چگونه داده‌ها را در پایگاه داده وارد كنیم

داده‌ها اكسس در جدول‌ها ذخیره می‌شوند. بعد از اینكه پایگاه داده جدید خود را با استفاده از ویزارد یا یك قالب ایجاد كردید، حداقل یك جدول دارید كه می‌توانید شروع به وارد كردن داده‌ها در آن كنید.(اگر می‌خواهید یك جدول ایجاد كنید به كار عملی 4 مراجعه كنید). اگر چه می‌توانید داده‌ها را مستقیماً در یك جدول وارد كنید، ساده‌تر است كه از یك فرم استفاده كنید. فرم شبیه كادر محاوره‌ای است كه حاوی كادرهای متنی با برچسب می‌باشد كه مشخص می‌كنند كه داده‌های هر فیلد باید كجا وارد شوند. اگر مسطح بودن یك برگه داده(مانند برگه كاری Excel ) را با بی نهایت سطر و ستون ترجیح می‌دهید، می‌توانید از دید Datasheet برای وارد كردن داده‌ها در جدول استفاده كنید. این كار عملی به شما نشان می‌دهد كه چگونه از هر دو روش استفاده كنید.

 فرم را باز كنید  

 در پنجره Database ، روی شیء Forms در نوار Objects كلیك كنید و روی فرمی كه می‌خواهید استفاده كنید دابل كلیك كنید. همچنین می‌توانید فرم را انتخاب كنید و روی دكمه Open كلیك كنید.

 داده‌ها را وارد كنید  

 بصورت پیش فرض، دید Form باز می‌شود كه در آن، داده‌ها در یك فرم شبیه كادر محاوره‌ای وارد می‌شوند. (بعداً در این كار عملی، به دید Datasheet سوئیچ خواهید كرد كه در آن، داده‌ها در سطرها و ستون‌ها وارد می‌شوند.) شروع به پر كردن یك ركورد كنید. داخل یك فیلد كلیك كنید و شروع به وارد كردن متن كنید. و از كلید Tab برای رفتن از یك فیلد به فیلد دیگر استفاده كنید.

 یك ركورد جدید  

 بعد از اینكه یك ركورد را پر كردید، روی دكمه New Record در پایین فرم كلیك كنید تا یك ركورد دیگر باز شود. دكمه New Record شبیه به یك فلش به سمت راست و یك ستاره است.

 به دید Datasheet سوئیچ كنید  

 برای وارد كردن داده‌ها با استفاده از دید Datasheet ، روی فلش لیست View در نوار ابزار Datasheet كلیك كنید و Datasheet View را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید از منوی View ، گزینه Datasheet را انتخاب كنید.

 داده‌ها را وارد كنید  

 حال فرم شما به صورت یك جدول ظاهر می‌شود. اسم فیلدها در عنوان ستون‌ها ظاهر می‌شود و هر سطر یك ركورد است. در اولین سلول خالی اولین ستون كلیك كنید و داده مربوط به آن فیلد را تایپ كنید. برای حركت از یك فیلد به فیلد دیگر، كلید Tab را بزنید.

 فرم را ببندید  

 برای بستن فرم در دید Form یا دید Datasheet ، روی × در پنجره مربوطه كلیك كنید. (× در پنجره را با × در پنجره برنامه اكسس، اشتباه نگیرید وگرنه از اكسس خارج خواهید شد.)

* توجه  *

 هنوز فرمی وجود ندارد

اگر فرمی برای وارد كردن داده‌ها ندارید، از گزینه Create form by using Wizard در كادر سمت راست پنجره Datasheet (كه در مرحله 1 نشان داده شده است) استفاده كنید. روی این گزینه دابل كلیك كنید و صفحات ویزارد را برای ایجاد یك فرم دنبال كنید. وقتی كه فرم ایجاد شد، مرحله 1 در این كار عملی را برای باز كردن فرم جدید دنبال كنید.

حركت در فرم‌ها

برای حركت در فرم‌ها و مشاهده ركوردها، از دكمه‌های جهتی Record در پایین فرم استفاده كنید. برای ایجاد یك ركورد جدید، روی دكمه New Record (فلش به سمت راست و یك ستاره) كلیك كنید.

تكرار كردن مدخل‌ها

مدخل یك فیلد در دید Datasheet را می‌توان تكرار كرد. برای كپی كردن محتویات سلول بالایی به سلول جاری، و + Ctrl را بفشارید. این میانبر فقط در دید Datasheet كار می‌كند.