MS Word مدت هاست که به منظور مدیریت اسناد به کار می رود. مهم ترین پایان نامه ها از همین جا شکل گرفته اند و تحقیقات رسمی و حرفه ای نیز، درست از همین برنامه برای طی فرآیند تنظیم استفاده کرده اند. حالا با این وجود، طی بروزرسانی هایی که مایکروسافت سال ها برای این برنامه داشته امکانی ایجاد کرده که کاربران بتوانند استاد خیلی طولانی که دارای بخش های مجزایی هستند را به خوبی مدیریت کنند. این ویژگی در منوی VIEW قرار گرفته است. اگر از MS Word ورژن های ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ استفاده می کنید مطمئن باشید که این امکان برایتان فراهم است.
در این قابلیت یک سند و فایل اولیه وجود دارد که به زیر داکیومنت ها تقسیم می شود. هر subdocuments به راحتی، قابل دسترسی است و می توان برای آن هم زیر داکیومنت ساخت و متن به آن اضافه کرد و تمام کار ها را به راحتی انجام داد.
امروز ادغام چندین فایل در یک سند ورد را از طریق MS Word 2016 به شما آموزش می دهیم پس تا انتهای این آموزش که چند دقیقه بیشتر طول نمی کشد با ما همراه باشید.
ابتدا وارد منوی View شوید و از ان جا گزینه Outline را پیدا کنید و روی ان کلیک کنید. اگر در حال حاضر شما در حال کار کردن روی یک سند باشید، تمام بخش های سند شما در حالت Outline باز می شود و نمایش داده می شود در غیر اینصورت با صفحه ای جدید روبرو می شوید.
چیزی که بخش های سند شما را از هم جدا می کند در واقع HEADING ها هستند. اگر در سند خود از هدینگ ها استفاده کرده باشید می توانید لیستی از این هدینگ ها را در سمت چپ صفحه مشاهده کنید
اگر عنوان هایی در سند شما نوشته شده که در حالت هدینگ نیست، می توانید به بخش HOME بروید و افکت های هدینگ را بر آن ها اعمال کنید. بدین طریق سکشن های خود را ایجاد می کنید.
در بخش Outline شما یک جعبه ابزار در دسترس دارید که با نام Master Document مشخص شده است. وقتی که می توانید این جعبه ابزار را ببیند، گزینه Show Document را در ان پیدا کنید و آن را کلیک کنید.
در این حالت سند شما در حالت جدیدی نمایش داده می شود. می توانید هر عنوان را به طور جداگانه مشاهده کنید و برای هر عنوان و هدینگ یک سری جدید از هدینگ ها را داشته باشید و به آن ها اضافه کنید.
برای این کار کافی است که روی هدینگ مورد نظر یک کلیک کنید و علامت plus را بزنید. اینجا می توانید یک زیر داکیومنت و هدینگ جدید ایجاد کنید. وقتی این کار را کردید روی دکمه ‘Create کلیک کنید.
نکته جالب اینجاست که شما با استفاده از یک دکمه insert می توانید اسناد دیگری که برای ورد دارید را به سند مورد نظر اضافه کنید و بخش ویژه آن را راه اندازی کنید.
برای اینکه یک subdocument را به بخش های مختلف تقسیم کنید، آن را انتخاب کنید و گزینه Split را بزنید. بدین صورت خروجی کار با جزییات تمام نمایش داده می شود. بدین صورت می توانید فایل های درهم ایجاد کنید. این فایل تو در تو، در محل ذخیره سازی فایل مادر ذخیره می شود و از آن جا تمام زیر داکیومنت ها قابل دسترسی هستند.
برای اینکه چند subdocument را با هم ادغام کنید کافی است که آن ها را با هم انتخاب کنید و گزینه ادغام یا Merge را کلیک کنید. اگر شمار هدلاین ها و سکشن هایی که می خواهید با هم ادغام کنید کافیست دکمه شیفت را بگیرید و هدینگ ها را انتخاب کنید.
حالا وقتی که خواستید خروجی کار خود را مشاهده کنید توصیه می کنیم که به بخش Print بروید و از آن جا خروجی کار خود را مشاهده کنید. بدین طریق بیشتر متوجه خواهید شد که قضیه از چه قرار است.
استفاده از این امکان به شما اجازه می دهد که به راحتی فایل های خیلی بزرگ را با هم مدیریت کنید و از سر در گم شدن نجات پیدا کنید. خوشبختانه این قابلیت در تمامی نسخه های ۲۰۰۷، ۲۰۱۰، ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ آفیس در دسترس است و هیچ محدودیتی برای استفاده از آن وجود ندارد. نظر شما در مورد این قابلیت در آفیس چیست؟ مطمئنا همه کسانی که با اسناد طولانی کار می کنند به این قابلیت احتیاج دارند.
