نرم افزار حسابداری و اقدامات قبل از خرید آن
نرم افزار حسابداری تجاری، سال‌ها پیش جایگزین دفاتر، ستون‌ها و قلم شد اما انتخاب بهترین راه‌حل برای کسب و کار شما می تواند چالش‌انگیز باشد. با وجود تنوع بسیار بالای نرم افزارهای حسابداری حتی باتجربه‌ترین حسابدار نیز ممکن است در مسیر انتخاب دچار اشتباه شود. شاید کسی که بتواند نرم افزار حسابداری مناسب تجاری برای کسب و کار شما را انتخاب کند، نه حسابدار ، بلکه کسی باشد که قرار است از اطلاعات تولید شده توسط راه‌حل نرم‌افزاری استفاده کند.
چگونه نرم افزار حسابداری مناسب را انتخاب بکنید؟
نکته کلیدی در انتخاب نرم افزار مناسب حسابداری این است که ابتدا نیازهای حسابداری‌اتان را بشناسید. شاید حسابدار استخدام نکرده باشید، اما شرکتی که دفاتر شما را بررسی می کند می خواهد به قرن 21 حرکت کرده و از فناوری موجود در جهت کمک به شما استفاده کند. شاید حسابدار نداشته باشید اما ممکن است شرکت حسابرسی مذکور همچنان به این استدلال ادامه دهد که این فرایند را با استفاده از نرم افزار حسابداری تجاری هممی توان هموارتر کرد. شناخت نیازهایتان و کاری که از نرم افزار حسابداری انتظار دارید، مهمتر از انگیزه شماست.
تحلیل نیازها یکی از مراحل مهم تعیین دقیق انتظاراتتان از نرم افزار است. زمانیکه این مرحله بدرستی طی شود، تحلیل نیازهای‌اتان از دو جهت خواهد بود: از نقطه‌نظر مدیریتی و مالی. لازم است که با صرف مقداری زمان، فهرستی از نرم افزار حسابداری تهیه کنید و به سئوالات آشکار و همچنین به سئوالاتی که شما را وادار به تفکر درباره پاسخ می کنند، جواب دهید. اتخاذ یک روش پیگیرانه برای تعریف نیازهایتان نشان خواهد داد که شما برای انتخاب مناسبترین نرم افزار حسابداری تجاری برای کسب و کارتان بخوبی به ابزار و دانش مورد نیاز مجهز هستید.
چند نکته را درباره نرم افزار حسابداری تجاری
یکی از بزرگتر اشتباهاتی که ممکن است مرتکب شوید این است که فرض را بر این بگیرید که نیاز به دانستن چیزی درباره حسابداری مدیریتی ندارید چون نرم افزار همه نیازهایتان را برطرف خواهد کرد. در زمینه فناوری اصطلاح Garbage In Garbage Out را داریم که مخفف آن GIGO است (از کوزه همان برون تراود که در اوست). زمانی که نرم افزار حسابداری‌اتان را مستقر کردید، نیاز دارید بدانید که برای تولید اطلاعات مورد نیازتان به چه چیزی نیاز دارد و الاّ برونداد‌های به‌درد نخوری دستگیرتان خواهد شد. داده‌هایتان را بشناسید و تصویری روشنی از معانی که داده‌ها در کسب و کارتان دارند، بدست آورید.
با حسابدارتان، کنترل‌کننده، حسابدار عمومی گواهی شده و غیره صحبت کنید؛ حال فرقی نمی کند که افراد درون سازمانی (in-house) باشند یا مشاوران خارج از سازمان که بر حسب ضرورت کمک می گیرید. هر فردی که از حسابداری سررشته‌‌ای داشته باشد و یا در گذشته با شما کار کرده باشد منبع خوبی بحساب می آید چون از نقطه‌نظر حسابداری می داند شما بدنبال انجام چه‌کاری هستید. در زمان بررسی آپشن‌های نرم افزار حسابداری تجاری‌اتان می توانید روی کمک آنان حساب کنید چون می دانند که از راه‌حل نرم افزاری چه چیزی می خواهید و امکانات غیرضروری بیهوده کدام‌ها هستند.
با کارکنان بخش آی‌تی‌اتان در خصوص نرم افزار حسابداری تجاری‌اتان صحبت کنید
اگر مدیر آی‌تی هستید، کارکنانتان را در این فرایند درگیر کنید- خصوصا اگر وظیفه پیاده‌سازی و تعمیر و نگهداری نرم افزار حسابداری تجاری بعهده آنان باشد. گرفتن نظرات بخش آی‌تی به شما کمک خواهد کرد تا وضعیت سخت‌افزار جاری و چالش‌هایی را که در انتخاب نرم افزار حسابداری تجاری ممکن است با آن‌ها رودرو شوید، بهتر بشناسید. بخاطر داشته باشید که این راه‌حل‌ها میزان بالایی از داده‌ها را ثبت و منعکس و مدیریت می کنند، بنابراین فضای دیسک و داشتن فضای اضافی مهم است.
نهایتا، از محدودیت‌های بودجه‌اتان قبل از شروع بررسی تهیه نرم افزار حسابداری مطلع باشید. هیچ چیز بدتر از نیست که با ذهنیت راه‌حل نرم افزاری کامل جلو بروید و در آخر متوجه شوید که به هیچ طریق و با هیچ کتابی نمی توانید از آن سر در بیاورید.قبل از اینکه وارد پروسه انتخاب نرم افزار شوید، تکالیفتان را انجام دهید؛ بدین طریق شانس سرمایه‌گذاری بر روی یک نرم افزار مناسب حسابداری با کسب و کارتان بمراتب افزایش خواهد یافت.
