برترین ها - ترجمه از هدی بانکی: همه‌ی ما می‌دانیم که ارتباط موثر برای ایجاد رابطه‌ای موفق، لازم است. ازدواج‌هایی که با شکست مواجه میشوند معمولا ریشه در عدم ارتباط موثر بین همسران دارند، در محیط کار نیز، روابط ممکن است به همین دلیل ناموفق و ناکارآمد بشوند.
سوء تفاهم‌ها و تفاوت‌هایی که در ایده‌ها و نظرها وجود دارد می‌تواند بین رئیس و کارمند بی‌اعتمادی ایجاد کند. اگر چنین اتفاقی بیفتد، جریان کاری مختل شده و موفقیت کسب و کار نیز دچار افت قابل توجهی خواهد شد. برای جلوگیری از هر کدام از این رویدادها باید هر دو طرف، اهمیت دیدارها و رودررو شدن را درک کنند.
وقتی که ارتباط مکرر با رئیس ممکن نیست
برای بسیاری از کارمندان این امکان وجود ندارد که با رئیس خود پیوسه دیدار رودررو داشته باشند. علتش هم می‌تواند برنامه‌های پُرمسئولیت و شلوغ و ضرب العجل‌های خاصی باشد که اهمیت بسیار زیادی دارند. برای بعضی از کارمندانی که در دفتر یا سایت کاری مجزایی مشغول هستند نیز ارتباط مکرر با رئیس عملا ممکن نیست.
با وجود چنین شرایطی، دیدار با رئیس همچنان باید الویت داشته باشد چون یکی از موثرترین راهها برای در جریان گذاشتن رئیس نسبت به تازه ترین‌هاست.
اگر شما جزو کارمندانی هستید که دور از دفتر اصلی کار می‌کنید یا شرایط دیدار با رئیس خود را ندارید، می‌توانید از تکنولوژی کمک بگیرید. اینترنت، ابزارهای ارتباطی زیادی در اختیارتان می‌گذارد که بتوانید فاصله‌های فیزیکی را پشت سر گذاشته و همدیگر را ملاقات کنید. می‌توانید از کامپیوتر و موبایل‌تان برای ارتباط مکرر با رئيس استفاده کنید.
چیزهایی که باید در موردشان با رئيس خود صحبت کنید
برای اینکه رئيس‌تان را در جریان امور جاری سازمان قرار دهید توصیه می‌کنیم راههای ارتباطی خود با او را پیوسته باز نگه دارید. یکی از کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که ملاقات هفتگی با رئیس‌تان داشته باشید.
چیزهایی که باید در مورد آنها با رئیس خود گفتگو کنید:
وضعیت پروژه
خیلی مهم است که همیشه رئیس‌تان را در جریان تازه ترین شرایط و وضعیت پروژه‌اش قرار دهید. همیشه آماده باشید تا گزارشی کامل و گویا به او ارائه دهید، نه اینکه منتظر بمانید تا از شما سوال کند.
اهداف
رئيس باید بداند شما تا چه حد در راستای اهداف تیم، خوب عمل می‌کنید. دیدار با رئیس به طور مکرر باعث می‌شود او نسبت به روند کار و پیشرفت پروژه آپدیت باشد. درست است که گزارش‌های مکتوب، جزئیات روند کار را ارائه می‌دهند اما اگر بتوانید گزارش کار را شفاهی ارائه دهید و در موردش بحث کنید، بسیار بهتر و موثرتر است.
اهداف شخصی
یک رئیس خوب باید کارمندانش را با انگیزه نگه دارد، بنابراین باید در مورد اهداف شخصی کارمندان خود آگاه‌تر باشد. این موضوعات در دیدارهای رودررو، بهتر از هر زمان دیگری مطرح میشوند.
مسائل جاری
بیشتر رئیس‌ها ترجیح می‌دهند در مورد مشکلات و مسائلی که روی می‌دهد باخبر باشند و بدانند برای رفع این مسائل چه اقداماتی در دست اجراست. ملاقات منظم با رئیس می‌تواند از این جنبه نیز او را آگاه و مطلع نگه دارد.
مطرح کردن مشکلات احتمالی قبل از به وقوع پیوستن
هیچ رئیسی دوست ندارد ناگهان در شرایط بدی گیر کند و با خبرهای بد غافلگیر شود. رئیس شما باید در مورد چالش‌های بالقوه‌ای که ممکن است در آینده‌ی نزدیک بروز کنند آگاه باشد تا تدابیر لازم را بیندیشد و مجهز باشد. بنابراین به طور مکرر با رئیس خود دیدار کنید و او را در جریان هر اتفاق و خطری که کارمندان را تهدید می‌کند قرار دهید.
درخواست‌هایی که در آخرین دیدارتان مطرح شده پیگیری کنید
شاید نیازی به این توصیه نباشد اما واقعیت این است که معمولا کارمندان آنچنان درگیر مشغله‌ها و مسائل کاری و روزمره میشوند که ممکن است فراموش کنند در آخرین دیداری که با رئیس داشتند، در مورد چه چیزهایی
گفتگو کردند و قرار شد چه کارهایی انجام دهند.
یادداشت‌های مربوط به دیدارهای‌تان را هر چند وقت یکبار مرور کنید تا در دیدار بعدی با رئیس‌تان، در مورد درخواست‌هایی که مطرح شده، جوابی برای ارائه دادن داشته باشید.
نیازها و خواسته‌ها
تا زمانیکه شما به رئیس‌تان نگویید به چه ابزارها، منابع و یا امکاناتی برای پیشبرد کار نیاز دارید او از نیازهای شما با خبر نخواهد شد. احتمالا فکر می‌کند همه چیز خوب و روبراه است مگر اینکه چیز دیگری بشنود. اگر درخواست یا نیازی دارید، در مطرح کردن آن طی دیدارهای‌تان تردید نداشته باشید.
ایده‌ها و پیشنهادهایی را که برای سازمان دارید مطرح کنید
ملاقات با رئیس، فرصتی بسیار خوبی برای به اشتراک گذاشتن افکار و ایده‌ها در مورد اتفاقاتی است که در سازمان روی می‌دهد. در دیدار با رئیس‌تان می‌توانید او را از چیزهایی که فکر می‌کنید به ضرر سازمان هستند آگاه کنید و نظر شخصی خود را بگویید. بحث‌های صادقانه‌ای که با نیت خوب، ایده‌ها را مطرح می‌کنند و تبادل نظرهایی که بین رئیس و کارمندان انجام می‌شود می‌تواند به موفقیت سازمان کمک بسیار زیادی بکند.
ایجاد اطمینان
ملاقات‌های پیاپی، اطمینان و احترام متقابل ایجاد می‌کند. ضمنا کارمندان هر چه بیشتر با رئيس خود دیدار کنند، اضطرابی که ممکن است در این رودررویی‌ها دچارش شوند کمتر خواهد شد. از طرفی دیگر رئیس هم راحت‌تر می‌تواند به کارمندان خود اعتماد کند چون می‌داند که آنها کار خود را به بهترین نحو انجام می‌دهند.
