چرا پرداخت به موقع بسیار اهمیت دارد؟
در وهله اول بیایید به دلایل اهمیت این موضوع بپردازیم. اگر مشتریانتان هزینه خرید را به موقع پرداخت نکنند، چه اتفاقی می افتد؟
گردش مالی؛ اولین و مهم ترین اتفاقی که بعد از پرداخت دیرهنگام رخ می دهد، تاثیر منفی روی گردش مالی شرکت است. اگر به موقع پول نگیرید، نمی توانید سر وقت و به شکلی مداوم درآمد داشته باشید. اگر درآمد منظمی نداشته باشید، نمی توانید بدهی ها و قسط های شخصی تان را نیز سر وقت بدهید. جدا از کسب درآمد منظم، گردش مالی نشانگر توانایی شرکتتان در کسب موفقیت نیز هست.
درواقع حتی ممکن است گردش مالی نامناسب باعث تعطیلی شرکتی شود. حتی اگر آن شرکت روی کاغذ و به لحاظ فنی درآمدزا بوده باشد. صورت حساب ها را بررسی کنید و اقداماتی را در جهت اصلاح پرداختی های دیرهنگام صورت دهید تا بتوانید گردش مالی مثبتی داشته باشید.
تنظیم امور حسابداری؛ پرداخت به موقع هزینه خرید محصولات باعث می شود تا تنظیم و بستن حساب های ماهیانه و سالیانه به شکل راحت تری انجام شود. صورت حساب های ثبت شده معمولا به عنوان درآمد در نظر گرفته می شوند، ولی اگر این درآمد هنوز وجود خارجی پیدا نکرده باشد، اشتباهاتی در گزارش هایتان رخ خواهدداد. شاید این موضوع خیلی برای کسب و کارهای کوچکی که به تازگی کارشان را شروع کرده اند، اهمیت نداشته باشد، با این حال اگر می خواهید گزارش های مالی تان را به سرمایه گذاران یا عموم مردم ارائه دهید، باید توضیحات کاملی دراختیار داشته باشید.
شهرت؛ اگر بپذیرید که مشتریانتان با دیرکرد زمانی وجه مورد نظر را پرداخت کنند، به شهرت خود صدمه می زنید و خود را در معرض مشکلاتی در آینده، از جمله دیرکرد طولانی مدت تر قرار می دهید. مشکلات فزاینده؛ همه این مشکلات در طول زمان بیشتر می شوند، بنابراین هرچه بیشتر برای اصلاح این وضعیت تعلل کنید، با عواقب بیشتری مواجه خواهیدشد. به عنوان مثال، وقتی مشتری متوجه شود که پرداخت دیرهنگام ایرادی ندارد، آن را (خودآگاه یا ناخودآگاه) به یک عادت تبدیل می کند. هرچه حساب و کتاب های مالی ماهیانه و سالیانه تان پیچیده تر شود، پیش بینی میزان پیشرفت کلی تان نیز سخت تر خواهدشد.
استراتژی هایی برای اصلاح دیرکرد زمانی پرداخت مشتریان
خوشبختانه مجموعه استراتژی هایی وجود دارد که می توانید به کار بگیرید تا از این وضعیت رهایی پیدا کنید.
1. بر فرآیند صدور صورتحساب، کنترل کامل داشته باشید.
فرآیند صدور صورتحساب ها را مورد ممیزی و حسابرسی قرار دهید. احتمال دارد که جایی اشتباهی صورت گرفته باشد. اگر فرآیند ثبت صورتحساب ها را به صورت کاملا مستند در اختیار ندارید، اصلاحات کارتان را از همین جا شروع کنید. علاوه بر این شما باید همواره نسبت به صدور صورتحساب ها و نحوه ارتباط میان دپارتمان های مختلف شرکت آگاه باشید.
هرگونه شرایط خرید و جریمه دیرکرد باید به وضوح مشخص شود. اگر فرآیند پیگیری مناسبی نداشته باشید، صورتحساب هایتان گم شده یا مورد بی توجهی واقع می شوند. این فرآیند دو مرحله دارد: اول اینکه مطمئن شوید فرآیندهای کاری تان روی کاغذ منطقی به نظر می رسند. آیا قوانین سفت و سختی دارید یا کارمندانتان هر شرط و شروطی که بخواهند، برای مشتری می گذارند؟ سپس با کارمندانتان ارتباط برقرار کرده و به بررسی این موضوع بپردازید که آنها فرآیندهای کاری را به درستی دنبال می کنند.
