 تا 4 را دنبال كنید.

دریافت كردن پیوست‌ها

پیغام‌هایی كه فایل پیوست شده دارند در لیست پیغام‌ها با نماد گیره كاغذ ظاهر می‌شوند. اسم فایل نیز در عنوان پیغام ظاهر می‌شود. برای مشاهده فایل، روی اسم آن دابل كلیك كنید و Open it را انتخاب كنید. برای كپی كردن فایل به دیسك سخت، روی اسم آن دابل كلیك كنید و Save it to disk را انتخاب كنید. اگر بیش از یك فایل به پیغام پیوست شده باشد، برای ذخیره كردن همه آنها، از منوی File ، گزینه Save Attachments را انتخاب كنید. هیچ پیوستی را از شخصی كه نمی‌شناسید باز نكنید! بهتر است كه قبل از باز كردن پیوست‌ها، آنها را با یك ویروس یاب، ویروس یابی كنید.

 پاسخدهی به پیغام و ارسال آن

 می‌توان به یك پیغام جواب داد یا آن را به آدرس دیگری ارسال كرد. ارسال كردن در اینجا یعنی اینكه پیغامی كه دریافت كرده‌اید را به دیگران ارسال كنید. Outlook پیغام جواب یا ارسالی ایجاد می‌كند كه حاوی متن نامه اصلی است، اگر چه می‌توانید این متن را حذف كنید. وقتی كه پیغام اصلی را مشاهده می‌كنید، عنوان آن، كار شما(پاسخ یا ارسال)و تاریخ/ زمانی كه این كار را انجام دادید را نشان می‌دهد. برای مشاهده پیغام‌های مرتبط(پیغام اصلی، پاسخ، پاسخ به پاسخ شما و غیره)، روی عنوان آن كلیك كنید.

روی Reply كلیك كنید  

 برای جواب دادن به یك پیغام، روی دكمه Reply كلیك كنید تا پنجره Reply Message باز شود. اگر پیغامی كه دریافت كرده‌اید حاوی اسم‌هایی در كادر Cc است، با كلیك كردن روی Reply to All می‌توانید به تمام گیرندگان، جواب دهید.

 پاسخ خود را وارد كنید  

 پنجره Reply/Message حاوی متن پیغام اصلی است و اسم فرستنده در كادر متنی To قرار می‌گیرد. هر قسمت از متن را كه نمی‌خواهید در پاسخ قرار گیرد انتخاب و حذف كنید. بعد پاسخ خود به پیغام را تایپ كنید.

 پاسخ خود را بفرستید  

وقتی كه پاسخ آماده شد، روی دكمه send در نوار ابزار پنجره پیغام كلیك كنید تا پیغام فرستاده شود.

 ارسال كردن پیغام به آدرس دیگر  

برای ارسال كردن یك پیغام به آدرس دیگر، وقتی كه پیغام را باز كرده‌اید، روی Forward كلیك كنید تا پنجره Forward باز شود.

 آدرس دریافت كننده را وارد كنید  

در كادر To، اسم شخص دریافت كننده را تایپ كنید، به بالای پیغام، یادداشت اضافه كنید و هر قسمت از متن اصلی كه نمی‌خواهید ارسال كنید را انتخاب و حذف كنید.

ارسال  

وقتی كه پیغام آماده ارسال شد، روی دكمه send در نوار ابزار پنجره پیغام كلیك كنید.

*توجه  *

 پیوست

وقتی كه پیغامی را به آدرس دیگر ارسال می‌كنید، پیوست‌های آن نیز ارسال می‌شوند. اگر بخواهید یكی از پیوست‌ها را حذف كنید، روی آن كلیك كنید و Delete را بفشارید. وقتی كه به یك پیغام جواب می‌دهید پیوست‌ها بصورت خودكار حذف می‌شوند زیرا شخصی كه پیغام اصلی را به شما فرستاده است نمی‌خواهد كه پیوست خود را دریافت كند! برای اینكه این پیوست‌ها ارسال شوند، یا باید بجای پاسخ دادن، پیغام را به آدرس دیگری ارسال كنید و یا باید دوباره آن فایل را پیوست كنید. كار عملی بعدی، در مورد پیوست كردن فایل‌ها می باشد.

وای!

