کاربرد فناوری اطلاعات در صنایع غذایی و نوشیدنی اروپا

بررسی شاخصهای کسب و کار الکترونیک در سالهای اخیر و بویژه سال ۲۰۰۶ نشانگر ضعف نسبی صنایع غذایی و نوشیدنی اروپا در استفاده از فناوری نوین اطلاعاتی و ارتباطی و راهبردهای مربوط است. با این حال، در صنعت مزبور می‌توان پیشرفتهای چشمگیری همچون توسعه نظامهای مدیریت زنجیره تامین را مورد ملاحظه قرار داد. فشارهای زیاد ناشی از عوامل خارجی بویژه در بخش توزیع محصولات، شرکتهای فعال در این عرصه را بر آن داشته است تا در راستای توسعه و استقرار نظامها و فرایندهای اجرایی کسب و کار الکترونیک گام بردارند. ارائه صورتحسابهای الکترونیک و مدیریت موجودی و از همه مهمتر، سازگاری نظامهای مربوط با نظامهای خودی از جمله تاکیدات عوامل خارجی یاد شده است.

شرکتهای کوچک و متوسط در این عرصه از نگرش مثبتی برخوردارند و سرمایه‌گذاریهای چشمگیری نیز در زمینه توسعه نظامهای طرح‌ریزی منابع کسب و کار و مدیریت زنجیره تامین کرده‌اند، اما هزینه‌های مربوط به توسعه زیرساخت و نرم‌افزارهای مربوط، بویژه بر شرکتهای کوچکتر فشار زیادی وارد کرده است. شواهد زیادی وجود دارد که حاکی از کاهش تدریجی فاصله صنایع غذایی و آشامیدنی با دیگر صنایع در بهره‌گیری از فناوری اطلاعات است و بر این اساس در سال ۲۰۰۶، صنایع مزبور جزء ده بخش بالای متوسط بودند.

یکی از مهمترین دلایل نفوذ کمتر فناوری اطلاعات در میان صنایع غذایی و آشامیدنی، کمبود نسبی مهارتهای مربوط است که آن هم ناشی از اهتمام کم به آموزش در این زمینه است. آمار سال ۲۰۰۶ نشان می‌دهد که تنها ۵۰ درصد از شرکتهای بزرگ فعال در این عرصه به آموزشهای منظم فناوری اطلاعات و ارتباطات می‌پردازند. اغلب شرکتها و بویژه شرکتهای متوسط، خدمات مربوط به فرایندهای مبتنی بر فناوری اطلاعات خود را برون‌سپاری می‌کنند. البته، یکی از ضعفهای فرایندهای مبتنی بر اطلاعات نیز نبود سیاستگذاری یکپارچه در زمینه فناوری اطلاعات و در نتیجه، ارتباط ضعیف بخشهای مختلف با یکدیگر است. با این‌حال در سالهای اخیر، نظامهای نوین مبتنی بر فناوری اطلاعات و از جمله طرح‌ریزی منابع کسب و کار با رشد چشمگیری در این صنعت روبه رو بوده است. در صنایع کوچکتر نیز، نظامهای مالی و حسابداری مبتنی بر فناوری اطلاعات توسعه چشمگیری داشته است.

گرچه به‌دلیل محدودیت تامین‌کنندگان در زمینه تنوع بخشیدن به آنان، کمتر از فناوری اطلاعات استفاده شده است، لیکن برای استحکام بخشیدن به زنجیره تامین و ارزش‌آفرینی در این عرصه، بهره‌گیری از نظامهای مربوط همچون مدیریت زنجیره تامین رشد قابل توجهی داشته است. کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در سوی دیگر زنجیره ارزش سازمان، یعنی بازاریابی و فروش نیز بیشتر بر توزیع تمرکز شده است. در صنایع بزرگتر بر ارتباط بین شرکتها با یکدیگر و در صنایع متوسط و کوچکتر نیز بر ارتباط بین شرکت و خرده‌فروشان یا مشتریان نهایی تاکید شده است.

