در اين تايپك ترفندهاي آموزش آفيس راقرار مي دهيم كاربران هم مي توانند همكاري كنند

چگونه داده‌ها را پیوند دهیم و تعبیه كنیم

Object Linking And Embeding (پیوند و تعبیه كردن اشیاء) به برنامه‌های ویندوز امكان می‌دهد تا داده‌ها را به اشتراك بگذارند. داده‌ها با برنامه اصلی، رابطه برقرار می‌كنند. وقتی كه داده‌ها را پیوند می‌دهید، هر تغییری كه در داده‌های برنامه مبدأ (برنامه‌ای كه برای ایجاد داده استفاده می‌كنید) صورت می‌دهید، در برنامه مقصد (برنامه‌ای كه داده‌های به اشتراك گذاشته شده را دریافت می‌كند) منعكس می‌شود. وقتی كه داده‌ها را تعبیه می‌كنید، وقتی تغییر می‌كنند در فایل مقصد بروز نمی‌شود. بلكه با فایل مبدأ ارتباط برقرار می‌كند. هر وقت كه بخواهید داده‌های فایل مقصد را ویرایش كنید، روی آن دابل كلیك كنید تا دوباره فایل مبدأ را باز كنید و تغییرات مورد نظر را صورت دهید. وقتی كه داده‌ها را تعبیه می‌كنید، می‌توانید مستقیماً به فایل مبدأ دستیابی پیدا كنید (بدون باز كردن فایل و برنامه مبدأ)، تغییرات را انجام دهید و داده را در فایل مقصد كپی و Paste كنید.

در كلیپ بورد كپی كنید  

 اولین مرحله در پیوند دادن و تعبیه‌ها كردن، این است كه داده را در كلیپ بورد ویندوز كپی كنید. فایل حاوی داده‌ای كه می‌خواهید پیوند دهید یا تعبیه كنید را باز كنید، داده مورد نظر را انتخاب كنید و بعد از منوی Edit، گزینه Copy را انتخاب كنید یا روی دكمه Copy كلیك كنید.

 فایل مقصد را باز كنید  

 بعد، فایلی كه می‌خواهید داده را در آن پیوند دهید یا تعبیه كنید را باز كنید. مكان نما را در محلی قرار دهید كه می‌خواهید داده‌ها را قرار دهید.

 كادر محاوره‌ای Paste Special را باز كنید  

 از منوی Edit، گزینه Paste Special را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای Paste Special باز شود و بتوانید داده‌ها را پیوند دهید یا تعبیه كنید.

 پیوند دادن داده‌ها   

 برای پیوند دادن داده‌ها، گزینه Paste Link را فعال كنید و از لیست As یك فرمت انتخاب كنید. فرمت‌های لیست شده، بسته به نوع داده‌هایی كه انتخاب می‌كنید فرق می‌كنند. وقتی كه یك فرمت را انتخاب می‌كنید، قسمت Result در انتهای كادر محاوره‌ای، نكاتی در مورد آنچه رخ خواهد داد ارائه می‌دهد.

تعبیه كردن داده‌ها   

 برای تعبیه كردن داده‌ها، گزینه Paste را انتخاب كنید و از لیست As، یك فرمت انتخاب كنید. توجه كنید كه قسمت Result، آنچه را كه رخ خواهد داد شرح می‌دهد.

 روی Ok كلیك كنید  

روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و داده‌ها پیوند داده شوند یا تعبیه شوند.

*توجه*

 گزینه‌های مربوط به پیوند دادن

از كادر انتخاب Display As Icon در كادر محاوره‌ای Paste Special برای نمایش دادن شیء Paste شده بصورت یك آیكون استفاده كنید. برای مثال، اگر بخواهید كلیپ‌های صوتی را به یك فایل آفیس پیوند دهید، این پیوند را بصورت یك آیكون نمایش دهید و برای اجرای این كلیپ صوتی، روی آیكون دابل كلیك كنید. اگر فایل مبدأ را تغییر نام دهید، حذف یا جابجا كنید، پیوند بین فایل مبدأ و مقصد از بین می‌رود و در فایل مقصد، پیغام خطا دریافت می‌كنید. برای ویرایش كردن پیوندها، از منوی Edit، گزینه Links را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای Links، می‌توانید لینك را قطع كنید، مبدأ آن را تغییر دهید یا گزینه‌های دیگری را اعمال كنید.

ویرایش شیء تعبیه شده

برای ویرایش كردن داده‌ای كه تعبیه كرده‌اید روی آن دابل كلیك كنید تا برنامه اولیه‌ای كه داده در‌ آن ایجاد شده است را باز كنید.

چگونه داده‌ها را Cut، كپی و Paste كنیم 

 آسان‌ترین راه برای به اشتراك گذاشتن داده‌ها بین برنامه‌ها، استفاده از فرمان‌های Cut، Copy و Paste است كه در تمام برنامه‌های آفیس وجود دارند. از فرمان Cut برای انتقال داده‌ها از یك قسمت از سند به قسمت دیگر یا از یك برنامه به برنامه دیگر استفاده می‌شود. از فرمان Copy برای كپی كردن داده‌ها و قراردادن آن در یك قسمت دیگر از سند یا در یك فایل دیگر استفاده می‌شود. وقتی كه داده‌ها را Cut یا كپی می‌كنید، در Clipboard ویندوز (یك ناحیه ذخیره سازی موقتی) قرار می‌گیرد تا اینكه در یك محل جدید، Paste شود. از فرمان‌های Cut، Copy و Paste می‌توانید برای انتقال یا كپی كردن متن، تصاویر، فرمول یا هر نوع داده‌ای كه در فایل قرار می‌دهید استفاده كنید. همچنین از این فرمان‌ها می‌توانید برای به اشتراك گذاشتن داده‌ها بین برنامه‌های غیر مایكروسافتی استفاده كنید.

انتخاب كردن داده‌ها  

داده‌ای كه می‌خواهید Cut یا كپی كنید را انتخاب كنید.

