آموزش تصویری کار با نرم افزار Microsoft Word 2010

مقدمه :

در این درس خواهید آموخت که چگونه از قابلیت Mail Merge استفاده کنید تا یک منبع تاریخ از یک نامه را با داشتن دیگر مشخصه‌های نرم افزاری ایجاد کنید.

استفاده از Mail Merge :

1. برنامه Word را باز کنید و یک سند جدید ایجاد کنید.
2. روی تب Mailings کلیک کنید.
3. روی گزینه Start Mail Merge کلیک کنید.
4. مرحله بعدی انتخاب Step by Step Mail Merge Wizard است.
   
   
   استفاده از Mail Merge

پانل ابزار Mail Merge نشان داده شده ، می‌توانید با طی کردن شش مرحله ادغام ایمیل را کامل کنید. در ادامه مثالی از اینکه چطور یک سند را ایجاد کنید وجود دارد.
مرحله اول :

استفاده از Mail Merge

1. مدلی از سند را که می‌خواهید ، انتخاب کنید. در این مثال ما می‌خواهیم یک نامه تنظیم کنیم.
2. روی Next کلیک کنید و یک سند را درست کنید تا به مرحله دوم بروید.

مرحله دوم:

استفاده از Mail Merge

1. گزینه Use the current document انتخاب کنید.
2. Next را بزنید و Select recipients را کلیک کنید تا به مرحله سوم بروید.

مرحله سوم:
شاید نیاز پیدا کنید که بخواهید از ایمیل آدرس استفاده کنید ، پس برنامه شما را به دفترچه آدرس هدایت می‌کند. لیست فایل‌های همچون Excel workbook وجود دارد و یا می‌توانید آدرس را تایپ کنید.

1. از پانل ابزار Mail Merge گزینه Use an existing list را انتخاب کنید و بعد روی Browse کلیک کنید.
   
   
   استفاده از Mail Merge
2. فایل را در پنجره وارد کنید حالا به پوشه‌ای دیگر راه می‌یابید و دکمه Open را بزنید.
   
   
   استفاده از Mail Merge
3. اگر از آدرس لیست استفاده می‌کنید worksheet را انتخاب کنید که در آن لیست است و دکمه Ok را بزنید.
   
   
   استفاده از Mail Merge
4. در قسمت mail merge Recipients پنجره‌ای باز می‌شود می‌ توانید هر شخص را از لیست Check و یا Uncheck بزنید تا مشخص شود برای چه کسی ایمیل استفاده شود. حالا دکمه Ok را بزنید.
   
   
   استفاده از Mail Merge
5. از قسمت mail merge روی Next: Select recipients کلیک کنید واگر آدرس لیست ندارید می‌توانید آن‌ها را در پایین تایپ کنید و آدرس خودتان را وارد کنید.

مرحله چهارم : حالا آماده‌اید که متن را تایپ کنید و وقتی پرینت گرفتید همه نامه ، دراصل همه مشابه هم است، به غیر از اینکه داده‌های شخص گیرنده (مثل نام و آدرس) که هرکدام متفاوت از یکدیگر هستند. شاید بخواهید placeholders را اضافه کنید برنامه می‌ داند که کجا داده‌ها را اضافه کنید. اگر از این ادغام ایمیل استفاده می‌کنید مطمئن شوید که که فایل نامه تهیه شده باز است.

نوشتن اطلاعات گیرنده :

1. نشانگر متن را روی سند قرار دهید، تا اطلاعات نشان داده شود.
2. گزینه‌های Address block، Greeting line ، Electronic postage ، or More items از پانل ابزار انتخاب کنید.
   
   
   نوشتن اطلاعات گیرنده
3. بسته به انتخاب شما پنجره‌ ای باز می‌شود که دارای چندین گزینه متفاوت است ،یکی را انتخاب کنید و Ok را بزنید.
   
   
   نوشتن اطلاعات گیرنده
یک placeholder نشان داده می‌شود. برای مثال، «Address Block»
4. این مرحله را دوباره که نیاز پیدا کردید تکرار کنید تا داده‌ها ثبت شود .
5. از قسمت Mail Merge روی Next: Preview your letters کلیک کنید.
6. برای بعضی از نامه‌ها، فقط نیاز دارید که یک Address block و Greeting line اضافه کنید. اگرچه شاید بخواهید که اطلاعات گیرنده را در میان متن قرار دهید تا شخصی کنید.

مرحله پنجم:

1. پیش نمایش نامه نشان می‌دهد که آیا نامه درست و دقیق تنظیم شده است و به دست گیرنده می‌رسد. می‌توانید از فلش‌های سمت چپ و راست هم استفاده کنید تا همه نامه را ببینید.
   
   
   نوشتن اطلاعات گیرنده

روی Complete the merge کلیک کنید تا به مرحله ششم بروید. مرحله ششم:

نوشتن اطلاعات گیرنده

1. Print را کلیک کنید تا از متن پرینت بگیرید.
2. پنجره Merge to Printer را کلیک کنید و گزینه All را فعال کنید و Ok را بزنید.
   
   
   نوشتن اطلاعات گیرنده
3. پنجره Print باز می‌شود تنظیمات را انجام دهید و بعد Ok را کلیک کنید.
   
   
   نوشتن اطلاعات گیرنده