اکثر مدیران در خرید سیستم‌های حضور و غیاب دچار اشتباه بزرگی می‌شوند. اشتباه آنان هم این است که تصور می‌کنند کار با خرید دستگاه حضور و غیاب تکمیل می‌شود و اصل کار خرید دستگاه حضور و غیاب است (!) درحالی که این مدیران نمی‌دانند دستگاه‌های حضور و غیاب تنها عناصری فیزیکی برای ثبت وضعیت تردد کارکنان هستند و قسمت عمده و اصلی کار، در نرم افزار حضور و غیاب انجام می‌پذیرد.
حال منظورمان از این حرف چیست؟
بگذارید با مثالی ساده طرز کار و ارتباط بین دستگاه و نرم افزار حضور غیاب را برایتان تشریح کنم:
تصور کنید شما یه عنوان مدیر یک مجموعه، تصمیم به تهیه و نصب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در سازمان خود گرفته‌اید. عملیات نصب و ثبت اطلاعات بیولوژیک کارکنان (اثر انگشت) در دستگاه با موفقیت انجام می‌پذیرد و با هر بار ورود و خروج کارمند به سازمان، با ثبت اثر انگشت، وضعیت تردد او کنترل می‌شود.
حال به انتهای ماه نزدیک می‌شوید و می‌خواهید با بررسی وضعیت تردد کارمندان، حقوق آن‌ها را محاسبه کنید. در این جا دستگاه حضور و غیاب تنها اطلاعات و ساعت‌های ورود و خروج را در اختیار شما قرار می‌دهد. اما عملیات محاسبه‌ی حقوق و مرخصی کارکنان، فرآیندی است که از طریق نرم افزار حضور و غیابِ نصب شده بر روی سیستم شما انجام می‌پذیرد.
یعنی اطلاعات ورود و خروج کارمندان و وضعیت غیبت و تاخیر آن‌ها، از دستگاه حضور و غیاب به وسیله‌ی شبکه یا وای فای به نرم افزار حضور غیاب منتقل می‌شود و عملیات محاسبه‌ی حقوق، برنامه‌ریزی برای اضافه‌کار، درخواست مرخصی و وضعیت ماموریت‌های فرد در نرم افزار حضور و غیاب انجام می‌پذیرد.
در حقیقت برنامه حضور و غیاب سامانه‌ای است که با استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا و فناوری‌های جدید، این امکان را برای مدیران فراهم میکند که برنامه‌ای بهینه برای سازمان خود تعریف کنند و از طریق این نرم افزار بر عملکرد کارکنان شرکت، نظارت کامل داشته باشند.
استفاده از نرم افزار حضور غیاب باعث شود که مدیر بتواند بر اساس حداکثر ظرفیت‌ها و توانایی‌های سازمان برنامه‌ریزی کند.
از طرف دیگر در پرداخت حقوق کارمندان و کارکنان سازمان، عدالت رعایت می‌شود و تمام اضافه‌کاری‌ها و موارد تشویقی آن‌ها مدنظر گرفته می‌شود و موردی از قلم نمی‌افتد.
این موضوع باعث می‌شود که کارکنان تلاشگر و سخت‌کوش احساس رضایت بیشتری نسبت به شغل خود داشته باشند و با سازمان احساس نزدیکی بیشتری کنند. در نتیجه انگیزه‌ی آن‌ها برای کار کردن، افزایش می‌یابد.