Cut كردن داده‌ها  

 برای انتقال دادن داده‌ها (یعنی برای حذف كردن آن از محل فعلی و درج كردن در محل دیگر) روی دكمه Cut در نوار ابزار Standard كلیك كنید یا از منوی Edit، گزینه Cut را انتخاب كنید. این كار، داده را از محل فعلی حذف می‌كند و در كلیپ بورد ویندوز قرار می‌دهد.

كپی كردن داده‌ها   

برای كپی كردن داده‌ و باقی گذاشتن آن در محل جاری، روی دكمه Copy در نوار ابزار كلیك كنید یا از منوی Edit، گزینه Copy را انتخاب كنید. با این كار، یك كپی از داده در كلیپ بورد ویندوز قرار می‌گیرد. توجه داشته باشید كه همچنین می‌توانید روی داده‌ای كه انتخاب كرده‌اید كلیك راست كنید و گزینه‌های Cut، Copy و Paste را از منوی حاصله انتخاب كنید.

یك قسمت برای Cut یا كپی كردن در آن، انتخاب كنید  

اگر می‌خواهید داده‌ها را جابجا یا كپی كنید، باید مكان نما را در محلی قرار دهید كه می‌خواهید داده‌ها را درج كنید. اگر می‌خواهید داده‌ها را به فایل دیگری Cut یا كپی ‌كنید، ابتدا آن فایل را باز كنید و بعد روی محلی كه می‌خواهید داده را Paste كنید كلیك كنید.

از گزینه Paste استفاده كنید  

روی دكمه Paste در نوار ابزار كلیك كنید یا از منوی Edit، گزینه Paste را انتخاب كنید. داده بلافاصله در محل مشخص شده درج می‌شود و یك دكمه Paste Options Smart Tag ظاهر می‌شود. یك Smart Tag نشان می‌دهد كه برنامه، داده یا كاری كه به كارهای دیگر مانند Paste كردن متن و فرمت بندی مرتبط است را تشخیص داده است. Smart Tagها در آفیس XP، قابلیت جدیدی می‌باشند.

Smart Tag را مشاهده كنید  

روی Smart Tag كلیك كنید تا یك لیست كشوئی از گزینه‌های مرتبط را مشاهده كنید. بسته به نوع داده‌ای كه Paste می‌كنید، Smart Tag، گزینه‌های متفاوتی را نمایش می‌دهد. برای انتخاب كردن یك گزینه از لیست، فقط كافی است روی گزینه‌ای كه می‌خواهید در مورد داده Paste شده بكار برید كلیك كنید.

*توجه*

 استفاده از كلیپ بورد آفیس

اگر بیش از یك داده را Cut یا كپی كنید، كادر وظیفه Office Clipboard باز می‌شود. این كلیپ بورد، حداكثر 24 آیتم را نگه می‌دارد. برای Paste كردن یك آیتم از كادر وظیفه Clipboard، ابتدا مكان نما را در محلی از سند كه می‌خواهید Paste كنید قرار دهید. برای Paste كردن تمام آیتم‌ها، روی دكمه Paste All در كادر Clipboard كلیك كنید.

یا می‌توانید روی آیتمی كه می‌خواهید Paste كنید كلیك كنید. برای اینكه كادر وظیفه Clipboard ظاهر نشود، روی دكمه Options در پائین كادر وظیفه كلیك كنید و گزینه Show Office Clipboard Automatically را از حالت انتخاب در‌آورید.

كشیدن و رها كردن

برای انتقال یا كپی كردن داده، همچنین می‌توانید آن را بكشید و رها كنید. برای منتقل كردن یك داده‌، آن را از یك قسمت به قسمت دیگر بكشید و دكمه ماوس را رها كنید. برای كپی كردن با روش كشیدن و رها كردن، درحال كشیدن، كلید Ctrl را نگه دارید.

چگونگی استفاده از ابزارهای كمكی آفیس 

بدون توجه به سطح تجربه كامپیوتری شما، ممكن است گهگاهی نیاز به كمك داشته باشید، مخصوصاً وقتی كه یك برنامه نرم افزاری جدید یاد می‌گیرید. كمك یا راهنما در هر برنامه آفیس، فقط با یك كلیك، قابل دستیابی است. در نوار عنوان هر برنامه، یك كادر Ask A Question وجود دارد كه می‌توانید از آن برای پیدا كردن كمك در مورد یك كار یا قابلیت بخصوص استفاده كنید. همچنین می‌توانید از Office Assistant استفاده كنید كه یك امكان متحرك برای جستجو بدنبال دستورالعمل‌ها یا موضوعات خاص است.

 Ask A Question  

 برای دستیابی سریع به كمك‌، در كادر Ask A Question در نوار عنوان كلیك كنید و یك سئوال، جمله یا كلمه كه می‌خواهید در مورد آن، كمك پیدا كنید تایپ كنید و Enter را بزنید.

 یكی از نتایج را انتخاب كنید  

 یك لیست كشوئی از نتایج مربوط به موضوع مورد نظر ظاهر می‌شود. روی موضوعی كه بیشتر با سئوال شما مطابقت دارد كلیك كنید.

 محتویات پنجره Help را بخوانید  

یك پنجره Help با اطلاعات بیشتر در مورد موضوع یا موضوعات اضافی ظاهر می‌شود كه می‌توانید یكی از آنها را انتخاب كنید. كلماتی كه زیرشان خط كشیده شده است لینك به موضوعات مرتبط می‌باشند. از دكمه‌های Back یا Forward در بالای پنجره Help برای حركت بین موضوعات استفاده كنید. برای خروج از پنجره بعد از اتمام كار، روی دكمه Close در پنجره كلیك كنید.

 Office Assistant را باز كنید  

 یك راه دیگر برای بدست آوردن كمك در مورد برنامه‌ای كه استفاده می‌كنید استفاده ازOffice Assistant است. روی دكمه Help، در نوار ابزار Standard كلیك كنید، كلید F1 را بزنید یا از منوی Help، گزینه Show the Office Assistant را انتخاب كنید.

 Ask A Question  

 در Office Assistant، می‌توانید یك سئوال تایپ كنید یا از گزینه‌های لیست شده، یكی را انتخاب كنید. برای تایپ كردن سئوال، در كادر متنی كلیك كنید و آن را تایپ كنید. بعد روی Search كلیك كنید یا Enter را بزنید. اگر كادر متنی سئوال ظاهر نشد، روی كاراكتر (تصویر) Office Assistant كلیك كنید تا این كادر ظاهر شود.