اگر پیغامی را بفرستید و بعد بفهمید كه یكی از گیرندگان را جا انداخته‌اید، لازم نیست كه دوباره این پیغام را تایپ كنید. پوشه My Shortcuts در Outlook Bar را باز كنید و پوشه Sent Items را باز كنید. پیغامی كه فرستاده‌اید را انتخاب كنید، روی دكمه Forward كلیك كنید و آدرس گیرنده فراموش شده را تایپ كنید. بعد، روی Send كلیك كنید.

چگونه یك پیغام را بنویسیم و ارسال كنیم

 اگر یك آدرس email معتبر داشته باشید می‌توانید از Outlook برای فرستادن یك پیغام به هر شخصی كه email دارد استفاده كنید. درست مثل بقیه اجزاء Outlook ، قسمت email هم یك فرم دارد كه باید پر كنید. حتی می‌توانید پیغام خود را فرمت دهی كنید. برای اینكه بتوانید از گزینه‌های email در outlook استفاده كنید، باید Outlook را طوری راه‌اندازی كنید كه با سرویس email شما كار كند، برای اطلاعات بیشتر به قسمت «توجه» مراجعه كنید. وقتی آماده شدید، روی دكمه Inbox در Outlook Bar كلیك كنید.

 یك فرم برای پیغام جدید باز كنید  

روی دكمه New Mail Message در نوار ابزار كلیك كنید تا پنجره Message باز شود.

 دریافت كنندگان  

 داخل كادر متنی To كلیك كنید و اسم گیرنده را تایپ كنید. Outlook ، این اسم را می‌شناسد و آدرس email مربوطه را درج می‌كند.(این در صورتی است كه این اسم در لیست Contacts باشد. در غیر این صورت، باید آدرس email آن شخص را وارد كنید.) برای فرستادن پیغام به چند گیرنده، بین اسم‌ها ، یك سمی كولون (ز) تایپ كنید.

 فرستادن كپی پیغام به شخص دیگر  

برای فرستادن یك كپی از پیغام به شخص دیگر، اسم آن شخص را در كادر متنی Cc تایپ كنید. برای فرستادن كپی مخفی(كپی‌هایی كه از گیرندگان دیگر پنهان است یعنی شخصی كه آن پیغام را دریافت می‌كند ، نمی‌داند كه این پیغام به افراد دیگر هم فرستاده شده است. ـ مترجم) ، از منوی View ، گزینه Bcc Field را انتخاب كنید تا كادر متنی BCC ظاهر شود و بعد اسم آن گیرندگان را تایپ كنید(بجای تایپ كردن اسم گیرندگان می‌توانید روی دكمه‌های To ، Cc یا Bcc كلیك كنید و اسم اشخاص را از لیست Contacts انتخاب كنید.)

 موضوع  

در كادر متنی Subject كلیك كنید و عبارتی برای محتوی یا هدف پیغام خود تایپ كنید. گیرندگان، این موضوع را در صندوق‌های خود خواهند دید و حتی قبل از خواندن پیغام، می‌فهمند این پیغام در مورد چیست.

 پیغام خود را تایپ كنید  

داخل كادر متنی بزرگ كلیك كنید و متن پیغام خود را تایپ كنید. وقتی كه به انتهای یك خط می‌رسید، outlook بصورت خودكار، متن را به خط بعدی می‌برد. از كلیدهای Delete و Backspace برای اصلاح اشتباهات استفاده كنید (درست مانند یك سند در Word) برای تغییر فونت، اندازه فونت و خصوصیات دیگر متن، از نوار ابزار formatting استفاده كنید.

 ارسال پیغام  

برای فرستادن پیغام، روی دكمه Send كلیك كنید. اگر Offline هستید (یعنی اگر به اینترنت یا شبكه وصل نمی‌باشید)، پیغام در outbox می‌ماند تا دفعه بعدی كه Online شوید و mail را بفرستید.

*توجه  *

 نكات بیشتر در مورد email

اگر outlook را طوری راه اندازی نكرده‌اید كه با account اینترنت شما كار كند، از منوی Tools ، گزینه Accounts را انتخاب كنید. گزینه add a new email account را انتخاب كنید و روی Next كلیك كنید. یك ویزارد شما را در مراحل لازم برای راه‌اندازی outlook برای استفاده از account اینترنت، راهنمایی می‌كند.اگر از word استفاده می‌كنید، outlook می‌تواند از غلط گیر املایی word برای غلط‌گیری پیغام‌های email قبل از ارسال استفاده كند. از منوی tools ، گزینه options و بعد Spelling را انتخاب كنید و گزینه Always Check Spelling before Sending را انتخاب كنید.

