نحوه مدیریت کارمندان از راه دور

استخدام کارمندان از راه دور راهی عالی برای روی آوردن به استعداد از سراسر جهان است. درك نحوه مدیریت موثر كاركنان از راه دور در ابتدا می تواند بسیار سخت به نظر برسد ، اما چند ترفند وجود دارد كه می توانید از آنها برای ایجاد کارمندان كارآمد و شاداب استفاده كنید.

انتظارت شغلی

انتظارات خود را برای کارمندان از راه دور تنظیم کنید. اگر کارمندان شما آنچه را که می خواهید یا به آنها احتیاج دارید درک نمی کنند ، آنها قادر به موفقیت نخواهند بود. تمام انتظارات خود را در اسناد آنلاین ، فیلم ها یا نمایش اسلایدها مشاهده کنید و آنها را به کارمندان خود منتقل کنید. اطمینان حاصل کنید که آنها تمام اطلاعات کلیدی شما را برای موفقیت در کار خود اعمال میکنند. 

به عنوان مثال ، می توانید هنگام استخدام کارمندان از راه دور خود ، یک سند مقدماتی ایجاد کنید که وظایف آنها را مشخص می کند و دستورالعمل های خاصی را برای کار آنها به شما می دهد. شما حتی می توانید پیوندهایی به اسناد یا فیلم های دیگری داشته باشید که سناریوهای خاصی را که ممکن است کارمندانتان با آنها روبرو شوند ، درج کنید ، بنابراین آنها می دانند که شما در آن شرایط چه کاری را انتظار دارید.

نکته تخصصی

الیزابت داگلاس ، مدیر عامل ویکی هاو ، توصیه می کند: "مدیریت کارمندان از راه دور مستلزم برقراری ارتباط عالی ، چه از طرف شخصی که می خواهد کارمند از راه دور باشد ، همچنین از طرف مدیر است. بنابراین ، اگر می خواهید شخصی را به عنوان کارمند از راه دور استخدام کنید ، باید اطمینان حاصل کنید که آنها قادر به برقراری ارتباط واقعاً مؤثر ، حتی ارتباط بیش از حد هستند. "

برای کمک به کارمندان از راه دور،در تحقق انتظارات خود از مهلت های زمانی استفاده کنید. بدون مهلت ، کارمندان از راه دور نمی دانند که چه مدت باید برای کار خود زمان بگذارند . مهلت ها به کارمندان شما کمک می کند تا وقت خود را به طور کارآمد مدیریت کنند ، و این حس خوبی را به شما می دهند. کار زیادی توسط کارمندان شما انجام می شود. 

مدیریت با کنترل از راه دور

زمان دادن همچنین راهی خوب برای ردیابی چگونگی تولید کارمندان از راه دور شما است. در صورت عدم موفقیت همیشه می توانید آخرین مهلت های خود را بعداً تنظیم کنید. اگر درک کنید مهلتی که تعیین کرده اید واقع بینانه نیست ، می توانید آن را تا چند روز تمدید کنید.

اگر مهلت های مربوط به کارهایی که انجام می دهند اعمال نشوند ، به کارمندان خود سهمیه بدهید. بعضی اوقات ، کارمندان از راه دور استخدام می شوند کارهای زیادی کوتاه و متوالی انجام دهند ، جایی که مهلت آن معقول نیست. اگر این مورد برای کارمندان شما وجود دارد ، سعی کنید سهمی از آنها را تهیه کنید که در عوض به آنها کمک کنند تا بتوانند زمان خود را مدیریت کرده و تولید کنند.

به عنوان مثال ، در صورت استخدام کارمندان از راه دور برای پاسخگویی به سوالات مشتری برای شرکت خود ، می توانید به کارمندان خود اطلاع دهید که انتظار دارید از آنها در 3-4 ساعت سوالات پاسخ دهند.

اگر به کمک سهمیه نیاز دارید ، کارهایی را انجام دهید که کارمندان از راه دور برای یک یا دو روز انجام دهند تا ببینید چه چیزی واقعاً توسط یک نفر قابل دستیابی است.

به آنها بگویید که آیا انتظارات شما را برآورده نمی کنند یا خیر. اگر متوجه شدید که یکی از کارمندان شما مهلت یا سهمیه آنها را رعایت نمی کند ، به آنها دسترسی پیدا کنید. نگرانی های خود را ذکر کنید و از آنها بپرسید که آیا سؤالی دارید یا به کمک نیاز دارید. اگر مشکل در حال تکرار است ، در نظر بگیرید که آیا کارمند مناسب برای تجارت شما است یا خیر. 

به عنوان مثال ، می توانید به کارمند خود ایمیل بفرستید و بگویید "سلام جان ، من متوجه شدم که شما در 2 هفته گذشته به مهلت خود عمل نکردید. واقعاً مهم است که کار خود را به موقع انجام دهید. آیا می توانم کاری انجام دهم تا به آنها کمک کنم؟ "

از ابزارهای ارتباطی برای مدیریت استفاده کنید.

