ترفندهاي آموزش آفيس

افزودنی ها و قابلیت های متنوع برای نرم افزار Mirosoft Excel

در این ترفند قصد داریم به معرفی برنامه  Mirosoft Excel بپردازیم که به نوعی برنامه های کمکی محصولات آفیس هستند. کارایی هایی که در نرم افزارهای بسته آفیس کمبودشان وجود دارد ولی به شکل پیش فرض در آن گنجانده نشده اند. این برنامه که قصد داریم به آن بپدازیم میتواند کار شما را بسیار راحت تر از آنچه هست بکنند. در صورتی که  Mirosoft Excel را روی سیستم خود نصب کرده اید این ترفند را از دست ندهید.
 

قالب صفحات گسترده:

هنگامی که شما یک صفحه گسترده را در Excel ایجاد میکنید ، هر فردی میتواند به آن دسترسی پیدا کند و ویرایشش کند. برای جلوگیری از این اتفاق شما میتوانید از ابزار DTG Advanced Formatting استفاده کنید. با استفاده از این افزودنی دکمه ای به Excel اضافه میشود که امکان این کار را به شما میدهد.

به کار بردن اطلاعات:

برای مدیریت اطلاعات در Excel شما میتوانید از یک ابزار جذاب استفاده کنید! (ترفند لند.بلاگفا) برنامه کمکی DigDB قابلیتهایی اعم از فیلترینگ پارامترها ، خارج نمودن اطلاعات ، تنظیمات صفحه آرایی و ابزازرهای تبادل اطلاعات را برای شما فراهم میکند.

بهترين پهنا برای يك ستون:

در حالی كه اعداد كم در پهنای ستون جای می‌گيرند، هنگامی كه كمی به اعداد اضافه شد يا علاماتی مانند (###) و يا فرمول‌های جمع و ضرب لزوم جايگيری در ستون را پيدا كردند. ديگر دلواپسی‌ها و آزمايشات شروع می‌شوند.با كمك رمز بندی برای ستون‌ها می‌توانيد از آزمايشات صرفنظر كنيد. با دوبار كليك كردن بر روی يك خط صفحه‌ای با نام مرزبندی ستونی باز خواهد شد كه به شما اجازه تنظيم اتوماتيك پنهای يك ستون را خواهد داد. برای مثال اگر می‌خواهيد كه ستون C را تناسب دهيد. بايد در مرزبندی ستونی خط بين C و D دست به تغيير و تنظيم بزنيد.

رسيدن سريع به مرزها:

می‌خواهيد هنگامی كه با جداول بزرگ كار می‌كنيد، به سرعت دستيابی به گوشه‌های يك صفحه كاری پيدا كنيد. نوارهای حركتی افقی و عمودی صفحه به شما مكان مورد نظر را در جدول نشان می‌دهند. اگر نمی‌خواهيد كه هر بار توسط كليك كردن موش با نوارهای حركتی كار كنيد، دكمه را نگه داشته و قسمت علامتگذاری شده در نوارهای حركتی افقی يا عمودی را به حركت در آورده و بكشيد بدين وسيله به سرعت به هدف خود خواهيد رسيد.

ارتباطات سلولی:

شما می‌توانيد ارتباطات سلولی نسبی را پس از انجام كار در يك فرمول به ارتباطات سلولی كامل تبديل كنيد و برعكس. برای اينكار به سلول مورد نظر برويد و در سطری كه در حال تغييراتی در آن هستيد يك گزينه سلول و يا تمامی فرمول را علامتگذاری كنيد. با دكمه اكسل نوع ارتباطات سلول را عوض خواهد شد. مثلا a1 بنا به ترتيب تبديل به A$1، $A$1 و $A1 خواهد شد.

بستن همه:

اگر به برنامه اكسل پايان نبخشيده‌ايد، اما می‌خواهيد كه تمامی پوشه‌های كاری باز، بسته شوند. دكمه را فشار داده و گزينه File را از منو برگزينيد به جای گزينه Close كه معمولا در منو وجود دارد اكنون گزينه Close all به چشم می‌خورد. در مورد فايل‌هايی كه هنوز آنها را ذخيره‌ نكرده‌ايد، از شما دوباره سوال خواهد شد.

تكميل تقويم :

اگر می‌خواهيد كه از عنصر هادی تقويم در اكسل بدون اكسس استفاده می توانيد نسخه 9.0 آنرا از آدرس زير داونلود كنيد:

http://download.microsoft.com/download/access97/sample/1/win98/en-us/actxsamp.exe

حجم اين فايل 1.8 مگابايت می‌باشد.

اين برنامه در تمامی نسخه‌های اكسل از 97 تا 2003 كار می‌كند. فايل‌ها را در دايركتوری مورد نظر از حالت فشرده خارج كرده و اگر از اكسل 97 استفاده می‌كنيد، فايل MScal.OCX را در دايركتوری C:WindowsSystem32 كپی كنيد.

برای اكسل 2003 و 2000 و يا ايكس‌پی بايد آنرا به دايركتوری آفيس مثلا در C:programsMicrosoftofficeoffice برده و سپس فايل را توسط Start->Run با دستور Regsvr32mscal.OCX ثبت كنيد.

سپس می‌توانيد عمليات فعال‌سازی تقويم را شروع كنيد. پس از اينكه عنصر تقويم را اضافه كرديد می‌توانيد در پنجره خصوصيات مربوط به Visual-Basic-Editors كه با دكمه نيز فعال می‌شود، برای خصوصيات Month length و Day length گزينه System يا (System(middle را بر گزينيد در اين صورت در تقويم اسامی روزها و ماه‌ها به زبان ديگری نيز نشان داده خواهد شد.

