مدیریت دانش و سازمانهای سومین هزاره

● مقدمه

برای هر سازمانی مهمترین دارایی، نیروی انسانی و دانش هر یک از آنها می‌باشد. دانش فردی برای توسعه دانش پایه سازمانی ضروری است؛ هر چند دانش سازمانی حاصل جمع ساده‌ای از دانش‌‌های فردی نیست. (بات، ۲۰۰۰)، بعبارت دیگردانش مجموع افراد سازمان از مجموع دانش ایشان بزرگتر و شامل یک سینرجی مثبت است. بنابراین روشهای دستیابی، بکارگیری، به اشتراک گذاری و ذخیره این دانش فاکتورهای بسیار مهمی هستند که در مطالعات سازمانی بایستی مورد توجه قرار گیرند.

مدیریت دانش، حوزه نسبتاً جدید و رو به توسعه ای است که به ارایه متدولوژی جهت جمع‌آوری و استفاده مجدد از دانش سازمانی می‌پردازد. از جمله نتایج موفقیت آمیز مدیریت دانش، درک و استفاده سازنده از یادگیری سازمانی و جریان اطلاعاتی درون سازمان است. در این مقاله مدیریت اطلاعات و استفاده از آن برای مدیریت دانش درون سازمان مورد بحث قرار می‌گیرد.

نگرش به سازمانها بر اساس منابع مدیران استراتژیست، مدتهای طولانی در جستجوی چگونگی تسخیر بازار و بعبارتی سودآوری بیشینه برای سازمان بوده اند؛ عده ای از این افراد مانند Porter (۱۹۸۵) تاکید زیادی بر تاثیر عوامل محیط خارجی (مانند موانع رقابت) بر سازمان داشته اند و گروهی دیگر، منابع سازمانی و مهارت را از عوامل کلیدی کسب کارایی بالاتر و در نتیجه مزیت رقابتی، دانسته اند. سرچشمه رویکرد بر مبنای منابع، کارهایی است که در اواخر سالهای ۱۹۵۰ به انجام رسید. در این سالها بود که محققینی نظیر Selznick )۱۹۵۷) و Penrose )۱۹۵۹) این اصل را بنا نهادند که سازمانها مجموعه ای از منابع هستند که قابلیتهای این منابع است که آنها را قادر به کسب مزیت رقابتی می‌نماید. این رویکرد اخیراً اثبات شده وتوجه محققین بیشتری نظیرBarney (۱۹۹۱) وKay (۱۹۹۵) را به خود معطوف داشته‌ است. این افراد پیشنهاد کرده اند که تجزیه و تحلیل مهارتها و قابلیتهای سازمانی از لحاظ ارزش استراتژیک بر تجزیه و تحلیل محیط رقابتی سازمان تفوق و برتری دارد. در این مقاله نیز دیدگاه دوم ( نگرش بر مبنای منابع درون سازمان) مورد تاکید است. با این دیدگاه، ارزش یک سازمان، در توانایی آن سازمان در ایجـاد دانـش سـازمانـی و ارایـه راه کارهایی است که منجر به تبادل باز اطلاعات می‌شونـد‌ (‌Kay، ۱۹۹۵).

دو پیامد ضروری نگرش بر اساس منابع به سازمانها که آنرا به مفهوم مدیریت دانش مرتبط می‌سازد عبارتند از:

ـ پذیرش این اصل که منابعی که درون سازمان وجود دارند، علاوه بر دارایی های مادی (ملموس) ، شامل دارایی های غیر مادی (نا ملموس) نیز می‌باشند.

ـ پذیرش رابطه بین نگرش بر اساس منبع به سازمان، و دانش و یادگیری.

● مدیریت دانش (Knowledge Management)

اشاره شد که هر سازمانی متشکل از افراد و دانشی است که هر یک از آنها در اختیار دارند. در این راستا تعریفی که Metes و Gundry (۱۹۹۷) از اصلی ترین مشخصات عملیاتی دانش داشته اند، می‌تواند مفید باشد:

ـ اصل یکم، دانش توانایی انسان است ؛ بطور مثال توانایی انجام کار یا توانایی قضاوت در مورد مسئله ای چه در حال و چه در آینده. دانش دگردیسی اطلاعات توسط شخص است .

ـ اصل دوم، کسب دانش یک فرآیند داینامیک و پویا است.

ـ اصل سوم، دانش زایشی و چند بعدی است. بدان معنا که می‌توان آنرا مورد کاوش،پژوهش و توسعه قرار داد و یا اینکه می‌توان آنرا خلاصه و چکیده نمود؛ به دیگر سخن، داشتن دانش، مالک آنرا قادر می‌سازد تا تنها صرفاً به بازگویی اطلاعات کسب شده نپردازد بلکه به تولید مطالب جدیدی در رابطه با موضوع نیز بپردازد.

