. استفاده از وسيله يا رسانه ي مناسب.پيامها و اطلاعاتي كه شما در گزارش خود ارائه ميدهيد بايد به قدري فراگير و چند بعدي باشند كه بتوان آنها را از طريق هر وسيله ي مجازيي نمايش داد.
انتخاب رسانه ي مناسب براي گزارش بيشتر به نوع اقدامي بستگي دارد كه گزارش به آن منتج ميشود.
براي مثال، اگر نياز باشد كه گزارش به آساني قابل دسترس باشد و يك متغير كليدي از تجارتي را نشان دهد، نياز است كه آن گزارش در زمينه ها و بافتهاي مختلفي به اشتراك گذاشته شود.
اين نوع گزارش بايد از طريق وب جهت اشتراك مساعي براي تمامي كاربران تجاري مربوطه قابل دسترس باشد.
چنانچه گزارش قسمتي از يك توجيح منظم است، به وسيله ي گزارشات زيادي همانندي مرور ميشود، نياز است كه در اثناي كار مورد مراجعه قرار گيرد، ممكن است بهتر باشد كه چنين گزارشات را به همراه ديگر گزارشات در يك كتابچه ي مجموعه ي گزارشات چاپ كنيم تا براي مرور سهولت بيشتري ايجاد شود.
اگر نياز باشد كه گزارش براي انجام عملي خاص به شخص معيني ارسال شود، بايد به صورت الكترونيكي بر روي يك pda باشد.
اگر قرار باشد كه گزارش براي تحليلهاي بيشتر مورد استفاده ي يك كارشناس امور مالي قرار گيرد، بهترين روش ارائه ميتواند ايجاد گزارش در يك صفحه گسترده ي excel باشد.
سرويسهاي گزارشگيري شما را قادر ميسازد تا بتوانيد گزارشات خود را به صورت وب تهيه نموده و نيز آنها را به فرمتهاي مختلف از جمله pdf و excel تبديل نماييد.
همچنين به شما اجازه ميدهد كه گزارشات خود را با كيفيت مطلوب چاپ، يا از طريق e-mail ارسال نموده و يا حتي به صورت متمركز بر روي اينترانت شركت خود قرار دهيد.
شما همچنين ميتوانيد گزارشات بر اساس وب را درون مدخلها يا همان پورتالهاي اطلاعاتي و اپليكيشنهاي تجاري مانند يك اينترانت مربوط به يك صنف خاص، قرار دهيد.
شما بايد براي افزايش بهره وري كاربر تجاري از گزارش خود، محتواي گزارش را بشناسيد و آن را براي كاربر مربوطه در بهترين حالت قابل دسترس سازيد.
3. نمايش و ارائه ي گزارش به مخاطبان مناسب.
ممكن است كه لازم باشد گزارشهايي را ايجاد كرده و آن را در اختيار ديگر افراد شركت خود قرار دهيد، بنا بر اين آنها چيزهايي از داده هاي ارائه شده را درك ميكنند، آنها نيز از با اطمينان اين داده ها را براي ديگر افراد تفسير كرده و محتواي كار را شرح ميدهند.
سبك ارائه ي گزارشات بايد حتماً بسته به نقش رسمي و وظيفه اي كه فرد دريافت كننده ي نتايج گزارشات در سازمان دارد، متفاوت باشد.
بعضي افراد گزارشات صرفاً عددي را ميپسندند و به اينگونه گزارشات واكنش بهتري نشان ميدهند.
برخي ديگر به نمايش اطلاعات به صورت گرافيكي پاسخ بهتري ميدهند، مانند نمايش روند در طول زمان، يا يك نمودار نسبي مقايسه ي عملكرد از جنبه هاي مختلف.سرويسهاي گزارشگيري به شما اجازه ميدهد تا سبك ارائه ي گزارشات و اطلاعات خود را متناسب با ترجيحات انواع وسيع مصرف كننده هاي نهايي آنها، تغيير دهيد.
سرويسهاي گزارشگيري به شما اجازه ميدهد تا گزارشات سنتي را به همان خوبي گزارشات free-form ايجاد كنيد.
همچنين به شما اجازه ميدهد تا گزارشات تعاملي را ايجاد كنيد كه بتوانند با برقراري ارتباط مستقيم با گزارشات ديگر، به جزئيات بيشتري دسترسي پيدا كنند.
اگر پرزنتيشني را براي استفاده ي مديران آماده ميكنيد يا ليستي از كارهاي پيچيده اي را كه بايد انجام دهيد براي خود مهيا ميكنيد، شناخت مخاطبين به شما كمك ميكند تا بهترين سبك و قالب را براي ارائه ي گزارش خود تعريف كنيد.
4. ارائه محتوا و طراحي مناسب و صحيح.
فرض كنيد كه كسي پيش من ميآيد و از من ميپرسد: اين چه گزارشي است كه امور مالي (يا حسابداري) هفته ي پيش براي من ارسال كرده است؟
من معمولاً از دو چيز تعجب ميكنم.
اول اين كه آيا اين شخص مرا با چيزهايي كه تصور ميكنم سريعً ميتوانم آنها را بفهمم، امتحان ميكند؟.
