چگونه آیتم‌ها را سازماندهی كنیم

 Outlook ، آیتم‌هایی كه ایجاد می‌كنید را در پوشه‌هایی مانند، Inbox ، Contacts و Task ذخیره می‌كند. برای سازماندهی آیتم‌ها، می‌توانید پوشه‌های دیگری نیز ایجاد كنید. برای مثال، می‌توانید تمام email های شخصی خود را در یك زیر پوشه از Inbox بنام Personal ذخیره كنید. در صورت لزوم، براحتی می‌توانید آیتم‌ها را به پوشه‌های جدید منتقل كنید. بعلاوه، می‌توانید برخی آیتم‌ها را كه دیگر نیاز ندارید حذف كنید. ساده‌ترین راه برای سازماندهی آیتم‌ها، استفاده از Folder List است. برای باز كردن این لیست، از منوی View ، گزینه Folder List را انتخاب كنید. از آنجایی كه می‌توانید از Folder List برای سوئیچ كردن بین اجزاء outlook استفاده كنید، می‌توا‌نید Outlook Bar را پنهان كنید تا فضای كاری بیشتری بدست آورید.

 یك پوشه جدید ایجاد كنید  

روی فلش دكمه New كلیك كنید و Folder را انتخاب كنید تا كادر محاوره‌ای New Folder باز شود.

نامگذاری  

 در كادر Name برای پوشه جدید، یك اسم تایپ كنید.

 نوع آیتم را انتخاب كنید  

از لیست كشویی Folder Contains برای انتخاب نوع آیتم‌هایی كه می‌خواهیددر پوشه ذخیره كنید استفاده كنید.

 انتخاب پوشه پدر  

در لیست Select where to place the folder اسكرول كنید و پوشه‌ای كه می‌خواهید پوشه جدید را در آن قرار دهید انتخاب كنید. روی Ok كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای بسته شود، پوشه ایجاد شود و به Folder List برگردید.

 منتقل كردن آیتم‌ها به پوشه  

آیتم‌هایی كه می خواهید به پوشه جدید منتقل كنید را انتخاب كنید و آنها را به Folder List بكشید و روی پوشه جدید رها كنید.

 حذف آیتم‌ها  

برای حذف آیتم‌ها از یك پوشه، آنها را انتخاب كنید و روی دكمه Delete كلیك كنید تا آیتم‌ها به پوشه Deleted Items منتقل شوند. برای خالی كردن این پوشه، روی آن كلیك راست كنید و گزینه Empty "Deleted Items" Folder را انتخاب كنید.

*توجه  *

مطالب بیشتری در مورد پوشه‌ها

برای حذف پوشه‌ای كه دیگر به آن نیاز ندارید(و آیتم‌های آن ) ، روی آن كلیك راست كنید و گزینه Delete "folder name" را انتخاب كنید.

داخل زیرپوشه هم می‌توان زیرپوشه‌های دیگری ایجاد كرد. برای مثال، ممكن است در پوشه Inbox ، یك زیر پوشه بنام Vendor Mail داشته باشید و در آن پوشه هم، پوشه‌هایی بنام Suppliers و printers داشته باشید.می‌توانید Outlook را طوری تنظیم كنید كه هر وقت از برنامه خارج می‌شوید، بصورت خودكار، آیتم‌های پوشه Deleted Items را حذف كند. برای این كار، از منوی Tools ، گزینه Options را انتخاب كنید. برگه Other را باز كنید، گزینه Empty the Deleted Items folder upon exiting را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

وقتی كه در یك پوشه، به سر می‌برید، روی دكمه Organize كلیك كنید تا روش‌های منحصربه فردی برای سازماندهی آیتم‌ها توسط اضافه كردن رنگ ، انتقال خودكار آنها در پوشه‌های بخصوص بر اساس محتویات آن و غیره پیدا كنید.