بنام خدا
حداقل مواردی که برای نامه نگاری باید بدانید:
1- در نامه های فارسی ، چینش مطالب از سمت راست است. سرنامه در سمت راست و امضاء باید در سمت چپ باشد.
2 - عموماً تاریخ (و شماره ) نامه در سمت چپ قرار دارد. در مکاتبات شخصی نیازی به ذکر نشانی در متن نامه نیست ولی در ادارات نامه ها در برگه های رسمی ( نشان دار) نوشته می شوند که نشانی اداره در پایین صفحه ذکر شده است.
3 - به یاد داشته باشید که در نامه های انگلیسی آدرس گیرنده را سمت راست، بالای صفحه بنویسید و زیر آن تاریخ بزنید. سر نامه باید در سمت چپ و امضاء در سمت راست باشد.
4 - همیشه ابتدا یک پیش نویس از نامه اصلی بنویسید. این روش وقتی که نمی دانید چه بگویید خیلی کمک می کند.
5- نامه های خود را تایپ نکنید، مگر این که دست خطتان خیلی بد باشد.
6 – نوع قلم نامه نگاری نشان دهنده میزان احترام شما به دریافت کننده نامه است. هرگز با مداد نامه ننویسید. بهترین قلم خودنویس است و اگر به کمتر از آن قانع هستید می توانید از روان نویس استفاده کنید. در مکاتباتی که چندان رسمی نیستند می توانید از خودکار استفاده نمایید.
7- دقت کنید که از کلمات مناسب استفاده کنید. ایجاز و اختصار بهترین روش نامه نگاری است البته مختصر گویی نباید منجر به نارسایی شود.
8- به یاد داشته باشید که نامه ها نشان دهنده شخصیت شما هستند و بعضی از نامه ها سال ها نگهداری می شوند.
9- اگر همراه دعوتنامه هایتان برای اشخاص «کارت پاسخ» نمی فرستید و در عین حال لازم است بدانید چه کسانی حتماً می آیند، در دعوتنامه از مدعوین بخواهید که حتماً به آن پاسخ دهند.
10- به دعوتنامه ها در اسرع وقت پاسخ دهید. اگر از شرکت در مهمانی معذورید، در یادداشت کوتاهی علت را توضیح دهید. ولی اگر عذرتان بیماری بود ذکری از آن به میان نیاورید چون برای میزبان وظیفه اخلاقی ایجاد می کند که جویای احوال شما شود و این کار وقت با ارزش او را(قبل از میهمانی) می گیرد.
11- پاسخ باید همان ساختار و شکل دعوتنامه را داشته باشد.
12 - اگر در نشانی نامه، عنوان خاصی برای شخص به کار رفته، مثلاً «جناب آقای دکتر احمدی» در سرنامه هم باید همان عنوان را استفاده کرد. هرگز هنگام امضای نامه برای خود عنوان به کار نبرید (مثلاً: خانم مینو اکبری).
13- کیفیت کاغذ را می توان از روی وزن آن تعیین کرد. هرچه وزن کاغذ بیشتر باشد، کیفیت آن بهتر است.
14- بیشتر افراد به سه نوع لوازم تحریر احتیاج دارند: رسمی، کاری و شخصی.
15- کاغذهای نوشته های غیر رسمی معمولاً سفید یا استخوانی رنگ است.
16- امروزه عموماً کارت های ویزیت ضمیمه نامه می شوند.