>

 یك موضوع انتخاب كنید  

 Office Assistant، لیستی از موضوع‌های ممكن را ارائه می‌كند. روی موضوعی كه بیشتر با اطلاعاتی كه می‌خواهید مطابقت می‌كند كلیك كنید تا پنجره Help باز شود. (اگر سئوالی كه تایپ كردید نتایجی كه انتظار داشتید را ایجاد نكرد، یك سئوال جدید وارد كنید و دوباره امتحان كنید).

>

*توجه*

 كار با Assistant

برای بستن Office Assistant، از منوی Help، گزینه Hide The Office Assistant را انتخاب كنید یا روی كاراكتر Office Assistant كلیك راست كنید و Hide را انتخاب كنید.اگر كاراكتر پیش فرض Clippit (گیره كاغذ كارتونی) را دوست ندارید می‌توانید آن را تغییر دهید. روی دكمه Options در كادر Office Assistant كلیك كنید تا محاوره‌ای Office Assistant باز شود. روی برگه Gallery كلیك كنید و با استفاده از دكمه‌های Back یا Next، یك كاراكتر دیگر انتخاب كنید. بعد روی Ok كلیك كنید.

پیدا كردن كمك در وب

می‌توانید به سایت وب مایكروسافت وارد شوید تا كمك بیشتری در مورد برنامه خود پیدا كنید. از منوی Help، گزینه Office On The Web را انتخاب كنید تا پنجره مرورگر و كادر اتصال باز شود تا بتوانید به Account اینترنت خود Logon كنید. روی Connect كلیك كنید و لینك صفحه وب را دنبال كنید تا به اطلاعاتی كه می‌خواهید برسید. (سعی كنید كه از صفحه وب مایكروسافت شروع كنید).

 چگونه فایل‌ها را پیدا كنیم 

آیا نیاز دارید كه فایلی كه ذخیره كرده‌اید را پیدا كنید؟ روی هر نوار ابزار اصلی در تمام برنامه‌های آفیس به غیر از Outlook، یك دكمه Search وجود دارد. روی این دكمه كلیك كنید تا كادر وظیفه Basic Search باز شود. در این كادر، می‌توانید بر اساس اسم فایل یا نوع فایل، بدنبال یك فایل بگردید. حتی می‌توانید محلی كه می‌خواهید جستجو در آن صورت گیرد را مشخص كنید. همچنین گزینه‌های پیشرفته‌ای برای جستجو وجود دارد كه در جستجو به شما كمك می‌كنند.

 روی دكمه Search كلیك كنید  

 روی دكمه Search در نوار ابزار Standard كلیك كنید. كادر وظیفه Basic Search باز می‌شود.

 متن جستجو را وارد كنید  

در فیلد Search Text كلیك كنید و اسم فایلی كه می‌خواهید جستجو كنید را تایپ كنید.

در پوشه بخصوصی جستجو كنید  

 در قسمت Other Search Options، مشخص كنید كه چگونه می‌خواهید جستجو را انجام دهید. روی فلش لیست Search In كلیك كنید و درایو یا پوشه‌ای كه می‌خواهید جستجو در آن صورت گیرد را انتخاب كنید.

جستجو به دنبال یك نوع فایل خاص  

 برای جستجو بدنبال یك نوع فایل خاص، روی فلش لیست Results Should Be كلیك كنید و از این لیست، نوع فایل را انتخاب كنید.

جستجو را آغاز كنید  

 روی دكمه Search كلیك كنید تا جستجوی فایل با استفاده از معیارهایی كه مشخص كرده‌اید شروع شود.

نتیجه جستجو را مشاهده كنید  

 نتیجه جستجو در كادر وظیفه ظاهر می‌شود. برای باز كردن یك فایل، روی اسم آن دابل كلیك كنید یا روی فلش لیست فایل‌ها كلیك كنید و برنامه‌ای را انتخاب كنید كه بتوانید در آن‌، فایل را ویرایش كنید. برای مشاهده فلش لیست فایل‌ها، فقط كافی است كه اشاره‌گر ماوس را روی اسم فایل قرار دهید.

  *توجه *

شروع جستجوی جدید

برای شروع جستجوی جدید از طریق كادر وظیفه، روی دكمه Restore كلیك كنید. تمام فیلدها و گزینه‌ها به حالت اول بر می‌گردند و می‌توانید یك جستجوی جدید انجام دهید.

میان‌بر كادر وظیفه

اگر كادر وظیفه باز باشد، با كلیك كردن روی دكمه Other Task Panes و انتخاب Search از لیست كشوئی، می‌توانید سریعاً كادر وظیفه Basic Search را باز كنید.

جستجو از طریق كادر محاوره‌ای Open File

یك راه دیگر برای انجام جستجو‌، استفاده از كادر محاوره‌ای Open File در Word، Excel، PowerPoint یا Access است. روی دكمه Open در نوار ابزار Standard كلیك كنید. بعد در كادر محاوره‌ای Open File، روی دكمه لیست Tools كلیك كنید و Search را انتخاب كنید.

چگونه یك فایل را چاپ كنیم 

برای چاپ كردن یك فایل آفیس، باید یك چاپگر به كامپیوتر خود وصل كرده باشید، درایور مربوطه نصب شده باشد و چاپگر روشن و آماده چاپ باشد. می‌توانید بلافاصله با استفاده از تنظیمات پیش فرض كامپیوتر، فایل را به چاپگر بفرستید و یا ابتدا با استفاده از كادر محاوره‌ای Print، تنظیمات خاص چاپ را مشخص كنید. بسته به برنامه و نصب شما، گزینه‌های چاپگر ممكن است كمی با آنچه كه در اینجا مشاهده می‌كنید تفاوت داشته باشد.

