چگونه یك جلسه را برنامه‌ریزی كنیم

اگر از Outlook روی شبكه‌ای استفاده می‌كنید كه از Microsoft Exchange Server استفاده می‌كند یا از طریق اینترانت یا اینترنت به تقویم افراد دیگر دسترسی دارید، می‌توانید از قابلیت Plan a meeting برای زمان‌بندی جلسات خود با دیگران استفاده كنید. این قابلیت همچنین به شما امكان می‌دهد تا منابع مورد نیاز برای جلسه مانند تجهیزات یا اتاق كنفرانس را مشخص كنید. از این امكان می‌توانید برای فرستادن پیغام email برای دعوت كردن شركت كنندگان و دنبال كردن پاسخ آنها استفاده كنید. برای شروع، با كلیك كردن روی آیكون Calendar در Outlook Bar ، پوشه Calendar را باز كنید.

  Plan a meeting را باز كنید  

 از پوشه Calendar، منوی Actions را باز كنید و Plan a meeting را انتخاب كنید تا پنجره Plan a Meeting باز شود.

 اسم شركت كنندگان را وارد كنید  

 روی Click here to add a name كلیك كنید و اسم یك شخص را وارد كنید. بعد از اینكه یك اسم تایپ كردید، Tab را بفشارید تا نفر بعدی را وارد كنید، outlook بصورت خودكار بدنبال آدرس email این شخص در لیست Contacts می‌گردد و آن را درج می‌كند. در هر خط، اسم یك نفر را تایپ كنید تا اینكه تمام شركت كنندگان را وارد كنید. (برای درج اسامی، بجای تایپ كردن می‌توانید روی Add Others نیز كلیك كنید.)

 تاریخ را تعیین كنید  

روی فلش لیست Meeting Start time كلیك كنید و تاریخ و زمان جلسه را انتخاب كنید. برای مشخص كردن زمان و تاریخ پایان جلسه، روی فلش لیست‌ Meeting end time كلیك كنید.

 استفاده از Autopick برای تنظیم زمان  

همچنین برای پیدا كردن دوره زمانی خالی بعدی برای یك نفر در لیست شركت‌كنندگان، می‌توانید روی Autopick كلیك كنید. (این گزینه فقط وقتی كار می‌كند كه برنامه زمانی شركت‌كنندگان در یك شبكه یا اینترنت به اشتراك گذاشته شده باشد.). Outlook تاریخ و زمان آزاد بعدی را پیدا می‌كند. وقتی كه شركت‌كنندگان و زمان جلسه را مشخص كردید، روی دكمه Make meeting كلیك كنید.

 اطلاعات جلسه را پر كنید  

پنجره meeting كه شبیه پنجره appointment است باز می‌شود. در صورت لزوم، اطلاعات مربوطه را تغییر دهید.

 فرستادن دعوتنامه  

وقتی كه اطلاعات جلسه را وارد كردید، روی Send كلیك كنید تا دعوتنامه‌های الكترونیكی به شركت‌كنندگان ارسال شود. برای بستن پنجره Plan a Metting روی دكمه Close كلیك كنید.

*توجه  *

 دنبال كردن پاسخ‌ها

برای اینكه ببنید شركت‌كنندگان چگونه به دعوت شما پاسخ داده‌اند، روی برگه Scheduling در پنجره meeting كلیك كنید.

منتشر كردن برنامه زمانی

اگر شبكه شركت شما، برنامه‌های زمانی را به اشتراك نمی‌گذارد یا شما زیاد خارج از دفتر خود به سر می‌برید، می‌توانید برنامه زمانی خود را در اینترنت به اشتراك بگذارید. از منوی Tools ، گزینه options ، گزینه Calendar Options و بعد گزینه Free/Busy Options را انتخاب كنید. گزینه Publish and search using Microsoft Office Internet Free/Busy Service را انتخاب كنید. (اگر گزینه Request free/busy information in metting invitations را انتخاب كنید، بصورت خودكار شركت كنندگان را دعوت خواهید كرد تا اطلاعات را با شما به اشتراك بگذارند و مجوزهای لازم را به شما بدهند.). برای دادن مجوز به افرادی كه می‌خواهید برنامه زمانی خود را با آنها به اشتراك بگذارید روی manage كلیك كنید.