ـ اصل چهارم، دانش تودر تو و پیچیده است. در حقیقت طبیعت چند بعدی دانش به این دیدگاه گره خورده است. دانش بدنه پیچیده اطلاعات سازمان یافته است که در بسته های بزرگ توزیع شده است و بنابراین اکتساب دانش توسط یک فرد، بدون کمک ابزارهای فیلتر کننده یا راهنما ممکن است به جهت افزونگی اطلاعات، با مشکل مواجه شود.

در این بین، ابزارهای مدیریت دانش، کمک به جمع‌آوری، سازمان دهی، ذخیره و انتقال اطلاعاتی می‌نمایند که یک انسان از آنها به کسب دانش می‌پردازد.

تعریفی از مدیریت دانش در سازمانها نیز آسانتر از آنچه ذکر آن به میان آمد نیست. بعنوان کمک در این مسیر، نگرش سازمانی بر مبنای منابع آن سازمان را در نظر‌ گرفته و از این منزلگاه مدیریت دانش را مجموعه عملیاتی تعریف می‌نماییم که در جهت تعیین و سازماندهی دارایی های عقلانی ( چه صریح و چه مستتر) یک سازمان بکار ‌روند؛ پس از آن این دانش باید در اختیار دیگر افراد سازمان قرار گیرد تا به آنها در انجام موثرتر کارشان کمک نماید.

● یادگیری دانش و سازمانهای یادگیرنده

هدف از مطالعات درزمینه مدیریت اطلاعات غالباً تسهیل کار تیمی و در عین حال یادگیری دانش است. بخشهای مهم مقوله یادگیری دانش عبارتند از:

ـ اکتساب دانش – یادگیری وقتی رخ می‌دهد که سازمان، دانش کسب نماید، که این دانش نه تنها از محیط خارج، که از مرتب سازی و نوساماندهی دانش موجود بدست می‌آید (, Dodgson ۱۹۹۳).

ـ توزیع اطلاعات – توزیع و اشتراک اطلاعات بین واحدهای مختلف درون سازمان، منجر به افزایش یادگیری می‌گردد ( , Brown & Danguid۱۹۹۱).

ـ تفسیر اطلاعات – اهمیت تبدیل اطلاعات یا داده ها به دانش قبل از شروع یادگیری بسیار بالا است (, Huber۱۹۹۱ ).

ـ حافظه سازمانی – دانش گروهی و فراگیری مطالب قبلی، به یادگیری بهتر کمک می‌نماید (, Prahalad & Hamel۱۹۹۴ ) .

آقای Garvin (۱۹۹۳) ، توانایی سازمان در یادگیری از تجربیات را در تعریفی که از سازمان یادگیرنده داشته به شرح ذیل مورد تاکید قرار داده است:

یک سازمان،در ایجاد، فراگیری و انتقال دانش و در تغییر رفتار خود در جهت انعکاس دانش و بصیرت جدید، متبحر و ماهر می‌گردد.

بسیاری از محققان، رابطه بین مدیریت دانش و یادگیری سازمانی را بعنوان نمادی از پیشرفت سازمان، در گذر از تمرکز بر منابع مادی به منابـع و پتانسیـل انسانـی پذیـرفته و بر آن تاکید دارند (۱۹۹۴, Prahalad & Hamel ; ۱۹۹۲( Senge.

تجربه نشان می‌دهد که اجزاء منابع انسانی، تکنولوژی اطلاعات و اطلاع‌رسانی، همه باید بطور فشرده در مدیریت و فرهنگ کاری سازمان ادغام شوند و تنها این ترکیب اجزا مدیریت دانش است که توانایی سازمان را برای بهره‌برداری از تمامی امکانات اطلاع‌رسانی و دانش سازمانی موجب می‌شود.

● نتیجه

سازمان همواره نیازمند کسب اطلاع درباره محیط، شرایط و رخدادهای آن می‌باشد؛ اطلاعاتی درمورد مشتریان، فناوریها و رقبای جدید و... باید کسب گردد. توسعه شیوه های صحیح گردآوری و تحلیل اطلاعات بیرونی به طور روزافزون، چالش عمده کسب و کار و کارشناسان اطلاعات خواهدشد.در این شرایط مدیریت دانش و تبدیل تجارب، یافته ها و دانش نیروهای سازمان به دانش سازمانی و مستند کردن این دانش و سپس اشتراک و توزیع آن در سطح سازمان از عوامل بسیار حیاتی بقاء و کسب رقابت پذیری آن سازمان است.