كادر محاوره‌ای Print را باز كنید  

 برای تنظیم كردن تنظیمات چاپ، از منوی File، گزینه Print را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Print باز می‌شود. (شكل‌های این كار عملی، كادر محاوره‌ای Print در Excel، Word، Power Point و Access را نشان می‌دهند. علیرغم تفاوت‌های ظریف، كادر محاوره‌ای Print برای هر فایل Office یا Outlook كه چاپ می‌كنید به طریق مشابهی كار می‌كند.)

یك چاپگر انتخاب كنید  

 اگر به بیش از یك چاپگر دستیابی دارید از لیست كشوئی Name برای انتخاب یك چاپگر دیگر انتخاب كنید (كادر محاوره‌ای Print در این شكل، مربوط به Excel است).

 محدوده صفحات را انتخاب كنید  

 برای مشخص كردن صفحات خاص یا داده‌های انتخاب شده برای چاپ، از گزینه‌های قسمت Page Range یا Print Range در كادر محاوره‌ای استفاده كنید. (اسم دقیق این گزینه به نوع فایلی كه می‌خواهید چاپ كنید بستگی دارد). برای چاپ كردن تمام صفحات، گزینه All را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید یك شماره صفحه یا محدوده صفحات (مانند 2 – 4) را مشخص كنید. برای چاپ كردن صفحه جاری، گزینه Current Page را انتخاب كنید. برای چاپ كردن صفحات خاص، گزینه: Pages را انتخاب كنید و شماره صفحات مورد نظر را در كادر متنی مربوطه تایب كنید. شماره صفحات را با ویرگول از هم جدا كنید. مثلاً 5 و 2 و 1. محدوده صفحات را نیز با علامت منها مشخص كنید. (كادر محاوره‌‌ای این شكل مربوط به Word است).

 تعداد كپی   

  برای چاپ كردن چند كپی از فایل، تعداد كپی‌ها را در كادر Number Of Copies وارد كنید. (كادر محاوره‌ای این شكل، مربوط به power Point است. به چندین گزینه برای چاپ اسلاید توجه كنید كه از نظر ماهیت، گرافیكی‌تر از فایل‌های دیگر آفیس می‌باشد).

 چاپ كنید  

برای چاپ فایل با استفاده از گزینه‌هایی كه در كادر محاوره‌ای مشخص كردید روی Ok كلیك كنید (كادر محاوره‌ای این شكل، مربوط به Access است).

 استفاده از دكمه Print در نوار ابزار   

 برای چاپ كردن فایل جاری با استفاده از تنظیمات پیش فرض چاپگر و بدون انتخاب گزینه‌های جدید، روی دكمه Print در نوار ابزار Standard كلیك كنید.

*توجه*

پیش تصویر فایل

امكان Print Preview به شما امكان می‌دهد تا ببینید كه فایل چگونه به نظر می‌رسد تا قبل از چاپ بتوانید آخرین تغییرات مورد نظر را در آن صورت دهید. پنجره پیش چاپ، بسته به برنامه، ابزارهای مختلفی برای كار با فایل دارد. برای باز كردن پنجره پیش چاپ، روی دكمه Print Preview (دكمه‌ای كه تصویر ذره‌بین دارد) كلیك كنید. روی دكمه Close كلیك كنید تا آن را ببندید و به پنجره برنامه برگردید.

چاپ در Outlook

در Outlook، از قسمت Print Style در كادر محاوره‌ای Print برای انتخاب یك شیوه چاپ برای آیتمی از Outlook كه می‌خواهید چاپ كنید استفاده كنید. همچنین با كلیك كردن روی دكمه Define Styles می‌توانید شیوه را ویرایش كنید یا با كلیك كردن روی دكمه Page Setup می‌توانید تنظیمات صفحه را تغییر دهید.

 چگونه كار خود را ذخیره كنیم 

وقتی كه كار خود روی یك فایل آفیس را شروع كردید باید آن را ذخیره كنید تا بعداً بتوانید آن را باز كنید. فكر خوبی است كه اغلب كار خود را ذخیره كنید تا در هنگام قطع برق یا مشكل كامپیوتری، كار شما از بین نرود.اولین باری كه فایلی را ذخیره می‌كنید باید برای آن یك اسم تعیین كنید. اسم فایل می‌تواند حداكثر 256 كاراكتر باشد (حروف بزرگ یا كوچك). می‌توانید دیسك یا پوشه خاصی را برای ذخیره كردن فایل انتخاب كنید و آن را به فرمت خاصی ذخیره كنید. تمام گزینه‌های ذخیره سازی در كادر محاوره‌ای Save As قرار دارند كه در تمام برنامه‌های آفیس، یكسان است. بعد از اینكه فایلی را ذخیره كردید، ذخیره سازی‌های بعدی نیاز به تغییر نام ندارند. (مگر اینكه بخواهید این فایل را با اسم دیگری ذخیره كنید). بنابراین لازم نیست كه دوباره كادر محاوره‌ای Save As را باز كنید و فقط كافی است روی دكمه Save در نوار ابزار كلیك كنید.

فایل جدید را ذخیره كنید  

برای ذخیره كردن یك فایل برای اولین بار، از منوی File، گزینه Save یا As Save را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای As Save باز می‌شود.

یك پوشه مشخص كنید

   پوشه‌ای كه می‌خواهید فایل را در آن ذخیره كنید انتخاب كنید. اگر لازم باشد از لیست Save In برای پیدا كردن پوشه استفاده كنید. برای باز كردن پوشه مورد نظر، روی آیكون آن در كادر بزرگ وسط دابل كلیك كنید. همچنین می‌توانید یكی از پوشه‌های سمت چپ كادر محاوره‌ای را با كلیك كردن باز كنید.

یك اسم برای فایل تایپ كنید  

 در كادر متنی File Name، یك اسم تایپ كنید.

روی Save كلیك كنید  

 برای بستن كادر محاوره‌ای Save As، روی دكمه Save كلیك كنید. فایل با اسمی كه تایپ كردید و در پوشه‌ای كه مشخص كردید ذخیره می‌شود.

اسم نوار عنوان را مشاهده كنید  

 توجه كنید كه نوار عنوان، اسمی كه در كادر محاوره‌ای Save As به فایل اختصاص دادید را نشان می‌دهد.

