گاهی پیش می آید که زمان زیادی را برای آماده سازی یک فایل آفیس صرف نموده اید و بنا به هر دلیلی این فایل پاک و یا خراب می شود. در چنین مواقعی چه باید کرد؟ اگر این فایل برای شما از اهمیت بسیاری برخوردار است نگران نباشید چون خوشبختانه فایل های آفیس به گونه ای ایجاد می شوند که امکان بازیابی آن ها تا حد زیادی بالا می رود. در ادامه با گویا آی تی همراه باشید تا به شما در بازیابی فایل های از دست رفته آفیس کمک نماییم.

استفاده از Document Recovery

آفیس ۲۰۱۶ با ویژگی هایی خاص به نسبت سایر پکیج ها عرضه شده است. در این پکیج شما قادرید در مواقعی که نرم افزار به شکل های غیر معمولی بسته می شود و شما سند مورد نظر خود را ذخیره نکرده اید، فایل های خود را بازیابی نمایید. از آن جا که این ساده ترین روش برای بازیابی است بهتر است ابتدا آن را امتحان نمایید و در صورتی که نتوانستید نتیجه خاصی بگیرید مشکل را از روش های دیگر مرتفع نمایید.

همانطور که در تصویر بالا قابل مشاهده است کاربر در زمان خروج به اشتباه با فشردن دکمه  Don’t Save  فایلی را که زحمت فراوانی برای ایجاد آن کشیده، از دست داده است! حال چه باید کرد؟ پاسخ سادست. آفیس همواره یک نسخه از سند شما را به صورت پیش فرض در خود حفظ می کند تا در صورت بروز چنین مشکلاتی کاربران را از سردرگمی نجات دهد.

برای بازیابی فایلی بسته شده کافی است مجددا مایکروسافت آفیس را بازنمایید. به عنوان مثال ما فرض می کنیم سند مربوط به یک فایل ورد بوده است. پس با باز نمودن نرم افزار ورد و ورود به محیط آن در بخش سمت راست شاهد یک نوار هشدار هستیم که به ما نشان می دهد که سندی با این مشخصات ذخیره نشده است. در صورت تمایل با کلیک بر روی سند مربوطه قادر به باز نمودن و یا ذخیره کردن آن هستید.

در صورتی که در زمان ورود با این پیام مواجه نشدید کافی است به مسیر زیر بروید تا به فایل مورد نظر دسترسی یابید.

File > Manage Document > Recover Unsaved Documents

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می نمایید با ورود به مسیر فوق به این پنجره هدایت خواهید شد ه تمامی فایل های ذخیره نشده شما با پسوند ASD  و بدون دارا بودن نام خاصی در آن مشاهده می گردد. از این بخش بایستی با توجه به تاریخ و زمان ذخیره شدن فایل ها، سند مورد نظر خود را پیدا نمایید.

مراجعه به فایل‌های موقت (Temporary)

اسنادی که به هر دلیلی پاک و یا دچار مشکل شده اند در برخی از مواقع یک نسخه موقت از خود برجای می گذارند. این فایل ها در دسترس کاربران معمولی و مبتدی نخواهند بود اما کاربران حرفه ای به سادگی می توانند به آن دسترسی یابند. برای دسترسی به این فایل ها کافی است به مسیر زیر را دنبال نمایید.

Folder options >View  و سپس با پیدا کردن بخش Hidden files and folders گزینه Show hidden files را مانند تصویر زیر ا نتخاب نمایید.

با انجام این مراحل به فولدر مخصوص فایل های موقت هدایت نخواهید شد. در این پنجره بایستی به دنبال فایل هایی با ظاهر متفاوت و پسوند tmp بگردید و مانند روش قبل بر اساس تاریخ و زمان ذخیره سازی سند مورد نظر خود را بیابید.

فایل یافته شده را پیش از ورود تغییر نام دهید و نام دلخواه خود را با پسوند docx. برای آن انتخاب نمایید (این پسوند مخصوص فایل های ورد می باشد که البته نسخه های قبلی تر آن با پسوند doc. قابل دسترسی است.) پس از انجام مراحل بالا کافی است فایل را باز کنید تا ببینید آیا همان سندی است که به دنبال آن می گشتید یا خیر؟ در صورتی که با سند درست مواجه شدید کار تمام است و بایستی به همان پنجره مرحله اول بازگشته و گزینه Don’t show hidden files را انتخاب نمایید.

