نگاهی نظری به فعال سازی نیروهای فرهنگی در ابعاد عملی

 نظام پذیرش و ارزیابی پیشنهادات نیروهای فرهنگی، زمینه‌ساز مشارکت فکری این نیروها با مدیریت سازمان بوده و یکی از پایه‌های اصلی مدیریت مشارکتی در حوزه فرهنگ قلمداد می‌شود.

در این مقاله به مدیریت نیروهای فرهنگی در سازمان های فرهنگی پرداخته می شود. در بخش اول مقاله که پیش از این ارایه شد، ضمن تعریفی از مدیریت فرهنگی، سازمان های فرهنگی و نیروهای فرهنگی، به بررسی حوزه فرایندی اول یعنی مدیریت پشتیبانی نیروهای فرهنگی پرداخته شد و همچنین در بخش دوم مقاله، حوزه فرایندی دیگر یعنی مدیریت آموزش نیروهای فرهنگی بررسی شد. در بخش حاضر که بخش سوم مقاله محسوب می شود، نیز به مدیریت فعالیت های نیروهای فرهنگی پرداخته می شود.

فعالیت فرهنگی به کارهایی اطلاق می شود، که نیروهای فرهنگی با مشارکت سازمان های فرهنگی درحوزه فرهنگ انجام می دهند. هدف و مقصود از این فرایند، مدیریت فعالیت های این نیروها در جهت فعال سازی آن هاست. به عبارت دیگر، مهم ترین هدف سازمان ها از مدیریت نیروهای فرهنگی، استفاده از ظرفیت ها و توانمندی های این نیروها در راستای انجام فعالیت های همسو با اهداف سازمان است.

حتی فرایندهای مربوط به حوزه های فرایندی مدیریت پشتیبانی و مدیریت آموزش این نیروها نیز همه برای تحقق حوزه فرایندی مدیریت فعالیت های نیروهای فرهنگی طراحی و برنامه ریزی شده است. در این حوزه فرایندی، براساس انواع فعالیت ها، فرایندهای مدیریت فعالیت های اجرایی و مدیریتی، مدیریت فعالیت های فنی و هنری، مدیریت فعالیت های آموزشی، پژوهشی و مشاوره ای، پذیرش و ارزیابی طرح ها و برنامه ها و پذیرش و ارزیابی پیشنهادات و نظرات نیروهای فرهنگی مورد بررسی قرار می گیرند.

در این فرایند، وظایف، فعالیت ها و پروژه های اجرایی یا مدیریتی مربوط به نیروهای فرهنگی، مهلت انجام آن ها، اولویت وظایف، توضیحاتی در مورد آن و مستندات مربوطه مدیریت می شوند. هر نیروی فرهنگی در این فرایند وظایف اجرایی یا مدیریتی مربوط به خود را مشاهده می کند، همچنین می تواند از طریق این فرایند میزان پیشرفت کار و … را به اطلاع مدیران یا رابطان مافوق برساند.

نیروهای فرهنگی را می توان به دو دسته عمده تقسیم کرد. دسته اول نیروهای فرهنگی مدیریتی هستند و دسته دوم نیروهای فرهنگی اجرایی.نیروهای فرهنگی مدیریتی، به انجام فعالیت های مدیریتی در حوزه فرهنگ و مدیریت تیم ها و گروه های کاری می‏پردازند. برخی از این فعالیت ها و وظایف مدیریتی عبارتند از: مدیریت دوره ها، نشست ها و میزگردها، مدیریت فرهنگسراها، مدیریت اجرایی نمایشگاه ها، همایش ها و جشنواره های فرهنگی و هنری، مدیریت اجرایی اردوها و بازدیدها، مدیریت اجرایی برگزاری نمایش ها و تئاترها، شب های شعر و مسابقات، مدیریت و دبیری نشریات و مجلات و بسیاری کارهای دیگر از این دست.