از دكمه Save استفاده كنید  

 برای ذخیره سازی‌های پی‌درپی یك فایل، روی دكمه Save در نوار ابزار Standard كلیك كنید. تمام تغییراتی كه در فایل صورت داده‌اید ذخیره می‌شود. برنامه‌، نسخه جاری فایل را بارونویسی نسخه قبلی، ذخیره می‌كند ولی اسم فایل تغییر نمی‌كند.

*توجه *

تغییر دادن فرمت

برای ذخیره كردن یك فایل به فرمت دیگر (مثلاً برای ذخیره كردن یك فایل Excel به فرمت فایل Lotus 1-2-3)، كادر محاوره‌ای Save As را باز كنید. روی فلش لیست Save As type كلیك كنید و از این لیست، یك نوع فایل را انتخاب كنید.

ذخیره سازی بصورت یك فایل جدید

برای ذخیره كردن یك فایل با یك اسم جدید، مراحل 1 تا 4 این كار عملی را انجام دهید ولی در مرحله 3، اسم فایل را تغییر دهید. به این صورت، كپی این فایل با اسم جدید ذخیره می‌شود و فایل اصلی، به همان صورت باقی می‌ماند.

ذخیره كردن در یك پوشه جدید

روی دكمه Create New Folder در كادر محاوره‌ای Save As كلیك كنید تا یك پوشه جدید برای ذخیره سازی فایل ایجاد كنید. یك اسم برای پوشه تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.

چگونه با منوها و نوارهای ابزار كار كنیم 

 برای تسریع و تسهیل كار شما، منوها و نوارهای ابزار می‌توانند فقط فرمان‌ها و دكمه‌هایی را نمایش دهند كه بیشتر استفاده می‌كنید. یعنی یك منو یا نوار ابزار تمام فرمان‌های موجود را نشان نمی‌دهد مگر اینكه شما به آن بگویید. در این كار عملی‌، یاد می‌گیرید كه چگونه با منوهای و نوارهای ابزار سفارشی شده كار كنید.

 نمایش دادن یك منو بصورت كامل  

 برای باز كردن منو، بروی اسم آن كلیك كنید، اگر منوهای سفارشی شده شما فعال باشند، آخرین گزینه‌هایی كه استفاده كردید را نشان می‌دهند. برای مشاهده تمام گزینه‌ها، چند ثانیه صبر كنید تا تمام گزینه‌ها ظاهر شوند. همچنین می‌توانید روی فلش در انتهای منو كلیك كنید تا كل گزینه‌ها را مشاهده كنید. اگر منوهای سفارشی شده غیر فعال باشند، كل گزینه‌ها را بصورت خودكار مشاهده می‌كنید.

منوهای خود را سفارشی كنید  

 برای سفارشی كردن منوها، از منوی Tools، گزینه Customize را انتخاب كنید. (بسته به اینكه از كدام برنامه آفیس استفاده می‌كنید،‌ ممكن است منوی Toolsژ با آنچه كه در اینجا مشاهده می‌كنید متفاوت باشد). كادر محاوره‌ای Customize باز می‌شود.

منوهای سفارشی شده را فعال یا غیر فعال كنید  

 برگه Options را انتخاب كنید تا گزینه‌های منو را مشاهده كنید. برای فعال یا غیر فعال كردن منوهای سفارشی شده‌، روی كادر انتخاب Always Show Full Menus كلیك كنید. عدم وجود تیك در این كادر، به این معنی است كه منوهای سفارشی شده، فعال می‌باشند و وجود تیك به این معنی است كه این قابلیت غیر فعال است. روی Close كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود و تغییرات اعمال شوند.

 دكمه‌های مخفی نوار ابزار را ظاهر كنید  

اگر دكمه‌ای از نوار ابزار كه می‌خواهید در صفحه نباشد، روی آیكون More Buttons در نوار ابزار كلیك كنید تا لیستی از دكمه‌های اضافی ظاهر شود.

 یكی از دكمه‌های نوار ابزار را انتخاب كنید  

 از این لیست، دكمه‌ای كه می‌خواهید را انتخاب كنید، به محض اینكه انتخاب كردید، آن فرمان فعال می‌شود و این دكمه به دكمه‌های نوار ابزار اضافه می‌شود.

 نوارهای ابزار را مخفی یا ظاهر كنید  

برای ظاهر یا مخفی كردن یك نوار ابزار، از منوی View، گزینه Toolbars را انتخاب كنید تا منویی از تمام نوارهای ابزار برنامه ظاهر شود. علامت تیك در كنار اسم یك نوار ابزار نشان می‌دهد كه در حال حاضر در صفحه موجود است.

*توجه*

 مشاهده تمام دكمه‌های نوار ابزار

برخی برنامه‌های آفیس مانند Word و Excel، دو نوار ابزار در فضای یكسانی از صفحه دارند: نوارهای ابزار Standard و Formatting این امر به كاربران امكان می‌دهد تا فضای بیشتری از ناحیه كاری را مشاهده كنند. با عدم انتخاب گزینه Standard And Formatting Toolbars Share One Row در كادر محاوره‌ای Customize می‌توانید این دو نوار ابزار را بطور كامل نمایش دهید‌ (به مرحله 3 این كار عملی مراجعه كنید).

برگرداندن فرمان‌ها به حالت اولیه

كادر محاوره‌ای Customize، یك گزینه برای برگرداندن مجموعه پیش فرض فرمان‌های قابل مشاهده در منوها و نوارهای ابزار برنامه دارد. برای فعال كردن تنظیمات پیش فرض، روی دكمه Reset My Usage Data كلیك كنید.

گزینه‌های دیگر برای سفارشی كردن

كادر محاوره‌ای Customize، گزینه‌های دیگری هم دارد كه می‌توانید برای منوها و نوارهای ابزار بكار ببرید مانند بزرگ كردن آیكون‌ها یا مشاهده Screen Tipها برای مثال، از لیست Menu Animations برای انتخاب یك شیوه متحرك استفاده كنید. این شیوه بر چگونگی نمایش داده شدن منوها تاثیر می‌گذارد (تاثیر بسیار ظریف).