از دكمه options در نوار ابزار پنجره Message ، برای تنظیم گزینه‌هایی مانند سطح اولویت یا گزینه‌های ردیابی استفاده كنید. برای استفاده از یكی از الگوهای تحریری outlook برای پیغام email جاری، از منوی Actions در صفحه Inbox ، گزینه New Mail Message using را انتخاب كنید. برای استفاده از این الگو برای تمام پیغام‌ها، از منوی Tools ، گزینه options و بعد Mail Format را انتخاب كنید و یكی از الگوها را از لیست Use this stationery by default انتخاب كنید.

چگونه یك پیغام وارده را بخوانیم

 برای مشاهده پیغام‌هایی كه دریافت می‌كنید از Inbox استفاده می‌شود. Inbox ، هر پیغام را بصورت یك خط (كه عنوان پیغام نامیده می‌شود) نشان می‌دهد كه یك فیلد From دارد كه نشان می‌دهد چه كسی آن را فرستاده است، یك فیلد Subject برای موضوع، و یك فیلد Date برای زمان دریافت دارد. ستون‌های نماد در سمت چپ، اطلاعات مهمی در مورد هر پیغام ارائه می‌كنند مانند سطح اولویت یا اینكه آیا پیوست فایل دارد یا خیر. برای مشاهده متن پیغام ، از Preview Pane در پایین لیست عنوان پیغام‌ها استفاده كنید. همچنین می‌توانید هر پیغام را در پنجره خودش باز كنید. برای پنهان كردن Preview Pane ، از منوی View ، گزینه Preview Pane را انتخاب كنید. بعد می‌توانید برای مشاهده سه خط اول یك پیغام قبل از باز كردن آن ، از Auto Preview استفاده كنید. برای فعال كردن Autopreview ، از منوی View، گزینه Autopreview را انتخاب كنید.

پیغام جدید  

برای چك كردن پیغام‌های جدید در پوشه Inbox، روی دكمه Send/Receive در نوار ابزار Outlook كلیك كنید. (اگر به اینترنت وصل نباشید، Outlook به اتصال مورد نظر شماره‌گیری می‌كند). پیغام‌های جدید بصورت پررنگ در Inbox ظاهر می‌شوند. یك بوق كوتاه به صدا در می‌آید و یك آیكون پاكت در نوار وضعیت ویندوز ظاهر می‌شود تا به شما اطلاع دهد كه پیغام جدید دارید.

 مشاهده پیغام  

 برای مشاهده محتویات پیغام در Preview Pane ، روی عنوان آن در لیست كلیك كنید. برای مشاهده پیغام جدید در لیست پیغام‌ها، روی آن كلیك كنید یا كلید جهتی پایین را بفشارید. بعد از اینكه یك پیغام خوانده شد، عنوان آن به متن معمولی تغییر می‌یابد و آیكون مربوط بصورت یك پاكت باز شده در می‌آید.

 پیغام را باز كنید  

 اگر این پیغام طولانی است، با دابل كلیك كردن روی عنوان آن، آن را در پنجره خودش باز كنید. پیغام باز می‌شود تا بتوانید آن را بخوانید. اگر لازم باشد از اسكرول بارها برای اسكرول كردن در پیغام استفاده كنید.

خواندن پیغام بعدی  

 برای اینكه بدون برگشتن به لیست Inbox ، بقیه پیغام‌ها را بخوانید، روی دكمه Next Items روی نوار ابزار كلیك كنید. برای برگشتن به پیغام قبلی، روی دكمه Previous Items كلیك كنید. و برای بستن پنجره روی × كلیك كنید.

 نگهداری پیغام   

چه در پنجره Message باشید و چه در Inbox باشید، می‌توانید پیغام‌ها را نگهداری كنید. برای چاپ یك پیغام، روی دكمه print و برای حذف آن، روی Delete كلیك كنید.

 انتقال پیغام  

برای منتقل كردن پیغام به یك پوشه، روی دكمه Move to Folder كلیك كنید و از لیستی كه ظاهر می‌شود یك پوشه انتخاب كنید.