نیروهای فرهنگی مدیریتی ضمن علاقه مندی به فعالیت های مدیریتی در حوزه فرهنگ، باید دارای مهارت ها و توانمندی های مدیریتی باشند. برخی از این مهارت ها و توانمندی ها عبارتند از: حل مساله، مدیریت موثر جلسات، مدیریت زمان و استفاده بهینه از وقت، هدف گذاری و مدیریت اهداف، مدیریت بهره وری، مدیریت و کنترل پروژه های فرهنگی، خلاقیت و نوآوری، کارآفرینی فرهنگی، مدیریت استرس و مقابله با فشار عصبی، مدیریت ریسک، برقراری و مدیریت ارتباطات اثربخش، مدیریت دانش، مدیریت مذاکره، مستندسازی تجربیات مدیریتی، نگارش مکاتبات اداری، ایده پردازی و پرورش ایده ها، تصمیم گیری، مثبت اندیشی، گزارش نویسی، استفاده از ظرفیت های ذهنی، بهبود مستمر، مهندسی مجدد فرایندهای کاری، تفکر سیستمی، مدیریت کیفیت، مدیریت و مهندسی ارزش، مدیریت تعارض، تدوین چشم انداز، مدیریت تیم ها و گروه های فرهنگی، مدیریت مشارکتی، تعامل با نیروهای فرهنگی زیرمجموعه، انگیزه بخشی به نیروهای فرهنگی، توانمندسازی نیروهای انسانی فرهنگی، برنامه ریزی استراتژیک، سازماندهی نیروهای انسانی فرهنگی، رهبری، کنترل و نظارت، انتخاب، جذب و نگهداشت نیروهای انسانی فرهنگی، مدیریت سرمایه های فکری، ارزیابی عملکرد نیروهای فرهنگی و …

نیروهای فرهنگی اجرایی، تحت نظارت مدیران فرهنگی، به انجام فعالیت های فرهنگی می پردازندو در اموری که از ان یاد شد مشارکت دارند.نیروهای فرهنگی اجرایی علاوه بر علاقه مندی به فعالیت های اجرایی و داشتن روحیه اجرایی و عملیاتی باید واجد مهارت‏ها و توانمندی های لازم برای انجام فعالیت های اجرایی باشند. این مهارت ها و توانمندی ها که برخی از آن ها با توانمندی ها و مهارت های مدیریتی مشترک است، عبارتند از: مدیریت زمان، حل مساله و تصمیم گیری، خلاقیت و نوآوری، ایده پردازی، مدیریت ارتباطات موثر، مستندسازی تجربیات و دانش های کاری در حوزه فرهنگ، نگارش مکاتبات اداری، تفکر مثبت، گزارش نویسی، استفاده از ظرفیت و قابلیت های ذهنی، بهبود مستمر، برنامه ریزی عملیاتی، تعامل با مدیران مافوق و …

نوع دیگری از فعالیت هایی که توسط نیروهای فرهنگی قابل انجام است، فعالیت های فنی و هنری در حوزه فرهنگ است. در این فرایند نیز مانند فرایند قبلی، وظایف، فعالیت ها و پروژه های فنی و هنری نیروهای فرهنگی، موعد انجام آن ها، اولویت هر یک به همراه توضیحاتی در مورد هر فعالیت مدیریت می شوند. نیروهای فرهنگی در این فرایند، علاوه بر این که فعالیت های فنی و هنری خود را می بینند، می توانند از طریق این فرایند، میزان پیشرفت کار و … را به اطلاع مسئولان مربوطه برسانند نکته مهم و قابل توجه در فعالیت های فنی و هنری، توجه به موضوعات فرهنگی سازمان مورد نظر در این فعالیت ها است. فعالیت های فنی و هنری ابزارهایی هستند که نیروهای فنی و هنری فرهنگی باید با استفاده از این ابزارها، پیام های فرهنگی خود را به جامعه مخاطبان سازمان انتقال دهند.

برخی از فعالیت های فرهنگی از نوع فعالیت های علمی شامل فعالیت های آموزشی، پژوهشی و مشاوره ای است. در فعالیت های آموزشی، نیروهای فرهنگی باید طبق برنامه آموزشی اعلام شده توسط سازمان به ارایه آموزش های مورد نظر به مخاطبان سازمان بپردازند و در فعالیت های پژوهشی، نیروهای فرهنگی باید بر اساس اولویت ها و موضوعات پژوهشی فرهنگی اعلام شده توسط سازمان، به تحقیق و پژوهش بپردازند و گزارش آن را به سازمان ارایه دهند. در فعالیت های مشاوره ای، نیروهای فرهنگی باید طبق برنامه مشخص شده، به ارایه خدمات مشاوره ای به مخاطبان سازمان در حیطه تخصصی خود بپردازند.