چگونه یك فایل جدید ایجاد كنیم 

وقتی كه آفیس را نصب كردید، دو آیتم جدید به بالای منوی Start اضافه شد كه یكی از آنها گزینه New Office Document باز می‌باشد. در اینجا می‌توانید نوع فایلی كه می‌خواهید ایجاد كنید را انتخاب كنید (یك سند Word، صفحه گسترده Excel، اسلاید Power Point، پایگاه داده Access و غیره). همچنین در هر برنامه Office (بغیر از Outlook) می‌توانید فایل‌های جدید باز كنید. از منوی File در پنجره برنامه برای ایجاد یك فایل جدید بر اساس یك قالب استفاده كنید. قالب، یك فایل از پیش ایجاد شده است كه شامل طرح كلی و فرمت بندی است.از دكمه New روی نوار ابزار Standard یا گزینه‌های فایل جدید روی كادر وظیفه برای باز كردن سندهای جدید و پیش فرض استفاده كنید.

New Office Document را انتخاب كنید  

 یك راه برای ایجاد فایل جدید، استفاده از گزینه New Office Document است. روی منوی Start كلیك كنید و New Office Document را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای New Office Document باز می‌شود.

 یك نوع فایل انتخاب كنید  

 از برگه‌های بالای كادر محاوره‌ای برای پیدا كردن نوع قالب برای فایل جدید استفاده كنید. (روی یك برگه كلیك كنید تا قالب‌های آن نمایش داده شوند.)، بعد روی آن دابل كلیك كنید تا هم پنجره برنامه و هم فایل جدید باز شود.نوع فایلی كه انتخاب كردید در پنجره برنامه مربوطه باز می‌شود. توجه داشته باشید كه هیچ قالبی برای Outlook وجود ندارد.

 فایل‌های جدیدی در برنامه باز كنید  

همچنین از طریق یك برنامه باز می‌توانید فایل‌های جدید ایجاد كنید. برای باز كردن یك فایل براساس یك قالب، از منوی File، گزینه New را انتخاب كنید. كادر وظیفه New Document باز می‌شود.

 از كادر New Document استفاده كنید  

 در كادر وظیفه New Document، روی لینك نوع فایل جدیدی كه می‌خواهید ایجاد كنید كلیك كنید. یك فایل جدید بلافاصله در پنجره برنامه باز می‌شود.

 از دكمه New استفاده كنید  

 برای باز كردن یك فایل جدید می‌توانید روی دكمه New در نوار ابزار Standard كلیك كنید. در Word و Excel، بلافاصله یك فایل جدید براساس قالب پیش فرض باز می‌شود. در Power Point یك اسلاید جدید باز می‌شود و در Access، كادر وظیفه New File باز می‌شود كه در آن می‌توانید نوع فایل جدید را انتخاب كنید.

* توجه*

 تمام فایل‌ها، قالب هستند

هر فایلی كه در آفیس باز می‌كنید از یك قالب ایجاد می‌شود كه یك سند، صفحه كاری، Presentation یا پایگاه داده آماده است. برای مثال وقتی Word را باز می‌كنید یك سند خالی باز می‌شود. اگرچه این سند، خالی است، مبتنی بر قالب Normal است.

ویزارد چیست؟

برخی از نوع فایل‌هایی كه در كادر محاوره‌ای New Office Document لیست شده‌اند ویزارد می‌باشند. یك ویزارد به شما كمك می‌كند تا مرحله به مرحله و مبتنی برگزینه‌هایی كه در كادر محاوره‌ای ویزارد انتخاب می‌كنید یك سند جدید ایجاد كنید. ویزارد مانند فایل‌های دیگر با دابل كلیك كردن آیكون مربوطه باز می‌شود.

اخطار ماكرو

بسته به قالبی كه انتخاب می‌كنید ممكن است اخطاری ظاهر شود كه به شما بگوید فایلی كه می‌خواهید باز كنید حاوی ماكروهایی (فرمان‌های خودكار برای كارهای معمول) است كه ممكن است ویروس داشته باشند. اگر برنامه آفیس را از یك منبع مطمئن خریده‌اید روی دكمه Enable macros در كادر اخطار كلیك كنید ولی اگر مطمئن نیستید كه این ماكروها ایمن هستند، روی دكمه Disable Macros كلیك كنید. اگر ماكروها را غیر فعال كنید، ممكن است برخی امكانات قالب بدرستی كار نكنند.

چگونه با كادر وظیفه كار كنیم 

كادر وظیفه، امكان جدید مجموعه برنامه‌های آفیس است. وقتی كه برنامه‌ای را اجرا می‌كنید (به استثنای Outlook)، كادر وظیفه بصورت پیش فرض در سمت راست پنجره برنامه ظاهر می‌شود و امكان دستیابی سریع به كنترل‌ها و فرمان‌های معمول را به كار بران می‌دهد. می‌توانید بیش از یك كادر در كادر وظیفه داشته باشید و از دكمه‌های حركتی برای مشاهده كادرهای باز استفاده كنید.

اسم كادر جاری در بالای كادر وظیفه ظاهر می‌شود. برای مثال، در Power Point ممكن است كادرهای New Presentation و Slide Layout را باز داشته باشید و بین آنها سوئیچ كنید. همچنین می‌توانید كادری را مخفی كنید تا فضای كاری را آزاد كنید.

 در كادر وظیفه حركت كنید  

 وقتی كه دو یا چند كادر وظیفه باز است با استفاده از فلش‌های در بالای هر كادر می‌توانید بین آنها حركت كنید. از دكمه Back برای برگشتن به كادر قبلی و از دكمه Forward برای رفتن به كادر بعدی استفاده كنید.

 در كادر وظیفه اسكرول كنید  

بسته به محتویات كادر، ممكن است لازم باشد تا برای مشاهده تمام گزینه‌ها یا لینك‌ها در كادر، اسكرول كنید. از دكمه‌های اسكرول برای مشاهده قسمت‌های مختلف كادر استفاده كنید.