به‌طور کلی، می‌توان تاثیرات چشمگیر کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات را در صنایع غذایی و آشامیدنی در تولید و تدارکات مورد ملاحظه قرار داد. در زمینه بازاریابی و فروش نیز دستیابی به منافع قابل توجه فقط در صنایع بزرگ مسجل شده است. بر این اساس در صنایع بزرگ، دستاوردهای ناشی از کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در چارچوب صرفه‌جویی و کارایی متنوعتر ارزیابی می‌شود. البته با توجه به محدودیت و سادگی بیشتر شرکتهای کوچکتر فعال در این عرصه، منافع حاصل از به کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات مشهودتر است.

آنچه بر اساس ارزیابی از تاثیرات ناشی از به کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات در صنایع غذایی و آشامیدنی قابل استنباط است، لزوم سیاست‌گذاری ویژه در هر یک از بخشهای مربوط به این کسب و کار است. به‌عنوان مثال، در صنایع کوچک باید بر توسعه زیرساختها مشتمل بر مهارتها و استانداردها تاکید و شرایط حقوقی و قانونی مناسب را فراهم کرد.

سیاستهای پیشنهادی کارشناسان فناوری اطلاعات و ارتباطات اروپایی برای توسعه فناوری مزبور و تسهیل در اجرای برنامه‌های مربوط از این قرار است: بهبود نگرشها و افزایش مهارتهای الکترونیک بویژه در صنایع کوچک و متوسط برای هماهنگی و انطباق بهتر آنها با محیط در حال تغییر و تحول و گرایش بیشتر آنها به کارآفرینی در این عرصه؛ همسویی اقدامات مبتنی بر فناوری اطلاعات با معیارهای مشهود کیفیت و ایمنی محصولات و تمرکز اطلاعات و آموزش بر این موضوع؛ ایجاد شرایط مناسب برای نوآوری بویژه در زمینه همکاری در چارچوب زنجیره ارزش، تسهیم الگوهای موفقیت‌آمیز و مشارکت شرکتهای کوچک و متوسط در شبکه کسب و کار؛ استانداردسازی در سطح بخشی و میان‌بخشی و در پیش گرفتن اقدامات پشتیبانی برای تشویق مشارکت بیشتر شرکتهای کوچک و متوسط در این زمینه.

● اصول مدیریت موثر محتوای الکترونیکی

نظامهای مدیریت محتوای الکترونیک مستقر در سازمانها به مدیریت چرخه محتوا یا اسناد، هماهنگ‌سازی، جستجو و هدایت، دسترسی به وب، ساماندهی جریان کار، مدیریت دانش و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار می‌پردازند. در مرکز ثقل نظامهای مدیریت محتوای امروزی، مخزنی برای کسب، مدیریت و ذخیره اطلاعات مربوط به گروههای کاری، پرونده‌ها، اسناد، مباحثات، یادداشتها، ارتباطات و دیگر موارد قرار دارد که در چارچوب تعامل عوامل مختلف درگیر در اطلاعات یاد شده است سامان می‌یابد. مدیریت چرخه محتوا مشتمل بر فعالیتهای بازبینی ورودی، بازبینی خروجی، بازبینی نگارش، پیگیری ممیزی و سطح امنیت اسناد برای تمامی انواع اسناد همچون: اسناد پردازش واژه‌ها، صفحه‌گسترده‌ها، صفحات وب، تصاویر و از این قبیل است.

مطلوبیت نظام مدیریت محتوای الکترونیک را می‌توان بر اساس معیارهایی همچون: دقت و صحت اطلاعات، بازیابی سریع اطلاعات، قابلیت ردگیری روند نگارشها و طبقه‌بندی آنها، توانایی مشتریان نهایی در جستجو و ردیابی اطلاعات، دسترسی آسان و سریع آنان به اطلاعات و مرور اسناد الکترونیک ارزیابی کرد. سازمانهای منظم به‌صورت ساختاری به بازیابی و بهنگام‌سازی اطلاعات می‌پردازند و به‌طور خودکار اسناد جدید یا اصلاح شده را نمایه می‌کنند.