در حوزه فعالیت های آموزشی، تعریف و تعیین موضوعات آموزشی اهمیت زیادی دارد. موضوعات آموزشی با توجه به ماموریت ها و اهداف سازمان فرهنگی مورد نظر تعیین شده و ارایه می گردند. البته می توان موضوعات را به موضوعات عمومی و تخصصی تقسیم بندی نمود. موضوعات عمومی، آن دسته از موضوعاتی هستند که در بیشتر سازمان های فرهنگی مشترک است و موضوعات تخصصی بر اساس تخصص، ماموریت و اهداف سازمان فرهنگی مورد نظر تعریف می شوند.

وظیفه مدرسین و مربیان فرهنگی، شناسایی استعدادهای فراگیران و مخاطبان و جهت دهی و هدایت این استعدادها به مسیر بالندگی و پیشرفت است.در حوزه فعالیت های پژوهشی، شاخت انواع پژوهش ضروری است. یک طبقه بندی کلی، پژوهش ها را از نظر چیستی به پژوهش کمی و کیفی تقسیم بندی می کند. پژوهش کمی بیشتر بر نتایج آماری ارائه شده به وسیله اعداد تکیه دارد، در حالی که در پژوهش کیفی بر توصیف های روایتی و تشریحی تاکید می شود. در طبقه بندی دیگری می توان پژوهش ها را از نظر هدف به بنیادی، کاربردی و پژوهش در عمل (اقدام پژوهی) تقسیم نمود.

پژوهش بنیادی پژوهشی است که در آن پژوهشگر به تلاش علمی می پردازد تا از نادانسته های بشری بکاهد و به دایره دانسته های انسان بیفزاید. بسیاری از نظریه های علمی محصول این گونه پژوهش هاست. پژوهش کاربردی، پژوهشی است که در آن پژوهشگر به دنبال دستیابی به اطلاعاتی است که در موقعیت های عملی بتوان از آن ها استفاده نمود یا به وسیله آن ها مشکلی را حل کرد یا راه حل مسئله ای را به دست آورد. پژوهش در عمل یا اقدام پژوهی، پژوهشی است که در آن پژوهشگر به دنبال دست یابی به یافته هایی است که بتوان به سرعت از آن در سطح محدودی استفاده نمود و مشکلات مقطعی را حل کرد. در این پژوهش پژوهشگر در پی تعمیم یافته های پژوهش به جوامع بزرگتر نیست.

کارائی و اثربخشی نیروهای فرهنگی پژوهشگر، تحت تاثیر دانش ها و مهارت های پژوهشی آن هاست.ارایه مشاوره به مخاطبان سازمان های فرهنگی یکی دیگر از فعالیت های علمی نیروهای فرهنگی به ویژه نیروهای فرهنگی متخصص است. معمولا این مشاوره در زمینه ها و موضوعات کاری سازمان فرهنگی موردنظر انجام می شود. و می تواند شامل مشاوره های فرهنگی، دینی، شغلی، تحصیلی، خانوادگی و … باشد.مشاوران فرهنگی علاوه بر داشتن تخصص در زمینه مورد مشاوره باید مهارت خوب شنیدن و توانایی برقراری ارتباط موثر با مخاطب را داشته باشند.

یکی از مهم ترین فعالیت های نیروهای فرهنگی، ارایه طرح ها و برنامه های فرهنگی است. نیروهای فرهنگی باید در کنار فعالیت های اجرایی، مدیریتی، آموزشی و پژوهشی باید به ارایه طرح ها و برنامه های ابتکاری و خلاقانه در حوزه فرهنگ بپردازند.پذیرش و ارزیابی طرح ها و برنامه های نیروهای فرهنگی، در قالب یک فرایند صورت می گیرد. به این صورت که ابتدا نیروی فرهنگی، طرح و برنامه خود را تعریف کرده و ضمن بیان جرئیات دقیق، آن را برای کمیته داوری و ارزیابی طرح ها ارسال می کند.

کمیته داوری بر اساس شاخص های تعیین شده و امتیاز هر یک از شاخص ها، امتیاز طرح را مشخص می کند. در صورتی که طرح مورد نظر حداقل امتیاز لازم برای پذیرش را به دست آورد، طرح پذیرفته شده و بودجه آن تعیین می گردد و طرح پذیرفته شده به همراه بودجه و زمان بندی آن به نیروهای فرهنگی ارایه دهنده ابلاغ می شود. نیروی فرهنگی موظف است طرح خود را در زمان بندی تعیین شده و با هزینه تصویب شده انجام دهند و گزارش انجام آن را برای کمیته ارزیابی ارسال نماید.