 یكی از قابلیت‌ها را فعال كنید  

 بسته به محتویات كادر می‌توانید با كلیك كردن روی لینك یك قابلیت یا كلیك كردن روی آیكون گرافیكی كه نشان دهنده گزینه مورد نظر است، آنرا فعال كنید. بسته به چیزی كه انتخاب كنید، ممكن است كادر، چند گزینه یا لینك دیگر ظاهر كند كه بتوانید آنها را انتخاب كنید. همچنین ممكن است بعد از انتخاب یك فرمان، خود كادر بسته شود.

 دید كادر را تغییر دهید  

 یك روش سریع برای سوئیچ كردن بین كادرهای وظیفه، این است كه روی فلش Other Task Panes كلیك كنید و از لیستی كه باز می‌شود یك كادر دیگر را انتخاب كنید. همیشه كنار اسم كادر جاری، یك علامت قرار دارد.

 كادر وظیفه را ببندید  

   برای آزاد كردن فضای كاری، می‌توانید با كلیك كردن روی دكمه Close در كادر، آن را ببندید.

 دوباره كادر وظیفه را ظاهر كنید  

   اگر كادر وظیفه را بسته باشید در هر زمان كه بخواهید می‌توانید آن را دوباره ظاهر كنید. برای این كار، از منوی View، گزینه Task Pane را انتخاب كنید.

*توجه*

 تغییر دادن حالت راه‌اندازی كادر وظیفه

كادر وظیفه طوری است كه به محض اینكه یك برنامه از آفیس را باز كنید ظاهر می‌شود. (این كادر در Outlook استفاده نمی‌شود). برای اینكه كاری كنید تا كادر وظیفه بعد از باز كردن برنامه ظاهر نشود، باید گزینه راه‌اندازی آن را غیر فعال كنید. ابتدا از منوی Tools، گزینه Optinos را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای Optinos، برگه View را انتخاب كنید و كادر انتخاب Task Pane Startup را از حالت انتخاب درآورید. روی OK كلیك كنید تا از برنامه خارج شوید. دفعه بعدی كه برنامه را اجرا كنید كادر وظیفه ظاهر نمی‌شود. همین مراحل را برای غیر فعال كردن كادر وظیفه برای بقیه برنامه‌های آفیس دنبال كنید. می‌توانید به صورت موقت و برای آزاد كردن فضای كاری، یك كادر وظیفه را پنهان كنید و هر وقت كه به آن نیاز دارید، دوباره آن را ظاهر كنید. برای پنهان كردن كادر وظیفه، روی آن كلیك راست كنید و از منوی حاصله، Task Pane را انتخاب كنید.

 چگونه با برنامه‌های آفیس كار كنیم 

تمام برنامه‌های آفیس، ظاهر مشابهی دارند. وقتی كه با یك برنامه آشنا شدید براحتی می‌توانید عناصر معمول در برنامه‌های دیگر را تشخیص دهید. وقتی كه برای اولین بار یك برنامه را باز می‌كنید (به استثنای Outlook و Access)، یك فایل جدید بصورت خودكار روی صفحه ظاهر می‌شود و آماده كار می‌باشد. این سند با ابزارهایی احاطه شده است كه به شما كمك می‌كنند تا با برنامه كار كنید. بسیاری از ابزارهایی كه در صفحه یك برنامه آفیس ظاهر می‌شوند را می‌توان مخفی كرد تا فضای كاری پنجره را آزاد كنند. اگر تازه با آفیس آشنا شده‌اید چند دقیقه‌ای وقت بگذارید و در این كار عملی با عناصر مختلف پنجره آشنا شوید.

 كنترل‌های پنجره   

پنجره برنامه بهمراه یك پنجره سند خالی باز می‌شود. معمولاً هر دو پنجره، كاملاً باز می‌باشند، پنجره برنامه، كل صفحه را می‌پوشاند و پنجره اصلی سند، پنجره برنامه را پر می‌كند. (وقتی كه هر دو پنجره كاملاً باز هستند، دو دكمه Restore در گوشه سمت راست و بالا ظاهر می‌شود). اگر پنجره برنامه كاملاً باز نباشد، روی دكمه Maximize آن كلیك كنید.

نوار عنوان و نوار وظیفه   

  نوار عنوان به شما می‌گوید كه چه چیزی در پنجره قرار دارد. وقتی كه پنجره سند، كاملاً باز است، نوار عنوان، پنجره برنامه را به اشتراك دارد بطوری كه نوار عنوان، شامل اسم برنامه (مانند Word) و اسم فایل است. در قسمت پائین پنجره برنامه، نوار وضعیت اطلاعات مناسبی در مورد فایل نمایش می‌دهد مانند شماره صفحه جاری.

 نوار منو   

نوار منو شامل منوهایی است كه به نوبه خود شامل تمام فرمان‌های موجود برنامه می‌باشند. تمام كارهایی كه باید در یك برنامه انجام دهید از طریق گزینه‌های منو قابل دستیابی می‌باشند. برای استفاده از این گزینه‌های منو، روی اسم منو كلیك كنید تا آنرا ظاهر كنید و بعد روی گزینه‌ای كه می‌خواهید كلیك كنید.

 نوارهای ابزار   

هر برنامه آفیس، حداقل یك نوار ابزار را نمایش می‌دهد و چند برنامه بصورت پیش فرض، دو یا چند نوار ابزار دارند. نوارهای ابزار، دكمه‌های میانبری برای فرمان‌های پر استفاده مانند Open، Save، Print و Undo دارند. برای فعال كردن یك دكمه در نوار ابزار، روی آن كلیك كنید. برای دیدن اسم دكمه، اشاره‌گر ماوس را برای چند لحظه روی آن قرار دهید تا یك Screen Tip (راهنما) ظاهر شود (در كار عملی 5 «چگونه نوارهای ابزار را سفارشی كنیم» درمورد سفارشی كردن نوارهای ابزار یاد خواهید گرفت).