نظامهای مدیریت کیفیت فرایند یکپارچگی لازم را بین بایگانی و جریان کار فرایندهای کل سازمان ایجاد می‌کنند و از این طریق، مدیریت فرایندهای پیچیده در بر گیرنده واحدها و مجراهای مختلف را تسهیل می‌بخشند. جریان کار مستندات برای دسترسی به مطمئن‌ترین نقطه کسب اطلاعات که ممکن است تولیدکننده اطلاعات مزبور در فرایندهای کسب و کار باشد، طراحی می‌شود. معماری نرم‌افزارهای طراحی شده در این زمینه باید از انطباق و همسویی کاملی با معماری کسب و کار برخوردار باشد و با دیگر فناوریهای موجود در سازمان یکپارچه شود.

کارایی عملیاتی بهینه در نظامهای مدیریت محتوای الکترونیک زمانی محقق می‌شود که تمامی اسناد الکترونیک به‌طور فراگیر مدیریت شوند. در هر تکرار، تمامی اسنادی که به‌عنوان بخشی از چرخه نگارش یا بازنگاری تلقی می‌شوند، به‌صورت الکترونیک نگهداری و در جای مطمئن ذخیره می‌شوند تا در صورت لزوم، براحتی در دسترس مرورگران قرار گیرد. برای کسب اطمینان از موثر بودن نظام مدیریت محتوای الکترونیک باید موارد زیر را مورد ملاحظه قرار داد:

۱) کسب اطمینان از قابلیت نظام در ایجاد یکپارچگی چرخه عمر مستندات. نظام باید تمامی چرخه عمر مستندات را در بر گیرد و فقط به محدوده خاصی از سازمان منحصر نشود.

۲) اعتباربخشی تمامی نظامهای مدیریت محتوای الکترونیک. شرایطی باید ایجاد شود که از مستند بودن اطلاعات و نظام دستیابی و بازیابی آن اطمینان حاصل شود.

۳) استقرار درگاه وب فراگیر برای انطباق سریع. برای کسب اطمینان از انطباق سریع نظام، در طراحی نظامهای نوین از رابط درگاه وب استفاده می‌شود که در تمام سازمان قابل دسترس است. با توجه به فراگیری وب در تمام دنیا، چنین سازکاری به انطباق هر چه بیشتر خواسته‌های کاربران و محتوای الکترونیک خواهد انجامید.

۴) ایجاد چارچوب معماری قابل توسعه. در نظام مدیریت محتوا باید به یکپارچگی و هماهنگی معماری آن با معماری کسب و کار توجه کرد.

۵) یکپارچه‌سازی مدیریت فناوری اطلاعات.

۶) ایجاد سیاستها و رویه‌های موثر غیر رسمی. مطلوبیت فقط از طریق فناوری محقق نمی‌شود. این امر مستلزم اعمال سیاستها و روشهای اجرایی است. از این‌رو، اتخاذ و به کارگیری سیاستها و روشهای اجرایی شفاف برای ساماندهی مدیریت محتوا ضروری است.

۷) ایجاد راهبرد جامع انتقال. در اغلب موارد، انتقال به‌عنوان تنها راه چاره در نظامهای مدیریت محتوا تلقی می‌شود. انتقال مستلزم توجه به نگارشها، امضای الکترونیک و فرایندهای اطلاعاتی دیگر مرتبط با سوابق است. از این‌رو، ضروری است راهبرد مشخصی برای انتقال محتوا مورد ملاحظه قرار گیرد و از اعمال سلیقه دوری شود.

۸) دستیابی به توافق با همکاران راهبردی و عملیاتی در زمینه اتخاذ رویکردهای مشترک مدیریت محتوا.

۹) طبقه‌بندی محتوای الکترونیک و اعمال سیاستها و روشهای امنیتی و دسترسی.

۱۰) اعمال ابزارهای در دسترس در زمینه پردازش اسناد، کنترل چاپ و نسخه‌برداری و قانونمندی انتشار و جستجوی اطلاعات.

۱۱) پرهیز از سفارشی‌سازی بیش از حد به‌منظور انعطاف‌پذیری در شرایط ضروری.

۱۲) آموزش تمامی کاربران مجاز برای هماهنگی کامل با سیاستها و رویه‌های اجرایی.