نظام پذیرش و ارزیابی پیشنهادات نیروهای فرهنگی، زمینه‌ساز مشارکت فکری این نیروها با مدیریت سازمان بوده و یکی از پایه‌های اصلی مدیریت مشارکتی در حوزه فرهنگ قلمداد می‌شود. فلسفه وجودی و هدف اصلی نظام پیشنهادات، استقرار و نهادینه‌سازی روحیه عارضه‌یابی، حل مشکل، عادت گریزی و توجه به بهبود مستمر در میان نیروهای فرهنگی مرتبط با سازمان فرهنگی است. نظام پیشنهادات با فعال نمودن نیروهای فرهنگی در شناسایی و رفع مشکلات و مسائل سازمانی، زمینه‌ساز صرفه‌جویی‌های هزینه ای و زمانی برای سازمان می‌باشد، این نظام به‌ عنوان ابزاری برای ارتقای نیروها نیز به شمارمی‌رود. چرا که این نیروها را از عادت کردن به روش‌های قدیمی کاری و تکرار مستمر آن‌ها باز می‌دارد و آنان را در مشاهده مشکلات و تحلیل آن ها و راه حل‌یابی فعال می‌گرداند.

سازمان های فرهنگی با اجرا و استقرار نظام پیشنهادات، اهدافی را دنبال می کنند، برخی از این اهداف عبارتند از: افزایش رقابت سالم بین نیروهای فرهنگی، افزایش مسئولیت پذیری و حس تعلق و تعهد در بین نیروهای فرهنگی مرتبط با سازمان، اشاعه فرهنگ مشارکتی در حل مسائل سازمانی و فرهنگی، تقویت و توسعه ارتباطات نیروهای فرهنگی و مدیران فرهنگی، کاهش ضایعات و هزینه ها در سازمان فرهنگی، اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه و خود جوش در بین نیروهای فرهنگی، افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار در سازمان فرهنگی، حرکت به سوی تعالی سازمانی و بهبود فرآیندهای کاری سازمان فرهنگی با اجرای پیشنهادات ارائه شده توسط نیروهای فرهنگی، ارتقای روحیه مشارکت فردی و گروهی نیروهای فرهنگی، شناسایی نیروهای فرهنگی خلاق و ایجاد بستر مناسب برای رشد و پرورش توان خلاقیت این نیروها، ایجاد روحیه مسئله‌یابی و حل مسئله به جای روحیه فرار از مشکل و یا انتقال آن به افراد یا سایر واحدهای سازمان در بین نیروهای فرهنگی.

پیشنهاد، هر نوع نظر، فکر و راهکاری که بتواند وضعیت موجود را آسان تر، سریع تر، صحیح تر، ارزان تر، ایمن‏تر و مطلوب‏تر کند. در نظام پیشنهادات هرگونه پیشنهادی پذیرفته نمی شود، پیشنهادات قابل قبول باید دارای ویژگی هایی باشند. برخی از این ویژگی ها عبارتند از: پیشنهاد نوآوری داشته باشند، متن پیشنهاد ساده، صریح، دقیق و عینی باشد، پیشنهاد امکان‌پذیر و قابل اجرا باشد، اجرای پیشنهاد در راستای اهداف و سیاست ها، ضوابط، مقررات و منشور اخلاقی سازمان فرهنگی باشد، پیشنهاد همراه با ارائه راهکار منطقی، عملی و قابل اجرا باشد، اجرای پیشنهاد توجیه فنی و اقتصادی داشته باشد.

نظام پذیرش و ارزیابی پیشنهادات و نظرات نیروهای فرهنگی، به شکل فرایندی انجام می شود. در این فرایند، نیروهای فرهنگی، پیشنهاد یا نظر خود را در یک موضوع مشخص همراه با مستندات آن برای کمیته داوری و ارزیابی پیشنهادات ارسال می کند. کمیته مورد نظر پس از بررسی پیشنهاد رسیده از سوی نیروی فرهنگی، امتیاز مورد نظر را به آن پیشنهاد داده و پاسخی مبنی بر رد یا پذیرش پیشنهاد را برای پیشنهاد دهنده ارسال می کنند.

مصطفی جهانگیر فیض آبادی

منبع:رصد