 ناحیه كاری و اسكرول بارها  

 ناحیه كاری، جایی است كه در‌ آن با داده‌های فایل كار می‌كنید. ناحیه كاری هر برنامه‌ای متفاوت است ولی معمولاً در وسط صفحه قرار دارد. این ناحیه كاری ممكن است اسكرول بار افقی و عمودی هم داشته باشد كه به شما امكان می‌دهند تا قسمت‌های مختلف فایل را مشاهده كنید. برای حركت دادن فایل در جهت مورد نظر، روی فلش‌های اسكرول بار كلیك كنید یا دكمه اسكرول را بكشید. از دكمه‌های Previous Page و Next Page در انتهای اسكرول بار عمودی برای جهش سریع از یك قسمت از فایل به قسمت دیگر استفاده كنید.

كادر وظیفه (Task Pane)  

 یكی از امكانات جدید این نسخه از آفیس، كادر وظیفه است (كه در Outlook استفاده نمی‌شود). این كادر بصورت یك پنجره جداگانه در سمت راست پنجره برنامه ظاهر می‌شود و لینك‌هایی به وظایف معمول برنامه مانند باز كردن یك فایل موجود یا ایجاد یك فایل جدید دارد و امكان دستیابی سریعی به این فرمان‌های معمول فراهم می‌‌كند.برای اطلاعات بیشتر به كار عملی 3 «چگونه با كادر وظیفه كار كنیم» مراجعه كنید.

*توجه*

نمایش دادن عناصر روی صفحه

می‌توان چند عنصر روی صفحه را پنهان كرد. برای مثال، ممكن است بخواهید فضای كاری را آزاد كنید تا دید بهتری نسبت به محتویات فایل داشته باشید. از منوی Tools، گزینه Options را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای Options، برگه View را انتخاب كنید. بسته به برنامه، می‌توانید اسكرول بارها، نوار وضعیت كادر وظیفه و عناصر دیگر را پنهان كنید. برای اینكه یاد بگیرید چگونه نوارهای ابزار را پنهان كنید به كار عملی 5 «چگونه نوارهای ابزار را سفارشی كنیم» مراجعه كنید.

میان برها

برای انتخاب گزینه‌های منو با صفحه كلید، كلید Alt را همزمان با حرفی در منو كه زیرش خط كشیده شده است بفشارید و بعد حرف خط كشیده شده در گزینه مربوطه را بفشارید.

چگونگی اجرا و خارج شدن از آفیس

با استفاده از منوی Start ویندوز می‌توانید برنامه‌های آفیس را اجرا كنید. وقتی كه این برنامه‌ها را نصب می‌كنید، اسم هر برنامه به لیست منوی Programs اضافه می‌شود. اگر Outlook را نصب كنید، یك آیكون میان‌بر (Shortcut) به دسك تاپ ویندوز اضافه می‌شود تا امكان دستیابی سریع به برنامه زمانی و Email روزانه را به شما بدهد. براحتی می‌توانید برای برنامه‌های دیگر آفیس نیز، آیكون میا‌ن‌بر ایجاد كنید ولی از طریق منوی Start هم بسرعت می‌توانید به آنها دستیابی پیدا كنید. وقتی كه كارتان با یك برنامه به پایان رسید، از یكی از چندین روش برای بستن پنجره برنامه استفاده كنید. فراموش نكنید كه قبل از خارج شدن، كار خود را ذخیره كنید.

 منوی Start را باز كنید  

  روی دكمه Start در نوار وظیفه ویندوز كلیك كنید. منوی Start ویندوز باز می‌شود.

  Programs را انتخاب كنید  

گزینه All Programs را كلیك كنید تا لیست منو ظاهر شود.

 یك برنامه انتخاب كنید  

روی اسم برنامه‌ای از آفیس كه می‌خواهید باز كنید كلیك كنید. برای مثال، برای باز كردن Excel ، روی Microsoft Excel كلیك كنید.

 پنجره برنامه را مشاهده كنید  

بلافاصله، برنامه در پنجره خود باز می‌شود و اسم آن در نوار عنوان ظاهر می‌شود. بسته به اینكه چه برنامه‌ای را باز كرده‌اید، می‌توانید روی یك فایل جدید مانند یك سند خالی Word، یك صفحه گسترده Excel، یك Presentation در Power Point یا یك پایگاه داده Access كار كنید. در Outlook می‌توانید تقویم خود را چك كنید و یا Email خود را مشاهده كنید. در این شكل، پنجره برنامه Excel باز است.

 خروج سریع  

 سریع‌ترین راه برای بستن یك برنامه آفیس، كلیك كردن روی دكمه Close برنامه‌، یعنی علامت × در گوشه بالا و سمت راست پنجره است. همچنین می‌توانید گزینه Exit از منوی File را انتخاب كنید یا Alt + F4 را بزنید تا برنامه بسته شود.

 آن را ذخیره كنید  

اگر كار خود را ذخیره نكرده باشید، برنامه از شما می‌خواهد كه قبل از خروج، این كار را انجام دهید. برای ذخیره كردن روی Yes، برای خروج بدون ذخیره سازی روی No و برای ملغی كردن روند خروج، روی Cancel كلیك كنید. (Outlook مانند برنامه‌های دیگر با فایل‌ها كار نمی‌كند بنابراین وقتی از آن خارج می‌شوید این كادر پرسش را نخواهید دید). برای اطلاعات بیشتر در مورد ذخیره كردن فایل‌ها به كار عملی 7 «چگونه كار خود را ذخیره كنیم» مراجعه كنید.

* توجه*

سوئیچ كردن بین برنامه‌ها

ایجاد یك آیكون میانبر (Shortcut)

براحتی می‌توانید برای هر برنامه‌ای كه بخواهید از طریق دسك‌تاپ ویندوز به آن دستیابی پیدا كنید یك آیكون میانبر ایجاد كنید. روی یك ناحیه خالی در دسك تاپ كلیك راست كنید و از منوی حاصله، گزینه Shortcut و New را انتخاب كنید. ویزارد Create Shortcut باز می‌شود. از دكمه Browse برای پیدا كردن و انتخاب برنامه‌ای كه می‌خواهید برای آن یك میانبر ایجاد كنید استفاده كنید مانند WINWORD . EXE برای Word و بعد روی Next كلیك كنید. برای میانبر یك اسم تایپ كنید و روی Finish كلیك كنید. دفعه بعد كه می‌خواهید برنامه را باز كنید، روی آیكون میانبر آن دابل كلیك كنید.