محاسبات بدون فرمول :

اگر پس از انجام كارتان متوجه شديد كه بايد تمامی اعداد يك ستون و يا يك محدوده را 3 درصد افزايش دهيد و يا از همه اعداد ارزش ثابتی را كم كنيد، دو راه خواهيد داشت:

بيشتر كاربران اكسل از يك ستون كمكی با فرمول حدودی AA*1,03= استفاده می‌كنند كه بعد از آوردن ستون به اندازه مورد نياز آن را به طرف پايين خواهند كشيد. برای جايگزينی ارزش‌های كاملا عددی در فرمول بايد ستون گفته شده پس از آوردنش كپی شده و توسط گزينه‌های Edit->Paste Special->Values بنا به ارزش عددی مورد نظر كمتر شود. پس از انجام كار اجازه داريد كه ستون خروجی را پاك كنيد و اما راهی ساده‌تر:

در يك سلول خالی ارزش 1,03 را وارد كنيد، با دكمه‌های - آن را كپی كنيد، ستون مورد نظر را علامتگذاری كرده و سپس گزينه‌های Edit->Paste Special->Multiply را برگزينيد.

سلول كمكی با ارزش 1,03 را می‌توانيد پس از انجام كار پاك كنيد.

كنترل علامتگذاری‌ها :

هنگامی كه محدوده بزرگی از يك جدول را علامتگذاری كرده‌ايد، مشكل خواهد بود كه همه آن را كنترل كنيد. در اينجا تركيب دكمه‌ها به شما كمك می‌كنند:

كليك كردن پشت سرهم --<#>i> به شما در جهت حركت عقربه‌های ساعت هر چهارگوشه مكان علامتگذاری شده را نشان خواهد داد.

مقايسه صفحات جدول :

اگر دو صفحه حدودا يكسان و مشابه به هم در اختيار داريد و می‌خواهيد كنترل كنيد كه كدام يك از سلول‌ها در يك پوشه‌ كاری با هم تفاوت دارند،اينگونه عمل كنيد: در پوشه انتخابی ابتدا يك سوم صفحه جدول را انتخاب كنيد و يا تشكيل دهيد و در سلول A1 فرمول زير را نوشته و با دكمه آنرا تاييد كنيد:

If(Identical(!A1,!A1);'''';****)i=

سپس سلول را علامتگذاری كرده و در گوشه پايينی سمت راست بخش علامتگذاری شده كليك كنيد و در حالی كه دكمه موش را در حالت كليك نگه داشته‌ايد گوشه سلول را تا تمام سلول‌هايی كه می‌خواهيد كنترل شوند، بكشيد. روند را از راه كشيدن ستون پر شده به سمت راست و بر روی تمامی ستون‌ها كه می‌خواهيد كنترل كنيد، تكرار كنيد. تمامی سلول‌هايی كه گزينه ,,,*** برای آنها در نظر گرفته می‌شود، در هر دو صفحه جدول با هم تفاوت دارند.

دو Hotkey برای يك كار :

اكسل دارای يك Hotkey تشريح نشده است هنگامی كه دكمه‌های -<<>>i> را فشار دهيد نرم‌افزار ارزش با فرمول يا قالب سلول بالايی را به سلولی كه درون آن هستيد منتقل می‌كند. البته اگر سلول بالايی را انتخاب كرده و سپس با موش به طرف پايين بكشيد هم باز همن نتيجه را بدست خواهيد آورد. جايگزين اين عمل تركيب دكمه‌های - و - نيز می‌باشد. اما تركيب دكمه اولي سريعتر است.

حذف ماكروهايی كه بصورت خودكار اجرا می‌شوند :

در (Excel/Word(2000-2003 می‌توانيد در هنگام باز كردن سندی از آفيس، روند يك Auto Open Macro ساخته شده با آن را بدون از كار انداختن تمامی macros‌ها از بين ببريد. برای اينكار طبقه امنيتی را در Word ‌و اكسل با كمك گزينه‌های Tools->Macro->Security به حد متوسط برسانيد. اكنون اگر در هنگام فراخوانی يك سند دكمه را فشار دهيد، ديگر روند Auto Open Macro انجام نخواهد گرفت.

رسيدن سريع به پوشه مورد نظر :

در آفيس 97 تا ايكس‌پی گزينه‌های Open و Save as دارای زير گزينه‌ای به نام Tools می‌باشند. در اين بخش گزينه‌ای هم معنی با Add to Favorites به چشم می‌خورد. با انتخاب اين گزينه، پوشه انتخاب شده را به ليست Favoriteها اضافه می‌كنيد.

در قسمت چپ پنجره ايكون Favorites را می‌توانيد مشاهده كنيد. پس از يكبار كليك كردن بر روی اين آيكون ، ليستی از Favoriteهای شما برای انتخاب حاضر خواهند شد. در آفيس 2003 اين عملكرد وجود ندارد. به جای آن در گزينه Extras زير گزينه Add to My places به چشم خواهد خورد. (ترفندلند.بلاگفا) با انتخاب اين زير گزينه پوشه مورد نظر را به نوار موجود در سمت چپ پنجره اضافه خواهيد كرد. برای اينكه تا حدودی به نحوه عملكرد معمولی و عادت كرده خود باز گرديد، می‌توانيد در اينجا پوشه favorite خود يعنی (userprofile%favorits%) را اضافه كنيد.