سپس، بعد از پيمايش سريع اطلاعات، نتيجه ميگيرم كه اين يك امتحان نيست، از اين كه اطلاعات درون گزارش چگونه اينقدر ضعيف سازماندهي شده اند، شوكه ميشوم.
در نهايت، بايد شانه هايم را بالا بيندازم و اعتراف كنم كه من هم به اندازه ي او گيج شده ام.
مفهوم و نتيجه ي اين داستان اين است كه گزارشات بد زيادي وجود دارند كه ارائه ميشوند.
به وسيله ي استفاده از اجزايي كه بتوانند اطلاعات صحيح را به وضوح نمايش دهند، ميتوان گزارشات پيشرفته اي را ايجاد كرد، بنا بر اين شما هيچ سوالي راجع به تفسير صحيح و واضح اطلاعات نخواهيد داشت.
يك گزارش با محتوا و طراحي مناسب به آساني براي افراد قادي مانند من و شما قابل درك است.
طراحي گزارش به طوري كه محتواي آن به آساني قابل درك باشد، ميتواند يك چالش باشد.
براي مثال، بسيار مشكل است كه با يك متخصص بازرگاني مصاحبه اي سريع را انجام دهيم و سپس به سختي نيازهاي گزارشي او را از آن مصاحبه استخراج كنيم.
حتي اگر جلسه ي مصاحبه به خوبي پيش برود، تعيين اين كه بهترين گزارشات براي اهداف و ديدگاههاي او چيست كار مشكلي است.
براي انجام چنين كار بزرگي، نياز داريد كه از تمامي اطلاعاتي كه از منابع داده اي كليدي درون آن سازمان ميآيد، آگاه باشيد.
بنا بر اين، محتواي اطلاعاتي خوب در گزارش نياز دارد كه شما از جنبه هاي مهم راجع به آن تجارت و مجموعه داده هاي عملياتي آن، يك درك كلي داشته باشيد.
با استفاده از سرويسهاي گزارشگيري، به خاطر اجزاي زيادي كه در report toolbox (يا جعبه ابزار گزارش) وجود دارد و شما ميتوانيد از آنها در هر گزارشي استفاده كنيد، روشهاي زيادي را براي طراحي محتوا در اختيار داريد كه ميتوانيد استفاده كنيد.
علاوه بر اين، ممكن است كه بخواهيد تحليلها و درخواستهاي (يا queries) را هم به صورت آماده (ad hoc) فراهم كنيد.
آنچه كه بيشتر تحليلگران تجاري و مديران آنها انجام ميدهند اين است كه با توجه به طبيعت ad hoc پرسيدن سوالات, گرفتن جوابها، و كنار هم قرار دادن اين جوابها، نسبت به اينكه واقعاً در درون و بيرون سازمان چه ميگذرد، به يك درك كلي برسند.
آنها به اين قابليت نياز دارند كه سوالات مختلفي را بپرسند، به صورت پويا گزارشات را فيلتر كنند و يا براي ديدن جزئيات بيشتر داده هاي زيربنايي عميقتر بنگرند.
شايد آنها بخواهند با يك پارامتر كه به همراه گزارش دوم فرستاده ميشود، كه نماي متفاوتي از جنبه ي ديگر گزارش اول را نشان ميدهد، از يك نما (view) ي سازمان به نماي ديگر سوييچ كنند.
سرويسهاي گزارشگيري براي فراهم كردن اين قابليتها طراحي شده اند.
سطح طراحي يا رابط كاربري كه براي ايجاد گزارش در سرويسهاي گزارشگيري مورد استفاده قرار گرفته مشتمل بر تنوع وسيعي از ابزارهاي مختلف است كه ميتواند براي روشن شدن اطلاعات محتواي دقيق آنها را فراهم كند و لذا اين اطلاعات و اضح براي مخاطبين شما روشن و قابل درك است.
براي مثال، ممكن است كه براي تحليلهاي مالي، گزارشات جدولي و ليستي مناسب باشد، ولي زيرگزارشات (گزارشات مفصلتر) ميتوانند نماهاي ديگري را فراهم كنند كه معني اطلات گزارش شده در ليسته و جداول را به وضوح بيان كند.
نمودارها براي نماهاي گرافيكيي تهيه ميشوند كه به كاربر اجازه ميدهد تا روندها و نابحنجاريها يا بينظمي ها را متصور شود.
ابزار گزارشگيري free-form مانند مستطيلها و ليستها (جعبه هايي كه براي قرار دادن ديگر كنترلها از آنها استفاده ميشود، و اجازه گزارشگيري به صورت آزادتري را ميدهند) اجازه ي انعطافپذيري خيلي بيشتري را نسبت به سبك محدود رسمي (مانند گزارشگيري ستوندار با انعطافپذيري كم براي تغيير فاصله ي بين ستونها و قالبهاي زيرمجموعه) و ابزارهاي گزارشگيري كه تا كنون بايد با آنها كار ميكرديم را ميدهند.
مترجم : علی اکبر حاتمی
