چگونه با برنامه‌های آفیس كار كنیم 

تمام برنامه‌های آفیس، ظاهر مشابهی دارند. وقتی كه با یك برنامه آشنا شدید براحتی می‌توانید عناصر معمول در برنامه‌های دیگر را تشخیص دهید. وقتی كه برای اولین بار یك برنامه را باز می‌كنید (به استثنای Outlook و Access)، یك فایل جدید بصورت خودكار روی صفحه ظاهر می‌شود و آماده كار می‌باشد. این سند با ابزارهایی احاطه شده است كه به شما كمك می‌كنند تا با برنامه كار كنید. بسیاری از ابزارهایی كه در صفحه یك برنامه آفیس ظاهر می‌شوند را می‌توان مخفی كرد تا فضای كاری پنجره را آزاد كنند. اگر تازه با آفیس آشنا شده‌اید چند دقیقه‌ای وقت بگذارید و در این كار عملی با عناصر مختلف پنجره آشنا شوید.

 كنترل‌های پنجره   

پنجره برنامه بهمراه یك پنجره سند خالی باز می‌شود. معمولاً هر دو پنجره، كاملاً باز می‌باشند، پنجره برنامه، كل صفحه را می‌پوشاند و پنجره اصلی سند، پنجره برنامه را پر می‌كند. (وقتی كه هر دو پنجره كاملاً باز هستند، دو دكمه Restore در گوشه سمت راست و بالا ظاهر می‌شود). اگر پنجره برنامه كاملاً باز نباشد، روی دكمه Maximize آن كلیك كنید.

نوار عنوان و نوار وظیفه   

  نوار عنوان به شما می‌گوید كه چه چیزی در پنجره قرار دارد. وقتی كه پنجره سند، كاملاً باز است، نوار عنوان، پنجره برنامه را به اشتراك دارد بطوری كه نوار عنوان، شامل اسم برنامه (مانند Word) و اسم فایل است. در قسمت پائین پنجره برنامه، نوار وضعیت اطلاعات مناسبی در مورد فایل نمایش می‌دهد مانند شماره صفحه جاری.

 نوار منو   

نوار منو شامل منوهایی است كه به نوبه خود شامل تمام فرمان‌های موجود برنامه می‌باشند. تمام كارهایی كه باید در یك برنامه انجام دهید از طریق گزینه‌های منو قابل دستیابی می‌باشند. برای استفاده از این گزینه‌های منو، روی اسم منو كلیك كنید تا آنرا ظاهر كنید و بعد روی گزینه‌ای كه می‌خواهید كلیك كنید.

 نوارهای ابزار   

هر برنامه آفیس، حداقل یك نوار ابزار را نمایش می‌دهد و چند برنامه بصورت پیش فرض، دو یا چند نوار ابزار دارند. نوارهای ابزار، دكمه‌های میانبری برای فرمان‌های پر استفاده مانند Open، Save، Print و Undo دارند. برای فعال كردن یك دكمه در نوار ابزار، روی آن كلیك كنید. برای دیدن اسم دكمه، اشاره‌گر ماوس را برای چند لحظه روی آن قرار دهید تا یك Screen Tip (راهنما) ظاهر شود (در كار عملی 5 «چگونه نوارهای ابزار را سفارشی كنیم» درمورد سفارشی كردن نوارهای ابزار یاد خواهید گرفت).

 ناحیه كاری و اسكرول بارها  

 ناحیه كاری، جایی است كه در‌ آن با داده‌های فایل كار می‌كنید. ناحیه كاری هر برنامه‌ای متفاوت است ولی معمولاً در وسط صفحه قرار دارد. این ناحیه كاری ممكن است اسكرول بار افقی و عمودی هم داشته باشد كه به شما امكان می‌دهند تا قسمت‌های مختلف فایل را مشاهده كنید. برای حركت دادن فایل در جهت مورد نظر، روی فلش‌های اسكرول بار كلیك كنید یا دكمه اسكرول را بكشید. از دكمه‌های Previous Page و Next Page در انتهای اسكرول بار عمودی برای جهش سریع از یك قسمت از فایل به قسمت دیگر استفاده كنید.

كادر وظیفه (Task Pane)  

 یكی از امكانات جدید این نسخه از آفیس، كادر وظیفه است (كه در Outlook استفاده نمی‌شود). این كادر بصورت یك پنجره جداگانه در سمت راست پنجره برنامه ظاهر می‌شود و لینك‌هایی به وظایف معمول برنامه مانند باز كردن یك فایل موجود یا ایجاد یك فایل جدید دارد و امكان دستیابی سریعی به این فرمان‌های معمول فراهم می‌‌كند.برای اطلاعات بیشتر به كار عملی 3 «چگونه با كادر وظیفه كار كنیم» مراجعه كنید.

*توجه*

نمایش دادن عناصر روی صفحه

می‌توان چند عنصر روی صفحه را پنهان كرد. برای مثال، ممكن است بخواهید فضای كاری را آزاد كنید تا دید بهتری نسبت به محتویات فایل داشته باشید. از منوی Tools، گزینه Options را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای Options، برگه View را انتخاب كنید. بسته به برنامه، می‌توانید اسكرول بارها، نوار وضعیت كادر وظیفه و عناصر دیگر را پنهان كنید. برای اینكه یاد بگیرید چگونه نوارهای ابزار را پنهان كنید به كار عملی 5 «چگونه نوارهای ابزار را سفارشی كنیم» مراجعه كنید.

میان برها

برای انتخاب گزینه‌های منو با صفحه كلید، كلید Alt را همزمان با حرفی در منو كه زیرش خط كشیده شده است بفشارید و بعد حرف خط كشیده شده در گزینه مربوطه را بفشارید.