*توجه *

 ارسال و دریافت خودكار

می‌توانید Outlook را طوری تنظیم كنید كه بصورت خودكار و دوره‌ای، پیغام‌های جدید را چك كند. برای این كار، از منوی Tools ، گزینه Options و بعد گزینه Mail Setup را انتخاب كنید، روی Send/Receive كلیك كنید، گزینه Schedule an automatic send/receive every XX minutes را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

دریافت عنوان پیغام

یك راه برای اینكه از خودتان در برابر ویروس‌های email محافظت كنید این است كه فقط عنوان پیغام را دریافت كنید و پیغام افرادی كه نمی‌شناسید را بدون خواندن، حذف كنید. برای این كار از منوی Tools، گزینه Options و بعد گزینه Mail Setup را انتخاب كنید، روی Send/Receive كلیك كنید، یكی از گروه‌ها را انتخاب كنید و روی Edit كلیك كنید. یك Account انتخاب كنید و گزینه Download item description only را انتخاب كنید.

اضافه كردن اسم فرستنده به لیست Contacts

وقتی كه یك پیغام را دریافت می‌كنید، اسم و آدرس email فرستنده همیشه در خط form از فرم پیغام ظاهر می‌شود. برای منتقل كردن این اسم و آدرس به لیست Contacts ، روی اسم فرستنده كلیك راست كنید و گزینه Add to Contacts را انتخاب كنید.

ایجادیاداشت سخنران و بروشور 

 برای اینكه Presentation شما حرفه‌ای، زیبا و سازماندهی شده شود، می‌توانید یادداشت سخنران ایجاد كنید تا در نمایش اسلاید به شما كمك كند و نیز بروشورهایی برای مخاطبان و حضّار ایجاد كنید. یادداشت سخنران به شما كمك می‌كند تا فكر خود را سازماندهی كنید، اطمینان حاصل كنید كه تمام نكات مهم را گفته‌اید و Presentation پیوسته و منظمی داشته‌اید. یادداشت‌ها را می‌توانید در دید Normal اضافه كنید یا اینكه به دید Notes Pages سوئیچ كنید. در این دید، یادداشت سخنران شامل تصویری از اسلاید و قسمتی برای تایپ كردن یادداشت است. بعد از اینكه برای كل Presentation ، یادداشت ایجاد كردید، می‌توانید آنها را به همراه بروشورهایی برای مخاطبان چاپ كنید. در این كار عملی، یاد می‌گیرید كه چگونه در این دو دید، یادداشت اضافه كنید.

 افزودن یادداشت در دید Normal   

 روی دكمه دید Normal كلیك كنید و اولین اسلاید در Presentation را نمایش دهید. در كادر Notes در نیمه پایینی پنجره كلیك كنید و شروع به تایپ كردن یادداشت برای آن اسلاید كنید. برای چاپ كردن این یادداشت، به مرحله 6 بروید.

 اضافه كردن یادداشت در دید Notes Page  

برای سوئیچ كردن به Notes Page ، از منوی View، گزینه Notes Page را انتخاب كنید.

 متن یادداشت را تایپ كنید  

 در كادر متنی Notes در نیمه پایینی پنجره كلیك كنید و شروع به تایپ كردن یادداشت برای این اسلاید كنید.

 از ابزارهای زوم استفاده كنید  

اگر در دیدن آنچه كه تایپ می‌كنید مشكل دارید، از لیست zoom در نوار ابزار Standard برای زوم كردن استفاده كنید؛ از 100% استفاده كنید.

 روی اسلاید بعدی كلیك كنید  

بعد از اینكه برای اسلاید جاری، یادداشت نوشتید، روی دكمه Next Slide كلیك كنید تا به اسلاید بعدی بروید.

 آماده چاپ كردن شوید  

برای بقیه اسلاید‌ها نیز یادداشت تایپ كنید. وقتی كه آماده چاپ كردن یادداشت شدید، از منوی File ، گزینه Print را انتخاب كنید.

 Notes Pages یا Handouts را انتخاب كنید  

در كادر محاوره‌ای Print ، لیست Print what را باز كنید و Notes Pages را انتخاب كنید. برای چاپ كردن بروشور، Handouts را انتخاب كنید.

چگونه میتوان هات میل را در برنامه OutLookچک کرد با تشکر

سلام چطور میشه تو افیس در یک خط به دو زبان نوشت مانند لغت نامه ها

سلا م چه طور توورد باید شعر نوشت که هر بیت دو مصرع داشته باشد وکامل چینش شده باشه

درمورد word بیشتر توضیح بدین