زمان بسیار گرانبها است و استفاده صحیح از این ۲۴ ساعت روزانه بسیار مهم است و اهمیت این موضوع زمانی دو چندان می شود که کسب و کاری را شروع کرده و در حال اجرای آن باشید.
حال افراد به دو دسته تقسیم می شوند، گروهی که با برنامه ریزی هدفمند و زمان بندی های دقیق از این ۲۴ ساعت به طرز صحیحی برای رسیدن به اهداف خود استفاده می کنند و گروهی دیگر که هیچ تمرکزی روی زمان بندی ندارند و بی برنامه کارهای خود را انجام می دهند و در نهایت موفقیت چندانی هم کسی نخواهند کرد.
شما جزو کدام دسته هستید؟ اول یا دوم؟ اگر در دسته اول قرار دارید به شما تبریک می گوییم، به این ترتیب می توانید کارآمد، موثر و بدون استرس به امور و کارهای روزانه خود بپردازید.
در ادامه هفت نکته برای مدیریت موثر زمان ارائه شده است:
۱- شناسایی اهداف
در هر فعالیتی که انجام می دهید این نکته را مد نظر داشته باشید که از اهداف کوتاه و بلند مدت شما پشتیبانی کرده و شما را در مسیر رسیدن به آن ها قرار می دهد و هر کار دیگری غیر از این بدون شک وقت تلف کردن است. در واقع برنامه کاری شما باید حول وظایف و فعالیت هایی باشد که به طور مستقیم بر افزایش درآمد و رشد تجاری شما مربوط است.
۲- اولویت بندی عاقلانه
باید برای انجام کارهای روزمره خود اولویت بندی هایی منطقی داشته باشید و طبق آن عمل کنید. کارها را می توانید به این ترتیب اولویت بندی کنید:
– کارهای مهم، فوری و ضروری: وظایفی که باید حتما در زمان تعیین شده انجام شوند.
– کارهای مهم اما غیر ضروری: وظایفی که مهم هستند اما لزومی در انجام سریع آن ها نیست، بنابراین باید طبق برنامه ریزی دقیقی زمانی را برای انجام آن ها درنظر بگیرید.
– کارهایی فوری اما کم اهمیت: این دست از وظایف سر و صدای زیادی به پا می کند اما زمانی که انجام شد مشخص می شود که آنچنان که تصور می شد ضروری نبود. در صورت امکان انجام این قیبل کارها را به فرد دیگری واگذار کنید.
– کارهایی که نه مهم است و نه ضروری: وظایف و مسائل کم اهمیتی که توهم “مشغله زیاد” را ایجاد می کند. انجام آن ها را به بعد موکول کنید.
سه یا چهار کار مهم و ضروری که امروز باید انجام شود را یادداشت کرده و طبق برنامه ریزی آن ها را انجام دهید. سپس بقیه کارها را مطابق لیست تهیه کرده و به انجام امور بپردازید. در انتها خواهید دید که اولویت بندی کارها به این ترتیب و انجام همه آن ها حس موفقیت به شما می دهد و انگیزه ای در شما ایجاد می کند که کمتر به کارهای غیرضروری بپردازید.
۳- فقط بگویید نه
شما رئیس هستید. اگر در شرایطی واقعا مجبور هستید که درخواستی را رد کنید یا انجام ندهید و به انجام امور مهمتری بپردازید، حتما کاری را که می دانید درست است انجام دهید. همین امر در مورد سایر پروژه ها و فعالیت ها صادق است، آن هایی را در اولویت قرار دهید که سازنده ترند. برای جلوگیری از اتلاف وقت، از تجربه ها بیاموزید.
۴- برنامه ریزی روزانه
یکی از بدترین کارهایی که ممکن است انجام دهید این است که بدون برنامه ریزی قبلی کار روزانه را شروع کنید. آن وقت نمی دانید دقیقا چه کاری را در چه زمانی انجام دهید و بی برنامه به انجام امور می پردازید. در حقیقت، زمانی که صرف تفکر برای برنامه ریزیِ روز آتی می کنید در مقایسه با زمانی که بدون برنامه به سراغ انجام کارها رفته و از این شاخه به آن شاخه می پرید (و به ندرت کاری را تکمیل می کنید) بسیار کمتر است. بسته به شخصیت خود، یکی از این گزینه ها را امتحان کنید:
شب قبل – در پایان روز، تنها ۱۵ دقیقه از وقت خود را صرف تمیز کردن میز کار و نوشتن برنامه برای روز بعد کنید. این روش تکنیکی عالی است و خواهید دید در صبح روز آینده، نشستن پشت یک میز کار مرتب چقدر حس خوبی به شما القا می کند.
اولین کار در صبح – می توانید هر روز صبح چند دقیقه ای تامل کنید و کارهای خود را طبق اولویت بندی های گفته شده تعیین کنید و سپس به انجام آن ها بپردازید. این بخش مهمترین کار هر روز صبح شما به حساب می آید.
۵- دور کردن عوامل حواس پرتی
ممکن است زمانی که درست در حال انجام کار مهمی هستید آمد و رفت همکاران تان مدام حواستان را پرت کند. حتی گاهی اوقات این وقفه های کاری ناشی از خودمان است و به رسانه های اجتماعی مربوط می شود. برای مثال گوشی تلفن. تلفن های هوشمند علارغم این که بسیار مفید هستند اما استفاده بیش از حد از آنها اعتیاد آور است و باعث می شود که در حین کار نیز مدام تمایل داشته باشیم سری به برنامه های آن زده و خبری بگیریم.
بهترین راه برای مقابله با این وضعیت این است که درب اتاق تان را ببندید و تلفن همراهتان را نیز خاموش کنید. به این ترتیب می توانید حداکثر استفاده را از زمانتان ببرید. به جای همواره در دسترس بودن، بهتر است زمان خاصی را در برنامه روزانه خود برای خواندن ایمیل ها، تماس با افراد، صحبت با کارکنان و غیره تعیین کنید.
۶- محول کردن وظایف به دیگران
اگر شما کارمند خوب و با استعدادی استخدام کرده اید، پس بهتر است مقداری از کارهای خود را به آن ها بسپارید تا انجام دهند. به دنبال فرصتی باشید تا مسئولیت ها و وظایفی خاص را به عهده اعضای تیم بگذارید.
۷- مراقب خودتان باشید.
حتما در طول روز مقداری ورزش کنید و خواب کافی داشته باشید. باید بدانید که داشتن ذهنی هشیار از عملکرد بهتری برخوردار است و کمتر زمان را هدر می دهد.