سطل آشغال را چک کنید!

شاید به نظر کمی مضحک بیاید اما اگر از افرادی هستید که عادت به تخلیه سطل بازیافت خود ندارید، بد نیست سری هم به این بخش بزنید. شاید فایل مورد نظرتان هنوز در این بخش موجود باشد. همچنین شاید به احتمال خیلی کم، فایل شما به صورت کامل حذف نشده باشد و بتوانید آن را در این قسمت پیدا کنید. البته قبل از ورود به این قسمت، حتما به مانند قسمت قبل، گزینه Show hidden files را فعال کنید.

سطل بازیافت سیستم عامل یکی از امن ترین محل ها برای بازیابی اطلاعات محسوب می شود. پس در صورتی که در این محل فایل مورد نظر خود را یافتید تنها کافیست با انتخاب گزینه Restore آن را به محلی که از آن حذف شده است بازگردانید.

استفاده از نرم افزارهای بازیابی

از آنجا که کاربران بسیار زیادی وجود دارند که از پکیج برنامه های آفیس استفاده می کنند، بسیار پیش می آید تا افاد به صورت ناخواسته اقدام به حذف برخی از اسناد ضروری خود نمایند. از این رو نرم افزار های بسیاری برای بازیابی فایل ها تولید شده است که در ادامه قصد داریم دو تا از پر کاربرد ترین و مهم ترین های آن ها را به شما معرفی نماییم.

Easy Office Recovery

این نرم افزار یکی از کاربردی ترین نرم افزارها در زمینه بازیابی فایل های آفیس است. روش کار آن به صورت اسکن تمامی هارد دیسک و یافتن تمامی اسناد حذف شده شماست. پس از یافتن فایل های مورد نظر تمامی آن ها در قالب یک لیست به شما نمایش داده می شوند و شما می توانید با انتخاب سند مورد نظر خود آن را بازیابی کنید.

این نکته شایان ذکر است که نرم افزار فوق رایگان نبوده و خرید لایسنس آن ۷۹.۹۵ دلار برایتان آب می خورد و باید دید که آیا فایل مورد نظر ارزش این میزان را دارد یا خیر؟ البته نا گفته نمایند که نرم افزارهای رایگان بسیار دیگری نیز در این زمینه وجود دارند اما این برنامه تضمین می کند که فایل شما را بیابد.

Recuva

این برنامه از دسته نرم افزار های رایگان است که می تواند به شما در یافتن فایل مورد نظرتان کمک نماید البته برای دستیابی به برخی امکانات پیشرفته تر نیاز است لایسنس آن را خریداری نمایید. رابط کاربری این نرم افزار به نسبت Easy Office Recovery پیچیده تر است. اما به طور کلی می توان گفت Recuva یک نرم افزار کاربردی و رایگان است.

مزیت دیگر این نرم افزار به غیر از رایگان بودن آن امکان بازیابی انواع و اقسام فایل هاست. زیرا همانطور که از اسم Easy Office Recovery  واضح است، این نرم افزار تنها برای بازیابی اسناد مختلف آفیس تولید شده و امکان بازیابی اطلاعات دیگری را ندارید. بنابراین در صورتی که به دنبال یک فایل عکس، موزیک و غیره هستید می توانید روی Recuva  حساب باز کنید.

پیشگیری بهتر از درمان است!

همیشه بهتر است پیش از وقوع فاجعه به فکر پیشگیری از آن باشیم از این رو بهتر است با انجام برخی تنظیمات در آفیس خود می توانید کمک بزرگی به خودتان نمایید. برای این منظور با رفتن به مسیر File > Options تیک گزینه Save AutoRecover information every _ minutes  را در صورت غیر فعال بودن فعال نمایید. همچنین گزینه Keep the last autosaved version if I close without saving نیز باید تیک‌ دار باشد.

پس از چک کردن این دو گزینه با ورود به بخش Advanced  و یافتن زیر منوی Save  گزینه Always create backup copy را نیز تیک دار نمایید.

با فعال نمودن این گزینه شما به خود کمک می کنید تا در صورت بروز مشکلاتی چون حذف و یا خراب شدن فایل بتوانید به نسخه ای دیگر از آن دسترسی بیابید.