ممکن است ارتباط با کارمندان دورکار دشوار باشد. از آنجایی که ارتباط مستقیم و چهره به چهره بین شما و کارمندان از راه دور وجود ندارد، یک سری اطلاعات به خوبی منتقل نمی شود. مدیر و سایر کارمندان باید بدانند که کارمندان دورکار بر روی چه چیزی کار می کنند و اگر اختلالی در حین کار و روند پروژه اتفاق افتاد به همی تیمی و کارمند دورکار اطلاع دهند.

حتی بهتر است از متدلوژی های مدیریت پروژه نیز برای مدیریت تیم های دورکارتان بهره ببرید. متخصصین نیمو در این حوزه می توانند شما را به خوبی راهنمایی کنند.

از شکلک ها و GIF ها استفاده کنید تا کارمندانتان احساس راحتی کنند. نشانه های غیر کلامی مانند لبخند زدن و گره زدن نقش مهمی در برقراری ارتباط دارند ، که باعث می شود ارتباط با کارمندان از راه دور از طریق ایمیل یا یک پلت فرم گپ گاهی اوقات مشکل باشد. می توانید با افزودن شکلک یا GIF به پیامهایی که برای کارمندان خود ارسال می کنید ، در حل این مشکل کار کنید. آنها از ژست مهربانی قدردانی می کنند و به شما کمک می کنند پیام های شما بیش از حد تهاجمی به نظر برسند. 

به عنوان مثال ، اگر از یکی از کارمندان خود سؤال می کنید که چرا آنها کاری خاص را انجام داده اند ، می توانید در انتهای پیام یک شکلک صورتک را درج کنید تا به آنها نشان دهید که دیوانه نیستید.

مهارت‌های لازم برای مدیریت نیروی کار دورکار

ردیابی بهره وری

از کارمندان از راه دور خود بخواهید که بازده خود را ثبت کنند. یک فرم یا صفحه گسترده ایجاد کنید که کارمندان شما بتوانند وظایفی را که انجام می دهند ارائه دهند و مدت انجام این کار چه مدت طول کشیده است. برای اطمینان از اینکه آنها در مسیر صحیح هستند ، می توانید ارسال های آنها را به طور مرتب مرور کنید. اگر کسی عقب افتاد ، می توانید زود آن را بگیرید و به حل مسئله بروید.

ایجاد یک محیط تیمی

یک خبرنامه هفتگی برای پر کردن کارمندان از راه دور در به روز رسانی های شرکت ارسال کنید. حتی اگر کارمندان از راه دور شما در دفتر کار نمی کنند ، شما هنوز هم می خواهید که آنها احساس کنند که جزئی از تیم هستند.

از آنجا که آنها در اطراف شاهد تغییرات بزرگی یا وقایع در شرکت نخواهند بود ، هر هفته یک خبرنامه تهیه کنید تا آنها را به روز کنید و احساس کنید که شامل می شوند. همچنین می توانید نکات مفیدی در مورد بهره وری و بهره وری را در خبرنامه داشته باشید تا حتی مفیدتر باشد.

پوشاک شرکت خود را به کارمندان خود بدهید تا آنها احساس کنند. پیراهن ، زنجیرهای کلیدی ، کیف و سایر مواردی که آرم شرکت شما روی آنها قرار دارد ، همه کار می کنند. دادن کارمندان از راه دور خود به یک شرکت کوچک از شرکت به آنها کمک خواهد کرد که احساس کنند بخشی از تیم هستند.

میزبان برنامه های حضوری برای کارمندان از راه دور خود باشید. برنامه ریزی ملاقات یک راه عالی برای شما و کارمندان است تا در خارج از ایمیل و کنفرانس ویدیویی با یکدیگر آشنا شوند. شما می توانید از کارمندان خود دعوت کنید تا از دفتر مرکزی شرکت خود بازدید کنند ، یا می توانید سفری به مکان دیگری ترتیب دهید و عده ای را از دفتر خود به همراه خود ببرید. 

بر پروژه ها نظارت داشته باشید.

ردیابی و نظارت بر پروژه های دورکاری نیز دشوار است. برای آسان کردن این کار از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه کارمند دورکار می داند که چه کارهایی باید انجام دهد. شما نیز می دانید که چه پروژه هایی در حال اجراست و هر فردی بر روی چه چیزی کار می کند.

با نرم افزارهای مدیریت پروژه مدت زمان کارمندان برای تکمیل پروژه ها را نظارت کنید. اگر یک کارمند تمامی فرایند پروژه را انجام می دهد مطمئن می شوید که کارمند تمامی انتظارات شما را درک کرده و در جهت موفقیت آن حرکت می کند.

ایجاد ارتباط با کارگران راه دور شما به آسانی کار نمی کند، اما بسیار ضروری است و در نهایت موفقیت تیم شما را مشخص‌ می‌کند. برای ارتباط با کارکنان از راه دور، مدیران باید با ارتباطات بسیار پیشگیرانه تر باشند و از بهترین ابزارهای مبتنی بر ابر و برنامه‌های تلفن استفاده کنند.

تعیین اهداف نیاز به مدیریت دقیق دارد و اهداف باید به روشنی ابلاغ شود. مهمتر از همه، مدیران باید با تیم‌های از راه دور اعتماد ایجاد کنند و به افراد خود اجازه دهند با انجام یک کار درخشان به کار خود ادامه دهند. کار از راه دور در حال تحول است و مدیران نیز باید با این روش سازگار شوند