لزوم ارائه سوابق تحصیلی برای ادامه تحصیل در خارج
مهاجرت به قصد تحصیل در کشوری دیگر به مدتی محدود مثلا در ۲ سال یا برای مدت زمانی طولانی‌تر مثلا یک دوره کامل از کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا نیازمند جمع‌آوری مدارک و سوابق تحصیلی فراوانی است. این فرایند کمی دشوار و بعضا آزار دهنده است. تهیه و تنظیم فهرست و مدارک لازم در زمینه سوابق تحصیلی یکی از سخت‌ترین بخش‌های این ماجرا است که برای ارائه آن باید اطلاعات دقیقی داشته باشید و پر کردن و تنظیم آن هم روش‌های مخصوص به خود را دارد.
تنظیم و دریافت سوابق تحصیلی برای دانشجویان بین‌المللی کمی طول می‌کشد. این طولانی شدن فرایند رسمی تحویل مدارک نهایی برای دانشجویی که تمام واحدها را گذرانده است و باید از دانشگاه فارغ‌التحصیل بشود، گرفتاری‌هایی به وجود می‌آورد. در این مقاله درباره این فرایند و راهکار پیش‌برد سریع‌تر آن توضیح خواهیم داد.
سوابق تحصیلی دانشجویان و برنامه توافق نامه تحصیلی
مدارک سوابق تحصیلی دانشجویان بین‌المللی ارتباط نزدیکی با نامه پذیرش و توافق نامه‌ای دارد که دانشجو با دانشگاه مقصد امضا می‌کند. برنامه توافقی که میان دانشجو و دانشگاه امضا می‌شود به مواردی نظیر واحدهای آموزشی، فعالیت‌ها و برنامه‌های تحقیقاتی و آموزشی و سایر موراد در آن اشاره می‌شود. این توافق نامه باید به امضای دانشجو و دانشگاه برسد. برنامه توافق نامه آموزشی و سوابق تحصیلی دانشجو، نشان دهنده اعتبار و اجازه متقاضی برای تحصیل در دانشگاهی خارجی است.
شرح و تعریف دقیق سوابق تحصیلی
برای پذیرش در دانشگاهی خارجی نیاز به ارائه سابقه تحصیلات خود دارید. چنانچه برای تحصیل در خارج از سمت دانشگاهی در وطن خود به دانشگاهی دیگر اعزام بشوید، پس از اتمام دوره آموزشی خود، در دانشگاه خارجی نیاز به دریافت مدرک سوابق تحصیلی آن دوره هم دارید. مدرکی دال بر حضور شما در دانشگاه پیشین و اتمام موفقیت آمیز برنامه‌ها و دوره‌های آموزشی ارائه شده لازم و ضروری است.
اگر بخواهیم دقیقا از مواردی که در مدرک سوابق تحصیلی دانشجویان بین‌المللی ذکر می‌شود، نام ببریم باید به این موضوعات اشاره کنیم که فهرست واحدهای اخذ شده، امتحانات گذرانده شده و نمرات گرفته شده از جمله این موراد است. در مدرک سوابق تحصیلی معمولا موارد زیر دیده می‌شود:
کد و شماره واحدهای آموزشی که دانشگاه برای هر واحد آموزشی خود در نظر می‌گیرد.
نام واحدهای آموزشی اخذ شده در دانشگاه در سوابق تحصیلی عنوان می‌شود.
مدت زمان تحصیل در هر واحد آموزشی ذکر می‌شود.
نمرات و اعتبار ECT در سوابق تحصیلی نوشته می‌شوند (برای دانشجویانی که تحصیلات خود را در یک دانشگاه اروپایی گذرانده‌اند).
شیوه پر کردن مدرک سوابق تحصیلی
چنانچه کشور شما یا کشور دیگری که می‌خواهید پس از اتمام تحصیل به آن مراجعه می‌کنید، ساختاری مانند ساختار ECT ندارد، شرح نظام آموزشی و سیستم اعتباردهی و نمره دادن به دانشجویان باید مشخص بشود. در شرح نظام ارزیابی باید مشخص بشود که بالاترین و پایین‌ترین نمره در چه گستره و به چه شکلی به دانشجویان تعلق می‌گیرد. بسته به این که قانون هر دانشگاه چگونه است، مدرک و فرم‌های سوابق تحصیلی از سوی دانشجو یا دانشگاه تکمیل می‌گردد. معمولا مدرک سوابق تحصیلی زمانی تکمیل می‌شود که دانشجو تمام امتحانات قید شده در برنامه توافق نامه تحصیلی را گذرانده باشد و معمولا واحدهایی که با موفقیت گذرانده نشده‌اند و دانشجو در آن‌ها حد نصاب نمره را نگرفته است، در فهرست سوابق تحصیلی قید نمی‌شود.