2. به شکلی رسمی اخطار بدهید
اگر موعد پرداخت مشتری تان چند روز به تعویق افتاده است، می توانید اخطاری رسمی برای او بفرستید. در ابتدا ای‌میلی برای او ارسال کنید و با لحنی دوستانه موعد و شیوه های پرداخت را یادآوری کنید. اگر کارساز نبود، از ای‌میل نامه یا تماس تلفنی برای پیگیری استفاده کنید. در صورت نیاز می توانید به مشتری اخطار دهید که در صورت عدم پرداخت، با مشکلات قانونی رو به رو خواهدشد. شاید آنها فقط فراموش کرده باشند هزینه خرید را واریز کنند و شاید برای پرداخت هزینه نیاز به اعمال فشار داشت باشند.
3. شرایط مختلفی را برای بهترین (و بدترین) مشتریانتان در نظر بگیرید.
اگر چند مشتری مشکل ساز دارید، یا از طرف دیگر، مشتریانی دارید که همیشه به موقع هزینه خرید را پرداخت می کنند، بهتر است شرایط خرید متفاوتی را برای هر کدام از آنها در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر مشتری ای همیشه پول را با دیرکرد زمانی پرداخت می کند، شرایط سخت تر و جریمه مالی در ازای دیرکرد را برای او در نظر بگیرید.
4. شیوه های پرداخت متنوع تری را بپذیرید.
برخی از مشتریان به دلیل مشکلات و شرایطی که دارند، نمی توانند هزینه خرید را به موقع پرداخت کنند. این مشکلات ممکن است ناشی از گردش ضعیف مالی یا فشار زیاد کار باشد. خوشبختانه روش هایی وجود دارد که به وسیله آنها می توانید این مشکل را حل کنید. به عنوان مثال، می توانید یک صورتحساب سنگین را به چند صورتحساب سبک تر تبدیل کنید. اگر می توانید، مکالمه ای دوستانه و صریح با مشتری مورد نظر داشته باشید و سعی کنید با او در مورد نحوه پرداخت به توافق برسید.
5. از شرکت های تحصیلداری استفاده کنید.
اگر شرایط سختی دارید و گزینه های بالا به شما کمکی نکرد، می توانید از شرکت های تحصیلداری استفاده کنید. فرآیند این کار ساده است: با یک شرکت تحصیلداری صحبت کنید، صورتحساب های پرداخت نشده تان را به آنها بفروشید و مبلغی کمتر از مبلغ صورتحساب دریافت کنید و دیگر به آن صورتحساب کاری نداشته باشید! آنها خودشان با مشتری مورد نظر تماس گرفته و براساس روند کاری شان، وجه مورد نظر را از آنها می گیرند. البته این روش، روش خوبی برای طولانی مدت نیست، چرا که هم باید پول کمتری دریافت کنید، هم آن مشتری را احتمالا از دست می دهید. اما اگر چاره دیگری نداشتید، این روش را امتحان کنید.
6. با مشتریان مشکل ساز کار نکنید.
اگر تعدادی از مشتریانتان به طور مرتب مشکلاتی در زمینه پرداخت برایتان ایجاد می کنند، باید آنها را کنار بگذارید. شاید فکر کنید این کار برای شما که شرکت کوچکی دارید، مانند دور ریختن پول است؛ اما اینطور نیست، چرا که با وجود این مشتریان، درآمد ثابتی نخواهید داشت.
7. قانونی برخورد کنید.
اگر همه راه ها را امتحان کرده اید و باز هم به در بسته خورده اید، دیگر وقت آن رسیده که از طریق قانونی دست به کار شوید. تا می توانید اطلاعات گردآوری و صورتحساب ها و فاکتورها را تنظیم کنید. سپس به دنبال یک وکیل خبره باشید تا بتوانید از روش قانونی، حق و حقوق خود را پس بگیرید. البته بررسی کنید که احتمالا هزینه استخدام وکیل و طی کردن فرآیندهای قانونی بیشتر از هزینه ای که می خواهید بگیرید، نباشد، که در این صورت با ضرر بیشتری رو به رو خواهیدشد.
