چگونه داده ها را فیلتر كنیم

 یك كار دیگر كه وقتی ازExcel بعنوان یك پایگاه داده استفاده می كنید می توانید انجام دهید، فیلتر كردن داده هاست. فیلتر كردن، فقط ركوردهایی را نشان می دهد كه می خواهید ببینید و بقیه را پنهان می كند. ركورد ها حذف نمی شوند بلكه بصورت موقتی پنهان می شوند. فیلتر كردن مبتنی بر یك معیار است: داده هایی كه در تمام ركوردهایی كه می خواهید مشاهده كنید مشترك باشند. برای مثال، در یك پایگاه داده اقلام كالاها، می توانید داده ها را برحسب قیمت فیلتر كنید تا بتوانید اقلامی كه در محدوده قیمت خاصی قرار دارند را مشاهده كنید. قبل از فیلتر كردن، لازم نیست كه داده ها را مرتب كنید ومی توانید سلول های خالی در لیست داشته باشید. ولی سطر بالایی باید حاوی اسم ستون ها باشد و لیست نباید حاوی سطرهای كاملاً خالی باشد.

 روی یك سلول كلیك كنید  

 برای شروع فیلتر كردن، روی یكی از سلول های لیست یا جدول كلیك كنید.

 گزینهFilter را انتخاب كنید  

از منوی Data ، گزینه Filter و بعد گزینه Filter Auto را انتخاب كنید.

 لیست مورد نظر را باز كنید  

 فلش فیلتر در سلول اسم هر ستون ظاهر می شوند. در ستون مورد نظر، روی فلش فیلتر كلیك كنید تا لیستی از مقادیر آن ستون ظاهر شود. از این لیست، معیاری كه می خواهید را انتخاب كنید.

 ركوردهایی كه مطابقت می كنند نمایش داده می شوند  

تمام ركوردهایی كه بر طبق معیاری كه در مرحله3 مشخص كردید نباشند پنهان می شوند. فلش فیلتر در محلی كه معیار مورد نظر را مشخص كرده اید آبی می شود و شماره سطرها آبی می شوند تا به شما یادآوری كنند كه برخی سطرها پنهان می باشند.

 مشخص كردن بیش از یك معیار   

 برای مشخص كردن بیش از یك معیار برای بیشتر فیلتر كردن نتیجه اولین عملیات فیلتر، روی فلش فیلتر دیگر كلیك كنید و معیار دیگری را انتخاب كنید. در اینجا لیستی را مشاهده می كنید كه طوری فیلتر شده است كه اعضای ساكن ایالت Illinois و شهرMarion را نشان دهد.

 حذف كردن فیلتر   

 برای حذف فیلتر و نشان دادن تمام ركورد های لیست، یا روی فلش فیلتر مورد نظر كلیك كنید و گزینه (All ) را انتخاب كنید و یا از منویData ، گزینه Data و بعدگزینه Filter Auto را انتخاب كنید.

* توجه*

فیلد یا ستون؟

Excel (ونیز Access ، Word و Outlook ) از واژه های ستون و فیلد و نیز سطر و ركورد بجای یكدیگر استفاده می كند. فیلر، یك اصطلاح پایگاه داده است كه به یك ستون در جدول اشاره می كند. ركورد به یك سطر در پایگاه داده ها اشاره می كند.

 Top 10

برای فیلتر كردن قسمت بالا (یا پایین) یك و تعداد انتخاب شده (یا درصد انتخاب شده) از آیتم های عددی در یك لیست، معیار Top 10 را انتخاب كنید. بعد Top یا Bottom را انتخاب كنید، یكی از اعداد را انتخاب كنید. Items یا Percent را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.

 وارد كردن معیار مقایسه

ببرای مشخص كردن معیار های پیچیده ای مانند «قیمت بیشتر از 4 دلار»، روی فلش فیلتر ستونی كه می خواهید معیار را روی آن اعمال كنید كلیك كنید و (Custom) را انتخاب كنید. در كادر محاوره ای Filter Auto Custom ، از لیست چپ، عملگرهای مقایسه را انتخاب كنید، معیار را از سمت راست انتخاب كنید یا تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.