زمان درخواست مدرک سوابق تحصیلی
همان‌طور که عنوان شد، در مدرک سوابق تحصیلی نمرات نهایی دانشجو قید می‌شود، بنابراین لازم است تا پر کردن این مدرک در مراحل نهایی انتقال یا مهاجرت دانشجو صورت بگیرد. برای این که در دریافت نسخه نهایی فرم سوابق تحصیلی در پایان دوره آموزشی خود در دانشگاه معطل نشوید، پس از گذراندن هر واحد و دریافت نتیجه و نمره آن می‌توانید از استاد مربوطه درخواست کنید که نمره شما را ثبت کند. این کار باعث می‌شود تا نهایتا برای دریافت مدرک سابقه تحصیلی خود فرایند فارغ‌التحصیلی‌تان سریع‌تر پیش برود.
فرقی نمی‌کند که پس از اتمام تحصیل در دانشگاه قصد ماندن در وطن خود را دارید یا رهسپار کشوری دیگر برای ادامه تحصیل و یافتن شغل می‌شوید، در هر حال نیازمند داشتن مدرکی معتبر هستید. برخی از دانشگاه‌ها در سطح دنیا، مثل برخی کشورهای اتحادیه اروپا، برای تبادلات علمی و گسترش کیفی و کمی آموزش و تحصیلات عالی در اروپا، دست به ایجاد برنامه‌های آموزشی سیستماتیک زده‌اند. به این شکل که دانشگاه‌های کشورهای عضو اتحادیه اروپا، به دانشجویان این کشورها امکان تحصیل در نقاط مختلف اروپا را می‌دهند و بورسیه‌های تحصیلی خاصی هم به آن‌ها اعطا می‌شود.
این برنامه‌های تحصیلی برای تبادلات بهینه و امکان ارتباط بیشتر نیاز به سیستم‌های آموزشی و ارزیابی یکپارچه‌ای مانند ETC دارند. دریافت مدرک سوابق تحصیلی و تکمیل فرم‌ها و اطلاعات مربوط به آن در چنین کشورهایی لزوم و اهمیت بیشتری هم دارد. مثلا بورسیه اراسموس که به دانشجویان اروپایی و برخی افراد کشورهای دیگر هم ارائه می‌شود، باید در چارچوب قوانین مشترکی که وجود دارد، مدارک و سابقه تحصیلی دانشجویان را فراهم کند.
عدم وجود مدرک سوابق تحصیلی و عواقب آن
گاهی اوقات پس از اتمام دوره تحصیلی، به دلیل تعدد دانشجویان و فرایند دشوار هماهنگی اساتید برای ارائه نمرات پایانی، کار تکمیل فرم‌ها و مدارک سابقه تحصیلی دانشجویان کمی کند می‌شود. بنابراین نگرانی‌هایی برای دانشجویان ایجاد می‌شود که باید گفت که جای هیچ نگرانی نخواهد بود. در این صورت باید از اساتید خواست تا نمره را خارج از فرایند طولانی سیستم ارزیابی آموزش دانشگاه‌ها به دانشگاه دیگر برای مقطع بعدی یا اداره آموزش ارسال کنند. مدارک نهایی در پایان فرایند رسمی و اداری بعدا تقدیم اداره بین‌المللی دانشگاه خواهد شد و نسخه‌ای از آن هم به دانشجو داده می‌شود.
اداره و مرکز بین‌المللی و ارتباطات خارجی در هر دانشگاه وظیفه تنظیم و بررسی وضعیت دانشجویان خارجی را خود بر عهده می‌گیرد و معمولا همراهی‌هایی با دانشجو برای سهولت کار صورت می‌دهد. تحصیل در کشوری خارجی علاوه بر موضوعاتی که مستقیما به موضوع تحصیل می‌پردازند، امور اداری و دفتری بسیاری هم دارد. پس اگر قصد اقدام کردن برای مهاجرت و تحصیل در کشوری دیگر دارید، حتما باید با چگونگی این فرایندها هم آشنا باشید تا در حین تحصیل یا برای فارغ‌التحصیلی با مشکلی جدی رو به رو نشوید. فقط مهاجرت برای تحصیل در مقطعی کاملا جدید در دوره‌ای کامل، نیازمند این فرایندها نیست. بلکه دوره‌های آموزشی متنوعی که در آن‌ها دانشجویان تنها برای تجربه همکاری‌های مشترک و محدود با دانشگاهی دیگر صورت می‌دهند هم به این فرایندها نیاز دارد.
