امضاهاي
ايميل شامل اطلاعات تماس، عناوين شغلي مربوطه و اسامي شرکت هايي است که در
صورت پاسخگو نبودن ايميل ها، به گيرنده کمک مي کند. بعضي وقت ها، اين
امضاها به گيرنده، شخصيت فرستنده را به گيرنده نشان مي دهد. امضاي ايميلي،
مثل سربرگ ها، حرفه اي هستند و نشان مي دهند شما چه کاري انجام مي دهيد.
در اين مقاله چند راه براي چگونگي ساختن يک امضاي درست معرفي مي شود.
مختصر و مفيد
اول از همه، سربرگ فرستنده بايد يک اسم داشته باشد و در صورت امکان از ايميل يک شرکت استفاده کنيد. اگر کسي ايميل 
(babak@hotmail.com) را ببيند، اولين کاري که مي کند اين است که آن را اسپم کند!
اگر هدر فرستنده اين معنا را تداعي کند که فرستنده، آقا يا خانم تبريزي از يك شركت طراحي است (مانند: (tabrizi@webdesign.ir))،
مي فهمد که يک ايميل حرفه اي از طرف شخصي به نام تبريزي است و به آن طراح
بيشتر اعتماد مي کند. از ساخت يک لينک براي وب سايتتان شروع کنيد. بيشتر
نرم افزارهاي خواندن ايميل، آدرس هاي ايميل و وب سايت ها را به طور خودکار
به لينک تبديل مي کنند. زماني که براي يک ايميل HTML مي سازيد، بايد مطمئن
شويد لينک، نمايش داده شود. و در عوض، متن هاي لينکي مانند «My website» و
از نوع URL، براي کساني که مي خواهند آدرس ها را کپي کنند، قابل استفاده
خواهند بود.
يک
امضاي ايميلي نبايد طول ايميل را دو برابر کند. پس آن را به کوتاه ترين
اندازه ممکن بسازيد (مثلا سه خط کافي است). داستان زندگي خود را در آن
ننويسيد چون هدف اين امضاها، اين است که به بقيه نشان دهد شما چه کسي
هستيد و چگونه با شما مي تواند تماس برقرار کند.
اطمينان حاصل کنيد که موارد زير در امضاي شما باشد:
1– اسم شما
2– شرکت شما و سمت شما در شرکت
3– چگونگي برقراري تماس با شما.
نيازي
نيست که 10 راه مختلف براي اينکه با شما تماس بگيرند، بنويسيد! همان طور
که در طراحي وب سايت ديديم، بايد مختصر و مفيد باشد. شخص مقابل بايد بداند
که شما کدام راه را براي برقراري تماس با خودتان مي پسنديد. دو يا سه خط
با حدود 60-70 کاراکتر در هر خط بنويسيد (بسياري از نرم افزارهاي ايميل،
حداکثر 80 کاراکتر در خط را قبول مي کنند، پس آن را محدود کنيد تا به ته
خط نرسيد!). خط چهارم اختياري است و مي تواند آدرس شرکت باشد. البته اگر
در خانه کارهايتان را انجام مي دهيد بهتر است مواظب باشيد!
خلاصه، ولي در چارچوب قانون
در برخي
از کشورهاي اروپايي، اگر يک شرکت ثبت شده داشته باشيد، قانون به شما ديکته
مي کند که چه چيزي را بايد در امضاي خود قرار دهيد. به عنوان مثال قانون
کشور بريتانيا، شرکت هاي سهامي خاص و سهامي عام با مسووليت محدود را مجبور
مي کند که موارد زير را در امضا داشته باشند:
1– شماره شرکت
2 – آدرس ثبت
البته
نيازي نيست که حتما در تمام مکاتبات الکترونيکي و وب سايت و لوازم التحرير
تبليغاتي خود اين اطلاعات را وارد کنيد. بيشتر برنامه نويسان مستقل و شغل
هاي کوچک اين قوانين را ناديده مي گيرند.
حواستان باشد اين اطلاعات را در امضا قرار ندهيد:
1– توييتر شخصي، IM يا اطلاعات اسكايپ و مانند آن
2– شماره تلفن يا آدرس محل سکونت (البته اگر نمي خواهيد صبح زود به وسيله مشتري هاي جهاني از خواب بيدار شويد!)
3– URL وب سايت شخصيتان
4– اظهارنظر هاي نابجا
5– مجموعه کامل مهارت ها، دستاوردهاي زندگي و رزومه!
جملات قصار شما براي دوستانتان مي تواند جذاب باشد ولي براي کسي که با آن فقط رابطه شغلي و نه رابطه خصوصي داريد، کمي ريسک دارد.
اگر مي
خواهيد زماني که در حال تماشاي سريال هستيد، مشتريانتان با شما تماس کاري
نگيرند، خب اطلاعات محل زندگي خود را به طور کامل در اختيار آنها قرار
ندهيد. حتي اطلاعات تماس شخصي خود را به شرکت هاي شريکتان هم ندهيد.
همکاران شما شايد علاقه اي به اين مساله نداشته باشند و شما هم ممکن است
نخواهيد اطلاعات شخصي شما را کسي بداند. اشاره کردن اکانت توييتر شرکت يا
راه هاي ديگر تماس در امضا شايد مفيد باشد زيرا ممکن است طرف معامله، با
ايميل معمولي نتواند با شما تماس برقرار کند.
